GESTÃO TEMPO

Manual deGestão

do Tempo

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O TEMPO!

Deus nos pede do tempo estreita conta!

É preciso dar conta a Deus do tempo!

Mas como dar, do tempo, tanta conta,

Se se perde sem conta tanto tempo!

Para fazer a tempo a minha conta,

Dado me foi, por conta, muito tempo,

Mas não cuidei do tempo e foi-se a conta...

Eis-me agora sem conta...

Eis-me sem tempo...

Ó vós, que tendes tempo e tendes conta,

Não o gasteis, por nunca, em passa tempo,

Cuidai, enquanto é tempo, o terdes conta.

Ah! Se quem esta conta do seu tempo

Tivesse feito, a tempo preço e conta,

Não chorava, sem conta, o não ter tempo.

Bernardo Castelo Branco (Teólogo - séc. XVII)

LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempo

Índice

Introdução................................................................................................................................ 3

Noção de tempo....................................................................................................................... 4

Ocupação e aproveitamento do tempo...................................................................................5

Aproveitamento eficaz do tempo.............................................................................................6

As tecnicas individuais de trabalho........................................................................................8

Ganhar tempo........................................................................................................................... 9

Determinar as nossas prioridades...........................................................................................9

Analizar as actividades a hierarquizar...................................................................................10

Pontos chave para construir um método pessoal................................................................10

A organização practica das tarefas de gestão de tempo......................................................11

A organização dos trabalhos pessoais.................................................................................12

A organização da documentação..........................................................................................12

A organização das relações com os outros..........................................................................13

Organização da utilização do tempo.....................................................................................13

Organização do local de trabalho..........................................................................................14

Factores de desperdício de tempo........................................................................................15

Acções para organizar o dia..................................................................................................16

Planificar................................................................................................................................. 17

Planear.................................................................................................................................... 18

Planificar actividade / Tempo................................................................................................18

A Agenda................................................................................................................................ 19

Exemplo practico de gestão semanal...................................................................................20

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IntroduçãoUma das preocupações das pessoas que desejam melhorar a sua eficiência é, sem dúvida, a

rentabilização do tempo. Esta rentabilização passa, também pela própria organização que

conjuntamente com alguns métodos, conduzem a uma boa e eficaz, gestão do seu tempo.

Prática e esforço constante são os grandes meios para atingirmos a nossa meta. Prática

consiste em testar aquilo que preconizam os métodos de eficiência, adaptá-los ao nosso caso

pessoal ou, até, fazer o contrário do que eles indicam, mas praticar, praticar sempre!

Esforço constante: a dificuldade de aplicação destes métodos não reside na sua

complexidade, mas no facto de exigirem um mínimo de esforço para serem postos em

prática. É preciso recomeçar continuamente para preencher a distância em relação aos

objectivos que nos propomos. Devemos traçar objectivos e controlá-los. Para isso é

indispensável preencher mapas diários e semanais da actividade.

Uma das causas do insucesso é a falta de programação do trabalho. Podemos imaginar o que

sucede ao mediador que inicia o dia sem saber com quem vai contactar: sem entrevistas

marcadas e sem ter rentabilizado o percurso geográfico desse dia. A falta de organização

leva à desorientação e muitos mediadores não conseguem recuperar de algumas falhas

cometidas por esse facto e abandonam a actividade.

O desenvolvimento pessoal do indivíduo passa pela aprendizagem da adaptação da sua vida

ao factor TEMPO. Isto significa que, não sendo o tempo um elemento integrante da própria

vida, não pode ser directamente controlado por cada um de nós. O que podemos fazer é uma

adaptação aos ciclos biológicos do tempo, através da imposição pessoal de ritmos de vida

adaptados a esses mesmos ciclos.

Qual o tipo de influência que ele (factor tempo) tem em cada um de nós? Com que

profundidade ou intensidade condiciona a nossa vida? Como afecta o desempenho das

tarefas diárias? De que forma ocupamos o tempo? Será que podemos fazer mais coisas

ocupando menos tempo?

Conhecendo um pouco mais, todos estes condicionalismos e o grau de influência que eles

podem exercer sobre a nossa vida, podemos tentar responder a todas estas perguntas e,

assim, tentar rentabilizar a forma como ocupamos o tempo.

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Noção de tempoÉ extraordinariamente difícil, senão impossível, tentar definir O TEMPO, se não o fizermos

em relação a qualquer coisa. Ora, se repararmos bem, toda a nossa vida está balizada em

função do factor tempo, pois tudo o que fazemos tem uma certa duração (muito ou pouco), e

pode ser situado no tempo (antes, depois ou durante qualquer coisa).

Se a noção de tempo só pode ser compreendida, em relação a qualquer coisa, resulta daqui

um facto, fácil de constatar, mas muito importante para acentuar a dificuldade da sua

compreensão. A noção de tempo é RELATIVA e também profundamente VARIÁVEL.

Tudo isto significa que, por ser relativa a qualquer coisa, este relativismo varia de pessoa

para pessoa e, também, de ocasião para ocasião, de acordo com a forma como o indivíduo

percepciona, sente, vive ou preenche o seu tempo. Esta situação é facilmente detectável,

quando nós sentimos que determinado espaço de tempo passou muito depressa e, ao nosso

lado outra pessoa sentiu, precisamente o contrário. Por isso, temos de distinguir duas ideias

ou conceitos de tempo:

-TEMPO ASTRONÓMICO (absoluto, biológico ou natural).

-TEMPO PSICOLÓGICO (aparente ou relativo).

O TEMPO ASTRONÓMICO é aquele que é imposto pela natureza e que assenta na

divisão do ano em meses, dos meses em dias, dos dias em horas, mas também, o

agrupamento dos dias em semanas, a diferenciação das estações do ano, a distinção do dia e

da noite, etc. É rigoroso e sobre ele assentam todos os calendários e os horários de trabalho

e de lazer.

O TEMPO PSICOLÓGICO é a percepção, mais ou menos variável, da forma como o

tempo astronómico vai ou não ser ocupado, preenchido, vivido. Não é rigoroso, pois varia

de indivíduo para indivíduo e também com a ocasião.

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Se o tempo astronómico está rigidamente imposto pelos ciclos da natureza, que se sucedem

ininterruptamente, uns após outros, sempre da mesma forma, dia após dia, ano após ano, nós

facilmente tendemos a balizar a nossa vida e, particularmente, a nossa vida de trabalho,

fraccionando o tempo em divisões cada vez menores, que servem para precisarmos durações

exactas para determinadas tarefas que executamos.

Nós chegamos a estabelecer calendários, mais ou menos precisos, onde registamos ou

inserimos tarefas a serem executadas. Na vida de relacionamento com os outros, não somos

já capazes de viver, se não em função dessas balizas, pois tendemos a calendarizar todas as

nossas actividades, com base em referências de tipo cronológico.

Se, por um lado, não há dúvida sobre a exactidão do tempo de tipo astronómico, os nossos

problemas começam quando pensamos na forma como sentimos que esse mesmo tempo é

preenchido.

Na verdade, o tempo que temos disponível, nem sempre é convenientemente ocupado,

verificando nós, muitas vezes, uma deficiente rentabilização dos períodos de tempo que,

supostamente, nós deveríamos ocupar de forma útil e com resultados produtivos.

Ocupação e aproveitamento do tempoDimensionando o nosso tempo pessoal, em função de períodos cronológicos, facilmente

sentimos que a forma, como ocupamos esses períodos, nem sempre é a mais rentável. Isto é,

muitas vezes, temos a sensação de ter "PERDIDO TEMPO", ou de não ter produzido, ou

efectuado, tudo aquilo que era suposto, ou que nos tenhamos decidido fazer.

Mas, nós não podemos reduzir o aproveitamento rentável dos períodos de tempo a uma

simples dicotomia, caracterizada pela ocupação ou não ocupação do tempo. Na verdade, o

facto de ocuparmos o tempo não significa, sempre, que o façamos de forma rentável. Muitas

vezes, "perdemos" tempo com tarefas inúteis, esquecendo ou descurando aquilo que é

realmente necessário fazer.

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Quando, afirmamos expressões do tipo: "hoje a manhã rendeu-me!", ou "a tarde nunca

mais passa...", estamos a constatar duas formas diferentes de ocupar o tempo e,

principalmente, de o aproveitar em termos psicológicos.

Muitas vezes, tendemos, de forma não consciente, a preencher o tempo de trabalho com

tarefas mais agradáveis, em vez das mais desagradáveis. Outras vezes, escolhemos para

fazer o que já é conhecido, em vez de encarar o desconhecido. Duma forma ou de outra,

tendemos a fazer bem e depressa aquilo que gostamos mais, deixando para mais tarde, e

fazendo-o com mais lentidão, aquilo de que não gostamos, ou que nos parece mais difícil.

Deste modo, importa pois aprender a fazer uma correcta gestão do tempo pessoal, para

assim rentabilizar a ocupação dos períodos de tempo, com tarefas mais produtivas, por

norma a alcançar os objectivos de vida e, particularmente, da vida de trabalho.

Aproveitamento eficaz do tempoSabendo que, para atingir determinados objectivos ou finalidades, tendo estabelecido esta ou

aquela metodologia de trabalho, impõe-se definir por onde começar. Isto significa, é

necessário definir PRIORIDADES. Por outras palavras, temos de saber, dentro daquilo que

nos propomos fazer, o que é mais IMPORTANTE e o que é mais URGENTE.

Como o ano de trabalho comporta um determinado desenvolvimento, há pois que saber

situar, ao longo do ano, quais os projectos a desenvolver, de acordo com o seu próprio

faseamento. Do mesmo modo, ao longo do dia de trabalho, há inúmeras pequenas e grandes

tarefas a executar, as quais temos de distribuir ao longo do tempo útil desse dia. O mesmo se

pode aplicar à semana de trabalho.

Porque cada ano tem quatro estações, caracterizadas por tempo quente ou por tempo frio,

por dias claros e mais compridos, ou então dias escuros e pequenos, nós podemos distribuir,

de forma diferenciada, os vários tipos de trabalhos. Vejamos como os agricultores

condicionam as suas tarefas de acordo com esta calendarização, tendo, como é óbvio, um

conhecimento prévio quer dos ritmos naturais do calendário, quer dos objectivos agrícolas a

atingir.

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Mas, também o dia tem, ou pode ter, pelo menos sete ou mais horas úteis de trabalho, que

podem, e devem, ser preenchidas de forma rentável. Devemos procurar racionalizar as

nossas tarefas, não só de acordo com o horário do dia, considerando horas de início e de

fim, horas de intervalo, etc., mas também temos de entrar em conta com a dimensão

psicológica do tempo. Isto é, porque nos conhecemos, devemos saber qual o período do dia,

em que trabalhamos melhor, ou quais as horas mais próprias para fazer certo tipo de tarefas.

Assim, procurando rentabilizar o tempo útil de que dispomos, devemos pois estabelecer

PRIORIDADES no trabalho, com base no conhecimento e análise das diferentes tarefas a

executar. Melhor será começar pelas mais difíceis e pelas menos agradáveis, sabendo-se que

de manhã temos mais energias e estamos menos cansados, e deixando, para o fim do dia as

tarefas mais simples e mais rotineiras.

Simultaneamente, se formos capazes de distinguir claramente aquilo que é URGENTE

daquilo que é IMPORTANTE, podemos, pois, aprender a organizar um processo de

trabalho, que entre em conta com a definição, a eliminação, ou, pelo menos, com a redução

ao mínimo dos chamados "tempos mortos", em que, pura e simplesmente, não fazemos

nada.

Na verdade, há múltiplas tarefas repetitivas que podemos anular, há também trabalho que, se

for bem feito uma vez, fica feito para sempre. Mas, ao contrário, há também tarefas que,

pelo reduzido grau de importância, não devem exigir de nós, tanta dedicação como outras.

Da conveniente organização do nosso tempo pessoal, através duma racional ocupação do

tempo, que passe pelo desenvolvimento de TÉCNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO,

que cada um de nós terá, por si mesmo, de ser capaz de desenvolver, resultará seguramente

uma economia de tempo que nos permitirá fazer mais e fazer melhor, podendo, por

conseguinte ir mais longe, dentro do desenvolvimento pessoal que experimentamos.

As tecnicas individuais de trabalhoConsidera-se que qualquer pessoa para poder desempenhar qualquer actividade, seja ela uma

tarefa profissional mais complicada, ou uma simples tarefa particular, com um mínimo de

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êxito, tem de o fazer através duma certa técnica, que é a sua própria forma de fazer. Deste

modo, incorporando ensinamentos dos outros, ou simplesmente a experiência individual,

todos nós desenvolvemos formas mais rápidas, menos custosas e mais eficazes de fazer as

coisas.

Assim, podemos definir como TÉCNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO, as formas

mais adequadas de, para cada situação, analisar e optimizar um qualquer processo de

trabalho, em ordem a efectuá-lo com o mínimo de esforço, no menor espaço de tempo

possível e com a maior garantia de o fazer correctamente, quando e onde ele tem de ser

feito.

Desta definição podemos destacar:

-A ADEQUAÇÃO DA FORMA DE TRABALHAR.

-A ANÁLISE DE UM PROCESSO DE TRABALHO.

-A OPTIMIZAÇÃO DE UM TRABALHO.

-A MENOR DURAÇÃO DO TEMPO DE TRABALHO.

-A MAIOR MOTIVAÇÃO PARA O TRABALHO.

-O TRABALHO CORRECTAMENTE FEITO.

-O MOMENTO EXACTO DE FAZER O TRABALHO.

-O LOCAL EXACTO PARA FAZER O TRABALHO.Da conjugação de todos estes elementos, que constituem afinal a eficácia de um trabalho,

obtemos pois a definição do que podem ser as técnicas individuais de trabalho. Vamos pois

ver como se desenvolvem e como se podem aplicar, no processo da melhoria do nosso

desempenho.

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Ganhar tempoCOMO MELHORAR A ORGANIZAÇÃO PESSOAL E GERIR O PRÓPRIO TEMPOExistem três perspectivas diferentes relativamente à gestão do tempo:

1. Aumentar a quantidade de tempo disponível.

2. Realizar mais trabalho durante o tempo disponível.

3. Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponível.

A primeira perspectiva sugere que se alargue as horas de trabalho até onde for possível.

Isso poderia trazer como consequência uma grave depressão, esgotamento e falta de

eficiência.

A segunda perspectiva está virada para o trabalho e para os métodos. Requer uma mente

orientada de forma mecânica. Não existe absolutamente nenhum limite para esse tipo de

treino. Em caso extremo, poderia converter a pessoa num perito em eficiência e em gestor

de métodos em vez de melhorar a sua tomada de decisões, relações humanas e qualidades de

liderança.

A terceira perspectiva sugere que se estabeleça uma escala de prioridades na gestão do

tempo. Propõe um compromisso exclusivo com as questões essenciais e conceptuais em vez

de se entreter com os detalhes massivos de natureza operativa, os quais têm de ser delegados

para outras pessoas. Esta perspectiva exige uma estratégia orientada para a acção. Para que

possa ser funcional, requer uma fase preparatória, um treino de formação e, em geral, um

clima organizativo adequado.

Determinar as nossas prioridadesHIERARQUIZAR AS NOSSAS PRÓPRIAS ACTIVIDADESIsto consiste em, na véspera ou na manhã do próprio dia:

1. Elaborar a LISTA do conjunto de actividades a executar.

Uma lista "dentro da cabeça" é muito menos eficaz que uma lista escrita.

Ter sob os olhos um conjunto permite-nos olhar as coisas com maior distanciamento.

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2. Estabelecer nessa lista uma "ORDEM DE PRIORIDADES", sem esta ordem, qualquer

lista é inútil.

Como estabelecer as prioridades? Formulando, para cada caso as perguntas: "Isto é urgente

e importante? Ou simplesmente urgente? Ou pode esperar em relação ao resto por ser

importante mas não urgente?".

Urgências E IMPORTÂNCIA são os critérios mais operacionais para hierarquizarmos as

nossas actividades (são facilmente memorizáveis, simples e bastante amplos para

englobarem todos os aspectos de um problema).

Em matéria de organização, é sempre melhor utilizar um utensílio que serve para todos os

casos, que é simples e útil em todas as situações da vida quotidiana.

Analizar as actividades a hierarquizarOs critérios URGÊNCIA E IMPORTÂNCIA podem revelar-se insuficientes. Nesse caso,

acrescentemos-lhes as dimensões:

1. Gravidade.

2. Repercussão sobre outras actividades ou problemas.

Estes dois índices complementares podem ajudar-nos a um entendimento com outras

pessoas quanto ao estabelecimento de prioridades.

Pontos chave para construir um método pessoalO esquema a seguir apresenta a tarefa de hierarquização no seu conjunto e os seus pontos de

passagem obrigatórios, que constituem os pontos de referência a partir dos quais cada um

pode criar o seu próprio método.

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1. LISTA DAS ACTIVIDADESÉ indispensável todos os dias. Ainda que o imprevisível possa vir transtornar os planos estabelecidos.

2. URGÊNCIACritério básico das

prioridades.

2. IMPORTÂNCIACritério básico das

prioridades.

4. ORDENAÇÃO DA LISTA(Decidir; fazer; delegar)

Atribuir um número de ordem a cada actividade. É aqui que é necessário pôr o problema da delegação ou do adiamento da actividade; neste último caso, é imperativo prever uma data limite.

5. CONTROLO(Diferença entre previsto e realizado)A simples verificação e, melhor ainda, a análise "previsto/realizado" é o ensinamento mais rico, indispensável para quem quer progredir.

A organização practica das tarefas de gestão de tempoA gestão eficaz do tempo consiste essencialmente no seguinte:

1. Explorar ao máximo os nossos próprios recursos pessoais.

2. Fazê-lo com a maior economia de meios que nos for possível.

3. Fazê-lo no menor período de tempo possível.

A eficácia da pessoa é conseguida através da organização:

1. Dos seus trabalhos pessoais.

2. Da sua documentação.

3. Das suas relações com os outros.

4. Da utilização do seu tempo.

5. Da arrumação da sua secretária.

6. Do estado do seu local de trabalho.

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A organização dos trabalhos pessoaisHá tarefas que podem e devem ser feitas imediatamente quando surgem. Outras há que

podem ser feitas mais tarde, porque não é oportuno ou razoável efectuá-las de imediato.

Toda a tarefa que não seja possível efectuar de imediato, deve pois ser anotada em agenda,

ficha individual ou dossier, permitindo, assim, obter:

1. Ordenamento.

2. Memorização ou registo.

3. Acompanhamento e controlo.

Em termos práticos, podem organizar-se quatro sectores de documentação, colocando os

documentos em quatro pastas ou arquivos distintos:

1. "Para fazer" (em ordem decrescente de urgência).

2. "À espera de resposta".

3. "Em curso" (para controlo ou acompanhamento e também para actualização).

4. "Pendente" (para assuntos que não estão em movimento, mas que serão recuperados

dentro de um período de tempo previsível).

Todos os documentos podem passar de uma pasta para outra de acordo com as

circunstâncias.

A organização da documentaçãoPara o desempenho das funções de qualquer profissional existe, ou pode ser utilizada,

documentação de dois tipos:

1. "Documentação interna"-a que diz directamente respeito á empresa e também ás

funções normalmente exercidas e pode revestir o aspecto de normas, informações,

circulares, etc. Deve ser arquivada:

1.1. De forma analítica.

1.2. De forma cronológica.

1.3. De forma geográfica.

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Esta documentação deve ser organizada de forma adaptada à função exercida e aos métodos

de trabalho na empresa.

2."Documentação externa"-a que só indirectamente diz respeito à empresa e às funções

exercidas e pode revestir o aspecto de artigos de revistas, ou de livros, recortes de jornal,

etc., com interesse técnico ou cultural. Pode ser arquivada:

2.1. Por título do artigo ou do livro.

2.2. Por autor.

Esta documentação deve ser organizada de acordo com os interesses técnico-culturais

complementares às funções exercidas.

A organização das relações com os outrosA fim de trocar informação, não é possível entrar em contacto com os outros sempre que se

quer, e não é recomendável que se improvise (excepto quando em situação de urgência) para

não perturbar os outros e não perder o nosso próprio tempo.

Deste modo é indispensável:

1. Combinar uma hora de contacto regular e guardar tudo em pastas ou dossiers com o nome

do interlocutor.

2. Se o contacto é pontual, convém marcar pelo telefone, o momento que convém a ambos.

Isto permite a preparação da reunião.

A não organização de entrevistas ou reuniões, significa que se deixa a iniciativa á parte mais

agressiva ou influente.

Organização da utilização do tempoNem sempre é possível ser dono da utilização do tempo (horário) com superiores ou

clientes, mas às vezes, com tacto podem-se conciliar desejos e possibilidades.

Também as diferentes tarefas de carácter repetitivo, devem ser agrupadas em horas

adequadas e regulares (a prospecção de possíveis clientes, por exemplo), requer

DISCIPLINA.

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É necessário fazer uma lista de tarefas repetitivas, distribui-las de maneira lógica

(planificar), dá-las a conhecer à secretária e aos colaboradores e OBRIGAR-SE A

RESPEITÁ-LAS.

Organização do local de trabalhoPara compatibilizar:

1. Ter à mão todos os documentos necessários ao trabalho diário.

2. Dispor de espaço para trabalhar, inteiramente livre.

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Factores de desperdício de tempo1. PLANEAMENTO.

-Falta de planificação.

-Falta de objectivos e prioridades.

-Fazer primeiro o menos importante.

-Mudar de prioridades.

-Falta de datas limite.

-Datas limite irrealistas.

-Ignorar as próprias data limite.

-Falta de plano diário por escrito.

-Procurar fazer muitas coisas de uma só vez.

-Estimativas irreais de tempo.

-Actuar sem pensar.

-Não prever o inesperado.

-Projectos favoritos.

-Viagens.

-Sonhar acordado.

-Tempo de espera.

-Reuniões demasiado longas e mal preparadas.

2. ORGANIZAÇÃO.

-Secretária amontoada.

-Desorganização pessoal.

-Papeis

-Correspondência

-Burocracia.

-Leitura.

-Sistema de arquivo deficiente.

-Intervalo de controlo demasiado largo ou curto.

-Excessiva organização.

3. CONTROLO.

-Telefone (chamadas imprevistas ou inutilmente

longas).

-Visitas inesperadas (colegas ou colaboradores que vêm

expor os seus problemas pessoais ou cavaquear).

-Reuniões não programadas.

-Distracções visuais.

-Ruído.

-Más condições físicas.

-Fadiga.

-Falta de autodisciplina.

-Incapacidade de dizer "NÃO".

-Confundir actividade com resultados.

-Falta de normas.

-Má memória.

-Excesso de controlo.

-Almoços demorados.

4. COMUNICAÇÃO.

-Falta de comunicação.

-Comunicação confusa.

-Não se manter informado.

-Falta de informação.

-Não ouvir.

-Fazer ruído social.

5. DECISÃO.

-Indecisão.

-Dúvida.

-Medo de cometer erros.

-Medo de comprometer-se.

-Deixar para amanhã o que pode fazer hoje.

-Querer possuir todos os dados.

-Não pensar nas alternativas.

-Não avaliar as consequências negativas.

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Acções para organizar o diaTer uma visão global das tarefas quotidianas permite-nos manter o olhar fixo sobre o

essencial. Quando surgem imprevistos e solicitações quotidianas, é bom podermos aplicar as

medidas e tomar as decisões necessárias em tempo oportuno. Quando está estabelecido o

plano de trabalho, é mais fácil decidir com conhecimento de causa e dominar a pressão dos

acontecimentos.

1-CONSAGRE EM CADA DIA UM MÍNIMO DE TEMPO à sua preparação: bastam

alguns minutos.

2-FAÇA A LISTA das tarefas que deseja realizar:

Os assuntos correntes que se devem ou deveriam liquidarem.

Os projectos que se devem ou deveriam abordar, desenvolver ou concluir.

3-CLASSIFIQUE as tarefas por ordem de prioridade utilizando os critérios "urgente" e

"importante". E tome as decisões necessárias: transferência, delegação.

4-COMECE O MAIS CEDO POSSÍVEL a fazer o que está classificado em primeiro

lugar, pondo-o à frente daquilo que é menos importante: o imprevisto causa mais

dificuldades quando não podem ser cumpridas tarefas prioritárias porque diferidas.

5-EVITE resolver primeiro os pequenos problemas, "para aquecer", antes de atacar os mais

importantes.

6-CALCULE o tempo necessário para a realização das actividades (e anote-o) na

planificação do dia.

7-PREVEJA uma ou várias zonas de tempo para o imprevisível.

8-TENHA EM CONSIDERAÇÃO os melhores momentos, aqueles em que sabe estar mais

em forma.

9-NÃO SE ESQUEÇA de fazer com que as pessoas afectadas pelo adiamento de um

trabalho sejam avisadas com a devida antecedência para poderem tomar as suas

diligências.

10-FIXE horas-limite para certos trabalhos que tenderiam a desequilibrar o seu emprego do

tempo.

11-Para as tarefas cuja duração não consegue controlar bem, VERIFIQUE E ANOTE o

tempo realmente gasto e compare-o com as estimativas que fez.

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12-TRACE UM RISCO sobre as actividades à medida que as for executando e não se prive

do sentimento positivo que se tem no fim do dia ao verificar que todas ou quase todas

elas foram riscadas.

13-FAÇA O PONTO DA SITUAÇÃO E PERGUNTE, no fim, em que actividade poderia

ter ganho tempo.

14-TRANSFIRA para o plano de trabalho do dia seguinte as tarefas inacabadas.

Planificar1-Considerar o dia, a semana, o mês e o ano como conjuntos. E fazer figurar neles tempos

fortes, tempos para respirar, tempos de repouso. Evitar estar sob pressão.

2-PLANIFICAR é ter uma visão de conjunto das tarefas a cumprir, atribuir-lhes um tempo

razoável e prever uma margem para os imponderáveis. Para isso é indispensável ter sob os

olhos todo o período que se pretende planificar.

3-PLANIFICAR O QUÊ?

3.1.Os compromissos e as obrigações fixas a curto, longo e médio prazo.

3.2.As tarefas quotidianas.

3.3.Os projectos.

4-Planificar não é por algemas. Se uma planificação fosse sentida deste modo, melhor seria

renunciarmos a ela.

5-Reservar sistemática e imperativamente tempo para a reflexão, para o trabalho solitário, e

fazer aparecer no plano este tempo reservado. Se os não programarmos, estes espaços de

tempo disponíveis evaporam-se em proveito das prioridades das outras pessoas.

6-Um planeamento deve ser permanentemente visível nos melhores casos.

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7-Utilizar símbolos e cores, sim, mas com moderação (o planeamento tem de ser legível sem

termos de recorrer a um "modo de emprego" complicado).

Planear1- De véspera, as actividades do dia seguinte na agenda.

2- Na sexta-feira de tarde, as actividades da semana seguinte na agenda.

3- No dia 25, as actividades do mês seguinte:

-O plano de trabalho mensal na agenda.

4- Em Dezembro, as actividades do ano seguinte:

-Objectivos anuais.

-Cargas fixas anuais.

-Plano do mês de Janeiro.

PLANEAR PERMITE GANHAR TEMPO E REDUZIR O STRESS.

Planificar actividade / Tempo

ATRIBUIR

UM

DETERMINADO

TEMPO

Uma tarefa sem tempo determinado corre o risco de se

prolongar mais que o necessário.

Sem previsão, não há correcções possíveis, úteis e

transferíveis para outras situações próximas.

FIXAR

PRAZOS

Estimulam se são realistas.

Ponto de encontro indispensável.

Permitem acender pisca-piscas indicadores de "perigo" no

painel das actividades em curso, se estão em risco de não

serem respeitados.

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MEDIR O TEMPO

EFECTIVAMENTE

UTILIZADO

Nada é mais subjectivo que a duração conforme as

situações vividas e as tarefas a realizar.

Essa medição dá-nos uma visão mais clara do tempo e

permite-nos diagnosticar as melhorias a introduzir.

A AgendaNão existe uma agenda ideal, porque certas exigências são contraditórias. As respostas às

questões que se seguem permitem uma escolha melhor porque é feita com conhecimento de

causa.

A agenda deve acompanhar-nos de 24 h em 24 h, facto que devemos ter em conta ao

escolher o seu tamanho.

Pode ser importante ter a possibilidade de ler num único relance o plano do dia ou da

semana.

Não nos devemos esquecer de programar encontros connosco próprios (ler, reflectir, redigir,

etc.).

Usar lápis ou caneta? A vantagem de um lápis munido de uma pequena borracha é que nos

permite sempre alterar.

Delegar o menos possível a tarefa de manter a agenda em ordem.

É preferível ter uma agenda vida profissional e vida privada.

Complete a agenda com fichas que podem, por exemplo, referir-se:

- Às pessoas com as quais estamos mais frequentemente em contacto;

- Aos assuntos que nos preocupam no momento (anotar as ideias que sobre eles nos vão

surgindo);

- À hierarquização das nossas tarefas;

- Às acções em curso que é preciso vigiar.

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Exemplo practico de gestão semanal

Horas Segunda Terça Quarta Quinta Sexta

910 Pt111 1ª E Pt1 1ª E 1ª E 1ª E12 Pt1131415 1ª E 1ª E 1ª E Pt2 1ª E16 Pt217 1ª E 1ª E 1ª E Pt2 1ª E18 Pt219

Tomando por base uma semana tipo, de segunda a sexta com oito horas de trabalho diário,

temos 40 horas úteis, que podemos dividir da seguinte maneira:

1- 12 Primeiras entrevistas (1ª E) com uma duração aconselhada de 15 minutos cada perfaz

3 horas por semana.

2- Telefonemas: 7 horas por semana.

(Pt1) -Primeiro período telefónico, das 10 horas até às 12 horas, para marcar entrevista na

quinta/sexta/segunda/terça.

(Pt2) -Segundo período telefónico das 15 horas até às 18 horas, para marcar entrevista na

segunda/terça/quarta/quinta.

É preferível um período telefónico compacto para não quebrar o ritmo de trabalho.

3- Deslocações: 6 horas por semana.

4- Assistência a clientes e segunda entrevista: 9 horas por semana.

5- Reuniões e organização: 8 horas por semana. Devem sempre que possível ser remetidas

para as zonas sombreadas na vertical para não prejudicar o tempo útil em que existe mais

hipóteses de se poder estar ou contactar com potenciais clientes.

6- Imprevistos: sobra 7 horas que devem ser reservadas para este fim.

7- Almoço das 13 horas até às 14 horas.

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