Gestao Estrategica Projetos

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FundapEgap Fundação do Desenvolvimento Administrativo 1 GESTÃO ESTRATÉGICA I - Projetos -

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  • 1. GESTO ESTRATGICA I - Projetos -

2. Gesto EstratgicaParte I Planejamento Estratgico Gerenciamento de Programas e Projetos Parte II Qualidade na Administrao Pblica Gesto por Processos 3. Gesto EstratgicaParte I Planejamento Estratgico Gerenciamento de Programas e Projetos Parte II Qualidade na Administrao Pblica Gesto por Processos 4. Contedo Parte 1:Elementos do Planejamento Estratgico Parte 2:Gerenciamento de Programas e Projetos 5. Abordagem

  • Conceitual:
    • Enfoque sistmico das Organizaes
    • Relaes das organizaes com o Ambiente
    • Viso geral da Gesto Estratgica
    • Gesto de programas no contexto das aes
    • governamentais
    • Metodologia da gesto de projetos
  • Prtica:
    • Aplicao prtica dos conceitos usando instrumentosapresentados no curso e situaes concretas extradas da realidade dos participantes.

6. ENFOQUE SISTMICO DAS ORGANIZAES 7.

  • SISTEMA: Conjunto de partes interdependentes, articuladas e organizadas para a obteno de objetivos definidos

8. A Organizao como Sistema O ambiente do sistema tudo que est fora dele mas que o influencia e por ele influenciado Feed Back (ou retroalimentao) um mecanismo de controle do funcionamento do sistema 9.

  • Os Sistemas so constitudos por sub-sistemas
  • Os sub-sistemas interagem entre si
  • Os sub-sistemas tambm processam um conjunto de entradas para gerar produtos especficos

10. SISTEMA

  • Os sub-sistemas, por sua vez, so constitudos por
  • sub-sub-sistemas que processam suas entradas e geram seus produtos
  • Os sub-sub-sistemas, por sua vez................

11. RELAES DAS ORGANIZAES COM O AMBIENTE 12. O ambiente Organizacional: Relao da Organizao com o Ambiente Ambiente produto servio Organizao Ambiente produto servio Organizao 13.

  • Ambiente externo estvel.
  • Possibilidade de dominar fatores externos.
  • Futuro previsvel em alguns fatores.
  • ...

Relao da Organizao com o Ambiente:Caractersticas/Pressupostos

  • Ambiente externo com alta velocidade de mudana, escassez de recursos, surpresas e ameaas.
  • Falta de controle sobre fatores externos.
  • Crena acentuada na imprevisibilidade do futuro.
  • Perspectiva gerencial de inovar, adaptar e sobreviver.
  • Dependente de critrios sociais.
  • Necessidade de lidar com a sustentabilidade
  • ......

Relaciona-se com o Ambiente Centrada naOrganizao 14. Ferramentas para Tratar o Ambiente e o Futuro Fator estratgico derelevncia para prever e garantir que sejam atendidas as diferentes necessidades dos clientes. visualizar a organizao atravs do conjunto de processos por ela desenvolvidos e necessrios para o cumprimento da sua missoForma de planejar que leva em conta ascaractersticas do ambiente Qualidade Planejamento Estratgico Programas e Projetos Gesto por Processos Apoio ao processo de planejamento que sistematizam as informaes necessrias para a concretizao das decises formuladas e as orientam no sentido dos objetivos estabelecidos 15. Planejamento Estratgico Controle da Gesto (Programas e Projetos) Controle das Atividades (Processos) Organizao Atividades Alta Direo Nvel Diretivo Nvel Operativo 16. PlanejamentoEstratgico - Viso Geral

  • Objetivos
  • reconhecer a importncia do planejamento no contexto das organizaes;
  • conceituar planejamento estratgico;
  • descrever os passos na formulao do planejamento estratgico.

17. PLANEJAMENTO ESTRATGICO ORGANIZACIONAL 18. Definies O Planejamento Estratgico deve, necessariamente, levar em considerao as necessidades e expectativas dos seus clientes e usurios bem como assuas principais caractersticas. Planejamento Estratgico a forma de planejar que leva em conta o ambiente marcado pela incerteza e turbulncia e a necessidade contnua de mudanas. Planejamento Estratgico Organizacional - planejamento organizado e permanente baseado na conscincia sobre as polticas e as diretrizes da organizao. 19. Declaraes Estratgicas

  • As declaraes estratgicas correspondem a um conjunto de definies quanto s caractersticas, ao futuro desejado e aos valores que as organizaes devem gerar para a sociedade e os cidados:
      • MISSO
      • VISO
      • VALORES E PRINCPIOS
      • OBJETIVOS ESTRATGICOS
    • Instrumentos:
      • ANLISE DO AMBIENTE
      • INDICADORES

20. Misso Amisso a declarao sucinta, da razo de ser da instituio: o que ela faz e para que faz (se necessrio, incluindo o como faz). 21. Ex.: Misso Declarada da Secretaria Municipal de Sade - SP Fazer da ateno sade no municpio de So Paulo um instrumento de incluso e promoo social com base no conhecimento e sustentado pela integrao entre o poder pblico e sociedade civil nas suas diversas esferas. 22. Viso

  • Alm de ter clareza sobre sua misso institucional, a instituio precisa definir, num horizonte de mdio ou talvez longo prazo, onde e como a organizao dever estar no futuro.
  • A viso
  • Indica o rumo, sinaliza o que a organizao deseja ser, projeta expectativas em um determinado horizonte de tempo.
  • Aponta a distncia que h entre a situao atual e adesejada.

23. E x.: Viso de Futuro da Secretaria Municipal de CoordenaodasSubprefeituras Ser reconhecida como excelncia na gesto pblicaat 2015 . 24. Valores e Princpios So conceitos fundamentados em valores que, expressos na forma de afirmaes, devem nortear as polticas e as aes de uma organizao. Fornecem parmetros em relao ao que deve ou no deve ser feito e em relao aos "modos de fazer". 25. Os valores e princpios de um rgo pblico devem estarfundamentados nos princpios constitucionais

      • Publicidade
      • Impessoalidade
      • Moralidade
      • Eficincia
      • Legalidade

26. E x.:Valoresda Secretaria Municipal de Coordenao das Subprefeituras Legalidade, Impessoalidade, Moralidade, tica, Transparncia, Eficincia e Excelncia. 27. Exerccio1

  • Com base na exposio dos slides e discusses ocorridas, elaborar o que poderia ser a Misso e a Viso de Futuro da organizao selecionada pelo grupo
    • Trabalho em sub-grupos
    • Tempo:
      • 20 minutos para finalizao do trabalho
      • 20 minutos para apresentao em plenria

28. Ambiente Externo e Ambiente Interno

  • oambiente externo das organizaes constitudo pelas condies fora do seu mbito de controle que podem afetar seus resultados, positiva ou negativamente.
  • oambiente interno de cada organizao definido pelo conjunto das suas caractersticas internas especficasque condicionam o seu desempenho e podem afetar os seus resultados institucionais.

29. Anlise do Ambiente Pontos a Observar Nvel Externo Oportunidades so os aspectos externos que, se aproveitados pela organizao, podem influenci-la positivamente. Ameaas so as situaes externas que, se no equacionadas ou evitadas pela organizao, podem afet-la negativamente. Nvel Interno Foras so caractersticas internas da organizao, materiais ou no, que podem ser aproveitadas para otimizar seu desempenho. Fraquezas so caractersticas internas da organizao que devem ser reduzidas ou eliminadas para evitar influncia negativa sobre seu desempenho. 30. ( Strength ) ( Weaknesses) ( Opportunities) (Threats) 31. Planejamento e Ciclo do Gerenciamento sob a Viso Estratgica SITUAO ATUAL

  • Pontos fortes
  • Pontos fracos
  • Ameaas e oportunidades

tempo Misso Razo de ser da organizao Implantao

  • Objetivos Estratgicos
  • Recursos
  • Monitoramento
  • Avaliao

Viso de futuro Externa Interna 32. Exerccio 2

  • Selecionar uma situao (real ou no) da organizao selecionada sobre a qual dever ser empreendido algum tipo de ao governamental.
  • Analisar a situao e indicar:
  • as ameaas
  • as oportunidades
  • os pontos fracos (organizacionais)
  • os pontos fortes (organizacionais)

33. Objetivos Estratgicos

  • Expressam as prioridades da organizao, tendo em vista a misso e a viso de futuro declaradas. Englobam os objetivos finalsticos da instituio como um todo ou de suas unidades organizacionais.

Objetivosestratgicos Metas Planos de ao 34. Ex.: Alguns Objetivos Estratgicos da Escola de Formao do Servidor Municipal

  • desenhar programas que incorporem as competncias essenciais da Prefeitura;
  • migrar do modelo sala-de-aula para mltiplas formas de aprendizagem;
  • envolver gerentes e lderes no processo de aprendizagem;
  • avaliar resultados dos investimentos feitos em treinamento e capacitao vinculados aos objetivos estratgicos da prefeitura;
  • formar e capacitar os servidores pblicos da Prefeitura da Cidade de So Paulo;
  • oferecer capacitao de qualidade, buscando novos meios e instrumentos para a educao continuada e compartilhada dos servidores municipais;

35. Transformando o Plano Estratgico em Ao Balance Score Card Kaplan e Norton 36. Balanced Scorecard (BSC) Gesto baseada em objetivosbalanceados e interligados em quatro perspectivas: Mapa Estratgico para organizao pblica Adaptao do BSC Planejamento Estratgico Organizacional Contribuinte/Cidado O1 O2 O3 Resp. Financeira O4 O5 Processos Internos Aprendizagem/Cresc. O6 O8 O7 O9 O10 37. Monitoramento e Avaliao Estratgica

  • Omonitoramento o acompanhamento permanente das aes da organizao tendo como referncia o alcance dos seus objetivos estratgicos
  • A avaliao a comparao dos resultados alcanados (descritos pelos indicadores de desempenho) com o desempenho pretendido (descrito pelos objetivos estratgicos e metas definidos).

38. Metas

  • Metasso fatos concretose mensurveis, necessrios ao alcance dos objetivos estratgicos, que vo constituir a base da avaliao do desempenho institucional;
  • As metas devem ser realistas e possveis de ser atingidas de acordo com as condies identificadas no plano estratgico.
  • Exemplo de metas contidas na Agenda 2012:
    • Construir 13 novos terminais urbanos;
    • Ter 100% das praas de atendimento com painis gerenciadores de senha, atendimento preferencial e parque de informtica modernizado.

39. Indicadores

  • Expresses numricas que refletem diferentes aspectos da ao e da realidade. Eles permitem medir, comparar e avaliar o desempenho da organizao, auxiliando a tomada de deciso

Efetividade Eficcia Eficincia Qualidade Produtividade 40. Propriedades dos Indicadores Relevncia Mensurabilidade

  • que traduzam aspectos importantes da realidade analisada, ante o esforo que se est aplicando.
  • que permitam atribuir parmetros qualitativos ou quantitativos;
  • que possam ser avaliados para definir uma medida, a ser obtida a partir de dados facilmente levantados.

Objetividade

  • que sejam facilmente compreendidos e assimilados;
  • que estejam diretamente associados s aes implementadas;
  • que sejam isentos de ambigidade em termos da varivel mensurada.

Capacidade de Gerenciamento

  • que permitam comparao com outros indicadores;
  • que possibilitem a tomada de decises a partir de sua observao e anlise;
  • que sejam especificados em termos de prazo e objeto.

41. Atributos dos Indicadores Denominao Expresso do enunciado do indicador Definio Descrio do indicador Clculo Frmula utilizada para obter o indicador Fonte de dados Fontes primrias ou secundrias utilizadas Base geogrfica Nvel de agregao geogrfica do indicador Periodicidade Freqncia de apurao do indicador Unidade de medida Padro escolhido para mensurao ndice de referncia ltimo valor apurado ndices esperados Expectativas quanto evoluo do indicador no perodo considerado 42. Ex. de Atributo dos Indicadores Denominao ndice de Satisfao do Cidado na Subprefeitura X Definio Mede o percentual dos cidados satisfeitos com os servios prestados pela Subprefeitura Clculo Nmero de Cidados satisfeitos / Nmero total de cidados que responderam ao questionrio Fonte de dados Questionrio aplicado pela subprefeitura Base geogrfica Subprefeitura Periodicidade Mensal Unidade de medida Percentual ndice de referncia 80% ndices esperados 100% 43. Exerccio 3 - Indicadores

  • Identificar um indicador utilizado na organizao selecionada anteriormente.
  • Preencher a tabela de atributos para este indicador

44. Benchmarking

  • Processo contnuo e sistemtico de obteno de informao e comparao com organizaes e/ou padres de referncia.
  • Benchmarking Interno : Coleta de melhores prticas nas organizaes e sua circulao interna. Cria padres internos de referncia de desempenho.
  • Benchmarking Externo : entre organizaes que atuam no mesmo segmento. Permite facilidade de aplicao de prticas.
  • Benchmarking funcional ou genrico : Organizaes de setores diferentes com alguma similaridade.

45. Benchmarking

  • Vantagens:
  • Evita a complacncia da avaliao pela comparao com o desempenho anterior.
  • Incorpora conhecimento e experincia de terceiros (no preciso reinventar a roda).
  • Acesso a informaes sem vis interno.
  • Dificuldades:
  • Obteno de informaes
  • Pouca disposio para compartilhar informaes em ambientes competitivos.
  • Incompreenso das diferenas de contexto, estrutura e cultura organizacional, levando a generalizaes improcedentes.

46. Programas Governamentais Fonte: http://www.ppa.sp.gov.br/faq.htm#PRO Os programas so a base para a elaborao do PPA (Plano Plurianual) e do processo oramentrio. (Portaria n. 42/99 SOF) Programas so instrumentos de organizao da atuao governamental que articulam um conjunto de aes para o alcance de um objetivo comum pr-estabelecido e mensurado por indicadores. Cada programa constitui-se em uma das formas de expresso de uma poltica pblica, cuja inteno produzir uma mudana em uma determinada situao. 47. Agenda Poltica ( Marca do Governo ) Aes Prioritrias

  • Compromissos de Campanha
  • Diretrizes de Governo

Marcos Legais Demandas Sociais Demandas Polticas Compromissos Externos PPA - Plano Plurianual Aes Governamentais Plano de Governo Ideologia Partidria Programas (Macroprogramas) Projetos 48. O Plano Plurianual - PPA Fonte: http://www.ppa.sp.gov.br O Plano Plurianual - PPA obrigao constitucional a ser cumprida pela Unio, Estados e Municpios; O PPA estabelece os projetos e os programas de longa durao do governo, definindo objetivos e metas da ao pblica para um perodo de quatro anos; O PPA um instrumento que estabelece as diretrizes, objetivos e metas da administrao pblica relativas aos programas de durao continuada; Mapeia os objetivos estratgicos de cada pasta, bem como a definio de suas prioridades e metas ao longo desse perodo. Na estruturao do PPA, os elementos resultantes do desmembramento de um programa so projetos eatividades. 49. O Plano Plurianual - PPA

  • O PPA:
  • Promove a articulao das polticas e dos instrumentos setoriais no espao territorial;
  • Alavanca oportunidades de parceria com o setor privado;
  • Procura integrar as iniciativas do executivo com as dos demais nveis de governo, propondo uma viso sistmica das estratgias;
  • Busca sinergia entre os diversos rgos para aumentar a efetividade das polticas pblicas;
  • Constitui uma agenda de desenvolvimento para um perodo de quatro anos;
  • O prximo PPA dos municpios abranger operodo de 2010 a 2013.

50. Definies Adotadas pelo PPA Programa: o instrumento de organizao da atuao governamental, que articula um conjunto de aes para o alcance de um objetivo comum preestabelecido, mensurado por indicadores, de um problema ou atendimento de demanda da sociedade ou aproveitamento de uma oportunidade de investimento.Ao: um instrumento de programao para alcanar o objetivo de um programa. No oramento pblico a ao se expressa por meio de projetos ou atividades: 51. Definies Adotadas pelo PPA

  • Projeto:
  • Envolve um conjunto de operaes, limitadas no tempo, das quais resulta um produto que concorre para a expanso ou o aperfeioamento da ao de Governo:
    • Empreendimentos temporrios,
    • Destinados a criar novos produtos,
    • Implantar infra-estrutura,
    • Desenvolver novos processos ou modificar existentes.

52. Definies Adotadas pelo PPA

  • Atividade:
  • Envolve um conjunto de operaes que se realizam de modo contnuo e permanente, das quais resulta um produto necessrio manuteno da ao de Governo:
    • Operaes rotineiras da organizao;
    • Caracterizam-se por serem repetitivas;
    • Seguem, em geral, rotinas padronizadas, sujeitas a aperfeioamento contnuo

53. Ciclo de Vida de um Programa Operao Atividade Rotina (Indicadores de atividade e de resultado) Execuo - Projetos Final do Projeto Etapa pr-operacional (Indicadores de andamento) Tempo Seleo Concepo

  • Origens:
  • Polticas pblicas
  • Plano de governo
  • Demandas da sociedade
  • Demanda do dirigente

Planejamento Aprovao

  • Plano do programa
  • Planos dos projetos

54. Fases de Concepo e Planejamento

  • Por que o programa deve ser realizado?
    • Qual o seu propsito e quais as mudanas a serem alcanadas?
    • Como se pretende produzir melhorias?
    • Como possvel identificar o alcance das melhorias e mudanas?
    • Quais as condies externas que influenciam o alcance dos resultados e dos seus efeitos?

55. ANEXO II -PPA O PPA E O PROCESSO ORAMENTRIO Continua ApudMendes (2008) Municpio:XXX Descrio dos indicadores / metas / custos dos programas governamentais PROGRAMA:0001 - Sade Integral ao seu Alcance AO: 2116 -Implementao do Programa de Sade da FamliaOBJETIVO: Possibilitar o acesso direto da populao s aes e servios pblicos de sade, por meio da gestodescentralizada com o desenvolvimento de equipes do programa sade da famlia. JUSTIFICATIVA:Grande parte dos cidados do municpio no dispe de acesso facilitado s aes e servios pblicos de sade, de modo a serem fortalecidos num modeloque garanta preveno, proteo e recuperao da sade. RGO RESPONSVEL:Secretaria Municipal de Sade do Municpio de So Paulo 56. O PPA E O PROCESSO ORAMENTRIO ANEXO II -PPA Continuao ApudMendes (2008) Previso da evoluo dos indicadores e metas por exerccio Metas Fsicas Unidade de Medida 2006 2007 2008 2009 Total Ampliar a cobertura da populao do municpio atendida pelo PSF % 40 60 70 80 80 Indicadores Unidade de Medida Resultado Atual Resultado Futuro % da populao do municpio coberta pelo PSF % 30 80 Metas Financeiras Unidade de Medida 2006 2007 2008 2009 Total Valor Total R$ 660.000 924.000 968.000 1.188.000 3.740.000 57. Estruturao de Programas Instrumento para a Anlise de Problemas

  • 1 Etapa - rvore de Problemas.

um diagrama em forma de rvore que apresenta um resumo consolidado dos problemas identificados e as relaes de causalidade existentes, ou seja, para cada problema considerado busca identificar as causas que o originaram e os efeitos que esto produzindo. 58. Gastos elevados em sade terciria Desorganizao nogerenciamentode marcao de consultas Baixa alocao de recursos em sade primria Descontentamento do cidado Altondice de internao por doenas no tratadas Sobrecarga dos Hospitais Esperaexcessiva para marcao de consultas com especialistas Baixonmerode mdicos especialistas Oramentono tem recursos para contratao de mdicos Alta demanda espontnea por especialistas Mdicos no permanecemnaregio Secretaria no planeja sistema demarcaode consultas Sadepreventiva no priorizada pelo plano de governo - - - - - - - - - - - -- - - - - -- - - - - - - - - - -- - - - - Problema Central - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - -- - - - - CAUSAS EFEITOS Exemplo de rvore de Problemas - - - - - - - - - - - -- - - - - -- - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - -- - - - - - - - - - -- - - - Populaodesconhece informaes da sade 59.

  • 2 Etapa rvore de Objetivos

A rvore de objetivos consolida, num nico instrumento, o conjunto de objetivos a serem propostos para o programa. Como regra geral deve-se imaginar a rvore de objetivos como uma figura simtrica, um espelho da arvore de problemas. 60. Diminuio de gastos em sade terciria Organizao no gerenciamento de marcao de consultas Suficincia de recursos em sade bsica Cidados satisfeitos com os servios de sade Baixo ndice de internao por doenas no tratadas Funcionamento adequado dos hospitais Marcao de consultas com especialistas no tempo adequado Suficincia de mdicos especialistas Recursos para contratao de mdicos garantidos no oramento Baixa demanda espontnea por especialistas Permanncia de mdicos na regio Sistema de marcao de consultas planejado Populao com acesso s informaes da sade Sade preventiva priorizada pelo plano de governo Exemplo de rvore de Objetivos Objetivo Central 61. Exerccio 4 rvores de Problemas e de Objetivos

  • Considerando a organizao trabalhada anteriormente, selecione um problema que possa ser tratado enquanto programa, e descreva-o.
  • A partir da descrio desta situao-problema, produza a rvore de problemas e a rvore de objetivos, identificando;
    • O problema central;
    • As causas e conseqncias deste problema;
    • O objetivo central de um eventual programa a ser implantado;
    • Os resultados esperados deste programa;
    • Alguns projetos (2 ou 3) que possam ser derivados do programa.

Inicio do 2 dia 62. PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS 63. Caractersticas de um Projeto

  • Temporrio
  • Multifuncional
  • Gerncia transitria
  • Equipe/recursos transitrios
  • Sofre de falta de dados/experincia
  • Compete por recursos e ateno gerencial com as atividades rotineiras com desvantagem
  • uma perturbao na organizao
  • Tudo para dar errado

Gesto de Projetos: Conceitos Bsicos 64. Modelo de Gesto de Projetos Metodologia Controle Gesto de Projetos: Metodologia Agrupamentos dos processos envolvidos no gerenciamento de projetos segundo PMBOK(metodologia de gesto de projetos criado pelo PMI) Iniciao Planejamento Execuo Encerramento 65. A Metodologia de Gesto de Projetos FASE IPR-PROJETO FASE IIPLANEJAMENTO FASE III EXECUO/ CONTROLE 1.1 Levantamento e Analise de Viabilidade Tcnica, Financeira e Estratgica 1.2 Reunio de Apresentao do Pr-Projeto 1.3 Termo de Abertura FASE IV ENCERRAMENTO 2.1 Elaborao do cronograma Fsico- Financeiro 2.2 Reunio de Apresentao do Projeto 3 .1 Refinamentos do cronograma Fsico Financeiro 3.2 Atualizaes do Cronograma Fsico Financeiro 3.3 Relatrios deAndamento do Projeto (RA) 3.4 Reunies de Acompanhamento 4 .1Relatrio de Encerramento 4.2 Reunio de Encerramento 66. Ferramentas e Etapas Gesto de Projetos: Metodologia FASES FERRAMENTAS/ETAPAS Iniciao Proposta Aprovada Plano de Ao do Projeto: Objetivos Cronograma Bsico Planejamento Plano de Ao do Projeto: EAP e EOP Cronogramas Riscos e Fatores Crticos de Sucesso Execuo Execuo das Tarefas Controle Acompanhamento das Tarefas Pontos de Controle Controle de Mudanas Controle de Pendncias Encerramento Relatrio Final Lies Aprendidas Desmobilizaes 67. FASE I - Pr-projeto

  • 1.1 - Levantamento e anlise de viabilidade tcnica, financeira e estratgica do projeto:
    • Tcnica:Analise do problema e das condies tcnicas para sua resoluo. Verificao de recursos humanos capacitados e tecnologias requeridas;
    • Financeira:Verifica-se disponibilidade oramentria e financeira para o projeto em questo;
    • Estratgica:Verifica-se o alinhamento entre os benefcios do projeto e o Planejamento Estratgico do Governo e do rgo patrocinador.

68. FASE I - Pr-projeto

  • 1.2 Reunio de apresentao do Pr-Projeto:
    • Ocorre para os decisores contendo informaes como:
      • Objetivo do Projeto; reas envolvidas; Atividades; Estimativa de Investimentos; Estimativa geral de prazo de execuo.
  • 1.3 - Termo de Abertura:
    • o documento que formaliza o inicio dos trabalhos relativos ao projeto. Esclarece seus objetivos, quais os resultados esperados, os benefcios gerados pela sua implantao e informaes genricas de Gesto e oramento previstos.

69. FASE II - Planejamento do Projeto

  • Elaborao do Cronograma:
  • Etapas para elaborao de um cronograma:
    • Detalhamento das tarefas;
    • Estimativa de custos e durao;
    • Definio dos responsveis (se for o caso);
    • Estabelecimento dos vnculos entre tarefas;
    • Anlise e adequao;
    • Aprovao; e
    • Estabelecimento da linha de base.

70. FASE II - Planejamento do Projeto

  • Reunio de apresentao do projeto:
  • Participaes fundamentais na reunio (principais stakeholders)
    • Quem solicitou o Projeto (representante do rgo demandante);
    • Coordenador da rea responsvel (Executor);
    • Um representante de cada rea envolvida.

71. Fase III - Execuo / Controle

  • Refinamento do cronograma;
  • Atualizao do Cronograma;
  • Relatrio de andamento do projeto (RA);
  • Reunies de Acompanhamento.
  • Principais resultados da FASE III:
    • Relatrios de andamento;
    • Reunies peridicas de Avaliao;
    • Monitoramento e controle;
    • Soluo de problemas;
    • Controle de pendncias e de mudanas.

72. FASE IV - Encerramento do Projeto

  • Relatrio de Encerramento
  • Reunio de Encerramento
    • realizada para os envolvidos no projeto para uma formalizao de encerramento no qual mostrado como se atingiu o objetivo proposto na sua totalidade ou no.
  • Principais resultados da FASE:
    • Relatrio final;
    • Registro das lies aprendidas;
    • Pendncias encerradas;
    • Aceite pela rea operacional;
    • Desmobilizaes.

73. Resumo da Metodologia

  • ANLISE DE VIABILIDADE TCNICA, FINANCEIRA E ESTRATGICA DO PROBLEMA
  • REUNIO DE APRESENTAO DO PR-PROJETO
  • ELABORAO DO TERMO DE ABERTURA
  • ELABORAO DO CRONOGRAMA FSICO/ FINANCEIRO
  • REUNIO DE APRESENTAO INICIAL DO PROJETO
  • REFINAMENTOS DO CRONOGRAMA
  • ATUALIZAES DO ANDAMENTO DO CRONOGRAMA
  • ELABORAO DOS RELATRIOS DE ANDAMENTO
  • ELABORAO DO RELATRIO DE ENCERRAMENTO

74. Instrumentos e Tcnicas de Apoio Gesto de Projetos

  • Estrutura Analtica do Projeto (EAP)
  • uma ferramenta importante para identificar o que deve ser feito no projeto. O EAP tem por finalidade entender o projeto como um todo, pela anlise de suas partes. O EAP ajuda ainda a:
  • Fornecer uma ilustrao detalhada do escopo do projeto;
  • Servir de base para a realizao do cronograma fsico e financeiro;
  • Montar equipes de projeto;
  • Monitorar o progresso (cada tarefa uma unidademensurvel do trabalho).

75. Exemplo de EAP Estrutura Analtica do Projeto EAP Projeto: Construir nova Unidade Bsica de Sade Infra-estrutura e Processos Equipe Sistemas e Farmcia Estruturao Levantar equipe necessria Implantao Encontrar espao fsico Contratar equipe Escolher local adequado Verificar compatibilidade do espao Capacitar equipe Contratar equipe de gerenciamento Licitar obra para construo Definir responsabilidades Implantar equipamentos Controlar a construo Definir rotinas de aes Ligar equipamentos rede municipal Prover materiais e equipamentos necessriosCoordenao Levantar espao fsico para farmcia Rotinas Definir papis da coordenao Adequar espaoDefinir atividades da UBS Escolher coordenador Adquirir materiais necessrios Planejar atividades da UBS Capacitar coordenador Disponibilizar medicamentos Criar manual de normas e rotinas Definir forma de gerenciamento Implantar sistema 76. Exemplo de Cronograma (parcial)Construo de UBS 77. Indicadores de Execuo

  • Os indicadores descrevem os objetivos, resultados em termos de:
    • O qu? Identificar a idia do indicador
    • Para quem? Destinatrio da ao
    • Quanto? Quantidade (volume)
    • Como? Qualidade
    • Quando? Tempo/ prazo:
    • Onde? Local (geograficamente)

78. Indicadores de Execuo

  • Resumindo os indicadores de execuo:
    • Os indicadores esto relacionados execuo das atividades: medidas fsicas; relatrios de contratadas e valor agregado;
    • Podem estar relacionados execuo fsica, financeira ou a aspectos qualitativos; e
    • So utilizados para monitoramento do projeto, alm da prpria execuo das tarefas.

79. Exemplos de Indicadores de Execuo

  • Mdia de atendimentos prestados/dia.
  • Mdia de atendimentos dirios/funcionrio.
  • Tempo mdio de durao de atendimento/funcionrio.
  • Tempo mdio de fila de espera.
  • Mdia de documentos solicitados por dia na subprefeitura.
  • % da populao coberta por servio de saneamento.
  • % de obras vistoriadas por ms.

80. Painel de Controle 81. Pontos de Ateno dos Gerentes de Projetos

    • Escopo do projeto
    • Motivao da equipe
    • Execuo do cronograma
    • Recursos
    • Responsabilidade legal
    • Conflitos
    • Riscos
    • Integrao
    • Inovao

82. Quadro-Resumo Gesto de Projetos: Fases (PMI) Organizao Programa Projeto Misso/Viso Resultados/Metas Entregas Iniciao Planejamento Controle Encerramento

  • Objetivos
  • Produtos
  • Cronograma
  • Bsico
  • Comunicao
  • Iniciao +
  • Fatores Crticos
  • Riscos
  • EAP
  • EOP
  • Custos
  • Pendncias
  • FRP
  • Rel. Acomp.
  • Painel
  • Qualidade
  • Rel. Encerra/o
  • - Lies

Contratualizao Foco emResultados