GERENCIAMENTO DE PROJETOS COM A FERRAMENTA GPEx INSTRUTORES: JOÃO AUGUSTO ALEXANDRIA DE BARROS.
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GERENCIAMENTO DE PROJETOS COM A FERRAMENTA GPEx
INSTRUTORES:JOÃO AUGUSTO ALEXANDRIA DE BARROS
REFERÊNCIAS❏Um Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK@), 5ª edição, PMI, 2013;❏Normas para Elaboração, Gerenciamento e Acompanhamento de Projetos no Exército Brasileiro (NEGAPEB – EB20-N-08.001), 2ª Edição, 2013;❏Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2TM, OGC, Reino Unido, 2011.
REFERÊNCIAS❏PORTAL GPEx – portalgpex.cds.eb.mil.br;❏GPEx (CITEx) – gpex.eb.mil.br; e❏GERENTE Projeto GPEX/EB – Cel R1 Gerhardt (860-5209 ou 61 3415-5209 ou ramal 5209).
INTRODUÇÃO
Projeto❏Mudanças;❏Temporário;❏Multifuncional;❏Único;❏Incerteza.
SUMÁRIODO PROJETO Autorização IMPLANTAÇÃO
INICIAÇÃO
PLANOS
PROGRESSO CONTROLE
ENTREGA
EXECUÇÃO
, PLAN
EJAMEN
TO,
MO
NIT O
RAMEN
T O E
CON
TROL E
ENCE RRAM
ENTO
METODOLOGIA NEGAPEB
PROPOSIÇÃO DE UM PROJETO
❏1º Ato de um provável projeto: Ordem verbal, DIEx, Email, etc.❏“Start Up” do projeto.❏Ainda não é projeto.❏Gera uma tomada de decisão da autoridade patrocinadora.
➢No GPEx:❏Criar demanda.
DEMANDA❏Criando uma Demanda❏Projetos > demandas > filtros e ações > criar
uma nova demanda❏Papéis:
❏Responsável: Gerente do projeto;❏Supervisor: “orientador” do Projeto;❏Cliente: Usuário principal;❏Autoridade: patrocinador;❏Designados: equipe de projeto; e❏Contatos: Fornecedores e outros usuários.
DEMANDA❏Analisando a Demanda❏Projetos> demandas❏Clicar duas vezes na demanda❏Ação > Analisar demanda
LIÇÕES APRENDIDAS❏Criando uma Lição Aprendida❏Projetos > Lições Aprendidas > Filtros e ações >
Nova Lição Aprendida
ABORDAGEM INICIAL❏Projeto❏Projeto Simples (5W2H)❏O quê ?❏Quem ?❏Onde?❏Quando?❏Por quê?❏Como ?❏Quanto ?
❏Ação de Cmdo➢No GPEx:❏Criar Projeto
NOVO PROJETO❏Criando um Projeto❏Método completo;❏Método rápido; ou❏EAP.
MÉTODO COMPLETO❏Criando um Projeto pelo Método Completo❏Projetos > lista de projetos > filtros e ações >
novo projeto
★Importante:Nome;Envolvidos (gerente, supervisor, Autoridade,
Cliente);Nível de acesso;Expediente;Stakeholders.
MÉTODO RÁPIDO❏Criando um Projeto pelo Método Rápido❏Projetos > Projeto rápido❏Projeto > Novo Projeto
❏Editando um Projeto pelo Método Rápido❏Projeto > Editar projeto
MÉTODO EAP❏Criando um Projeto pelo Método EAP❏Projetos > Estrutura Analítica do Projeto (WBS)❏Criar Projeto
OU❏Projetos > Estrutura Analítica do Projeto (WBS) gráfica❏Projeto > Novo Projeto
MÉTODO EAP❏Editando um Projeto pelo Método EAP❏Ação > Editar Tarefa ou Projeto
OU❏Projeto > Editar
INTRODUÇÃO
QUALIDADE RISCOS
BENEFÍCIOS
Escopo
CustoTempo
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Planejar
Planejar Delegar
MonitorarControlar
ESTUDO DE VIABILIDADE❏Justificando o Projeto❏Ver > NEGAPEB > Estudo de Viabilidade
DIRETRIZ DE INICIAÇÃO❏Criando a Diretriz de Iniciação❏Ver > NEGAPEB > Diretriz de Iniciação
SUMÁRIO DO PROJETO❏A juntada daDiretriz de Iniciação e o Estudo de Viabilidade representa o Sumário do Projeto.❏A Autoridade decide sobre o início ou não do projeto.
DIRETRIZ DE IMPLANTAÇÃO❏Criando a Diretriz de Implantação❏Ver > NEGAPEB > Diretriz de Implantação
★Importante:Implantação; eOrganização do Projeto.
EXERCÍCIO 01❏Email recebido:“Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 (um) ano”
EXERCÍCIO 01❏Missão:1.Criar uma Demanda;2.Criar o Projeto;3.Apresentar um Sumário do Projeto;4.Criar uma Diretriz de Implantação;5.Insira uma Lição Aprendida.
DETALHAMENTOS
CARACTERÍSTICAS
ESCOPO CUSTO TEMPO BENEFÍCIOS RISCOS QUALIDADE
DETALHAMENTOS
TEMPO
CUSTO
ESCOPO
DURAÇÃO DAS TAREFAS❏Inserindo uma duração para uma Tarefa❏Método Completo;❏Método Rápido; e❏EAP.
DURAÇÃO DAS TAREFAS❏Inserindo uma duração para uma Tarefa pelo Método Completo❏Clicar na Tarefa (Detalhes da Tarefa)❏Ação > Editar Tarefa > Datas❏Salvar
DURAÇÃO DAS TAREFAS❏Inserindo uma duração para uma Tarefa pelo Método Rápido❏Ver > Interface Rápida❏Inserir o número de Dias
OU❏Inseriras datas de Início e Término
DURAÇÃO DAS TAREFAS❏Inserindo uma duração para uma Tarefa pela EAP❏Ver EAP❏Ação > Editar Tarefa ou Projeto > Datas❏Salvar
DEPENDÊNCIAS❏Início – Início (II)❏Início – Término (IT)❏Término – Início (TI)❏Término – Término (TT)
❏Latência❏Menor distância
DEPENDÊNCIAS❏Criando Dependências❏Método Completo;❏Método Rápido; e❏EAP.
DEPENDÊNCIAS❏Criando Dependências pelo Método Completo❏Ação > Editar Tarefa >Predecessoras
DEPENDÊNCIAS❏Criando Dependências pelo Método Rápido❏Ver > Interface Rápida❏Colunas Predecessoras / Sucessoras (utilizar *
para menor “distância”.OU❏Diretamente no Gráfico Gantt
DEPENDÊNCIAS❏Criando Dependências pelaEAP❏Ver > EAP (WBS)❏Ação > Editar tarefa >Predecessoras
ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO
❏Criando a EAP para o Projeto❏Ver > NEGAPEB > Estrutura Analítica
CRONOGRAMA INICIAL❏Criando um Cronograma Inicial❏Ver > NEGAPEB >Cronograma
EVENTOS❏Reuniões, visitas, ações, processos, etc.
❏Inserindo eventos❏Inserir > Evento
PLANILHA DE CUSTOS❏Inserindo uma Planilha de Custos em uma Tarefa❏Clicar na tarefa (Detalhes da tarefa)❏Inserir > Planilha de Custos
RECURSOS❏Cadastrando recursos
Menu > Recursos Filtros e Ações > Novo recurso
❏Inserindo um recurso Clicar na tarefa (Detalhes da tarefa) Inserir > Recurso
ENTREGA❏Criando uma Entrega para uma Tarefa❏Inserir Entrega❏Clicar em cima da tarefa❏Ação > Editar Tarefa > Entregas❏Salvar
DECLARAÇÃO DE ESCOPO❏Criando uma Declaração de Escopo❏Ver > NEGAPEB > Declaração de escopo
EXERCÍCIO 02❏Email recebido:“Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 ano – Prossiga na Missão!!!”★Importante
○Reuniões semanais de controle;○Toda atividade deve prever uma entrega.
EXERCÍCIO 02❏Missão:1.Apresentar a EAP do Projeto (2º Nível);2.Cronograma inicial;3.Inserir uma Planilha de Custos;4.Inserir Entregas;5.Criar Eventos nas Tarefas;6.Criar uma Declaração de Escopo.
EXERCÍCIO 02★Informações adicionais:
○Impressão de volume de 100 Páginas: R$ 12,00/Volume;
○Edição de imagens: R$ 1,80/Figura;○Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês;○Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês;○Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês;○Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.
EXERCÍCIO 02★Informações adicionais:
○Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de manuais apresentaram o seguinte índice para desenvolvimento: 10 páginas/Mês;
○Aproveitando “caronas” em pregões de impressão, consegue-se imprimir até 100 volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.
PLANOS DE PROJETO
Plano de gerenciamento de riscos;Plano de gerenciamento de mudanças;Plano de gerenciamento da qualidade;Plano de Gerenciamento de Comunicações;Plano de gerenciamento das Partes interessadas;Plano de gerenciamento de recursos humanos; ePlanejamento de custo e do Orçamento.
PLANO DE CUSTOS E DO ORÇAMENTO DO PROJETO
❏Criando um Plano de Custos e de Orçamento do Projeto❏Ver > NEGAPEB > Planejamento de Custo e do
Orçamento
PROGRAMAS E PORTFÓLIOS❏Programa é um grupo de projetos relacionados, gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se fossem gerenciados individualmente.
PROGRAMAS E PORTFÓLIOS❏Portfólio é um conjunto de programas, projetos e ações, e até mesmo de outros portfólios, agrupados por afinidade de execução ou finalística, para facilitar a coorde nação e o gerenciamento eficaz e permitir a implementação da estratégia de organização. As entregas dos componentes do portfólio não têm necessariamente que ser interdependentes e coordenadas, caso contrário, seria um programa.
PORTFÓLIO❏Criando um Portfólio❏Criar um projeto❏Aba Portfólio❏Incluir Projetos
PROGRAMA❏Criando Programa❏Projetos > Programas > Lista de Programas❏Filtros e Ações > Criar Novo Programa
❏Posteriormente❏Escolha o Projeto a ser incluído no Programa❏Ação > Editar❏Projeto > Relacionado > Programa > Salvar
PLANILHA DE GASTOS❏Criando uma Planilha de Gastos❏Dois cliques na tarefa❏Inserir Planilha de Gastos
❏Criando Etapas da Despesa❏Ação > Definir estágios da despesa > planilha
de Gastos
PLANO DE PROJETO❏Criando um Plano de Projeto❏Ver > NEGAPEB > Plano de Projeto
PLANOS❏Criando Plano de Risco❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de
Riscos❏Criando Plano de gerenciamento de qualidade❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de
Qualidade
PLANOS❏Criando Plano de gerenciamento de mudanças❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de
Mudanças❏Criando Plano de gerenciamento de comunicações❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de
Comunicações
CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO
❏Criando Plano de Risco❏Ver> NEGAPEB >Cronograma Físico-Financeiro
Inicial
EXERCÍCIO 03❏Email recebido:“Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 ano”
EXERCÍCIO 03❏Missão:1.Criar um Plano de Custo e de Orçamento do Projeto;2.Criar um Portfólio;3.Criar uma Planilha de Gastos;4.Criar um Plano de Projeto;5.Criar um Plano de Riscos.6.Apresentar o cronograma Físico-Financeiro;7.Plano de gerenciamento de qualidade;8.Plano de gerenciamento de mudanças;9.Plano de gerenciamento de comunicações;
EXERCÍCIO 03★Informações adicionais:
○Impressão de volume de 100 Páginas: R$ 12,00/Volume;
○Edição de imagens: R$ 1,80/Figura;○Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês;○Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês;○Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês;○Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.
EXERCÍCIO 03★Informações adicionais:
○Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de manuais apresentaram o seguinte índice para desenvolvimento: 10 páginas/Mês;
○Aproveitando “caronas” em pregões de impressão, consegue-se imprimir até 100 volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.
SIAFI❏Importando NC/NE/NL/OB❏Ação > SIAFI > Importar NC/NE/NL/OB
REGISTROS❏Tipos de Registros:❏Registro deIssue*❏Registro de Qualidade❏Registro de Riscos❏Descrição do Status do Projeto
* Algo que aconteceu, não estava planejado e necessita de atenção gerencial.
ACOMPANHAMENTO❏Acompanhamento do Projeto❏Relatórios
❏Relatório de Controle de Mudança❏Relatório de Situação
❏Registros❏Termo de aceite de Produtos/Serviços❏Registros em geral
BASELINE❏Criando Linha de base❏Inserir > BaseLine
RELATÓRIOS❏Criando Relatórios❏Ver > NEGAPEB >Relatório de Controle de
Mudança❏Ver > NEGAPEB > Relatório de Situação
CONTROLE❏Controlando o Projeto❏Estágios da despesa
❏Ação > Imprimir > Estágios da despesa
❏Indicadores❏Inserir > Indicador❏Ação > Editar Projeto > Indicador Principal >
Salvar
TERMO DE ENCERRAMENTO
❏Concluindo o Projeto❏Ver > NEGAPEB > Termo de Encerramento
CICLO DE VIDA DO PROJETO❏Criando um ciclo de vida do Projeto❏Ver> NEGAPEB > Ciclo de vida
EXERCÍCIO 04❏Email recebido:“Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 ano”
EXERCÍCIO 04❏Missão:
1.Simule o andamento e apresente pelo menos: um Registro e um Relatório de Situação;2.Simule o fim do projeto e emita o termo de encerramento de Projeto.
EXERCÍCIO 04★Informações adicionais:
○Impressão de volume de 100 Páginas: R$ 12,00/Volume;
○Edição de imagens: R$ 1,80/Figura;○Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês;○Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês;○Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês;○Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.
EXERCÍCIO 04★Informações adicionais:
○Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de manuais apresentaram o seguinte índice para desenvolvimento: 10 páginas/Mês;
○Aproveitando “caronas” em pregões de impressão, consegue-se imprimir até 100 volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.