Gestao de Projetos Informacoes Basicas

66

Click here to load reader

Transcript of Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Page 1: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Gestão de Projetos

Informações básicas

Paulo Degani25 de Maio de 2010

Page 2: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Agenda

O que é projeto Integração na empresa Equipes e papéis As áreas do conhecimento Os processos da Gerência de Projetos

Page 3: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

O que é projeto... para você? Na língua portuguesa

Muitas vezes confundido com desenho, planta ou esquema preliminar

Em inglêsDesign - Planta ou esquema preliminarProject - Empreendimento

Page 4: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Conforme observação feita, trataremos apenas alguns pontos a respeito de projetos; o suficiente para se iniciar um sem maiores traumas.

Pré conceito Conceito Temporários Únicos Progressivamente elaborados Outros tópicos Exemplos Portfólios, programas, sub-projetos

O que é projeto

— Tópicos —

Page 5: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Mudanças são exigidas porque: os clientes querem produtos melhores

acionistas querem lucros maiores

concorrentes se tornam mais competitivos

tecnologias avançam...

... e a cada dia, novas necessidades surgem.

Ou, “a necessidade é que faz o sapo pular”, traduz a vocação da natureza por constantes mudanças.

Pré conceito

“Quem fica parado é poste.”

José Simão, na Folha de S. Paulo

Page 6: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Pré conceitoMudanças e Projetos estão fortemente relacionados Projetos são os instrumentos dos agentes de

mudanças

Implementar uma mudança pode ser uma aventura ou um trabalho técnico

A metodologia é utilizada para evitar-se a aventura

Mas o uso da metodologia não garante sucesso

A metodologia é utilizada para se ganhar confiabilidade no processo, produtividade e acurácia

Pesquisa do PMI©: mesmo utilizando metodologia, de 20 a 25% dos projetos não obtém sucesso (conjunto de escopo, prazo, custo na “mosca”)

Sem metodologia então...

Page 7: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Os projetos são todo o trabalho que fazemos de uma vez, que tem começo e fim e produz resultados.

O design e a preparação de um novo carro esportivo é um projeto — ou um programa —, mas a produção em série, não;

A produção, junto com outros processos repetitivos são definidos como operações permanentes ou processos operacionais contínuos (em inglês, ongoing operations);

Projetos são iniciativas não repetitivas levadas por equipes integradas de projeto;

Projetos são freqüentemente implementados como meios de realizar o plano estratégico da organização.

Existem muitas definições, mas aqui se apresentam algumas apenas para se ter uma idéia:

Conceito

“Um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único.” PMBoK©

Page 8: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

“Se você não despende pelo menos 70% do seu tempo em projetos, você vive no passado.”

Tom Peters (1997)

Conceito

Page 9: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Conceito

Tempo em Projetos Tempo em Operações Continuadas

Operacional

Supervisão

Gerência

Diretoria

Page 10: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Temporário não significa que a sua duração seja curta; muitos projetos podem duram muitos anos ou alguns dias;

Em todos os casos, a duração é finita;

O que é temporário é o projeto de criação do produto e não o produto criado;

A oportunidade ou os nichos de mercado são usualmente temporários — a maioria dos projetos tem um espaço de tempo limitado para produzir seus produtos;

A equipe de projeto tem um único compromisso com aquele projeto; ao término deste, normalmente ela é desmontada.

Chega-se ao fim de um projeto quando seus objetivos foram alcançados ou quando se torna claro que os objetivos do projeto não serão ou não poderão mais ser atingidos ou a necessidade do projeto não existe mais.

Temporários

Page 11: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

A construção de um edifício por uma construtora é um projeto — pois cria um produto, é temporário e único;

Mesmo sendo o core business da construtora, construir edifícios não é uma operação continuada;

Cada edifício tem um conjunto de características que o faz único.

Os projetos servem para lançar um produto que não existia antes, ou aplicar melhorias em um produto já existente. Isto também vale para processos.

Únicos

Page 12: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Progressivamente significa: “proceder por etapas; continuar de forma

determinada, por incrementos” em fases;

Elaboradas significa: “trabalhadas com cuidado e detalhes;

desenvolvidas por completo”.

À medida em que o projeto é melhor compreendido maior será seu detalhamento. Essa característica integra os conceitos de temporário e único. Como o produto de cada projeto é único, as características peculiares que o distinguem devem ser progressivamente elaboradas.

Progressivamente elaborados

Page 13: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Propósito

o conjunto de resultados — produtos — de um projeto são conhecidos como deliverables;

para facilitar o gerenciamento e aumentar a probabilidade de sucesso, precisamos dividir o produto em sub-produtos e em alguns casos dividir o projeto em fases;

Interdependentes

projetos podem se interagir entre si e ser “cliente” de outro projeto, utilizando os outputs de outros projetos como input;

Conflitos

como temporários que são, os projetos são formados por equipes e recursos temporários, que são “emprestados” pelas áreas funcionais;

esta característica pode gerar o típico conflito do recurso com dois “chefes”.

Outros tópicos merecem ser citados, para que possam ser tratados quando surgirem.

Outros tópicos

Page 14: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

É interessante que se exponham algumas características de projetos e operações continuadas

Outros tópicos

Projetos Operações continuadasOrganização transitória, multifuncional Organização permanente,

departamentosIncorpora melhorias ao final doprojeto; lições aprendidas

Incorpora melhorias durante oprocesso, economia e qualidade doproduto

Produto somente ao final Produto uniforme e constanteTarefas inovativas Tarefas repetitivasTransitória e “acampamentos” Funcional e permanenteAdministração de pessoas, maximizahabilidades e conhecimentos

Administração de processosobservando a exatidão dos resultados

Mudança, elasticidade e diversidade,busca eficácia (alcançar um objetivo)

Conservadorismo, perfeccionismo esimilaridade, busca de eficiência (usoeconômico dos recursos)

Desajustes freqüentes na sincronia,maior atenção no planejamento

Sincronia mantida com facilidade,menor atenção no planejamento

Page 15: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Faça uma lista de trabalhos relativos a Vendas, classificando-os em Operações Continuadas e em Projetos.

Exercício

Page 16: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Projeto Manhattan criação da bomba atômica, com orçamento de US$2bilhões;

o gerente do projeto não entendia nada de física. Era um generalista;

Projeto Polaris sistema de defesa americano;

adoção de ferramentas como PERT, planos de gestão e técnicos, precursor do PMO (Project Management Office);

Projeto “O homem na Lua” para conseguir o objetivo, a NASA teve que treinar

fornecedores, o que fez disseminar a metodologia;

Exemplos

Page 17: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Outros Há 30 anos atrás, os filmes de Hollywood eram

tratados como projetos. A partir do final dos anos 70, com “Star Wars”, passaram a ser tratados como programas que envolvem não só o filme propriamente dito, mas campanhas de marketing, produtos relacionados, merchandising, etc.

Quando assumiu a diretoria geral da TV Globo, Marluce Dias da Silva implantou o gerenciamento de projetos para condução das novelas, buscando cumprimento de orçamento, prazo e qualidade;

Desde a gestão Fernando Henrique, o Governo Federal — e agora também o Governo de Minas — adota a gestão de projetos para condução de seus programas;

Sua viagem de férias também pode ser gerida por esta metodologia!

Exemplos

Page 18: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Project Management Institute Congrega profissionais da ciência de

gerenciamento de projetos Fundado nos anos 60, nos EUA Define a metodologia utilizada

PMI

Trecho retirado do site www.pmi.org

Vital and forward thinking – focused on the needs of project management professionals worldwide; that’s the Project Management Institute of today. We’ve long been acknowledged as a pioneer in the field and now our membership represents a truly global community with more than 200,000 professionals, representing 125 countries. PMI professionals come from virtually every major industry including, aerospace, automotive, business management, construction, engineering, financial services, information technology, pharmaceuticals, healthcare, and telecommunications.

Page 19: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Problemas mais comunsOs problemas mais comuns na gestão de projetos, segundo empresas consultadas pelo PMI são:

Prazos prorrogados 72%

Retrabalho 72%

Interrupções no ritmo de trabalho 71%

Mudanças de escopo 69%

Planejamento insuficiente 63%

Controle inadequado 51%

Aumento de custos 46%

Problemas de comunicação 43%Fonte: Revista Exame – 26/09/2003

Page 20: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Portfólios com início no Plano Estratégico, o portfólio é a força motriz de

sua implementação e agrega todos os programas e projetos da organização;

Programas é um grupo de projetos gerenciados de forma coordenada, a fim

de se obter benefícios que, de forma isolada, não se poderia obter;

a publicação de uma revista é um programa — o periódico propriamente dito é um esforço continuado —, mas a geração de cada exemplar individual é um projeto;

Sub-projetos os projetos podem ser “quebrados” de forma a serem melhor

gerenciados.

Portfólios, programas, sub-projetos

Page 21: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Agenda

O que é projeto Integração na empresa Equipes e papéis As áreas do conhecimento Os processos da Gerência de Projetos

Page 22: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

PortfolioPortfolio

Programa Programa 11

Programa Programa 22

Programa Programa 33

Projeto Projeto 1.11.1

Projeto Projeto 1.21.2

Projeto Projeto 1.31.3

Projeto Projeto 2.12.1

Projeto Projeto 2.22.2

Projeto Projeto 3.13.1

Projeto Projeto 3.23.2

SubprojetSubprojeto 1.1.1o 1.1.1

SubprojetSubprojeto 1.1.2o 1.1.2

SubprojetSubprojeto 1.3.1o 1.3.1

SubprojetSubprojeto 3.1.2o 3.1.2

SubprojetSubprojeto 2.1.1o 2.1.1

SubprojetSubprojeto 2.1.2o 2.1.2

SubprojetSubprojeto 3.1.3o 3.1.3

Portfólios, programas, sub-projetos

Page 23: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Estratégia, Plano Tático

Voz do

Cliente

Custo

Cliente

Cresci-mento

Cash

Entender anseios

de clientes

e acionista

s

Definir estratégia

Estratificar estratégia Definir projetos

Custo

Projeto “amarrado” ao cliente

Page 24: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

PortfolioPortfolio

Programa Programa 11

Programa Programa 22

Programa Programa 33

Projeto Projeto 1.11.1

Projeto Projeto 1.21.2

Projeto Projeto 1.31.3

Projeto Projeto 2.12.1

Projeto Projeto 2.22.2

Projeto Projeto 3.13.1

Projeto Projeto 3.23.2

SubprojetSubprojeto 1.1.1o 1.1.1

SubprojetSubprojeto 1.1.2o 1.1.2

SubprojetSubprojeto 1.3.1o 1.3.1

SubprojetSubprojeto 3.1.2o 3.1.2

SubprojetSubprojeto 2.1.1o 2.1.1

SubprojetSubprojeto 2.1.2o 2.1.2

SubprojetSubprojeto 3.1.3o 3.1.3

Estratégia, Plano Tático

O modelo se encaixa no Plano Tático da organização, onde cada portfolio representa cada uma das estratégias e os programas, os objetivos nos macro processos

Ex.: Ampliar market share de 10% em 2005 para 15% em 2006

Ex.: Lançar novos produtos

Ex.: Reduzir custo operacional

Page 25: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Agenda

O que é projeto Integração na empresa Equipes e papéis As áreas do conhecimento Os processos da Gerência de Projetos

Page 26: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

O Gerente do Projeto é um generalista Ele não tem que entender daquilo que está

tratando Mas tem que contar com os que entendem Ele deve saber onde estão estas pessoas Sua principal função é aglutinar as pessoas,

formando um time

Equipes

Page 27: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Assim como o técnico de futebol, o Gerente de Projetos não deve “entrar em campo para defender um penalty”

Também desta forma, onze Ronaldinhos não fazem a melhor equipe

O Gerente de Projeto deve disponibilizar para a empresa o aprendizado obtido com os esforços

Equipes

Page 28: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Quem tem o melhor conhecimento do processo que está sendo melhorado e/ou contato com o cliente?

Quem tem o maior conhecimento do problema e/ou o melhor acesso aos dados?

Quais as habilidades-chave ou perspectivas que serão necessárias ao longo do decurso do projeto?

Que grupos ou funções serão mais diretamente afetados pelo projeto?

Que grau de representação gerencial/de supervisão/de linha de frente será provavelmente necessário?

Que habilidades, funções ou níveis organizacionais podem ser obtidos durante o projeto, quando se fizerem necessários?

EquipesO consultor Peter Pande¹ cita algumas perguntas-chave a serem ponderadas para a seleção de membros de equipes:

¹ No livro Estratégia Seis Sigma: Como a GE, a Motorola e Outras Grandes Empresas estão Aguçando seu Desempenho. Rio de Janeiro: Qualitymark Editora, 2001. – p. 130

Page 29: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Num projeto, as pessoas “desempenham papéis” (roles), que têm atribuições e responsabilidades que são tratadas com maior detalhe no Plano de Projeto.

Papéis genéricos

Dono do Processo

Patrocinador

Gerente do Projeto

Membros da Equipe

Conselho do Projeto

— Papéis —

Page 30: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Desempenhando papel fundamental, o Dono do Processo tem as principais atribuições.

Dono do Processo

é o beneficiário direto pelas melhorias que o projeto se propõe a trazer;

é o responsável pelo sucesso ou pelo fracasso do projeto;

é quem delega ao gerente do projeto o poder para implementar o projeto;

é o principal cliente a ser atendido;

deve ajudar a equipe em “quebrar as pedras” que surgirem no caminho.

Page 31: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Auxilia o Dono do Processo e o Gerente de Projeto em “conseguir” recursos para o sucesso do projeto.

Patrocinador

a princípio, o ideal é que não fosse necessário a existência de um “padrinho”;

em projetos mais “complicados” — nos mais variados campos de “complicação” — ele passa a ser fundamental;

detém o power.

Page 32: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Como se fosse um “consultor” é “contratado” pelo Dono do Processo para planejar, executar, controlar e encerrar o projeto.

Gerente do Projeto

é designado no project charter, mas pode iniciar sua participação bem antes deste processo;

seleciona ou ajuda a selecionar os membros da equipe;

é responsável por todas os Processos da Gerência de Projetos.

Page 33: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Uma boa equipe é aquela que pode contar com talentos distintos, para atuar nas diferentes tarefas (ver Peter Pande).

Membros da Equipe

junto com o gerente do projeto, elabora o planejamento e seu Plano;

as principais tarefas do projeto são executadas pelos membros da equipe;

acabam sendo “sacrificados” pois, durante o período do projeto, passam a responder a dois “chefes”;

este “sacrifício” pode tender a zero se as recomendações vierem top down.

Page 34: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

É um conjunto de pessoas — além do Dono, do Gerente do Projeto e do Patrocinador — que contribui no projeto e na sua expansão nas demais áreas da empresa.

Conselho do Projeto

auxilia a quantificar o impacto dos esforços do projeto sobre a linha de resultados do negócio;

compartilha as melhores práticas com a organização, “vendendo” as soluções;

remove barreiras;

faz permear a cultura à organização.

Page 35: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Gerência dos Recursos Humanos A gerência dos recursos humanos do

projeto inclui os processos requeridos para possibilitar o uso mais efetivo das pessoas envolvidas com o projeto

Características Especiais A natureza temporária dos projetos faz com

que as relações pessoais e organizacionais sejam, geralmente, temporárias

A natureza e o número de interessados no projeto freqüentemente se altera quando o projeto percorre as fases do seu ciclo de vida

Page 36: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Gerência dos Recursos Humanos Processos do gerenciamento dos recursos

humanos do projeto Planejamento Organizacional: identificar,

documentar e designar as funções, responsabilidades e relacionamento dentro do projeto

Montagem da Equipe: conseguir que os recursos humanos necessários sejam designados e alocados ao projeto

Desenvolvimento da Equipe: desenvolver habilidades individuais e do grupo para aumentar o desempenho do grupo

Page 37: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Competências Gerenciais

Atitudes

Conhecimentos

Habilidades

Page 38: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Competências Gerenciais

Conhecimentos Competência técnica Conhecimento de

ferramentas da administração de projetos

Entendimento do ciclo de vida do projeto

Entendimento dos sistemas organizacionais

Habilidades Liderança Comunicaçã

o Negociação Solução de

problemas

Atitudes Fazer acontecer Sentir-se confortável

com a ambigüidade e tensão

Assumir a responsabilidade

Demonstrar interesse pessoal pelo projeto

Atualizar-se continuamente

Desempenhar o papel de vendedor das idéias

Disciplina para se organizar

Page 39: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Influências organizacionais

O r g a n i z a c a o M a t r i c i a l F r a c a

P e s s o a l

P e s s o a l

P e s s o a l

G e r e n t e F u n c i o n a lP r o d u c a o

P e s s o a l

P e s s o a l

P e s s o a l

G e r e n t e F u n c i o n a lM a r k e t i n g

P e s s o a l

P e s s o a l

P e s s o a l

G e r e n t e F u n c i o n a lD e s e n v o l v i m e n t o

P e s s o a l

P e s s o a l

P e s s o a l

G e r e n t e f u n c i o n a lL o g i s t i c a

E x e c u t i v o C h e f e

Page 40: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Influências organizacionais

O r g a n i z a c a o M a t r i c i a l B a l a n c e a d a

P e s s o a l

P e s s o a l

P e s s o a l

G e r e n t e F u n c i o n a lP r o d u c a o

P e s s o a l

P e s s o a l

P e s s o a l

G e r e n t e F u n c i o n a lM a r k e t i n g

P e s s o a l

P e s s o a l

P e s s o a l

G e r e n t e f u n c i o n a lL o g i s t i c a

P e s s o a l

P e s s o a l

G e r e n t e d e P r o j e t o s

G e r e n t e F u n c i o n a lD e s e n v o l v i m e n t o

E x e c u t i v o C h e f e

Page 41: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Influências organizacionais

O r g a n i z a c a o M a t r i c i a l F o r t e

P e s s o a l

P e s s o a l

P e s s o a l

G e r e n t e F u n c i o n a lP r o d u c a o

P e s s o a l

P e s s o a l

P e s s o a l

G e r e n t e F u n c i o n a lM a r k e t i n g

P e s s o a l

P e s s o a l

P e s s o a l

G e r e n t e f u n c i o n a lL o g i s t i c a

P e s s o a l

P e s s o a l

P e s s o a l

G e r e n t e F u n c i o n a lD e s e n v o l v i m e n t o

G e r e n t e d eP r o j e t o s

G e r e n t e d eP r o j e t o s

G e r e n t e d eP r o j e t o s

G e s t a o d e P r o j e t o s

E x e c u t i v o C h e f e

Page 42: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Influências organizacionais

O r g a n i z a c a o P r o j e t i z a d a

P e s s o a l

P e s s o a l

P e s s o a l

G e r e n t e d e P r o j e t o s

P e s s o a l

P e s s o a l

P e s s o a l

G e r e n t e d e P r o j e t o s

P e s s o a l

P e s s o a l

P e s s o a l

G e r e n t e d e P r o j e t o s

P e s s o a l

P e s s o a l

P e s s o a l

G e r e n t e d e P r o j e t o s

E x e c u t i v o C h e f e

Page 43: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Agenda

O que é projeto Integração na empresa Equipes e papéis As áreas do conhecimento Os processos da Gerência de Projetos

Page 44: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

EscopEscopoo

CustoCusto

TempoTempo QualidadQualidadee

Recursos Recursos HumanosHumanos

SuprimentoSuprimentoss

RiscosRiscos

ComunicaçãComunicaçãoo

As áreas do conhecimentoSão nove* as áreas do conhecimento de PMM, mas quatro são básicas:

* De acordo com o PMI©

IntegraçãoIntegração

Page 45: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Integração - garantir que os diversos elementos do projeto sejam adequadamente coordenados

Escopo - assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido — e nada mais que o trabalho requerido — para completar o projeto com sucesso

Tempo - assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto

Custo - assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto

Qualidade - garantir que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão satisfeitas

As áreas do conhecimentoCada uma das áreas tem objetivos que são buscados através de conhecimentos e práticas em gerência de projetos em termos de processos que compõem tais áreas.

Page 46: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Recursos humanos - proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto

Comunicações - assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto sejam feitos de forma adequada e no tempo certo

Riscos - dizem respeito à identificação, análise e respostas a riscos do projeto

Aquisições - necessidades para aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto

As áreas do conhecimentoCada uma das áreas tem objetivos que são buscados através de conhecimentos e práticas em gerência de projetos em termos de processos que compõem tais áreas.

Page 47: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Agenda

O que é projeto Integração na empresa Equipes e papéis As áreas do conhecimento Os processos da Gerência de Projetos

Page 48: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Os processos da Ger. ProjetosOs processos da Gerência de Projetos são similares a outros processos de melhoria, como o PDCA ou DMAIC.

Processos Processos de de

IniciaçãoIniciação

Processos Processos de de

PlanejamenPlanejamentoto

Processos Processos de de

ControleControle

Processos Processos de de

ExecuçãoExecução

Processos Processos de de

EncerramenEncerramentoto

As setas representam fluxos de informação

Page 49: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Os processos da Ger. ProjetosOs processos da Gerência de Projetos podem ser organizados nestes cinco grupos — ou fases —, cada um deles contendo um ou mais processos:

Processos de Iniciação - autorização do projeto ou fase

Processos de Planejamento - definição e refinamento dos objetivos e seleção das melhores alternativas de ação para alcançar os objetivos que o projeto estiver comprometido em atender

Processos de Execução - coordenar pessoas e outros recursos para realizar o plano

Processos de Controle - assegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, através da monitoração regular do seu progresso para identificar variações do plano e portanto, ações corretivas podem ser tomadas quando necessárias

Processos de Encerramento - formalizar a aceitação do projeto ou fase e fazer seu encerramento de uma forma organizada

Page 50: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Os processos da Ger. ProjetosNum grupo de processos, os processos individuais são ligados por suas entradas e saídas. Considerando-se estas ligações, pode-se descrever cada processo em termos de: Entradas - documentos ou itens documentáveis que influenciarão o processo

Ferramentas e técnicas - mecanismos aplicados às entradas para criar as saídas

Saídas - documentos ou itens documentáveis resultantes do processo

ENTRADASENTRADAS• Descrição do produto• Plano estratégico• Critérios para seleção do projeto• Informações históricas

FERR. E FERR. E TÉCN.TÉCN.• Métodos de seleção de projetos• Avaliação especializada

SAÍDASSAÍDAS• Project Charter• Gerente do Projeto identificado e designado• Restrições• Premissas

— Exemplo —

Page 51: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

IniciaçãoA fase de Iniciação contém apenas um único processo, também chamado de Processo de Iniciação. O produto desta fase é o Project Charter.

Project Charter - normalmente deve conter: as necessidades do negócio que o projeto está

incumbido de tratar a descrição do produto a autorização para o Gerente do Projeto restrições premissas

A aprovação do Project Charter autoriza o início do Planejamento

Page 52: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

PlanejamentoPode-se dizer que o produto desta fase é o Plano de Projeto, que resume o que o projeto tratará e de que forma fará isso.— Principais sub produtos contidos no

Plano — Visão geral do projeto

Objetivos

Declaração de escopo Itens incluídos e excluídos

do escopo

Deliverables

Premissas

Restrições

Interdependências

Stakeholders

Plano de riscos

W.B.S.

Recursos requeridos Custos Cronograma Organização do projeto Plano de Comunicação

Page 53: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

PlanejamentoA aprovação do Plano de Projeto autoriza o início da Execução Na etapa do Planejamento não se executa nenhuma

tarefa, pois o Plano deve ser aprovado antes

A apresentação do Plano em forma de PowerPoint não elimina a necessidade do documento “Plano de Projeto”

Uma reunião de apresentação do Plano com a equipe, Dono do Processo e Patrocinador — além de alguns stakeholders —, pode ser necessária e interessante ao projeto

Page 54: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

PlanejamentoO relacionamento entre os processos de planejamento é mostrado a seguir.

UtilizandUtilizando WBSo WBS

P l a n e j a m e n t od o e s c o p o

I n i c i a ç ã o

P l a n e j a m e n t od o s r e c u r s o s

D e f i n i ç ã o d a sa t i v i d a d e s

S e q u e n c i a m e n t od a s a t i v i d a d e s

P l a n e j a m e n t o d ag e r ê n c i a d o s

r i s c o s

D e s e n v o l v i m e n t od o p l a n o d o

p r o j e t o

O r ç a m e n t o

D e f i n i ç ã o d oe s c o p o

E l a b o r a ç ã o d oc r o n o g r a m a

E s t i m a t i v a d ed u r a ç ã o d a s

a t i v i d a d e s

E s t i m a t i v a d ec u s t o s

Page 55: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

W.B.S.Work Breakdown Structure ou Estrutura Analítica do Projeto, não é só uma ferramenta de planejamento, mas também de comunicação e controle.

Projeto XProjeto X

— Exemplo —

Fase 1Fase 1 Fase 2Fase 2

Produto Produto 11

Produto Produto 22

Produto Produto 33

Produto Produto 44

Tarefa y

Tarefa zPacotes de Pacotes de

trabalhotrabalho

Page 56: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

W.B.S.Algumas observações a respeito da técnica podem ser feitas: Ou E.A.P., Estrutura Analítica do Projeto

A utilização de fases só é recomendada quando elas são bem claras e uma pode depender da outra

A WBS estruturada por produtos é a mais utilizada

Os pacotes de trabalho não devem conter verbos e sim retratar o produto, por exemplo: Telhado; Servidor; Cisterna; Estudo de EVA; Sistema de T.I.

As tarefas são descritas com um verbo no infinitivo e um objeto direto, por exemplo: Fixar quadros; Treinar Operadores; Listar regras de negócio; abrir vala

A WBS deve conter poucas e curtas palavras, para facilitar o trabalho tanto no PERT quanto no cronograma

Page 57: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

W.B.S. Exemplo

Page 58: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

W.B.S.

Exercício “Churrasco com amigos”

EscopoRealizar churrasco na casa do Marcelo

para comemorar sua promoção

ProdutosComemoração realizada para 4 casais

sem filhos

Casa do Marcelo limpa após festa

Page 59: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

ExecuçãoOs processos e seus objetivos estão apresentados no quadro a seguir:

Processos ObjetivoExecução do Plano deProjeto

Levar a cabo o plano do projeto através da realizaçãodas atividades nele incluídas

Garantia da Qualidade Avaliar regularmente o desempenho geral do projeto,com o objetivo de prover confiança de que o projeto irásatisfazer os padrões estabelecidos de qualidade

Desenvolvimento da equipe Desenvolver habilidades das pessoas e da equipe, paramelhorar o desempenho do projeto

Distribuição dasinformações

Disponibilizar as informações necessárias, e nomomento adequado, às pessoas envolvidas

Pedido de propostas Obter, conforme apropriado a cada caso (cotações depreço, cartas-convite, licitações, concorrências), aspropostas de fornecimento dos produtos e/ou serviçospretendidos

Seleção de fornecedores Escolher entre os principais fornecedores

Administração de contratos Gerenciar os relacionamentos com os fornecedores

Page 60: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

ControleOs processos e seus objetivos estão apresentados no quadro a seguir:

Processos ObjetivoControle integrado demudanças

Coordenar as mudanças através de todo o projeto

Relato dedesempenho

Coletar e divulgar informações de desempenho. Isto incluirelatórios de status, medidas de progresso e novasestimativas do projeto

Verificação do escopo Aceitar formalmente os resultados (escopo) do projeto

Controle dasmudanças de escopo

Controlar as mudanças no escopo do projeto

Controle decronograma

Controlar as mudanças no cronograma do projeto

Controle da qualidade Monitorar resultados específicos do projeto para determinar seeles atingem padrões adequados de qualidade e identificarações para eliminar as causas de desempenhos insatisfatórios

Controle emonitoramento deriscos

Acompanhar os riscos identificados, monitorar os riscosresiduais e identificar novos riscos, garantindo a execução dosplanos de risco e avaliar sua efetividade em reduzir riscos

Page 61: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

EncerramentoOs processos e seus objetivos estão apresentados no quadro a seguir:

Processos ObjetivoEncerramento dos contratos Completar e liquidar o contrato, incluindo a

resolução de qualquer item pendenteEncerramento administrativo Gerar, reunir e disseminar informações para

formalizar o término da fase ou projeto, incluindoavaliações do projeto e compilação das liçõesaprendidas para uso em planejamento de futurosprojetos ou fases

Page 62: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

EncerramentoA documentação de todas as etapas do projeto permitirá que se desenvolva uma consistente lista de lições aprendidas, que servirá para:

Documentar os êxitos e fracassos do projeto;

Entender os motivos de ações corretivas tomadas;

Avaliar seus resultados;

Conhecer as causas das variações de desempenho;

Conhecer os riscos imprevistos ocorridos;

Page 63: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

EncerramentoA documentação de todas as etapas do projeto permitirá que se desenvolva uma consistente lista de lições aprendidas, que servirá para:

Descrever os erros cometidos que podiam ser evitados;

Permitir que projetos futuros sejam desenvolvidos com maiores eficácia e eficiência;

Armazenar drivers que venham a auxiliar na conclusão de novos projetos;

Permitir que a empresa faça a Gestão do Conhecimento, que é a consolidação da tecnologia que a diferenciará no mercado.

Page 64: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Fatores críticos de sucesso Metas claramente definidas;

Apoio da alta administração;

Gerente de projeto competente;

Equipe eficiente (as pessoas certas);

Suficiente alocação de recursos;

Canais de comunicação adequados;

Mecanismos de controle;

Capacidades de retroalimentação;

Respostas aos clientes;

Mecanismos de ataque aos problemas;

Continuidade de pessoal de projeto.

Page 65: Gestao de Projetos Informacoes Basicas

Estudos, Bibliografia, etc. Livros

VARGAS, Ricardo Viana. Manual prático do Plano de Projetos. Rio de Janeiro: Brasport, 2003.

MENEZES, Luís César de Moura. Gestão de Projetos. Ed. Atlas

Manual PMBoK

Links www.pmi.org

www.pmimg.org.br

www.aec.com.br

Em sites de buscas, entre com a expressão “gerenciamento de projetos”

Filmes Asterix e Obelix -

Missão Cleópatra