Gestão de compras e Compras no serviço público

Prof. Antonio Marcos Montai Messias | Administração de Rec. Materiais e Patrimoniais II | 4° Termo1

Administração de Recursos Materiais e

Patrimoniais II

FUNDAÇÃO GAMMON DE ENSINOFaculdade de Ciências Gerenciais


Gestão de Compras

Atribuições e funções básicas

A organização do setor de compras

Modalidades de compras e contratações

Cadastro e seleção de fornecedores

Softwares no processo de compras

Conduta ética em compras

Aquisição de recursos patrimoniais

Aquisição de empreendimentos e equipamentos

Compras no Serviço Público

Legislação específica

Licitações públicas

Modalidades e limites

Compras eletrônicas

Noções de almoxarifado e recebimento de materiais

Sumário


Gestão de compras

Gestão de compras:

- assunto estratégico;

- centro de lucros.

Valor total c/ compras: de 50% a 80% da renda bruta



Compras pode ser conceituada como a atividade de procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessário, a um preço justo, para o funcionamento, a manutenção ou a ampliação da empresa.



O ato de comprar inclui as seguintes etapas:

1.Determinação do que, de quanto e de quando comprar;

2.Estudo dos fornecedores e verificação de sua capacidade técnica, relacionando-os para consulta;

3.Promoção da concorrência, para a seleção do fornecedor;

4.Fechamento do pedido, mediante autorização do fornecimento ou contrato;

5.Acompanhamento ativo durante o período entre o pedido e a entrega;

6.Encerramento do processo, após o recebimento do material, controle da qualidade e da quantidade



Figura : Amplitude da compra (VIANA, 2006)

Pedido de Compra

Negociação Julgamento

Processamento de Compra

Cadastro de Fornecedores

Concorrência

Adjudicação do Pedido

Diligenciamento (Follow-up) Recebimento


Organização do setor de compras

Considerando alguns princípios fundamentais e outros complementares a estrutura funcional do Setor de Compras de uma empresa seria esta:

Processamento

Compras


Compras locais Compras por importação

Diligenciamento (Follow-up)

Figura: Organograma do Setor de Compras (VIANA, 2006)



Cadastro de fornecedores

Responsável pela qualificação, avaliação e desempenho de fornecedores de materiais e serviços.

Processamento

Responsável pelo recebimento dos documentos referentes aos pedidos de compra e montagem dos respectivos processos.



Compras Locais

É responsável pelas atividades de compras locais, ou seja compras efetuadas no Brasil.

Compras por Importação

É responsável pelas atividades de compras efetuadas em outros países. Dependendo da empresa, este órgão pode ou não estar estruturado.

Diligenciamento (follow-up)

Visa garantir o cumprimento das cláusulas contratuais, em especial quanto aos prazos de entrega, acompanhando, documentando e fiscalizando as encomendas pendentes, observados os interesses da empresa.


Os procedimentos de compras

As principais fases do fluxo básico da compra envolvem:

a.Preparação do processo

b.Planejamento da compra

c.Seleção de fornecedores

d.Concorrência

e.Contratação

f.Controle de entrega


Os procedimentos de comprasF

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Elaboração de Condições Gerais

Planejamento de compra

Preparação dos processos

Avaliação

Análise dos Fornecedores

Seleção de fornecedores

Concorrência

Início



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06)

Contrato de Longo PrazoContratação

Negociação

Encerramento do Processo

Autorização de Fornecimento

Diligenciamento

Recebimento

Fim


Perfil do comprador

Comprar é uma arte.

O padrão atual exige que o comprador possua qualificações, demonstrando conhecimentos dos procedimentos a serem adotados, das características dos materiais, bem como da arte de negociar, essencial na prática das transações.


Modalidades de compras

Compra normal

Procedimento adotado quando o prazo for compatível para obter as melhores condições comerciais e técnicas na aquisição de materiais.

Compra em emergência

Acontece quando a empresa falha na elaboração do planejamento ou no atendimento de necessidade oriunda de problemas operacionais.



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Emite Pedido de compra em emergência

Registro e Controle

Questionamento de emergência

Início

Usuário

Pedido de compra em emergência

Setor de compras

Emergência aceita?

Retirada do material no fornecedor

Procura do material por fax, telefone ou pessoalmente

Confirmação da compra com o fornecedor

encontrado

Fim

Recebimento

Encerramento do Processo

N

S


Formas de comprar

Por meio de concorrências repetitivas

Procedimento adotado para os pedidos de compra, independentemente da análise do comportamento periódico em que acontecem. Podem ser inconstantes ou constantes.

Por meio de contratos de longo prazo

Procedimento adotado para fornecimento de materiais de consumo regular, com vigência por determinado período de tempo, para entregas parceladas, por meio de autorização.


Manual de compras na iniciativa privada

É instituído na maioria das grandes empresas.

O manual define o alcance da função de compra e seus métodos, servindo de orientação da política de compras da empresa, e norteando e delimitando as atribuições e responsabilidades do comprador.



O cadastro de fornecedores tem as atribuições de qualificar e avaliar o desempenho dos fornecedores de materiais e serviços.

Pesquisa e desenvolvimento de

fornecedores

Classificação

Avaliação cadastral

Avaliação de Desempenho

Figura: Amplitude do cadastro de fornecedores (VIANA, 2006)

Inspeção- Qualidade

Usuário- Qualidade- Teste

Mercado

Compras- Prazo - Preço

Gerenciamento de informações

1. Direcionamento correto das aquisições

2. Não-exclusividade

3. Mercado nacional

ResultadosAção



Premissas do cadastro de fornecedores

Qualidade – preço - prazo

Figura: As premissas do cadastro de fornecedores (VIANA, 2006)


Qualidade

PrazoPreço



Critérios de cadastramento:

Critérios políticos

São definidos pela administração da empresa.

Critérios técnicos

Envolvem as carências de abastecimento, na procura de desenvolvimento de novas alternativas de fornecimento, visando, por exemplo, evitar a exclusividade.

Critérios legais

Aplicados às empresas estatais, autárquicas e do serviço púbico



Procedimentos para cadastramento:

Fase inicial – análise preliminar

Consiste na análise sumária e rápida dos documentos apresentados pelo interessado no cadastramento.

Análises Social,Econômico-Financeira e Técnica Preliminar

Fase final – análise complementar

Consiste na análise complementar para as empresas aprovadas na fase preliminar, a qual definirá ou não o registro.

Análises Jurídica e Técnica Conclusiva



Planilha de qualificação técnica e Aprovação do cadastro

A planilha de qualificação técnica facilita a tabulação dos critérios anteriormente analisados, visando determinar a qualificação referente ao conceito técnico do fornecedor em análise.

Exemplos:

Planilha sumária para qualificação técnica

Pontuação para itens avaliados

Decisão final da avaliação



Classificação de fornecedores

As empresas cadastradas são classificadas consoante a classe de materiais de sua linha, originando os grupos de compra, que visa facilitar o processo de seleção dos fornecedores para a concorrência.



Seleção e avaliação de fornecedores para a concorrência

A seleção de fornecedores pode ser entre 3, 5 ou 7 fornecedores cadastrados, segundo critérios da empresa.

A avaliação constante e sistemática dos fornecedores quanto ao desempenho de seus fornecimentos, é realizada por meio dos critérios:

a.Desempenho comercial;

b.Cumprimento de prazos de entrega;

c.Qualidade do produto;

d.Desempenho do produto em serviço.

Exemplo: Ficha de ocorrência cadastral



Experiência do Metrô de São Paulo no cadastro de fornecedores

Leitura, discussão e resolução dos exercícios da página 211.


A concorrência na aquisição de materiais

A concorrência é o procedimento inicial para a aquisição de materiais e serviços, por meio de consulta formal ao mercado, compreendendo:

a.a expedição de consulta aos fornecedores,

b.abertura,

c.Análise,

d.e avaliação de propostas.

A formalização se dá com a coleta de preços e outras informações junto aos fornecedores interessados.



Modalidades de coleta de preços

Coleta de preços normal

Adotada na maioria das compras para a reposição de estoque, quando o prazo referente às necessidades da empresa for compatível para o trâmite normal.

Coleta de preços em emergência

Adotada quando o prazo referente às necessidades da empresa for incompatível para o trâmite normal.



Modalidades de coleta de preços

Coleta de preços para contratação mediante autorização de fornecimento

Trata-se de modalidade concorrência, independente da análise do comportamento periódico das emissões, visando à contratação dos materiais necessários à empresa por autorização de fornecimento.

Coleta de preços para contratação por longo prazo

Trata-se de modalidade concorrência que visando à aquisição dos materiais de consumo regular à empresa por determinado período de tempo, por meio de contrato de longo prazo.



Dispensa de concorrência

É admitida nos casos em que se caracterizem:

a.Pequenos valores

b.Conveniência administrativa

c.Concorrência sem resposta

d.Concorrência com preços superiores aos do mercado

e.Fornecedor exclusivo

f.Compra de imóvel



Condições gerais da concorrência

O sucesso da concorrência depende de regras claras e precisas quanto:

a.Preços (cotados por item e inclusos todas despesas e ônus)

b.Alternativas (cotações p/ materiais similares e serviços alternativos à parte)

c.Garantia (garantir o produto ou serviço contra defeitos)

d.Aceitação do material (condicionada à conferência de quantidade e qualidade)



Condições gerais da concorrência

O sucesso da concorrência depende de regras claras e precisas quanto:

e.Outras condições (desqualificação se não atendidas)

f.Informações adicionais:

- Preço-teto (preço máximo estipulado p/ aquisição)

- Preço de referência (último preço pago ou preço de concorrentes)



Etapas da concorrência

A concorrência é processada por meio das seguintes etapas:

a.Montagem do processo

b.Estipulação das datas de devolução das propostas e da reunião de abertura

c.Expedição e endereçamento de coletas de preço a cada concorrente

d.Recepção das propostas dos fornecedores

e.Abertura dos envelopes que contém as propostas

f.Avaliação das propostas

g.Negociação

h.Adjudicação – representa a celebração do contrato de compra



Proposta dos fornecedores

A maioria das empresas adotam a prática de aceitar a proposta de fornecimento no formulário de coleta de preços.

A proposta de fornecimento deve conter de forma clara e precisa:

- As condições comerciais: preço, prazo de entrega, frete, embalagem, condições de pagamento, descontos, fórmula de reajuste de preços, multas contratuais, garantia e assistência técnica.

- E também as condições específicas sobre a confirmação dos requisitos técnicos, ou sobre alternativas possíveis de fornecimento.



Proposta dos fornecedores

Na maior parte dos casos, a coleta de preços que visa a contratação de prestação de serviços, envolve a exigência de apresentação pelos concorrentes do BDI.

BDI – Benefícios e Despesas Indiretas

Taxa calculada em função de vários fatores internos baseados na estrutura organizacional de cada fornecedor.

Exemplo: Coleta de preços (VIANA, 2006)



Avaliação da concorrência

Aberto os envelopes das propostas, faz-se a avaliação, a análise e o julgamento, elegendo o vencedor da concorrência.

Exemplo: Quadro comparativo dos resultados da concorrência.



Negociação

Trata-se do processo intermediário entre a concorrência e a contratação.

A negociação visa obter o maior proveito possível à empresa na aquisição de produtos e serviços.


Contratação

A adjudicação é a última etapa do processo de aquisição e representa a garantia mútua por meio da celebração do contrato de compra firmado entre comprador e vendedor.

São instrumentos para a adjudicação, conforme o caso:

a.Autorização de fornecimento

b.Contrato de longo prazo

Exemplo: Autorização de fornecimento


Contratação


Visa garantir o cumprimento das cláusulas contratuais, em especial quanto aos prazos de entrega, acompanhando, documentando e fiscalizando as encomendas pendentes, observados os interesses da empresa.

O Diligenciamento atua de três maneiras diferenciadas:

a.Atuação preventiva

b.Atuação curativa

c.Procedimentos especiais


Contratação


Fig

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Materiais Fornecedores

-Código-Especificação-Estoque-Comportamento do consumo

-Nº do pedido-Data/Vencimento-Fornecedor-Endereço-Telefone

Materiais vitais

Carteira de encomenda por

Fornecedor

Materiais em atraso

Encomendas em aberto por

Fornecedor

Materiais a vencer



Legislação específica

Constituição Federal, artigo 37, inciso XXI

Lei Federal 8.666/93 e suas atualizações

Lei Federal 10.520/2002 (Pregão)

Decretos regulamentadores




Licitação é o procedimento administrativo formal em que a Administração Pública convoca, mediante condições estabelecidas em ato próprio (edital ou convite), empresas interessadas na apresentação de propostas para o oferecimento de bens e serviços.




Os procedimentos licitatórios devem observar os seguintes princípios básicos:

a. Princípio da Isonomia (igualdade)

b. Princípio da Publicidade

c. Princípio da Moralidade e da Probidade Administrativa

d. Princípio da Legalidade (formal)

e. Sigilo na apresentação das propostas

f. Princípio da Vinculação ao Instrumento Convocatório

g. Princípio do Julgamento Objetivo

h. Adjudicação compulsória




O que é Licitar?

A execução de obras, a prestação de serviços e o fornecimento de bens para atendimento de necessidades públicas, as alienações e locações devem ser contratadas mediante licitações públicas, exceto nos casos previstos na Lei nº 8.666, de 1993, e alterações posteriores.




Por quê Licitar?

A Constituição Federal, art. 37, inciso XXI, prevê para a Administração Pública a obrigatoriedade de licitar.




Quem deve Licitar?

Estão sujeitos à regra de licitar, além dos órgãos integrantes da administração direta, os fundos especiais, as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades da economia mista e demais entidades controladas direta e indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.




Como Licitar?

1. Definir o objeto que se quer contratar;

2. Estimar o valor total da obra, do serviço ou do bem a ser licitado, mediante realização de pesquisa de mercado;

3. Verificar se há previsão de recursos orçamentários para o pagamento e se conforme com a LRF*;

4. Definir a modalidade de licitação adequada.

*LRF = Lei de Responsabilidade Fiscal




Responsáveis pela Licitação

São responsáveis os agentes públicos designados pela autoridade competente, mediante ato próprio (portaria, por exemplo), para integrar comissão de licitação, ser pregoeiro ou para realizar licitação na modalidade convite.

Tem como função receber, examinar e julgar todos os documentos.




Modalidade de licitação é a forma específica de conduzir o procedimento licitatório, a partir de critérios definidos em lei.

Modalidades de Licitação:

1. Leilão

2. Concurso

3. Concorrência

4. Tomada de Preços

5. Convite

6. Pregão




A escolha das modalidades concorrência, tomada de preços, e convite é definida pelos seguintes limites:

TABELA DE VALORES PARA LICITAÇÕES (Lei Federal 9.648 de 27/05/98)

MODALIDADE PRAZO COMPRAS OU SERVIÇOS

OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA

DISPENSA Até R$ 8.000,00 Até R$ 15.000,00

CONVITE 05 dias úteis Acima de R$ 8.000,00Até R$ 80.000,00

Acima de R$ 15.000,00Até R$ 150.000,00

TOMADA DE PREÇOS

15 dias corridos

Acima de R$ 80.000,00Até R$ 650.000,00

Acima de R$ 150.000,00Até 1.500.000,00

CONCORRÊNCIA 30 dias corridos Acima de R$ 650.000,00 Acima de R$ 1.500.000,00

PREGÃO PRESENCIAL 08 dias úteis Bens e serviços de uso comum

PREGÃO ELETRÔNICO 08 dias úteis Compras e serviços não válido



Tipos de Licitações

O tipo de licitação não deve ser confundido com modalidade de licitação.

Modalidade é procedimento.

Tipo é o critério de julgamento utilizado pela Administração para seleção da proposta mais vantajosa.




Os tipos de licitação mais utilizados para o julgamento das propostas são os seguintes:

• Menor Preço

Critério de seleção em que a proposta mais vantajosa para a Administração é a de menor preço.

• Melhor Técnica

Critério de seleção em que a proposta mais vantajosa para a Administração é escolhida com base em fatores de ordem técnica.




Os tipos de licitação mais utilizados para o julgamento das propostas são os seguintes:

• Técnica e Preço

Critério de seleção em que a proposta mais vantajosa para a Administração é escolhida com base na maior média ponderada, considerando-se as notas obtidas nas propostas de preço e de técnica.



Dispensa/Inexigibilidade

A licitação é regra para a Administração Pública, quando contrata obras, bens e serviços. No entanto, a lei apresenta exceções a essa regra. São os casos em que a licitação é legalmente dispensada, dispensável ou inexigível.

A possibilidade de compra ou contratação sem a realização de licitação se dará somente nos casos previstos em lei.



Sistema de Registro de Preços

Conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras.

É realizada sob a modalidade de concorrência ou de pregão, do tipo menor preço.

Contratações freqüentes

Entregas parceladas

Atender mais de um órgão público ou entidade




Pregão Eletrônico

O pregão eletrônico é a modalidade de licitação prevista na Lei Federal nº. 10.520/2002, destina-se à aquisição de bens e serviços comuns, por meio de licitação realizada em sessão pública na Internet. (Comprasnet)

Bolsa Eletrônica de Compras

Negociação do preço dos bens adquiridos pelo setor público, por meio de procedimentos eletrônicos, com a garantia, por parte do Governo, do pagamento aos fornecedores na data de seu vencimento ajustada no contrato.




Pregão Eletrônico - Simulador Interativo


Noções básicas de Almoxarifado

O Almoxarifado é o local destinado à fiel guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, onde permanecerá cada item aguardando a necessidade de uso pela empresa.

São componentes da estrutura funcional do Almoxarifado o recebimento, a armazenagem e a distribuição.

Fonte: http://3.bp.blogspot.com


Recebimento de materiais

A atividade de Recebimento intermedia as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa.



Nota Fiscal

Documento fiscal emitido pelo Fornecedor quando da aquisição de materiais , para notificação ao fisco dos impostos: IPI, ICMS e ISS, a serem recolhidos na venda de mercadorias, prestando também ao transporte do estabelecimento vendedor até ao do comprador.

A Nota Fiscal não serve para a cobrança, sendo emitidos a Fatura, a Duplicata e a Nota Fiscal Fatura.



Fatura

Quando se trata de vendas à prazo, a Fatura é um aviso informativo do valor total da Nota Fiscal, das parcelas e prazos em que a venda será cobrada, indicando também em que banco a(s) duplicata(as) serão cobrada(s).

Duplicata

É um título de crédito, cuja quitação prova o pagamento de obrigação oriunda de compra de materiais ou de recebimento de serviços. É emitida pelo credor (vendedor da mercadoria) contra o devedor (comprador).



Nota Fiscal Fatura

Algumas empresas aglutinam a Nota Fiscal e a Fatura em um só documento, a Nota Fiscal Fatura, fazendo a cobrança de todas a s vendas por meio de duplicatas.

Exemplo dos documentos: Duplicata e Nota Fiscal Fatura.



A partir das informações da Nota Fiscal é que se desenvolverá o processo de Recebimento de Materiais:

Entrada de Materiais

a. Na portaria da empresa

- Cadastramento dos dados de recepção

b. No Almoxarifado

- Exame de avarias e conferência de volumes

- Recusa do recebimento

- Liberação do transportador

- Descarga




Conferência quantitativa

É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo Fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida.

Conferência qualitativa

Atividade também conhecida como Inspeção Técnica, faz a confrontação das condições contratas na Autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor.

Vide figuras 13.4, 13.8, 13.10 (VIANA, 2006, pp. 290-299)




Regularização

Atividade que caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência quantitativa e qualitativa.



Entrada no estoque por devolução de material

Quantidade excedente à utilização devolvida ao Almoxarifado por meio do documento Devolução de Material.

Vide figura 13.14 (VIANA, 2006, p. 305)


Estratégias de compras

Verticalização

É a estratégia que prevê que a empresa produzirá internamente tudo o que

puder

Vantagens Desvantagens

Independência de terceiros

Maiores lucros

Maior autonomia

Domínio sobre a tecnologia própria

Maior investimento

Menor flexibilidade (perda de foco)

Aumento da estrutura da empresa



Horizontalização

Consiste na estratégia de comprar de terceiros o máximo possível de itens

que compõem o produto final ou os serviços de que necessita

Vantagens Desvantagens

Redução de custos

Maior flexibilidade e eficiência

Incorporação de novas tecnologias

Foco no negócio principal da empresa

Menor controle tecnológico

Deixa de auferir o lucro do fornecedor

Maior exposição



Comprar ou fabricar

Qual a melhor decisão?

A resposta só é obtida por um estudo dos aspectos ligados à estratégia

global da empresa, além dos custos.

FabricarComprar

Processo A Processo B

Volume (unidade/ano) 10.000 10.000 10.000

Custo Fixo ($/ano) 100.000 300.000 --

Custo Variável ($/unidade) 75 70 80



Comprar ou fabricar

Solução 4.1:

a)CT = CF + (CV x q),

onde: CT = Custo Total, CF = Custo Fixo, CV = Custo Variável, e q = Quantidade

b) (CT) A = (CT) comprar

c) (CT) A = (CT) B



Comprar ou fabricar

Exemplo 4.2 (p. 98):

CT = CF + (CV x N),

onde: CT = Custo Total, CF = Custo Fixo, CV = Custo Variável, e N = número de casas



A maioria das empresas, a partir de um certo porte, utilizam softwares para acompanhamento do processo de compras.


A conduta ética em compras

O problema da conduta ética é comum a todas profissões

Dimensão mais relevante em algumas delas, como médicos, engenheiros e compradores

Valores monetários envolvidos relacionados com critérios subjetivos

Código de conduta ética


MARTINS, Petrônio G.; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2006.

VIANA, João José. Administração de Materiais – um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2000.

Bibliografia

Gestão de compras e Compras no serviço público

Business

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