GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Palestrante: Cap PM Vânia Chiarelli

Arquivos montados nos setores de trabalho

• Formação de dois grandes acervos: • Arquivos montados no setor de trabalho;

• Massas documentais acumuladas

• Setor de trabalho: • Documentos correntes, intermediários e

permanentes;

• Documentos passíveis de eliminação;

• Documentos não orgânicos;

• Quantidade significativa de documentos duplicados;

• Cada setor tem seu próprio arquivo (SOUZA, 1997, p.2)

• Organização:

• Arquivamento por espécie documental (ofícios, memorandos, relatórios, atas, pareceres);

• Por ato de recebimento e expedição;

• Pela numeração;

• Tratamento do documentos individualmente, como se fossem livros ou periódicos;

(SOUZA, 1997, p.2)

• Em cada setor o responsável pelo arquivamento utiliza métodos próprios (ausência dificulta ou impede a recuperação da informação);

• Falta de Tabela de Temporalidade ou de sua aplicação;

• Eliminações como resultado do descaso e das condições de armazenamento e acondicionamento;

• Avaliação é feita comumente quando os documentos são recolhidos ao arquivo permanente.

(SOUZA, 1997, p.3)

• Guarda de documentos nas gavetas das mesas de trabalho;

• Falta de distinção clara entre o público e o privado (tratam os resultados de seus trabalhos como propriedade privada);

• Nem todos os documentos são registrados no setor de protocolo;

• Criação de sistemas de protocolo informatizados que reproduzem os mesmos campos definidos nos formulários e livros de protocolo;

(SOUZA, 1997, p.4-5)

• Arquivos:

• Existência dos “arquivos mortos”, “arquivo geral” e “arquivo central” (relação de depósito);

• Não há organicidade, recolhimentos periódicos ou controle de fluxo;

• Transferência por falta de espaço ou encerramento do ano;

• Guarda nos “arquivos mortos” geralmente feita em subsolos, garagens, porões, almoxarifados, corredores, etc;

(SOUZA, 1997, p.5-6)

• Falta de equipamentos de segurança;

• Falta de planos para situação de emergência;

• Perda do controle sobre o acervo , tornando-se difícil acessar as informações;

• Soluções encontradas: microfilmagem ou digitalização, ou seja, transfere-se para outros suportes a desorganização existente nos suportes originais.

(SOUZA, 1997, p.6-7)

Conceito de arquivo

“Sistema de informação constituído por um ou mais conjuntos orgânicos de documentos, independentemente da data, forma ou suporte material, produzidos, recebidos ou acumulados naturalmente por qualquer pessoa – física ou jurídica, pública ou privada – no exercício de suas funções, atividades ou procedimentos, reunidos, organizados e conservados mediante princípios e metodologia científica, como garantia de direitos e como fontes de informação, em um depósito gerenciado por profissional qualificado, para obter uma gestão de qualidade.” (Moreno, 2004, p. 61)

Joga tudo fora! Digitaliza!

Possíveis soluções

Documento X Documento de arquivo:

Em que aspectos os documentos de arquivo se distinguem de outros tipos de documentos (ex:

livros, bibliotecas e coleções)

Documento de arquivo: • Tem características próprias;

• Foram criados devido a determinadas

circunstâncias;

Relação com a entidade produtora (organicidade);

Finalidade (administrativa, legal ou fiscal)

• contexto como premissa: • Não se pode trabalhar nos arquivos sem antes

olhar para o contexto.

Características próprias do documento arquivístico

Naturalidade:

• São produzidos e acumulados no curso de transações e de acordo com as necessidades do assunto tratado. Eles não são coletados artificialmente, mas de modo natural, em função de seus objetivos práticos.

Inter-relacionamento:

• Estabelecem relações entre si e com as atividades que o geraram. Os documentos então ligados no momento em que são produzidos ou recebidos. Esta ligação é determinada pela razão de sua criação e é necessária à própria existência, à capacidade de cumprir seus objetivos, ao significado e a autenticidade do documento.

Unicidade:

Cada registro arquivístico tem um lugar único na estrutura documental do conjunto ao qual pertence. Cópias de um documento podem existir em mais de um grupo de documentos, porém, cada cópia é única em seu lugar, uma vez que as suas relações com os demais documentos do grupo a que pertencem são sempre únicas.

Alguns Conceitos

Filmográfico Cartográfico Informátcio Micrográfico

• Fitas de vídeo, rolo

de filme, etc;

• Plantas, mapas

croquis;

• Eletrônico ou digital;

• Microfilme,

microfichas,

• Gravuras, fotos,

desenhos, etc

Suporte: papel

Forma: original ou cópia

Formato: livro

Gênero: documentação textual

Suporte: papel

Forma: original

Formato: mapa

Gênero: documentação cartográfica

Suporte: papel

Forma: original

Formato: planta

Gênero: documentação cartográfica

Suporte: filme de nitrato

Forma: original

Formato: rolo de filme

Gênero: documentação audiovisual

“Documento arquivístico é toda expressão, em qualquer idioma, forma ou

suporte (orais ou escritas, textuais ou gráficas, escrita ou impressa, em linguagem natural ou codificada, em qualquer suporte documental, assim como em qualquer outra expressão gráfica, sonora, em imagem ou eletrônica), geralmente em exemplar único (embora possa ser copiado ou distribuído em formato impresso) de caráter autêntico, objetivo e imparcial, essencialmente administrativo e/ou jurídico, gerado, em qualquer data, de forma automática e espontânea, conservado na forma original, indivisível, seriado ou unido a outros de sua espécie por um vínculo natural e necessário, interdependente ou inter-relacionado (condicionado a outros e sendo influenciado por eles, e parte de um fundo ou conjunto orgânico, produzido, recebido e acumulado, como resultado do processo natural da atividade de gestão de uma pessoa ou entidade pública ou privada, no cumprimento de suas funções ou fins legais e/ou administrativos e conservado como prova, informação e continuidade da gestão.”

. (RUIZ, 1999, p.105.)

Créditos: SILVA, 2012

Caracteres externos

Caracteres internos

Relação com a

entidade produtora

Identificando as funções e atividades

Função:

São as maiores porções dentro da missão de uma instituição. Elas representam as maiores ações geridas pela instituição para a consecução de suas metas.

Gestão da Política Ambiental

Atividades:

São as maiores tarefas realizadas pela instituição para levar a cada uma de suas funções. Várias atividades podem ser associadas a uma única função.

Plano de Classificação – instrumento arquivístico utilizado nos arquivos correntes, elaborado a partir de análise e identificação dos conteúdo dos documentos, de acordo com as funções, atividades e transações/processos ou dossiês. Sua configuração é estabelecida por meio de um conjunto de símbolos, normalmente constituído por números que, mediante uma convenção, representa a codificação atribuída ao documento de arquivo. (Caderno Técnico n. 2. Arquivo Público Mineiro)

Gestão de Documentos

Conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, à classificação, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda

permanente. (Lei Estadual n. 19.420/2011. art. 5º)

Conceito

Constituição Federal/1988, art. 216, § 2º

“Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.”

Previsão legal

Lei Federal n. 8.159/1991, art. 1º

“É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação.”

Objetivos

Controle das informações produzidas/recebidas

Economia, eficiência/eficácia na administração pública e privada

Agilidade na recuperação das informações

Controle e simplificação do fluxo documental

Racionalização e controle do processo de produção documental (orientando emprego de suportes adequados ao registro da informação

Princípio básico da Gestão de Documentos

“A informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor curso possível.”

(JARDIM, 1987 p.2)

1ª fase: produção;

2ª fase: utilização;

3ª fase: destinação.

(RHOADS. 1989)

As três Etapas da Gestão de Documentos:

• Inicia-se com a produção do documento de arquivo;

• Definição de normas para criação;

• Material, tamanho, formato, espécie;

• Formas de registro da informação.

• Elaboração padronizada de tipos/séries documentais

Produção

Visa:

• Prevenir a criação de documentos não essenciais e assim reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados;

• Intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários;

• Garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documentos;

• assegurar a utilização apropriada da microfilmagem e/ou digitalização e automação ao longo do ciclo de vida do documento.

Envolve o controle, uso e armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das atividades de uma organização.

Utilização dos documentos

Protocolo Recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação, expedição

Atividades de arquivo Organização e arquivamento; reprodução; acesso;

recuperação da informação

Gestão de sistemas de protocolo e arquivo

Informatizadas ou não

Necessita elaboração de PC de acordo com função/atividade

Contexto de produção Importância controle tramitação

De acordo com critérios estabelecidos no PC

Visa:

• Rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessários ao desenrolar dos funções da instituição;

• Uso efetivo da informação e arquivos correntes;

• Seleção do material, do equipamento e do local para armazenamento dos documentos.

Fase crítica, pois envolve decisões sobre quais documentos devem ser preservados e quais podem ser eliminados.

Deve-se estabelecer programas de destinação.

Destinação

Arquivo corrente

Arquivo intermediário

Arquivo Permanente

Eliminação?

Transferência

Eliminação?

Recolhimento

Polícia Militar de Minas Gerais

Diretoria de Recursos Humanos Centro de Gestão Documental

Código: Data-limite Recolher: Microfilmar: Eliminar: Cx 05

INSTRUMENTO DE LOCALIZAÇÃO E IDENTIFICAÇÃO Unidade/Setor: Centro de Gestão Documental Responsável pelo Arquivo:

Folha nº 01 Belo Horizonte, 16 de abril de 2009

Nº Cx. Código Assunto/Série/Tipo

Documental Datas-limite Recolher Eliminar

Localização física Observações

Estante Prateleira

01 029.11 Controle de frequência 2009 2056 Microfilmar em 2014

Abrange procedimentos de:

• Avaliação, seleção, determinação prazos de guarda.

• Identificação valores para os documentos;

• Análise do ciclo de vida

• Estabelecer guarda ou eliminação

Determinação tempo de retenção dos documentos destinados à eliminação (razões administrativas, legais ou fiscais).

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

CRV CRLV

Avaliação:

• Trabalho multidisciplinar;

• Participação de pessoas ligadas às diversas áreas profissionais;

• Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Arquivo.

Instrumentos Fundamentais

de Gestão Documental Dec. 46.398/13, alterado Dec. 47.145/17

Classificação Avaliação

Plano de Classificação

Tabela de Temporalidade

Requisitos Sistemas Informatizados de Gestão Documental

Caminhos para consolidação da gestão de documentos

Gestão documental x visão tradicional dos arquivos como depósitos

• Mudança de mentalidade dos envolvidos;

• Solução definitiva só possível com tratamento da doença na origem;

• Arquivo corrente objeto de tratamento técnico-científico não gera massa documental acumulada.

Lopes (1993)

• Procurar entender o problema e não o sintoma.

• Se não se faz um bom diagnóstico, não se consegue fazer um bom planejamento.

• Arquivologia como maximizador de recursos

SILVA (2012)

“O acesso jurídico à informação não se consolida sem o acesso intelectual à informação. O acesso jurídico à

informação pode garantir ao usuário o acesso físico a um estoque informacional materialmente acessível (um ‘arquivo’ no subsolo de um organismo governamental,

por exemplo) sem que seja possível o acesso intelectual dada a ausência de mecanismos de recuperação da

informação”

JARDIM. 2011

Referências BRASIL. Presidência da República. Constituição da República Federativa do Brasil. 1988. Disponível em:

<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicaocompilado.htm>. Acesso em: 13 de ju. 2016.

BRASIL. Presidência da República. Lei n. 8.159, de . Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que

regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências. Diário Oficial da União, 31 jan. 1996.

Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D1799.htm>. Acesso em: 13 nov. 2014.

MINAS GERAIS, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de

Arquivo do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais. Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais,

Arquivo Público Mineiro, Belo Horizonte. 2013. (Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro, n.2).

Disponível em: <http://www.siaapm.cultura.mg.gov.br/modules/gestao_documentos/>. Acesso em: 13 jun. 2016.

BERNARDES, Ieda. Gestão Documental Aplicada. São Paulo. Arquivo Público do Estado de São Paulo.

2008. Disponível

em:<http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/assets/publicacao/anexo/gestao_documental_aplicada.pd> Acesso

em 14 jun 2016.

CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. 2 ed rev. e ampli. Belo Horizonte: Secretaria de

Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro, 2013. 146 p. (Cadernos Técnicos do Arquivo

Público Mineiro, v.3)

COSTA, Alessando. Universidade Federal de Minas Gerais. 2011 (Disciplina Organização e Método)

INDOLFO, Ana Celeste. Gestão de documentos: uma renovação epistemológica no campo da

Arquivologia.. Arquivística.net. Rio de Janeiro, v.3, n.2m p.28-60, jul/dez.2007.

JARDIM, José Maria. O conceito e a prática da gestão de documentos. Acervo, v2. n.2, Jul/dez, 1987,

JARDIM, José Maria. O acesso à informação arquivística no Brasil: problemas de acessibilidade e

disseminação. .In: Mesa Redonda Nacional de Arquivos, 1999, Rio de Janeiro. Arquivo Nacional. 1999.

Disponível em <https://arquivoememoria.files.wordpress.com/2009/05/informacao-arquivistica-no-

brasil.pdf>.Acesso em 25 mai. 2017

SILVA , Welder. Universidade Federal de Minas Gerais. 2012 (Disciplina Arquivos Permanente)

SOUZA, Renato Tarciso Barbosa. Os arquivos montados nos setores de trabalho e as massas

documentais acumuladas na administração pública brasileira, uma tentativa de explicação. Disponível

em https://arquivoememoria.files.wordpress.com/2009/04/arquivosmontadossetorestrabalho.pdf>. Acesso em

23nov2017.

Centro de Gestão Documental Seção de Orientação Técnica

Seção de Gestão de Documentos Digitais

cgdoc@pmmg.mg.gov.br

3307-0415

Apoio: