Módulo 01 - O que é Processo?O que é Processo?

Módulo 01 - O que é Processo?

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Processo é um grupo de atividades realizadas numa sequência determinada que produz um bem ou um

serviço. Pode ser encarado, também, como qualquer atividade ou conjunto de atividades onde existe uma

entrada, uma transformação (processo) e uma saída.

Os processos são importantes, pois é através deles que as atividades são exercidas.

Um exemplo bem intuitivo de processo pode ser “escovar os dentes”, vamos considerar o esquema desse

processo e os agentes de transformação.

Exemplo de ProcessoMódulo 01 - O que é Processo?

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Agentes do Processo3/7

Descrição dos três agentes do processo:

ENTRADA Matéria-prima que será transformada durante o processo;

PROCESSO É a transformação propriamente dita;

SAÍDA Resultado da transformação já com o valor agregado.

Avaliação e Otimização dos Processos

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Para qualquer processo podemos realizar duas ações fundamentais, segue abaixo especificação e

detalhamento:

AVALIAÇÃO DE PROCESSOS

É a análise dos resultados, tendo como objetivo conhecer a situação atual da atividade.

OTIMIZAÇÃO

É a determinação da estrutura e do arranjo dos processos, capaz de assegurar o melhor resultado possível.

O que é BPM?Módulo 02 - Conceito sobre BPM

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BPM (Business Process Management) é um conjunto de elementos, conceitos e metodologias

que existem para tratar processos de negócio (Business Process) com duas linhas de negócio, a

Organizacional e a Ferramental.

O BPM possibilita a organização ter uma visão interna e externa de suas atividades, com a

função clara de todos os agentes influenciadores do processo, clientes, fornecedores,

funcionários etc.

Definições de BPMMódulo 02 - Conceito sobre BPM

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Definição de BPM por algumas instituições importantes:

GARTNER GROUP

“BPM define, torna possível e gerencia a troca de informações nas organizações através da visão

semântica de um processo de negócio, envolvendo empregados, clientes, parceiros, aplicações e

bancos de dados.”

COMPUTERWORLD

“BPM permite que clientes mapeiem graficamente processos de negócio, como o de emissão e

retirada de faturas, transformem este mapa visual numa aplicação ou conjunto de aplicações e

gerenciem as mudanças no fluxo de trabalho (Workflow) até que suas solicitações estejam

concluídas.

Vantagem do BPMMódulo 02 - Conceito sobre BPM

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O BPM ajuda empresas a identificarem a importância estratégica de seus processos e a tirarem

vantagens competitivas disso. Serve também para proporcionar ao gestor uma maior facilidade

de encontrar oportunidades de melhoria para o serviço prestado ao cliente, através de

indicadores de resultados.

Os processos são controlados através de uma série de índices de avaliação de processos como,

por exemplo, o tempo de execução do processo, melhorias de desempenho, acompanhamento

do processo corrente.

Onde o BPM pode ser utilizadoMódulo 02 - Conceito sobre BPM

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O BPM pode ser utilizado em todas as áreas, pois a metodologia permite que as melhorias

possam ser notadas em relação à rapidez, eficácia, qualidade e custos dos processos.

A habilidade para mudar o processo passa a ser mais relevante do que a habilidade para criá-lo,

pois ela gera as condições para que toda a cadeia de valor possa ser monitorada, continuamente

melhorada e otimizada. A flexibilidade passa a ser buscada por meio de intensa participação do

colaborador ou equipe envolvida nas mudanças.

Exemplos de processos de negóciosMódulo 02 - Conceito sobre BPM

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Processos de Governança: Envolvem processos como gerenciamento de conformidades, gerenciamento de riscos, Business Intelligence, processo de BPM, desenvolvimento de estratégia, desenvolvimento de negócios e arquitetura empresarial.

Processos de Gerenciamento (Suporte e Controle): Abrangem as atividades diárias e mais comuns de gerenciamento da organização como: gerenciamento financeiro, controladoria, gerenciamento de informação, o BPM propriamente dito, gerenciamento da qualidade, gerenciamento de recursos humanos, gerenciamento de ativos etc.

Processos Operacionais: Destinados a desenvolver a atividade fim da empresa: CRM, logística, desenvolvimento de produto, PCP, gestão de material etc.

Módulo 03 - Modelagem e Otimização

Modelagem e Otimização de ProcessosMódulo 03 - Modelagem e Otimização

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É a fase mais visível do BPM que compreende duas grandes atividades:

O primeiro passo para qualquer projeto de BPM, exceto em caso de processo novo, é entender o processo existente e identificar suas falhas para:

Estado Atual (As Is)Módulo 03 - Modelagem e Otimização

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É muito importante entender como funciona o processo atual, descrevendo com detalhes todos os

passos e adicionando as regras de negócio específicas para cada ponto chave do processo,

dessa forma será possível analisar exatamente o fluxo da informação e visualizar possíveis

melhorias que tragam resultados significativos quanto à eficácia do processo. Nesse momento

podemos realizar algumas ações importantes como:

         Discutir e compreender o processo;

         Analisar a eficiência e a eficácia do processo atual;

         Simular alternativas;

        Especificar os sistemas de informação que deverão suportar o negócio;

         Etc.

Perspectivas dos ProcessosMódulo 03 - Modelagem e Otimização

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Existem várias metodologias para modelar processos, porém, o essencial é saber quais

informações são relevantes para a compreensão do processo como um todo.

Os seguintes itens estão presentes em todos os métodos de modelagem: atvidade,

comportamento, recurso, relação entre atividade, agente, informação, entidade de informação,

evento, validação e procedimento de modelagem. O uso da técnica também deve ser relacionado

com as perspectivas ao lado:

Perspectiva funcional: Representação com foco nas atividades envolvidas.

Perspectiva comportamental: Representação da sequência e dos estados de atividades e de

objetos envolvidos.

Perspectiva Organizacional: Representação de responsabilidades, de dependências e da

autoridade de quem participa do processo.

Perspectiva informacional: Representação da informação manipulada, produzida ou

transformada ao longo do processo.

Metodologia para ProcessosMódulo 03 - Modelagem e Otimização

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Na modelagem do processo atual (As Is) alguns passos devem ser seguidos para que o

entendimento seja claro o suficiente para buscar a otimização.

Várias técnicas cognitivas podem ser úteis na modelagem de processos As Is: técnicas de

entrevistas, brainstorm, brainwriting, correlação indutiva, métodos simplificados de modelagem

com papel etc.

Resultados da ModelagemMódulo 03 - Modelagem e Otimização

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Como resultado da modelagem do estado atual do processo (As Is) espera-se obter o seguinte:

Modelo do processo atualmente em uso;

Métricas apropriadas e suficientes para estabelecer uma base para futuras melhorias;

Métricas e documentação do desempenho atual do processo;

Documentação das boas funcionalidades e do que precisa ser melhorado;

Identificação dos itens mais significativos e de ganho rápido que podem ser implementados

de imediato.

Módulo 04 - Metodologias de ModelagemMetodologias de modelagem

Módulo 04 - Metodologias de Modelagem

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Há uma quantidade significativa de metodologias para representação de processos de negócios,

ou mesmo para simplesmente elaborar fluxogramas, porém, abordaremos neste curso apenas o

BPMN (Business Processes Modeling Notation).

A especificação BPMN provê uma notação gráfica para representar processos de negócios em

um diagrama. O objetivo do BPMN é servir de apoio ao uso do BPM por não-especialistas,

fornecendo-lhes uma notação bastante intuitiva, permitindo assim representar processos de

negócio complexos. Existe ainda a conexão entre a representação gráfica e a construção de

linguagem de execução de processos. O BPMN tronou-se muito popular no ambiente de

negócios.

Exemplo de Mapeamento BPMN: Solicitação de TáxiMódulo 04 - Metodologias de Modelagem

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São várias as ferramentas que podem ser utilizadas para o mapeamento de processos, desde

ferramentas complexas até gratuitas como: Visio, WorkFlow (WebFoundations), BizAgi etc.

Estado futuro (To Be)Módulo 04 - Metodologias de Modelagem

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Nessa fase pretende-se criar um ambiente de discussão entre partes envolvidas de forma a melhorar o processo em questão, inová-lo ou mesmo questionar se ele se faz necessário e se de fato agrega valor necessário à organização, com as seguintes abordagens:

         Melhoria contínua;         FAST (Fast Analysis Solutions Technique) da IBM;         Benchmarking;         Adoção de melhores práticas e processos;         Redesenho de processo;         Inovação de processos.

Toda abordagem de otimização inclui análise do processo em reuniões, brainstorming,

verificação dos pontos de melhoria etc.

Reuniões durante a faseMódulo 04 - Metodologias de Modelagem

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Nessa fase é importante realizar as reuniões de exposição sem a utilização de recursos

avançados de projeção ou similares.  A exposição em grandes folhas de papel do diagrama do

processo funciona muito bem para que os especialistas se debrucem e sugiram melhorias

diretamente no desenho. Pequenos blocos adesivos, canetas coloridas e lápis podem ser

utilizados para anotações e comentários para melhoria do processo.

Espera-se que ao final dessa reunião já possa ser notada melhoria no processo, bem como

alterações para aplicação imediata com benefícios ao processo.

Fase de Execução do Processo MapeadoMódulo 04 - Metodologias de Modelagem

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Na fase de execução são testadas na prática as definições da fase de modelagem e otimização

do processo, esta etapa é crítica e decisiva, pois passará pela aprovação dos usuários reais da

atividade. Com a operação dos usuários serão percebidos todos os efeitos das mudanças, com

os impactos positivos e negativos.

Normalmente identificamos os seguintes itens na execução do processo otimizado:

Testes da nova solução;

Teste piloto;

Estratégias atualizadas;

Gerenciamento do plano de transferência de tecnologia;

Desenvolver os planos da nova solução;

Desenvolver e executar o marketing da solução.

Processos OtimizadosMódulo 04 - Metodologias de Modelagem

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Para a execução de processos otimizados não é necessária a utilização de ferramentas de TI,

porém, seu uso é muito comum para habilitar as melhorias. A formação de equipes de TI tem um

cunho muito forte em automação, compreensão de processos e eliminação de trabalho manual. O

entendimento de como funcionam o processo e as atividades correlatas é a ponte entre o negócio

e as ferramentas. Ignorar a equipe de TI na modelagem e otimização de processos é um erro

gravíssimo, porém, atribuir somente a ela a responsabilidade de implantação e melhoria pode ser

outro.

Com a execução do processo já otimizado e com o envolvimento da equipe de TI temos a opção

de ferramentas para essa função. Um processo pode utilizar várias ferramentas, pois as

necessidades são diversas e a probabilidade de apenas uma ferramenta sustentar o processo é

baixa.

Processos Otimizados

Módulo 04 - Metodologias de Modelagem

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Para a execução de processos otimizados não é necessária a utilização de ferramentas de TI,

porém, seu uso é muito comum para habilitar as melhorias. A formação de equipes de TI tem um

cunho muito forte em automação, compreensão de processos e eliminação de trabalho manual. O

entendimento de como funcionam o processo e as atividades correlatas é a ponte entre o negócio

e as ferramentas. Ignorar a equipe de TI na modelagem e otimização de processos é um erro

gravíssimo, porém, atribuir somente a ela a responsabilidade de implantação e melhoria pode ser

outro.

Com a execução do processo já otimizado e com o envolvimento da equipe de TI temos a opção

de ferramentas para essa função. Um processo pode utilizar várias ferramentas, pois as

necessidades são diversas e a probabilidade de apenas uma ferramenta sustentar o processo é

baixa

Fase de Controle e Análise de DadosMódulo 04 - Metodologias de Modelagem

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Esta é a quarta fase do ciclo de BPM e dá aos tomadores de decisão da empresa informações

sobre o comportamento dos processos, se estão sendo realizados conforme planejado, se estão

propensos a desviar do resultado planejado, se estão alinhados à estratégia da empresa etc.

Os indicadores podem ser de diversos tipos, seja alinhado ao objetivo desejado (custo, qualidade,

produção, riscos, ambientais etc), seja alinhado ao propósito direto de alguma metodologia.

BibliografiaMódulo 04 - Metodologias de Modelagem

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CRUZ, Tadeu. BPM & BPMS. Rio de Janeiro: Editora Brasport, 2008.PAIM, Rafael; CARDOSO, Vinícius; CAULLIRAUX, Heitor; CLEMENTE, Rafael. Gestão de Processos. Porto Alegre: Editora Bookman, 2009.SORDI, José Osvaldo de. Gestão por Processos. São Paulo:  Editora Saraiva, 2008  BALDAM, Roquemar; VALLE, Rogério; PEREIRA, Humberto; HILST, Sergio; ABREU, Mauricio; SOBRAL Valmir. Gerenciamento de Processos de Negócios. São Paulo: Editora Érica, 2007.OLIVEIRA, Djalma P. Rebouças de. Administração de Processos. São Paulo: Atlas, 2007.MARANHÃO, Mauriti; MACIEIRA, Maria Elisa. O Processo Nosso de Cada Dia. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2004.

Questão: O BPM compreende duas grandes atividades. A

modelagem do estado atual do processo (As Is) e a

otimização e modelagem do estado desejado do processo

(To Be).

VERDADEIRO

FALSO

Questão: Há no mercado uma quantidade significativa de

metodologias para representação de processos. A adotada

no curso foi a BPMN:

Representa graficamente as atividades em diagramas

que permite modelar os processos de negócio.

Serve de apoio ao BPM.

Faz conexão entre a representação gráfica e a construção

de linguagem de execução de processos.

As alternativas A, B e C estão corretas.

Questão: A fase do Estado Futuro (To Be) na modelagem de

processos é o momento de criar um ambiente de discussão

entre as partes envolvidas, para melhoria, inovação,

questionamentos e se realmente agrega valor à organização.

VERDADEIRO

FALSO

Questão: O BPM não pode ser utilizado em todas as áreas,

pois a metodologia não permite que as melhorias possam ser

notadas em relação à rapidez, eficácia, qualidade e custos do

processo.

VERDADEIRO

FALSO

Questão: Existem várias ferramentas no mercado que podem

ser utilizadas para o mapeamento de processos, desde

ferramentas mais complexas até gratuitas, como: Visio,

Workflow (WebFoundations), BizAgi e outros.

VERDADEIRO

FALSO

Questão: Qual o nome da fase do ciclo de BPM que dá aos

gestores da empresa informações sobre o comportamento

dos processos?

Fase de execução do processo mapeado.

Fase do Estado Atual (As Is).

Fase de controle e análise de dados.

Fase do Estado Futuro (To Be).

Questão: O que é BPM (Business Process Management)?

É um conjunto de elementos, conceitos, porém não é

necessário seguir uma metodologia para tratar processos de

negócio.

O BPM é um conjunto de elementos, conceitos e

metodologias.

Possibilita a uma organização ter visão e função clara das

atividades das pessoas envolvidas no processo.

Todas as alternativas estão corretas.

Questão: No momento da execução do processo mapeado

são verificadas na prática as atividades, otimização,

aprovação dos usuários, as mudanças e os impactos tanto

positivos como negativos.

VERDADEIRO

FALSO

Questão: Na modelagem de processos o que é a fase Estado

Atual (As Is)?

Entender, detalhar, adicionar regras ao processo, para

análise e melhorias.

Entender, analisar e melhorar.

Analisar, simular mudanças e melhorar.

Entender, redesenhar e melhorar.

Questão: Várias técnicas cognitivas podem ser úteis na

modelagem de processos (As Is), como entrevistas,

brainstorn, brainwriting, correlação intuitiva, modelagem

com papel e outros.

VERDADEIRO

FALSO