Guia de apoio aos processos de candidatura

PROGRAMA OPERACIONAL DE APOIO À PROMOÇÃO DA SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO

Guia de apoio aos processos de

candidatura

GUIA DE APOIO AOS PROCESSOS DE CANDIDATURA

PROAP

AUTOR

ACT - Autoridade para as Condições do Trabalho

COORDENAÇÃO

DSPSST – Direção de Serviços para a Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho

EDITOR

ACT - Autoridade para as Condições do Trabalho

EDIÇÃO

Lisboa, Outubro de 2015


PROAP

Índice

Siglas e acrónimos ............................................................................................................. 5

Enquadramento ................................................................................................................. 6

1. Nota introdutória ..................................................................................................... 6

2. Características e objetivos do PROAP ......................................................................... 6

Figura1 – Subprogramas do PROAP ..................................................................................... 6

Apresentação e estrutura do Guia ........................................................................................ 8

PARTE I – Candidaturas.....................................................................................................10

1. Preparação da candidatura.......................................................................................10

1.1. Documentos Referenciais .........................................................................................10

1.2. Condições de admissibilidade e elegibilidade ..............................................................11

Síntese 1 .........................................................................................................................12

1.3. Documentos essenciais que acompanham o formulário de candidatura ..........................12

1.3.1. Memória descritiva..................................................................................................13

1.3.2. Matriz de Avaliação .................................................................................................13

1.3.3. Pactos e Estatutos Sociais/ Lei Orgânica: ...................................................................13

1.3.4. Capacidade técnica e financeira ................................................................................13

1.3.5. Curricula da equipa técnica com afetação remuneratória ao projeto ..............................14

1.3.6. Elementos jurídicos .................................................................................................14

1.3.7. Declarações da situação contributiva perante o estado regularizada ..............................14

1.3.8. Orçamentos ...........................................................................................................15

1.3.9. Protocolo de parceria e declaração de compromisso Promotor/parceiros ........................15

Figura 2 – Perfil dos parceiros ............................................................................................16

1.3.10.Impresso de identificação do Promotor ......................................................................16

2. Formalização da candidatura ....................................................................................16

2.1. Orientações gerais ..................................................................................................17

2.2. Envio da candidatura...............................................................................................17

Síntese 2 .........................................................................................................................18

3. Avaliação da candidatura .........................................................................................19

3.1. Análise de mérito....................................................................................................19

3.2. Decisão .................................................................................................................20

3.3. Critérios de desempate............................................................................................20

3.4. Audiência dos Interessados ......................................................................................21

3.5. Divulgação de resultados .........................................................................................22

Síntese 3 .........................................................................................................................23

PARTE II – EXECUÇÃO DOS PROJETOS ................................................................................24

1. Procedimentos após a decisão de Aprovação ..............................................................24

1.1. Termo de Aceitação e Declaração de compromisso ......................................................24

1.2. Protocolo ...............................................................................................................24


PROAP

2. Monitorização e avaliação do projeto .........................................................................25

2.1. Generalidades ........................................................................................................25

2.2. Relatório de progresso ............................................................................................25

2.3. Relatório final .........................................................................................................27

3. Procedimentos de validação de despesa ....................................................................29

3.1. Envio de documentos ..............................................................................................29

3.2. Listagem de documentos de despesa e de comprovativos de pagamento válidos ............30

Quadro 1 – Documentos comprovativos de despesa ..............................................................31

Figura 3 - Modelo de carimbo .............................................................................................33

3.3. Validação de despesa por Rubricas ...........................................................................34

3.3.1. Encargos com pessoal afeto ao projeto ......................................................................34

3.3.2. Rendas e alugueres.................................................................................................35

3.3.3. Encargos diretos com a preparação, desenvolvimento, acompanhamento e avaliação .....35

3.3.4. Encargos Gerais do Projeto ......................................................................................35

3.4. Procedimentos prévios ao pagamento dos adiantamentos e dos saldos ..........................36

4. Visitas de acompanhamento à realização dos projetos .................................................37

Legislação e documentos de referência aplicáveis .................................................................39

GLOSSÁRIO .....................................................................................................................41

ANEXOS ..........................................................................................................................43

Índice de Anexos

Anexo 1 – Matriz de Requisitos das candidaturas – Documento interno ..................................44

Anexo 2 – Custos elegíveis por rubricas previstas no formulário de candidatura (para mais

informações ver o Capitulo III do REGESP): ...............................................................45

Anexo 3 – Matriz de Avaliação do Projeto (fase de candidatura) .............................................48

Anexo 4 – Impresso de identificação do promotor .................................................................49

Anexo 5 – Matriz de Avaliação Técnica da candidatura – Documento Interno............................50

Anexo 6 – Declaração de compromisso................................................................................52

Anexo 7 – Quadro I – Execução Orçamental ........................................................................53

Anexo 8 – Quadro II – Listagem de documentos de despesa ..................................................55

Anexo 9 – Matriz de Avaliação do Projeto (avaliação intermédia) ............................................56

Anexo 10 – Matriz de Avaliação do Projeto (avaliação final) ...................................................57


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Siglas e acrónimos

ACT – Autoridade para as Condições do Trabalho

AT- Autoridade tributária e aduaneira

GACAP – Guia de Apoio à Candidatura no âmbito do PROAP

EP – Entidade Promotora

OE – Orçamento de Estado

PROAP – Programa Operacional de Apoio à Promoção da Segurança e Saúde no

Trabalho

REGESP – Regulamento de Gestão do Programa de Apoio à Promoção da Segurança

e Saúde no Trabalho

SP - Subprogramas

SS- Segurança Social

SST- Segurança e Saúde no Trabalho


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Enquadramento

1. Nota introdutória

O Acordo de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho, celebrado entre o Governo e

os Parceiros Sociais, Representantes dos Trabalhadores e dos Empregadores em

1991, definiu que os princípios e medidas de enquadramento da ação do Estado no

domínio da Prevenção de Riscos Profissionais seriam desenvolvidos através de

programas “ao abrigo dos quais entidades privadas, cooperativas e públicas

poderiam apresentar projetos concretos, beneficiando de apoios organizativos e

financeiros para a sua execução”.

2. Características e objetivos do PROAP

O Programa Operacional de Apoio à Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho

(PROAP) sucedeu à matriz de apoios financeiros criada em 1995 com a designação

de “Programa de Prevenção de Riscos Profissionais” e encontra-se em vigor desde

2010.

O PROAP estabelece, através de um conjunto de definições estratégicas, princípios e

objetivos, o enquadramento dos apoios a conceder pela Autoridade para as

Condições do Trabalho (ACT) a entidades que desenvolvam iniciativas no âmbito da

Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho.

Neste contexto a matriz de apoios do PROAP integra 3 eixos prioritários ou

Subprogramas (SP) aos quais entidades públicas, cooperativas e privadas podem

candidatar-se:

Figura1 – Subprogramas do PROAP

SP 1

SP 2

SP 3

•Informação e divulgação

•Formação profissional

•Estudos e investigação


PROAP

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Com o PROAP pretende-se:

Promover um sistema coerente de informação científica e técnica no âmbito da

promoção da segurança e saúde no trabalho;

Promover a formação inicial e contínua dos intervenientes fundamentais no

domínio da promoção da segurança e saúde no trabalho;

Promover o desenvolvimento da investigação aplicada ao domínio da segurança

e saúde no trabalho; e, finalmente,

Contribuir para melhorar a qualidade da prestação dos serviços de segurança e

saúde no trabalho, pela via da qualificação dos respetivos intervenientes.

Para cada um dos subprogramas, acima referenciados, existem Fichas de Ação

codificadas onde estão descritos sucintamente os objetivos, domínios, identificação

das entidades promotoras (EP) elegíveis, a natureza e montantes dos apoios a

projetos e as contrapartidas da ACT aos apoios.

Os apoios a que se referem as Fichas de Ação do PROAP revestem-se de natureza

técnica e financeira:

Apoio Técnico - Para além das áreas de intervenção prioritárias descritas nas

Fichas de Ação do PROAP, o REGESP prevê ainda que o Apoio Técnico a

projetos, possa igualmente ter enquadramento em temáticas específicas de

campanhas desenvolvidas pela ACT, bem como, nas medidas da Estratégia

Nacional para a Segurança e Saúde no Trabalho 2015-2020 –“ Por um

trabalho seguro, saudável e produtivo”.

O formulário de Pedido de Apoio Técnico no Âmbito da Promoção da

Segurança e Saúde no trabalho destina-se exclusivamente a esses casos.

Apoio financeiro - Quando para a realização de ações integradas em

projetos destinados à promoção da melhoria das condições de trabalho, no

âmbito do PROAP, está subjacente a necessidade de apoio financeiro ou

técnico-financeiro, as entidades que as promovem também deverão ser

enquadradas nas prioridades das EP. Cumulativamente deverão ainda

obedecer às condições gerais e específicas de admissão e aceitação

preconizadas no respetivo Regulamento de Gestão do Programa Operacional


PROAP

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de Apoio à Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho (doravante

designado REGESP), aprovado por Despacho n.º 2842/2015, do Secretário de

Estado do Emprego e publicado no DR, 2ª série, de 19 de março de 2015 e em

vigor desde 26 de março de 2015.

O PROAP e o REGESP encontram-se disponíveis para consulta no sítio eletrónico

www.act.gov.pt .

Apresentação e estrutura do Guia

O presente guia de apoio faz parte da documentação de suporte à apresentação de

candidaturas a apoios para o desenvolvimento de projetos no âmbito do PROAP.

Integra na sua constituição um conjunto de orientações, conselhos práticos e

instrumentos de apoio de modo a facilitar a correta apresentação de candidaturas e

o preenchimento do(s) formulário(s) disponibilizado(s) em www.act.gov.pt.

Salienta, ainda, os aspetos mais importantes a ter em conta, antes e, durante a

formalização de uma candidatura desta natureza, e finalmente informa sobre os

processos de avaliação, de comunicação da decisão e de audiência prévia.

Este Guia está dividido em duas partes: Parte I - Candidaturas e Parte II -Execução

dos Projetos.

A primeira parte divide-se em 3 capítulos: O primeiro, sob o título “Preparação da

Candidatura”, visa dar informações importantes para o inicio de uma candidatura,

dando atenção especial aos aspetos a ter em conta, durante a fase de conceção do

projeto, tais como, a verificação da elegibilidade da EP e dos documentos essenciais

que devem acompanhar o formulário devidamente preenchido, de modo a assegurar

a coerência da informação e fornecer elementos fundamentais para a análise e

instrução dos processos.

O segundo capítulo “Formalização da candidatura’’ tem por objetivo prestar

esclarecimentos sobre os princípios e procedimentos a que deve obedecer a EP na

apresentação da candidatura ao apoio a projeto no âmbito do PROAP. Este capítulo

fornece orientações gerais e regras.

http://www.act.gov.pt/



PROAP

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O terceiro capítulo “Avaliação da candidatura” refere-se aos aspetos principais

relacionados com a seleção da candidatura e instrução do processo até ao processo

de decisão. Nele encontram-se definidos os requisitos previstos no REGESP e que a

EP deve cumprir, para garantir a sua admissibilidade e elegibilidade, explicando os

procedimentos relativos à tramitação do processo até à decisão final e divulgação de

resultados.

A segunda parte, sob o título “Execução dos projetos”, está organizada em 5

capítulos e inicia-se com os procedimentos após a decisão de aprovação expondo os

aspetos mais relevantes da tramitação do processo e do desenvolvimento dos

projetos durante o seu ciclo de vida. O objetivo é prestar esclarecimentos sobre as

regras, princípios e procedimentos a que devem obedecer as entidades com projetos

aprovados, para garantir o desenvolvimento e a boa execução do projeto em

observância às disposições dos Capítulos IV e V do REGESP (artigos 17º a 39º).

Este guia contém ainda informação de preenchimento do formulário de candidatura e

de listagem de documentos de despesa e de comprovativos de pagamento válidos.

Reúne, informação dispersa na página eletrónica da ACT, pelo formulário de

candidatura e pela legislação aplicável e realça aspetos importantes que a EP deve

ter em atenção.


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PARTE I – Candidaturas

1. Preparação da candidatura

A informação contida neste guia de apoio não substitui ou sobrepõe o estipulado no

Programa Operacional de Apoio à Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho –

PROAP, no Regulamento (REGESP) e no Aviso de Abertura de Candidaturas.

1.1. Documentos Referenciais

Ao iniciar a preparação da sua candidatura informe-se das regras e requisitos a que

a mesma vai estar submetida.

O Aviso de Abertura de Candidaturas fixa os períodos de candidatura e

estabelece o âmbito das mesmas, as condições de elegibilidade das entidades

promotoras, os setores de atividade prioritários, os domínios de desenvolvimento

dos projetos, e ainda o montante global disponível para os apoios.

No sítio eletrónico www.act.gov.pt encontram-se disponíveis os formulários de

candidatura, nos períodos previstos para a sua apresentação, que decorrem:

1º Período de candidaturas – de 1 de novembro a 31 de dezembro do ano

anterior ao início de execução do projeto;

2º Período de candidaturas, em função do montante disponível para os apoios,

pode decorrer de 1 a 30 de abril.

Os pedidos de Apoio Técnico no Âmbito da Promoção da Segurança e Saúde no

Trabalho anteriormente referidos, não estão sujeitos a períodos de candidatura

podendo ser formulados em qualquer altura através de formulário próprio disponível

no sítio eletrónico da ACT.



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1.2. Condições de admissibilidade e elegibilidade

As condições de admissibilidade de candidaturas, de elegibilidade de EP e de

financiamento de projetos, bem como as regras e requisitos a respeitar nas fases de

candidatura e de execução de cada projeto aprovado, estão definidos no

Regulamento de Gestão do Programa de Apoio à Promoção da Segurança e Saúde no

Trabalho (REGESP) que define as condições gerais de admissão e aceitação das

entidades promotoras e dos projetos financiados por verbas suportadas pelo

Orçamento de Estado (OE), através das contribuições orçamentadas no âmbito do

sistema previdencial (Taxa Social Única), geridas pela ACT e são destinadas à

melhoria das condições de trabalho e à política de segurança e saúde no trabalho.

a) Entidades Promotoras (EP) - podem ser pessoas singulares ou coletivas,

do setor público, cooperativo ou privado, com ou sem fins lucrativos que

preencham as condições gerais e específicas fixadas no REGESP, devendo

cumprir as condições do artigo 5.º do mesmo à data da apresentação da

candidatura.

b) Custos elegíveis – O REGESP, fixa a natureza e os limites máximos dos

custos considerados elegíveis para efeitos de apoio a projetos no seu artigo

14.º.

c) Período de elegibilidade das despesas – Consideram-se elegíveis as

despesas efetuadas entre a data de formalização e assinatura do protocolo

entre a ACT e a entidade promotora até 60 dias após a conclusão do projeto

na data da apresentação do Relatório Final.

No capítulo 3 – Avaliação da candidatura - encontram-se descritos os requisitos de

admissibilidade e avaliação das candidaturas.

Suporte documental:

Anexo 1 – Matriz de Requisitos das candidaturas – Documento interno

Anexo 2 – Custos elegíveis por rubricas previstas no formulário de candidatura


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Síntese 1

O financiamento dos apoios está condicionado à dotação disponível e ao

cumprimento da legislação nacional que é passível de ser alterada. Igualmente,

ao longo da execução do projeto, e no que concerne às aquisições de bens e

serviços, a EP deve, quando aplicável, proceder de acordo com o Código dos

Contratos Públicos em matéria de salvaguarda do princípio da concorrência (ver

anexo 2 – resumo dos custos elegíveis por rubricas previstas).

Qualquer despesa relacionada com os recursos humanos do projeto só é

considerada elegível se os mesmos estiverem devidamente identificados na

execução física do projeto constante no processo de candidatura.

Ao custo total elegível do projeto são sempre deduzidas todas as receitas que,

de forma direta ou indireta, decorram da realização do mesmo, não havendo

lugar a ganhos.

Dado tratar-se de financiamento público, que deve ser gerido como se de um

financiamento próprio se tratasse, é dever das EP pautar a realização destas

despesas por critérios de razoabilidade, assentes em princípios de boa gestão

financeira, pelo que se deve ter sempre em conta os preços de mercado para a

aquisição de equipamentos semelhantes e a relação custo/benefício.

1.3. Documentos essenciais que acompanham o formulário de

candidatura

A organização da documentação exigida para apoiar a análise técnico-financeira da

candidatura, é fundamental e o seu envio facilita o processo de decisão, obviando o

tempo de resposta e evitando constrangimentos orçamentais de não cumprimento

do cronograma estabelecido, ou até da exclusão do projeto.

Juntamente com dados constantes no formulário de candidatura, os restantes

documentos fornecem elementos complementares para análise e avaliação do

projeto:


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1.3.1. Memória descritiva

A memória descritiva deve incluir o diagnóstico das necessidades/problemas que

deram origem à ideia do projeto; a análise das possibilidades de intervenção;

metodologias de trabalho, tarefas horizontais como a coordenação e a avaliação,

identificando claramente essas etapas no cronograma e dentro dele identificar os

momentos mais importantes e decisivos para cumprir os objetivos do projeto.

O planeamento deve integrar os produtos (um site, um manual, DVDs, número de

ações de formação, relatórios intermédios e finais que são obrigatórios) e resultados

mensuráveis, relacionados com as mudanças que o projeto vai estimular e os

impactos a provocar nos seus beneficiários diretos ou indiretos.

1.3.2. Matriz de Avaliação

A matriz de avaliação (impresso fornecido pela ACT) correlaciona os objetivos a

alcançar pelo projeto com as atividades e metodologia, os indicadores de avaliação,

os processos de divulgação e o impacto e resultados esperados.

Suporte documental:

Anexo 3 – Matriz de Avaliação do Projeto – Fase de Candidatura

1.3.3. Pactos e Estatutos Sociais/ Lei Orgânica:

Incluindo as atribuições e respetivas delegações de competências – estes

documentos destinam-se a fornecer informação sobre a EP e identificar os respetivos

representantes legais.

Se a EP for pública, bastará a identificação do DR, série e respetiva data de

publicação.

1.3.4. Capacidade técnica e financeira

A EP deve antecipar e demonstrar que detém recursos humanos e financeiros para

desenvolver e concluir o projeto com êxito. Para cada projeto existe um Coordenador


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e um representante legal (ou mais) responsável(eis), é sobre ele(s) que recai toda a

responsabilidade do projeto, inclusive as responsabilidades respeitantes às parcerias.

O coordenador é o contacto preferencial com a ACT e, na impossibilidade ou

ausência, deverá designar e identificar um contacto alternativo. A capacidade de

coordenação e liderança são competências fundamentais, pois são tarefas que

requerem uma articulação muito próxima e de forma sistemática com os restantes

elementos da equipa, fornecedores, parceiros e/ou associados. São tarefas

burocráticas, contactos frequentes, relatórios e reuniões, incluindo evidências da

realização dos mesmos, comprovativos de despesas, etc.

1.3.5. Curricula da equipa técnica com afetação remuneratória ao

projeto

Igualmente importante, é identificar os elementos da equipa de projeto e atribuição

de responsabilidades (quem faz o quê, quando) e a escolha da estratégia de

implementação do projeto e da sua realização e disseminação na perspetiva da

qualidade, por isso é essencial, nesta fase, comprovar as qualificações de todos os

elementos da equipa técnica, através dos curriculum vitae, que à data da

candidatura fazem parte do quadro da EP e que demonstrem a sua capacidade

técnica na realização de ações a desenvolver na presente candidatura.

1.3.6. Elementos jurídicos

Os promotores devem comprovar a sua natureza jurídica e regime de propriedade

através dos estatutos ou lei orgânica da EP.

Este requisito não se aplica no caso de entidades públicas.

1.3.7. Declarações da situação contributiva perante o estado

regularizada

As EP devem comprovar a sua situação tributária e na segurança social, com

declarações dos organismos responsáveis, dentro dos respetivos prazos de validade,

atestando a inexistência de dívidas à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) e à

Segurança Social (SS).


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1.3.8. Orçamentos

A definição do orçamento de forma coerente e rigorosa, condiciona a implementação

do projeto já que todas as atividades dependem dele. Para tal importa apresentar no

mínimo 3 orçamentos de empresas diferentes dos serviços/produtos a adjudicar que

permitam uma análise comparativa, com indicação do critério e do orçamento

escolhido.

1.3.9. Protocolo de parceria e declaração de compromisso

Promotor/parceiros

Se o projeto for desenvolvido em parceria, é fundamental que a experiência e

conhecimentos dos potenciais parceiros sejam uma mais-valia para o projeto. Do

mesmo modo os termos e responsabilidades dessa parceria sejam claros e objetivos.

No sentido de evitar qualquer dificuldade na gestão ou implementação do projeto, o

coordenador deve preparar toda a documentação que contenha a parte

administrativa e a gestão financeira do projeto e o contrato de parceria que

estabelece a relação entre a EP e o(s) seu(s) parceiro(s), como por exemplo: o que

deve ser feito, por quem e quando, assinatura dos respetivos representantes legais,

definição das questões financeiras (dependendo do tipo de colaboração), os

encargos, montantes envolvidos e formas de pagamento ou salvaguarda de direitos

de propriedade.

O REGESP não prevê o co benefício dos montantes apoiados. Só pode existir apenas

um centro de custos com identificação obrigatória de uma conta específica para os

movimentos relativos ao projeto.

A EP obriga-se a dispor de uma conta bancária para efetivação dos movimentos

financeiros relativos ao projeto e a garantir a existência de transparência no seu

funcionamento. Esta conta bancária tem de ser identificada para os efeitos previstos

no art. 27º do REGESP.


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Figura 2 – Perfil dos parceiros

1.3.10. Impresso de identificação do Promotor

Documento destinado a fornecer elementos bancários e de identificação fiscal do

promotor, fornecido pela ACT.

Suporte documental:

Anexo 4 – Impresso de Identificação do Promotor

2. Formalização da candidatura

As entidades que pretendam candidatar-se aos apoios previstos no PROAP devem

formalizar os seus pedidos mediante preenchimento do(s) formulário(s) de

candidatura de modelo(s) aprovado(s) pela ACT, disponível(eis) no sítio eletrónico

www.act.gov.pt, nos períodos de candidatura aí identificados, juntamente com todos

os documentos necessários à respetiva instrução.

A EP deve certificar-se que o projeto se encontra devidamente enquadrado nas

fichas de ação do PROAP.

O formulário de candidatura é específico para cada tipo de projeto, devendo ser

preenchido, preferencialmente com processador de texto.

Parceiros

Competência técnica e de

gestão

Estabilidade financeira

Compromisso de parceria

Experiência em projetos semelhantes



PROAP

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Para além do preenchimento dos campos do formulário adequado à tipologia da cada

candidatura, antes do seu envio, este deve ser assinado na última página pela

pessoa legalmente autorizada a representar a EP, e rubricadas todas as restantes

páginas.

2.1. Orientações gerais

Os formulários da candidatura estão organizados de modo a que o seu conteúdo

forneça informação relevante para a avaliação da candidatura.

Verifique antecipadamente a tipologia da sua candidatura de acordo com o

Subprograma e a estrutura do formulário de candidatura e da informação que lhe é

pedida.

Leia com atenção as indicações contidas no próprio formulário.

Os documentos referenciais: o PROAP, o REGESP bem como a lista de FAQS estão

disponíveis no endereço eletrónico da ACT em www.act.gov.pt. Muitas das suas

perguntas ou dúvidas estarão esclarecidas nessa informação.

Se ainda tiver dúvidas contacte os serviços da ACT para ser esclarecido.

Os pedidos de informação podem ser dirigidos diariamente ao endereço de apoio

a candidaturas [email protected], até às 12 horas do dia de encerramento.

Assegure atempadamente todos os dados e documentos necessários para instruir a

candidatura.

Antes de submeter a candidatura faça uma revisão de todas as seções do

formulário para assegurar que os elementos nele constantes, estão descritos de

forma coerente e objetiva para evitar erros e repetições.

2.2. Envio da candidatura

As candidaturas devem ser efetuadas, respeitando os prazos estabelecidos, para os

serviços da ACT sitos na Praça de Alvalade, n.º 1, 1749-073 Lisboa, entregues

em mão ou enviadas pelo correio.


mailto:[email protected]


PROAP

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Síntese 2

1- As candidaturas dos projetos são apresentadas em formulário próprio disponível

em www.act.gov.pt

2- Todas as questões aplicáveis à tipologia do projeto a que se candidata, devem

estar preenchidas.

3- Capacidade de síntese – Não escrever mais que o número de linhas ou de

caracteres permitidos.

4- Não usar informação irrelevante ou desnecessária.

5- Usar preferencialmente letras maiúsculas legíveis, caso não possa usar um

processador de texto.

6- Todos os elementos do formulário e documentação anexa devem estar escritos

em português.



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3. Avaliação da candidatura

Na análise e instrução dos processos de candidaturas, já previamente verificadas e

admitidas nos termos do art. 10º, são, também, considerados os critérios de

avaliação e seleção descritos no art. 11º, ambos do REGESP, com o objetivo de

aferir a qualidade técnica da candidatura e relevância do projeto em função da sua

eficácia e resultados esperados.

Durante o processo de análise o gestor do projeto, caso considere que a informação

disponível no formulário de candidatura é insuficiente ou que sobre a mesma recaem

dúvidas para a sua análise, pode solicitar esclarecimentos ou elementos adicionais à

EP nos termos definidos no REGESP.

3.1. Análise de mérito

Em função da classificação final de cada candidatura que identifica o mérito absoluto

será apurado o mérito relativo de cada uma através da sua hierarquização, por

ordem decrescente daquela classificação. Deste modo, serão selecionados os

projetos que estiverem acima da classificação mínima definida na matriz de

avaliação técnica do projeto e enquanto exista enquadramento na dotação

orçamental anunciada nos termos do aviso. Caso a candidatura não tenha

enquadramento na dotação orçamental disponível, nos termos publicitados no Aviso

de Abertura de período de candidaturas, ou não obtenha a classificação mínima

acima referida, a proposta de decisão de financiamento será desfavorável.

Uma decisão desfavorável com fundamento na insuficiência da dotação orçamental

associada a este convite de apresentação de candidaturas no âmbito do PROAP, não

prejudica a sua apresentação posterior em períodos de candidaturas subsequentes.

Para garantir a segregação de funções, o técnico que efetua a análise de mérito da

operação nunca é o mesmo que efetua as funções correspondentes à fase seguinte.

Após a decisão de financiamento, é designado um outro técnico para efetuar o

acompanhamento de execução do projeto (apreciação dos pedidos de pagamento),

ou a verificação no local (administrativas, financeiras e físicas).


PROAP

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A matriz de avaliação técnica do projeto, integrada em anexo neste guia de apoio,

fornece uma boa indicação de como a proposta será avaliada e seriada. Leia esses

critérios cuidadosamente e procure que o seu projeto reflita positivamente cada um

deles.

Suporte documental:

Anexo 5 – Matriz de Avaliação Técnica do projeto – Documento interno

3.2. Decisão

Após a verificação da admissibilidade, e da análise técnica e financeira das

candidaturas, a ACT elabora um parecer contendo uma proposta de decisão de:

Aprovação;

Indeferimento (em função da pontuação e da dotação orçamental

disponível);

Arquivamento (se não cumprirem os requisitos de acesso).

Após o encerramento dos períodos de candidaturas, a ACT decide no prazo máximo

de 45 dias, podendo esse prazo ser prorrogado por 15 dias, caso seja solicitado, à

EP, a entrega de documentação necessária para instrução do processo.

Após aplicação dos critérios de avaliação e seleção determinados no art. 11º, se a

candidatura não preencher os requisitos de elegibilidade/qualidade, de acordo com

os critérios anteriormente descritos, não poderá ser aprovada.

Em caso de aprovação, a classificação obtida através da ponderação de todos os

critérios determina a fixação do montante da subvenção a atribuir.

3.3. Critérios de desempate

Os critérios de desempate entre candidaturas com a mesma pontuação são os

seguintes:


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A dotação disponível para os subprogramas dos projetos em causa (os

projetos podem enquadrar-se em subprogramas diferentes, apesar da

mesma pontuação);

A precedência temporal na submissão das mesmas (isto é, por ordem de

submissão de candidatura).

3.4. Audiência dos Interessados

A proposta de decisão de não aprovação da candidatura é comunicada à EP para se

pronunciar no prazo de 10 dias, nos termos do Código de Procedimento

Administrativo, findos os quais a decisão, se não for contestada, se torna definitiva.

Em sede de audiência dos interessados, poderão verificar-se as seguintes situações:

a) Se a EP não responde em sede de audiência prévia de interessados, é

mantida a decisão de financiamento desfavorável.

b) Se a EP responde, apresentando alegações que contestam a proposta de

decisão de financiamento desfavorável, o gestor do projeto analisa as

alegações, de forma a concluir se os argumentos invocados são suscetíveis

de gerar uma revisão da proposta de decisão de financiamento. Neste

contexto, poderão ocorrer as seguintes situações: b.1) Se os argumentos

invocados forem factual e juridicamente aceites, o gestor do projeto emite

um parecer de decisão favorável da candidatura; b.2) Se os argumentos

invocados não forem factual e juridicamente aceites, o gestor do projeto

emite/mantém um parecer de decisão desfavorável da candidatura.

De salientar que, no âmbito da tramitação da candidatura, desde a sua submissão

até à emissão de decisão de financiamento, a EP pode, a qualquer momento,

exprimir vontade no sentido de não prosseguir ou de não aceitar os efeitos da

candidatura. Este caso configura uma situação de desistência da candidatura.

Configura-se, ainda, como desistência os casos em que a EP, aquando da notificação

para a prestação de esclarecimentos complementares ou envio de documentos em

falta, não apresentar os elementos solicitados dentro do prazo definido para o efeito,

em regra 10 dias úteis, conforme estabelecido no REGESP. Observada a falta de


PROAP

22

resposta, o gestor do projeto propõe o arquivamento da candidatura notificando o

promotor desse facto.

3.5. Divulgação de resultados

Os resultados das candidaturas serão divulgados em listagem própria, no endereço

eletrónico www.act.gov.pt.

Para além da divulgação na página eletrónica da ACT, as EP com decisão de

candidatura aprovada são contactadas, por correio eletrónico, no prazo de dez dias.

Após a divulgação dos resultados, serão remetidos originais dos termos de aceitação

e protocolo de subvenção a formalizar entre a ACT e cada EP.

A segunda parte deste Guia foi destinada à execução dos projetos, estando aí

descritos procedimentos, indicações e conselhos úteis relacionados com a tramitação

dos processos durante o ciclo de vida dos projetos até ao seu encerramento.



PROAP

23

Síntese 3

Processo de admissão, avaliação e seleção de candidaturas


PROAP

24

PARTE II – EXECUÇÃO DOS PROJETOS

1. Procedimentos após a decisão de Aprovação

1.1. Termo de Aceitação e Declaração de compromisso

A ACT notifica a EP da decisão de aprovação e envia o respetivo Termo de

Aceitação em duplicado.

A EP deve devolver à ACT um dos exemplares do Termo de Aceitação da decisão de

aprovação, devidamente assinado e carimbado, no prazo de 10 dias, sob pena de

caducidade da decisão de aprovação.

O incumprimento do envio do Termo de Aceitação e envio dos comprovativos da

situação regularizada face à administração fiscal e à segurança social determinam a

extinção do procedimento.

O Termo de Aceitação já com a(s) assinatura(s) “de quem tem poderes para o ato”

deve ser rubricado em todas as páginas.

O duplicado ficará com a EP, devidamente arquivado no processo do projeto.

No caso de projetos com duração superior a 12 meses a EP, devolve à ACT

igualmente assinada e carimbada uma Declaração de Compromisso. Este documento

(anexo 6), expressa o compromisso do responsável(eis) pela coordenação e gestão

do projeto em levar o mesmo a efeito até ao seu termo.

Suporte documental:

Anexo 6 – Declaração de Compromisso

1.2. Protocolo

O apoio concedido pela ACT é formalizado através de um protocolo a celebrar entre a

EP e o representante da ACT devidamente habilitado, a outorgar no prazo de 15 dias

subsequentes à data de aceitação de atribuição de subvenção e com os elementos

constantes do n.º 2 do art. 20º do REGESP.


PROAP

25

A assinatura do protocolo confere à EP o direito a receber um adiantamento do apoio

financeiro concedido no caso concreto, calculado por aplicação de uma percentagem

sobre a subvenção aprovada nos termos do art. 21º do REGESP.

2. Monitorização e avaliação do projeto

2.1. Generalidades

As EP devem enviar à ACT relatórios de progresso e final à execução do projeto, que

incluem os documentos em anexo: “Quadro I - Execução Orçamental”, “Quadro II -

listagem de documentos de despesa”, “Matriz de Avaliação do Projeto – Avaliação

Intermédia” e “Matriz de Avaliação do Projeto – Avaliação Final”.

Os relatórios de progresso são enviados anualmente à ACT, no caso de projetos

plurianuais, nos termos previstos no protocolo.

O relatório final deve ser, obrigatoriamente, enviado à ACT até 60 dias após a

conclusão do projeto.

Suporte documental:

Anexo 7 – Quadro I - Execução Orçamental

Anexo 8 – Quadro II - listagem de documentos de despesa

Anexo 9 – Matriz de Avaliação do Projeto – Avaliação Intermédia

Anexo 10 – Matriz de Avaliação do Projeto – Avaliação Final

2.2. Relatório de progresso

Os relatórios periódicos de progresso são obrigatórios para a continuação do apoio

financeiro do projeto, e uma ferramenta indispensável no seu acompanhamento.

Estes têm diferentes estruturas de acordo com os subprogramas:

SP1- Informação e divulgação

(A duração inferior a 12 meses deste subprograma implica, normalmente, a não

realização de relatório de progresso)


PROAP

26

SP2- Formação profissional

Este relatório de progresso do projeto é constituído por um relatório técnico-

pedagógico e um relatório financeiro-contabilístico, o qual deve observar o correto

preenchimento dos quadros: “Quadro I - Execução Orçamental”, “Quadro II - listagem

de documentos de despesa”.

O relatório técnico-pedagógico deve obedecer a uma estrutura onde sejam

desenvolvidos, nomeadamente, os seguintes aspetos:

a) Descrição detalhada da evolução da ação do projeto de acordo com os

objetivos propostos;

b) Resultados de monitorização da ação disponíveis à data do relatório com

indicação e justificação de eventuais desvios;

c) Grau de prossecução dos objetivos propostos na candidatura.

O relatório financeiro-contabilístico destina-se a evidenciar a situação relativa à

execução financeira do projeto, reportada a essa data e deve ter presente as rubricas

da estimativa orçamental do projeto.

SP3- Estudos e investigação

O relatório de progresso do projeto é constituído por um relatório técnico e um

relatório técnico-financeiro, o qual deverá observar o correto preenchimento dos

quadros: “Quadro I - Execução Orçamental”, “Quadro II - listagem de documentos de

despesa”.

O relatório técnico deve obedecer a uma estrutura onde sejam desenvolvidos,

nomeadamente, os seguintes aspetos:

a) Descrição detalhada da evolução do estudo por etapas do projeto de acordo

com os objetivos e metodologia propostos;

b) Resultados de monitorização do estudo disponíveis à data do relatório com

indicação e justificação de eventuais desvios;

c) Grau de prossecução dos objetivos propostos na candidatura.


PROAP

27

A decisão relativa ao pedido de pagamento de adiantamento intermédio deve ser

proferida no prazo máximo de 60 dias subsequentes à data da receção do relatório

de progresso.

2.3. Relatório final

O promotor tem obrigatoriamente de remeter o relatório final de execução, no prazo

máximo de sessenta dias a partir do termo das ações desenvolvidas no âmbito do

projeto, devendo ter diferentes estruturas dependendo dos subprogramas.

O relatório final de execução do projeto é constituído por um relatório técnico ou

técnico-pedagógico, consoante o subprograma e um relatório financeiro-contabilístico

em todos os subprogramas.

O relatório financeiro-contabilístico deve reportar-se à estrutura e às rubricas da

estimativa orçamental do projeto e respeitar os seguintes princípios:

As despesas podem apenas ser justificadas através de fatura e recibo, devendo estar

cumpridos todos os imperativos fiscais, bem como, no caso das entidades públicas os

normativos legais que regulam a realização de despesas públicas;

Os recibos, bem como os documentos de suporte à imputação de custos internos,

devem identificar claramente o respetivo bem ou serviço e a fórmula de cálculo do

valor imputado ao projeto;

O relatório financeiro-contabilístico deve incluir os quadros: “Quadro I - Execução

Orçamental”, “Quadro II - listagem de documentos de despesa”.

SP1- Informação e divulgação

O relatório técnico que deve conter todos os elementos relativos à proposta de ação

e sua execução, devendo conter os seguintes elementos:

a) Relatório de execução material do projeto que inclua a descrição detalhada

da sua realização, eventuais desvios e condicionantes;

b) Identificação dos recursos humanos afetos às diversas fases do projeto;


PROAP

28

c) Descrição dos equipamentos utilizados;

d) Indicação dos locais de realização;

e) Documentos ou outros elementos comprovativos da realização do projeto,

nomeadamente textos, documentos fotográficos, suportes audiovisuais,

anúncios públicos, listas de presenças e outros;

f) Indicação e explicitação dos elementos utilizados na caracterização e

quantificação dos indicadores dos resultados finais obtidos;

g) Avaliação dos resultados, à luz dos objetivos formulados no projeto,

identificando a correção dos desvios verificados (se aplicável);

h) Informações relevantes sobre o efeito multiplicador e avaliação de impactos

da ação apoiada.

SP2- Formação profissional

O relatório técnico-pedagógico deve obedecer a uma estrutura onde sejam

desenvolvidos, nomeadamente, os seguintes aspetos:

a) Identificação do(s) coordenador(es) técnico-pedagógico(s) da ação;

b) Identificação dos formadores, seus curricula comprovativos da respetiva

certificação profissional, nos casos em que legalmente são exigidos e sua

situação contratual;

c) Cópia das atas das reuniões da equipa de coordenação e gestão do curso;

d) Identificação do pessoal técnico não docente, administrativo e outro pessoal

e sua situação contratual;

e) Programa resumido da ação de formação e respetivo cronograma;

f) Recursos didáticos, incluindo manuais, textos, materiais audiovisuais e

outros apoios;

g) Equipamento pedagógico e técnico utilizados na formação;

h) Sumários das aulas e relatórios de acompanhamento dos projetos

individuais, visitas de estudo e outras atividades formativas;

i) Provas, testes, assim como publicitação do aproveitamento ou classificação

dos alunos;

j) Publicidade e informação produzida para a divulgação da ação;

k) Listagem dos formandos que finalizaram a ação de formação com

aproveitamento;


PROAP

29

l) Relatórios de trabalho ou de estágios realizados, podendo estes ser objeto

de edição na linha editorial da ACT ou de divulgação na internet no site da

ACT;

m) Avaliação dos resultados, à luz dos objetivos formulados no projeto,


n) Informações relevantes sobre o efeito multiplicador e avaliação de impactos

do estudo.

SP3- Estudos e investigação

O relatório técnico deve obedecer a uma estrutura onde sejam desenvolvidos,

nomeadamente, os seguintes aspetos:

a) Relatório de execução material do projeto que inclua a descrição detalhada

do estudo em relação à metodologia proposta no projeto, eventuais desvios

e condicionantes;

b) Identificação dos recursos humanos afetos às diversas fases do projeto;

c) Descrição das atividades e funções desempenhadas pelos membros da

equipa de projeto em relação ao programa de trabalhos;

d) Indicação e explicitação dos elementos utilizados na caracterização e

quantificação dos indicadores dos resultados finais obtidos;

e) Avaliação dos resultados, à luz dos objetivos formulados no projeto,


f) Informações relevantes sobre o efeito multiplicador e avaliação de impactos

da ação apoiada.

3. Procedimentos de validação de despesa

3.1. Envio de documentos

As EP devem enviar nos prazos devidos os relatórios de progresso e final, incluindo o

relatório financeiro-contabilístico com os comprovativos de despesas efetuadas no

âmbito do projeto, de modo a não incorrerem em incumprimento das normas em

vigor.


PROAP

30

Alerta-se para o facto de ser necessário proceder à identificação de todos os recursos

humanos por atividade e percentagem de afetação no quadro correspondente da

Matriz de execução financeira do projeto (anexos do protocolo), bem como à

atualização de todos os campos referentes às atividades em função da sua efetiva

execução física e das respetivas taxas de imputação.

Todos os documentos solicitados devem estar suportados por documentos

fiscalmente aceites. Aquando do pedido dos documentos de despesa, serão também

solicitados, entre outros, os documentos de suporte de despesa, tais como:

Contratos de trabalho, de prestação de serviços (inclui procedimento de

contratação), de aluguer, etc.;

Lista de presenças, mapas de assiduidade de sessões de

sensibilização/informação;

Materiais produzidos: publicidade e outro material de divulgação, material de

sensibilização, material pedagógico, diagnóstico, plano, avaliação

(inquéritos,…).

Aquando do envio dos documentos relativos a pagamentos da primeira tranche,

deverá igualmente ser enviada a declaração da situação contributiva da entidade

promotora face ao IVA.

3.2. Listagem de documentos de despesa e de comprovativos de

pagamento válidos

No Decreto-Lei n.º 394-B/84 de 26 de dezembro que aprova o Código do Imposto

sobre o Valor Acrescentado (CIVA), na redação dada pelo Decreto-Lei n.º 197/2012

de 24 de agosto, é instituída a obrigatoriedade de emissão de fatura para todas as

transmissões de bens e prestações de serviços, independentemente da qualidade dos

bens ou destinatário dos serviços, ainda que estes não a solicitem, qualquer que seja

o setor de atividade. Os sujeitos passivos não podem emitir nem entregar documentos

de natureza diferente da fatura. Sendo assim, elimina-se a possibilidade de

emissão de documentos equivalentes a faturas (nota de débito, venda a

dinheiro, talão de balcão).


PROAP

31

Desse modo, os documentos que sustentam a listagem de despesas pagas e

respetivos comprovativos são apenas os seguintes:

Quadro 1 – Documentos comprovativos de despesa

Documento Comprovativo de

Despesa

Documento Comprovativo de

Pagamento

Fatura Recibo

Fatura/Recibo (Recibo de vencimento,

“Recibo verde”, Ato isolado, entre

outros)

Fatura/Recibo (Recibo de vencimento,

“Recibo verde”, Ato isolado, entre

outros)

No momento da validação da despesa, são verificados os aspetos formais da

documentação, bem como os aspetos relativos à natureza da despesa e elegibilidade

temporal da mesma.

Todos os documentos devem cumprir os requisitos estabelecidos nos artigos 29º e

36º do CIVA, ou seja, prazo de emissão e formalidades das faturas, conforme o que

se refere de seguida:

a) Fatura

Deve ser emitida pelo fornecedor de bens/prestador de serviços até ao 5º dia útil ao

da realização da transação, devendo ser preenchida em duplicado, ficando o original

com o requerente e o duplicado com o fornecedor.

A fatura deve conter os seguintes elementos os seguintes elementos, em campos

específicos:

Data de emissão;

N.º de documento;

Identificação do fornecedor (nome, firma ou denominação social, domicilio,

NIPC, Capital social e n.º registo da conservatória);

Identificação do comprador, com indicação do nome, firma ou denominação

social, NIPC e domicílio;

Quantidade e denominação usual dos bens ou serviços prestados;

Preço unitário;


PROAP

32

Preço líquido de imposto e outros elementos incluídos no valor tributável;

Taxa de IVA aplicada e o montante de imposto devido (no caso de isenção deve

incluir o art. correspondente);

Total a pagar.

b) Recibo

É uma prova de pagamento, sendo emitido em duplicado pelo fornecedor e o original

entregue ao comprador.

Um recibo deve conter os seguintes elementos:

Timbre do vendedor, com indicação da firma, domicilio, capital social, NIPC e

n.º de registo na Conservatória;

Firma, domicílio e NIPC do comprador;

Identificação do documento com n.º, localidade e data de emissão;

Quantia expressa em algarismos e por extenso;

Referência à fatura a que se reporta;

Assinatura do vendedor.

c) Carimbo

A entidade deve verificar a existência, em todos os documentos, do carimbo aposto

para efeitos de cumprimento do estabelecido no art. 25º do REGESP.

A ACT divulga neste guia de apoio, a atualização do modelo exemplificativo do

carimbo supra referido que deve constar nos documentos de despesa relativos aos

projetos apoiados por este programa, de acordo com o seguinte modelo:


PROAP

33

Figura 3 - Modelo de carimbo

Alerta-se ainda que o carimbo ACT deve ser colocado e preenchido em todos os

documentos de despesa e quitação, sob pena de não serem considerados

elegíveis. Mais se alerta para o facto de que os documentos só devem ser

fotocopiados depois de carimbados.

d) Classificação contabilística

Em todos os documentos, faturas e recibos, deve constar a classificação contabilística

antes de serem fotocopiados.

e) Taxa de imputação

As taxas de imputação de custos devem ser efetuadas de acordo com critérios

objetivos de afetação física e temporal ao projeto que permita uma razoável

determinação da despesa elegível.

Os custos comuns – encargos com outro pessoal afeto ao projeto; rendas e alugueres;

encargos gerais do projeto que a entidade promotora entenda imputar ao projeto,

devem conter indicadores que integrem elementos de execução física e temporal do

projeto, elementos de implantação do projeto no espaço físico em que se desenvolve,

ou outros, consoante as naturezas de custos.


PROAP

34

Em todos os documentos de despesa as entidades devem indicar as fórmulas

utilizadas para o cálculo da imputação e respetivos critérios de imputação.

3.3. Validação de despesa por Rubricas

3.3.1. Encargos com pessoal afeto ao projeto

Documentos a enviar:

Equipa técnica

Os recibos de vencimento/ Recibos verdes – modelo oficial (consoante a

situação laboral);

Guia do pagamento da Segurança social e IRS com o respetivo pagamento,

anexado da listagem com a descriminação do valor total;

Comprovativos de pagamento (recibo; fatura/recibo);

Outros documentos que sustentem a listagem de despesas.

A percentagem de imputação relativa a vencimentos não pode ser superior ao valor

apresentado no formulário de candidatura e/ou o posteriormente atribuído após

avaliação do projeto. O cálculo deve ser realizado sobre o vencimento base acrescido

dos encargos obrigatórios da entidade patronal, decorrentes da lei e dos instrumentos

de regulamentação coletiva de trabalho, e de outras prestações regulares e periódicas

documentalmente comprováveis e refletidas na contabilidade da entidade patronal

que integrem a remuneração.

A imputação dos encargos sociais deve ser efetuada em percentagem idêntica à da

imputação do vencimento base.

A imputação dos subsídios realiza-se em função dos meses e do tempo despendidos

com o projeto.

As despesas com deslocações, alojamento e alimentação, quando a elas

houver lugar, obedecem às regras e montantes fixados para atribuição de ajudas de

custo e alimentação correspondentes ao nível mais elevado fixado para os

trabalhadores em funções públicas.


PROAP

35

Em todas as deslocações em viatura própria deverá ser enviado o boletim itinerário

com identificação da matrícula da viatura e respetiva propriedade ou contrato de

aluguer, assinado pelo/a técnico/a identificado no projeto.

3.3.2. Rendas e alugueres


Contrato;

As faturas e os recibos identificando claramente o respetivo bem ou serviço.

3.3.3. Encargos diretos com a preparação, desenvolvimento,

acompanhamento e avaliação


Procedimento de contratação pública realizado, se aplicável: convite/anúncio –

caderno de encargos – propostas recebidas – adjudicação;

Contrato;


Comprovativos de pagamento (recibo; fatura/recibo).

3.3.4. Encargos Gerais do Projeto



Comprovativos de pagamento (recibo; fatura/recibo).

Os montantes elegíveis a considerar devem ter por base o princípio da

proporcionalidade da despesa devendo ser identificada a respetiva taxa de

imputação financeira, física e temporal.


PROAP

36

3.4. Procedimentos prévios ao pagamento dos adiantamentos e

dos saldos

O processo de encerramento do projeto deve ser iniciado no prazo máximo de 90

dias consecutivos após a data de conclusão do mesmo (respetivamente, entrega de

relatórios de progresso e final), de acordo com os seguintes procedimentos:

Verificação documental, financeira e contabilística;

Avaliação do cumprimento das obrigações do promotor;

Verificação física do investimento, correspondente às despesas apresentadas

em sede de pedido de pagamento, se aplicável, nomeadamente:

Identificar os equipamentos do projeto, confirmando a marca, modelo e número

de série;

Avaliar se os equipamentos foram adquiridos, ou não, em estado de uso;

Verificar se o projeto se encontra devidamente publicitado;

Confirmar que os equipamentos se encontram em condições de

operacionalidade e funcionamento;

Avaliação do cumprimento dos objetivos do projeto e das condições a que ficou

sujeito o encerramento do investimento;

Avaliação da execução dos indicadores da operação.

Em termos substantivos:

Elegibilidade Temporal - Verificar se as datas dos documentos de despesa e de

quitação se enquadram no período de elegibilidade do projeto, considerando o

período fixado no protocolo e/ou nas alterações entretanto ocorridas e aceites;

Natureza da Despesa – Verificar claramente a elegibilidade da despesa quanto à

sua natureza, tendo designadamente em conta o detalhe do descritivo e a sua

relação com o projeto e as respetivas despesas elegíveis aprovadas;

Tipo de Documento – Verificar se o tipo de documento comprovativo da

despesa foi adequadamente identificado e não oferece quaisquer dúvidas

quanto à sua validade;

Quitação - Verificar se todas as despesas foram pagas na totalidade e se estão

devidamente tituladas por recibo e suportadas por extrato bancário;


PROAP

37

Contabilização – Verificar se os documentos comprovativos se encontram

devidamente contabilizados;

Razoabilidade da Despesa – Verificar se o valor da despesa se afigura razoável

tendo em conta os custos médios de mercado, designadamente quando existam

pedidos de alteração e quando os valores não estejam conformes com os

analisados e aprovados em sede de candidatura. No caso dos custos de

estrutura e imputação do pessoal técnico do promotor, aferir da sua

razoabilidade tendo em conta a justificação dos métodos de cálculo

apresentados;

Imputação do IVA – Confirmar que o IVA não foi imputado, nos casos em que

seja não elegível e avaliar a respetiva imputação nas situações em que seja

elegível.

4. Visitas de acompanhamento à realização dos projetos

A ACT reserva-se o direito de proceder a visitas de acompanhamento para

verificação da conformidade da execução técnico-financeira dos projetos, incluindo a

execução física das operações, preferencialmente, no seu local de realização, nos

termos do art. 34º do REGESP.

As verificações no local deverão incidir sobre os seguintes aspetos:

Verificar a existência e organização do processo técnico e processo financeiro

com todos os elementos que os constituem;

Acompanhar/assistir a ações de formação/sensibilização a decorrer;

Verificar a existência dos originais dos documentos de despesa e de quitação

que tenham sido inscritos na lista de documentos justificativos de despesa já

apresentados em pedidos de pagamento. Os documentos devem evidenciar a

aposição do carimbo de comparticipação ACT;

Sempre que tal se justificar, em face da natureza e volume do investimento já

executado:

o Identificar os equipamentos do projeto;

o Verificar da compatibilidade entre os bens adquiridos e a descrição do

respetivo documento comprovativo da despesa;


PROAP

38

o Avaliar se os equipamentos foram adquiridos, ou não, em estado de uso;

o Verificar se o projeto se encontra devidamente publicitado;

o Registar eventuais alterações introduzidas ao projeto e verificar se as

mesmas, carecendo de aprovação, já se encontram aprovadas pela ACT;

o Confirmar que o investimento realizado, em particular em equipamentos,

respeita os requisitos técnicos e se encontra em condições de

operacionalidade e funcionamento.

As verificações efetuadas no âmbito destas visitas de acompanhamento dão origem a

um Relatório Técnico da Visita onde se evidencia as verificações efetuadas, os seus

resultados/conclusões e as medidas a adotar para correção das inconformidades

eventualmente detetadas.

Os resultados/conclusões vertidos no relatório devem, após aprovação, ser

comunicados à entidade promotora estabelecendo, sempre que existam

recomendações nesse sentido, um prazo para a regularização das inconformidades

detetadas. A EP deve, dentro do prazo indicado, evidenciar o modo como cumpriu as

recomendações e/ou quais as medidas adotadas para a correção das anomalias

detetadas.

O incumprimento de qualquer obrigação prevista no protocolo assinado ou no

REGESP por parte da EP, ou o impedimento, por qualquer forma, do exercício do

direito da ACT efetuar estas visitas de acompanhamento da execução técnico-

financeira dos projetos, tem como consequência, para além de outras, a inibição de

a EP apresentar aos apoios previstos no REGESP nos 3 anos subsequentes àquele em

que se tiver verificado o incumprimento.


PROAP

39

Legislação e documentos de referência aplicáveis

No contexto da análise técnica do projeto, aplicam-se os seguintes normativos

legais:

Programa Operacional de Apoio à Promoção da Segurança e Saúde no

Trabalho, de 10 de junho de 2010;

Regulamento de Gestão do Programa Operacional de Apoio à Promoção da

Segurança e Saúde no Trabalho (publicado no DR, 2ª série, de 19 de Março de

2015);

Estratégia Nacional para a Segurança e Saúde no Trabalho 2015-2020 – “Por

um trabalho seguro, saudável e produtivo”;

Plano de atividades da Autoridade para as Condições do Trabalho;

Lei n.º 102/2009, de 10 de setembro, alterada pela Lei n.º 3/2014 de 28 de

janeiro;

Lei n.º 42/2012, de 28 de agosto;

Legislação específica para determinado setor de atividade ou de acordo com a

natureza do projeto, no âmbito da prevenção de riscos profissionais.

No âmbito da análise financeira do projeto:

Programa Operacional de Apoio à Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho,

de 10 de junho de 2010;

Regulamento de Gestão do Programa Operacional de Apoio à Promoção da

Segurança e Saúde no Trabalho (publicado no DR, 2ª série, de 19 de Março de

2015);

Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro – Lei dos compromissos e pagamentos em

atraso (LCPA);

Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro, com as devidas alterações

efetuadas pelo Decreto-lei n.º 137/2010, de 26 de agosto (regime jurídico

aplicável à concessão das subvenções públicas);


PROAP

40

Decreto-lei n.º 71/95, de 15 de abril (alteração orçamental relativa ao reforço de

rubricas para concessão das subvenções a entidades públicas);

Decreto-lei n.º 197/99, de 8 de junho, regime jurídico de realização de despesas

públicas e da contratação pública relativa à locação e aquisição de bens móveis e

serviços;

Decreto–lei n.º 394-B/84, de 26 de dezembro, que aprova o Código sobre o Valor

Acrescentado (CIVA) cuja última alteração consta no Decreto-Lei n.º 197/2012,

de 24 de agosto- DR Nº 164 – Série I;

Índice do preço no consumidor – média anual (cálculo com base nos valores do

ano anterior).


PROAP

41

GLOSSÁRIO

Critérios de avaliação e seleção dos projetos - Na seleção dos projetos

respeitantes às áreas de intervenção do PROAP, as candidaturas admitidas são

objeto de apreciação quanto ao mérito das respetivas propostas, sendo

hierarquizadas de acordo com a aplicação de critérios de seleção e ponderadores.

A aplicação dos critérios de seleção terá em conta as áreas de intervenção e

respetivos beneficiários, distinguindo-se, por um lado, as candidaturas enquadradas

nos domínios de desenvolvimento dos projetos, de promoção da segurança e saúde

no trabalho, e por outro lado, em função da natureza das entidades promotoras.

Os critérios de seleção aprovados pela ACT (critérios comuns) são aplicados a todas

as candidaturas, independentemente do programa/subprograma em que se

enquadrem.

Adicionalmente, às candidaturas enquadradas nas áreas de intervenção da

informação e comunicação e dos estudos e avaliação, para além dos critérios gerais

serão ainda aplicados critérios específicos.

Relevância – Em que medida o diagnóstico dos problemas, necessidades e desafios

adere às realidades da “população-alvo” e ao respetivo contexto social, económico e

institucional?

Pertinência – Em que medida são os objetivos da intervenção pertinentes para as

necessidades da “população-alvo”, no quadro das prioridades definidas a nível do

PROAP e do REGESP?

Eficiência – Modo em que são transformados os recursos, em realizações ou

resultados. Os indicadores de eficiência fornecem indicações que permitem uma

comparação entre “custos” e “benefícios” para as decisões relativas a afetações

alternativas de recursos.

Eficácia – Mede o contributo que a ação/intervenção teve para alcançar os seus

objetivos específicos e gerais previamente definidos e qual a dimensão das sinergias

e efeitos internos e externos do projeto em termos de “valor acrescentado” em

relação ao seu “público-alvo”.


PROAP

42

Utilidade – Impacto do projeto nos grupos ou populações-alvo, em relação às

necessidades e problemas, desafios, identificados. Compara a “situação de chegada”

da população-alvo com a “situação de partida” do projeto (ou, no plano intercalar, as

situações intermédias conhecidas ou estimadas)?

Sustentabilidade – Identifica e quantifica as grandes mudanças e efeitos

estruturais “produzidos” pelo projeto e alterações (ou benefícios) após a conclusão

da intervenção. Verifica-se quando a realização do projeto configura uma experiência

institucional de aprendizagem coletiva com uma influência futura.

Programa Operacional de Apoio à Promoção da Segurança e Saúde no

Trabalho (PROAP), aprovado pelo Conselho Consultivo da ACT em 15 de janeiro de

2010, para a promoção da segurança e saúde no trabalho estabelece um conjunto de

definições estratégicas tendentes à consolidação duma cultura de prevenção

consubstanciada num conjunto de apoios financeiros e técnicos à execução dessa

visão.

Projeto é um empreendimento detalhado e planeado com clareza, organizado num

conjunto de atividades contínuas e interligadas a ser implantadas, direcionadas a um

objetivo de caráter educativo, social, cultural, científico e/ou tecnológico. O projeto

deve ser destinado à melhoria das condições de trabalho e à política de segurança e

saúde do trabalho, ser integrado no programa enquadrador e, deve obedecer às

condições gerais e especificas de admissão e aceitação preconizadas no regulamento

de apoio.


PROAP

43

ANEXOS


PROAP

44

Anexo 1 – Matriz de Requisitos das candidaturas –

Documento interno

A

Requisitos das candidaturas

1 Formulário de candidatura correta e totalmente preenchido, assinado (legível) e

acompanhado dos elementos e documentos solicitados;

2 Existência de capacidade técnica e de gestão da EP (art. 6º REGESP);

3 Existência de capacidade financeira da EP (art. 7º REGESP);

4 Situação regularizada face à administração fiscal e segurança social (alínea e), do n.º

2, do art. 5º REGESP);

5

Inexistência de dívidas, ou outras obrigações, da entidade promotora decorrentes da

execução de projetos anteriores apoiados pelo PROAP (alínea f), do n.º2, do 5º

REGESP);

6 Não terem sido objeto da aplicação de sanção acessória nos termos do art. 562º e

563º do Código do Trabalho (alínea g), do n.º 2, do art. 5º REGESP);

7 Inclui a memória descritiva e justificativa do projeto (alínea b), do n.º 1, do art. 10º

REGESP);

8 Outras fontes de financiamento (indicação de montantes e calendário de realização);

9 Integra matriz de avaliação correlacionando os objetivos a alcançar pelo projeto, os

indicadores de avaliação e respetiva metodologia (alínea h), do n.º 1, do art. 10º);

B

Avaliação técnica da candidatura

1 Enquadramento do projeto e da EP nos subprogramas do PROAP (fichas de ação), de

acordo com as prioridades definidas no Regulamento (n.º2, do art. 11º REGESP);

2 Elegibilidade da EP, das entidades parceiras e subcontratadas (arts. 5º, 6º e 7º

REGESP);

3

Enquadramento do projeto no âmbito dos princípios da promoção da SST e dos

princípios gerais de prevenção, constantes de legislação sobre segurança e saúde no

trabalho (alíneas a) e c), do n.º 1 do art. 11º REGESP);

4 Enquadramento do projeto na legislação comunitária e nacional, bem como nas normas

técnicas de SST (alínea b), do n.º 1 do art. 11 REGESP);

5 Enquadramento do apoio do projeto e da EP nas prioridades definidas nos arts. 12º e

13º REGESP;

6

Integra e promove o desenvolvimento da investigação aplicada ao domínio da SST,

reportada á avaliação de riscos profissionais e respetivas medidas de prevenção

controlo;

7 Resulta de um levantamento estruturado das necessidades reais junto dos atores do

mundo laboral

8 Caráter inovador e multiplicador do projeto;

9 Os seus resultados ou produtos apresentam capacidade de replicação dos seus efeitos

ao longo do tempo;

10 Prevê a implementação de instrumento de avaliação junto dos destinatários;

11 Formas de rentabilizar/divulgar a experiência decorrente do mesmo na própria

entidade, comunidade ou na sociedade;

C Gestão Interna

1 Dotação financeira disponível para o programa;

2 Projeto comporta despesas anuais/plurianuais.

Legenda: A – Requisitos das candidaturas; B – Avaliação Técnica da Candidatura; C

– Gestão Interna


PROAP

45

Anexo 2 – Custos elegíveis por rubricas previstas no formulário de candidatura (para

mais informações ver o Capitulo III do REGESP):

Rubricas % de afetação/total dos

custos elegíveis Tipo de despesas/Condições

Conceção e preparação do

projeto 15%

Elaboração de diagnósticos de necessidades

Aquisição, elaboração e reprodução de recursos didáticos

Aquisição de materiais pedagógicos

Realização de visitas de estudo, desde que razoáveis, adequadas e pertinentes, face à

concretização dos objetivos definidos para as atividades

Realização ou aquisição de serviços técnicos especializados relacionados com a

conceção e preparação do projeto

Pessoal afeto ao projeto

(técnico, administrativo e de

apoio, coordenadores

técnico-pedagógicos,

formadores)

Remunerações e encargos sociais de pessoal vinculado ou em regime de prestação de

serviços, envolvidos nas fases de conceção, preparação, desenvolvimento, gestão,

acompanhamento e avaliação do projeto (desde que na candidatura venha

especificado, de forma clara, os recursos humanos afetos ao projeto, as funções e

todas as tarefas desempenhadas pelos mesmos)

Aquisição de serviços de

assistência técnica e/ou

cientifica ao projeto

20%

Serviços externos especializados (desde que na candidatura venha especificado, de

forma clara, os recursos humanos afetos ao projeto, as funções e todas as tarefas

desempenhadas pelos mesmos)

Execução de ações de

divulgação Seminários, ações de sensibilização

Execução de estudos e

investigação Testes ensaios e outros

Execução de ações de

formação

Sem prejuízo dos constantes no PROAP


PROAP

46

Locação de curta duração de

equipamentos 20%

O recurso ao aluguer de equipamentos deve responder a necessidades objetivas das

atividades e ser devidamente justificado, quer quanto à necessidade quer quanto ao

montante, tendo neste último caso por referência o custo e vida útil do respetivo bem,

sendo obrigatória a apresentação de, pelo menos três orçamentos por cada um dos

bens a alocar, no âmbito da realização do projeto.

Locação de curta duração de

instalações 20%

O recurso ao arrendamento para a realização das atividades deve responder e ser

devidamente justificado, quer quanto à necessidade quer quanto ao montante, tendo

em conta o princípio da capacidade instalada e da boa gestão financeira.

Documentação de apoio às

ações constantes no PROAP 10%

Nomeadamente, bibliografia, meios audiovisuais, material de informação e

instrumentos pedagógicos, sem prejuízo do previsto a este título nos subprogramas

Deslocações

As mesmas devem obedecer às regras e montantes estabelecidos para os funcionários

e agentes da Administração pública (de acordo com o definido na Portaria 1553-

D/2008, de 31 de dezembro, com as alterações previstas no Decreto-Lei n.º 137/2010,

de 28 de dezembro), nos termos do n.º 2 do art. 15º do REGESP

Alojamento e alimentação

São também consideradas elegíveis, as despesas com alojamento e alimentação com

os colaboradores quando a elas houver lugar, desde que obedeçam às regras e aos

montantes fixados para atribuição de ajudas de custo correspondentes ao nível mais

elevado fixado para os funcionários e agentes da Administração Pública (de acordo com

o definido na Portaria 1553-D/2008, de 31 de dezembro, com as alterações previstas

no Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro), nos termos do n.º 1 do art. 15º do

REGESP

Certificações, acreditações e

reconhecimento dos

organismos de referência no

âmbito do Sistema Português

de Qualidade


PROAP

47

Despesas correntes gerais 10%

Nomeadamente, despesas de funcionamento, consumíveis, materiais de apoio,

consumo de água, eletricidade e comunicações, despesas gerais de manutenção de

equipamentos e instalações

Aquisição de equipamentos,

considerando-se também a

locação financeira com opção

de compra no final do

respetivo contrato

30%

Apenas considerados os equipamentos de prevenção de riscos profissionais ou

equiparados, no caso de estrita necessidade

Aquisição ou locação de

equipamento informático

10% Sempre que se mostrem indispensáveis ao adequado funcionamento da ação, não se

devendo considerar a pluralidade de equipamentos do mesmo tipo para a mesma ação

ou para repetição de ações do mesmo promotor

Pausa para café Até 2€/pessoa e dia seminário

Nota: As despesas relacionadas com os recursos humanos do projeto só são consideradas elegíveis se os mesmos estiverem

devidamente identificados na estimativa de execução física do projeto constante no formulário de candidatura.


PROAP

48

Anexo 3 – Matriz de Avaliação do Projeto (fase de candidatura)


PROAP

49 49

Anexo 4 – Impresso de identificação do promotor


PROAP

50 50

Anexo 5 – Matriz de Avaliação Técnica da candidatura –

Documento Interno


PROAP

51 51


PROAP

52 52

Anexo 6 – Declaração de compromisso


PROAP

53 53

Anexo 7 – Quadro I – Execução Orçamental


PROAP

54 54


PROAP

55

Anexo 8 – Quadro II – Listagem de documentos de despesa


PROAP

56

Anexo 9 – Matriz de Avaliação do Projeto (avaliação intermédia)


PROAP

57

Anexo 10 – Matriz de Avaliação do Projeto (avaliação final)

Guia de apoio aos processos de candidatura

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