PortfPortfóóliolio de de InvestimentosInvestimentos

Utilização de ferramentas parafacilitar a gestão de um Portfólio com grande número de projetos

Out/09

Agenda

� O portfólio de investimentos da Fosfertil

� A implantação do PMO

� As ferramentas utilizadas

� Os resultados obtidos

� As lições aprendidas

A distribuição dos Investimentos

� Mais de 500 itens de investimentos (>R$ 1Bi)

� 8 unidades industriais

� Rotina e Expansão

� 5 Classificações:

� COP� MOP� PASO� PJCO� CIPE

Perguntas

� Estamos investindo nos projetos certos? (alinhamento estratégico)

� O portfólio está balanceado? (risco x retorno, curto x longo prazo, tipo de projeto)

� Estamos implementando bem os nossosprojetos? (prazo, custo, escopo, qualidade)

� Quais as nossas ferramentas de controle?

� Somos competitivos na obtenção dos objetivos dos projetos que realizamos?

PMOPMO

A implantação do PMO

Ter os projetos certos bem implementados

ControleSuporteAlinhamento Estratégico

Valor Agregado

Realizado x Planejado

Fonte única informações

Escolher os projetos corretos

Padronização

Metodologia única

A metodologia de gestão

Classificação e Priorização

FEL 1 FEL 2 FEL 33

Portão 3

Portão 1

Portão 2

FEL 1 FEL 2 FEL 33

Portão 3

Portão 1

Portão 2

GESTÃO DO PORTFGESTÃO DO PORTFÓÓLIOLIO

Implantação

BOP/SEP/SIBOP/SEP/SI

(Propostas de Projetos)

INVESTIMENTOINVESTIMENTO

(Projetos)

(aprovação)

�Necessidade do cliente

�Requisitos Legais

�Oportunidades / Ameaças

�Mudança de Tecnologia

�Outros

BANCO DE IDBANCO DE ID ÉÉIASIAS

Padronização

O Banco de IdéiasPadronização

� Formulários em Excel® disponíveis naintranet da empresa

� Fluxo de encaminhamento do formuláriodefinido em procedimentos

� Feed-back ao solicitante

Formulário preenchido

pelo solicitante

Aprovação?Cadastramento como proposta de projeto no

software de gestão

Sim

Não

A seleção dos investimentosPadronização

� 1°passo: Classificação

Continuidade OperacionalInvestimentos que visam preservar as atividades de produção e armazenamento da empresa, sem aumentar a flexibilidade, capacidade e/ou eficiência operacional

Melhoria OperacionalInvestimentos que visam aumentar a flexibilidade, capacidade e/ou eficiência operacional das atividades de produção e

armazenamento da empresa

Proteção Ambiental e Saúde OcupacionalInvestimentos destinados a dispêndios com a política de meio ambiente e saúde ocupacional da empresa, à realização de compromissos com órgãos governamentais e ao cumprimento das legislações vigentes

A seleção dos investimentosPadronização

� 2°passo: Priorização

a) Investimentos tipo COPCritério do índice de risco (risco de não realizar/valor do

investimento)

b) Investimentos tipo MOP e PJCOCritério de VPL/VPI (índice de atratividade do

investimento)

c) Investimentos tipo PASOCritério da matriz de risco

A seleção dos investimentosPadronização

Priorização local

Priorização local

Priorização local

Priorização geral

PMO

Aprovação do Orçamento Anual

Análise crítica:- Alinhamento estratégico- Impacto no fluxo de caixa (financeiro e econômico)- Potencial de realização (recursos)- Andamento X Novo- Balanço do Portfólio

CAR33%

BS30%

CIU18%

CMT9%

CMC8%

UPM2%

Distribuição dos itens por Complexo

Evolução por Tipo de Investimento (visão financeira em R$ Mi)

7

150

25

187

5

43

6

153

108

5

45 3917

28

78

24

117

04

CIPE COP MOP PASO PJCO

2007 2008 2009 2010

ResultadosPadronização

� Clareza na definição dos critérios – processo mais transparente, credibilidade e aceitação

� Comparação objetiva entre os projetos, simplificando a seleção

� Redução dos projetos com patrocinador forte mas pouco atrativos

� Maior otimização dos recursos disponíveis (visão consolidada)

� Maior imparcialidade na tomada de decisão –PMO

� Maior alinhamento com as metas da organização

A gestão do Portfólio

Banco de

Idéias

Propostas de

Projetos

Projetos

Investimentos

(> 500 itens)

Mudança de tecnologia

Necessidade do cliente

Requisitos legais

Oportunidades / Ameaças

Controle

A gestão das propostasControle

A gestão dos InvestimentosControle

� Dados disponíveis on line (intranet) para consulta e acompanhamento no software de gestão

� Relatórios mensais com análise crítica do portfólio de investimentos

� Gestão à vista nos Complexos (foco nos principais investimentos em andamento no complexo e as pessoas envolvidas)

� Acompanhamento dos indicadores

� Acompanhamento dos programas

� Visão consolidada da empresa

ExemplosControle

Status Portfólio CAR - Jul/09

87

4

26

15

2

134

0

20

40

60

80

100

120

140

160

Núm

ero

de I

tens

Projetos em andamento

Projetos cancelados

Projetos concluídos até jul09

Projetos aguardando liberação

Projetos Novos (extra-orçamentário)

Total

Fluxo Financeiro 2009 - Portfólio CAR

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Val

or (

R$

MM

)

Orçado Forecast em Jun09 Realizado até Jul09

R$ 39,6 MM

R$ 25 MM

R$ 8,3 MM (21% do total orçado / 33% do total fct)

R$ 14 MM (postergações + cancelamentos)

As ferramentas utilizadas

� Padronização da metodologia de gestão(propostas e projetos)

� Aquisição de um software de gestão de projetos (controle e acompanhamento)

� Elaboração de relatórios gerenciais com visão estratégica do portfólio

� Realização financeira do portfólio vinculadaa metas das equipes (comprometimento)

� DIVULGAÇÃO (mudança cultural)

� Transparência dos processos e da informação

� Maior conhecimento do portfólio

� Maior controle do portfólio

� Aumento da maturidade

Principais resultados obtidos

credibilidadecredibilidade

maior agilidade para tomadas de decisãomaior agilidade para tomadas de decisão

garantia de garantia de atingimentoatingimento das metasdas metas

comprometimentocomprometimento

Lições aprendidas

� A mudança cultural é um dos principaisobstáculos a serem vencidos

� Muito treinamento

� Focar em benefícios e resultados

� Patrocínio da alta direção da empresa

� DIVULGAÇÃO

Lições aprendidas

� É importante ter uma ferramenta de gestãocorporativa

� mesma base de dados para consulta e emissão de relatórios

� evita-se “ruído” de informações

� ajuda na padronização dos processos

� permite maior integração das pessoas

Lições aprendidas

� O PMO precisa ter abrangência corporativa

� objetivos claros

� responsabilidades e funções bem definidas e conhecidas na empresa

� Não burocratizar (manter os processos e ferramentas simples)

Scheyla Regina Androczevecz Beller, PMP

Contato:

scheylaregina@fosfertil.com.br