Gestão das Informações Organizacionais Prof. Michel Gonçalves da Silva [email protected].

Gestão das Informações Organizacionais

Prof. Michel Gonçalves da [email protected]

Curriculum Professor

Mestrando em Administração pela Faculdade Novos Horizontes. Especialista em Gestão Estratégica de Projetos pelo Centro Universitário UNA. Possui graduação em Gestão da Tecnologia da Informação pelo Centro Universitário de Belo Horizonte e graduação em Gestão e desenvolvimento de sistemas WEB via XML pelo Centro Universitário de Belo Horizonte. Atualmente é analista de negócios da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais. Tem experiência na área de sistemas de informação, com ênfase em gerenciamento de projetos baseado nos padrões PMI. Atuante na administração de aplicativos ERP TOTVS, elaboração de treinamentos relacionados a implantação de novas soluções aplicadas no ambiente acadêmico e chão de fábrica. Vivência como gestor de TI, com 10 anos de atuação.

Ementa

Gestão das Informações Organizacionais

Tratar do planejamento, implementação, controle e ação corretiva do sistema de informação na organização. Especialmente ocupa-se das informações necessárias pela organização, a partir das estratégias da empresa, para a consecução dos seus objetivos. A partir dos objetivos e da metas que os quantificam, tendo em conta as diretrizes que devem ser seguidas, são definidos os indicadores apropriados.

Critérios de Avaliação e Frequência

BIMESTRES

1.º BIMESTRE: NP1(7,0 PONTOS DE PROVA E 3,0 PONTOS DE TRABALHO)

2.º BIMESTRE: NP2(7,0 PONTOS DE PROVA E 3,0 PONTOS DE TRABALHO)

*Freqüência igual ou superior a 75% (setenta e cinco por cento) da carga horária da disciplina.

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O sistema empresarial e seus subsistemas

A organização como um sistemaOs conceitos de sistema são a base de todos os processos de negócio, bem como da nossa compreensão de sistemas e tecnologia da informação. Por isso temos que discutir como os conceitos genéricos de sistema se aplicam a firmas de negócios e aos componentes e atividades do sistema de informação.

Compreender os conceitos de sistema o ajudará a entender muitos outros conceitos na tecnologia, nas aplicações, no desenvolvimento e no gerenciamento dos sistemas de informações que vamos abordar ao longo da disciplina.

O que são sistemas?Segundo O’brien, 2007. Um sistema é definido como um conjunto de componentes inter-relacionados, com limites definidos, colaborando para realizar um conjunto comum de objetivos aceitando entradas e produzindo resultados em um processo de transformação organizado.

Muitos exemplos de sistemas, podem ser encontrados nas ciências físicas e biológicas, na tecnologia moderna e na sociedade humana.

Exemplos de Sistema-Sistema físico do sol e seus planetas

- Sistema biológico do corpo humano

- Sistema tecnológico de uma refinaria de óleo

- Sistema socioeconômico de uma organização

-Sistemas operacionais de computadores

Estrutura básica em um sistema

Funções básicas de um sistemaEntrada: Envolve a captura e a montagem dos elementos que entram no sistema para serem processados. Por exemplo: A matéria prima, a energia, os dados, e o esforço humano devem ser reunidos e organizados para o processamento.

Processamento: Abrange os processos de transformação que convertem a entrada no resultado. Temos como exemplos o processo de fabricação, o processo humano ou os cálculos matemáticos.

Saída: Envolve a transferência dos elementos que foram produzidos por um processo de transformação ao seus destino final. Por exemplo: O produto acabado.

Componentes adicionais de um sistema

Feedback: São os dados sobre o desempenho de um sistema. Ex. os dados sobre o desempenho comercial, representa o feedback para um gerente de vendas. Os dados de velocidade, altitude, posição e direção de um avião são o feedback para o piloto do avião ou controle automático.

Controle: Implica o monitoramento e a avaliação do feedback para determinar se um sistema está movendo-se em direção para alcançar o seu objetivo. A função de controle, então faz o ajuste necessário nos componentes de entrada e de processamento de um sistema para assegurar que ele produza o resultado desejado.

Classificando os SistemasSimples ou Complexos: Um sistema simples é o que possui poucos elementos ou componentes, e a relação ou interação entre os elementos é descomplicada e direta (receita de bolo). Um sistema complexo, por outro lado, tem muitos elementos que são altamente relacionados e inter-conectados (produção de foguetes).

Abertos ou Fechados: Um sistema aberto interage com o seu ambiente. Há um fluxo de entrada e saída por todos os limites do sistema (a maioria das empresas são sistemas abertos) Um sistema fechado, possui um índice muito pequeno de interação externa. Um grupo fechado que discute algumas especialidades na fabricação de um vinho.

Classificando os SistemasEstável ou Dinâmico: Um sistema estável sofre poucas modificações, ex: uma organização que fabrica brinquedos de madeira. Provavelmente essa matéria prima sofrerá poucas mudanças e seu público alvo não sofrerá alterações. Um sistema dinâmico, sofre mudanças constantes e rápidas. Ex. Fabricantes de computadores.

Não adaptáveis ou Adaptáveis: Um sistema não adaptável, enfrenta dificuldades em responder ao ambiente mutável, um fabricante que depende das condições do tempo para obter a matéria prima necessária para fabricação a um preço razoável. (Ex. Fabricação de brinquedos de madeira). Um sistema adaptável está voltado para empresas que visam se adequar as condições do mercado de acordo com as mudanças, isso torna a mesma mais competitiva.

Classificando os SistemasPermanente ou temporário: Um sistema permanente, é considerado o que existe ou existirá por um longo período de tempo, geralmente uns 10 anos ou mais. Muitas empresas são sistemas permanentes. Como a COPAG a mais de 100 anos no mercado. Um sistema temporário são organizações que existem apenas para alcançar um determinado objetivo. Ex. Adquirir manuscritos raros e valiosos na Europa e vender nos Estados Unidos, Japão, etc. A Sociedade é dissolvida e todos os lucros e perdas são absorvidos pelos sócios.

Dados, Informações e Banco de Dados

Dados : Dados consistem em fatos não organizados como o nome de um empregado, a quantidade de horas semanais trabalhadas por ele, o número de peças em estoque ou de pedidos de vendas.

Informação: Quando os dados passam por um processamento, os mesmos são ordenados e organizados de forma significativa no qual se tornam uma Informação. Pode ser definida como uma coleção de fatos organizados de modo que adquirem um valor adicional além dos próprios fatos.

Dados, Informações e Banco de Dados

Banco de Dados

Banco de Dados: Consiste no armazenamento organizado de dados, os quais permitem ser recuperados de maneira sistemática. Desta forma os mesmos podem ser acessados com facilidade, processados e sendo exibidos de maneira eficaz.Um banco de dados é formado por um conjunto de arquivos de dados, também chamados de tabelas. Ex. tabela de clientes.

Sistemas de Informação

Sistemas de Informação: Pode ser considerado como qualquer combinação organizada de pessoas, hardware, software, rede de computadores, recursos de dados e políticas e procedimentos que armazenam, restauram, transformam e disseminam informações em uma organização.

Cenário de um sistema de informação

5 áreas de um sistema de informação

Conceitos Fundamentais: Conceitos comportamentais, técnicos de negócios e administrativos fundamentais sobre os componentes e papéis dos sistemas de informação.Podemos citar como exemplo, os conceitos básicos de sistema de informação, derivados da teoria geral dos sistemas.

Tecnologia da Informação: Conceitos principais, desenvolvimento e aspectos de gerenciamento em tecnologia da informação – isto é, hardware, softwares, redes , gerência de dados e muitas tecnologias baseadas na internet.


Aplicações Empresariais: Os usos principais de sistemas de informação para operações, gerenciamento e vantagem competitiva de um negócio. A atuação das aplicações no apoio em áreas funcionais de uma organização, tais como: marketing, produção e contabilidade, além do enfoque no comércio eletrônico e apoio de decisões empresariais.

Processos de Desenvolvimento: Como os profissionais de negócios e os especialistas de informação planejam, desenvolvem e implementam os sistemas de informação para encontrar oportunidades de negócio.


Aplicações Empresariais: Os usos principais de sistemas de informação para operações, gerenciamento e vantagem competitiva de um negócio. A atuação das aplicações no apoio em áreas funcionais de uma organização, tais como: marketing, produção e contabilidade, além do enfoque no comércio eletrônico e apoio de decisões empresariais.


Processos de Desenvolvimento: Como os profissionais de negócios e os especialistas de informação planejam, desenvolvem e implementam os sistemas de informação para encontrar oportunidades de negócio.

O processo de vendas de um negócio pode ser visto como um sistema. Você poderia então perguntar: o fraco desempenho de vendas (saída) é causado por esforços inadequado dos vendedores (entrada), procedimentos de venda ultrapassados (processamento), informação incorreta de vendas (feedback), ou gerenciamento de vendas inadequado (controle)

Pense na situação abaixo......


Logo concluímos que......

Você pode entender melhor um problema ou oportunidade de vendas ao avaliar e identificar os componentes de um sistema de vendas


Desafios Gerenciais: Os desafios do gerenciamento eficaz e ético da tecnologia da informação nos âmbitos de usuário final, empresa e global de um negócio.

Exemplo: Manter em evidência boas políticas de segurança da informação nas organizações.

Componentes de um sistema de informação


Dissemos que um sistema de informação é um sistema que aceita recursos de dados como entrada e os transforma em produtos de informação como saída. Como um sistema de informação realiza isso?


Recursos de Pessoas: As pessoas são ingredientes essenciais para a operação bem sucedida de todos os sistemas de informação. Os recursos de pessoas incluem usuários finais e especialistas em TI. Exemplos:Usuários finais: São as pessoas que usam um sistema de informação ou a informação que este produza. Podem ser engenheiros, contadores, vendedores, profissionais encontrados em todos os níveis da organização.

Especialistas de SI: São as pessoas que desenvolvem e operam sistemas de informação. Eles incluem analistas de sistemas, desenvolvedores de softwares, operadores de sistema e outras pessoas de TI de cunho gerencial, técnico e adminstrativo


Recursos de Hardware: Inclui todos os dispositivos físicos e materiais usados no processamento da informação. Especificamente não inclui apenas máquinas, como computadores ou outros equipamentos, mas também todo meio de armazenamento de dados, isto é, objetos tangíveis nos quais os dados são gravados.

Exemplos: monitores, scanners, impressoras, teclado, mouse, canetas de entrada de dados, etc.


Recursos de Software: Inclui todos os conjuntos de instruções de processamento da informação. Esse conceito genérico de software inclui não apenas os conjuntos de instruções operacionais chamados programas, que diretamente controlam o hardware do computador, mas também os conjuntos de instruções de processamento da informação chamados procedimentos de que as pessoas necessitam. São exemplos de software: Sistema Operacional Windows 7, Word, Excel, Programas para análise de vendas, programa de folha de pagamento, programas para emissão da NF-e, Validadores da receita, etc.


Recursos de Dados: Conforme estudamos, Dados consistem em fatos não organizados como o nome de um empregado, a quantidade de horas semanais trabalhadas por ele, o número de peças em estoque ou de pedidos de vendas.

No entanto, o valor de armazenamento destes dados, se comparam ao maior patrimônio existente. Uma vez que a perda pode representar a falência destas organizações.

Entenda dados como recurso de matéria prima que é transformado em produtos de informação.


Recursos de Rede: As tecnologias de telecomunicações e redes como Internet, intranets e extranets são essenciais para o êxito de negócios eletrônicos e operações comerciais de todos os tipos de organização e seus sistemas de informação baseados em computador.

Recursos de redes incluem:

Meios de comunicações: Exemplos incluem cabo pararelo-trançados, cabos coaxiais e fibra ótica, celular e tecnologia de satélite sem fios , além de softwares gerenciadores de rede, segurança de navegação na internet, etc.

Papéis fundamentais de um SI nos negócios

Suporte de seus processos e operações de negócios:

Como consumidor, você regularmente encontra sistemas de informação que apoiam nos processos de negócios e operações em muitas lojas de varejo.

Registro das compras de seus funcionários, manter um estoque atualizado, comprar mercadorias novas.

Papéis fundamentais de um SI nos Negócios

Suporte a tomada de decisão:

O sistemas de informação também ajudam os gerentes e profissionais de negócios a tomar melhores decisões.

Exemplo: Quais linhas de mercadorias têm de ser acrescentadas ou descontinuadas , ou qual o tipo de investimento de que necessitam fazer.

Papéis fundamentais de um SI nos Negócios

Suporte à Vantagem Competitiva:

Conseguir uma vantagem estratégica sobre concorrentes requisita a aplicação inovadora relacionados ao sistema de informação.

Exemplo: Instalação de terminais de auto atendimento em todas as lojas integrada ao site de comércio eletrônico ou para fornecimento de serviços como pagamentos, consulta limite para pagamentos, etc.

História do Papel dos Sistemas de Informação

Processamento de Dados

RelatóriosAdministrativos

Apoio àDecisão

Estratégico eUsuário Final

ComércioElectrônico

1950-1960 1960-1970 1970-1980 1980-1990 1990-2000

Processa-mentoEletrônico de Dados

Sistemas deInformaçãoGerencial Sistemas de

Apoio àDecisão Computação

doUsuário Final Inf. ExecutivaSistemas Espe-cialistas Inf. Estratégica

Empresa e ComércioEletrônicos InterconectadosE-Business e E-Commerce

Tipos de Sistemas de Informação

Sistemas deProcessa-mento deTransações

Sistemas

de Controle

de Processos

Sistemas

Colaborativos

Sistemas deApoio às

Operações

Sistemas de

InformaçãoGerencial

Sistemas de

Apoio àDecisão

Sistemas de

InformaçãoExecutiva

Sistemas de Apoio

Gerencial

Sistemas de Informação

Tipos de sistemas de informaçãoSistemas de Suporte a Operações:

Os sistemas de informação sempre foram necessários para processar dados gerados e usados nas operações de negócios. Tais sistemas de suporte às operações produzem uma variedade de resultados de informação para uso interno e externo. Entretanto, não enfatizam produzir resultados específicos de informação que possam ser bem mais usados pelos gerentes.

O papel dos sistemas de apoio operacional de uma empresa, é processar eficientemente as transações de negócios, controlar os processos industriais, apoiar as comunicações e a colaboração, e atualizar banco de dados.

Tipos de sistemas de informaçãoSistemas de suporte a operações:

Resumo:

Sistema de processamento de transações: Processa os dados resultantes das transações de negócios, atualiza banco de dados operacionais e produz documentos de negócio. Exemplo: Sistemas de processamento de vendas, estoque e de contabilidade

Sistema de controle de processos: Monitora e controla o processo industrial. Exemplos: refinação de petróleo, geração de energia e sistemas de produção de aço.

Sistemas de colaboração empresarial: Apoia a comunicação e colaboração para a equipe, grupos de trabalho e empresa. Ex: Sistemas de e-mail, chat e videoconferência.

Tipos de sistemas de informaçãoSistemas de apoio gerencial:

Quando as aplicações do sistema de informação se concentram em informar e dar suporte para a eficaz tomada de decisão por parte da gerência, são denominadas: sistemas de apoio gerencial.

Sistemas de informação gerencial: Fornecer a informação na forma de relatórios e telas pré-especificados para apoiar a tomada de decisão de negócios. Exemplos: sistemas de relatórios de análise de vendas, desempenho da produção e tendência de custo.

Sistema de suporte de decisão: Prover o suporte para os processos de tomada de decisão de gerentes e outros profissionais de negócios. Ex. sistemas de cálculo de preço de produto, previsão de rentabilidade e análise de riscos.

Tipos de sistemas de informaçãoSistemas de apoio gerencial:

Sistemas de informação executiva: Fornecer informação fundamental dos sistemas de informação gerencial e sistemas de apoio a decisão e outras fontes adaptadas às necessidades de informação dos executivos. Ex: Sistemas de fácil acesso às análises do desempenho de negócios, às ações dos concorrentes a aos desenvolvimento econômicos para apoiar o planejamento estratégico.

Tipos de sistemas de informaçãoOutras Categorias de Sistemas de Informação:

Sistemas especialistas: Sistemas baseados no conhecimento que fornecem assessoria abalizada e agem como consultores técnicos a usuários. Ex: Sistemas de diagnóstico em manutenção, sistemas de hospitais, monitores de processo.

Sistemas de gestão de conhecimento: Sistemas baseados em conhecimento que suportam a criação, organização e a disseminação de conhecimento dos negócios dentro da empresa. Exemplos: acesso via intranet às melhores práticas de negócios, estratégia de propostas comerciais e sistemas de resolução de problemas de clientes.

Tipos de sistemas de informaçãoOutras Categorias de Sistemas de Informação:

Sistemas de informação estratégica: Suportam operações ou os processos de gerência que fornecem uma firma produtos e serviços estratégicos e condições para a vantagem competitiva. Ex: Pregão eletrônico, rastreamento de embarque e sistemas de comércio eletrônico na WEB.

Sistemas funcionais do negócio: Suportam uma variedade de aplicações operacionais e gerenciais das funções básicas do negócio de um companhia. Ex. sistemas de informação que apoiam aplicações contábeis, financeiras, de marketing, de gerenciamento de operações e de gerenciamento de recursos humanos.

A importância do SI nas organizaçõesPense nisso......

Você deve ser capaz de ver que o êxito de um sistema de informação não deveria ser medido só pela sua eficiência em termos de minimização de custos, tempo e no uso de recursos da informação. O êxito deveria ser medido pela eficácia da tecnologia da informação em apoiar as estratégias de negócio de uma organização, tornando possíveis os seus processos, aprimorando suas estruturas e cultura organizacional, aumentando o valor do cliente e do negócio da empresa.

3.1 Apoio a decisão nos negócios

Conforme as empresas vão migrando para os modelos mais ágeis, elas vão investindo em novas estruturas de aplicações e apoio a tomada de decisão orientada por dados, que as ajudam a reagir rapidamente às mudanças nas condições do mercado e nas necessidades do cliente.

3.1 Apoio a decisão nos negócios

Os sistemas de informação devem ser criados para produzir uma variedade de informações para atender às necessidades que mudam constantemente, dos responsáveis pelas decisões de toda a organização.

3 – Os novos usos da TI nas organizações

3.1 Sistemas de apoio a decisão

São sistemas de informação baseados no computador que oferecem informações interativas a gerentes e profissionais de negócios durante o processo decisório.

Os sistemas de apoio a decisão, usam: modelos analíticos, banco de dados especializados, opinião e percepção do próprio responsável pela decisão e um processo interativo de modelagem baseada no computador para apoiar a tomada de decisão empresarial semi-estruturada.

3.1 Sistemas de apoio a decisão - Exemplo

O gerente de vendas normalmente depende de sistemas de informações gerenciais para produzir relatórios de análise de vendas. Esses relatórios contem estatísticas de desempenho das vendas por linha de produto, vendedor, região e assim por diante. Por sua vez, o sistema de apoio a decisão também permite ao gerente de vendas visualizar de forma interativa o efeito das mudanças em diversos fatores (como despesas de promoção e compensação de vendedor) no desempenho das vendas. O sistema utiliza assim, diversos critérios (como estimativa de margem bruta e participação de mercado) para avaliar e classificar combinações alternativas de fatores de desempenho de vendas.

3.1 Dashboard (Painel de Instrumentos)

3.2 E-business x E-commerce

Primeiramente devemos parar de confundir e-business com e-commerce, baseado na afirmação que “e-business” significa negócio na internet, mas não é simplesmente a execução de vendas on-line. O e-business abrange várias ferramentas e recursos via web para promover e manter um negócio na rede.

O e-business engloba todas as atividades de uma empresa, é uma integração de atividades empresariais organizacionais que utiliza o sistema de informação e posteriormente a internet como meio de alcançar objetivos mercadológicos e comerciais.

Basicamente o e-business é composto pelo e-commerce e pelo e-service. O e-commerce é vender pela internet, venda feita entre empresas (B2B), ou venda realizada entre empresa e consumidor (B2C). O e-service é prestar serviços via web, podendo ser uma reserva em um hotel via e-mail, home banking, sites de busca, serviço de monitoramento de carga, sites da bolsa de valores, uma construtora que disponibiliza informações sobre o andamento de uma obra, construção de equipamento encurtando contatos com parceiros e clientes, etc.



O e-business (comércio eletrônico), engloba todo o processo de desenvolvimento on line, marketing, venda, entrega, atendimento e pagamento de produtos e serviços. A internet e as tecnologias relacionadas aos sites de comércio eletrônico na internet, funcionam como plataforma de negócios e tecnologias para mercado e comércio eletrônico e direcionadas a consumidores e empresas nas categorias básicas do comércio eletrônico empresa-consumidor (B2C), empresa-empresa (B2B) e (C2C) consumidor -consumidor.

São processos essenciais que deveriam ser implementados em todas as aplicações de comércio eletrônico. Tais como:

Controle de acesso e segurança

Personalização e Traçado de Perfil

Gerenciamento de busca

Gerenciamento de Conteúdo

Sistemas de pagamento

Notificação de Eventos


Exemplos:

B2C - empresa-cliente Sites de venda de produtos (Submarino, Americanas, Ponto Frio)

B2B – empresa-empresa (Licitação para produtos e serviços)

C2C – consumidor-consumidor (Negociação de produtos entre consumidores, ex: mercado livre)

3.3 Sistemas ERP

O sistema de gestão empresarial (ERP), é interfuncional e integra e automatiza muito dos processos empresariais internos de uma empresa, principalmente aqueles nas funções de produção, distribuição, contabilidade, finanças e recursos humanos.

Ele é a rede vital de informações da empresa, ajudando a companhia a obter eficácia, agilidade e pronto atendimento necessários para ser bem-sucedida em um ambiente empresarial dinâmico.

3.3 Sistemas ERP

Os software ERP é composto por módulos integrados que proporcionam à companhia visão interfuncional em tempo real de seus processos empresariais vitais, por exemplo de produção, processamento de pedido e vendas e de seus recursos, como: caixa, matéria prima, capacidade de produção e pessoal.

No entanto o processo de implementação adequada dos sistemas ERP é difícil e tem causado sérios prejuízos para algumas companhias, que subestimam o planejamento, o desenvolvimento e o treinamento necessários para readequação de novos processos empresariais e adaptá-los aos novos sistemas ERP.

Exemplos:

SAPTOTVSBAAN

3.4 SISTEMAS CRM

O gerenciamento de relacionamento com cliente é interfuncional, e integra e automatiza a interação com os clientes de uma empresa e muito dos processos de atendimento ao cliente em vendas marketing e serviços. O sistema CRM utiliza a tecnologia da informação para auxiliar muitas companhias que estão redirecionando a principal estratégia empresarial para o foco no cliente.

Os principais componentes da aplicação de CRM abrangem sistemas de controle de contas e contratos, vendas, marketing e atendimento, suporte e serviço ao cliente, e programas de fidelidade e retenção, todos dedicados como meta corporativa principal a ajudar a empresa adquirir, aprimorar e reter relaçoes lucrativas com clientes.

3.5 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO EXECUTIVA

O sistema de informação para executivos destina-se originalmente a apoiar as necessidades de informação estratégicas da alta administração de uma empresa.

Entretanto, a utilização desse sistema está disseminando-se entre os níveis inferiores da administração e entre profissionais de negócio.

O sistema de informação para executivos é fácil de usar e permite ao executivo recuperar informações personalizadas de acordo com as suas necessidades e preferências . Desse modo o sistema oferece informações para os executivos sobre fatores críticos de sucesso de uma companhia para apoiar as suas responsabilidades de planejamento e controle.

3.6 SEGURANÇA E QUALIDADE DA INFORMAÇÃO

Com o acesso à internet proliferando rapidamente, pode-se pensar que o maior obstáculo ao comércio eletrônico seria a largura da banda. Mas não é assim, o problema número 1 é segurança. E parte do problema está no fato de que a internet foi desenvolvida para interoperabilidade, não pra impenetrabilidade.



Responsabilidade ética nos negócios

Negócios e atividades de TI envolvem muitas considerações éticas. Princípios básicos de ética nos negócios e na tecnologia podem servir como diretrizes para profissionais de negócios quando lidarem com problemas de ética nos negócios que podem aparecer no enorme uso da TI em empresas e na Sociedade


Gerenciamento de Segurança

Uma das maiores responsabilidades de gerenciamento de uma empresa é garantir a segurança e qualidade de suas atividades empresariais capacitadas pela TI. Ferramentas e políticas de segurança podem assegurar a precisão, a integridade e a segurança dos sistemas e recursos de informação de uma empresa e, assim, minimizar erros, fraudes e perdas na segurança em suas atividades.


Componentes principais de um sistema de segurança da informação

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