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Centro de Convenes Ulysses Guimares Braslia/DF 25, 26 e 27 de maro de 2014

GESTO DE EQUIPES GEOGRAFICAMENTE DISTRIBUDAS

JONSUE TRAPP MARTINS REGINALDO ROGRIO DOS SANTOS

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Painel 34/101 Aprendendo com os erros na implantao de sistemas de informao

GESTO DE EQUIPES GEOGRAFICAMENTE DISTRIBUDAS

Jonsue Trapp Martins

Reginaldo Rogrio dos Santos

RESUMO O presente artigo tem como foco analisar a importncia da gesto de pessoas, equipes e principalmente a funo da liderana na gesto de equipes geograficamente distribudas. Para contextualizao, apresenta-se fundamentao terica baseada em pesquisas bibliogrficas, livros e documentos publicados na internet, sobre a gesto de pessoas e equipes. Para anlise, so citadas ferramentas de apoio utilizadas pelos autores para minimizar os problemas encontrados na gesto de suas equipes. A proposta foi apresentada ao Curso de MBA em Gesto Estratgica de Pessoas, apresenta o estudo de caso da CELEPAR, que possui uma equipe com mais de cento e quarenta pessoas distribudas em vrias Secretarias e rgos no Estado do Paran. Demonstra as dificuldades e necessidades de adaptao dos gestores para liderar de forma centralizada as equipes que trabalham geograficamente distribudas. Mostrar dificuldades para fazer a gesto de pessoas na era da informao e a influncia da tecnologia da informao e comunicao para eliminao das barreiras. O estudo de caso apresenta algumas ferramentas como Web conferncia, Webcast, Frum Eletrnico, Base de Conhecimentos entre outras ferramentas de fcil implementao e que podem ajudar a reduzir os altos custos com viagens e deslocamentos.

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1 INTRODUO

Este estudo demonstra as dificuldades e necessidades de adaptao dos

gestores que necessitam liderar de forma centralizada, equipes que trabalham

geograficamente distribudas.

Mostrar dificuldades para fazer a gesto de pessoas na era da

informao e a influncia da tecnologia de informao e comunicao para

eliminao das barreiras.

O trabalho apresenta o estudo de caso de uma empresa que gerencia

mais de cento e quarenta e cinco pessoas distribudas em vrios clientes e

localidades no Estado do Paran.

2 CONCEITO DE EQUIPES GEOGRAFICAMENTE DISTRIBUDAS

2.1 Definio

Equipes geograficamente distribudas, como toda equipe, so grupos de

pessoas guiadas por um objetivo comum, que interagem atravs de tarefas

interdependentes. Porm, diferentemente das equipes tradicionais, onde os

membros esto prximos fisicamente, nas equipes geograficamente distribudas

existem fronteiras de espao, tempo e organizao (LIPNACK; STAMPS, 1997).

Um forte aliado para se romper estas barreiras a tecnologia de

informao e comunicao. Devido a esta caracterstica, pode-se dizer que as

equipes geograficamente distribudas so grupos de pessoas que interagem entre si

principalmente por meio eletrnico e que tem baixa frequncia de encontros face a

face (GOULD, 1997).

Com o advento das novas tecnologias de comunicao e interao digital

reduziu-se o impacto causado pelo limite fsico na comunicao e interao entre

as pessoas.

Porm, sempre que possvel, deve-se promover encontros presenciais,

que promovem uma melhor integrao, afinidade e maior compreenso entre os

membros da equipe, o que reduz o impacto causado pela barreira da distncia.

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2.2 Estudo de caso

A organizao apresentada nesse artigo responsvel pela prestao de

servio de suporte aos ambientes de informtica nas Autarquias, rgos e

Secretarias do Governo do Estado do Paran.

As equipes so divididas em duas coordenaes, sendo uma responsvel

pelas equipes distribudas na capital e outra responsvel pelas equipes do interior e

litoral do Estado.

As principais dificuldades enfrentadas:

Realizao de encontros presenciais com toda a equipe;

Comunicao eficaz entre os tcnicos e gestores;

Padronizao do trabalho;

Cultura regional;

Exigncia diferente entre os clientes;

Diversidade de conhecimento tcnico;

Autonomia de trabalho;

Integrao entre as equipes.

2.2.1 Estrutura encontrada

A coordenao da capital dividia-se em trs supervises que atuavam na

gesto de 92 tcnicos distribudos em 48 clientes, realizando visitas para

acompanhamento das atividades.

A figura a seguir demonstra o organograma da coordenao da capital:

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FIGURA 1 Estrutura da DIADI

Fonte: CELEPAR Companhia de Tecnologia da Informao e Comunicao do Paran

A coordenao do interior possua um supervisor alocado em cada um

dos escritrios regionais, sendo estes responsveis pela distribuio e controle das

atividades dirias dos 28 tcnicos.

O mapa abaixo demonstra a distribuio da Coordenao das Regionais:

FIGURA 2 Mapa de Distribuio das Regionais

Fonte: CELEPAR Companhia de Tecnologia da Informao e Comunicao do Paran

DIADI - Coordenao Diviso de Gesto de Ambientes Distribudos

3 Supervisores 48 clientes - 92 tcnicos 36 estagirios

Superviso B 16 clientes 25 tcnicos

8 estagirios

Superviso A 17 clientes 26 tcnicos

14 estagirios

Superviso C 15 clientes 26 tcnicos

12 estagirios

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2.2.2 Estrutura aps aes de gesto

Nos dois ltimos anos houve um crescimento de demanda e faturamento

e aps realizao de estudo e apresentao de proposta para a Diretoria Executiva

da Organizao foram reestruturadas as coordenes.

A coordenao da capital teve um aumento de supervisores, passando de

trs para sete supervises, diminuindo a quantidade de funcionrios por supervisor,

conforme pode-se observar nos Organogramas das Figuras 1 e 3, aumentando-se a

proximidade dos gestores com a equipe e reduzindo-se as reclamaes.

A figura abaixo demonstra o organograma atual da coordenao da

capital:

FIGURA 3 Estrutura da DIADI

Fonte: CELEPAR Companhia de Tecnologia da Informao e Comunicao do Paran

A coordenao foi dividida em onze escritrios regionais, passando a

contar com dez supervisores, tambm houve o aumento das equipes que passou de

28 para 72 tcnicos.

O mapa a seguir demonstra a distribuio da Coordenao das Regionais:

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FIGURA 4 Mapa de Distribuio das Regionais

Fonte: CELEPAR Companhia de Tecnologia da Informao e Comunicao do Paran

Na reestruturao das equipes, foram passados alguns objetivos pelas

coordenaes, gerncia e diretoria:

Realizao de encontros peridicos com as equipes, buscando a

proximidade;

Realizao de encontros tcnicos, buscando padronizao do trabalho;

Reduo da diversidade de conhecimento tcnico atravs da

realizao de treinamentos presenciais e distncia;

Realizao de atividades para melhorar a integrao entre as equipes.

3 GESTO DE PESSOAS

Apesar do foco em servios pblicos, os problemas enfrentados em

relao s geraes e sua convivncia so os mesmos vividos pelas empresas

privadas. Ou seja, trabalhar e conviver sob o mesmo ambiente, a partir de diferentes

experincias de vida e profissionais, diferentes interesses, e fundamentalmente,

diferentes personalidades. Neste contexto, a seguir sero apresentadas vises

relacionadas a este enfoque.

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imprescindvel o estudo da gesto do fator humano antes de se abordar

a estrutura de equipe.

Todas as equipes so formadas essencialmente por pessoas e estas

possuem diferentes perfis, desta forma a escolha da melhor funo ou a melhor

forma de motivar estas pessoas diferente.

Quando esto seguras e sentem-se capazes para executar suas tarefas,

as pessoas tendem a se sentirem em uma zona de conforto e ter um melhor

desempenho.

Quando trabalhamos com equipes geograficamente distribudas, so

desejveis algumas regras bsicas como: disciplina, foco no objetivo, facilidade para

dividir e trocar informaes, comprometimento, flexibilidade, aberto a feedback e

mudanas assim como para diferenas de pessoas e culturas.

Para liderar uma equipe geograficamente distribuda, alguns fatores

devem ser observados: objetividade e viso, motivao, comunicao e liderana.

3.1 objetivos e viso

Numa equipe formada por pessoas geograficamente distribudas, todos

os integrantes devem ter um entendimento claro do objetivo e devem compartilhar

da mesma viso que os organizadores.

O objetivo compartilhado e viso comum so fundamentais para

administrar expectativas e o comprometimento das pessoas com a equipe.

Os objetivos devem ser claros e bem compreendidos pelos indivduos,

pois so importantes para a automotivao e ajudam a criar um senso de

contribuio individual.

3.2 Motivao

Para uma equipe geograficamente distribuda, a motivao um

elemento crtico e varia de pessoa para pessoa, podendo variar para o mesmo

indivduo, em diferentes ocasies.

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A motivao deve analisar assuntos como a bagagem pessoal de cada

membro, foras econmicas, sociais e diferenas culturais. As pessoas devem

sentir-se comprometidas com a equipe como um todo e realizar as tarefas pelas

quais so responsveis.

Alguns integrantes podem sentir-se isolados nas suas tarefas, e podem

ter uma reao aptica ocasionada por este isolamento. importante observar se

um memb