GESTÃO E MAPEAMENTO DE PROCESSOS NAS ?· mapeamento de processos na DAP durante o período de...

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Grupo Temtico 4: Gerenciamento de Organizaes Pblicas MOREIRA, E. A.; COSTA, M. T. P.

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GESTO E MAPEAMENTO DE PROCESSOS NAS

INSTITUIES PBLICAS:

um estudo de caso em uma Universidade Federal

Elzeni Alves Moreira1 Maria Teresa Pires Costa1

RESUMO Muito se fala na melhoria da prestao de servios das entidades pblicas, e estas tm procurado adotar novas iniciativas no intuito de melhorar a qualidade do produto ou servio ofertado aos usurios. A modernizao no modelo de gesto na UFRN fortaleceu-se com a adeso da instituio ao Programa Gespblica, cujo foco a modernizao gerencial levando as instituies a procurarem meios de se adequarem para fazer frente s demandas propostas pelo Programa. Diante disso, a Diretoria de Administrao de Pessoal (DAP) estruturou seus processos e procedimentos utilizando a ferramenta de mapeamento de processos. A presente pesquisa parte do questionamento: quais foram os resultados obtidos com a implantao da gesto e do mapeamento de processos da DAP? Adotou-se como objetivo analisar a gesto e o mapeamento de processos da referida diretoria, identificando as principais dificuldades, metodologia utilizada e os possveis benefcios na melhoria da qualidade da prestao dos servios aos usurios. Como mtodo, realizou-se uma pesquisa de cunho qualitativo, do tipo estudo de caso. A coleta de dados consistiu em pesquisa documental, questionrios e entrevistas. Resultados apontam que as metodologias empregadas para a gesto e mapeamento dos processos foram construdas e desenvolvidas de acordo com as necessidades da prpria Universidade, tendo o Gespblica como norteador e ferramenta para o desenvolvimento do projeto que resultou em agilidade dos procedimentos, reduo do tempo gasto e melhoria da comunicao interpessoal. Como sugesto, foi apresentada de que forma esses procedimentos podem, ser ampliados para outros setores da UFRN, e inclusive para outras instituies pblicas. Palavras-chave: Gesto Pblica. Processos. Mapeamento.

1 Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN).

Grupo Temtico 4: Gerenciamento de Organizaes Pblicas MOREIRA, E. A.; COSTA, M. T. P.

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1 INTRODUO

Este artigo adota como tema o Gerenciamento de Organizaes Pblicas, e

como objeto de estudo a gesto e o mapeamento de processos na Diretoria de

Administrao de Pessoal (DAP) da Universidade Federal do Rio Grande do Norte

(UFRN). Os novos modelos de gesto tm provocado reorganizao das

instituies na atualidade. Considerando que nas ltimas trs dcadas, as

universidades federais vm passando por um amplo processo de expanso das

suas finalidades e atribuies, analisamos que, atualmente, a estrutura

organizacional dessas instituies deve refletir e permitir agilidade na prestao de

servios e flexibilidade para se adaptar s mudanas.

No Brasil, a unio o ente federativo que mais vem dando demonstraes de

vontade no sentido de modernizar a gesto pblica (SECCHI, 2014). Dentro desse

contexto surge, em 2005, o Gespblica, coordenado nacionalmente pelo MPOG e

que, conforme Palvarini (2009), pode ser entendido como uma poltica pblica

fundamentada em um modelo de gesto especfico, essencialmente pblico,

orientado ao cidado e respeitando os princpios constitucionais da impessoalidade,

da legalidade, da moralidade, da publicidade e da eficincia, contemporneo e

alinhado ao estado da arte da gesto, voltado para a disposio de resultados para

a sociedade, com impactos na melhoria da qualidade de vida e na gerao do bem

comum.

Na UFRN, onde se encontra o lcus deste estudo de caso, que a Diretoria

de Administrao de Pessoal - DAP, unidade administrativa da Pr-Reitoria de

Gesto de Pessoas - PROGESP, o processo de modernizao no modelo de gesto

repercutiu inicialmente atravs da implementao de programas voltados melhoria

do atendimento e prestao de servios pblicos de qualidade. A escolha dessa

diretoria como ponto de partida para a modernizao se deu devido sua melhor

estruturao na gesto de seus processos, j iniciada em 2007 com a criao do

Manual de Processos da DAP, e intensificada com a promulgao da Lei n 6.932,

de 11 de agosto de 2009, que trata da simplificao do atendimento ao pblico bem

como devido importncia estratgica do setor dentro da instituio.

Diante da implantao de ferramentas de modernizao na DAP, em face de

seu carter estratgico e sua misso institucional, questionou-se: quais foram os

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resultados obtidos com a implantao da gesto e do mapeamento de processos?

Da questo norteadora emergiram o objetivo geral de analisar a gesto e o

mapeamento de processos na DAP, com seus respectivos objetivos especficos:

descrever como se realizou a implantao da gesto e do mapeamento de

processos na DAP e como est funcionando atualmente, verificar a consonncia na

relao entre as aes desenvolvidas pela Diretoria e as modernas teorias da NGP

e da gesto de processos, identificar a evoluo do setor com as medidas adotadas

e os resultados obtidos com a implantao da ferramenta de mapeamento. Para que

os objetivos pudessem ser alcanados foi importante compreender o que gesto

de processos e em que consiste seu mapeamento.

2 GESTO E MAPEAMENTO DE PROCESSOS

O Gespblica define processo como um conjunto de decises que

transformam insumos em valores gerados ao cidado. Todavia a definio mais

completa e atual a dada pelo Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto,

que considera processo como Conjunto integrado e sincrnico de insumos,

infraestruturas, regras e transformaes, que adiciona valor as pessoas que fazem

uso dos produtos e/ou servios (HAMMER e CHAMPY, 1994).

A gesto de processos por sua vez, pode ser definida como a organizao e

estruturao de todas as etapas e tarefas que contribuem para o alcance dos

objetivos estratgicos da organizao de forma a garantir a correta execuo destas.

Conforme Melo (2000), para que a gesto de processos gere os resultados

esperados, necessrio que o ambiente corporativo seja favorvel e a sua estrutura

global esteja orientada para interligar outros instrumentos administrativos, tais como:

planejamento estratgico, estrutura organizacional, qualidade total, logstica,

relatrios gerenciais, sistema de participao e comprometimento de servidores.

uma responsabilidade central dos gestores buscarem a otimizao e fazerem mais

com menos recursos e engloba desde o mais alto nvel decisrio at o mais simples

nvel executivo (DAVENPORT; 1994).

Dentro da gesto de processos, o mapeamento surge como uma importante

ferramenta de controle e acompanhamento dos processos organizacionais. O

mapeamento uma atividade com o objetivo de desenhar, executar, documentar,

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monitorar e controlar a melhoria dos processos com vistas a alcanar os resultados

pretendidos na instituio. Geralmente essa atividade faz parte de uma disciplina da

rea de gesto que combina a abordagem centrada em processos com a melhoria

do funcionamento da instituio para atingir metas (CUNHA, 2012).

Melo (2011), relaciona as principais etapas do mapeamento: determinar o

processo e a ferramenta a ser utilizada delimitando os limites, determinando seu

incio e fim, bem como quais so suas entradas e sadas; determinar o nvel de

detalhe e informaes necessrias para a construo do mapa priorizando

informaes relevantes que busquem responder o porqu do mapeamento; verificar

e validar o mapa do processo determinando o nvel de detalhamento, a ausncia de

erros e garantindo que o mapa represente fielmente a realidade do sistema

estudado. De acordo com Johnston e Clark (2002), o principal benefcio obtido pelo

mapeamento o alcance de uma compreenso mais abrangente do papel

desempenhado por cada pessoa envolvida do princpio ao fim da tramitao do

processo.

3 MTODO

Utilizou-se uma pesquisa exploratria do tipo estudo de caso e abordagem

qualitativa. O uso dessa metodologia se fez necessrio para analisar a gesto e o

mapeamento de processos de maneira ampla e detalhada dentro da UFRN, e mais

especificamente na DAP que se configura como a unidade de anlise do estudo

onde foram entrevistados cinco informantes privilegiados que participaram da

implantao da gesto de processos na Diretoria, desde a sua concepo inicial at

o momento da finalizao dessa pesquisa.

Para as entrevistas foi utilizado roteiro semiestruturado possibilitando o

entendimento dos significados atribudos s questes e situaes em contextos que

no foram anteriormente estruturados a partir das suposies do pesquisador

(Roesch, 2005). As entrevistas focalizaram a motivao e os objetivos da

implantao da gesto de processos, bem como os critrios para o desenvolvimento

dessa gesto, os mtodos utilizados atualmente na gesto de processos,

dificuldades encontradas e benefcios da implantao dessa metodologia. A

observao participante se deu durante as reunies da equipe de gesto e

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