Gerenciamento de Projetos

Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.

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Objetivos da CapacitaçãoObjetivos da Capacitação

Conceituação: projetos x rotinasConceituação: projetos x rotinas

Dinâmicas do trabalhoDinâmicas do trabalho

Definição de GPDefinição de GP

Histórico (PMI, PMBoK, PMO)Histórico (PMI, PMBoK, PMO)

Áreas de ConhecimentoÁreas de Conhecimento

Grupos de Processos de GPGrupos de Processos de GP

BenefíciosBenefícios

IntroduçãoIntrodução Melhores PráticasMelhores Práticas

Agenda


EscopoEscopo

PrazoPrazo

RiscosRiscos

ConhecimentoConhecimento

DocumentaçãoDocumentação

ComunicaçãoComunicação

QualidadeQualidade

Recursos HumanosRecursos Humanos

Processos de GPProcessos de GP

Agenda

AquisiçõesAquisições

CustosCustos

IntegraçãoIntegração


Introdução


Os principais objetivos desta capacitação são:

Introduzir o treinando ao tema gerenciamento de projetos;

Fornecer conceitos e exemplos práticos;

Apresentar os principais produtos gerados;

Fixar o entendimento dos temas abordados através de vídeos e exercícios;

Permitir a troca de experiências sobre projetos;

Incentivar o aprofundamento no tema na empresa.

Introdução

Objetivos da Capacitação Básica em GP


“Visando atingir seus objetivos, as organizações trabalham, em geral, através de projetos e de operações, categorias que compartilham das seguintes características:

Realizado por pessoas

Restringido por recursos limitados

Planejado, executado e controlado”

Rotina Operacional e Projeto: semelhanças

Introdução


“Esforço temporário focado em escopo previamente definido e acordado, com datas de início e fim definidas, a fim de criar um ou mais produtos ou serviços.”

“São contínuas, repetitivas e têm por objetivo manter o negócio.”

ProjetoProjeto

Rotinas OperacionaisRotinas Operacionais

Projeto e Rotina Operacional: diferenças

Introdução


• Organizar o seu próprio casamento

• Fazer um bolo de chocolate

• Construir um novo aeromodelo

• Limpar a casa

• Planejar a viagem de férias de bodas

de 25 anos

• Organizar a reunião mensal de pais e

mestres

Responda rápido

Projeto

Rotina

Introdução


Projeto: Características

• Parâmetros pré-definidos:Prazo;Orçamento;Equipe específica;Qualidade desejada;Material e equipamentos

envolvidos.• Data de início e fim previstos;• Objetivo claro e definido;• Gerência solicitante;• Escopo único (inédito);• Seqüência clara e lógica de atividades;• Alinhamento à estratégia da empresa;• Periodicidade indefinida.

Projeto possui...Projeto possui...

• Progressivo: ele é progressivamente

elaborado.• Criado para fornecer um produto,

serviço ou resultado único.

Projeto é...Projeto é...

Introdução


Rotina Operacional: Características

• Limitação de prazo;• Data de início e fim previstos;• Limitação de custos;• Equipe definida;• Periodicidade definida.

Rotina não possui...Rotina não possui...

• Demanda conhecida (já ocorreu antes).• Um processo que ajuda a manter o

negócio.• Processo contínuo (semanalmente,

anualmente, etc).

Rotina é...Rotina é...

Introdução


• Acompanhar a produção dos auxiliares

• Realizar a Avaliação de Desempenho anual

• Fiscalizar um contrato

• Automatização da Folha de Ponto

• Criação de um novo Portal Corporativo

• Realizar a Gestão Documental da Contabilidade

• Aprimorar os processos de gestão do PMI

• Revisar a intranet da Documentar

Responda rápido

Rotina

Projeto

Introdução


Entrada de demandas

Aceite de

demandas sem avaliação

Resultados incertos

Super alocações,

sobrecarga de trabalho

Introdução

Dinâmica anterior do trabalho


Demandas

organizadas e formatadas

Demandas atendidas e resultados previsíveis

Critérios de seleção e

priorização de demandas

Demandas classificadas

Projetos

Descarte

RotinasRotinas

Entrada de demandas

Introdução

Dinâmica ideal (atual) do trabalho


Processos de Gerenciamento de Projeto

É a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, e é realizado a partir de processos necessários para atender os seus objetivos.

Planejamento

Controle

Execução EncerramentoIniciação

Gerenciamento de Projetos

Áreas de Conhecimento

Definição de Gerenciamento de Projetos

Escritório de Gerenciamento de Projetos da Comunicação Institucional – EGP-CI

Introdução


Melhores Práticas


Instituto de referência mundial em Gerenciamento de Projeto, presente em mais de 160 países, responsável pelo Guia PMBOK e pela Certificação PMP-Project Management Professional.

PMI: Project Management InstitutePMI: Project Management Institute

Guia contendo a visão global de um conjunto de conhecimentos em Gerenciamento de Projetos.

PMBoK: Project Management Body of Knowledge PMBoK: Project Management Body of Knowledge

“Um escritório de projetos (PMO) é uma unidade organizacional que centraliza e coordena o Gerenciamento de Projetos sob seu domínio.”

PMO: Project Management Office PMO: Project Management Office

PMO também é referenciado como EGP: Escritório de Gerenciamento de Projetos.

Melhores Práticas


Gerenciamento de Integração

11

Gerenciamentodo Escopo

22

Gerenciamentode Custos

44

Gerenciamento da Qualidade

55

Gerenciamentode Recursos Humanos

66

Gerenciamentoda Comunicação

77Gerenciamento

dos Riscos

88

Gerenciamentode Aquisições

99

Gerenciamento do Conhecimento

Gerenciamentoda Documentação

1111

Gerenciamento do Tempo

33

1010

Legenda:

PMBOK ®

Não oficial PMI

Áreas de Conhecimento do PMBoK®

Melhores Práticas


Grupos de Processos do Gerenciamento de Projetos

Iniciação

Encerramento

Execução

Planejamento

Controle

Os processos de gerenciamento de projetos podem ser organizados em cinco grupos, cada um deles contendo um ou mais processos:

Melhores Práticas


Iniciação

Encerramento

Execução

Planejamento

Controle

Autorização do projeto ou fase.


Melhores Práticas



Iniciação

Encerramento

Execução

Planejamento

Controle

Definição e refinamento dos objetivos e planejamento das ações necessárias para alcançar os objetivos e o escopo do projeto.


Melhores Práticas



Iniciação

Encerramento

Execução

Planejamento

ControleCoordenação das pessoas e de outros recursos para execução do planejamento.


Melhores Práticas



Iniciação

Encerramento

Execução

Planejamento

Controle

Garantia de que os objetivos do projeto sejam alcançados através do monitoramento do progresso e identificação dos desvios que devem ser tratados pela equipe.


Melhores Práticas



Iniciação

Encerramento

Execução

Planejamento

Controle

Formalização do(s) aceite(s) da fase ou projeto, de maneira organizada e documentada.


Melhores Práticas



Processos do Gerenciamento de Projetos

Início Término

Iniciação

PlanejamentoExecução

Monitoramento e Controle Encerramento

Nível deinteração entre processos

Tempo

Os grupos de processos de gerenciamento de projetos estão ligados pelos objetivos que produzem. Em geral, as saídas de um processo se tornam entradas para outro processo ou são entregas do projeto.

Melhores Práticas


Interações entre Áreas de Conhecimento e Grupos de Processos

Escopo

Prazo

Custos

Aquisições

Integração

Documentação

Qualidade

Conhecimento

RH

Riscos

Comunicação

Iniciação Planejamento ExecuçãoMonitoramento

e ControleEncerramento

Melhores Práticas

“Pessoas que falham em planejar, estão planejando falhar.” (George Hewell)


(The Standish Group – 2003)

Apenas 28% dos projetos terminam no prazo e no orçamento.

23% de todos os projetos são cancelados durante sua execução.

Em média, os projetos excedem o orçamento original em 188% e o prazo original em 222%.

Você sabia que...

Melhores Práticas


Melhoria do fluxo interno de informação. Melhoria do fluxo interno de informação.

Padronização dos processos de gestão de projetos e ferramentas de suporte.Padronização dos processos de gestão de projetos e ferramentas de suporte.

Melhoria da previsibilidade do projeto: prazo, custo e escopo.Melhoria da previsibilidade do projeto: prazo, custo e escopo.

Minimização significativa dos riscos negativos dos projetos. Minimização significativa dos riscos negativos dos projetos.

Aumento do percentual de projetos entregues no prazo, custo e escopo definidos.Aumento do percentual de projetos entregues no prazo, custo e escopo definidos.

Benefícios

Melhores Práticas


Controle integrado do projeto: análise de impacto em todas as áreas afetadas.Controle integrado do projeto: análise de impacto em todas as áreas afetadas.

Minimização dos desvios no orçamento doprojeto.Minimização dos desvios no orçamento doprojeto.

Destaque do papel do líder do projeto: evidencia as atividades gerenciais.Destaque do papel do líder do projeto: evidencia as atividades gerenciais.

Promoção da gestão do conhecimento e da melhoria contínua: informações históricas dos projetos.

Promoção da gestão do conhecimento e da melhoria contínua: informações históricas dos projetos.

Gestão eficaz dos recursos do projeto: desenvolvimento local de competências e alocação adequada da equipe do projeto.

Gestão eficaz dos recursos do projeto: desenvolvimento local de competências e alocação adequada da equipe do projeto.

Benefícios

Melhores Práticas


Vídeo – O reino perdido

http://www.youtube.com/watch?v=iEkdkCXbe-s

http://www.youtube.com/watch?v=cF1PgOQ0gKQ

http://www.youtube.com/watch?v=zUrqZfXrHVs


Gerenciamento do Escopo



EAP: Estrutura Analítica do Projeto = WBS: Work Breakdown Structure EAP: Estrutura Analítica do Projeto = WBS: Work Breakdown Structure

O escopo influencia o resultado final e é decisivo no sucesso do projeto. O escopo influencia o resultado final e é decisivo no sucesso do projeto.

Conceitos

Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.

Solicitações de mudança aprovadas podem ocasionar mudanças no escopo, na qualidade, nos custos e no cronograma do projeto.Solicitações de mudança aprovadas podem ocasionar mudanças no escopo, na qualidade, nos custos e no cronograma do projeto.

O escopo correto é a reta que liga o ponto onde você está e o ponto onde você quer chegar.O escopo correto é a reta que liga o ponto onde você está e o ponto onde você quer chegar.


Vamos fazer um projeto?

Construção de uma casa



Produto Casa com três quartos (uma suíte), banheiro, sala e cozinha.

Justificativa O projeto será desenvolvido para que a família não tenha mais que pagar o aluguel do apartamento.

Escopo do Projeto

O projeto consiste em construir uma casa de 200 m² localizada na cidade do Rio de Janeiro, Brasil. A casa terá três quartos, sendo que um deles será suíte, um banheiro, sala de estar / jantar e cozinha.

Fases do Projeto

Desenho do Projeto Instalação hidráulica Contratação Instalação elétrica Construção Acabamento

Objetivos O projeto da casa tem como objetivo alojar a família com um maior conforto, disponibilizando uma suíte para o casal e um quarto para cada filho.

Declaração do Escopo do Projeto



CasaCasa

ElétricaElétricaConstruçãoConstruçãoDesenhoDesenho AcabamentoAcabamento

Desenho do projeto

Definição do arquiteto Fundação

Paredes

Telhado

Esquadrias

Instalação banheiros

Instalação cozinha

Quartos

Sala

Banheiros

Cozinha

Quartos

Sala

Cozinha

Banheiros

ContrataçãoContratação

Definição da empresa

Assinatura do contrato

Aprovação do projeto

(proprietário)

Aprovação do projeto

(prefeitura)

Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

HidráulicaHidráulica

ExteriorExterior

Projeto

Fase

Entregas gerenciáveis



Vídeo - Teste da Bola

http://www.youtube.com/watch?v=faCk3x1vNTg



Ferramentas – Ordem de Serviço (OS)



Ferramentas – Ordem de Serviço (OS)ContinuaçãoContinuação


ProjetoProjeto

EncerramentoEncerramentoExecuçãoExecuçãoLevantamentoLevantamento

LQAEstimativas

Produtos

Termos de Entrega

Controle de Qualidade e Auditorias

Relatório de Produção

Apresentação de

encerramento

OS (encerramento)

PlanejamentoPlanejamento

Apresentação de abertura

Plano de Trabalho

ControleControle

Projeto

Fases

Produtos

Ferramentas

OS (abertura)

Kit de Boas Vindas

SMP

Reunião de Feedback

Relatório de Posicionamento

Ata Reunião Abertura

Registro de validação

Registro de incidência

Palestra de conscientização

Estrutura Analítica dos Projetos da Documentar

Registro de lições aprendidas

DGD



Ferramentas – Solicitação de Mudança no Projeto (SMP)



Ferramentas – Solicitação de Mudança no Projeto (SMP)

ContinuaçãoContinuação



Ferramentas – Registro de Validações


Estudo de Caso


O que você faria nessa situação? Não atenderia a solicitação do cliente ou correria o risco de sofrer uma multa?

Uma empresa foi contratada para executar um projeto de Responsabilidade Social para um grande cliente. O projeto atenderá 1.000 crianças de uma comunidade do interior do Nordeste.

Quando o projeto já estava na metade do cronograma e ainda possuía muitas atividades importantes a serem executadas, o cliente requisitou que mais 10 crianças de uma outra comunidade fossem incluídas no projeto.

Como eram apenas 10 crianças e o cliente era estratégico para a empresa, o líder do projeto acredita que a modificação não atrasará muito o cronograma e executa as ações solicitadas.

No entanto, um membro da equipe informa ao líder que com a mudança, uma das ações irá atrasar em função da burocracia do processo na prefeitura local e com isso, duas atividades previstas no escopo do projeto não serão concluídas a tempo.

O contrato prevê uma multa que o cliente pode aplicar caso o prazo não seja atendido.



Estudo de Caso


• O líder do projeto deve focar somente no

escopo do projeto.

• Solicitações de alteração do escopo não

previstas somente podem ser feitas se

previamente aprovadas (Análise de Impacto).

• Deve ser feita uma criteriosa análise dos

impactos em outras áreas de conhecimento.

• NUNCA deve ser executado trabalho não

previsto.

O que você faria nessa situação? Não atenderia a solicitação do cliente ou correria o risco de sofrer uma multa?


Estudo de Caso


Exercícios de fixação


Um membro da equipe do projeto sugere a inclusão de um

parágrafo no procedimento de Tratamento do Acervo Físico que

irá melhorar a qualidade do produto final sem impactar no

cronograma.

Como deve agir o líder do projeto?

a) Considerar se haverá um recurso-chave para isto, a fim de que o impacto no custo não seja alto.

b) Avaliar a verba disponível para o projeto.

c) Autorizar a alteração e recomendar uma promoção para o membro da equipe.

d) Primeiro, orientar o membro da equipe a focar exclusivamente no escopo definido para o projeto. Em seguida, verificar quais seriam os impactos desta mudança.


Exercício de fixação


As atividades, reuniões e análises necessárias para a entrega do produto

final de um projeto são partes do:

a) Escopo do Produto.

b) Escopo do Projeto.

c) Termo de Abertura do Projeto.

d) Contrato.




Qual das seguintes causas gera mais solicitações de alteração no projeto?

a) Restrições de cronograma.

b) Restrições de orçamento.

c) Premissas sobre a utilização de recursos humanos.

d) Alterações que agreguem valor ao projeto.




Gerenciamento do Prazo


Conceitos

O Gerenciamento do Tempo do projeto inclui os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo.

PMBOK 2004 (página 123)

O Gerenciamento do Tempo do projeto inclui os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo.


Marcos do projeto: é um evento significativo no cronograma do projeto, como um evento que limita o trabalho futuro ou que determina uma entrega importante.


Marcos do projeto: é um evento significativo no cronograma do projeto, como um evento que limita o trabalho futuro ou que determina uma entrega importante.



O gerenciamento do tempo é uma competência fundamental para garantir o sucesso de todo projeto.O gerenciamento do tempo é uma competência fundamental para garantir o sucesso de todo projeto.


Cronograma do Projeto (casa)




Vídeo – Atraso no cronograma

http://www.youtube.com/watch?v=o7XJ8Y31sT0



Ferramentas – Plano de Trabalho (padrão)



Ferramentas – Registro de Incidências

©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação Escritório de Gerenciamento de Projetos da Comunicação Institucional – EGP-CI


Como vimos, o acompanhamento do projeto é feito através do Plano de Trabalho, onde temos identificadas todas as atividades do projeto.

Além dele, podemos utilizar também algumas ferramentas de controle da execução dos produtos ou da produção. Estas ferramentas aliadas ao cronograma, permitirão a verificação do avanço físico do projeto. Assim será possível saber se o projeto está no ponto de execução esperado (planejado) ou não.

Identificar os desvios durante a execução permite a correção dos desvios e reajustes no planejamento do projeto.

Como vimos, o acompanhamento do projeto é feito através do Plano de Trabalho, onde temos identificadas todas as atividades do projeto.

Além dele, podemos utilizar também algumas ferramentas de controle da execução dos produtos ou da produção. Estas ferramentas aliadas ao cronograma, permitirão a verificação do avanço físico do projeto. Assim será possível saber se o projeto está no ponto de execução esperado (planejado) ou não.

Identificar os desvios durante a execução permite a correção dos desvios e reajustes no planejamento do projeto.

Ferramentas


Ferramentas - Controle da Produção Individual




Ferramentas - Controle da Produção Mensal




Ferramentas - Controle da Produção Consolidado




Estudo de Caso


Uma Gerente de Marketing está gerenciando um projeto de divulgação de um novo produto que envolve dois fornecedores internos e três externos.

Após uma série de reuniões, finalmente cada fornecedor finaliza seu cronograma. A Diretoria de Marketing aprova o cronograma do projeto e as atividades são então iniciadas.

No entanto, durante a execução do projeto, foram realizadas algumas reprogramações pelos fornecedores sendo todas aprovadas pela Líder do projeto.

Em uma fase avançada do projeto, o Diretor de Marketing solicita que a Líder explique qual o desvio total do projeto em relação ao planejamento inicialmente aprovado. A Líder do projeto não consegue verificar o desvio total, pois o cronograma do projeto só reflete a última reprogramação aprovada.

O Diretor decide então mudar a Líder do projeto, pois considera básica a falha cometida principalmente por ser um projeto com foco em prazo.

Qual foi o erro cometido nessa situação? Como a Líder do projeto deveria ter procedido?


Estudo de Caso


• Gerar uma linha de base assim que planejamento for

aprovado.

• Divulgar o planejamento no início do projeto a todos os

envolvidos.

• Registrar todas as alterações ocorridas e manter o histórico.

• O desvio total do projeto é verificado através da comparação

entre o planejado inicialmente (linha de base) X

reprogramações.

Qual foi o erro cometido nessa situação? Como a Líder do projeto deveria ter procedido?



Estudo de Caso


a) O tempo permitido para postergar uma atividade sem impactar a data término do projeto.

b) O tempo permitido para atraso para uma atividade sem atrasar a data de início mais cedo de sua sucessora.

c) Tempo de espera não previsto.

d) O resultado de um caminho de ida e volta.

Atraso significa:



a) Esperar até que todas as mudanças sejam conhecidas e imprimir um novo cronograma.

b) Fazer todas as mudanças aprovadas, conforme necessário, e seguir a linha de base do cronograma.

c) Fazer apenas as mudanças solicitadas pelo cliente.

d) Conversar com o patrocinador antes de fazer qualquer mudança.

Durante a execução, um grande número de mudanças são solicitadas no projeto. O líder de projetos deve:



Gerenciamento dos Riscos


ConceitosConceitosO Gerenciamento dos Riscos do projeto inclui os processos que tratam da realização de identificação, análise, respostas, monitoramento e controle e planejamento do gerenciamento de riscos em um projeto; a maioria desses processos é atualizada durante todo o projeto.


O Gerenciamento dos Riscos do projeto inclui os processos que tratam da realização de identificação, análise, respostas, monitoramento e controle e planejamento do gerenciamento de riscos em um projeto; a maioria desses processos é atualizada durante todo o projeto.


Identificação de riscos – Determinação dos riscos que podem afetar o projeto e documentação de suas características.


Identificação de riscos – Determinação dos riscos que podem afetar o projeto e documentação de suas características.


Análise qualitativa de riscos – Priorização dos riscos para análise ou ação adicional subseqüente através de avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto.


Análise qualitativa de riscos – Priorização dos riscos para análise ou ação adicional subseqüente através de avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto.


Análise quantitativa de riscos – Análise numérica do efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto.


Análise quantitativa de riscos – Análise numérica do efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto.





ConceitosConceitos

Planejamento de respostas a riscos – Desenvolvimento de opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.


Planejamento de respostas a riscos – Desenvolvimento de opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.


Monitoramento e controle de riscos – Acompanhamento dos riscos identificados, identificação dos novos riscos, execução de planos de respostas a riscos e avaliação da sua eficácia durante todo o ciclo de vida do projeto.


Monitoramento e controle de riscos – Acompanhamento dos riscos identificados, identificação dos novos riscos, execução de planos de respostas a riscos e avaliação da sua eficácia durante todo o ciclo de vida do projeto.





São fatores que, para fins de planejamento, são considerados verdadeiros, reais ou certos

sem prova ou demonstração. As premissas afetam todos os aspectos do planejamento do

projeto e fazem parte da elaboração progressiva do projeto. Freqüentemente, as equipes

do projeto identificam, documentam e validam as premissas durante o processo de

planejamento. Geralmente, as premissas envolvem um grau de risco.

PremissasPremissas

O estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ação ou

inatividade. Uma restrição ou limitação aplicável, interna ou externa ao projeto, que afetará

o desempenho do projeto ou de um processo.

RestriçãoRestrição

Um evento ou condição incerta que, se ocorrer, provocará um efeito positivo ou negativo

nos objetivos de um projeto.

RiscoRisco

PMBOK 2004 (Glossário)Escritório de Gerenciamento de Projetos da Comunicação Institucional –

EGP-CI



Chover no dia do evento de iatismo..

Somente fornecedores cadastrados podem

participar da licitação.

Todo o material necessário terá sido

adquirido antes do término do projeto.

Ocorrer greve dos funcionários da

alfândega durante a importação de um

equipamento.

Existir a disponibilidade de agenda dos

gerentes para validação dos produtos.

Somente os candidatos inscritos até o dia

10 poderão realizar a prova.

Responda rápido

Restrição

Risco

Premissa




Premissa: ponto de partida para armar um raciocínio; é o que o líder deve assumir como verdade para elaborar o planejamento do projeto.

Restrição: Cláusula ou condição que restringe; limitação ou condição restritiva; é uma condição imposta interna ou externamente ao projeto e que o limita.

Inflação de 4% ao ano

Dólar a R$ 1,70

Isenção do ICMS no Estado do Rio de Janeiro

Duração máxima do projeto de 2 meses

2 equipamentos disponíveis para a equipe




“A obtenção de benefícios fiscais para equipamentos importados”

“Isenção do ICMS no Estado do Rio de Janeiro durante as obras”

“Interesse político da empresa na implantação do projeto”

“Melhoria da qualidade de vida da população do entorno com a implantação do projeto”

“Mais oferta de mão de obra especializada”

“Obtenção de novas fontes de recursos financeiros”

“Crescimento de receitas”

“Liderança do setor”

Risco negativo = ameaça

Risco positivo = oportunidade




Riscos Probabilidade Impacto

Prefeitura não aprovar o projeto Baixo Alto

Preços dos materiais subirem Médio Alto

Desemprego ou falecimento do proprietário Baixo Alto

Clima chuvoso Médio Médio

Identificação e Análise Qualitativa




TransferirDesemprego ou falecimento do proprietário

EvitarElaborar um projeto seguindo as

normas exigidas pela lei e contratar um despachante.

Prefeitura não aprovar o projeto

Riscos Plano de Resposta Estratégia

Mitigar

Aceitar

Plano de Resposta aos Riscos

Preços dos materiais subirem

Clima chuvoso Iniciar a obra conforme cronograma.

Fazer um seguro que garanta a continuidade da obra.

Comprar materiais com antecedência para garantir os

preços baixos.




Vídeo – Aterrisagem de alto risco

http://www.youtube.com/watch?v=QYmTDA0Eluk



• Saber lidar com os riscos é um fator decisivo para o sucesso ou fracasso do projeto.

• Gerenciar riscos é ter uma atitude pró-ativa, valendo a velha máxima de que é melhor prevenir do que remediar.

• Não se deve restringir apenas aos riscos identificados na fase de planejamento, mas também identificar novos riscos que surgirem ao longo do projeto.

• Risco é tudo o que (no momento) é incerto ou desconhecido.

• Saber lidar com os riscos é um fator decisivo para o sucesso ou fracasso do projeto.

• Gerenciar riscos é ter uma atitude pró-ativa, valendo a velha máxima de que é melhor prevenir do que remediar.

• Não se deve restringir apenas aos riscos identificados na fase de planejamento, mas também identificar novos riscos que surgirem ao longo do projeto.

• Risco é tudo o que (no momento) é incerto ou desconhecido.


Estudo de Caso


Um projeto complexo que envolve algumas áreas especializadas foi iniciado há 3 semanas e a Líder de projeto já foi designada.

Devido ao projeto ser crítico e de muita visibilidade, a alta administração pediu para que a Líder analisasse os riscos do projeto e preparasse uma estratégia de resposta para eles o mais breve possível.

A empresa possui procedimentos de gerenciamento de riscos que são pouco usados ou seguidos e tem um histórico de gerenciamento de riscos ruim.

O primeiro marco importante do projeto ocorrerá em 2 semanas. Na pressa de preparar o plano de gerenciamento de riscos, a Líder do projeto identificou os riscos e elaborou os planos de respostas sozinha, contando apenas com a ajuda de um membro da sua equipe. Um risco importante não previsto ocorreu e um dos marcos do projeto não foi atingido.

Por que o plano de riscos não deu certo? O que você faria se tivesse um prazo tão curto para identificação de riscos num projeto complexo como este?



Estudo de Caso


• Envolver os membros da equipe na elaboração do Plano de Gerenciamento de Riscos, pois os mesmos conhecem os produtos e podem colaborar;

• Analisar o histórico de outros projetos, para moldar o Plano de Gerenciamento de Risco com a experiência adquirida em projetos semelhantes ou com características similares;

• Envolver os patrocinadores na elaboração do Plano, de forma que possam contribuir com a análise dos riscos e das ações para minimizar sua ocorrência.

Por que o plano de riscos não deu certo? O que você faria se tivesse um

prazo tão curto para identificação de riscos num projeto complexo como

este?



Estudo de Caso


Quem é o responsável pelo gerenciamento dos riscos no projeto?

a) Engenheiro do projeto.b) Gerente da qualidade.c) Equipe do projeto.d) Líder do projeto.




Os riscos serão identificados durante qual fase do ciclo de vida do gerenciamento de projetos?

a) Planejamento.b) Execução.c) Todas as fases.d) Iniciação.




“Uma ocorrência que pode afetar o projeto positiva ou negativamente” é uma definição comum de:

a) Risco.b) Custo.c) Prazo.d) Escopo.




Uma estratégia de resposta ao risco de ter o carro roubado poderia ser:

a) Ter 2 carros.b) Não ter carro.c) Fazer um seguro contra incêndio.d) Fazer um seguro contra roubo.




O Gerenciamento do Conhecimento do projeto inclui os processos necessários para planejar, registrar, disseminar, utilizar e controlar o conhecimento do projeto.O Gerenciamento do Conhecimento do projeto inclui os processos necessários para planejar, registrar, disseminar, utilizar e controlar o conhecimento do projeto.

ConceitosConceitos

Conhecimento - Lições aprendidas e boas práticas.Conhecimento - Lições aprendidas e boas práticas.

Base de conhecimento - É o local onde são armazenadas as informações coletadas dos projetos. A base deve ser constantemente atualizada e deve ser consultada antes que um novo conhecimento seja registrado para evitar duplicação de informações.

Base de conhecimento - É o local onde são armazenadas as informações coletadas dos projetos. A base deve ser constantemente atualizada e deve ser consultada antes que um novo conhecimento seja registrado para evitar duplicação de informações.




Registrar o Conhecimento

Disseminar o Conhecimento

Utilizar o Conhecimento

ProcessosProcessos



Controlar Gestão do Conhecimento

Planejar o Conhecimento


“O conhecimento era um bem privado, associado ao verbo SABER. Agora, é um bem público ligado ao verbo FAZER.”

Peter Drucker

“O conhecimento e a informação são os recursos estratégicos para o desenvolvimento de qualquer país. Os portadores desses recursos são as pessoas.”

Peter Drucker



Vídeo – Conhecimento

http://www.youtube.com/watch?v=pyimQDn4I3U



Ferramentas – Registro de Lições Aprendidas


Estudo de Caso


Durante a realização das atividades de um projeto de construção de uma grande refinaria, a equipe teve a iniciativa de armazenar em seus arquivos pessoais todas as experiências que julgavam relevantes.

Após o término do projeto, a equipe foi desfeita e seus integrantes foram remanejados para outros projetos, alguns se aposentaram e outros saíram da empresa.

Um ano depois, a empresa decidiu construir uma nova refinaria muito semelhante a que foi construída no ano anterior.

No entanto, durante a execução deste novo projeto, foi verificado que alguns problemas que a refinaria anterior enfrentou e que poderiam ser evitados, repetiram-se no novo empreendimento.

Como poderiam ter sido evitados os erros recorrentes? Se você fosse o Líder do segundo projeto, que providências teria tomado?


Estudo de Caso



• O projeto foi finalizado sem o registro de

conhecimento (boas práticas, lições aprendidas,

experiências adquiridas);

• Não houve aproveitamento do conhecimento;

• O Líder do novo projeto não verificou a existência

de projetos similares;

• Poderia ter sido feito um esforço para

identificação de lições aprendidas e boas práticas

com os membros da equipe que ainda estavam

na empresa.

Como poderiam ter sido evitados os erros recorrentes? Se você fosse o Líder do segundo projeto, que providências teria tomado?




Durante a fase de licitação de um projeto da área de atendimento, ocorreu um problema na negociação com as licitantes. Como a licitação em questão é referente a um serviço muito contratado nesta área, o Líder do projeto deseja verificar se existe alguma solução para esse problema.

Que ação deve ser realizada pelo Líder do projeto?

a) Cadastrar lição aprendida.b) Consultar a base de conhecimento.c) Monitorar as melhores práticas do projeto.d) Medir a utilização da base de conhecimento.





Uma fase importante de um grande projeto da Documentar terminou recentemente. O líder do projeto deseja disseminar os conhecimentos adquiridos nesta fase e solicita que você proponha a ação a ser realizada para atingir este objetivo.

Qual deve ser a sua recomendação?

a) A realização de um workshop de conhecimento.b) A elaboração do Plano de Gerenciamento do

Conhecimento.c) Fazer uma reunião com os membros mais

inteligentes da equipe.d) Nunca desmobilizar os membros que possuem

maior conhecimento no projeto.




Qual deve ser a preocupação antes de se registrar um conhecimento na base?

a) Atualizar o Plano de Gerenciamento do Conhecimento.

b) Definir para quem será divulgado o conhecimento.c) Verificar a existência de conhecimento semelhante

na base.d) Identificar as partes interessadas.




Quando deve ser realizado o controle do gerenciamento do conhecimento?

a) Duas vezes no projeto.b) Uma vez no projeto.c) Quando o gerente do projeto julgar necessário.d) Periodicamente.




Todas as opções a seguir são exemplos de conhecimentos cadastrados na Base de Conhecimento, exceto:

a) Lições aprendidas.b) Cronograma.c) Alertas.d) Boas práticas.




Gerenciamento da Documentação


O Gerenciamento da Documentação do projeto inclui os processos necessários para planejar, tratar, controlar e encerrar a documentação do projeto. O Gerenciamento da Documentação do projeto inclui os processos necessários para planejar, tratar, controlar e encerrar a documentação do projeto.

ConceitosConceitos




Vídeo – Documentação

http://www.youtube.com/watch?v=Jp4pmHTeTEs


Estudo de Caso


Durante a operacionalização de um projeto de patrocínio, que tem como objetivo dar aulas de vôlei para crianças, é aprovada uma nova configuração para a montagem das quadras.

Durante a execução do projeto, a área de SMS da empresa solicita ao Líder do projeto a documentação da configuração das quadras para que possa ser providenciado um plano de emergência, que é exigido pela legislação.

O Líder do projeto entrega a documentação que está arquivada desde início do projeto e o plano de emergência da empresa é imediatamente elaborado, pois a legislação estabelece um prazo para atendimento desse requisito legal.

Ao realizar a simulação, o técnico de segurança verifica que a configuração das quadras não corresponde ao que está na documentação e o simulado precisa ser cancelado.

Qual foi o erro cometido nesta situação? O que você teria feito para que a empresa não fosse multada?



Estudo de Caso

A empresa foi multada por não atender a legislação no prazo estabelecido.A empresa foi multada por não atender a legislação no prazo estabelecido.


• Garantir que todas as mudanças realizadas sejam devidamente registradas

para formação do histórico do projeto;

• Revisar periodicamente a documentação do projeto e atualizar após toda

mudança ocorrida;

• Lembrar de que a gestão da documentação é imprescindível para uma

efetiva gestão do conhecimento.

Qual foi o erro cometido nesta situação? O que você teria feito para que a empresa não fosse multada?




"Todo documento de um projeto deve ser recebido impresso, para então ser gerada uma cópia digital".

Qual o erro dessa frase?

a) Não é necessário gerar cópia digital.b) Os documentos podem ser recebidos em qualquer

formato.c) Os documentos só podem ser entregues em formato

digital.d) A frase está correta.




O que deve ser feito com a documentação que não necessita de arquivamento?

a) Enviada para o cliente.b) Enviada para o arquivo morto.c) Destruída.d) Devolvida para a contratada.



Gerenciamento de Projetos

Business

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