Gestão Estratégica na SEF / MG 06/12/2011. Histórico Sistemática de Análise do Desempenho...

Gestão Estratégica naSEF / MG

06/12/2011

Histórico

Sistemática de Análise do Desempenho Estratégico

Pesquisa - Grau de Orientação Estratégica - GROE

Comunicação da Estratégia

Portal da Gestão Estratégica

Sistema de Análise do Desempenho Estratégico

Panorama:

• existência de vários instrumentos de gestão sem conexão entre eles (AR, Pl. Estratégico, Projetos Estruturadores)

• arranjo decisório ad hoc

• inexistência de Objetivos Estratégicos e Indicadores que englobassem a organização como um todo

• inexistência de uma metodologia corporativa de gestão

Motivação

Desenvolvimento do Projeto

Contratação da FDC – 2007/2008

Gerenciamento da Construção da Gestão Estratégica

ETAPA 05

Construção do Mapa Estratégico Corporativo e definição de Indicadores

Desdobramento em Diretorias pré-estabelecidas

Revisitação das iniciativas estratégicas e subsídio para a elaboração de Planos de Ação. Definição de metas para indicadores

Desdobramento do Mapa Corporativo em Mapas Estratégicos das Superintendências, definição de indicadores

ETAPA 04ETAPA 03ETAPA 02ETAPA 01


• Formação do Comitê de Gestão Estratégica:

aprovação dos mapas

• Identificação de interlocutores para todas as unidades

• Produtos

o 13 mapas

o Aprox. 500 indicadores


Contratação da Consist – 2008/2009/2010

• Acompanhamento da GE

• Entrevistas com todos os gestores

• Definição de metodologia corporativa para a GE

• Apuração dos indicadores

• Realização de reuniões mensais pelas unidades


Contratação da Fábrika Comunicação – 2008/2009/2010

• Plano de Comunicação da GE

o Grupos Focais

o Pesquisa GROE

o Plano de Comunicação


Pontos de conexão com as outras iniciativas

• A Gestão Estratégica é o “guarda-chuva” sob o qual

se abrigam:

o todas as iniciativas pertinentes à gestão da

organização e

o todos os projetos e ações em curso na SEF


Desafios postos em 2009

• Software

• Internalização da estratégia no DNA da organização:

oReuniões habituais, cotidianas, naturais

oDiscussões focadas na decisão

oRefinamento do entendimento sobre a estratégia

da SEF de hoje e de amanhã

oAprimoramento constante do modelo e da

metodologia de gestão


Gestão Estratégica na SEF

Sistemática de Análise do Desempenho

Estratégico

Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico - ADE

• A Sistemática de Análise do Desempenho Estratégico

foi desenvolvida para que o processo de gestão

estratégica fosse incorporado às atividades cotidianas

dos servidores da Secretaria de Estado de Fazenda.

• A Sistemática acontece por meio de Reuniões de

Preparação e Reuniões de Análise do Desempenho

Estratégico, conforme demonstra a figura a seguir.

SUFIS, SUTRI, SAIF, SCAF, SCGOV, SCCG, STI, SRH e SGF

Reunião de Preparação Mensal

Análise do Desempenho Estratégico Mensal

ADE-M

Superintendências Regionais

Análise do Desempenho Estratégico Trimestral

ADE-T

Reunião de Acompanhamento e Preparação Mensal

(DF, DFT, AF e PF)


(SRF)

Reunião de Preparação Trimestral

SRE


das Unidades Meio


STE

Comitê 1 Comitê ... Comitê ... Comitê ... Comitê n

Análise do Desempenho Estratégico Trimestral/Deliberativa (Comitê de Governança)

ADE-T/Deliberativa

Comitê de Prioridades

Comitê de Gestão do Desempenho

Comitê de Gestão de Pessoas

Reunião Gerencial Trimestral - SEFRG-T


SEF

SRE

SUFIS

Diretorias

Equipe

SUTRI

Diretorias

Equipe

SAIF

Diretorias

Equipe

SRF

Titulares

Equipe

Secretário -Adjunto

SGF

Diretorias

Equipe

STI

Diretorias

Equipe

SRH

Diretorias

Equipe

STE

SCAF

Diretorias

Equipe

SCGOV

Diretorias

Equipe

SCCG

Diretorias

Equipe




ADE-M


SEF

SRE

SUFIS

Diretorias

Equipe

SUTRI

Diretorias

Equipe

SAIF

Diretorias

Equipe

SRF

Titulares

Equipe


SGF

Diretorias

Equipe

STI

Diretorias

Equipe

SRH

Diretorias

Equipe

STE

SCAF

Diretorias

Equipe

SCGOV

Diretorias

Equipe

SCCG

Diretorias

Equipe




ADE-M

Assessoria do Gabinete

Assessoria de Comunicação Social

Auditoria Setorial Gestão Estratégica e Inovação

Corregedoria Assessoria Jurídica


SEF

SRE

SUFIS

Diretorias

Equipe

SUTRI

Diretorias

Equipe

SAIF

Diretorias

Equipe

SRF

Titulares

Equipe


SGF

Diretorias

Equipe

STI

Diretorias

Equipe

SRH

Diretorias

Equipe

STE

SCAF

Diretorias

Equipe

SCGOV

Diretorias

Equipe

SCCG

Diretorias

Equipe

Superintendências Regionais

Análise do Desempenho Estratégico Trimestral

ADE-T


(DF, DFT, AF e PF)


(SRF)


SEF

SRE

SUFIS

Diretorias

Equipe

SUTRI

Diretorias

Equipe

SAIF

Diretorias

Equipe

SRF

Titulares

Equipe


SGF

Diretorias

Equipe

STI

Diretorias

Equipe

SRH

Diretorias

Equipe

STE

SCAF

Diretorias

Equipe

SCGOV

Diretorias

Equipe

SCCG

Diretorias

Equipe

Reunião de Preparação Trimestral SRE

Reunião de Preparação Trimestral das Unidades- Meio

Reunião de Preparação Trimestral STE


Análise do Desempenho Estratégico Trimestral/Deliberativa(Comitê de Governança)

ADE-T/Deliberativa

Comitê de Prioridades Comitê de Gestão do Desempenho




SEF

SRE

SUFIS

Diretorias

Equipe

SUTRI

Diretorias

Equipe

SAIF

Diretorias

Equipe

SRF

Titulares

Equipe


SGF

Diretorias

Equipe

STI

Diretorias

Equipe

SRH

Diretorias

Equipe

STE

SCAF

Diretorias

Equipe

SCGOV

Diretorias

Equipe

SCCG

Diretorias

Equipe






ADE-T/Deliberativa



Reunião Gerencial Trimestral - SEFRG-T Reunião

Trimestral do Comitê de Governança


SEF

SRE

SUFIS

Diretorias

Equipe

SUTRI

Diretorias

Equipe

SAIF

Diretorias

Equipe

SRF

Titulares

Equipe


SGF

Diretorias

Equipe

STI

Diretorias

Equipe

SRH

Diretorias

Equipe

STE

SCAF

Diretorias

Equipe

SCGOV

Diretorias

Equipe

SCCG

Diretorias

Equipe






ADE-T/Deliberativa





SEF

SRE

SUFIS

Diretorias

Equipe

SUTRI

Diretorias

Equipe

SAIF

Diretorias

Equipe

SRF

Titulares

Equipe


SGF

Diretorias

Equipe

STI

Diretorias

Equipe

SRH

Diretorias

Equipe

STE

SCAF

Diretorias

Equipe

SCGOV

Diretorias

Equipe

SCCG

Diretorias

Equipe


Alinhamento Organizacional

Direcionamento Informações


• Oportunidade de correção de rumos, quando necessário, com a participação dos responsáveis pela execução das atividades;

• Maior entendimento e comunicação do direcionamento estratégico da SEF/MG. As pessoas passam a compreender melhor o que se espera delas;

• Foco nos resultados e questionamento de atividades que não contribuem para a execução da estratégia;

• Foco em decisões estratégicas com espaço para discussão de propostas e não de justificativas;

• Alinhamento de todo o corpo estratégico, tático e operacional da SEF em função da estratégia;

• Direcionamento estratégico único e respeito às particularidades de cada unidade com possibilidade de adequar a forma de acompanhamento;

• Integração dos atuais instrumentos de gestão (Acordo de Resultados, Programa Estruturador, Projetos, Balanced Scorecard, entre outros) em um único modelo de gestão estratégica;

• Visão global do desempenho das Diretorias, Superintendências e da Secretaria de forma ágil e dinâmica no que se refere aos vários aspectos do seu desempenho;

• Maior agilidade no processo decisório.

Benefícios


• As reuniões são a oportunidade para os gerentes e servidores discutirem as questões

estratégicas, que afetaram de alguma forma o desempenho da unidade, avaliando os

resultados obtidos. Neste momento devem ser abordados os fatos mais importantes do

período, as experiências vividas, as dificuldades e as soluções encontradas

(Fato/Causa/Ação), tendo como foco principal as questões estratégicas e a tomada de

decisões referentes à unidade;

• A reunião é preparada pela unidade, por meio do interlocutor da Gestão Estratégica.

Os resultados são apresentados ao titular, que é quem conduz a reunião e decide

sobre as ações corretivas.

• Na ADE devem ser focados, prioritariamente, os desempenhos insatisfatórios, ou seja,

com valor apurado abaixo da meta pactuada (vermelho e amarelo). É fundamental que

se registre as causas que motivaram tais desempenhos e as ações adotadas para

correção;

Texto adaptado do Capítulo III do PAFE 2011

Considerações importantes


Texto adaptado do Capítulo III do PAFE 2011

• Para indicadores com desempenhos satisfatórios (verde), é importante ressaltar os

fatores que contribuíram para o sucesso, para o aprendizado e compartilhamento dos

conhecimentos. Quanto ao desempenho de indicadores muito acima da meta pactuada

(azul), é necessário também uma avaliação dos fatores que interferiram em tais

performances.

• Mais importante do que mostrar simplesmente os números obtidos, deve-se discutir as

causas que levam aos desvios de desempenho e apontar soluções para os problemas;

• Esta é uma oportunidade para que sejam discutidas as experiências e dificuldades e

apresentadas idéias novas e projetos, respeitando-se as especificidades de cada área

ou unidade;

• Espera-se destas reuniões a participação efetiva dos gerentes e servidores,

promovendo a necessária integração, o nivelamento de informações, estimulando,

assim, o envolvimento de todos com o processo de gestão estratégica.

Considerações importantes

PesquisaGrau de Orientação

EstratégicaGROE


Responderam48,50%

Não responderam

51,50%

GROE 2009

Responderam59,80%

Não responderam

40,20%

GROE 2010

De 48,50% para 59,80%

Mesmos procedimentos em 2009 e 2010

Envio de linkControle de respondentes por áreaElevada adesão inicial

Procedimentos metodológicos


O GROE por objetivos

OBJETIVO 1 Sempre Quase sempre

Rara-mente

Nunca Não sei responder

MÉDIA DO

OBJETIVO

Eu sei exatamente o que devo fazer, no meu dia-a-dia, para que este objetivo seja cumprido (CONHECIMENTO)

100% 80% 60% 40% 20%

Minhas atividades diárias estão alinhadas a este objetivo (ALINHAMENTO)

100% 80% 60% 40% 20%

Eu estou comprometido, empenhado no cumprimento deste objetivo (COMPROMETIMENTO)

100% 80% 60% 40% 20%

No meu dia-a-dia, tenho indicadores confiáveis para mensurar o cumprimento deste objetivo (INDICADORES)

100% 80% 60% 40% 20%

MÉDIA FINAL DO OBJETIVO


De 2009 para 2010, o GROE Geral da SEF/MG passou de 75% para 77%,

mantendo as mesmas diferenças entre seus subcomponentes.

Todos aumentaram e “indicadores” foi o de maior destaque.

GROE GERAL Conhecimento Alinhamento Comprometimento Indicadores

75% 76% 76%80%

66%

77%79% 78%

82%

70%

2009 2010

GROE – G

86% 94%

78% 80%

70% 67% 64% 70%

78%

67% 71% 78% 85%

79% 70% 63%

73%

71%

81%77%

78% 83%

GROE-C

2010

SEF


• Conhecimento, opinião, motivação e capacidade de falar sobre alguns

temas de extrema relevância para a SEF:

o Estado para Resultados,

o Acordo de Resultados (1ª e 2ª etapas),

o Planejamento Estratégico,

o Gestão por indicadores balanceados.

Estado para Resultados

Acordo de Resultados

1ª Etapa


2ª Etapa

Planejamento Estratégico

Gestão por indicadores

Balanceados

Conhecimento Opinião Motivação Capacidade de falar

Comunicação da Estratégia

• Criação de um Comitê de Comunicação para a Gestão Estratégica.

• Campanha informativa.

• Manual de Identidade Visual, com produção gráfica e eletrônica.

• Criação de um Portal da Gestão Estratégica.

• Sensibilização dos servidores, com ênfase na comunicação mobilizadora.

• Comunicação eletrônica: @fazenda, fale conosco (e-mail específico).

• Calendário articulado de reuniões.

• Sistema de Análise de Desempenho Estratégico.

Plano de Comunicação

ESTADO PARA RESULTADOS

EpR

(Rumo)


(Compromisso)

Planejamento e Desempenho Estratégico

(Trilha e Acompanhamento)

PDG

(Liderança)

Gestão de Pessoas por Competências

(Competência, habilidade e atitude)

Gestão do Conhecimento

(Compartilhamento)

Gestão de Riscos

(Prospecção de cenários)

Tecnologia da Informação

GROEConhecimentoCompromissoVerbalização

Comunicação

Sensibilização / capacitação

VÍNCULO

BRAGA, Clara S.; HENRIQUES, Márcio S.; MAFRA, Rennan L. M. O planejamento da comunicação para a mobilização social: em busca da co-responsabilidade. In: HENRIQUES,Márcio S. (org.). Comunicação e estratégias de mobilização social. Belo Horizonte: Autêntica: 2004.

Escala de Vinculação

Os números da capacitação

turma data nº participantes perfil dos participantesT1 (PDG) 11/3/2010 59 Gerência de base capital e interior

T2 (PDG) 18/3/2010 62 Média gerência capital e interiorT3 (PDG) 25/3/2010 64 PDG T4 (PDG) 8/4/2010 51 PDG T5 (PDG) 15/4/2010 56 PDG T6 (PDG) 29/4/2010 57 PDG

T7 20/5/2010 36 interlocutores, núcleo estratégico e repres. da comunicação BH e Interior

T8 1/6/2010 54 interlocutores, núcleo estratégico e repres. da comunicação BH e Interior

T9 13/8/2010 30 Alta-gerênciaT10 14/10/2010 75 SRF VarginhaT11 19/10/2010 102 SRF ContagemT12 20 e 21/10/2010 118 SRF Montes ClarosT13 10/8/2010 171 SRF Juiz de ForaT14 16/8/2010 60 SRF Governador ValadaresT15 3/11/2010 126 SRF DivinópolisT16 11 e 12/11/2010 141 DFT Belo HorizonteT17 22/11/2010 70 SRF UberabaT18 23/11/2010 52 SRF Uberlândia

SOMA 1384

Exposição abordando a Gestão Estratégica de Governo, seus desdobramentos na SEF e a importância da comunicação estratégica;Dinâmicas de grupo, possibilitando a reflexão sobre a postura do líder no processo de mudança

Conteúdo da sensibilização

Portal da Gestão Estratégica einserções noInformativo@fazenda

SADESistema de Análise do Desempenho Estratégico

Benefícios do SADE

Acompanhamento sistematizado com metodologia padronizada; Maior envolvimento por parte de todos os servidores e colaboradores da

SEF através do acesso às informações referentes à gestão estratégica, como

mapas e desempenho dos indicadores de todas as unidades, o que

contribuiu para o alcance dos objetivos estratégicos; Aferição dos indicadores de forma clara com cálculos automáticos, abolindo-

se os erros na aferição e iluminação dos Mapas Estratégicos; Visualização automática do mapa estratégico “iluminado”, ou seja, seus

objetivos coloridos conforme o desempenho de seus indicadores; Maior facilidade de acompanhamento do desempenho dos indicadores; Visualização de Fatos, causas e ações relacionadas aos indicadores,

possibilitando a correção de rumos, tendo em vista a identificação de causas

de desvio de desempenho e definição de eventuais ações corretivas, que

visa a diminuição da vulnerabilidade do planejamento. Otimização do tempo dedicado às atividades de aferição de indicadores,

criação/emissão de relatórios, e de preparação de reuniões de análise do

desempenho estratégico, de modo a concentrar os esforços em ações mais

estratégicas.

Entrada de Dados

Sistema de Análise do Desempenho Estratégico - SADE

Mapa Estratégico

Análises

Sistema de Análise do Desempenho Estratégico - SADE

Ambientação em eventos

Revisão dos Mapas Estratégicos das Unidades da SEF

Participação nas ADE

ADE-T Adjunta ADE-T STE

ADE-T SEF

Realização de ADE com o uso do SADE

Obrigada!

Helenice Machado Mendes Rutkowski

[email protected]

Soraya Naffah

soraya,[email protected]

Aline Chevrand Campos

[email protected]

mailto:[email protected]




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