Rio, 01/12/06.

Gestão de Bens Patrimoniais

1.0 - Objetivos2.0 - Atividades3.0 - Conceitos

1.0 – Objetivos

Este setor tem como objetivo manter registros atualizados dos bens imobilizados da empresa, com todos os dados, tais como:

Descrição do bem – a nomenclatura (nome do objeto) do bem e uma descrição sucinta (resumida e objetiva) do bem;

Valor – preço que custou o item para a empresa; Data da aquisição – data que o material entrou na empresa; Reavaliações, depreciações, controle de exaustões; Departamento e setor locado – onde está locado.

A administração patrimonial compreende uma seqüência de atividades que tem seu inicio na aquisição, ou seja, na compra daquele item, e termina quando o bem for retirado com a devida baixa, do patrimônio da instituição por diversos motivos, dos quais podemos citar: depreciação, obsolescência, doação, baixa por inservível, entre outras.

Após o recebimento do item, inicia-se o processo de classificação para o devido registro e posterior distribuição. O processo de classificação consiste em: identificar, codificar (atribuir um número a este item) e catalogar (gerar um documento onde reúna todos os itens patrimoniais da empresa).

2.0 – Atividades

As atividades do setor de administração de bens patrimoniais tem como principais atividades os seguintes:

1º Manter atualizados os registros patrimoniais;2º Emplaquetar os bens;3º Manter atualizados e organizados os arquivos: cadastro de bens patrimoniais, cadastro de fornecedores, cadastro de centro de custo, cadastro de classificação fiscal, cadastro de localização do bem, cadastro de estado do bem, calculo de depreciação, manutenção do bem patrimonial.

A partir dos cadastros acima citados são emitidos os seguintes relatórios:

-Relatório dos movimentos (quando se movimenta um bem de setor para o outro);-Relatório dos bens patrimoniais;-Relatório de identificação dos centros de custo;-Relatório da classificação contábil-fiscal;-Relatório da localização do bem;-Relatório do estado do bem (como ele se encontra).

4º Responder pelo setor.

3.0 – Conceitos

O setor de administração de patrimônio normalmente é subordinado à chefia administrativa e tem as seguintes atribuições:

1ª Planejar,coordenar,executar e avaliar as atividades de administração dos bens patrimoniais, efetuando o registro, o cadastramento e controle físico dos mesmos, bem como zelar pela sua guarda e ainda conservação e manutenção de tais itens;

2ª Gerenciar o depósito de bens patrimoniais e sistematizar seu relacionamento com os clientes;

3ª Realizar licitações visando à alienação (transferência do domínio de uma coisa para outrem) e aquisição de materiais, bens móveis e contratação das diversas modalidades de licitação, coordenando todas as etapas até a efetiva conclusão do processo com a emissão dos contratos de aquisição e ainda providenciando a emissão das correspondentes notas fiscais no caso de alienação de bens;

4ª Organizar e manter os registros e documentos relativos aos processos de compra, venda e contratação de serviços;

5ª Executar e articular as atividades de venda dos bens imprestáveis da empresa;

6ª Orientar, acompanhar, fiscalizar e avaliar a elaboração de inventários de bens permanentes e de consumo;

7ª Identificar os bens inservíveis, obsoletos e sem utilização, objetivando aliená-los ou disponibiliza-los para outros setores da empresa;

8ª Supervisionar e controlar, escrituralmente os bens não sujeitos aos registros patrimoniais;

9ª Programar e supervisionar o sistema de vigilância e segurança patrimonial;

10ª Executar os serviços de administração dos contratos dos bens.

Rio, 08/12/06

Gestão de Bens Patrimoniais

Manual de Procedimentos

1. Objetivo:

Auxiliar os usuários na operacionalização do sistema de patrimônio, estabelecendo a sistemática para processamento das atividades referentes ao cadastro, marcação, movimentação e controle físico dos bens móveis e semoventes (animais selvagens domesticados).

2. Campo de aplicação:

Aplica-se a todas as unidades (aonde vai ser aplicado esse manual).

3. Competência:

As competências da divisão de patrimônio, são definidas no manual de procedimentos.

4. Definições:

São as seguintes definições dos termos utilizados neste manual de procedimentos:

ACERVO – é o conjunto de bens patrimoniais existentes em uma empresa; SEMOVENTES – são os animais selvagens domesticados ou animal doméstico; CADASTRO – conjunto de dados relativos aos bens patrimoniais; CARGA – é a efetivação da responsabilidade pela guarda e/ou uso do material pelo seu consignatário; CESSIONÁRIO – é aquele que aceita a ação (ceder) (é o responsável); COMODATO – é o empréstimo gratuito de material, que deverá ser restituído no tempo convencionado. Normalmente é material não fungível; FUNGÍVEL – material que se consome com o 1º uso; CONSIGNATÁRIO – é aquele que recebe em consignação o equivalente do que lhe é devido; COTEJAR – comparar e marcar; INTANGÍVEL – que não se pode tocar; LONGEVIDADE – longa vida; MATERIAL PERMANENTE – é aquele pela própria natureza é característica de duração e valor que deva integrar o ativo imobilizado (ativo fixo); OBSOLETO – que caiu em desuso (antiquado); REGISTRO PATRIMONIAL – é o conjunto de operações que tem por finalidade fixar no bem o seu registro de identificação.

5. Bens Patrimoniais:

É considerado bem patrimonial todo aquele que é destinado à manutenção das atividades.Os bens patrimoniais são considerados por suas características e atributos, bens de consumo, móveis, imóveis e semoventes. Todo bem patrimonial móvel é classificado como material permanente, inclusive os livros, mapas e assemelhados, que por sua característica própria tenham duração superior a dois anos.

OBS.: Para efeito de classificação de despesas, considera-se material permanente o de duração superior a 2 anos- lei nº4020 artigo 15 parágrafo 2º de 17/03/1964.É considerado ainda, material permanente, o semovente com as seguintes características; a) animal destinado ao trabalho agrícola(boi, jegue, animais que usem cela ou puxam carroça); b) animal utilizado para reprodução, bem como o destinado a inseminação artificial.

Não será suprimido o controle sobre objeto de inegável, notória, insofismável (inquestionável) valor de natureza artística, cívica, cultural, documental ou histórica em face de impossibilidade de cotejar esse valor intangível com o do risco, na perda do material.

6. Origem:

O acervo é composto pelos bens da empresa e tiveram sua origem através de:

a) aquisições;b) doações;c) produções próprias;d) convênios.

7. Incorporação:

A incorporação de materiais é feita pelo seu tombamento, ato pelo qual, através do registro cadastral, a divisão de patrimônio faz a sua inclusão no acervo.A incorporação de material permanente oriundo de doação, bem como o controle sobre materiais de convênio e/ou contrato será feito com base no documento da origem, onde deverá constar a descrição quantitativa e qualitativa do material.Qualquer material permanente somente será recebido em doação e incorporação do acervo, mediante documentação comprobatória e devidamente autorizada pela divisão de patrimônio, que será informada sobre a conveniência e economicidade da aceitação.A incorporação em carga patrimonial do material permanente produzido, será realizada à vista do processo regular, co base em documentação contendo à apropriação de custos feita pela unidade produtora ou, a falta deste, na valoração e efetuada por comissão especial, designada para este fim.

Nota: toda empresa é dividida em centros de custo.O valor deste material permanente produzido, será igual a soma dos custos estimados para matéria prima, mão-de-obra, desgaste dos equipamentos, energia consumida na produção, etc.

Os materiais permanentes recebidos em comodato terão o controle patrimonial semelhante aos do acervo.

8. Identificação Física:

Os materiais permanentes são identificados através de registro numérico denominado registro patrimonial.A identificação do registro patrimonial do material permanente é feita através de fixação de chapa metálica com cola de etiqueta, gravação, carimbo ou marcação a tinta.O registro patrimonial do material bibliográfico, é feito através de carimbos ou etiquetas.O registro patrimonial do semovente é feito mediante a colocação de brinco.A fixação de chapa será feita por rebites, exceto nos casos em que o material não possa ser perfurado, quando a mesma deva ser feita através de cola.A identificação do material, sempre que possível deverá ser feita observando-se os seguintes critérios:

a) protegida das temperes (chuva, sol, vento);b) discreta, mas de fácil visualização;c) padronização da colocação em materiais da mesma espécie;d) apor o mais próximo possível da identificação do fabricante do material.

Rio, 12/01/2007.

9. Transferência e Responsabilidade:

9.1 – Transferência é a seção de material permanente entre os setores da empresa e conseqüente substituição da responsabilidade pela detenção da carga.

9.2 – A transferência de material permanente poderá ser provisória ou definitiva.

9.2.1 – A transferência provisória se dará quando o material sair, temporariamente para conserto ou empréstimo entre setores da empresa.

9.2.9 – A transferência definitiva se dará quando o material não retornar mais para o cedente,incluindo os casos em que o material é recolhido por obsoletismo, ociosidade ou por impossibilidade ou inconveniência de recuperação.

9.2.3 – Toda transferência definitiva de carga e material permanente deverá ser objeto de registro do departamento patrimonial.

9.3 – A transferência de material permanente feita entre unidades distintas da empresa, deverá ter a anuência (concordância) dos respectivos dirigentes.

9.4 – Para toda transferência de materiais permanentes ou a transferência provisória deve ser utilizado o formulário de transferência.

9.5 – Todo procedimento necessário para execução e controle dos materiais transferidos será efetuado pelo cedente.

9.6 – Para transferência provisória a título de conserto, deverá ser utilizado um formulário próprio.

9.7 – A responsabilidade sobre o material permanente é assumida pelo detentor da carga patrimonial, através da assinatura do TERMO DE RESPONSABILIDADE.

9.8 – Independente da assinatura do TR é obrigação de todos a quem tenha sido confiado o material para guarda ou uso, zelar pela sua boa conservação e diligenciar no sentido da recuperação daquele que sofrer avaria e, por assim dizer, todo colaborador da empresa poderá ser chamado à responsabilidade por qualquer irregularidade ocorrida com o material que lhe for confiado.

9.9 – O material fica sob a responsabilidade gerencial da chefia de cada órgão.

9.10 – O detentor de carga patrimonial poderá emitir termos co-responsabilidade para os demais colaboradores usuários de materiais permanentes, quando achar conveniente.

9.11 – Todo detentor de carga patrimonial,poderá emitir, ao deixar sua função, documento em caráter particular para se resguardar de futuras reclamações.

9.12 – A qualquer tempo será cobrada a responsabilidade decorrente dos dispositivos previstos na legislação em vigor.

9.13 – Será atribuído um prazo (recomendável 10 dias úteis para passagem de responsabilidade e, o novo detentor da carga terá o mesmo prazo para dar recebimento e o devido encaminhamento do TR).

9.13.1 – A passagem de carga patrimonial deverá ser feita, obrigatoriamente, a vista da verificação física de cada material permanente.

9.13.2 – A não transferência de responsabilidade nos prazos previstos no item 9.13, levará o novo chefe do setor a ser co-responsável pelos bens existentes, razão pela qual o que sai e o que assume, passarão a ser responsáveis pelos bens.

10. Reposição e Ressarcimento:

10.1 – É dever de todo colaborador comunicar, imediatamente, ao detentor da carga, qualquer irregularidade ocorrida com os materiais permanentes entregues aos seus cuidados.

10.2 – O documento básico para a averiguação de irregularidade será emitido pelo detentor da carga que faria a comunicação por escrito de maneira circunstanciada a chefia do setor.

10.3 – A não comunicação da irregularidade implicará na responsabilização do consignatário (usuário do material) independente de qualquer outra providência.

10.4 – Com a comunicação, o setor de patrimônio poderá, após a avaliação da ocorrência:

a) a concluir que a irregularidade decorreu do uso normal ou de outros fatores que não dependeram da ação do consignatário ou usuário, e assim, solicitar à solução que couber;

b) identificar de imediato, o (os) responsável (eis) pela irregularidade, sujeitando (os) as providências constantes do item 10.6.

10.5 – Nos casos de avarias ou perdas das características ocasionadas pelo consignatário ou usuário, será designada comissão especial para apuração da irregularidade, que fará relatório abordando os seguintes tópicos:

a) a ocorrência e suas circunstâncias;b) estado em que se encontra o material;c) valor do material praticado no mercado;d) possibilidade de recuperação do material, em caso negativo, se há partes a serem aproveitadas;e) sugestões para o destino a ser dado ao material;f) grau de responsabilidade da pessoa (s) envolvida (s).

10.6 – Caracterizada a existência de responsáveis pela irregularidade ficará (ão) esse (s) responsável (eis) sujeitos, conforme o caso e, além de outras penas cabíveis que forem julgadas:

a) arcar com as despesas de recuperação do material;b) substituir o material por outro com as mesmas características;c) indenizar em dinheiro esse material.

10.7 – Quando não for identificado o responsável (eis) pelo desaparecimento ou dano do material, após esgotar a possibilidade de solução através de consignatário, será aberta uma sindicância para apurar a responsabilidade pelo fato.

10.8 – O ressarcimento ou reposição do material deverá ser feito dentro de um prazo estipulado pela direção da empresa (sugere-se 30 dias).

10.9 – Nos casos de roubo, sendo de imediato notado indícios do fato, a seção de segurança deverá ser comunicada, para que seja efetuado o laudo da ocorrência.

10.9.1 – Caberá a seção de segurança acionar, a autoridade de segurança pública todas as vezes que houver indícios de roubo.

Rio,19/01/2007.

11. Conservação e Recuperação

11.1 – É obrigação de todos a quem tenha sido confiado o material para guarda ou uso, zelar pela sua conservação e diligenciar no sentido da recuperação daquele que for avariado.

11.2 – Com o objetivo de minimizar os custos com a conservação e reposição de material do acervo da organização, os detentores e/ou usuários deverão solicitar manutenção preventiva e manutenção corretiva dos materiais considerados de uso permanente visando o seu melhor desempenho e maior longevidade.

11.3 – Todo material permanente será encaminhado à divisão de manutenção, para conserto mediante preenchimento de um formulário desenhado especificamente para este procedimento, normalmente é chamado SOLICITAÇÃO DE SERVIÇO. O chefe da divisão de manutenção assumirá, temporariamente a responsabilidade sobre todo e qualquer material que seja transferido para sua divisão.

11.3.1 – O documento utilizado no encaminhamento de material permanente para ser consertado por terceiros, também deverá ser providenciado pela divisão de manutenção, com no mínimo 2 vias e contendo os seguintes dados:

a) identificação do material permanente, com uma breve descrição do material, constando marca, tipo, modelo, ficha patrimonial, nº de série e nº de estoque;

b) identificação da empresa prestadora do serviço, constando endereço, telefone, setor e responsável pelo transporte do material;

c) declaração de responsabilidade pelo material assumida pela prestadora de serviço.

11.4 – A recuperação do material permanente somente será viável se a despesa com tal conserto for orçada em no máximo 50% do seu valor de mercado.

11.5 – Nenhum material poderá ser desmontado para utilização de partes ou descaracterizado sem a prévia autorização da divisão de manutenção, que por sua vez deverá ter a anuência da autoridade competente.

11.5 – Será responsabilizado o colaborador que descumprir o item anterior.

12. Baixa:

12.1 – A baixa do material permanente é o cancelamento de seu registro no cadastro de matérias patrimoniais da empresa.

12.2 – A baixa do material permanente será proposta pelo detentor da carga patrimonial e/ou pela divisão de manutenção. A baixa pode ser decorrente de:

a) extravio ou roubo;b) perecimento normalmente por dano ou sinistro;c) obsolescência;d) cessão ou doação;e) alienação (venda).

12.3 – O processo de baixa deve ser precedido, no que couber, dos seguintes passos:

a) promoção de diligências administrativas cabíveis;b) constatação através de laudo técnico, de que o material se encontra sem condições

de uso, ou seja, inservível;c) análise e parecer da comissão especifica, designada pela autoridade competente.

12.4 – A divisão de manutenção de posse do parecer da comissão, solicitará ao responsável pela divisão de manutenção,a autorização para executar os procedimentos de baixa.

12.5 – Os matérias permanentes para baixa, deverão ser considerados genericamente inservíveis para o uso a que se destinam, e assim sendo serão considerados como:

a) ocioso;b) anti-economico (manutenção muito onerosa);c) irrecuperável.

12.6 – Os materiais que se enquadrarem no item anterior poderão ser cedidos a outros órgãos que deles necessitem.

12.7 – A baixa de semoventes será feita com base em laudo técnico devidamente instruído emitido por servidor credenciado.

12.8 – A doação de material presentes, razão de interesse social, será efetuada pela empresa após avaliação de sua oportunidade e conveniência, relativamente à escolha de outra forma de alienação, em favor de outras empresas, órgãos ou entidades, como a seguir indicados:

a) ocioso ou recuperável;b) anti-economico;c) irrecuperável.

12.9 – A baixa do material alienado, após o recolhimento financeiro junto à tesouraria.

12.10 – A avaliação do material para alienação será feita de conformidade com os preços atualizados e praticados no mercado.

12.11 – A venda normalmente será efetuada mediante concorrência, leilão ou convite,nas seguintes condições:

Por concorrência – em que será dada maior amplitude à convocação, para material avaliado, isoladamente ou em lotes, em quantia superior à estabelecida na determinação legal vigente à época da reavaliação da alienação;

a) Por leilão – processado por leilão dirigido em leiloeiro oficial;

b) Por convite dirigido à pelo menos 3 pessoas jurídicas do ramo pertinente ao objetivo da licitação ou pessoa física, preferencialmente não sendo colaborador da empresa.

12.11.1 – A administração poderá optar pelo leilão nos casos em que couber convite e em qualquer caso, pela concorrência.

12.12 – O material deverá ser distribuído em lotes de:

a) Um objeto – quando se tratar de veículos, embarcação ou material cuja avaliação global seja superior ao valor estabelecido pela determinação legal;

b) Vários objetos – preferencialmente homogêneos quando a soma da avaliação de seus componentes, for igual ou inferior ao valor estabelecido na determinação legal;

12.13 – Os valores estabelecidos para a alienação, serão definidos em função do preço de mercado.

12.14 – A alienação de material poderá ser dispensada de licitação, quando for revestida de justificável interesse, em caso de doação ou quando para atendimento ao interesse social.

12.15 – A publicidade para os certames licitatórios será assegurada com publicidade em jornais de grande circulação.

12.16 – Os prazos para realização dos certames (data de publicação até o fechamento), contatos da 1ª publicação serão de no mínimo.

a) 30 dias para concorrência;b) 15 dias para leilão;c) 3 dias úteis para convite.

12.17 – Quando não houver interessados a licitação, o procedimento será reexaminado,com o objetivo de detectar as razões do desinteresse;

12.18 – A permuta com particulares poderá ser realizada sem licitação de valor, desde que as avaliações dos lotes sejam coincidentes e aja interesse mútuo.

12.18.1 – No interesse público, devidamente justificado, o material disponível a ser permutado poderá entrar como parte do pagamento de outro a ser adquirido.

Rio, 26/01/2007.

13. Inventário Físico

13.1 – É o instrumento de controle para verificação dos materiais permanentes em uso nas diversas unidades e setores da organização.

13.2 – O inventário, realizado para conferência física dos bens patrimoniais com carga patrimonial, visa:

a) Confirmar a atribuição da carga e a sua real localização, identificando o setor onde o bem patrimonial se encontra;

b) Manter atualizado o controle dos bens e seus registros;

c) Apurar a ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade.

13.3 – O inventário pode ser:

a) Anual – com a finalidade de comprovar a quantidade e o valor dos materiais permanentes existentes por ocasião do encerramento do exercício fiscal;

b) Eventual – realizado em qualquer época por iniciativa do detentor da carga, com o objetivo de fiscalizar os bens patrimoniais;

c) Transferência de responsabilidade – realizada quando houver substituição de chefias, desativação, junção ou desdobramento de setores.

13.4 – O inventário será efetuado por comissão direcionada para este fim, composta de no mínimo 3 membros, a qual compete:

a) Efetuar o inventário da área correspondente dando conhecimento aos respectivos detentores da carga patrimonial, das ocorrências identificadas;

b) Solicitar a unidade inventariada ou detentor da carga, quando for o caso, técnicos ou mesmo funcionários conhecedores dos materiais, visando facilitar a sua localização e sua identificação;

c) Elaborar o relatório final do inventário, citando todas as ocorrências verificadas e encaminhá-lo ao setor de bens patrimoniais, com cópia para o responsável ou detentor da carga.

13.5 – A comissão de inventário deverá atentar para que todo material esteja efetivamente sobre a responsabilidade de algum funcionário.

Exercícios:

Imagine-se trabalhando como gestor de bens patrimoniais e o auditor lhe faz os seguintes questionamentos:

1) Qual o objetivo principal do setor?

Resp.: Este setor tem como objetivo manter registros atualizados dos bens imobilizados da empresa, com todos os dados (descrição dos bens, valor data da aquisição, reavaliações, depreciações, controle de exaustões).

2) O que é tombamento do bem?

Resp.: Conservar o original, sem modificações. Não poderá ser negociado, vendido.

3) O que é alienação do bem?

Resp.: É a venda do bem patrimonial. (negociado)

4) Defina baixa de um bem.

A baixa do material permanente será proposta pelo detentor da carga patrimonial e/ou pela divisão de manutenção. A baixa pode ser precedida de: extravio ou roubo; perecimento; obsolescência; alienação, etc.

5) Quais são os principais motivos da baixa de um bem. Como deverá ser esse processo?

Resp.: Os mais comuns são extravio ou roubo; perecimento, que significa o desgaste natural por uso ou tempo; obsolescência, quando o equipamento é ultrapassado por outro; alienação, é a venda; doação; serviços sociais.

6) Quais dados do bem são fundamentais pra um perfeito registro?

Descrição do bem, nome do objeto (nomenclatura); valor (preço que custou para a empresa); data de aquisição; departamento onde está locado o produto.

7) Exemplifique bens plaquetaveis e não plaquetaveis.

Resp.: Plaquetaveis – carros, móveis (mobília), semoventes entre outros. Não plaquetaveis – maioria dos bens de consumo (caneta, lápis, detergente).

8) Quais os objetivos de um inventário de bens patrimoniais em uma empresa.

Resp.: Inventário físico é o instrumento de controle para verificação de materiais permanentes nas diversas unidades e setores da organização . Conferência física dos bens patrimoniais.

9) Entre os inventários anual e eventual, qual você adotaria e porquê?

Resp.: Eventual, para dar suspense aos funcionários quando será feita a contagem, inibe qualquer irregularidade que possa ocorrer no decorrer do ato.

10) Descreva em 4 linhas a importância do técnico administrativo atuando na área de bens patrimoniais.

Resp.: É fundamental para o técnico ter a noção de como é feita a contagem, as responsabilidades dos setores em manter todos os bens em estado de uso. O administrador tem que dominar essa área.

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