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GESTÃO DE ESTOQUES APLICADO AO

SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DE UMA

INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR

Juan Pablo Silva Moreira (UNIPAM)

[email protected]

Celio Adriano Lopes (UNIPAM)

[email protected]

Este artigo tem como objetivo realizar uma análise nos laboratórios de Física

I, Fitopatologia e Microbiologia, Núcleo de Pesquisa e Análise de Semente,

Química Geral e Físico-Química da instituição de ensino superior Centro

Universitário de Patos de Minas (UNIPAM). Essa análise teve como finalidade

destacar quais laboratórios estão em conformidade com o Sistema de Gestão

Integrada e, posteriormente realizar a contagem dos equipamentos que são

utilizados neles para o desenvolvimento das aulas. Para tanto, a fim de se

realizar um controle efetivo no almoxarifado dos laboratórios, foram

utilizados técnicas para impulsionar o gerenciamento do estoque. Assim,

pôde-se realizar um planejamento para analisar a padronização da

estocagem nos laboratórios quanto às normas da qualidade e,

posteriormente com essa verificação foi possível realizar a contagem dos

equipamentos utilizados nos laboratórios da instituição. Esse procedimento é

muito útil, pois auxilia nas melhorias dos laboratórios para que se adequem

às exigências do SGI no qual a instituição está almejando obter as

certificações. O levantamento de dados através de questionários foi

essencial para obter informações que deram melhor entendimento às

pesquisas relacionadas ao tema, bem como a identificação de problemas no

local de estudo.

Palavras-chave: Estoque, Laboratórios, Sistema de Gestão Integrada (SGI),

Centro universitário.

XXXV ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO

Perspectivas Globais para a Engenharia de Produção

Fortaleza, CE, Brasil, 13 a 16 de outubro de 2015.




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1. INTRODUÇÃO

Em meio a um mundo em processo de globalização é de extrema e de vital importância que as

empresas, para se manterem atuantes no novo cenário competidor, façam adequações em seus

produtos e serviços, para que possam sobreviver às exigências do mercado. Segundo Conte e

Durski (2002), as transformações exigidas pela modernidade estão mostrando uma nova

relação entre trabalho, gestão, aprendizagem e capacidade de as pessoas atuarem e

colaborarem no crescimento das companhias. Nessa nova etapa do mercado as organizações

precisam adotar uma visão mais abrangente sobre as inovações que ocorrem na produção, e

com isso ampliarem o seu nível de qualidade para com o de seus concorrentes.

O avanço da tecnologia fez com que se tornasse primordial a criação de um setor específico

para analisar a qualidade dentro das organizações, assim as empresas podem continuar

realizando as pesquisas e as melhorias em seu sistema operacional. Tornatsky e Fleischer

(1990) consideram que o processo de Inovações Tecnológicas é um forte aliado para as

organizações, pois é a partir dessas ideias que as empresas introduzem ferramentas adquiridas

através do conhecimento. Essa interação junto às pesquisas de mercado dão detalhes

estatísticos que serão utilizados para analisar o cenário competidor e consequentemente,

acompanhar as empresas adversárias.

“A qualidade ocupou o centro da atenção gerencial ao prover soluções para as organizações,

quando a oferta se tornou maior que a demanda e quando os clientes se tornaram mais bem

informados e exigentes.” (BARROS, 1992 apud ARAUJO, 2007). A produção de bens e

serviços atualmente tem como foco principal o cliente. A produção em massa deu lugar à

produção voltada para o atendimento a requisitos do cliente, tais como qualidade, segurança,

conforto, variedade, inovação, praticidade, sustentabilidade, dentre outros (MELLO et al.

2007).

A Gestão da Qualidade tem um foco estratégico, suas funções servem para a criação de

elementos que influenciem clientes em potencial, ou seja, além de atender as necessidades do

produto a organização deve criar e superar as expectativas de seus consumidores (PALADINI,

2008). Porém, com o desenvolvimento das organizações e a ampliação do mercado

competidor, o controle da qualidade “normalmente não dá garantias cabais de que o produto

ou serviço terá os resultados planejados quando em uso efeito”, e por isso, “ações




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complementares, relacionadas com vários campos do conhecimento humano podem ser

imprescindíveis ou convenientes” (CALEGARE, 1985).

Assim, para normalizar os padrões de qualidade criou-se o Sistema de Gestão Integrada

(SGI), que atende aos requisitos das normas NBR ISO 9001 - Qualidade, NBR ISO 14001 –

Meio ambiente, OSHAS 18001 – Saúde e segurança ocupacional e SA 8000 –

Responsabilidade social. Essa metodologia é capaz de fornecer ao gestor que saiba tirar

proveito de todas as informações colhidas em todos os departamentos, métodos para que os

produtos, processos ou serviços tenham a garantia de que cumprem com os requisitos legais e

do cliente estipulados (GODINI; VALVERDE, 2001).

Em relação à inserção da temática no contexto educacional, fortes pressões foram impostas

exigindo adequações e atualizações no processo de formação profissional, em especial,

durante a Conferência das Nações Unidas sobre Meio Ambiente e Desenvolvimento (RIO –

92), ocasião em que foi discutido a relevância da Instituições de Ensino Superior (IES) para

alcance dos objetivos do desenvolvimento sustentável, por meio da Agenda 21, ratificando a

corresponsabilidade das IES pela formação das gerações atuais e futuras. Assim, a partir da

década de 1990, elas passaram a ser cobradas, de forma mais intensa, por mudanças

significativas, a fim de acompanhar os avanços da sociedade.

Por isso, o presente artigo discute a aplicação do Sistema de Gestão Integrada (SGI) como

forma de padronizar e quantificar os equipamentos dos laboratórios teórico-experimentais da

Instituição de Ensino Superior (IES) Centro Universitário de Patos de Minas (UNIPAM). Os

laboratórios de Física I, Fitopatologia e Microbiologia, Núcleo de Pesquisa e Análise de

Semente, Química Geral e Físico-Química não apresentavam um controle de estocagem

atualizado e, assim, os responsáveis pelos laboratórios não podiam realizar um controle

qualitativo sobre os materiais e a efetividade dos locais destinados à estocagem dos

instrumentos. Esse monitoramento é de extrema importância para que o centro universitário

possa obter as certificações inerentes à qualidade.

Logo, para se realizar um efetivo controle do estoque nos laboratórios, os autores fazem uso

de técnicas que realizem o gerenciamento e um controle de estoques. “O gerenciamento de

estoque é a atividade de planejar e controlar acúmulos de recursos transformados, conforme

eles se movem pelas cadeias de suprimentos, operações e processos” (BETTS, 2008).




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Esse objetivo se justifica devido ao crescimento na quantidade de discentes utilizando os

laboratórios do UNIPAM, tanto para as disciplinas teórico-experimentais quanto para o

desenvolvimento de pesquisas extracurriculares, fazendo com que se tornasse necessário um

estudo para se contabilizar os objetos e materiais existentes nos laboratórios. Esse

procedimento é muito útil para auxiliar nas melhorias dos laboratórios para que se adequem às

exigências do Sistema de Gestão Integrada no qual a instituição está almejando as

certificações.

Além disso, o tema é justificado pelo fato de que atualmente, a atmosfera econômica nacional

passa por alguns avanços tecnológicos capazes de interagir para a obtenção de uma maior

eficiência e eficácia dos processos dentro de uma instituição, seja ela de caráter particular ou

de caráter público (TEIXEIRA; KERBER, 2002).

Outro fator que sustenta a justificativa é que periodicamente há a necessidade de revisão

quanto à realidade gerencial de materiais existentes. Essa situação acarreta o estrangulamento

de melhores possibilidades de gerenciar o estoque, criando gargalos para a elaboração de

práticas atualizadas e mais eficientes durante as aulas teórico-experimentais.

Para tanto, a fim de que se analisasse melhor a qualidade dos laboratórios, os autores deste

trabalho fizeram uso de uma abordagem qualitativa. Essa abordagem possibilita uma relação

direta entre o mundo real e o(s) pesquisador(es), pois permite a estes analisar e interpretar

determinado fenômeno sem o auxilio de recursos quantitativos e estatísticos. Para as autoras

Silva e Menezes, essa abordagem qualitativa permite também que o pesquisador analise com

certa precisão aspectos relacionados às pessoas: atitudes, hábitos, comportamentos (SILVA;

MENEZES, 2005).

O instrumento de coleta de dados se limitou à aplicação de questionários estruturados,

fechado, composto por perguntas ao sujeito de investigação. “Uma investigação empírica é

uma investigação em que se fazem observações para compreender melhor o fenômeno a ser

estudado” (HILL; HILL, 2012).

Marconi e Lakatos (2004) acrescentam que o questionário fechado trata-se de um instrumento

de coleta de dados constituído por uma série ordenada de perguntas, que devem ser

respondidas por escrito e sem a presença do entrevistador. Deste modo, a elaboração de




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questionários é fundamental como forma de se obter dados estatísticos, qualitativos e

quantitativos sobre o assunto abordado nesse projeto.

2. Gestão de Estoques

Os estoques representam uma parcela considerável dos ativos da empresa. Por isso, os

estoques devem ser vistos como um fator muito importante e que devem ser organizados com

frequência para que haja a obtenção de lucros à organização. Assim, Viana (2002) relata que

“a gestão de estoques visa ao gerenciamento dos estoques por meio de técnicas que permitam

manter o equilíbrio com o consumo, definindo parâmetros e níveis de suprimento e

acompanhamento à sua evolução”.

Para Vendrame (2008), a gestão de estoque é constituída por ações que concedem

informações ao colaborador para que ele verifique os estoques que estão sendo utilizados de

forma correta, quais estão em boa localização em relação aos setores que os utilizam, ou

ainda, quais estão bem controlados. O mesmo autor acrescenta que, a gestão de estoque

consiste no ato de controlar recursos utilizados destinados ao suprimento das necessidades

futuras numa organização.

O gerenciamento de estoque é o processo pelo qual são analisadas todas às políticas da

empresa e a cadeia de valor com relação aos estoques. Nessa análise também é levado em

conta à demanda e o local destinado à armazenagem desses produtos. E por isso, deve-se

elaborar um planejamento que irá projetar a movimentação, destino e utilização desses

produtos (BOWERSOX E CLOSS, 2001).

Logo, gerir estoques visando à economia consiste essencialmente na procura do equilíbrio

com o consumo, de tal maneira que as necessidades efetivas de seus consumidores sejam

satisfeitas com mínimo custo e menor risco de falta possível do produto, ou para que seja

assegurada a confiabilidade com seus fornecedores e com isso deve haver a crescente

qualidade pelo fornecimento (VIANA, 2002).

Assim, para que o estoque seja realizado maneira efetiva, deve-se realizar um planejamento

correto junto ao Sistema de Gestão Integrada da instituição.

3. Sistema de Gestão Integrada




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O Sistema de Gestão Integrada pode ser definido como a combinação de processos e

procedimentos com as práticas utilizadas para que a organização possa implementar as

políticas de gestão gerando a aquisição de objetivos dos quais tornará a empresa mais

eficiente e melhor vista pelos seus clientes e fornecedores (DE CICCO, 2004). Assim, o SGI

visa à união do atendimento às normas de forma que se adequem aos pontos comuns das

organizações, como por exemplo, no processo de aquisição deve ser verificado tanto as

especificações técnicas, como as especificações ambientais e de saúde e segurança no

trabalho.

A figura 1 representa a integração das metodologias e certificações que compõem o sistema, o

SGI interage com os níveis: Sistema de Gestão da Qualidade – SGQ, Sistema de Gestão

Ambiental – SGA e o Sistema de Gestão de Saúde e Segurança do Trabalho – SGSST (DE

CICCO, 2004). As metodologias se completam entre si, o que torna o aproveitamento das

certificações ainda mais eficiente.

Figura 1: Elementos de um Sistema de Gestão Integrada – SGI

Fonte:

Adaptado

de De Cicco

(2004)

A figura 1 mostra um esquema envolvendo três das quatro certificações do SGI que são

responsáveis pela padronização dos produtos e o bem estar dos funcionários tanto no âmbito

ambiental quanto na segurança e na saúde do trabalho. Porém, a certificação SA 8000,

responsável pela Responsabilidade Social, é uma metodologia que atua de forma individual e

sem dependência com as demais, o que de acordo com o autor, torna incoerente a sua aparição

no esquema dos elementos do SGI.

Cerqueira (2012) salienta que a sobrevivência de uma organização, não é o resultado de

procedimentos documentados, que muitas vezes são enfaticamente exigidos por aqueles que




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desconhecem o sentido último de um sistema de gestão e reduzem a importância de sua

implementação. Na realidade, mais importante do que possuir procedimentos e documentos é

a sua elaboração. É quando as pessoas se reúnem, pensam sobre aquilo que fazem, sobre as

razões por que o fazem e compartilham conhecimentos e experiências. A documentação é um

registro dessas informações, afinal, qualquer que seja a organização e seu serviço, o que há de

comum entre todas elas é que informações são processadas, quer sejam sobre o cliente, o

serviço, as pessoas que atuam no processo e os fornecedores, quer seja sobre os impactos no

meio ambiente e os perigos para os colaboradores.

Beckmerhagen et al. (2003) relata que a implementação do Sistema de Gestão Integrada, se

realizada de forma separada, pode implicar em vários custos como o aumento da possibilidade

de erros e falhas, esforços multiplicados, criação de regras desnecessárias que vão gerar um

impacto desfavorável junto às partes interessadas, em especial para os colaboradores e

clientes. Os mesmos autores relatam ainda que se implantados corretamente o SGI traz alguns

benefícios, alguns das quais são relatados a seguir:

Melhoria na gestão de processos;

Economia de tempos e custos;

Maior controle dos riscos com acidentes;

Redução e controle de custos ambientais;

Utilização mais eficaz de recursos internos e infraestrutura;

Aumento de competitividade;

Satisfação de clientes, funcionários e acionistas.

A busca pela padronização passa a ser realizada sobre a utilização dos recursos utilizados na

empresa, bem como a criação de objetivos e metas, o que certamente implicarão na

otimização na gestão de processos o que traz uma redução do desperdício. Além disso, a

identificação e controle dos riscos devem ficar associados às atividades, o que leva na redução

da frequência e gravidade dos acidentes ocorridos no ambiente de trabalho, o que preserva,

dessa forma, na integridade física e bem-estar dos empregados. Tais benefícios certamente

levarão a uma forma de melhor aproveitamento na lucratividade da empresa (SOTO;

SENATORE, 2002).




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Outro benefício diz respeito da análise de mercado, pois, com a implantação de um Sistema

de Gestão Integrado na organização, expande as relações comerciais com novos

clientes/alunos, locais ou regionais, fazendo com que aumentem de forma extraordinária.

Contribuindo com o desenvolvimento comercial está também o efeito do marketing positivo,

a imagem de uma empresa preocupada com as questões ambientais e saúde e segurança do

trabalho mostram que a organização não está preocupada apenas com a sua lucratividade, mas

também com o bem-estar do mundo e com as futuras gerações (HILLARY, 2003). Em um

ambiente de alta competição empresarial, a implantação do SGI servirá como meio de

demonstrar, perante as partes interessadas – clientes, órgãos fiscalizadores e comunidade – a

preocupação da organização com esses assuntos, garantindo-lhe maior credibilidade.

2.1 Certificações do SGI

O Sistema de Gestão Integrada é composto por quatro certificações: ISO 9001, ISO 1401, SA

8000 E OSHAS 18001:

Maimon (1999) relata que a ISO – International Organization for Standardization, traduzida

para o português como a Organização Internacional de Normalização, é uma federação

mundial de entidades nacionais de normalização que reúne mais de 100 países, representando

aproximadamente 95% da produção industrial do mundo. O representante brasileiro na ISO é

a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT).

A NBR ISO 9001 é uma norma referente à Gestão da Qualidade, essa certificação é

internacionalmente reconhecida, tendo sua última atualização realizada no ano 2000. A

certificação 9001 é um conjunto de normas técnicas cujas diretrizes que garantem a qualidade

de um produto ou serviço. “Ela [ISO 9001] não dá receitas prontas do que fazer, para atendê-

las. É muito mais uma filosofia dentro da qual se deve trabalhar para garantir padrões de

qualidade mundialmente aceitos” (COLENGHI, 2007).

A empresa que optar pela sua implantação deve demonstrar capacidade de fornecer serviços

que passem por um processo de melhoria contínua, ou seja, o padrão deve estar de acordo

com as certificações inerentes à qualidade juntamente com as exigências dos clientes,

garantindo assim, maior satisfação e credibilidade perante todas as partes envolvidas.




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A NBR ISO 14001 é uma norma referente ao Sistema de Gestão Ambiental, essa certificação

foi publicada em 1996 pela ISO e revisada em 2004 pelo mesmo órgão, a sua estrutura recente

é baseada na norma BS 7750, publicada em 1999 pelo BSI. “A ISO 14001 trata dos sistemas

de gestão ambiental, através de especificações e diretrizes para o uso, a empresa deve

gerenciar seu processo produtivo de forma a não causar danos à natureza.” (COLENGHI,

2007).

A OHSAS 18001 (Occupational Health and Safety Assessement Series) é uma norma de

Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional, essa certificação foi publicada em

1999 pelo BSI e foi baseada na norma BS 8800, sendo desenvolvida com a cooperação de

diversas associações e órgãos de certificação internacionais.

A organização que opta pela sua implementação demonstra um desempenho de segurança e

saúde ocupacional, controlando os riscos de suas atividades, produtos ou serviços, buscando a

preservação da saúde e segurança dos colaboradores. “A Occupation Health and Safety

Assessment Series (OHSAS) 18001, estabelece as especificações para a para a certificação de

Sistemas de Gestão de Segurança e Higiene no Trabalho” (COLENGHI, 2007).

A SA (Social Accountability) 8000 foi criada e desenvolvida em 1997 pela SAI – Social

Accountability International, de Nova York. Colenghi (2007) diz que a estrutura da SA 8000

é semelhante à das normas ISO 9001 e 14001, porém a essência das normas é baseada nas

regras da Organização Internacional do Trabalho (OIT) e em acordos/convenções das Nações

Unidas (Direitos Humanos e Direitos das Crianças), constituindo o primeiro padrão social

auditável. O mesmo autor relata que a empresa que deseja obter a certificação de

Responsabilidade Social (SA 8000) deverá atender os requisitos referentes aos Direitos

Humanos e aos Direitos das Crianças.

3. Desenvolvimento

Foram elaborados questionários (anexos A e B) como forma de interagir com os

colaboradores que atuam nos laboratórios em análise. A partir desta pesquisa, foi elaborado

um projeto de melhoria para que se pudesse realizar um padrão para que a IES pudesse seguir

futuramente.




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Foram analisados também todos os fatores que influenciam direta ou indiretamente no

problema da falta de precisão da quantidade de materiais, tais como: falta de planejamento nas

compras, controle, manuseio correto para com os discentes, armazenagem incorreta.

Juntamente com o manual elaborado pela UNIPAM e periódicos de circulação nacional e

internacional.

Para uma melhor compreensão do presente artigo, serão descritos todos os procedimentos

realizados desde a coleta dos dados até a implantação.

4. Discussão e resultados

Primeiramente, foi elaborado um questionário composto por questões fechadas, essas

indagações foram destinadas a doze (12) funcionários da instituição, sendo duas (2)

responsáveis e três (3) estagiários pelos laboratórios (Fitopatologia e Microbiologia, Núcleo

de Pesquisa e Análise de Semente, Física I, Química Geral e Físico-Química), em seguida

com os sete (7) docentes das disciplinas teórico-experimentais (Fitopatologia Aplicada, Física

II, Química Geral e Microbiologia do Solo). Os questionamentos feitos aos responsáveis e

estagiários tiveram como objetivo analisar o andamento dos laboratórios quanto à efetividade

da estocagem dos materiais, já os questionamentos realizados aos docentes tinha como

objetivo analisar qualidade do material estocado nos depósitos.

Com os questionamentos avaliados, ficou constatado de forma unânime que todos os

laboratórios têm o local destinado para estocagem estabelecida pelas normas do SGI. Outro

fator evidenciado é que nos laboratórios de Física I, Fitopatologia e Microscopia, Núcleo de

Pesquisa e Análise de Semente, há uma estocagem interna, ou seja, nesses laboratórios a

estocagem é realizada nos próprios laboratórios e sempre que há a necessidade da retirada de

materiais e esta pode ser efetuada sem maiores problemas. Entretanto, com aumento da

quantidade de discentes, no laboratório de Química Geral e Físico-Química há uma estocagem

externa, ou seja, há um local separado dos laboratórios para a estocagem desses materiais e

equipamentos e, com isso, um funcionário capacitado coloca todos os materiais que serão

utilizados antes do início da aula. Apesar de haver esses dois parâmetros para a estocagem,

todos os laboratórios seguem as normas laboratoriais de estocagem impostas pelo SGI.

Além disso, com aumento da quantidade de discentes, é necessário efetuar a compra anual de

materiais para suprir a demanda, fazendo com que o controle se tornasse ineficiente. Por isso,




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foi elaborado pelos autores uma tabela com o objetivo de realizar um levantamento sobre

todos os equipamentos utilizados com maior frequência pelos discentes. Essa tabela foi

necessária para que se efetuasse a contabilização e posteriormente a padronização junto ao

setor de qualidade da instituição. Os instrumentos foram evidenciados nos anexos B, C, D e E.

Após o registro de todos os materiais nos laboratórios, foi possível constatar que os docentes e

os estagiários responsáveis pelos laboratórios poderão ter maiores garantias e segurança sobre

o que há em seu estoque. Quando houver a necessidade da utilização de uma quantidade

maior de equipamentos que a habitual os funcionários podem verificar se a demanda supri a

necessidade ou se é necessário efetuar a compra de novos equipamentos.

4. Conclusão

Após a conclusão deste trabalho, pode-se observar que o controle do estoque é parte essencial

para as organizações que almejam as certificações do Sistema de Gestão Integrada. Um

estoque mal administrado acarreta vários prejuízos e isso aumentará a despesas operacionais

da empresa. Afinal, toda organização visa a excelência em seu estoque, pois, sabe que ele

auxilia no andamento de todas as atividades operacionais que ocorrem organização.

Na instituição em estudo o novo controle de estoque garantiu ao centro universitário a

conservação e a garantia de qualidade dos equipamentos utilizados pelos discentes nas aulas

teórico-experimentais ou no desenvolvimento de atividades extracurriculares e de pesquisas.

Assim, com esse projeto ficou evidente que para um melhor aproveitamento do estoque, deve-

se realizar um acompanhamento periódico no estoque operacional. Esse controle deve ser

concretizado em união com o setor de qualidade da organização, por isso, algumas medidas

de controle devem estar de acordo com o SGI. Essas melhorias garantem um padrão e dão

maior segurança aos docentes que necessitam dele para dar continuidade as suas aulas.

No mercado globalizado, cada padrão e certificação de qualidade contam como um fator

importante para se sobressair sobre os demais, fazendo com que se torne fundamental a

obtenção de um controle no mesmo patamar de desenvolvimento organizacional. A

organização que tem um controle atualizado evidencia uma melhor visão sobre cenário

organizacional mostrando que se preocupa com a sua armazenagem, além de ser mais bem




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aceito pelos discentes, fornecedores e funcionários, que irão realizar parcerias para que essas

melhorias sempre permaneçam, criando um processo de melhoria contínua.

Referências

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VIANA, João José. Administração de materiais, um Enfoque Prático. 1. ed. São Paulo: Editora Atlas, 2002.




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ANEXOS

Anexo A: questionário destinado aos responsáveis e docentes para analisar o funcionamento

dos laboratórios.




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Anexo B: questionário destinado aos responsáveis e docentes para analisar o funcionamento

dos laboratórios.




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Anexo C: esta lista tem como objetivo demonstrar os materiais disponíveis no laboratório.

Tabela 1 – Lista de Equipamentos do Laboratório de Física I




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Anexo D: esta lista tem como objetivo demonstrar os materiais disponíveis no laboratório.

Tabela 2 – Lista de Equipamentos do Laboratório de Fitopatologia e Microscopia




18

Anexo E: esta lista tem como objetivo demonstrar os materiais disponíveis no laboratório.

Tabela 3 – Lista Equipamentos do Laboratório de Núcleo de Pesquisa e Análise de Semente




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Anexo D: esta lista tem como objetivo demonstrar os materiais disponíveis no laboratório.

Tabela 4 – Lista de Equipamentos do Laboratório de Química Geral e Físico-Química

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