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WorkFlow

Gestão Eletrônica de Documentos

HISTÓRICO

Workflow

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CSCW - Computer-supported CooperativeWorktrabalho cooperativo auxiliado por computador

� “Estudo dos conceitos que definem e desenvolvem o trabalho cooperativo, suportada por tecnologias da informação. Estes estudos incluem o desenvolvimento de metodologias, tecnologias e das implicações sociais que regulam as relações produtivas nas organizações;”

� Transformar o trabalho realizado de forma egoísta, feito sem qualquer preocupação com o grupo no trabalho com o qual todos estão envolvidos em atingir um único objetivo, mantendo suas individualidades como seres humanos.

� Utilizando esse conceito foram desenvolvidas muitas ferramentas, o WorkFlow é apenas uma delas.

Groupware

� “Conjunto de ferramentas que têm por finalidade aumentar a produtividade do trabalho cooperativo.

� É todo e qualquer sistema computadorizado que permita que grupos de pessoas trabalhem de forma cooperativa a fim de atingir um objetivo comum, aumentando-lhes a produtividade”

� Ferramentas para possibilitar o trabalho em grupo com vistas a melhorar o trabalho que as pessoas tinham que executar juntas, mas que até então executavam de forma individualizada.

� A rigor, qualquer produto que permita que pessoas trabalhem juntas, cooperando umas com as outras dentro de um processo de negócio, a fim de aumentar a produtividade pode ser considerado de um produto da família Groupware

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Workgroup

• “Qualquer tecnologia que permita que grupos de pessoas compartilhem informações a fim de realizarem suas atividades, aumentando-lhes a produtividade e a eficiência”

• “Para conseguir isso os usuários têm que ir até o documento que necessitam processar, por isso workgroup é, por concepção, estático.”

• No Workgroup os processos continuam passivos;

Por exemplo:

� Software de GED não pertencem ao grupo de Workgroup;

� Porém, se estiverem ligados, ou possuírem funcionalidade de Workflow, podem assumir natureza ativa por conta desta conjugação de tecnologias;

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Workflow

� “Ferramenta que tem por finalidade automatizar processos, racionalizando-os e conseqüentemente aumentando sua produtividade por meio de dois componente implícitos: organização e tecnologia.”

� “é o fluxo de controle e informação num processo de negócio”

� “é a tecnologia que ajuda a automatizar as políticas e procedimentos numa organização”

Workflow

� As regras orientam a execução de cada tarefa em um alto nível de detalhamento e precisão;

� A construção de rotas de navegação da informação permitem transformar um processo passivo em ativo, no qual cada funcionário será chamado a fazer sua parte na hora que deve ser feita.

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Groupware, Workgroup e Workflow

CSCW - Computer-supported CooperativeWork

Groupware

Workgroup Workflow

PROCESSO DE NEGÓCIO

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Workflow

PROCESSO

Subprocesso Subprocesso Subprocesso

atividade atividade

procedimento “B”procedimento “A”

tarefa 1 tarefa 2 tarefa 3

Processo

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Processo (de negócio)

� “É o conjunto de atividades (cadeia de eventos) que tem por objetivo transformar entradas, por meio de procedimentos, em saídas (bens ou serviços) que serão entregues a clientes”

� “Um processo é uma série de atividades inter-relacionadas que convertem negócios de entrada em negócios de saída.”

� “Processo é uma série de atividades que consomem recursos e produzem um bem ou serviço”

Subprocesso

PROCESSO


atividade atividade



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Subprocessos

� “Conjunto de atividades correlacionadas, que executa uma parte específica do processo, do qual recebe insumos e para o qual envia o produto do trabalho realizado por todas as atividades que o compõe”

� Um processo deve ser dividido em subprocessos quando ele é muito complexo, contem grande número de atividades, inúmeras entradas e saídas de para outros processos.

PROCESSO


atividade atividade



Atividade

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Atividades

� “Atividade é o conjunto de procedimentos que deve ser executado a fim de produzir um determinado resultado”

� “Unidade de trabalho executada por um único responsável, que tem condições determinadas de início e fim”

� “Qualquer ação ou trabalho específico”

Atividades

� Primáriastêm participação direta na criação do bem ou serviço

◦ críticas

� têm papel crucial para a integridade do processo

� sem folga de tempo ou recursos. Não podem atrasar ou gastar mas do que devem

◦ não-críticas

� embora imprescindíveis , podem ser realizadas em condições mais flexíveis

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Atividades

� Secundárias◦ Não estão diretamente envolvidas com a produção do bem ou

serviço que a organização vende;

◦ Permitem que as atividades principais possam ser executadas

� Transversais◦ Conjunto de várias especialidade, executadas em uma única

operação com a finalidade de resolver problemas;

◦ Exemplo: recall da indústria automobilística

PROCESSO


atividade atividade



Procedimento

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Procedimentos

• Evento▫ É um acontecimento;

▫ Toda atividade contém pelo menos um evento;

▫ é por meio da realização de um evento que cada atividade produz sua parte do produto, dentro do processo;

▫ O que interessa para um Workflow é controlar os eventos;

▫ Quando um processo é programado em uma ferramenta de Workflow define-se cada evento;

▫ Para executar um evento temos o procedimento, que por sua vez é dividido em tarefas;

Procedimentos

� Formais◦ Conjunto de informações que indica para o responsável por uma

atividade como, quando e com que um evento deve ser executado;

� Informais◦ o conjunto de práticas não escritas que o ocupante de um posto

incorpora à realização do seu trabalho;

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PROCESSO


atividade atividade



Tarefa

Tarefas

� “decomposição de um procedimento”

� “menor parte realizável de um procedimento”

� Esse detalhamento, além de permitir a execução do evento, serve para racionalizar a atividade;

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Uma ferramenta de Workflow fornece uma série de relatórios que permitem aos gerentes analisarem o desempenho de cada atividade e com isso descobrirem onde estão os gargalos e as folgas na execução dos processos.

Workflow

� Tipos◦ ad hoc

◦ administrativo

◦ Produção/transação

◦ Baseado em conhecimento

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Workflow: ad hoc

� Ad hoc

◦ é uma expressão latina que significa “para isto”, “ para esta finalidade”. É usualmente empregada sobretudo em contexto jurídico, também no sentido de "para um fim específico". Exemplo: um advogado "ad hoc" (nomeado apenas para um determinado ato jurídico).

� Workflow do tipo ad hoc é aquele criado para ser usado dinamicamente por grupos de trabalho cujos participantes necessitem executar procedimentos individualizados para cada documento processado.

� Um exemplo são os processos de submissão de artigos em revistas, em que tais processos, são, normalmente, demorados e seguem protocolos diferentes, que dependem da revista em questão. O número de revisões e autores varia de acordo com cada caso

Workflow: administrativo

� Orientado a rotinas administrativas, que raramente necessitam processar grandes volumes de ocorrências

� Por exemplo, os processos de matrícula em universidades, os registro de veículos, e as várias outras atividades que, normalmente, envolvem um conjunto de formulários que são encaminhado por diversas atividades, representando um processo burocrático bem conhecido e que não costuma variar com o passar do tempo.

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Workflow: produção/transação

• Processa grandes quantidades de dados, controla muitas regras de negócios.

• Tendem a ser executados em grandes corporações, envolvendo ambientes e aplicativos heterogêneos.

• São normalmente empregados em processos de missão crítica de uma empresa como controle de pedidos de compra e venda

• Um problema a implantação desse tipo de workflow é que a maioria das empresas possuem estruturas orientadas a funções e não a processos;

• Necessidade de auditoria, principalmente em processos da área financeira;

Workflow: produção/transação

Exemplo: empréstimo bancário

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Workflow: baseado em conhecimento

� Utiliza tecnologias de Inteligência Artificial;

� Possui características e ferramentas que o permitem aprender com seus próprios erros e acertos.

� Tem funcionalidades que o capacitará ir além da execução pura e simples das regras preestabelecidas e incorporar novas regras e exceções aos seus procedimentos;

COMPONENTES

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ROUTES(Rotas)

seqüências pré-definidas

ROLES(papéis)

definição de usuários

RULES(regras)

roteamento condicional3 Rs

Uma peça de teatro

O papel é sempre o mesmo, as responsabilidade são sempre as mesmas para

cada personagem existente no texto, o que pode mudar são os atores, mas eles

têm o texto exemplificando suas responsabilidades e com o qual podem

aprender e assim desempenhar o seu papel com segurança. O diretor da peça

diz como cada um deve representar (as regras) e ensaia a movimentação do

elenco em sena (as rotas).

Papel (roles)

� “É o conjunto de características e habilidades necessárias para executar determinada tarefa pertencente a um evento existente em uma atividade”

� “Quem faz o que”◦ não se refere a pessoas ou cargos, mas a papéis

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Regras (rules)

� “são atributos que definem de que forma os dados que trafegam no fluxo de trabalho devem ser processados, roteados e controlados pelo sistema de Workflow”

� Definem quais informações devem transitar pelo fluxo de trabalho, sob quais condições e como cada tarefa deve ser executada

� Cada documento enviado contém informações que serão usadas por quem as recebe. Mas associado ao documento existem regras que especificam a operação do documento, quais as atividades que devem recebê-lo, quais as rotas a serem seguidas etc.

� Exemplo

◦ Um documento deve ser preenchido e aprovado por um grupo de pessoas, dentro de um tempo predeterminado e rígido. As aprovações seguem regras específicas

Rotas (routes)

� “Caminho lógico que, definido sob regras específicas, tem a função de transferir a informação dentro do processo, ligando as atividades e seus eventos associados ao fluxo de trabalho”

� É o controle de movimentação exercido sobre os documentos;

� Controlam como os documentos se movem de um ponto a outro dentro do fluxo de trabalho;

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Rotas (routes)

� Tipos◦ Serial

◦ Paralelo

◦ Condicional

Rotas: serial

Atividade “A”

Atividade “B”

Atividade “C”

Início Fim

• Cada atividade tem apenas uma atividade anterior e apenas uma atividade posterior;

• Cada atividade deve ser completada antes que o trabalho seja enviado à atividade seguinte

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Rotas: paralelo

Atividade “A”

Atividade “B”

Atividade “C”

InícioFimAtividade

“D”

Um grupo de atividades pode ser executado ao mesmo tempo;

Rotas: condicional

Atividade “A”

Atividade “B”

Atividade “C”

InícioFimAtividade

“D”

• Múltipla rotas pode ser usadas . A escolha é feita mediante uma determinada regra, procedimento ou variável

• É determinado dinamicamente por eventos que ocorrem no processo à medida que as atividades são executadas

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Rotas

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