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GESTÃO ECONÓMICO - FINANCEIRO APROVISIONAMENTO

APR - 01

Procedimento aquisitivo

(Procedimento)

Edição 6

Data: 2014.09.23

GDO-01/01 Rev.2 / 2011.10.19

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1. OBJETIVO

Estabelecer o fluxograma da atividade de Aprovisionamento.

2. ÂMBITO

Aplica-se à atividade de Aprovisionamento de bens, serviços e empreitadas do IPVC

3. MODO DE PROCEDER

3.1 FLUXOGRAMA - PSN – APR-01/01

3.2 Procedimento Aquisitivo de despesa com bens, Serviços e empreitadas

(o procedimento aquisitivo é atualizado pelo Manual dos procedimentos financeiros)

1 Despesas com bens, serviços e empreitadas

1.1 Enquadramento legal e regulamentar

As despesas relativas a aquisições de bens e serviços e a empreitadas devem seguir as regras consideradas no CCP, os

procedimentos contabilísticos estabelecidos e as regras internas do Instituto.

O CCP prevê 6 tipos de procedimento:


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Ajuste direto – regime simplificado: com convite a uma ou mais entidades, estando dispensado de quaisquer outras

formalidades previstas no CCP;

Ajuste direto – regime geral: com convite a uma ou mais entidades (art.º 112º a 127º);

Concurso público: normal (art.º 130º a 154º) ou urgente (155º a 161º), com ou sem publicidade internacional;

Concurso limitado por prévia qualificação;

Procedimento de negociação;

Diálogo concorrencial.

A escolha do procedimento condiciona o valor do contrato a celebrar, devendo estar sempre presente a análise dos seguintes

elementos: critérios materiais de escolha, objeto do contrato e natureza da entidade adjudicante.

1.1.1 Escolha do procedimento

O tipo de procedimento a adotar tem subjacente o valor a contratar, razão pela qual a estimativa do valor é fundamental para a

escolha do procedimento.

A escolha do procedimento também assenta nas regras internas do Instituto, como por exemplo, a delegação de competências

atribuídas nos Diretores, razão pela qual, a escolha deve basear-se no seguinte fluxograma:

Existe Competências Delegadas nos

Diretores?

Ajuste Direto Simplificado <2.000€

Acordo Quadro?

Aquisição ao abrigo de Acordo Quadro no âmbito da Entidade de Serviços Partilhados da Administração

Pública (ESPAP), sem possibilidade de exceção

Concurso público > 75.000€

Ajuste Direto

ABS: >5.000€ <75.000€ Empreitadas: <150.000€

Ajuste Direto Simplificado <5.000€

Sim

Não

Não

Sim


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Todas as aquisições são da competência do Presidente ou do Vice-Presidente com competências delegadas, no entanto há que

verificar se a aquisição se enquadra nas competências delegadas nos diretores das unidades orgânicas do IPVC.

Caso não estejam delegadas nos Diretores, há que confirmar se a aquisição deve ser efetuada ao abrigo de Acordo Quadro no

âmbito da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (ESPAP), em virtude de não ser possível efetuar a

contratação direta de bens e serviços integrados nos Acordos, salvo em casos excecionais e devidamente fundamentados, e

mediante autorização prévia e expressa da ESPAP.

No caso de uma aquisição de bens ou serviços da competência do Presidente ou do Vice-presidente com competência

delegada, o tipo de procedimento a adotar em função do valor total da aquisição, são os seguintes:

Ajuste direto – regime simplificado: inferior a 5.000€.

Ajuste direto – regime geral: inferior a 75.000€ (bens e serviços) ou inferior a 150.000€ (empreitadas).

Concurso público – sem publicidade internacional: inferior ao limiar comunitário, atualmente fixado em 207.000,00€

para bens e serviços e 5.186.000,00 euros para empreitadas;

Concurso público – com publicidade internacional: sem limite de valor.

1.1.1.1 Ajuste direto – regime simplificado

O ajuste direto simplificado é o procedimento a adotar na aquisição de bens e serviços cujo preço contratual é inferior a

5.000€.

Os requisitos e a regulamentação deste procedimento são:

Aquisição ou locação de bens móveis e serviços;

O preço não seja superior a 5.000€;

O prazo de vigência não pode ser superior a 1 ano;

A Informação interna, aprovado pelo Conselho de Gestão em 16 de fevereiro de 2012, que estipula o número mínimo

de orçamentos que deverá ser anexado:

o Aquisição entre 150€ e 499€ - consulta a dois fornecedores, podendo ser suportado através de mensagem de

correio eletrónico;

o Aquisição entre 500€ e 1.999€ - consulta no mínimo a dois fornecedores, devendo ser suportado por

orçamentos;

o Aquisição entre 2.000€ e 4.999€ - consulta no mínimo a três fornecedores, devendo ser suportado por

orçamentos;


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Em casos excecionais e devidamente fundamentados, a aquisição poderá ser efetuada sem o cumprimento do número mínimo

de orçamentos, mediante autorização superior.

Pode ser efetuada a adjudicação sobre fatura, nomeadamente em casos de urgência imperiosa, como por exemplo:

o Inscrição em formações, congressos e afins: deverá ser anexado à fatura o pedido de deslocação e o pré-

cabimento dessa despesa;

o Propinas avançadas de docência;

o Reparação e conservação de bens, quando se encontre preenchido o impresso GEI-01-ANOMALIA /

NECESSIDADE / MELHORIA, com prioridade URGENTE, que deverá ser anexado com a fatura ao APR-

01/01 – Pedido de Satisfação de necessidades (PSN);

o Almoços e jantares.

Nestes casos, a fatura deverá ser anexada ao PSN na plataforma On.Ipvc.

1.1.1.2 Ajuste direto – regime geral

O ajuste direto é o procedimento a adotar na aquisição de bens e serviços cujo preço contratual é igual ou superior a 5.000€ e

inferior a 75.000€ e na aquisição de empreitadas cujo preço contratual é inferior a 150.000€.

Os requisitos deste procedimento são:

Aquisição ou locação de bens móveis e serviços e empreitadas;

A entidade adjudicante convida uma ou mais entidades à sua escolha a apresentar propostas, podendo com elas

negociar aspetos da execução do contrato a celebrar.

A divulgação do convite através da publicação em plataforma eletrónica utilizada pela entidade adjudicante, não é

obrigatório mas é condição preferencial a ser utilizada.

Nos termos do art.º 287.º do CCP, a publicação dos ajustes diretos é condição de eficácia de qualquer contrato a

celebrar.

1.1.1.3 Concurso Público

O concurso público é o procedimento a adotar na aquisição de bens e serviços e empreitadas, sempre que não seja possível

pelos procedimentos de ajuste direto e ajuste direto simplificado.

O concurso público é aberto a todos os interessados sendo publicitado no Diário da República, através de anúncio.


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O anúncio, ou um resumo dos seus elementos mais importantes, pode ser divulgado por qualquer outro meio considerado

conveniente, sendo obrigatória a sua divulgação através da publicação em plataforma eletrónica utilizada pela entidade

adjudicante.

O anúncio no Jornal Oficial da União Europeia (JOUE), via http://simap.eu.int, é obrigatório nos concursos de contratação de

bens e serviços de valor total superior ao limiar comunitário referido na alínea b) do artigo 7.º da Diretiva n.º 2004/18/CE, do

Parlamento Europeu e do Conselho, de 31 de Março, caso a entidade adjudicante não seja o Estado diretamente.

1.2 Procedimento Aquisitivo

1.2.1 Identificação da Necessidade

No IPVC um procedimento tem inicio quando se identifica uma necessidade, sendo para isso obrigatório o preenchimento do

impresso APR-01/01 com a indicação do bem, do serviço ou da empreitada, sugestão do fornecedor e a estimativa do valor a

contratar.

1.2.2 Reencaminhamento da Despesa e Validação dos serviços intermédios

O pedido de Satisfação de Necessidades deve ser reencaminhado pelo requerente, tendo em conta a tipologia da despesa, para

alguns serviços transversais do IPVC, tais como:

OTIC

Caso se esteja perante uma aquisição ao abrigo de Projetos, Prestações de Serviços e Pós-graduações, o processo é

reencaminhado para este serviço que analisa a elegibilidade da despesa e emite informação.

Serviços Financeiros

Se a aquisição estiver relacionada com serviços internos que possuem dotações atribuídas pelo Conselho de Gestão, tais como,

os Serviços Informáticos, os Serviços técnicos , o Gabinete de Comunicação e Imagem, o Centro Desportivo e a Oficina

Cultural, assim como, as relativas a processos de despesas suportados pelas verbas disponíveis em centros de proveito próprio

(exemplo: centros de proveitos de docentes) é obrigatória a informação da existência de verba disponível.

Balcões Únicos

Se o procedimento de aquisição for da competência do Diretor da unidade orgânica, o processo é reencaminhado para o Balcão

único dessa unidade onde vai ser validado o pedido de necessidades e de seguida elaborado o processo aquisitivo da despesa.

Neste caso, são estes serviços que efetuam o cabimento da referida despesa.

Descrição do processo Responsabilidade Suporte PSN – APR-01/01 Requerente Plataforma On.IPVC

Conferência do PSN Balcão Único Plataforma On.IPVC

Cabimento Balcão Único

Sistema informático

esigeduc e plataforma On.IPVC


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Autorização da Despesa Diretor da respetiva unidade orgânica com competências delegadas

Registo da Autorização de Despesa Aprovisionamento Sistema informático

esigeduc

Impressão e Envio da Encomenda ao fornecedor

Balcão Único e Expediente Fax/Email Correio

Processamento da fatura Balcão Único Sistema Informático

esigeduc

Receção da fatura Requerente

Conferência da fatura Balcão Único Sistema Informático

esigeduc

1.2.3 Validação do pedido de necessidade

Nesta fase, o serviço de Aprovisionamento/Balcão Único tem de analisar se o pedido de necessidade efetuado pelo requerente

cumpre as regras internas da Instituição, o Código dos Contratos Públicos (CCP) e se a aquisição deve ser efetuada ao abrigo

de Acordo Quadro no âmbito da ESPAP.

Com base no valor estimado na proposta, é feita a escolha do tipo de procedimento a adotar e a validação das peças de cada

procedimento:

Peças

Procedimentos

Orçamentos Programa de

Procedimento

Convite

Convite à

apresentação

de soluções

Caderno

de

Encargos

Memória

Descritiva

Ajuste Direto

Simplificado

Ajuste

Directo

Concurso

Público

Concurso

Limitado por

prévia

qualificação

Procedimento

por

negociação

Diálogo

concorrencial


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1.2.4 Informação de cabimento

O valor previsto para a aquisição é registado na aplicação informática esigeduc, abatendo automaticamente a verba disponível

na rubrica e atualizando o seu saldo. Mediante o procedimento contratual utilizado, é escolhido um dos processos de aquisição

existente na aplicação informática. Os diversos circuitos documentais encontram-se referenciados nos pontos 2 a 4 em anexo.

Depois de finalizado o cabimento é inserido na plataforma On.Ipvc.

Circuitos

Procedimentos

Processo de

Aquisições

simplificado Circuito de Contra-

fatura

Processo de

Aquisições

simplificado Circuito de

tratamento por

quantidades

Processo de

Aquisições Circuito de

tratamento por

quantidades

Processo de

Aquisições Circuito de

tratamento por

valor

Ajuste Directo

simplificado/contra-

fatura

Ajuste Directo

simplificado

Ajuste direto

Concurso Público

Concurso Limitado

por prévia

qualificação

1.2.5 Autorização de despesa

Nenhuma compra ou contrato poderá ser efetuado sem a autorização da entidade competente.

A decisão de contratar determina o início do procedimento (art.º 36.º e seguintes do CCP).

1.2.6 Análise à autorização da despesa

Depois do aprovisionamento/balcão único receber a autorização, a despesa é encaminhada com base na decisão do Presidente

ou do Vice-Presidente com competência delegada, ou na decisão do Diretor de uma unidade orgânica e no procedimento

escolhido.


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Encaminhamento

Procedimentos

Encomenda ao fornecedor Plataformas

Eletrónicas

Ajuste Directo

simplificado

Ajuste direto

Concurso Público

Concurso Limitado por

prévia qualificação

1.2.7 Registo do compromisso e Emissão da encomenda

Neste momento, emite-se a encomenda ao fornecedor, e caso seja aplicável, o contrato.

É emitido também o número de compromisso válido e sequencial que é refletido na encomenda, e sem o qual o contrato ou

obrigação subjacente em causa são, para todos os efeitos, nulos, em cumprimento com o previsto na Lei nº 8/2012, de 21 de

fevereiro.

1.2.8 Conferência da fatura

Depois da despesa realizada e da receção da fatura, o serviço de aprovisionamento/balcão único procede à validação da

mesma, de acordo com o procedimento definido internamente no SGGQ – procedimento APR-2, enviando o documento para o

requerente.

Na conferência o serviço tem ainda que validar se a fatura contém:

Nome, número de contribuinte e morada do fornecedor;

Nome, número de contribuinte (503761877) e morada do IPVC;

Número de compromisso do IPVC em cumprimento da Lei nº 8/2012, de 21 de fevereiro;

Descrição do bem/serviço, quantidades e preço unitário;

Enquadramento em sede de IVA.


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1.2.9 Registo da fatura

Depois de validada a fatura, o serviço da contabilidade/balcão único procede ao registo informático da fatura..

1.2.10 Autorização e pagamento da despesa

Nesta fase, é emitido o documento de autorização de pagamento que será posteriormente autorizado pelo Conselho de Gestão,

e que após a sua validação é enviado à Tesouraria para o pagamento.

1.2.11 Arquivo da Despesa

Depois de serem cumpridos todos os requisitos da Tesouraria o processo é remetido novamente ao serviço de

aprovisionamento para aí ser arquivado.

1.2.12 Avaliação dos fornecedores

Após a conclusão de um procedimento, o requerente e os serviços de aprovisionamento procedem à avaliação do fornecedor da

despesa efetuada com bens, serviços e empreitadas.

1.2.13 Resumo do processo aquisitivo da despesa com bens, serviços e

empreitadas

Descrição do

processo

Ajuste direto

simplificado

Ajuste

direto

Concurso

público Responsabilidade Suporte

PSN – APR-01/01 Requerente Secretaria

virtual

Parecer do

responsável Responsável

Parecer Serviços

transversais (se aplicável)

Contabilidade/OTIC/Balcão

Único

Cabimento Contabilidade/Balcão Único Sistema

informático

Autorização da

Despesa

Presidente ou Vice-presidente

com competências delegadas

Criação do

procedimento Aprovisionamento

Plataforma

eletrónica

Lançamento do

convite Aprovisionamento

Plataforma

Eletrónica

Anúncio Público Aprovisionamento

Plataforma

Eletrónica

Análise das

propostas Aprovisionamento/Júri


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Descrição do

processo

Ajuste direto

simplificado

Ajuste

direto

Concurso

público Responsabilidade Suporte

Relatório preliminar

(caso aplicável)

Aprovisionamento/Júri/Membro do Conselho de gestão com

competência Delegada

Plataforma

eletrónica

Audiência Prévia (caso aplicável)

Aprovisionamento/Júri Plataforma eletrónica

Relatório Final Aprovisionamento/Júri/Membro

do Conselho de gestão com competência Delegada

Plataforma eletrónica

Minuta do contrato

e prestação de

caução (caso aplicável)

Aprovisionamento/Membro do

Conselho de gestão com

competência Delegada

Plataforma

eletrónica

Autorização da

adjudicação

Membro do Conselho de gestão

com competência Delegada

Plataforma

eletrónica

Autorização da adjudicação

Documentos de

Habilitação Aprovisionamento

Plataforma

eletrónica

Notificação final da Adjudicação

Aprovisionamento Plataforma eletrónica

Assinatura do

Contrato

Presidente ou Vice-Presidente

com competência delegada

Publicitação da adjudicação

Aprovisionamento Plataforma Basegov

Anúncio de

contratação (caso aplicável)

Aprovisionamento JOUE

Registo da

Autorização de

Despesa

Aprovisionamento Sistema

informático

Emissão e envio da

Requisição Oficial Aprovisionamento e Expediente

Fax/Email

Correio

Processamento da fatura

Aprovisionamento Sistema Informático

Receção da fatura Requerente

Conferência da

fatura Aprovisionamento

Sistema

Informático

Autorização de

Pagamento Conselho de Gestão

Pagamento Tesouraria Transferência

ou cheque

Registo do

Pagamento Tesouraria

Sistema

Informático

Arquivo Aprovisionamento

Avaliação dos

fornecedores Requerente/Aprovisionamento

4. DEFINIÇÕES E SIGLAS

APR - Aprovisionamento ESIG-EDUC – Sistema Integrado de Gestão para Instituições Educativas

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