Gerenciamento de Projetos Virtuais Ivaldir Junior [email protected].

Gerenciamento de Projetos Virtuais

Ivaldir [email protected]

Roteiro

• Introdução

• Projetos Virtuais

– Equipes Virtuais

• Comunicação em projetos virtuais

• Dimensões d Cultura

• Considerações Finais

• Referência Bibliográfica

Introdução

Nos últimos anos, pode-se perceber uma grande ênfase no gerenciamento de projetos, devido as grandes mudanças causadas pela globalização.

Dada esta evolução, sabe-se que os projetos virtuais tem se tornado vital para muitas empresas, principalmente aquelas que necessitam buscar mão-de-obra especializada em outros países. Este ambiente criou uma nova categoria de problemas a serem solucionados pelos pesquisadores na área de gestão de projetos virtuais. Entretanto, dentre os problemas existentes, estão as diferenças culturais entre colaboradores das equipes dos projetos virtuais, aquisição de confiança, tecnologia para manter a comunicação, definição de tarefas, entre outros.

Devido a estes problemas, o gerente de projetos do mundo globalizado tem um

desafio enorme a cumprir, ele tem o papel do maestro que rege todos da equipe, mantendo o comprometimento e a motivação em alta, gerando comunicações adequadas por meios de tecnologias avançadas para a obtenção do objetivo almejado por todos que compõe o projeto.

Evolução da Gestão Projetos

Segundo Clelland (2006), projeto virtual é a aplicação da teoria atual e de processos a oportunidades globais. Qualquer projeto, tradicional ou virtual, demanda um sistema de gerenciamento que engloba os seguintes subsistemas:

1. Sistema de planejamento estratégico 2. Subsistema de concepção organizacional 3. Subsistema cultural 4. Subsistema humano 5. Subsistema de planejamento 6. Subsistema de informação 7. Subsistema de monitoramento e controle



Sistema de planejamento estratégico que integra o resultado do projeto com os objetivos do patrocinador;

Subsistema de concepção organizacional é o que conduz toda responsabilidade e autoridade e demais atribuições no contexto geral do projeto;

Subsistema cultural que inclui tradições culturais dos stakeholders do projeto;

Subsistema humano que inclui motivação das pessoas, comunicações e perfil ou habilidade para gerenciar sua parte no todo do projeto;

Subsistema de planejamento através do qual os objetivos, estratégias do projeto sãoPersuadidos ou influenciados;

Subsistema de informação que possibilita o rastreamento de informações referentes a custo, prazos e desempenho do técnico;

Subsistema de monitoramento e controle que determina a situação das informações do subsistema de informação.


• Porque as empresas fracassam com os projetos virtuais?

Evaristo(2006) afirma que o fracasso pode ser definido de várias maneiras diferentes como um overrun no prazo planejado, um custo maior que o planejado ou uma percepção de ineficiência. Diante desta situação foi observado que a maioria desses projetos tem algumas características em comum:

• 1. Os colaborados não estão no mesmo local (Aspectos Culturais);

• 2. A estratégia usada foi de projetos tradicionais;

Não há dúvida de que quando há projetos separados em vários países, ou seja, com colaboradores que trabalham em projeto Virtual, a estratégia e metodologia aplicada, tem que ser diferente das utilizadas em projetos tradicionais.

Lipnack e Stamps(1997) definem equipes virtuais como grupos de pessoas com mesmo objetivo que integram através de tarefas interdependentes.

Beth Oullete(2006) define equipes virtuais como grupos de pessoas com habilidades complementares que trabalham em busca de um objetivo e abordagem comum.

As equipes virtuais funcionam através das linhas hierárquicas, fronteiras organizacionais onde a comunicação entre os colaboradores é fortalecida pela tecnologia.

Equipes Virtuais

Classificação das Equipes Virtuais

Equipes tradicionais :

Colaboradores fixos Trabalho integral Trabalho no mesmo meio físico ...

Equipes Virtuais:

Geograficamente separados Membros interdisciplinares Formação e extinção contínua Hierarquia não funcional Utilização intensiva da tecnologia. ...

Características de Equipes Virtuais

Fatores Fundamentais das Equipes Virtuais

As equipes virtuais tem três pilares que são seus fatores fundamentais, segundo Lipnack e Stamps (1997): pessoas, objetivos e ligações.

Modelo de Equipes virtuais

Fatores Fundamentais das Equipes Virtuais

As pessoas são componentes chaves para a formação de equipes. Três enfoques podem ser importantes para as pessoas em uma equipe virtual. Eles são:

• Tratamento de pessoais como colaboradores independentes de uma equipe, cada pessoa com determinada autonomia fundamentada em confiança mútua.

• Compartilhamento de liderança, pois cada colaborador tem suas habilidades e em determinado momento, naturalmente ele pode assumir um papel de líder em uma equipe.

• Integração dos Colaboradores visando formação de uma consciência de totalidade da equipe através de seus membros, para obtenção de um objetivo final.

A Relevância da Comunicação e a Influência da Cultura em Projetos Virtuais

A comunicação é a base para definir como serão repassadas as informações para as pessoas envolvidas, direta ou indiretamente no projeto, ou seja, os stakeholders.

Respeitar os aspectos culturais tais como : idioma, expectativa, fuso-horário, experiência diferentes, personalidades dentre outros.

Evaristo afirma que “os processos de comunicação devem ser adaptados as características de cada organização e podem mudar em cada etapa de projeto, na medida em que podem passar a incluir equipes com diferentes culturas.”

Para esse tipo de gerenciamento de projetos, se faz necessário a disponibilidade tecnológica como por exemplo : teleconferências, portais de Web, e-mail, repositórios, vídeo conferência e mensagens instantâneas.

O antropólogo Geert Hofstede, no final da década de 70, estabeleceu uma série de índices culturais através de análises estatísticas de entrevistas detalhadas com funcionários da IBM em 53 países. Este estudo enfatizou os principais padrões culturais e suas diferenças trans-nacionais. As dimensões 1, 2 de cultura levantadas por Hofstede são:

Distância de Poder

Coletivismo vs. Individualismo

Feminilidade vs. Masculinidade

Incerteza

Orientação Longo-prazo vs. Curto-prazo

Dimensões da Cultura que afetam Projetos Virtuais

Distância de Poder: que é uma medida do quanto os colaboradores menos poderosos de uma civilização aceitam e esperam distribuição desigual de poder na sociedade. Já em outros países o senso cultural de igualdade é muito forte – exemplo – Israel;

Coletivismo vs. Individualismo: a cultura individualista coloca seus ideais acima dos do grupo e a coletivista fazem o contrário;

Feminilidade vs. Masculinidade: na cultura masculina a base é o sucesso , mas a feminina é voltada para qualidade de vida;

Incerteza: a quem goste de viver com a incerteza, que se sinta confortável , mas também existem outras pessoais que preferem uma definição clara e exata dos fatos.

Orientação Longo-prazo vs. Curto-prazo: Dadas os aspectos de culturas orientadas em longo prazo, levantou-se que usuários buscam conteúdo focado em prática e valor prático, e relacionamentos como uma forma de informação, e que apresentam paciência na obtenção de resultados. Culturas orientadas em curto prazo, no entanto enfatizam conteúdo baseado em verdade, com regras claras como uma fonte de credibilidade e informação, e com resultados rápidos e imediatos às tarefas desejadas.

Algumas Ferramentas de Comunicação em Projetos Virtuais

Videoconferência A videoconferência (sistema interativo de comunicação) permite a transmissão de áudio e vídeo através de rádio, satélite ou linha telefônica e normalmente requer conexão de rede de média e alta velocidade (SILVEIRA, 2002).

E-mail ou correio eletrônico E-mail é o mais popular e o mais comum dos aplicativos de groupware (desconsiderando, naturalmente, o telefone). Ainda que a tecnologia básica envolva o envio de mensagens entre duas pessoas, até mesmo os sistemas de e-mail mais simples incluem ferramentas para reenviar mensagens, arquivar, criar grupos de e-mail e anexar arquivos às mensagens.

Outras:

Chat Rooms TelefoneTeleconferênciaPortais Web / Repositórios

Considerações Finais

Neste estudo, percebemos que os gerentes de projetos enfrentam um problema muito delicado:

Como iniciar uma gestão que leve em consideração as dificuldades de não ter o contato/comunicação face-a-face e respeitar a diferenças culturais devido a separação geográfica. Neste artigo de projetos virtuais vimos que uma das atribuições do gerente de projetos é manter uma comunicação adequada entre os stakeholders, além de manter a equipe virtual comprometida e motivada.

Em conclusão, o objetivo é mostrar a relevância da comunicação e cultura em projetos virtuais, bem como o crescente uso de meios tecnológicos para que a equipe mesmo dispersa possam esta virtualmente mais próxima possível.

Referências Bibliográficas

BLANCHAR, K , JOHNSON, S. O Gerente Minuto. Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 1981.

CLELAND, Gestão de Projetos Globais, Mundo PM, Curitiba, n. 11, p. 24-27, out/nov 2006.

CORREIA, P. A Essência da Excelência em Gestão de Projetos, 2007, 84 f.. TCC (MBA Executivo em Gerência de Projetos) FGV, FGV ManagementFundação Getúlio Vargas, Recife, Pernambuco, 2007.

CHAVES, L.C., NETO, F.H.S. CARNEIRO, M.F.S. Gerenciamento da Comunicação em Projetos. Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2006.

DERGINT, Dario Eduardo Amaral., SATO, Carlos Eduardo Yamasaki. O Papel Evolutivo do Gerente de Projetos. In: XI Seminário Latino-Iberoamericano de Gestión Tecnológica. Salvador, Bahia. 2005

EVARISTO, Projetos Distribuídos, Mundo PM, Curitiba, n. 3, p. 69-71, (FALTA O MÊS) 2006.

EVARISTO, Roberto. Projetos Distribuídos e suas Peculiaridades.Disponível em: http://www.intranetportal.com.br/projetos/pd1; Acessado em: 01/03/2007.

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GONCALVES, Marcus. Implementing the Virtual Project Management Office. New York, EUA, 2007.

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Referências Bibliográficas

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LIPNACK, J.; STAMPS, J. Virtual teams: people working across boundaries with technology. John Wiley & Sons, 2000.

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SEVERINO, Antonio J. Metodologia do Trabalho Científico. São Paulo: Cortez, 2002.

TERRIBILI, A.F. Gerenciando Equipes Virtuais. Disponível em:http://www.timaster.com.br/revista/artigos/main_artgo.asp?codigo=1195&pag=2; Acessado em: 07022007.

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