Soluções CVU para o 3º setor

Manual de Eventos

Gabriela Reisreisgabrielas@yahoo.com.br

José Guilherme Silva Amato jgsamato@gmail.com

Versão 1.0Julho de 2012

PassosTema Data e horário Palestrantes Local Público Diferencial Orçamento Divulgação Escalas Pós-evento

TemaO tema é a questão inicial de se organizar um

evento. Deve ser um tema chamativo, interessante,

que atraia grande público. A partir dele, todo o restante dos

preparativos para o evento serão encaminhados, como palestrantes, local, público, etc.

Data e horárioDeve haver uma análise dos eventos que

também acontecerão na época desejada para se evitar que as datas coincidam e que haja uma divisão do público. Se a necessidade a ONG é fazer um jantar beneficiente

para arrecadação de fundos, por exemplo, este ponto deve ser observado com cautela

Quanto ao horário, é preciso estudar antes o tipo do público que esperamos, a fim de estabelecer um horário em que o maior número dele esteja disponível.

PalestranteTendo o tema estabelecido, é preciso ir em

busca de potenciais palestrantes. Nesse sentido, buscamos o contato, fazemos

o convite, esclarecendo o que esperamos da palestra e arcamos com possíveis gastos que o palestrante venha a ter.

Deve-se considerar palestrantes reconhecidos na área do tema em questão, que agregue valor ao evento e que tenha o que oferecer ao público presente.

LocalPara o local, também é preciso considerarmos o

público alvo do evento, para que ele aconteça no lugar mais acessível a essas pessoas e para que o espaço seja suficiente para o tamanho do público que esperamos.

Dependendo do local escolhido, é preciso providenciar a parte burocrática, fazendo ofícios com solicitação de reserva do local no dia e horário estabelecido. Nesse sentido, deve-se estabelecer o horário de término também.

É preciso averiguar se o local possibilita o uso de ferramentas como projetor, computadores, etc.

PúblicoAlém do público ser de grande importância

para determinar horário e local do evento, ele também deve ser estudado para fazermos uma divulgação eficaz e para agirmos com base em expectativas mais realistas.

A noção do tipo e tamanho do público que se espera determina os locais e maneiras em que a divulgação pode atingir mais pessoas interessadas.

E além disso, podemos evitar gastos desnecessários.

DiferencialPodemos providenciar algum diferencial para

incrementar o nosso evento. Caso o público esperado seja grande e o

tempo de duração do evento seja longo, podemos optar por um coffee break. Nesse caso, é preciso estabelecer quantidade, fazer cotação e encomenda e o transporte dos alimentos no dia em questão.

Podemos optar também por distribuir brindes, como pastas, canetas, etc., podendo entrar no nosso orçamento ou como algum patrocínio.

OrçamentoÉ necessário desenvolver uma planilha de

gastos com o evento, para analisarmos a necessidade ou não de patrocínios.

Caso haja, é preciso montar uma apresentação de proposta de parceria, fazer uma relação das possíveis empresas interessadas e fazer contato, propondo o patrocínio.

A planilha também possibilita vermos a viabilidade dos diferenciais citados no tópico acima e da quantidade de materiais para divulgação.

DivulgaçãoA divulgação deve ser bem planejada para que ninguém

deixe de comparecer ao evento por falta de conhecimento dele.

É preciso desenvolver artes dos panfletos e divulgá-los tanto na internet, como impresso. Para distribuí-los, organizamos uma escala de panfletagem em diferentes horários e locais durante, pelo menos, duas semanas antes do dia do evento.

A divulgação pode ser realizada também na Newsletter, na rede social (convidando amigos para o evento), no site, no email e também por aviso entre amigos, sempre de acordo com o perfil da ONG

Caso tenhamos conseguido algum patrocínio, a empresa parceira deve estar presente em todo o material de divulgação.

EscalasDeve-se organizar uma escala para que todos

tenham conhecimento do que farão no evento. Dessa forma, estabelecemos quem ficará

responsável:Credenciamento - devem providenciar os

computadores utilizados e sempre começar com no mínimo meia hora antes do evento;

Apresentação do evento – preparação de slides previamente;

Cobertura; Recepção, etc.

Pós eventoApós o evento, é preciso tomar cuidado para não deixar

passar algumas providências importantes: Recolhimento do Feedback em ficha simples distribuída para

os presentes no começo do evento, na qual mediremos a satisfação em termos de palestrante, local, horário, tema abordado, coffe break, etc.

Divulgação do resultado do evento em redes sociais, site e Newsletter;

Postagem das fotos no site e redes sociais; Feedback às empresas patrocinadoras e aos palestrantes,

mostrando material de divulgação, satisfação, fotos, etc.; Fechamento da planilha de gastos, analisando o nosso

resultado após o evento; Manutenção do contato com o público que compareceu,

visando atrair voluntários para a ONG, por exemplo.

Te Ajudando a Ajudar!

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