Gestão de informação de arquivo Jorge Janeiro
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Gestão de Informação de Arquivo: Projecto de Plataforma de Comunicação em Rede para a Administração Central do Estado Jorge Miguel Lobo Janeiro Orientador: Doutor Juan Mozzicafreddo, Professor Catedrático, ISCTE-IUL Co-orientador: Mestre Pedro Penteado, Especialista, Direcção-Geral de Arquivos Mestrado em Administração Pública Trabalho de Projecto Dezembro, 2011
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Gestão de Informação de Arquivo: Projecto de Plataforma de Comunicação
em Rede para a Administração Central do Estado
Jorge Miguel Lobo Janeiro
Orientador: Doutor Juan Mozzicafreddo, Professor Catedrático,
ISCTE-IUL Co-orientador:
Mestre Pedro Penteado, Especialista, Direcção-Geral de Arquivos
Mestrado em Administração Pública Trabalho de Projecto
Dezembro, 2011
PROJECTO DE TRABALHO
Gestão de Informação de Arquivo
O quê?
Proposta de plataforma electrónica de comunicação em rede
Para quem?
Organismos da Administração Central do Estado
Para quê?
Ajudar a realizar uma melhor gestão da informação de arquivo
OBJECTIVOS DO PROJECTO
Gestão de Informação de Arquivo
•
Objectivos Resultados Esperados
• Acompanhamento dos projectos arquivísticos
• Produzir estatísticas e indicadores
• Recolher dados sobre a gestão da informação
Arquivística
• Discussão de ideias e resposta a dúvidas
• Divulgar iniciativas
• Disponibilizar FAQ’s, normas e orientações técnicas e
boas práticas
• Proceder ao envio de newsletters e notícias
• Pesquisas no Portal Português de Arquivos, da Rede
Portuguesa de Arquivos (RPA)
• Instrumento de apoio às políticas públicas de arquivo.
• Aumento da eficiência
• Aumento da qualidade do serviço
prestado
• Aumento da partilha de
informação e do conhecimento
Necessidade de mudança
Austeridade
Globalização
Agenda política Expectativas
dos cidadãos
Gestão de Informação de Arquivo
Modelos Teóricos de Gestão Pública
Gestão de Informação de Arquivo
Modelo Weberiano
New Public Management New Public Service
Estado - Providência Estado Regulador Estado Parceiro
Remar: conceber e implementar
políticas Comandar: catalisar as forças de mercado
Servir: gerir conflitos e estabelecer parcerias
entre cidadãos e grupos
Burocracia centralizada Agências descentralizadas e autónomas Estruturas colaborativas
Funciona em sistema fechado Aberta ao ambiente e em adaptação
constante
Aberta, funcionando em rede e em modo
cooperativo
Primado da lei, das normas e dos
procedimentos. Primado do mercado e do lucro.
Primado do cidadão e da cidadania democrática
e participativa.
AP orientada para os meios Orientação para os resultados AP orientada para melhoria dos padrões de vida
dos cidadãos
O interesse público é definido e
expresso na lei
O interesse público representa a soma dos
interesses individuais O interesse público resulta de valores partilhados
Administrado passivo, beneficiário e
receptor das políticas públicas
Cidadão cliente e consumidor das políticas
públicas
Cidadão-parceiro, participativo e co-produtor de
políticas públicas
Liderança hierárquica (Top down)
Liderança empresarial – descentralizada mas
com controlo final (Bottom up)
Lideranças participadas e partilhadas (Bottom
up)
AP assume responsabilidade e presta
contas (accountability) à hierarquia e
aos políticos eleitos
AP assume responsabilidade e presta contas
ao grupo de cidadãos-clientes em função do
mercado
AP assume e partilha responsabilidades e presta
contas aos cidadãos, em função dos interesses
destes
Funcionário controlador e prestador
de serviços Funcionário empresário
Funcionário facilitador, mediador e
colaborativo
Baseado em: Denhardt, Janet V. e Robert B. Denhardt (2003), The new public service: serving, not steering, Nova Iorque, M. E. Sharpe, p. 29.
Aumento das necessidades
comunicacionais
Tendências
enfrentadas pelo
órgão coordenador da
política arquivística
nacional
Respostas do órgão
coordenador
Resultados
• Expansão das TIC
• Integração de
processos transversais
• Trabalho em rede
• Interoperabilidade
semântica
• Estabelecimento
de parcerias com as
Secretarias-Gerais
• Meta-Informação para a
Interoperabilidade (MIP)
• Macroestrutura Funcional (MEF)
• Portarias ministeriais de gestão
de documentos
• Reuniões de acompanhamento
e articulação com as Secretarias-
Gerais
Gestão de Informação de Arquivo
Modelo de Gestão de Arquivos na
Administração Central do Estado
Órgão
Coordenador
Secretarias-Gerais
Outros Organismos da ACE
Gestão de Informação de Arquivo
Maior intervenção
Intervenção intermédia
Menor
intervenção
Gestão de Informação de Arquivo
Modelo de Gestão de Arquivos na Administração Central do Estado
Órgão Coordenador Secretaria-
Geral
Organismo C
Organismo A
Organismo B
Secretaria-Geral
Modelo de Gestão de Arquivos na Administração Central do Estado
Organismo Competências Modelo Organizacional
Órgão de coordenação da
política arquivística
nacional
• Coordenação da política arquivística nacional
• Superintendência técnica e normativa
• Auditorias
• Apoio técnico às Secretarias-Gerais e organismos
• Promoção do desenvolvimento e qualificação da
rede nacional de arquivos
• Salvaguarda e valorização do património à guarda
dos serviços dependentes
• Qualificação de sistemas de arquivo e
protecção do património são core-
business da DGARQ
• Múltiplas unidades orgânicas
especializadas na qualificação e
tratamento de arquivos
Secretarias-Gerais • Política de gestão integrada de arquivo
• Coordenação geral dos sistemas de arquivo
ministeriais
• Planeamento estratégico
• Apoio técnico aos organismos
• Promoção de instrumentos para a
interoperabilidade
• Arquivo central de documentação/informação de
uso não corrente
• Arquivo é uma das várias actividades
principais do organismo
• Frequentemente, unidade orgânica de
arquivo (Divisão) integrada em
Direcção de Serviços de diversas áreas
Outros organismos da
ACE
• Gestão do arquivo de uso corrente • Arquivo é actividade secundária para
a organização
• Arquivo frequentemente integrado
numa unidade orgânica de gestão
Gestão de Informação de Arquivo
Gestão de Informação de Arquivo
Organismos Problemas Impactos Soluções da plataforma Benefícios
Gestão da
informação
Gestão dos
processos de
trabalho
Apoio à colaboração e partilha
DGARQ
SG’s
Organismos
ACE
Hierarquias
rígidas e
funcioname
nto em silos
Organismos só aderem
aos projectos com ordem
expressa da respectiva
tutela
Resistência parcial à
adopção de instrumentos
de gestão de
documentos transversais
que visam a
uniformização
Publicitação de diplomas
jurídico-administrativos
Disponibilização de FAQ’s
Difusão automática de
instrumentos de gestão de
documentos transversais
Agilização da
comunicação com
tutela e organismos
da ACE
Organismos
ACE
Recursos
humanos
com pouca
formação
em arquivo
Dificuldade na fase de
aplicação dos
instrumentos de gestão
de documentos
transversais às
organizações
Possibilidade de formação a
distância
Possibilidade de
esclarecimento de dúvidas
de forma rápida
Disponibilização de
orientações e normas para
aplicação
Disponibilização de FAQ’s
Diminuição de custos
com deslocações,
espaços para
reuniões/formações e
telefonemas
DGARQ
SG’s
Organismos
ACE
Limitações
orçamentai
s e
escassez
de recursos
humanos
Menor disponibilidade
para alocar recursos
humanos aos projectos
Dificuldade em
reformular os sistemas
de arquivo electrónico e
em papel devidos aos
custos inerentes
Possibilidade de trabalho em
videoconferência
Disponibilização de
cronogramas detalhados
Possibilidade de criação de
várias salas para projectos
diferentes
Diminuição de custos
com deslocações e
telefonemas
Disfunções Existentes e Soluções e Benefícios da Plataforma ao Nível
Organizacional
Gestão de Informação de Arquivo
Organismos Problemas Impactos Soluções da plataforma Benefícios
Gestão da
informação
Gestão dos processos
de trabalho
Apoio à colaboração
e partilha
DGARQ,
SG’s,
Organismos
ACE
Circulação da
informação em
papel
Morosidade da comunicação
Perdas de informação
Aumento dos custos
Crescimento das massas
documentais devido à duplicação de
documentos
Necessidade de mais espaço para
arquivo
Possibilidade
de envio e
classificação
de emails para
recuperação
Possibilidade de
colocação de
documentos em
repositórios
Salas de discussão
em linha
Diminuição de
custos com espaços
ocupados por papel,
telefonemas e
correspondência em
papel
Organismos
ACE
Baixa qualificação
dos sistemas de
arquivo
Existência de sistemas de arquivo
pouco estruturados, em diversos
formatos e locais de
armazenamento por vezes
incomunicáveis e sem grande
controlo
Más condições de armazenamento
da documentação
Gestão da informação não respeita
o ciclo de vida dos documentos
Inexistência, desactualização ou
aplicação incipiente de
instrumentos de gestão de
documentos
A documentação não é organizada
por unidades arquivísticas
Visualização em linha da
fase ou tarefa em que
encontra dado processo
Configuração de tarefas
de elaboração e
aplicação de
instrumentos
promotores da
interoperabilidade e das
boas práticas de gestão
de documentos de
arquivo (MIP, MEF,
planos de classificação e
portarias de gestão de
documentos ministeriais)
Possibilidade de
criação várias salas
para projectos
diferentes
Criação de
indicadores
Obtenção de
estatísticas
Diminuição de
custos com
telefonemas e
correspondência em
papel
Redução de tempo
no esclarecimento
de dúvidas e na
obtenção de
estatísticas
Organismos
ACE
Rigidez e
inadequação dos
sistemas de gestão
documental
Incapacidade de adequação aos
instrumentos transversais de gestão
da informação
Sistemas de gestão documental não
respeitam requisitos específicos
para arquivos electrónicos
Possibilidade de
esclarecimento de
dúvidas de forma
imediata
Disponibilização de
orientações, normas
e requisitos para
aplicação
Disponibilização de
FAQ’s
Diminuição de
custos com
telefonemas e
correspondência em
papel
Redução de tempo
no esclarecimento
de dúvidas
Disfunções Existentes e Soluções e Benefícios da Plataforma ao Nível
dos Sistemas de Informação
Gestão de Informação de Arquivo
Organismos Problemas Impactos Soluções da plataforma Benefícios
Gestão da
informação
Gestão dos
processos de
trabalho
Apoio à colaboração e
partilha
DGARQ
SG’s
Organismos ACE
Divulgação no site
em páginas
estáticas
Limitações no esclarecimento de
dúvidas mais específicas sobre os
projectos de forma célere
Impossibilidade de disponibilizar
conteúdos referentes aos projectos na
página Web
Impossibilidade de adequar os
conteúdos da página Web ao ritmo dos
projectos
Fácil gestão de
conteúdos
(modelos pré-
definidos)
Possibilidade
armazenamento de
conteúdos
Possibilidade de criar salas
de discussão
Disponibilização de
informação sobre arquivos da
ACE
Possibilidade de ligação à
Rede Portuguesa de Arquivos
(RPA)
Agilização da gestão de
conteúdos
Diminuição de custos com
telefonemas e correspondência
em papel
Redução de tempo no
esclarecimento de dúvidas
DGARQ
SG’s
Organismos ACE
Comunicação
insuficiente com
interlocutores dos
organismos
através da página
Web
Impossibilidade de estabelecer diálogos
interactivos com os intervenientes nos
projectos através da página Web
Impossibilidade de envio de RSS feeds e
notícias através da página Web
Impossibilidade de obter estatísticas
através da página Web
Fácil gestão de
conteúdos
Gestão de perfis
Possibilidade
dos
interlocutores
alterarem dados
pessoais com
validação
posterior
Envio de RSS feeds e notícias
Possibilidade de efectuar
estatísticas de monitorização
às políticas públicas de
arquivo
Agilização da gestão de
conteúdos
Diminuição de custos com
telefonemas e correspondência
em papel
Redução de tempo no
esclarecimento de dúvidas e na
obtenção de estatísticas
DGARQ
SG’s
Organismos ACE
Comunicação
insuficiente com
interlocutores
através de
telefone e
correspondência
Comunicação feita de um para um ou de
um para muitos
Diminui interactividade
Obriga a afectar mais recursos humanos
para esclarecimento de dúvidas
Possibilidade de criar salas
de discussão
Disponibilização de FAQ’s
Diminuição de custos com
telefonemas e correspondência
em papel
Redução de tempo no
esclarecimento de dúvidas
DGARQ
SG’s
Organismos ACE
Comunicação em
grupo só
presencial
Reuniões ocasionais levam a perda de
contacto com os projectos
Dificuldade em realizar muitas reuniões
devido à escassez de recursos humanos
e custos financeiros
Chats
Videoconferência
Diminuição de custos com
deslocações, espaços para
reuniões, telefonemas e
correspondência em papel
Redução de tempo no
esclarecimento de dúvidas
DGARQ
SG’s
Organismos ACE
Ausência de
repositório
centralizado de
informação sobre
projectos
Perda de ligação com os projectos
Impossibilidade de consultar
informações de forma pontual para
esclarecimento de dúvidas
Impossibilidade de recuperação de
informação completa sobre projectos
Possibilidade de
armazenamento de
conteúdos
Diminuição de custos com
telefonemas
Redução de tempo na
recuperação de informação
Disfunções Existentes e Soluções e Benefícios da Plataforma ao Nível
Comunicacional
Impactos gerais da plataforma de apoio à
coordenação da política arquivística na ACE
Gestão de Informação de Arquivo
Vantagens Impactos Gerais
• Vantagens ambientais
• Vantagens financeiras
• Aumento da rapidez e eficiência da comunicação
• Centralização da informação (conteúdos e contactos)
• Aumento da disponibilidade e fiabilidade da informação
• Aumento da recolha e partilha da informação
• Aumento da capacidade de armazenamento
• Agilização dos processos e da gestão de conteúdos
• Diminuição do tempo de pesquisa e recuperação da informação
• Garantia da segurança e confidencialidade no acesso à
informação
• Aumento da transparência
• Aumento da eficácia, da eficiência e da qualidade
na gestão de documentos
• Fornecimento de contributos para a formulação de
políticas públicas de arquivo
• Contribui para uma maior tomada de consciência
da importância da gestão da informação nas
organizações
• Incentiva a qualificação dos arquivos
14 Gestão de Informação de Arquivo
