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GERENCIAMENTO DE PROJETOS

MBA DE COMPRAS PROJETOS

Objetivo

Apresentar modelos e ferramentas utilizadas no

gerenciamento de projetos, preparando-o para gerenciar

projetos na área de Compras.

Pessoas Liderança – Capital Humano

Processos Fluxo de Valor e Priorização

Estrutura Arquitetura Organizacional - Organograma

Projetos Waterfall ou Ágil

Planejamento - Execução

Indicadores BSC – Dashboard – Plano de Ação

Estratégia Clientes – Missão – Visão – Mapa Estratégico

PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO

“Nós agora vivemos em um Mundo de Projetos”,

E para gerenciá-los é necessário “um Mundo de Novos

Conhecimentos”

O Futuro das Organizações é trabalhar por Projetos (1993)

TOM PETERS

PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO PROJETOS

O que é Projeto?


Diferenças entre Projeto x Processo

Realizado por Pessoas

Limitado por Recursos disponíveis

Planejamento, Execução e Controle

Temporário e Único Contínuo e Repetitivo

PROJETO PROCESSO


O que está envolvido em um projeto?

tem

porá

rio único

progressivamente elaborado orientados para resultados

prom

ove

mud

ança

s

processos e padrões

gestão de riscos

planejamento incertezas

TIPOS DE MODELOS POR QUE USAR MODELOS PESQUISANDO & CONSTRUÍNDO


Quais são os Projetos em sua

área de Compras?


Exemplos de Projetos

ERP e BI Strategic Sourcing

Novos Fornecedores

Redução de Custos

Sistema de Leilão

Gestão de Categoria

SRM e SRA

Gestão de Contratos


Oportunidades

Novos Fornecedores

Modelos de Fornecimento

Estoque

Melhoria de Processos

Planejamento da Demanda

Revisão da Política

Gestão dos Acordos de

Serviço

Indicadores

OPORTUNIDADES


Porque alguns Projetos de

de Compras falham?


Fatores Críticos de Sucesso

1. Equipe competente;

2. Condução por meio de liderança reconhecida;

3. Plano que mostre um caminho e com responsabilidades claras;

4. Alinhamento com os objetivos da empresa;

5. Acordo entre os stakeholders com relação aos objetivos;

6. Controle eficiente de progresso, escopo, custo e prazo utilizando ferramentas de gestão adequadas;

7. Comunicação constante e efetiva para todos os envolvidos;

8. Aplicação dos princípios da Qualidade;

9. Meta claramente definida

10. Comprometimento das partes envolvidas

11. Inexistência de item de alto risco

12. Estrutura organizacional adequada


FERRAMENTAS??? FRAMEWORKS???


DISCUSSÃO DA LEITURA COMPLEMENTAR


Clássico e Ágil

Desenvolvimento Ágil Desenvolvimento Clássico


Desenvolvimento Clássico

CONCEPÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO E CONTROLE

CONCLUSÃO

Definição do Escopo

Cenários e Plano

Hands-On Aceite do Cliente

Objetivos EAP Validação das Entregas

Execução do Programado

Prazos e Orçamento

Partes Interessadas

Reunião “Alinhamento e

Aprovações”

Planilha de Custos

Lições Aprendidas Cronograma

GERENCIMENTO DE PROJETOS MODELOS E FERRAMENTAS

Concepção – Objetivos e Metas

TIPOS DE MODELOS POR QUE USAR MODELOS PESQUISANDO & CONSTRUÍNDO


Madagascar Pinguins

PLANEJAMENTO, OPERAÇÃO E ESTRUTURA PROJETOS


Qual é o seu problema?

Qual é o contexto? O que está acontecendo?

Quais são os prejuízos?

Como percebeu?


Concepção – Objetivos e Metas Categoria Dentro Fora

O que Aquisição de bauxita Níquel

Onde Mercado Nacional Mercado

Internacional

Quando Nos próximos 12

meses Além dos 12 meses

Quem Compras, Logística, Jurídico, Engenharia

e Transportes

Marketing e RH



Por que? (Propósito) Para que? (Objetivo e Metas)

Resumo do projeto (Síntese da Iniciativa de Projeto)

Por que o projeto surgiu? Qual o contexto/background? O que originou esta proposta, que necessidade de negócio motivou? DICA: Se o motivador deixar de existir, for eliminado, todo o projeto perde o sentido.

Quais são os objetivos do projeto? Se os objetivos do projeto forem cumpridos, que benefícios teremos para a Organização? Qual é a Meta?

Resumo da iniciativa, em uma ou duas linhas, descrevendo o que é a iniciativa. Prefira usar verbo no infinitivo, como “Abrir 20 lojas varejo no estado de São Paulo”, “Implantar cartão de crédito em toda a organização” etc. MANTENHA RESUMIDO




CONCLUSÃO


Cenários e Plano


Objetivos e Metas EAP Validação das Entregas


Prazos e Orçamento

Partes Interessadas


Aprovações”

Mapa de Riscos

Planilha de Custos

Modelos de Controle Lições Aprendidas Cronograma


Concepção – Prazo e Orçamento TOP DOWN


Concepção – Premissas e Restrições






Prazo Orçamento

Prazo estimado top down para a realização do estudo. Orçamento estimado para a realização do estudo.




CONCLUSÃO


Cenários e Plano




Prazos e Orçamento

Partes Interessadas


Aprovações”

Mapa de Riscos

Planilha de Custos



Concepção – Partes Interessadas

Conhecidos também como Stakeholders, as Partes Interessadas são Pessoas ou

Áreas ou Organizações que estarão afetadas pelo Projeto.

Determina-se através de:

1. Interesses e Propósitos

2. Impactos

3. Grau de Engajamento



Tipos de Stakeholders Sponsor: Acionistas, Investidores, Financiadores, Parceiros, Cargos da Alta Gerência Internos: Gestores de Projetos, Equipe, Executivos, Terceiros e Áreas (Departamentos) Externos: Órgão Governamentais, Agências Reguladoras, Sindicatos, Ambientalistas, Líderes de outras Empresas e Mídia Fornecedores: Matéria Prima, Serviços e Tecnologia Mercado de Produtos/Serviços: Clientes e Concorrentes








Partes Interessadas

Quem são nossos Clientes (Internos e Externos) ? Quais são os Departamentos envolvidos? Quem será engajado da Alta Administração? Quais serão os Fornecedores?

Prazo Orçamento





CONCLUSÃO


Cenários e Plano




Prazos e Orçamento

Partes Interessadas


Aprovações”

Mapa de Riscos

Planilha de Custos



Concepção – Alinhar Expectativas



Como fazer este Processo?



Prazos e Orçamentos


Concepção – Alinhar Expectativa






Partes Interessadas


Aprovação

Prazo Orçamento



Concepção – Briefing do Projeto






Partes Interessadas


Aprovação

Prazo Orçamento



Despertando Habilidades


Atividade

1. Reuna-se em grupo

2. Escolha um projeto da área de Compras

3. Escreva o Escopo (Briefing e IN OUT) do Projeto


Concepção – Atividade

Categoria Dentro Fora

O que

Onde

Quando

Quem


Concepção – Atividade Briefing



Partes Interessadas Aprovação

Prazo Orçamento




CONCLUSÃO


Cenários e Plano




Premissas e Restrições

Partes Interessadas


Aprovações”

Mapa de Riscos

Planilha de Custos



Planejamento


Planejamento – EAP

É uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado

pela equipe do projeto, para atingir os objetivos e criar as entregas necessárias.

Os componentes que compõem a EAP auxiliam as Partes Interessadas a visualizar

cada etapa e suas respectivas entregas no final de cada fase.

Subdividir os pacotes de trabalho até um nível que

facilite o gerenciamento.

EAP Estrutura Analítica do projeto

WBS Work Breakdown Structure

=


Planejamento – EAP


Planejamento – Exemplo EAP


Atividade Fazer o EAP do Projeto escolhido




CONCLUSÃO


Cenários e Plano





Partes Interessadas


Aprovações”

Planilha de Custos



Planejamento - Cronograma


Planejamento – Cronograma Qual é a sequência lógica em que as atividades devem ser realizadas?

Construir Parede Pintar Parede

A atividade “Construir Parede” é predecessora da “Pintar Parede”.

ID Atividade Precedência

1 Pacote de Trabalho 1

2 PT 1.1

3 Atividade A

4 Atividade B 3

5 Atividade C 3;4

6 ...

7 Atividade n

- Incluir a coluna Predecessora à Lista de Atividades A Atividade C depende das atividades A e B


Planejamento – Cronograma Estimando Tempo

Definindo Recursos

Levantar habilidades técnicas necessárias

Disponibilidade dos Recursos

Análise de outsourcing/consultoria

Definir carga horária de trabalho. - apenas dias úteis; - fins de semana; - feriados; Buscar opinião especializada. Levantar informações relevantes de projetos anteriores.


Planejamento – Cronograma

Diagrama de Precedências é uma representação gráfica da seqüência e duração

das atividades.

Atividade Duração Predecessora

A 5 dias Início

B 3 dias Início

C 7 dias Início

D 10 dias A

E 7 dias B;C

Atividade Duração Predecessora

F 3 dias D;E

G 12 dias E

H 4 dias F;G

Fim ... H


Planejamento – Cronograma

Caminho Crítico é o caminho mais longo e sem folga na execução do projeto.

Caminho Duração

A-D-F-H 22 dias

B-E-F-H 17 dias

B-E-G-H 26 dias

C-E-F-H 21 dias

C-E-G-H 30 dias


Planejamento – Cronograma Ferramentas de Gestão


Planejamento – Exemplo Cronograma


Planejamento – Exemplo Cronograma Projeto Reveillon

Definir Atividades

Definir Duração e Datas

Definir Predecessoras

e Recursos

Representação Gráfica do Projeto (Gráfico Gantt e Caminho Crítico) Definição da Entrega do Projeto


Atividade – MS Project Depois do escopo e EAP, monte o Cronograma




CONCLUSÃO


Cenários e Plano





Partes Interessadas


Aprovações”

Planilha de Custos



Planejamento – Custos



Pacotes de Trabalho Detalhado por Atividades Valor por Atividade / Pacote de Trabalho



Fortalezas

Oportunidade

Fraquezas

Ameaças

Fatores Ambientais Externos

Opinião Especializada

Estimativa Bottom Up

Lições Aprendidas



O orçamento do projeto deve ser APROVADO.

Valor definido será a base do acompanhamento de custos do projeto.

Garantir que o orçamento esteja dentro da restrição de orçamento (caso exista).

Soma dos valores estimados dos

pacotes de trabalho

Orçamento Total do Projeto

Reserva adicional para riscos


Planejamento – Exemplo




CONCLUSÃO


Cenários e Plano




Prazos e Orçamento

Partes Interessadas


Aprovações”

Planilha de Custos



Goal Stephen Covey


Execução e Controle – Modelos de Controle

Gráfico de Gantt é um dos modelos de monitoramento mais utilizado para

realizar o controle do projeto.


Execução e Controle – Modelos de Controle

Gráfico de Gantt é utilizado para determinar a melhor maneira de posicionar as

diferentes tarefas de um projeto a executar em um determinado período, em

função:

- da duração de cada uma das tarefas

- da relação de precedências entre as diferentes tarefas

- dos prazos a respeitar

- das capacidades disponíveis


Mês/AA

Projeto Nome projeto

CONSIDERAÇÕES SOBRE STATUS

Faça uma breve consideração sobre o status

PONTOS DE ATENÇÃO

DESEMPENHO DO PROJETO

PRÓXIMOS PASSOS (2014)

RESUMO DOS ÚLTIMOS 30 DIAS

PRINCIPAIS PENDÊNCIAS

STATUS REPORT

• Quais foram os principais acontecimentos nos últimos 30 dias?

• Houve entregas?

• Definições importantes?

• Quais são as principais pendencias:

• Pendencia 1 (Resp: Fulano – Data: dd/mm) • Possíveis riscos do projeto e pontos a serem observados.

• Detalhamento das atividades macro que serão executadas.

Mostrar o desempenho do projeto da maneira que achar melhor, com cronograma, gráficos etc..

BRIEFING DO PROJETO

Resumo do projeto com seus principais objetivos.


SRM - Stakeholder Report Matrix

Stakeholder SRM

Relatórios Peridiocidade Frequência Canal de Distribuição

Célia Cristina (Diretora

Financeira - Sponsor)

Status / Progress / Forest de

Custos Quinzenal 1 E-mail / Internet

Arnaldo Ambrósio

(Diretor de TI)

Status / Progress / Forest de

Prazo Quinzenal 1 E-mail / Internet

Clientes Internos Status de Prazo Mensal 1 E-mail / Internet

Usuários (operadores e

Service Desk) Status de Prazo Mensal 1 E-mail / Internet

Equipe de projeto Status / Progress de Prazo

Controle de Qualidade

Semanal

Mensal

2

2

E-mail / Internet / Reposítório

de documentos do projeto

Equipe de infra-estutura Status de Prazo Mensal 1 E-mail / Internet


JANEIRO 2014

S T Q Q S S D

1 2 3 4 5 6 7

8 9 10 11 12 13 14

15 16 17 18 19 20 21

22 23 24 25 26 27 28

29 30 31

CONFECÇÃO DO STATUS REPORT

REUNIÃO PARTES INTERESSADAS

COMITÊ DE INTELIGÊNCIA

Importante, definir uma agenda

para monitoramento, controle e

execução das atividades de

alinhamento.

No exemplo, define-se uma

data para confecção do Status

Report, Reunião com as Partes

Interessadas e caso tenha

necessidade a data para

apresentação no Comitê de

Inteligência.

Agenda


Execução e Controle – Modelos de Controle Softwares

Basecamp

ActiveCollab

SmartWorks

TaskJuggler




CONCLUSÃO


Cenários e Plano





Partes Interessadas


Aprovações”

Planilha de Custos


GERENCIMENTO DE PROJETOS MODELOS E FERRAMENTAS

Conclusão – Validação das Entregas



O projeto entregou exatamente

o que estava detalhado no escopo?

Cliente deve dar o “de acordo”

para o conjunto de entregas do

projeto




CONCLUSÃO


Cenários e Plano





Partes Interessadas


Aprovações”

Planilha de Custos



Conclusão

O Gestor do Projeto de Compras deve registrar

todas as informações da experiência vivida,

acertos, erros e boas práticas.

Os stakeholders e a equipe de projeto

são peças fundamentais na formação

da base de dados da Organização.



REALIZADO N/A REALIZADO N/A

CHECKLIST DE ENCERRAMENTO

Confirmar se o ESCOPO foi atingido

Completar e Encerrar Processo de Compras (AQUISIÇÕES)

Avaliar Lista de Tarefas

Fechar Contratos do Projeto

Enviar Relatório Final aos Stakeholders

Obter todas as APROVAÇÕES necessárias

Arquivar Documentos

Gerar Recompensas e Reconhecimento

Divulgar o SUCESSO

Registrar Lições Aprendidas

NOME DO PROJETO: PREPARADO POR: DATA:


Clássico e Ágil

Desenvolvimento Ágil Desenvolvimento Clássico


Honda Accord


Desenvolvimento Ágil

O gerenciamento ágil é uma

abordagem que busca maior

flexibilidade, velocidade e

simplicidade no planejamento e

controle de projetos.


Desenvolvimento Ágil Manifesto para Desenvolvimento Ágil Estamos descobrindo maneiras melhores de desenvolver software, fazendo-o nós mesmos e ajudando outros a fazerem o mesmo. Através deste trabalho, passamos a valorizar: Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas Software em funcionamento mais que documentação abrangente Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos Responder a mudanças mais que seguir um plano

Ou seja, mesmo havendo valor nos itens à direita, valorizamos mais os itens à esquerda http://agilemanifesto.org/iso/ptbr/

Time

• Cross functional, sem papéis

• Multidisciplinares

• Auto sustentáveis

• Todos os skills e habilidades necessárias para

desenvolver o produto


• Deve responder as três perguntas:

• O que fiz ontem?

• O que espero fazer hoje?

• Tem algum problema atrapalhando?



Dias de Trabalho

Esti

mat

iva

em

Ho

ras


Entregas

Esti

mat

iva

em

Ho

ras

100

16

28

24

17

15

PROJETO Product 1 Product 2 Product 3 Product 4 Entrega Final

Burndown Chart “Inbrasc”

Ideal: 27h Real: 28h






Milestone Backlog A Fazer Em Processo Feito

Scrum Board


Execução e Controle – SCRUM Exemplo

Milestone Backlog A Fazer Em Processo Feito

PR

OJE

TO

Scrum Board

Desenvolver Fornecedor

Captação de Propostas

Atendimento dos Requisitos (SLA)

Análise de Capacidade de Fornecimento

Classificação dos Fornecedores

Processo de Controle e

Desempenho

Sistemática de Feedback

Piloto de Fornecimento

Visitas Técnicas

Levantamento de

Necessidades

Divulgação Interna

Controle de Qualidade


Atividade – SCRUM Vamos “brincar” com alguns sprints!?!?

Reflexão

Clássico ou Ágil Tomada de Decisão


Desenvolvimento Ágil Passo a Passo


Referências

HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: Guia para o

exame oficial do PMI. Edição 5. Campus, 2009.

BOSSIDY, Larry & CHARAN, Ram: Execução – A Disciplina

para Atingir Resultados; 12º edição, Rio de Janeiro:

Campus, 2008.

CRUZ, Fábio. Scrum e PMBOK unidos no Gerenciamento

de Projetos. Editora Brasport. Rio de Janeiro, 2013.

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