Gerenciamento das Comunicações do Projeto

Gerenciamento das Comunicações do Projeto

•Processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.•Os gerentes de projetos gastam a maior parte do seu tempo comunicando.

Gerenciamento das Comunicações do Projeto

•10.1 Identificar partes interessadas; •10.2 Planejar as comunicações;•10.3 Distribuir as informações;•10.4 Gerenciar as expectativas das partes interessadas;•10.5 Reportar o desempenho;

10.1 Identificar partes interessadas

•Processo de identificar todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentar as informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto;•As partes interessadas podem estar em diversos níveis da organização e ter diferentes níveis de autoridade.•O grau de influências das partes interessadas podem se alterar no decorrer do projeto.

Entradas

•Termo de Abertura do Projeto•Documentos de aquisição•Fatores ambientais da empresa•Ativos de processos organizacionais

Ferramentas e Técnicas

•Opinião especializada;•Análise da partes interessadas:

–processo de coleta e análise sistemática de informações quantitativas e qualitativas para determinar quais interesses devem ser considerados durante o projeto.

–Identifica os interesses, as expectativas e a influência das partes interessadas e determina seu relacionamento com a finalidade do projeto.

Ferramentas e Técnicas

•Análise da partes interessadas:–Etapa 1

• Identificar todas as partes interessadas potenciais do projeto e as informações relevantes como:

– papéis;– departamentos;– interesses;– nível de conhecimento;– expectativas;– níveis de influência.

Ferramentas e Técnicas

•Análise da partes interessadas:–Etapa 2

• Identificar o impacto ou apoio potencial que cada parte interessada poderia gerar e classificá-lo a fim de definir uma estratégia de abordagem.

• Existem vários modelos de classificação, incluindo:– grau de poder/interesse: agrupa as partes interessadas com

base no seu nível de autoridade e nível de preocupação com os resultados do projeto;

– grau de poder/influência: agrupa as partes interessadas com base no seu nível de autoridade e no seu envolvimento ativo no projeto;

– grau de influência/impacto: agrupa as partes interessadas com base no seu envolvimento ativo no projeto e na sua habilidade para efetuar mudanças no planejamento ou na execução do projeto;

– modelo de importância relativa: descreve as classes de partes interessadas com base no seu poder, na urgência e na legitimidade (envolvimento apropriado).

Ferramentas e Técnicas

•Análise da partes interessadas:– Etapa 3

• Avaliar como as principais partes interessadas provavelmente vão reagir ou responder em várias situações, a fim de planejar como influenciá-las para aumentar seu apoio e mitigar os impactos negativos em potencial.

Saídas

•Registro das partes interessadas–A principal saída deste processo de identificação é o

registro das partes interessadas, que contém todos os detalhes relativos às partes identificadas, incluindo, entre outros:

• informações de identificação: nome, posição na organização, local, papel no projeto, informações de contato;

• informações de avaliação: requisitos essenciais, principais expectativas, influência, entre outros;

• classificação das partes: interna/externa, apoiadora/neutra/resistente.

Saídas

•Estratégia para gerenciamento das partes interessadas

–abordagem para aumentar o apoio e minimizar os impactos negativos das partes interessadas durante o ciclo de vida do projeto. Inclui elementos como:

• principais partes interessadas que podem afetar o projeto de modo significativo;

• nível de participação no projeto (para cada parte identificada);

• grupos de partes interessadas e sua administração.

10.2 Planejar as comunicações

10.2 Planejar as comunicações

•Processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação.•O planejamento da comunicação deve responder as seguintes perguntas:

–quem precisa da informação?–quando?–como serão fornecidas?–quem irá fornecer?

Entradas

•Registro das Partes Interessadas;•Estratégia para Gerenciamento das Partes Interessadas;•Fatores Ambientais da Empresa;•Ativos de Processos Organizacionais;

Ferramentas e Técnicas

•Análise do requisitos da comunicação–Determina os requisitos de informações das partes

interessadas do projeto.–Esses requisitos são definidos com a combinação do

tipo e do formato das informações necessárias com uma análise do valor dessas informações.

–O gerente do projeto também deve considerar o número de canais (caminhos) de comunicação em potencial como um indicador da complexidade de comunicações do projeto.

–O número total de canais pode ser calculado com a equação:

• n (n-1) / 2, onde n => número de partes interessadas

Ferramentas e Técnicas

•Tecnologia das comunicações–Os fatores que podem afetar a distribuição de

informações no projeto são:• urgência da necessidade de informações;• disponibilidade de tecnologia;• experiência da equipe do projeto;• duração do projeto;• ambiente do projeto.

Ferramentas e Técnicas

•Modelo de comunicação–demonstra como as informações são enviadas e

recebidas entre duas partes definidas como emissor e receptor.

–Os principais componentes do modelo incluem:• codificação: traduzir pensamentos ou idéias em uma

linguagem que seja compreendida por outros;• mensagem: idéias codificadas;• meio: método usado para transmitir a mensagem;• ruído: qualquer fator que interfira na transmissão ou

entendimento da mensagem;• decodificação: reconverter a mensagem em

pensamentos ou idéias significativas;• feedback: retorno do entendimento.

Modelo de Comunicação

Ferramentas e Técnicas

•Métodos de comunicação–Existem vários métodos de comunicação usados

para compartilhar informações entre as partes interessadas do projeto. Estes métodos podem ser classificados de um modo geral em:

• comunicação interativa: entre duas ou mais partes, realizando uma troca de informações;

• comunicação ativa (push): encaminhada para destinatários específicos que precisam obter as informações.

• comunicação passiva (pull): usada para grandes volumes de informações ou para um público muito grande. Exige que os destinatários acessem o conteúdo da comunicação

Saídas•Plano de Gerenciamento das Comunicações

•Atualizações no documento do projeto

10.3 Distribuir informações

10.3 Distribuir informações•Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado.•Este processo é executado durante todo o ciclo de vida do projeto e em todos os processos de gerenciamento.

10.3 Distribuir informações•A distribuição eficaz de informações inclui diversas técnicas, entre elas:

modelos de emissor-receptor; escolha dos meios de comunicação; estilo de redação; técnicas de gerenciamento de reuniões; técnicas de apresentação; técnicas de facilitação;

Entradas•Plano de Gerenciamento do Projeto•Relatórios de desempenho•Ativos de processos organizacionais

Ferramentas e Técnicas•Métodos de comunicação•Ferramentas de distribuição de informações

Saídas•Atualizações em ativos de processos organizacionais

notificações das partes interessadas; relatórios do projeto; apresentações do projeto; registros do projeto; feedback das partes interessadas; lições aprendidas.

10.4 Gerenciar as expectativas das partes interessadas

10.4 Gerenciar as expectativas das partes interessadas

•Processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem;•envolve as atividades de comunicação dirigidas às partes interessadas para influenciar suas expectativas, abordar as preocupações e solucionar as questões;

Entradas•Registro das partes interessadas;•Estratégia para gerenciamento das partes interessadas;•Plano de gerenciamento do projeto;•Registro das questões;•Registro das mudanças;•Ativos de processos organizacionais;

Ferramentas e TécnicasMétodo de comunicaçãoHabilidades interpessoais

Estabelecimento de confiança; Solução de conflitos; Escuta ativa; Superação de resistência à mudança.

Ferramentas e TécnicasHabilidades de gerenciamento

O gerenciamento é o ato de dirigir e controlar um grupo de pessoas com o objetivo de coordenar e harmonizar o grupo para atingir uma meta profissional e individual.

As habilidade de gerenciamento usadas são: habilidade de apresentação; Negociação; habilidades de redação; capacidade de falar em público.

SaídasAtualizações em ativos de processos organizacionais;Solicitações de mudanças;Atualizações no plano de gerenciamento de projetos;Atualizações nos documentos do projeto;

10.5 Reportar Desempenho

10.5 Reportar DesempenhoProcesso de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, inclusive relatórios de andamento, medições do progresso e previsões.Envolve a coleta e análise periódica da linha de base em relação aos dados reais para entender e comunicar o andamento e desempenho, bem como para prever os resultados do projeto.Os relatórios de desempenho precisam fornecer informações no nível adequado para cada público.

EntradasPlano de gerenciamento do projeto;Informações sobre o desempenho do trabalho;Medições de desempenho do trabalho;Previsões de orçamentos;Ativos de processos organizacionais;

Ferramentas e TécnicasAnálise de variação;Métodos de previsão;Métodos de comunicação;Sistemas de distribuição de informações.

SaídasRelatórios de desempenho;Atualizações em ativos de processos organizacionais;Solicitações de mudanças.

Relatório de desempenho