Gestão de Aquisições e Contratações

Disciplina: Gestão de Aquisições e Contratações

Prof: João Carlos da Silva Junior

Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos

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O que é gerenciamento de projeto?

Um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único;

Temporário significa que um projeto tem um início e um fim definidos. Único significa que um projeto possui características que o tornam distinto de qualquer outro projeto;


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Alguns Tipos de Projetos

Desenvolver um novo produto/serviço Desenvolver / Adquirir um novo sistema de

informação Construir um prédio Construir um avião


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As 9 disciplinas no PMBOK

1. Gerência da Integração

2. Gerência do Escopo

3. Gerência do Tempo

4. Gerência do Custo

5. Gerência da Qualidade

6. Gerência dos Recursos Humanos

7. Gerência de Comunicação

8. Gerência dos Riscos

9. Gerência de Aquisição Planejamento da Aquisição Preparação da Aquisição Obtenção de Propostas Seleção de Fornecedores Administração dos Contratos Encerramento do Contrato


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Gerência das Aquisições

Planejamento da Aquisição Determina o que se contrata

Preparação da Aquisição Documenta os requisitos e fornecedores

Obtenção de Propostas Coleta as propostas dos fornecedores

Seleção de Fornecedores Escolhe a melhor proposta

Administração dos Contratos Gerencia o relacionamento com o fornecedor

Encerramento do Contrato Completa e liquida o contrato


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Planejamento da Aquisição

Quando identifica que as necessidades do projeto podem ser melhor atendidas através da contratação de produtos/serviços fora da organização do projeto.

Processo de adquirir os produtos necessários para atender as necessidades do escopo do projeto. Decide:

O que Como Quando Quanto Onde contratar


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Os projetos precisam de materiais, equipamentos, serviços de consultoria, treinamento, entre outros.

É composto de:

ENTRADAS

FERRAMENTAS e

TÉCNICASSAÍDAS


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1. Declaração do Escopo2. Descrição do produto3. Recursos para contratação4. Condições de mercado5. Saídas de outros planejamentos6. Restrições 7. Premissas

ENTRADAS

1. Análise Fazer x Comprar2. Avaliação Especializada3. Seleção do Contrato

FERRAMENTAS e

TÉCNICAS

SAÍDAS

1. Plano de Gerenciamento das Aquisições2. Declaração do trabalho3. Lições Aprendidas


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Análise Fazer x Comprar

Capacidade e tecnologia disponível internamente;

Preparo para a produção/execução interna;

Disponibilidade; Terceirização parcial x total; Tempo de produção interno x externo;


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Análise Fazer x Comprar


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Estabelece os tipos de contratos a serem usados; Define as ações que a equipe de gerenciamento de projetos poderá tomar

sozinha, se a organização executora possuir um departamento de aquisições, de contratações ou de compras;

Trabalha com documentos de aquisição padronizados, se forem necessários;

Gerencia os fornecedores; Coordena aquisições com outros aspectos do projeto, com elaboração de

cronogramas e relatório de desempenho (“status report”); Estabelecimento do formato a ser usado para a declaração do trabalho do

contrato;


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Avalia as restrições e premissas que podem afetar as aquisições planejadas;

Tratamento dos tempos totais necessários para comprar ou adquirir itens de fornecedores e sua coordenação com o desenvolvimento do cronograma do projeto;

Definição das datas agendadas em cada contrato para as entregas do contrato;

Coordenação com os processos de desenvolvimento do cronograma e controle;


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Declaração do Trabalho (SOW)

Descrever os itens necessários de compra; Deve ser elaborada de forma clara; Deverá conter:

Especificação Quantidade necessária Requisitos de qualidade Dados de desempenho Período de desempenho Local de trabalho Outros dados necessários


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Plano de Contratação

Documento de Aquisição Licitação, oferta, pedido de cotação – quando

a decisão for baseada em preço; Propostas – quando habilidades técnicas e

abordagens técnicas forem mais importantes; O modelo de contrato deverá ser entregue

junto com a Solicitação de Proposta; Em alguns casos as solicitações devem ser

publicadas;


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Critérios de Avaliação

Preço e formas de pagamento; Entendimento da proposta; Capacidade técnica; Capacidade de gestão; Capacidade financeira; Capacidade de produção; Referências de clientes anteriores; Direitos de propriedade do produto e intelectual;


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Seleção de Fornecedores

Critérios para pré-qualificação de fornecedores: Histórico de fornecimentos executados; Atestado/Comprovação de fornecimentos

similares; Instalações e recursos; Corpo técnico e administrativo; Balanços contábeis; Atestados jurídicos-financeiros.


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O que fazer com os pré-qualificados? Referências financeiras. Visita as instalações do fornecedor; Contato com clientes atuais e outros já

atendidos; Contato com os fornecedores do fornecedor;


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Premissas: O menor preço nem sempre corresponde ao

menor custo; As propostas devem ser separadas em duas

seções: técnica (quanto abordagem) e comercial (quanto ao preço);


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O que utilizo para avaliar? Propostas recebidas (Resposta a RFP) Critérios de avaliação (Já estabelecidos) Políticas internas

Tenho ferramentas ou técnicas? Negociação Sistemas de Ponderação Sistema de Triagem AHP (Analytical Hierarchic Process)


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Negociação

“Fulano, me ajuda ! Preciso fechar isso até dia 10/12 !!” (“Deadline”)

“Nem vem com essa, fui informado de que sua empresa será vendida até o fim da semana. Concluo que você vai precisar mostrar serviço pra ficar ... Me conceda logo esse desconto e fechamos agora ! (“Surpresa”)

“Sua proposta parece interessante, mas infelizmente não tenho autorização para fecharmos isso agora. Tenho que verificar esses termos com meu Diretor e voltamos a nos falar.” (“Tática para retardamento”)


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Negociação

“OK, vamos aguardar o Fulano voltar de férias, pois é ele quem dá a palavra final.” (+ retardamento)

“Veja bem, mês passado recebemos uma proposta para realização do mesmo tipo de serviço. O valor era 35% inferior a sua...” (Justo e Razoável)

“Pense comigo, não podemos dividir a equipe com parte da minha turma colaborando com a migração dos dados em conjunto com a sua turma?” (Raciocinar junto)


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AHP (Analytical Hierarchic Process)

Dr. Thomas Saaty (1970) – Objetivo: imitar a maneira que as pessoas pensam.


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AHP - Critérios


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AHP - Alternativas


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(Único Fornecedor x Vários)


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Tipos de Contratos

Contratos de Preço Fixo Contratos de Tempo e Material


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Contratos de Preço Fixo

Preço Fixo Firme Ex.: Pacote Fechado no valor de R$ 3.000.000,00

para desenvolvimento do sistema Preço Fixo com Incentivo

Ex.: Pacote Fechado no valor de R$ 2.000.000,00 com bônus de R$ 1.000.000 se entregar com 3 meses de antecedência, dentro das especificações do projeto.

Preço Fixo com Ajuste de Preço Ex.: Pacote Fechado no valor de R$ 3.000.000,00

anuais com correção anual pelo IGPM.


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Contratos de Preço Fixo


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Contratos de Tempo e Material

Baseado no custo unitário do tempo e do recurso utilizado. Ex.: Homem/Hora = R$ 200,00


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(Cuidados na redação)

Evitar uso de expressões vagas; Glossário preliminar; Casos reais...


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(Cuidados na redação) Testes

O requisito contratual era de que a empresa contratada deveria conduzir um mínimo de 15 testes para determinar as propriedades de uma nova substância. Para ter uma margem de segurança, esta empresa fez um orçamento prevendo a execução de 20 testes. Ao final do 15º teste, o cliente afirmou que os resultados não eram conclusivos e que um nova bateria de 15 testes deveria ser executada. O estouro de orçamento foi de U$ 40.000


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(Cuidados na redação) Água

A Marinha dos Estados Unidos adjudicou uma licitante numa concorrência pública cujo edital mencionava que o protótipo deveria ser testado “na água”. A empresa ganhadora realizou o teste do protótipo em uma piscina. Infelizmente, a definição de “água” da marinha norte-americana é o Oceano Atlântico... Isso custou à empresa executora U$ 1 milhão para transportar seus engenheiros e equipamentos de testes para o Oceano.


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(Cuidados na redação) Arejado

Uma empresa ganha um contrato cuja especificação afirma que as mercadorias devem ser transportadas pelo país usando contêineres “arejados”. A equipe do projeto selecionou um contêiner aberto na parte superior, de modo que o ar pudesse circular. Durante o transporte, o trem passou por uma área de chuvas torrenciais e as mercadorias se estragaram. O cliente afirma que queria contêineres “arejados” por baixo. Uma disputa judicial está atualmente decidindo quem deve ser culpado pela má interpretação da palavra “arejado”...


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Contrato

É o assentamento escrito e formal entre as partes, do escopo de trabalho necessário para produzir um serviço ou produto, que será integrante e necessário a um projeto. Um contrato é mais que a ratificação legal de acertos para uso em disputas judiciais, é garantia do perfeito entendimento das partes que nele assinam um compromisso de escopo e metas bem definidas.

(POSSI, 2004)


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Fases de negociação - Contrato

Protocolo (Protocol): são apresentadas as partes e é estabelecida a atmosfera de negociação;

Sondagem, Reconhecimento e Avaliação das Partes (Probing): os negociadores identificam os pontos de atenção, bem como os pontos fracos e fortes da outra parte;

Negociações ou Barganha (Scratch Bargaining): ocorre a real negociação e barganha de interesses e as partes fazem suas concessões;

Fechamento ou Encerramento (Closure): são fechadas e resumidas as posições finais e efetuadas as últimas concessões;

Acordo Final (Agreement): o acordo final é documentado;

(POSSI, 2004)


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Cláusulas Contratuais

É o que será contratado e onde será contratado. É a declaração do escopo do projeto transformada em “declaração do trabalho” (SOW) através da sua compilação face às premissas, restrições, condições de mercado, e a forma de gerenciamento a ser aplicada.

O objeto do contrato é integro, não se modificando ao longo do contrato (diferente do escopo).

(POSSI, 2004)


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Escopo e Fornecimento (Contratante) Como vai funcionar o serviço; Materiais; Equipamentos; Informações Técnicas; Planos de Execução; Cronogramas de Desenvolvimento;


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Escopo e Fornecimento (Contratada) Plano de Trabalho; Pessoal Envolvido; Expectativa de Conclusão; Riscos;


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Denominação e Qualificação das Partes Devem assinar o contrato pessoas habilitadas

para este fim, constando em Contrato Social, Estatuto ou Assembléia. As procurações só podem ser fornecidas por aqueles que têm poderes dentro de uma organização e devem ser apresentadas e anexadas ao contrato


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Considerandos Essas cláusulas são utilizadas para delimitar

parâmetros dentro de uma relação Obrigações

Dependem de cada tipo de contratação. Aquele que contrata tem o dever de colocar as obrigações da contratada e, por outro lado, a contratada deve analisá-las


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Preços Deve-se levar em conta alguns conceitos básicos quando da

terminologia a ser utilizada, seus preceitos e formas de tributação: PREÇO: em contra-prestação de fornecimento de produtos ou serviços; ROYALTY: há a transferência de tecnologia entre as partes do contrato.

Nesse caso não há o pagamento de impostos. LICENÇA: valor pago pelo uso consentido de um produto. Não há a

transferência de tecnologia, só a licença para uso do produto.

Tributos O tipo de tributação está diretamente vinculado ao tipo de

negócio. Identificar a corretamente a incidência dos tributos é essencial na Gestão das Aquisições em Projetos


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Faturamento Não é pagamento e vem acompanhado de documento, de recibo

de despesas. FATURA: é o documento que acompanha a mercadoria; NOTA FISCAL: é o documento que obriga o cliente a pagar imposto. ATIVIDADE DE FATURAMENTO: está ligada a cronogramas e eventos

físicos do projeto; GLOSA: cancelamento ou recusa, parcial ou total, que ocorre quando se

entrega um produto ou serviço em partes menores (deliverables) e a fatura traz valores inteiros ou de todo o conjunto;

ATRASO E MULTAS: é a sanção contratual quando há inadimplência no contrato, na questão ligada ao pagamento. Esse termo é utilizado nos atrasos de pagamento (financeiro) ou atrasos de execução de serviços ou entregas (físico);


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Confiabilidade / Privacidade Sempre que houver uma informação ou

conhecimento sigiloso a ser manipulado, essa cláusula deve existir para garantir a ciência do contratado do valor e da importância do trabalho a ser realizado;


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Propriedade de documentos Não havendo essa cláusula todos os documentos

gerados em um projeto pertencem ao contratante. Deve ficar claro quais os documentos serão de propriedade comum e quais serão exclusivos de algumas das partes ao final do contrato;


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Caso Fortuito / Força Maior Nenhuma das partes será responsabilizada pelo

não cumprimento das obrigações (Guerra, Forças da Natureza – Terremoto...)


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Garantias e Responsabilidades FINANCEIRAS: são seguros feitos para garantir o

pagamento. A necessidade desses seguros são avaliadas a partir de alguns quesitos – a empresa tem tradição no mercado; não tem títulos protestados quando se está contratando; tem um bom comportamento no mercado;

TÉCNICAS


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Vigência e Prazo É a validade do contrato, que se inicia com a

assinatura do mesmo até a finalização de todas as tarefas (obrigações) desse contrato;


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Disposições Transitórias Outras informações que não tem lugar específico,

tais como: quem representa a empresa, onde apresentar os documentos e cobrança, o local de entrega de produtos e documentações, como é feita a troca de documentações, etc.



Resolução, Terminação e Rescisão RESOLUÇÃO: determina a falta de capacidade

de continuidade de um contrato, ou seja, as partes não têm mais condição de contratar. A Resolução é bilateral, não possui ônus.

TERMINAÇÃO: é o direito de uma parte terminar o contrato a qualquer tempo.

RESCISÃO: é quando se termina o contrato por algum motivo justo, ou seja, alguém não respeitou as condições comerciais;

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Leis aplicáveis Tem de se tomar conhecimento das Leis que

estão sendo aplicadas em contratos. Elas determinam a forma de dirimir conflitos;

Vias de contratos As partes envolvidas têm de possuir cópias

idênticas que assinadas, são originais, além da necessidade de testemunhas;


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Gestão de Contratos

Assegura que o desempenho do fornecedor está adequado aos requisitos contratuais, observando os seguintes aspectos: Aspectos técnicos; Aspectos financeiros; Prazos; Aspectos legais; Aspectos Humanos.

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FLUXO DE UMA AQUISIÇÃO

CLIENTE

FORNECEDOR A

FORNECEDOR B

FORNECEDOR N

RFP – Request For Proposal

O que é uma RFP?

Request For Proposal. É uma solicitação de propostas feitas pelo comprador, que elabora sua especificação técnica e apresenta para os fornecedores, para a contratação de serviços especializados.

Seu objetivo é identificar um ou mais fornecedores que atendam as necessidades do comprador no fornecimento dos bens e serviços requeridos, oferecendo o melhor nível de qualidade possível.

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