Gestão de Riscos Experiência da UNIFESP...Gestão de Riscos Experiência da UNIFESP ... Art. 18....
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Gestão de RiscosExperiência da UNIFESP
FORPLAD – Florianópolis
UNIFESP – Universidade Federal de São PauloJunho/2017
Fatores Determinantes
1. Modelo Multicampi – “semi-descentralizado”
2. Planejamento estratégico (SWOT) – Diagnóstico Fraquezas :deficiência de controles
3. Dificuldades com órgãos de controle
4. Cultura organização
O Modelo – nossa estrutura
1. Heterarquia
“Uma forma de organização baseada em redes, onde a autoridade é determinada pelo conhecimento e função do ator no sistema”
Estabelecer um ponto de vista comum sobre a organizaçãopara a ação , no aprendizado interativo entre setores/atores, pluralistas, operacionalmente autônomas einterdependentes.
Câmaras Técnicas
• Colegiados técnicos, agrupados por áreas da Administração, com finalidade de através da aplicação de suas competências gerenciais
desenvolver trabalhos técnicos, de forma democrática e flexível, com a finalidade de estruturar administrativamente a UNIFESP.
• Propiciar o aprimoramento técnico das atividades administrativas, a integração e uniformização dos procedimentos entre os diversos campi da UNIFESP, normatizar, padronizar e pensar políticas de
gestão.
Gestão de Riscos – Histórico / Implementação
2013
Identificação da necessidade
Decisão da Política / Implementação
Modelagem – através das câmaras Técnicas
Convite ao auditor Carlos Renato (organizador no TCU do RCA – manual de riscos e controles nas aquisições) – Encontro de Gestores da UNIFESP
Ampliação
• A partir das câmaras técnicas foram mapeados riscos de outras áreas operacionais: compras, contratos, orçamento, financeiro, contabilidade, serviços, está em andamento convênios, prestação de contas, gestão ambiental e iniciaremos infraestrutura
• Utilização de técnicas / ISO 31.000, especialmente SWOT e DELPHI
• Ausência de Sistemas : plataforma Google (precário mais possível)
AS 3 LINHAS DE DEFESA
RISCO OPERACIONAL
• Na IN 01/2016
Art. 18. Os órgãos e entidades, ao efetuarem o mapeamento e avaliação dos riscos, deverão considerar, entre outras possíveis, as seguintes tipologias de riscos:
a) riscos operacionais: eventos que podem comprometer as atividades do órgão ou entidade, normalmente associados a falhas, deficiência ou inadequação de
processos internos, pessoas, infraestrutura e sistemas;
Contexto Atual
• N 01/2016 – obrigatoriedade
• Órgãos de Controle : auditoria voltada a riscos
• IN 05/2017 – foco em gestão de riscos
Na UNIFESP
• Criação do Comitê de Risco Institucional – alta gestão (reitora, vice reitor, pro reitores, diretores de campus , assessoria da AUDIN)
• Sub grupo : riscos operacionais (pro reitoria de Administração, Pessoas e Planejamento
• Fase de implantação do Comitê para definição de política institucional (IN 01) – atrasado – fatores diversos internos
PROCESSO
PROCESSO / ETAPA INSTRUMENTO ATOR
Estabelecimento de Contexto Swot / Ambiente Câmaras Técnicas /Gestores
Aplicação MASP - causa/efetiro, GUT, Chck lists , workshops, entre outros
Identificação dos processos
Análise Delphi Câmaras Técnicas / Gestores
Avaliação/ pontuação
Apetite
Tratamento Normativas Câmaras Técnicas / Gestores
Ações mitigadoras Portarias
Melhoria de fluxos e procedimentos
Monitoramento Pro reitorias - gestores Pro Reitorias
Câmaras Técnicas Câmaras Técnicas
Mapas de Conformidade Gestores
Auditoria Interna
Sociedade
Avaliação / Monitoramento -
retroalimentação Pareceres Técnicos Procuradoria Jurídica
Pareceres Jurídicos Áreas da Gestão
Mapa de Conformidade Auditoria Interna
Relatórios de Auditoria Órgões de Controle Externo
Relatos de intercorrências
DIAGRAMA DE RISCOS UNIFESP
Diagrama de Riscos
CONSEQUÊNCIA / IMPACTO
1 2 3 4 5
MUITO BAIXO BAIXO MODERADO ALTO CRÍTICO
5 MUITO PROVÁVEL 5 10 15 20 25
4 PROVÁVEL 4 8 12 16 20
PROBABILIDADE 3 POSSÍVEL 3 6 9 12 15
2 POUCO PROVÁVEL 2 4 6 8 10
1 IMPROVÁVEL 1 2 3 4 5
1 a 3 Risco Baixo
gerenciamento -procedimento de
rotina
4 a 10 Risco Médioação média / curto prazo
12 a 25 Risco Alto
monitoramento constante - ação
imediata
EXEMPLOS - RISCOS MAPEADOS
CONTRATAÇÕES / COMPRAS
ETAPA DO PROCESSO CATEGORIA IDENTIFICAÇÃO DO RISCO AVALIAÇÃO/ IMPACTO GERENCIAMENTO/ CONTROLES RESPONSÁVEL
GRAU DE INCIDÊNC
IAGRAU DE IMPACTO FAIXA
CLASSIFICAÇÃO
JULGAMENTO QUALIDADENÃO VALIDAÇÃO DO TR PELO REQUISITANTE
CONTRATAÇÃO DE INSUMOS/ SERVIÇOS QUE NÃO ATENDEM AS NECESSIDADES
CONFERÊNCIA DE CHECK LIST PARA GARANTIR O CUMPRIMENTO DA ETAPA PREGOEIRO 2 4 8
INSTRUÇÃO
PROCESSU
AL
QUALIDAD
E
AUSÊNCIA DE ROTATIVIDADE DOS TIPOS DE CONTRATAÇÃO ENTRE OS SERVIDORES DE COMPRAS
CONTRATAÇÕES COM VÍCIOS E ERROS
VERIFICAÇÃO DO QUADRO DE CONTRATAÇÕES REALIZADOS, PARA MELHOR DISTRIBUIÇÃO DE PROCESSOS CHEFIA 3 5 15
ELABORAÇÃ
O MINUTAS
QUALIDAD
E
AUSÊNCIA DE DESCRIÇÃO DETALHADA DO BEM OU SERVIÇO
CONTRATAÇÃO DE INSUMOS/ SERVIÇOS QUE NÃO ATENDAM ÀS NECESSIDADES
PADRONIZAÇÃO DE NÍVEL DE DESCRIÇÃO NECESSÁRIO PARA A HOMOLOGAÇÃO DO ITEM NO CATÁLOGO
DIVISÃO DE
CADASTRO DE
MATERIAIS 2 5 15
INSTRUÇÃO
PROCESSU
AL CUSTO
PESQUISA DE PREÇOS DE MERCADO INSUFICIENTE OU SEM UM COMPOSTO DE PREÇOS DIVERSFICADO (UMA ÚNICA FONTE DE PREÇOS)
CONTRATAÇÃO DE INSUMOS COM VALOR ACIMA DO PREÇO DE MERCADO
CONFERÊNCIA DE CHECK LIST PARA GARANTIR O CUMPRIMENTO DA ETAPA
SERVIDOR DA
ÁREA DE
COMPRAS/REQU
ISITANTE 2 5 10
CONTRATOS / GESTÃOETAPA DO PROCESSO CATEGORIA IDENTIFICAÇÃO DO RISCO AVALIAÇÃO/ IMPACTO GERENCIAMENTO/ CONTROLES RESPONSÁVEL
GRAU DE INCIDÊNCI
AGRAU DE IMPACTO FAIXA
CLASSIFICAÇÃO
SANÇÃOSEGURANÇA JURÍDICA
NÃO ATENDIMENTO A LEGISLAÇÃO NA APLICAÇÃO DA SANÇÃO
DESCUMPRIMENTO RECORRENTE DO CONTRATO, EMPRESA INADIMPLENTE PERMANECE HABILITADA
MANUAL DE FISCALIZAÇÃO / CHECK LIST DE SANÇÕES
DIVISÃO DE CONTRATOS 3 5 15
FORMALIZAÇÃO CUSTO Planilha de Custos com erros Problemas na repactuaçãoContratos também analisar a planilha de custos COMPRAS 3 5 15
SANÇÃO LEGISLAÇÃO
Sanções descritas no termo de contrato não têm correspondência com as infrações Dificuldade para definir sanção a aplicar
Reformulação das cláusulas de sanções em novos contratos Divisão de Contratos 3 4 12
EXECUÇÃO PRAZO Cobrar garantia dos contratos Contratos são executados sem garantia além do tempo estipulado por lei Sistema de contratos- aviso Divisão de Contratos 2 5 10
FORMALIZAÇÃO PRAZO
Publicação de contratos/prorrogações fora do prazo devido à falta de empenho Não atendimento da legislação Solicitação do empenho em tempo hábil
Diretoria Administrativa/Contratos/Controladoria 2 4 8
FISCALIZAÇÃO CUSTOVerificação do valor da nota fiscal após sua emissão
Pagamento da nota sem efetiva medição dos serviços / alteração do valor da nota
Medição dos serviços conforme manual de fiscalização Gestor do contrato 4 5 20
FISCALIZAÇÃO LEGISLAÇÃO
Falta de documentação dos funcionários terceirizados -falta de identificação dos funcionários que efetivamente prestam os serviços na Universidade Problemas na conferência da nota fiscal
Solicitação da documentação à empresa. Verificação da presença dos funcionários em seus postos
Divisão de Contratos/ Gestor do contrato 3 5 15
FISCALIZAÇÃO LEGISLAÇÃO
Falta de compartilhamento de informações acerca de férias/substituições/admissões e demissões de funcionários terceirizados
Problemas na conferência da nota fiscal e eventual problema em ações trabalhistas
Manter a divisão de contratos informada sobre quaiquer alterações no quadro de funcionários Gestor do contrato 4 5 20
FISCALIZAÇÃO QUALIDADE Valores previstos no ANS muito baixo.
Compensa para a empresa pagar o ANS da falta de um funcionário do que pagar o funcionário
Analisar os valores antes da publicação do edital Gestor do Contrato 2 4 8
CONTROLADORIA (ORÇAMENTO/FINANCEIRO/CONTABILIDADE)
ETAPA DO PROCESSO CATEGORIA IDENTIFICAÇÃO DO RISCO AVALIAÇÃO/ IMPACTO GERENCIAMENTO/ CONTROLES RESPONSÁVELGRAU DE
INCIDÊNCIAGRAU DE IMPACTO FAIXA
CLASSIFICAÇÃO
RESTOS A PAGAR CUSTO/ RECURSOUTILIZAÇÃO DE EMPENHO NOVO EM DETRIMENTO DA UTILIZAÇÃO DE RAP PERDA DE RECURSOS
VERIFICAÇÃO DA EXISTÊNCIA DE RESTOS A PAGAR ANTES DA LIQUIDAÇÃO CONTROLADORIA 4 5 20
INDICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA LEGISLAÇÃO
INDICAÇÃO DE RECURSO SEM DISPONIBILIDADE PARA SUPRIR AS DESPESAS ASSUMIDAS
NÃO ATENDIMENTO AOS DISPOSITIVOS LEGAIS.
ADEQUAÇÃO DAS DESPESAS ATÉ O LIMITE ORÇAMENTÁRIO CONTROLADORIA 5 5 25
LEGISLAÇÃO LEGISLAÇÃODESPESA REALIZADA SEM PRÉVIO EMPENHO NÃO ATENDER ART. 60 LEI 4320/64
READEQUAÇÃO DOS EMPENHOS EM TEMPO HÁBIL CONTROLADORIA 4 5 20
ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DE CRÉDITO CUSTO
Liberação de compras que não estejam no plano de trabalho Utilização indevida de recursos Confrontar pedido com plano de trabalho.
Divisão Acompanhamento e Controle de Crédito 3 5 15
ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DE CRÉDITO CUSTO Liberação de compras em duplicidade Utilização indevida de recursos
Manter planilha de controle atualizada com todas as compras liberadas para cada plano de trabalho.
Divisão Acompanhamento e Controle de Crédito 3 4 12
PRESTAÇÃO DE CONTAS -CONVÊNIOS CUSTO
Processos com documentos/notas com valor divergente do apresentado no plano de trabalho. Utilização de recursos de outra fonte
Confrontar documentos/notas com plano de trabalho.Identificar e documentar fonte responsável pelo pagamento da diferença, caso valor seja superior.
Divisão Acompanhamento e Controle de Crédito 2 2 4
PRESTAÇÃO DE CONTAS -CONVÊNIOS PRAZO
Processos com documentos/notas com valor divergente do apresentado no plano de trabalho.
Devolução de processo para regularização podendo ocasionar atrasos na prestação de contas.
Confrontar documentos/notas com plano de trabalho.
Divisão Acompanhamento e Controle de Crédito 2 3 6
PRESTAÇÃO DE CONTAS -CONVÊNIOS PRAZO
Apresentação da prestação de contas fora do prazo.A prestação de contas deve ocorrer até 2 meses após encerramento de convênio/contrato.
Não liberação de recursos pelos Ministérios para os Orgãos até que a prestação de contas ocorra.
Envio de memorando aos coordenadores informando sobre o encerramento do convênio e sobre prazo e procedimentos de Prestação de Contas.
Divisão Acompanhamento e Controle de Crédito 4 2 8
PRESTAÇÃO DE CONTAS -CONVÊNIOS ESCOPO
Falta de identificação do Termo de Convênio no original do corpo da nota fiscal.
Utilização da mesma nota para mais de um Convênio.
Informar na nota fiscal original o número do Termo de Convênio.
Divisão Acompanhamento e Controle de Crédito 3 2 6
RESULTADOS
• Melhoria nos fluxos e processos de trabalho
• Ampliação da segurança jurídica
• Diminuição de Problemas relacionados a operacionalização junto a órgãos de controle (nenhuma recomendação nas áreas tratadas nos últimos dois anos)
• Controles mais efetivos
• Rápida percepção de inconformidades
• Cultura – nova forma de pensar
DESAFIOS
• Implantação e consolidação do Comitê de Riscos
• Conscientização de mudança de cultura (como ocorreu no operacional) na alta gestão
• Definição de política do risco – estratégica – comitê
• Sistematização na forma de acompanhamento das inconformidade –sistema??
EXPERIÊNCIA
• Utilização do mapeamento de riscos para definição de critérios em editais de licitação e em justificativas / despachos fundamentados
CONCLUSÕES - REFLEXÃO
A Gestão de Riscos é uma ferramenta a ser aplicada para além de obrigatoriedade, é um instrumento simples, capaz de oferecer ao
gestor uma visão ampliada e objetiva, para subsidiar ações e tomadas de decisões.