Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

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Gestão de Documentos Arquivísticos: uma realidade para a ALMG Welder Antônio Silva (Arquivista da GDI/ALMG, Mestre em Ciência da Informação e Professor da UFMG e da PUC-Minas) Leandro Ribeiro Negreiros (Bibliotecário da GDI/ALMG, Mestre em Ciência da Informação e Professor da UFMG e da PUC-Minas)

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Gestão de Documentos

Arquivísticos: uma realidade

para a ALMG

Welder Antônio Silva (Arquivista da GDI/ALMG, Mestre em Ciência da Informação e

Professor da UFMG e da PUC-Minas)

Leandro Ribeiro Negreiros (Bibliotecário da GDI/ALMG, Mestre em Ciência da Informação e

Professor da UFMG e da PUC-Minas)

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Por que os arquivos e os seus

documentos precisam ser

organizados e conservados?

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• para obter o esclarecimento ou o sentido de uma situação,

• para melhor compreensão dos nossos problemas,

• para decidir o que fazer e como fazer alguma coisa,

• para prever determinados fatos e acontecimentos,

• para verificar como aconteceram os fatos e ações,

• para comprovar fatos e ações,

• para planejar nossas metas e atividades,

• para verificar os resultados,

• para avaliar o nosso desempenho,

• para fazer estimativas,

• para garantir um direito,

• para cobrar um dever ou obrigação etc.

Porque no nosso dia-a-dia utilizamos os documentos em diversas situações importantes, tais como:

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- possibilitam a eficiência e atuação dos poderes públicos;

- possibilitam a transparência da ação dos poderes públicos;

- protegem os indivíduos, pois garantem e provam os direitos e deveres

da sociedade e dos poderes públicos;

- possuem questões de interesse da sociedade e dos poderes públicos;

- são importantes para a Política de Segurança do Estado e da

Sociedade;

- apoiam a cultura; e

- apoiam o desenvolvimento científico.

Os documentos das instituições públicas possuem dimensões administrativas, jurídicas, políticas e sociais importantíssimas.

Eles são instrumentos que:

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É por esses motivos que a Lei Federal nº 8159 de 1991, no seu artigo 1º, decretou que:

“É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.”

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Mas o que é um Arquivo

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“Consideram-se arquivos (...) os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por órgãos

públicos, instituições de caráter público e entidades

privadas, em decorrência do exercício de atividades

específicas, bem como por pessoa física, qualquer

que seja o suporte da informação ou a natureza dos

documentos.”

Art. 2º da Lei Federal 8.159/1991

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Suporte é o meio onde está registrada a informação (papel, fotografia, disquete, fita, CD-ROM, etc.). É a forma física do documento.

Natureza é a essência ou propriedade do documento (qualidades e características próprias, particularidades, conteúdo, aquilo que constitui).

----------------------------------------------------------------------------------------

O que determina se um documento é arquivístico...

- não é a sua essência ou propriedade e

- nem a sua forma física,

... mas o fato dele ter sido produzido em decorrência do exercício de uma

atividade.

Esclarecendo....“qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos

documentos”

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Sintetizando:Um arquivo é ...

... um conjunto de documentos...

... produzidos e recebidos naturalmente por pessoas ou

instituições (públicas ou privadas),

... em razão das atividades que desenvolvem ao longo de sua

existência ou funcionamento.

Estes documentos independem do suporte utilizado para o

registro da informação, que pode ser o papel, o filme, a fotografia,

o CD-ROM, o DVD ou qualquer outro material.

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Qual é a principal função de um Arquivo

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A principal função de um arquivo é organizar e guardar os

documentos, possibilitando o acesso a eles e às informações

neles contidas, sempre que necessário.

UM ARQUIVO NÃO TEM SENTIDO E NÃO PODE CUMPRIR SUAS

FINALIDADES SE NÃO FOR POSSÍVEL ACESSAR OS SEUS

DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES.

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- servir, em um primeiro momento, à administração para

fins administrativos, legais e fiscais;

- servir, em um segundo momento, como fonte de

pesquisa e informação para terceiros e para a própria

administração.

Um arquivo tem as seguintes finalidades:

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O que é um documento Arquivístico?

- é um suporte físico que registra por meio de símbolos uma informação, uma noção ou ideia;

- que foi produzido ou recebido por uma pessoa física ou jurídica no transcurso das suas atividades e funções;

- que surge por razões funcionais administrativas, legais ou fiscais;

- que prova o ato nele contido;

- que testemunha alguma coisa.

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Características próprias dos documentos arquivísticos

Imparcialidade

Naturalidade

Autenticidade

Inter-relacionamento

Unicidade

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INTER-RELACIONAMENTO

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Os documentos arquivísticos são valiosos para a consecução dos

fins explícitos a que se propõem (questões relacionadas às

atividades que provocaram a sua produção), tendo em vista seus

usos para fins administrativos, legais e fiscais. São as

qualidades inerentes às razões de criação dos documentos.

Valor Primário

Administrativo Legal / Jurídico Fiscal

Valor Primário:

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Possibilidade de uso dos documentos arquivísticos para fins diferentes

daqueles para os quais foram originalmente criados. Eles passam a

ser considerados fontes de pesquisa e informação para terceiros e para

a própria administração. São as qualidades informativas que os

documentos possuem, uma vez cumpridas as finalidades para as

quais foram criados.

Valor Secundário

Informativo Probatório

Valor Secundário:

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Ciclo Vital e Teoria das Três Idades

Os documentos arquivísticos passam por sucessão de fases idades

(ciclo vital) desde o momento em que são criados até a sua destinação

final.

Sendo assim...

De acordo com a freqüência e a finalidade com que são utilizados e de

acordo com os seus valores, os arquivos e documentos podem ser:

- correntes,

- intermediários, ou

- permanentes

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Documentos de 1ª Idade Documentos Ativos Arquivo Corrente

Valor primário bastante evidente e possível valor secundário

Documentos de 2ª Idade Documentos Semi-ativos Arquivo Intermediário

Valor primário em decréscimo e possível valor secundário

Documentos de 3ª Idade Documentos Inativos Arquivo Permanente

Interrupção do valor primário e valor secundário evidente

Ciclo Vital e Teoria das Três Idades

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ArquivoIntermediário

Arquivo Permanente

Transferência

Recolhimento

Eliminação

Eliminação

ou

ou

ArquivoCorrente

Ciclo vital dos documentos – compreende esta sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação final.

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Gestão de Documentos: teoria e prática

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Ter documentos em excesso pode ser tão perigoso quanto ter muito pouco. Entre outros problemas, pode conduzir à uma paralização da capacidade de análise, tornando muito mais difícil encontrar a solução correta ou tomar a melhor decisão.

Cuidado !

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Quando você precisa dos documentos, você se sente assim???

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Quando você precisa dos documentos, você se sente assim???

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Diante da crescente produção de informações e documentos, estes precisam ser reunidos, analisados, selecionados, armazenados, organizados e disponibilizados de forma eficiente e eficaz, utilizando para isso o menor espaço possível e o menor custo possível.

documento certo, na forma certa, para as pessoas certas, a um custo adequado, no tempo e lugar oportunos.

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Gestão de Documentos

... o planejamento ... o controle ... a direção

... a organização ... a capacitação, ... a promoção

... e outras atividades gerenciais relacionadas com:

- a criação de documentos - a manutenção dos documentos

- o uso dos documentos - a eliminação dos documentos

De acordo com a Legislação Norte Americana (apud JARDIM, 1987, p. 35):

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Gestão de DocumentosDe acordo Lei Federal brasileira nº 8.159, artigo 3º:

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Gestão de Documentos

O Dicionário de Terminologia Arquivística do

Conselho Internacional de Arquivos (CIA):

“a gestão de documentos diz respeito a uma área de

administração geral relacionada com a busca de

economia e eficácia na produção, manutenção,

uso, e destinação final dos mesmos [documentos].”

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As fases da gestão de documentos

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De acordo com a teoria arquivística a gestão de documentos apresenta três fases:

Gestão de Documentos

Produção Utilização Destinação Final

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Produção

Ato de elaborar documentos em razão de atividades específicas de um órgão ou setor.

Nesta fase os procedimentos e rotinas compreendem:

Planejar ...

- o formato adequado dos documentos,

- o suporte adequado dos documentos,

- o uso de tecnologias,

- a padronização dos tipos e conteúdos dos documentos

- as quantidades necessárias dos documentos.

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Utilização

Fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de suas funções administrativas e sua guarda após cessar seu trâmite.

Nesta fase os procedimentos e rotinas compreendem:

- recebimento e classificação, - autuação e registro,

- distribuição dos documentos, - tramitação,

- armazenamento, - organização,

- empréstimo e consulta.

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Classificação: interpretação do conteúdo do documento, seguida de seu

enquadramento no plano de classificação e da sua correspondente codificação.

Classificar consiste em distribuir os documentos arquivísticos...

- de forma lógica, - coordenada e - hierárquica,

em...

- classes - subclasses - grupos - subgrupos - séries - subséries

... segundo as funções e atividades que estão relacionados.

Através da classificação damos visibilidade às funções e atividades da instituição que produziu e recebeu os documentos e deixamos claro o inter-relacionamento entre eles.

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A elaboração do plano de classificação exige o trabalho criterioso de uma equipe multidisciplinar - arquivistas, profissionais da informação, administradores e técnicos ligados aos temas dos documentos da instituição.

Classificação

Na elaboração de um plano de classificação são considerados três elementos básicos:

1 - A ação à qual os documentos se referem (funções e atividades)

2 - A estrutura do órgão que os produziu e suas funções

3 - O assunto dos documentos

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Exemplo de Plano de Classificação

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Exemplo de Plano de Classificação

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOSDA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO:

ATIVIDADES-MEIO

Função: 01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

Subfunção: 01.01 Ordenamento jurídico

Atividade: 01.01.01 Elaboração de atos normativos

Documento:01.01.01.01 Decreto, estatuto, código, regulamento, regimento,

instrução normativa, norma, resolução, deliberação, portaria

Atividade: 01.01.02 Habilitação jurídica e regularização fiscal dos órgãos, entidades e empresas

Documentos:01.01.02.01 Alvará de funcionamento01.01.02.02 Certificado de matrícula no Cadastro Específico do INSS

- CEI01.01.02.03 Comprovante de atualização de dados no Cadastro

Nacional do Trabalhador - CNT01.01.02.04 Comprovante de inscrição e de situação cadastral no

Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica -CNPJ01.01.02.05 Comprovante de inscrição no Cadastro de Contribuinte

Mobiliário - CCM01.01.02.06 Comprovante de inscrição no Cadastro de Contribuintes

do ICMS01.01.02.07 Comprovante de inscrição no Programa de Alimentação

do Trabalhador - PAT01.01.02.08 Comprovante de matrícula na Junta Comercial01.01.02.09 Processo de cadastramento no Fundo de Garantia por

Tempo de Serviço - FGTS

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Importância da Classificação

• Quanto melhor classificados os documentos mais facilmente pode-se dar um destino final aos mesmos;

• É básica para a eficiente administração de documentos em fase corrente;

• Facilita o uso e a localização dos documentos;

• Todas as outras etapas que têm como objetivo o controle dos documentos arquivísticos dependem da classificação;

• Os documentos devem ser classificados de modo a refletir a organização e sua função, sendo disposto em relação a ela;

• O método de classificação proporciona as bases para a avaliação e preservação dos documentos.

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Destinação

Análise, seleção e fixação dos prazos de guarda dos documentos.

Nesta fase os procedimentos e rotinas compreendem:

- avaliação,

- eliminação,

- transferência,

- recolhimento,

- microfilmagem.

Esclarecendo...

- avaliação: processo de análise que visa estabelecer a destinação (transferência, recolhimento, eliminação) dos conjuntos documentais de acordo com os valores que lhes forem atribuídos.

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A Avaliação é processo de análise que tem como finalidade estabelecer a

destinação dos conjuntos arquivísticos...

... de acordo com os valores que lhes forem atribuídos.

Neste processo são fixados os prazos de guarda dos documentos,

distinguindo os documentos de guarda eventual, temporária e

permanente.

O produto da avaliação é a Tabela de Temporalidade e Destinação de

Documentos

Avaliação

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Esclarecendo...

A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é o registro

esquemático do ciclo de vida documental da instituição, uma vez que

determina:

- os prazos de retenção (guarda) dos documentos; e

- quando será a transferência, a eliminação, a microfilmagem ou

recolhimento dos documentos.

Avaliação

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Exemplo de Tabela de Temporalidade

Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos - Resolução nº 14 do CONARQ.

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Exemplo de Tabela de Temporalidade

Tabela de Temporalidade de Destinação de Documentos de arquivo para as atividades mantenedoras da administração pública do Estado de

Minas Gerais

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• Distinguir os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente;

• Reduzir a massa documental;

• Aumentar o índice de recuperação da informação;

• Garantir condições para preservação dos documentos permanentes;

• Conquistar espaço físico;

• Aproveitar melhor os Recursos Humanos e Materiais;

• Programação das rotinas de transferência, recolhimento ou eliminação

Através da aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é possível:

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IMPORTANTE:

Uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

deve ser aprovada por autoridade competente.

A elaboração desse instrumento exige trabalho criterioso de uma

equipe multidisciplinar - Comissão Permanente de Avaliação

(CPAD) – composta por arquivistas, profissionais da informação,

administradores e técnicos ligados aos temas dos documentos

da instituição.

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Observação:

A Deliberação nº 2.431/2008 da ALMG, apresenta a Tabela de Temporalidade e

Destinação de Documentos de ALMG e os procedimentos relativos à eliminação de

documentos no âmbito da ALMG.

Todavia, a Portaria da Diretoria-Geral Nº 39, de 29 de outubro de 2009, criou um

Grupo de Trabalho encarregado de:

(1) proceder a estudos e propor Plano de Classificação de Documentos de Arquivos

para a Assembleia Legislativa

(2) propor adequação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de

que trata a Deliberação da Mesa nº 2.431, de 8 de setembro de 2008.

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A gestão de documentos e a legislação arquivística

brasileira

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Constituição Federal (1988) [1988 / dias atuais]

Determina: “Cabem à administração pública, na forma da lei, a

gestão da documentação governamental e as providências para

franquear sua consulta a quantos dela necessitem.” (Art. 216 § 2º)

A Constituição Brasileira e a questão documental:

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Estabelece ...

... que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção

especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à

administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos

de prova e informação.

... que a administração da documentação pública ou de caráter público

compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito

Federal e municipais.

... que Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os

critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e

municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o

disposto na Constituição Federal, e na Lei 8.159.

Lei Federal nº 8159 de 1991

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Estabelece ....

... que é assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

... responsabilização legal pelo descumprimento da legislação arquivística;

... que ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

.... a Política Nacional de Arquivos.

Lei Federal nº 8159 de 1991

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Protege civil, penal e administrativamente os documentos públicos resguardando o direito de indenização;

Admite que são sigilosos os documentos que põem em risco a segurança do Estado, da sociedade e do cidadão (Intimidade, privacidade, honra, Imagem);

Admite que o Poder Judiciário pode determinar a exibição de documentos sigilosos sempre que indispensável à defesa de interesse próprio ou de interesse pessoal;

Garante o sigilo sob pena civil, penal e administrativa contra aqueles que violarem.

Lei Federal nº 8159 de 1991

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Sobre a questão do acesso e do sigilo previstos em lei...

Não é para deslocar seu eixo de preocupação democrática, mas democratizar e garantir o acesso aos documentos públicos e de pesquisa sem violentar a segurança do Estado e da Sociedade.

Todos têm direito de receber de órgãos públicos informações de interesse particular, coletivo ou geral (informações públicas e reservadas), porém o Estado não deve proteger a sua segurança e da Sociedade e não pode permitir que intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas sejam violadas.

Todos queremos viver com SEGURANÇA e queremos preservar a nossa INTIMIDADE.

Lei Federal nº 8159 de 1991

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Cria o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Cria o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR

-------------------------------------------------------------------------------------Finalidade do CONARQ: definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa, visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Finalidade do SINAR: implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. -------------------------------------------------------------------------------------

O SINAR tem como órgão central o CONARQ.

Lei Federal nº 8159 de 1991

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Os integrantes do SINAR(DECRETO FEDERAL Nº 4.073/2002

Art. 12. Integram o SINAR:

I - o Arquivo Nacional;II - os arquivos do Poder Executivo Federal;III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

§ 1º Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais.

Art. 14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

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Resolução nº 27 Do CONARQ(Artigo 6º)

Os programas de gestão de documentos arquivísticos do âmbito dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, deverão contemplar obrigatoriamente:

I - Mecanismos para a elaboração e aplicação de plano de classificação de documentos para as atividades-meio, em consonância com as diretrizes do CONARQ e determinação para a concepção de um plano de classificação relativo às atividades finalísticas dos órgãos e entidades de seu âmbito de atuação.

II - Estratégias para a elaboração e aplicação de tabelas de temporalidade e destinação de documentos para as atividades-meio, em consonância com as diretrizes do CONARQ e determinação para a concepção das tabelas de temporalidade e destinação de documentos relativas às atividades finalísticas dos órgãos e entidades do seu âmbito de atuação.

Page 56: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Resolução nº 27 Do CONARQ(Artigo 6º)

Os programas de gestão de documentos arquivísticos do âmbito

dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, deverão

contemplar obrigatoriamente:

III - Programa de preservação documental, contemplando as etapas

de produção, armazenamento e manuseio do documento arquivístico

em todos os suportes.

IV - Diretrizes para normalização de instrumentos de pesquisa ou de

recuperação de informações com base na Norma Brasileira de

Descrição Arquivística - NOBRADE, aprovada pelo CONARQ, para

garantir o acesso à documentação de valor permanente;

Page 57: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Resolução nº 27 Do CONARQ(Artigo 6º)

Os programas de gestão de documentos arquivísticos do âmbito

dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, deverão

contemplar obrigatoriamente:

V - Determinação para que a aquisição ou o desenvolvimento de

sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos

atenda aos dispositivos contidos no e-Arq Brasil - Modelo de

Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de

Documentos aprovado pelo CONARQ.

Page 58: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

O documento arquivístico eletrônico

Page 59: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

O que é documento eletrônico?

1. “Arquivo em meio eletrônico” (ARQUIVO NACIONAL, 2005)

2. “A unidade de registro de informações, acessível por meio de equipamento eletrônico” (CONARQ, 2004).

Page 60: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

O que é documento arquivístico eletrônico?

“Documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e

armazenado por um sistema computacional” (CONARQ, 2004).

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Características do documento arquivístico eletrônico:

- Conteúdo gravado em suporte, representado por símbolos, que deverão ser decodificados;

- Seu conteúdo tem que ser separado do suporte original e ser transferido a outros tipos diferentes de dispositivos sempre que for armazenado, recuperado ou quando exigido pela obsolescência tecnológica;

- Dependente do hardware e software;

- Vinculado aos metadados.

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Complexidade de preservação do documento arquivístico eletrônico:

- Conteúdo;

- Propriedades;

- Valores primário e secundário;

- Hardware e software;

- Cópias de segurança;

- Classificação de segurança.

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O processo de automação de gestão de documentos

Page 64: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Propostas que prometem solucionar em curto prazo o complexo cenário de acúmulo de documentos nas organizações, tendem a supervalorizar as tecnologias e negligenciar a enorme estrutura que produziu, recebeu, utilizou e necessita, ainda, utilizar os documentos oriundos das atividades e funções das instituições.

Page 65: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

FALSA IMPRESSÃO

FALSA IMPRESSÃO

Três situações podem ocorrer:

Page 66: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

DIGITALIZAÇÃO “DESENFREADA”DIGITALIZAÇÃO “DESENFREADA”

Três situações podem ocorrer:

Page 67: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

GESTÃO DA INFORMAÇÃOGESTÃO DA

INFORMAÇÃO

Três situações podem ocorrer:

Page 69: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

TABELA DE TEMPORALIDADE

CONJUNTO DE METADADOS

VOCABULÁRIO CONTROLADO

ESQUEMA DE CLASSIFICAÇÃO DE ACESSO E SEGURANÇA

Para que essa prática aconteça é preciso:

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CONJUNTO DE METADADOS

Metadados são dados que descrevem atributos de um recurso. Ele suporta um número de funções: localização, descoberta, documentação, avaliação, seleção etc.;

Fornecem o contexto para entender os dados através de tempo.

Ex.: Prazo de Guarda: 5 anos

METADADO DADO

DADOS SOBRE DADOS

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VOCABULÁRIO CONTROLADO

É um conjunto normalizado de termos que serve à indexação e a recuperação da informação. Permite controlar a terminologia utilizada na indexação, estabelecendo os termos aceitos pelo órgão ou entidade e controlando o uso de sinônimos, homônimos, abreviaturas e acrônimos. O significado dos termos não é definido, mas apenas algumas relações entre eles, como, por exemplo, relação entre sinônimos.

Ex: ALMG não ALEMG

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ESQUEMA DE CLASSIFICAÇÃO DE ACESSO E SEGURANÇA

É a definição das categorias de usuários e as permissões de acesso e uso do sistema de gestão arquivística de documentos para criação, leitura,

atualização e eliminação dos documentos.

Page 73: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

E que sistema seria esse?

Page 74: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Uma ferramenta capaz de garantir: as propriedades do documento arquivístico; o cumprimento do ciclo vital dos

documentos; o impedimento de que esses documentos arquivísticos sofram alterações ou que sejam eliminados, exceto em situações previamente determinadas; a inclusão de prazos de

guarda e controles de segurança rigorosos; a organização eficiente e eficaz da documentação arquivística de acordo com as

previsões de um plano de classificação; a formação de um repositório seguro de documentos arquivísticos necessários

para a realização das atividades e funções das organizações; e, sobretudo, a facilidade de acesso a esses documentos

arquivísticos produzidos.

SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

Page 75: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Mas e o GED?

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GED SIGAD

DOCUMENTOS DA INSTITUIÇÃO

DOCUMENTOS BIBLIOGRÁFICOS

DOCUMENTOS DE OUTRAS INSTITUIÇÕES

ETC

DOCUMENTOS DA INSTITUIÇÃO

GED X SIGAD

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GED SIGAD

PODE INCLUIR ALGUNS PRAZOS DE GUARDA

PODE PERMITIR QUE OS DOCUMENTOS SEJAM ELIMINADOS PELOS PROPRIETÁRIOS

PERMITE QUE OS DOCUMENTOS SEJAM MODIFICADOS E/OU QUE EXISTAM EM DIVERSAS VERSÕES

PODE INCLUIR UMA ESTRUTURA DE ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS QUE PODE FICAR SOBRE O CONTROLE DOS

USUÁRIOS

TEM QUE INCLUIR PRAZOS DE GUARDA RIGOROSOS

IMPEDE QUE OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO SEJAM ELIMINADOS , EXCETO EM DETERMINADAS

CIRCUNSTÂNCIAS RIGOROSAMENTE CONTROLADAS

IMPEDE QUE OS DOCUMENTOS DE ARQUIVOS SEJAM MODIFICADOS

TEM QUE INCLUIR UMA ESTRUTURA RIGOROSA DE ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO (PLANO DE

CLASSIFICAÇÃO) MANTIDO PELO ADMINISTRADOR

GED X SIGAD

Page 78: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

GED SIGAD=

Quando isso é possível?

Page 79: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

CapturaCaptura

GerenciamentoGerenciamento

ArmazenamentoArmazenamento

PreservaçãoPreservação

AcessoAcesso Pesquisa, localização e apresentação de documentos

Metadados

Avaliação / Temporalidade / Destinação

Segurança : controle de acesso, trilhas de autoria e cópias de segurança

Registro / Classificação / Indexação / Restrições de acesso

SIGAD

Page 80: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

CapturaCaptura

GerenciamentoGerenciamentoArmazenamentoArmazenamento

PreservaçãoPreservação AcessoAcesso

ECM

Compreensão da organização

Levantamento de requisitos funcionais

Levantamento de requisitos não-funcionais

Instrumentos que propiciem a existência da Gestão de Documentos Arquivísticos

Objetivos bem definidos:

O que eu quero fazer com os documentos da minha organização?

Page 81: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Para a gestão de documentos, são aqueles definidos previamente a implementação do sistema, de acordo com as funções que se deseja que o SIGAD realize. São definidos tendo como base a teoria e as práticas arquivísticas:

Requisitos funcionais

Requisitos Funcionais

Classificação

Retenção e destino

Controle e segurança

Captura

Recuperação da informação

Identificação

Page 82: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Esforçam-se por determinar a forma segundo a qual os documentos serão organizados em dossiês eletrônicos e as

relações entre os dossiês.

Se subdividem em:

1- Configuração do plano de classificação;2- Classes e dossiês;3- Volumes;4- Manutenção do plano de classificação.

Requisitos funcionais

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Page 83: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Segurança de acesso: significa controlar o acesso aos documentos cuja informação é pessoal, comercial ou operacionalmente sensível (graus de

sigilo)

Segurança dos documentos: compreende o controle e registro de todos os usuários que acessaram os documentos capturados pelo sistema e todas

as atividades realizadas por eles com esses documentos.

Segurança da autenticidade dos documentos: garantir que os documentos foram criados e conservados de acordo com os procedimentos regulares

que podem ser comprovados, a partir de rotinas estabelecidas.

Se subdividem em:1- Acesso; 4- Acompanhamento de transferências;2- Rotinas de auditoria; 5- Autenticidade;3- Backup e recuperação; 6- Categorias de segurança.

Requisitos funcionais

CONTROLES E SEGURANÇA

Page 84: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Ter a tabela de temporalidade como um módulo do sistema significa poder ter, além de um registro e controle esquemático

do ciclo de vida dos documentos, mecanismos de aviso e de relatórios automáticos de destinação de documentos.

Se subdividem em:

1- Tabelas de temporalidade;2- Reavaliação;3- Transferência, exportação e eliminação.

Requisitos funcionais

RETENÇÃO E DESTINO

Page 85: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Abrange aqueles requisitos relacionados com a incorporação de documentos de um arquivo num sistema. Compreende, portanto,

todo o tratamento arquivístico: registro, descrição, arranjo/classificação e indexação.

Se subdividem em:

1- Captura;2- Importação em bloco;3- Tipos de documentos;4- Gestão de correios eletrônicos (e-mails).

Requisitos funcionais

CAPTURA DE DOCUMENTOS

Page 86: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Especificação de um código de referência (ou um número identificador) que identifique de maneira específica a unidade documental e estabeleça uma ligação com a descrição que a

represente.

Os identificadores unificam cada entidade pertencente ao sistema.

Requisitos funcionais

IDENTIFICAÇÃO

Page 87: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Engloba as atividades de pesquisa e apresentação.

Se subdivide em:

1- Pesquisa e recuperação;2- Apresentação (visualização);3- Apresentação (impressão).

Requisitos funcionais

RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO

Page 88: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Compreende os requisitos de administração geral do SIGAD: gestão de parâmetros, backup, reconstituição do sistema, gestão do sistema e

gestão de usuários.Se subdividem em:

1- Administração;2- Elaboração de relatórios;3- Alterar, apagar e truncar documentos de arquivo.

- Gestão de documentos não eletrônicos; - Retenção e destino de dossiês híbridos; - Gestão de documentos inorgânicos; - Fluxos de trabalho (Processos); - Assinaturas digitais; - Criptografia; - Marcas d’água eletrônicas; - Interoperabilidade e abertura.

Requisitos funcionais

FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS E OUTRAS FUNÇÕES

Page 89: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

São aqueles requisitos que serão definidos de acordo com as exigências das organizações que

implementarão um SIGAD, de acordo com a estrutura de cada uma, bem como suas características físicas e

o ambiente operacional técnico. Referem-se mais especificamente à usabilidade, desempenho do

sistema, disponibilidade do sistema, normas técnicas e regulamentares, obsolescência tecnológica etc.

Requisitos não-funcionais

Page 90: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Representam uma listagem de elementos necessários para a produção, gestão e utilização de documentos

arquivísticos ao longo do tempo em um SIGAD.

Adotar esses metadados configurará o sistema como sendo capaz de aliar a estrutura organizacional, as

funções existentes na organização, os processos arquivísticos, os procedimentos de software e as

exigências documentais.

Requisitos de metadados

Page 91: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Ferramentas para levantamentos de requisitos:

Page 92: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Page 93: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

- Transformar em eletrônico o documento arquivístico tradicional;

- Apesar da transformação, garantir que os documentos sejam originais, ou seja, aceitos jurídica, legal e

administrativamente.

Devo digitalizar todos os meus documentos arquivísticos?

Conceito e desafios

Page 94: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

- Qual o uso desses documentos (valores, frequência, sigilo etc.)?

- Há o respaldo da legislação?

- A iniciativa é para liberar espaços?

- A iniciativa é para garantir somente o acesso?

- Tenho a tecnologia necessária para o empreendimento?

- Tenho condições financeiras?

- Conheço as definições técnicas para proceder com a digitalização?

Questões a serem levantadas para se garantir uma boa resposta

Page 95: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

ASSINATURAS DIGITAIS

Page 96: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Criada para ter o mesmo valor da assinatura analógica, a assinatura eletrônica é qualquer mecanismo utilizado para identificar as pessoas que são partes e/ou assinam os documentos eletrônicos.

O método mais conhecido de assinatura digital é a criptografia, que é, basicamente, a codificação de mensagens em algoritmos matemáticos inteligíveis pela máquina.

Assinatura digital precisa de uma tecnologia capaz de reconhecer a autenticidade do documento, garantir sua integridade e sua validade jurídica.

Assinaturas digitais

Page 97: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Assinaturas digitais

Page 98: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

No processo há também a presença de uma entidade certificadora, que deverá ser reconhecida oficialmente e que ficará responsável por distribuir as assinaturas digitais, as chaves públicas e privadas e reconhecer

seus usuários.

No Brasil, a Medida Provisória 2200-2, de 2001, instituiu a Infra-estrutura de Chaves Públicas

Brasileira (ICP-Brasil) que é o órgão maior responsável no país pelas transações com assinaturas eletrônicas.

Assinaturas digitais

Page 99: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Cuidado!

Não confundir com chancela:

Page 100: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Nada impede que uma instituição pública utilize a assinatura eletrônica, mas é importante que cada instituição pública regule internamente a utilização de assinatura eletrônica,

determine quais documentos arquivísticos eletrônicos poderão recebê-la e siga as orientações normativas estaduais e

federais.

No caso do Estado de Minas Gerais, por exemplo, o Decreto 43.888, de 2004, estabelece que a Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais (PRODEMGE) é a

entidade certificadora, além de regular a utilização das assinaturas em âmbito estadual.

Assinaturas digitais

Page 101: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Criptografia do documento como um todo

Page 102: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Gestão de Documentos Arquivísticos:

uma realidade para a ALMG ?

- Estamos cumprindo o que determina a legislação arquivística brasileira?

- Onde estão os nossos documentos e como eles são tratados hoje?

- Qual o comprometimento dos servidores da ALMG em relação aos documentos arquivísticos?

- Temos um programa de produção, utilização e destinação de documentos em suporte tradicional?

- Temos instrumentos que propiciem a gestão de documentos (Plano de classificação e Tabela de Temporalidade)?

- A gestão de documentos tradicionais é uma realidade? Se sim, essa realidade já pode ser transposta para o meio eletrônico.

Page 103: Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

Obrigado!

Welder Antônio SilvaRamal 7348

[email protected] - Gerência de Memória Institucional

Leandro Ribeiro NegreirosRamal 7666

[email protected] - Gerência de Atendimento ao usuário