Implantação de PMO em LISARB

MBA em Gerenciamento de Projetos

Gerenciamento de Portfólio e PMO

Sorocaba - GP 13

Integrantes da equipe:

• Ana Paula A. F. Bertossi

• Luis V. Gasparini

• Michele Belini Gasparini

• Rafael Pereira da Silveira

• Sergio Oliveira Rodrigues Neto

A Empresa

A empresa PMO Consultoria e Marketing está a mais de 10 anos no mercado e conta

com a expertise dos melhores profissionais do ramo, com vasta experiência em gestão

de projetos e portfólios.

O sucesso de nossos clientes é a maior prova dos bons resultados obtidos através das

boas práticas que empregamos em nossas gestões.

Mais informações podem ser encontradas em nosso Portal:

www.PMOConsulriaeMarketing.com

MISSÃO

Com base em toda a experiência de nossos profissionais, e seguindo as boas práticas

do PMBOK, otimizar o gerenciamento dos portfólios de nossos clientes, obtendo

melhores resultados em seus custos e prazos, sem prejuízos à qualidade do escopo.

VISÃO

Ser referência internacional em soluções integradas e inovadoras no gerenciamento de

portfólios.

Missão, visão e valores

VALORES

• Conexão das estratégias do corpo executivo aos portfólios de projetos atuais e

futuros;

• Diminuição do ciclo de vida necessário ao lançamento de produtos;

• Definição da melhor escolha do “mix” de projetos;

• Aumento do retorno sobre investimento – escolha adequada de projetos e redução

dos prazos;

• Melhoria da satisfação do cliente – redução de re-trabalho e melhor alinhamento de

expectativas;

• Padronização em processos de avaliação de resultados – comparação consistente de

desempenho entre projetos;

• Aumento do acerto na previsibilidade da entrega do projeto – cronograma e

orçamento.

Missão, visão e valores

O que é um PMO e Benefícios

PMO – Project Management office segundo a 5ª edição do PMBOK, é uma unidade

organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio.

Alguns benefícios de se implementar um PMO:

• Melhorar a performance dos projetos

• Padronização dos processos

• Antecipação de problemas futuros

• Redução dos retrabalhos

• Adequação do tempo e custo dos projetos

• Reduzir custos a curto prazo

1. Nível de Maturidade

Com base nas respostas da pesquisa de maturidade em gerenciamento de

projetos feita em LISARB, chega-se num total de 69 pontos. Dessa maneira,

conclui-se que a maturidade da administração de projetos de LISARB possui

conhecimentos básicos - processos comuns - se enquadrando no Nível 2.

2. Benefícios

O Project Management Office tem por objetivo promover a integração do plano

estratégico do portfólio dentro da corporação, considerando as melhores

práticas do mercado. A LISARB, ainda que possua boa estrutura

organizacional, vem demonstrando resultados abaixo do market share, e,

através da implantação do departamento de PMO, será possível identificar

fraquezas e desenvolver métricas, mapear fatores de sucesso, monitoramento

integrado dos pacotes de trabalho do projeto, controle da qualidade,

desenvolver práticas para o gerenciamento do projeto em conformidade com a

corporação, entre outros fatores, responsáveis por impactar diretamente no

retorno financeiro da LISARB, aumentando em 23% o

rendimento anual.

3. Nível hierárquico

Considerando que, através da pesquisa de maturidade, LISARB apresentou

um resultado de 69 pontos, a corporação enquadra-se no nível de maturidade

2, o nível hierárquico adotado para implementar o primeiro PMO é o gerencial,

uma vez que a corporação possui a parte operacional já implantado, porém,

com baixo grau de maturidade, ou seja, faz-se necessário desenvolver

métricas adequadas à corporação, tais como, padrões para o gerenciamento

dos projetos, estabelecimento de metas ou revisão das existentes,

desenvolvimento da arquitetura da comunicação, liderança das equipes,

otimização de recursos entre outros.

4. Função do PMO

A função a ser adotada no primeiro PMO deve ser orientada para o

gerenciamento do projeto, através da implementação das boas práticas do

mercado, ou seja, identificar, categorizar, avaliar, selecionar, priorizar e

balancear os cenários de resultados da corporação, analisar e propor métricas

ou ajustes nas áreas de conhecimento, tais como: qualidade dos produtos,

custos, tempo (definição de cronograma / marcos / datas fatais), escopo,

riscos, integração, escopo, entre outros. Caberá ao PMO orientar os resultados

da corporação através de objetivos alinhados a estratégia do negócio através

dos índices levantados e comunicação com os intervenientes.

5. Modelo

O modelo mais adequado para a iniciar a atuação do PMO é a Torre de

Controle, pois é voltado para a definição de padrões para o Gerente de

Projeto, a corporação já desenvolve processos operacionais e necessita de

métricas para melhoria de metas, qualidade do produto desenvolvido, afim de

atingir com excelência os objetivos do projeto.

6. Métricas de sucesso

As métricas de sucesso que deveriam ser adotadas no primeiro PMO são

aquelas gerenciais alinhadas a visão e missão da corporação, refletindo

diretamente no resultado.

• Plano de Gerenciamento de Riscos• Índice de detecção e mitigação de riscos

• Plano de Comunicação• Índice de satisfação dos stakeholders

• Marcos das Etapas do Projeto “Milestones”• Indicação do termino das principais etapas do projeto

• Plano e Nivelamento de Recursos• Distribuição de maneira equalizada os recursos da empresa nos projetos alinhados com o planejamento

estratégico da empresa

• Plano Financeiro• Controle e previsibilidade dos recursos financeiros para o portfólio de projetos da empresa

7. Etapas de implementação

A implementação do PMO é um projeto, as etapas de implementação do PMO

refletem o ciclo de vida de um projeto.

1- Reunião de Kick off;

2- Mapear intervenientes (Stakeholders);

3- Pesquisa de Maturidade;

4- Elaboração de plano estratégico – SMART;

4.1- Definição do Sponsor;

4.2- Pessoas e funções;

4.3- Definição das métricas de sucesso;

4.4- Definição de modelo de atuação PMO;

5- Aprovação do plano estratégico;

6- Implementação;

7- Monitoramento e Controle;

8- Encerramento.

1. Identificação

Num. Projetos: Objetivo estratégico: Num. Projetos: Objetivo estratégico:

1 Portal Transparência LISARB 9 15 Bike Rent 4

2 MercoLISARB 2 16 Humanidade Verde 4

3 Nova Política 2 17 Economia Humana 4

4 Paz Total 8 18 Vivendo e Aprendendo 4

5 Caça Ladrão 9 19 Escola que Protege 6

6 Sem Fronteiras 8 20 Security 5

7 Justiça Humana 1 21 NarcoZero 5

8 Aprender para Valer 3 22 Projeto Saúde para Todos 5

9 Projeto Futuro Cidadão 3 23 QualiTotal 6

10 Escola Nota 10 3 24 Rede de Vizinhos Protegidos 6

11 Projeto Saber 3 25 Rede de Comércio Protegida 6

12 Formando para Sempre 3 26 Vida na Cultura 7

13 Reduce, Reuse, Recycle 4 27 Igualdade para Todos 7

14 Reciclagem Total 4 28 Lazer para Todos 7

2. Categorização

1. Política - Categoria criada a partir do agrupamento dos objetivos

estratégicos 1. Aliança por um Lisarb mais justo, 2. Política cidadã

baseada em princípios e valores, 8. Política externa para o século 21 e 9.

Combate a corrupção, pois todos eles tem a política como principal meio

para satisfazer população de Lisarb, valorizando as relações internas e

externas, combatendo a corrupção e realizando alianças.

2. Educação - Categoria criada com base no objetivo estratégico 3.

Educação para a sociedade do conhecimento, pois credita-se à educação

responsabilidade de educar as pessoas hoje, para se ter uma sociedade

desenvolvida no futuro.

2. Categorização

3. Economia - Categoria criada com base no objetivo estratégico 4.

Economia para uma sociedade sustentável, pois a economia deve crescer

de forma sustentável para que toda a população de Lisarb tenha

qualidade de vida.

4. Social - Categoria criada a parir do agrupamento dos objetivos

estratégicos 5. Proteção social e 6. Qualidade de vida e segurança para

todos os Lisarbianos, de modo que se crie um ambiente socialmente

seguro, garantindo assim a preservação do bem estar no país.

5. Cultura - Categoria criada com base no objetivo estratégico 7. Cultura e

fortalecimento da diversidade, garantindo assim a promoção da cultura

dentro da diversidade Lisarbiana.

3. Avaliação

Identificar os critérios de avaliação e justificar.

IDH O IDH compara os países estatisticamente, classificando-os em desenvolvidos, subdesenvolvidos ou em desenvolvimento.

Segurança Segurança é um dos pilares que mantem a sociedade justa e estável.

Retorno Social Avalia os beneficios que os projetos podem trazer para a sociedade.

Retorno Financeiro Avalia os beneficios que os projetos podem trazer para a economia.

Tempo Criterio utilizado para avaliar o tempo gasto para planejamento, execução e encerramento do projeto.

Custo Critério usado para avaliar a eficiência dos recursos financeiros empregados na execução dos projetos.

Visibilidade

Um critério importante que permite aos governos e a população de Lisarb ter uma imagem positiva e de credibilidade no

próprio país.

3. AvaliaçãoDefinir os pesos dos critérios de avaliação e justificar.

Definir os critérios para atribuição das notas aos

projetos (0, 5 e 10)

Peso Justificativa

IDH 30% Indice que apresenta maior impacto e ganho para o desenvolvimento de um país.

Segurança 20% Pilar básico para sustentação da sociedade.

Retorno Social 15% Indica o quanto as politicas geram resultado para o desenvolvimento da sociedade como um todo.

Retorno Financeiro 13% É fundamental para a saúde financeira do país.

Tempo 11% A duração dos projetos deverá atender a demanda de crescimento do país

Custo 7%

O custo é importante, mas não fundamental pois depende do retorno que o projeto trará, o custo não será um fator

determinante na escolha.

Visibilidade 4%

Os projetos devem ter uma notoriedade positiva, mas não é um critério de decisão, pois o intuito principal é dar

resultados.

Critério Nota

00-10% de aceitação 0

11-79% de aceitação 5

>80% 10

4. Seleção

Categoria Projetos Objetivo IDH Segurança Retorno Social Retorno Financeiro Tempo Custo Visibilidade

PolíticaPortal Transparência 9 5 1,50 5 1,00 10 1,50 10 1,30 5 0,55 5 0,35 10 0,40

MercoLISARB 2 5 1,50 5 1,00 10 1,50 10 1,30 5 0,55 10 0,70 10 0,40

EducaçãoAprender para valer 3 10 3,00 5 1,00 10 1,50 10 1,30 5 0,55 5 0,35 10 0,40

Projeto futuro

cidadão 3 10 3,00 5 1,00 10 1,50 10 1,30 5 0,55 5 0,35 10 0,40

Economia

Reduce Reuse

Recycle 4 10 3,00 5 1,00 10 1,50 10 1,30 5 0,55 5 0,35 10 0,40

Reciclagem Total 4 10 3,00 5 1,00 10 1,50 10 1,30 5 0,55 5 0,35 10 0,40

SocialEscola que protege 6 10 3,00 10 2,00 10 1,50 5 0,65 5 0,55 5 0,35 10 0,40

Segurança pessoal 5 10 3,00 10 2,00 10 1,50 5 0,65 5 0,55 10 0,70 10 0,40

CulturaVida na cultura 7 10 3,00 5 1,00 10 1,50 5 0,65 5 0,55 5 0,35 10 0,40

Lazer para todos 7 10 3,00 5 1,00 10 1,50 5 0,65 5 0,55 5 0,35 10 0,40

5. Priorização

Os dois projetos prioritários são “Escola que protege” e “Segurança Social”

ambos da categoria Social.

Categoria Projetos Objetivo IDH Segurança Retorno Social Retorno Financeiro Tempo Custo Visibilidade Média

PolíticaPortal Transparência 9 5 1,50 5 1,00 10 1,50 10 1,30 5 0,55 5 0,35 10 0,40 6,60

MercoLISARB 2 5 1,50 5 1,00 10 1,50 10 1,30 5 0,55 10 0,70 10 0,40 6,95

EducaçãoAprender para valer 3 10 3,00 5 1,00 10 1,50 10 1,30 5 0,55 5 0,35 10 0,40 8,10

Projeto futuro cidadão 3 10 3,00 5 1,00 10 1,50 10 1,30 5 0,55 5 0,35 10 0,40 8,10

EconomiaReduce Reuse Recycle 4 10 3,00 5 1,00 10 1,50 10 1,30 5 0,55 5 0,35 10 0,40 8,10

Reciclagem Total 4 10 3,00 5 1,00 10 1,50 10 1,30 5 0,55 5 0,35 10 0,40 8,10

SocialEscola que protege 6 10 3,00 10 2,00 10 1,50 5 0,65 5 0,55 5 0,35 10 0,40 8,45

Segurança pessoal 5 10 3,00 10 2,00 10 1,50 5 0,65 5 0,55 10 0,70 10 0,40 8,80

CulturaVida na cultura 7 10 3,00 5 1,00 10 1,50 5 0,65 5 0,55 5 0,35 10 0,40 7,45

Lazer para todos 7 10 3,00 5 1,00 10 1,50 5 0,65 5 0,55 5 0,35 10 0,40 7,45

6. Balanceamento do portfólio

0.00%

2.00%

4.00%

6.00%

8.00%

10.00%

12.00%

-2 0 2 4 6 8 10 12

Portal Transparência

Merco LISARB

Aprender para Valer

Proj. Futuro Cidadão

Reduce, Reuse, Recycle

Reciclagem Total

Escola que Protege

Segurança Pessoal

Virada Cultural

Lazer para Todos

Portal Transparência 6,60%Política

1

Merco LISARB 6,95% 2

Aprender para Valer 8,10%Educação

3

Proj. Futuro Cidadão 8,10% 4

Reduce, Reuse, Recycle 8,10%Economia

5

Reciclagem Total 8,10% 6

Escola que Protege 8,45%Social

7

Segurança Pessoal 8,80% 8

Virada Cultural 7,45%Cultura

9

Lazer para Todos 7,45% 10

Priorização: Categorização:

Balanceamento:

7. Iteração com os demais processos anteriores

● Como o portfólio foi readequado para encontrar um

melhor balanceamento?

● O que foi modificado para o seu balanceamento?

- Pode-se notar através do Diagrama de Bolhas que o meste não encontra-se

balanceado. Percebe-se uma ausência de projetos para o Portal da

Transparência assim como uma concentração muito grande de recursos no

projeto Virada Cultural.

- Com isso devemos retornar na etapa de identificação até que o gráfico de

bolhas esteja balanceado tendo, portanto a melhor divisão para o alcance das

metas e posterior aprovação do portfólio.

7. Novo balanceamento do portfólio

0.00%

2.00%

4.00%

6.00%

8.00%

10.00%

12.00%

-2 0 2 4 6 8 10 12

Portal Transparência

Merco LISARB

Aprender para Valer

Proj. Futuro Cidadão

Reduce, Reuse, Recycle

Reciclagem Total

Escola que Protege

Segurança Pessoal

Virada Cultural

Lazer para Todos

Portal Transparência 6,60%Política

1

Merco LISARB 6,95% 2

Aprender para Valer 8,10%Educação

3

Proj. Futuro Cidadão 8,10% 4

Reduce, Reuse, Recycle 8,10%Economia

5

Reciclagem Total 8,10% 6

Escola que Protege 8,45%Social

7

Segurança Pessoal 8,80% 8

Virada Cultural 7,45%Cultura

9

Lazer para Todos 7,45% 10

Priorização: Categorização:

Balanceamento:

Conclusão: Com o novo balanceamento dos projetos do portfólio, alinhado com o Plano Estratégico de

LISARB, os recursos disponíveis terão seu aproveitamento otimizado.