Guia de gestão dos escritórios: Antena da Representação da...

Guia de Gestão dosEscritórios-Antena daRepresentação daUNESCO no Brasil

2 BR/2008/PI/H/29

P R E F Á C I O1. Em consonância com o conceito “Uma UNESCO”, o Escritório da UNESCO em Brasília e seus Escritórios-Antena deverão ser considerados como uma só unidade e como tal deverão seguir as mesmas regras e regu-lamentações. A natureza específica das operações da UNESCO no Brasil exigiu a elaboração de diretrizes locaiscom definições claras dos papéis e das responsabilidades, como também dos procedimentos administrativos ede programação a serem seguidos, além de um alinhamento das operações dentro e entre os escritórios.

2. Tais diretrizes locais seguem as políticas e procedimentos da UNESCO já existentes, que podem serencontrados nos documentos Estratégia de Médio Prazo (C/4), Orçamento do Programa RegularBienal (C/5), Manual Administrativo e circulares, regulamentações e regras para funcionários,como também as Tabelas de Delegação de Autoridade e Responsabilização (Accountability). Asdiretrizes locais estão disponíveis nos seguintes guias:

a) Guia de Gestão dos Escritórios-Antenab) Guia do Ciclo de Gestão de Projetos (em elaboração) c) Guia de Execução de Projetos do UBO (em elaboração) d) Tabela de Delegação de Autoridade e Responsabilização (Accountability) deViagens para funcionários da UNESCO Brasil (em elaboração)

3. O Guia de Gestão dos Escritórios-Antena é direcionado aos funcionários dos Escritórios-Antena e deBrasília. Apresenta o mandado e papel dos Antenas, como também os procedimentos e as práticas que gover-nam as operações diárias alinhadas com as usadas pela UNESCO Brasília, mas adaptadas às condições e aosrequisitos locais. Também inclui orientação sobre o custo de administração do escritório, planejamento orça-mentário, estratégia de comunicação, relacionamento com parceiros e com o Escritório de Brasília. Esse guiatambém inclui uma Tabela de Delegação de Autoridade e Responsabilização (Accountability) para osEscritórios-Antena, que apresenta os tipos de autoridade delegada e a responsabilidade correspondentepara assegurar que as regras, as políticas e os procedimentos da UNESCO, como também as regras para osfuncionários, sejam cumpridas.

4. O Guia de Gestão de Ciclo de Projeto é direcionado aos oficiais de projeto e coordenadores do UBO(Brasília e Antenas) como uma ferramenta para negociação, implementação e monitoramento das atividadesde cooperação da UNESCO no Brasil. Esse guia apresentará premissas e valores relacionados à cooperaçãoprestada pela UNESCO, como também procedimentos e compartilhamento de responsabilidades e responsabi-lização (accountability) em todo o processo de desenvolvimento e implementação da atividade de cooperação,seja na forma de projeto ou não. Também inclui modelos de documentos para essas atividades.

5. O Guia de Execução de Projetos do UBO é direcionado aos coordenadores do UBO, oficiais e assistentesde projeto, como também aos parceiros que participem ativamente da execução dos projetos. Apresenta asregras administrativas e financeiras aplicáveis durante a execução dos projetos, os atores envolvidos e suasresponsabilidades, como também procedimentos detalhados a serem seguidos (para os contratos, pagamentose viagens) e ferramentas disponíveis para a execução e monitoramento de projetos.

6. A Tabela de Delegação de Autoridade e Responsabilização (Accountability) de Viagens para fun-cionários da UNESCO Brasil é direcionada aos funcionários do Escritório de Brasília e dos Antenas. Apresentatipos de autoridades delegadas e a responsabilização correspondente para assegurar que as regras, políticas e osprocedimentos, como também o regulamento para funcionários da UNESCO, sejam cumpridos.

Guia de Gestão dos Escritórios-Antena daRepresentação da UNESCO no Brasil 3

7. Como a UNESCO se encontra em um processo dinâmico, esses guias serão atualizados sempreque necessário.

8. As versões completas mais recentes desses guias estão disponíveis na Intranet da UNESCO Brasil(http://intranet.unesco.org.br/).

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http://intranet.unesco.org.br

Prefácio

Introdução............................................................................................................................................................7

Parte I – Mandato dos Escritórios-Antena....................................................................................................9

1. Histórico...........................................................................................................................................................92. Mandato dos Escritórios-Antena ................................................................................................................93. Papel dos Escritórios-Antena....................................................................................................................11 4. Papel do Escritório da UNESCO em Brasília..........................................................................................125. Relações do Escritório-Antena com organizações parceiras locais e estaduais .........................13 6. Análise geral dos resultados do Escritório-Antena .............................................................................14

Parte II – Estrutura organizacional e funcional do Escritório-Antena ..................................................15

7. Estrutura e relações funcionais do Escritório........................................................................................158. Coordenador do Escritório-Antena ...........................................................................................................169. Unidade de Articulação dos Antenas ......................................................................................................1710. Grupo de Aconselhamento ......................................................................................................................17

Parte III – Planejamento orçamentário e execução financeira do Escritório-Antena ......................19

11. Financiamento do escritório ....................................................................................................................1912. Planejamento orçamentário.....................................................................................................................1913. Execução e monitoramento do orçamento do Escritório...................................................................19 14. Pequeno caixa (Petty Cash) .....................................................................................................................2015. Licitação e compras ..................................................................................................................................2116. Reembolso de despesas de representação e cortesia.......................................................................21

Parte IV – Seed Money do Escritório-Antena e geração de FITOCA.....................................................23

17. Seed money .................................................................................................................................................2418. Geração de FITOCA ...................................................................................................................................24

Parte V– Estratégia de comunicação...........................................................................................................25

19. Relações com a imprensa ........................................................................................................................2520. Uso da logomarca UNESCO ....................................................................................................................25

5Guia de Gestão dos Escritórios-Antena da

Representação da UNESCO no Brasil

C O N T E Ú D O S

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Parte VI – Gestão de recursos humanos .....................................................................................................27

21. Recrutamento, seleção, contratação e demissão de funcionários..................................................2722. Avaliação de desempenho .......................................................................................................................2723. Horário de trabalho e férias do Escritório-Antena..............................................................................2824. Controle de férias e dias trabalhados....................................................................................................2824.1. Planejamento de férias...........................................................................................................................28 24.2. Autorização de férias..............................................................................................................................2924.3. Férias e relatório de freqüência............................................................................................................2924.4. Direito de férias anuais .........................................................................................................................29 25. Treinamento.................................................................................................................................................2926. Hora extra ....................................................................................................................................................3027. Viagem em missão .....................................................................................................................................3028. Segurança dos funcionários ....................................................................................................................31

Parte VII – Operações do Escritório-Antena .............................................................................................33

29. Segurança e dependências do Escritório .............................................................................................3329.1. Negociação das dependências ............................................................................................................3329.2. Seguro das dependências .....................................................................................................................33 29.3. Segurança das dependências ..............................................................................................................3330. Uso de telefones fixos, celulares e via satélite ..................................................................................3431. Arquivamento de documentos, serviços de correios e malote ........................................................3532. Transporte ....................................................................................................................................................3532.1. Pessoas autorizadas a usar os veículos oficiais...............................................................................35 32.2. Controle do uso do veículo oficial ........................................................................................................3632.3. Controle de consumo de combustível do veículo oficial..................................................................3632.4. Manutenção e estacionamento do veículo oficial ............................................................................3632.5. Acidentes envolvendo o veículo oficial e seguro..............................................................................3632.6. Uso de táxis .............................................................................................................................................36 33. Uso de cartões de visita ...........................................................................................................................3734. Uso de crachá de identidade...................................................................................................................3735. Uniformes.....................................................................................................................................................3736. Gestão de bens ...........................................................................................................................................3737. Manutenção e serviços básicos .............................................................................................................3838. Clipping e acesso a jornais e revistas...................................................................................................38

ANEXO 1 – Tabela de Delegação de Autoridade e Responsabilização para os Escritórios-Antena.............................................................................................................................39ANEXO 2 – Lista das abreviações.................................................................................................................48

I N T R O D U Ç Ã O


O presente guia foi desenvolvido para fornecer aos funcionários dos Escritórios-Antena e de Brasília (UBO)orientação e diretrizes sobre o mandato e papel dos Antenas, como também os procedimentos e práticas quegovernam a gestão de suas operações alinhadas com aquelas usadas pelo Escritório da UNESCO em Brasília.Estas diretrizes são fundamentais para ajudar os Escritórios-Antena a assumir todos os aspectos de sua autori-dade delegada e responsabilização, como estabelecido na Tabela de Delegação de Autoridade eResponsabilização para os Escritórios-Antena (Anexo 1).

Os objetivos deste guia são os seguintes:• Fornecer melhor compreensão sobre as operações dos Escritórios-Antena.• Harmonizar e padronizar práticas administrativas entre os Escritórios-Antena e Brasília.• Melhorar a sinergia e interação entre os funcionários dos Escritórios-Antena e de Brasília.• Fornecer orientação mais clara, permitindo execução mais eficiente e efetiva.• Facilitar o planejamento e a implementação das atividades do Escritório.• Fornecer um documento de referência para os funcionários que possa também ser usado para

propósitos de treinamento.

As informações contidas neste guia são baseadas num conjunto de insumos das normas e regras existentesda UNESCO, como também dos relatórios oficiais, memorandos e consultas internas:

• Normas e regras da UNESCO: Manual Administrativo, circulares, normas e regras para funcionários,Tabela de Delegação de Autoridade e Responsabilização;

• Relatório de auditoria interna dos Escritórios-Antena da UNESCO 2006 (IOS);• Documentos e decisões do Conselho Executivo: 175 EX/INF.6 e 175 EX/24;• Memorandos internos do Representante da UNESCO no Brasil (DIR/UBO).

O guia está estruturado sobre os seguintes temas principais: 1. Mandato dos Escritórios-Antena2. Estrutura organizacional e funcional do Escritório-Antena3. Planejamento orçamentário e execução financeira do Escritório-Antena 4. Seed Money do Escritório-Antena e geração de FITOCA 5. Estratégia de comunicação6. Gestão de recursos humanos; e7. Operações do Escritório-Antena

Um programa de treinamento global compreendendo orientações estabelecidas neste guia será fornecidoperiodicamente para os funcionários dos Escritórios-Antena e do UBO, com o objetivo de fortalecer sua capacidades.

Documentos de referência e sites da web mencionados neste guia estão disponíveis na intranet da UNESCO(http://intranet.unesco.org.br).

http://intranet.unesco.org.br

Parte I – Mandato dos Escritórios-Antena


1. Histórico

A Constituição Brasileira de 1988 propiciou ao país um marco de política pública descentraliza-do, no qual os 27 estados e 5.564 municípios se tornaram responsáveis por programas de educaçãobásica, saúde e assistência social para suas populações. Considerando que vários governos estaduaise municipais não possuem capital humano e capacidade de gestão necessários para cumprir comessas novas responsabilidades, as oportunidades de cooperação técnica internacional se tornaramcrescentemente presentes em âmbitos locais e regionais.

Para suprir tais demandas, a UNESCO desenvolveu no Brasil uma estratégia de descentralizaçãobaseada em uma presença em âmbito estadual por intermédio de uma rede de Escritórios-Antena.Além de levar os princípios e contribuições técnicas da UNESCO a governos locais, os Escritórios-Antena podem oferecer ao setor privado local e a organizações da sociedade civil as mesmaspossibilidades de cooperação internacional apresentadas em âmbito federal pela Representaçãoda UNESCO em Brasília.

Essa estratégia de descentralização para o Brasil foi detalhada na 175° sessão do ConselhoExecutivo da UNESCO em 2006 (para mais informações favor referirem-se aos documentos 175EX/INF.6 e 175 EX/24).

2. Mandato dos Escritórios-Antena

Os Escritórios-Antena da UNESCO são unidades organizacionais que são parte integrante doEscritório da UNESCO em Brasília (UBO). O objetivo principal dos Escritórios-Antena é servir aoBrasil de maneira mais efetiva, suprindo necessidades específicas e circunstâncias especiais nosâmbitos locais, estaduais e municipais, usando o vasto conhecimento, as experiências e idéias acu-muladas ou geradas pelo Escritório da UNESCO em Brasília e pela Organização como um todo nomundo. Os Antenas também têm a intenção de assegurar a presença ativa da Organização no paísconjuntamente com outras agências e fundos do Sistema Nações Unidas.

Dentro desse marco, os Escritórios-Antena operam sob três mandatos, alinhados com a Tabelade Delegação de Autoridade e Responsabilização para os Escritórios-Antena (Anexo 1), seçõesLiderança & Representação, Planejamento programático, orçamentário e de implementação, bemcomo a seção Programação e gestão financeira de recursos extra-orçamentários:

(a) Estabelecimento de prioridades e captação de recursos (de ambos os setores, público eprivado) – a presença local fornece aos Escritórios-Antena vantagens comparativas significativas,tais como profundo entendimento do contexto social, político e econômico da região e um diálogo

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mais próximo com atores sociais chaves. Isso permite às equipes dos Antenas identificarquestões relevantes, propor novas maneiras de lidar com elas e desenvolver novos acordos decooperação técnica internacional, programas ou projetos baseados no mandato e nas especiali-dades da UNESCO.

Esse mandato inclui, entre outros:

(a.1) Articular-se com entidades dos setores privado e público, ONGs, instituições financeirasinternacionais e outros parceiros em potencial.

(a.2) Identificar prioridades emergentes ou oportunidades relacionadas a uma ou mais das cincoáreas programáticas da UNESCO.

(a.3) Desenvolver parcerias dentro das áreas programáticas e de acordo com os objetivos eprioridades da UNESCO.

(a.4) Preparar acordos de cooperação e/ou propostas de projetos novos ou revisar os jáexistentes, seguindo as diretrizes, normas e regras da UNESCO, em coordenação com cadaárea programática envolvida, Gabinete do Representante e SERVIÇOS CORPORATIVOS.

(a.5) Mobilizar fundos extra-orçamentários necessários em níveis estaduais e municipais, deparceiros públicos e privados (nesse sentido, os Escritórios-Antena devem ajudar a assegurar asustentabilidade das operações do UBO, como também as sua própria independência financeira).Essa função deve ser desenvolvida em relação aos planos de trabalho dos Escritórios-Antena e deBrasília; todos os projetos ou iniciativas devem estar alinhados com o Marco Estratégico para aUNESCO no Brasil, como também com o UCPD, a Estratégia de Médio Prazo (C/4) e o Orçamento doPrograma Regular Bienal (C/5). É esperado que os Escritórios-Antena desempenhem papel instru-mental na implantação dessas estratégias, contribuindo assim para que os objetivos programáticosgerais da UNESCO sejam atingidos.

(b) Gestão de projetos – Os Escritórios-Antena são plenamente responsáveis pela implantação egestão dos programas e projetos assinados com parceiros estaduais e municipais, principalmente(mas não exclusivamente) na região coberta por cada um deles, quando houver um técnico qualifi-cado para aquele setor no Escritório. Os trabalhos devem ser realizados com relatórios técnicossendo enviados ao coordenador da área programática correspondente do Escritório de Brasília.Para projetos sem um técnico qualificado no Escritório- Antena, a implantação ficará sob a respon-sabilidade do Escritório de Brasília; no entanto, todas as comunicações com autoridades ou par-ceiros locais devem ser copiadas para o Escritório-Antena. Os projetos devem ser aprovados peloUBO e pela Sede, seguindo as normas e regras da UNESCO.


(b.1) Implantar planos de trabalho aprovados, executando as atividades designadas à UNESCO eauxiliando os responsáveis pelos projetos ligados às entidades parceiras na execução de suasresponsabilidades, assegurando assim uma execução efetiva de cada projeto dentro de seurespectivo cronograma.


(b.2) Receber e/ou fornecer treinamento ou assistência técnica em questões específicas deprojetos para parceiros e executores de projetos.

(b.3) Fornecer insumos (recursos humanos, financeiros ou materiais) necessários para asatividades do projeto, de acordo com o orçamento aprovado.

(b.4) Monitorar a execução do projeto em ambos os níveis, técnico e financeiro, incluindo odesembolso dos recursos de parceiros conforme estabelecido no acordo de parceria.

(b.5) Informar as áreas relevantes do Escritório de Brasília sobre a execução, dificuldades erealizações dos projetos, tomando as ações corretivas correspondentes quando necessário.

(b.6) Auxiliar na execução de projetos e atividades realizadas diretamente pelo Escritório deBrasília nos estados/municípios cobertos pelo Antena, quando solicitado.

(b.7) Analisar e sistematizar resultados de projetos para compartilhar lições aprendidas em nívellocal, nacional e internacional; organizar o conteúdo de livros e publicações.

(b.8) Disseminar localmente informações sobre as experiências da UNESCO no Brasil e emoutros países.

(c) Representação local da Organização – como parte integrante do UBO, espera-se que osEscritórios-Antena representem a UNESCO principalmente (mas não exclusivamente) em âmbitosestaduais e municipais na região coberta por cada escritório, quando necessário. Essa função derepresentação deverá ser desempenhada de acordo com as normas e regras da UNESCO, comotambém sob a autoridade e supervisão direta do DIR/UBO, como descrito na Tabela de Delegaçãode Autoridade e Responsabilização dos Escritórios-Antena.


(c.1) Participar de conferências, seminários e oficinas locais, como participante ou palestrante,em seu campo de competência.

(c.2) Preparar e apresentar papers, textos, palestras, documentos e relatórios.

(c.3) Responder solicitações externas de informações e materiais sobre o mandato da UNESCO(incluindo, entre outros, o Marco Estratégico, documentos C-4 e C-5), posicionamentos institucionais,políticas e modus operandi (especialmente em relação a parcerias).

(c.4) Atuar como fonte para a mídia quando solicitado pelo DIR/UBO ou pela assessoria de comu-nicação do UBO.

(c.5) Fortalecer e coordenar a articulação da UNESCO com instituições de especialistas, univer-sidades, centros de pesquisas e cátedras UNESCO.

(c.6) Participar em redes de conhecimentos ou conselhos consultivos em nome da UNESCO.

(c.7) Participar de reuniões com partes interessadas para fornecer informações e insumostécnicos para processos de tomada de decisão relacionados ao mandato da UNESCO.

3. Papel dos Escritórios-Antena

Dentro da execução dos seus mandatos, também espera-se que os Escritórios-Antena desem-penhem, a nível local, o mesmo conjunto de cinco papéis/funções desenvolvidas pelo Escritório deBrasília, de acordo com a capacidade técnica disponível. Esses papéis são:

• Apoio Técnico (e algum apoio administrativo) a parceiros locais;

• Facilitação para a cooperação visando o desenvolvimento local, agindo no sentido de coordenare apoiar parceiros locais em iniciativas e trabalhos conjuntos;

• Desenvolvimento de capacidades (ex: desenho de projetos e materiais de treinamento);

• Laboratório de idéias (ex: para projetos-piloto com desenho e/ou abordagem inovadora);

• Clearing House para informações (ex: disseminação de lições aprendidas a partir dos projetos daUNESCO e outros projetos sociais de parceiros do Estado e área de atuação do Antena, como tam-bém experiências internacionais de outros escritórios da UNESCO).

Além desses papéis, no caso dos Escritórios-Antena, atenção especial deve ser dada também àfunção de defesa e promoção de idéias direcionada ao desenvolvimento de políticas públicas, comotambém captação de recursos baseada em planos de trabalho, como enfatizado no ponto (a.5) acima.

4. O papel do Escritório da UNESCO em Brasília

O Escritório de Brasília permanece responsável pelas operações gerais da UNESCO no Brasil,em especial:

(a) Representar a UNESCO em âmbito nacional no Brasil.

(b) Promover e defender os ideais e objetivos da UNESCO e disseminá-los no governo, nascomunidades profissionais e com o público em geral.

(c) Promover a visibilidade da Organização dentro do país.

(d) Antecipar questões nos campos de competência da UNESCO e formular abordagens inovadoraspara lidar com elas.

(e) Analisar tendências nos campos de competência da Organização no Brasil para orientar políticase ações nos âmbitos local, nacional e global.

(f) Formular e refinar estratégias e planos de trabalho da UNESCO no Brasil, em consonância como mandato, estratégias globais, objetivos principais e vantagens comparativas da Organização, comotambém com a programação interagencial para o Brasil (Marco do Desenvolvimento de Atividadedas Nações Unidas - UNDAF) e outras iniciativas conjuntas das Nações Unidas, coordenando inicia-tivas de âmbito nacional, incluindo campanhas de conscientização.

(g) Auxiliar autoridades federais e governos de nível local nos estados onde não existamEscritórios-Antena, bem como outras partes interessadas, no aperfeiçoamento e capacitação, na

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definição/aperfeiçoamento de políticas e estratégias, e na identificação e formulação de projetos dedesenvolvimento alinhados com o mandato e programas da Organização, mobilizando fundos extra-orçamentários para sua implantação.

(h) Agir como facilitador/promotor de melhores práticas e experiências acumuladas nos campos decompetência da Organização.

(i) Promover iniciativas Sul-Sul.

(j) Formar e coordenar redes nacionais e Clearing Houses que forneçam insumos para a redeglobalizada da Organização de centros de referência em abordagens e pesquisas inovadoras no Brasil.

(k) Contribuir com as atividades da Equipe de País das Nações Unidas (UN Country Team), especial-mente para a implementação do UNDAF e outras iniciativas conjuntas do sistema ONU.

(l) Supervisionar os Escritórios-Antena por meio de:

• aplicação de políticas e direção executiva;

• aprovação de suas estratégias e planos de trabalho;

• aprovação de projetos extra-orçamentários por eles desenvolvidos (primeiro na etapa dedesenho inicial e subseqüentemente nas propostas completas) e assinatura dos acordos correspon-dentes com parceiros, seguindo a aprovação da Sede e ABC;

• distribuição, entre os Antenas, de recursos provenientes dos rendimentos de Custo de Gestão(PSC) de projetos extra-orçamentários no Brasil;

• monitoramento e avaliação das atividades dos Antenas;

• fornecimento de assessoria especializada ou referência (respaldo técnico) quandonecessário;

• fornecimento de outros serviços centrais (gestão e desenvolvimento de recursos humanos,gestão e controle financeiro etc.).

(m) Relatório geral para a Sede de todas as operações no Brasil, incluindo aquelas realizadas pelosEscritórios-Antena.

5. Relações do Escritório-Antena com organizações parceiras locais e estaduais

As relações do Escritório-Antena com o governo, com as autoridades e os coordenadores de pro-jetos locais devem ser cordiais e de apoio. No entanto, os Escritórios-Antena devem preservar a suaindependência administrativa e decisória em relação a tais instituições. Além do mais, o Escritório-Antena deve ocupar o seu próprio espaço independente. Na ocorrência de situações de desconfortoou conflito, elas devem ser relatadas ao setor apropriado do Escritório de Brasília, a Unidade deArticulação dos Antenas e, dependendo da gravidade da situação, também ao DIR/UBO.

Em relação às organizações parceiras locais é responsabilidade do Escritório- Antena:



• Fornecer o apoio necessário aos projetos.

• Treinar equipes de projetos com apoio das áreas relevantes.

• Definir, junto com o parceiro, os termos de referência e ações a serem realizadas; e acompanharas atividades que estão sendo realizadas.

• Manter as áreas Administrativas, de Programas e de Articulação do Escritório de Brasília infor-madas sobre o desenvolvimento dos projetos.

• Controlar o fluxo de documentos em processamento por intermédio do Escritório-Antena entre oparceiro e a Representação da UNESCO em Brasília; manter um sistema de arquivamento dedocumentos paralelo manuseado pelo Escritório-Antena.

É de responsabilidade das autoridades e gestores de projetos parceiros locais:

• Iniciar a execução, monitorar e avaliar as atividades previstas nos acordos.

• Propor qualquer modificação ou ajuste necessário, e preparar relatórios de progresso periódicosem conformidade com as diretrizes fornecidas pela UNESCO.

• Ter local próprio para a administração das atividades e controle da documentação sob suaresponsabilidade.

6. Análise geral dos resultados do Escritório-Antena

Os resultados gerais dos Escritórios-Antena serão avaliados anualmente com base no cumpri-mento dos seus mandatos, papéis e funções, como mencionado neste Guia, e suas realizações, emtermos de metas estabelecidas pelo plano de trabalho de atividades anual preparado e apresenta-do por cada Escritório-Antena a Brasília. A apreciação será fundamentada nos resultados alcança-dos e realizada pelo Escritório de Brasília e por auditores/avaliadores externos. Entre outroscritérios, também devem ser considerados:

• contribuições ao Marco Estratégico do UBO;

• realizações e lições aprendidas;

• efeitos de iniciativas de captação de recursos, incluindo aqueles com o setor privado;

• contribuições com as iniciativas de descentralização da ONU;

• exigências de recursos;

• cumprimento das normas e regras da UNESCO.

As diretrizes para a preparação do plano de trabalho de atividades serão fornecidas peloEscritório de Brasília para os Escritórios-Antena.

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7. Estrutura e relações funcionais do Escritório

Cada Escritório-Antena é composto de uma equipe-base mínima financiada pela UNESCO (FITOCA)encarregada de realizar atividades administrativas e programáticas. Integrantes adicionais podem ser financia-dos por projetos EXB específicos e, como parte de suas tarefas/responsabilidades, contribuir para atividadesdos Antenas, contanto que haja um acordo formal com o parceiro do projeto.

A estrutura da equipe-base do Antena é mostrada abaixo, no diagrama organizacional:

A linha reta deste diagrama indica o relacionamento de supervisão e orientação (a quem a pessoa se reporta),enquanto a linha pontilhada indica relações funcionais. É importante notar que a comunicação entre as áreas nãoestá limitada por essas linhas e dever ser aplicada em todos os níveis, verticais e horizontais, quando necessário.

O coordenador do Escritório-Antena responde diretamente ao DIR/UBO. Os coordenadores dos Antenastambém devem manter ligação direta com o oficial sênior de articulação (SLO), que fornecerá orientações edireções gerais para a racionalização e coerência dentro das ações dos Escritórios-Antena. Questões pro-gramáticas e institucionais devem ser lidadas em articulação com o(s) coordenador(es) da(s) área(s) pro-gramáticas correspondentes, o Gabinete e os Serviços Corporativos do Escritório de Brasília.

Parte II – Estrutura organizacional e funcional doEscritório-Antena

DIR/UBO

DDIR/Serv. Corp.e Administrador Oficial Senior de

Articulação

DDIR/Programa

Coordenadordo Antena

Motorista(quando aplicável) Secretária

AssistenteFinanceiro e

Administrativo

AssistenteAdministrativo Jr.

(quando aplicável)(whenever applicable)

Oficial de Projeto(1 ou mais)

Escr

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Coordenadoresde Programa

Todos os funcionários dos Antenas respondem diretamente ao coordenador do Escritório-Antena em relaçãoàs operações diárias. O assistente financeiro e administrativo do Escritório-Antena tem uma relação direta como DDIR/ Serviços Corporativos para orientação e direção sobre normas e procedimentos da UNESCO.

8. Coordenador do Escritório-Antena

Os coordenadores dos Escritórios Antena são representantes oficiais da UNESCO nos seus estados e,assim, são integralmente responsáveis pelas ações realizadas localmente, como também responsáveis porqualquer ato cometido pelo Escritório-Antena em nome da UNESCO, como estabelecido na Tabela deDelegação de Autoridade e Responsabilização do Escritório-Antena. Eles também devem seguir asNormas de Conduta do Serviço Público Internacional que se aplicam aos funcionários da UNESCO.Esse documento estabelece regras claras de conduta no trabalho e oferece direcionamento prático emrelação a procedimentos e relações com organizações parceiras.

Os coordenadores dos Escritórios-Antena são responsáveis por assegurar que os três mandatos dosEscritórios-Antena sejam cumpridos (estabelecimento de prioridades e captação de recursos, gestão de projetose representação local). Além disso, devem desenvolver suas próprias estratégias e planos de trabalho espe-cíficos, construindo uma abordagem baseada em resultados de acordo com diretrizes fornecidas pelo Escritórioem Brasília. Também são responsáveis por definir prioridades de ação baseadas no UCPD e no MarcoEstratégico para a UNESCO no Brasil, focando em ações e projetos de impacto direto e alta visibilidade.

Mais especificamente, é esperado que os coordenadores dos Escritórios-Antena:

• Promovam e defendam os ideais e objetivos da UNESCO, disseminando-os em níveis locais de governo,comunidades profissionais e público em geral.

• Fomentem cooperação técnica entre vários atores locais e desenvolvam parcerias novas, identificando eformulando/supervisionando a elaboração de projetos de desenvolvimento em conformidade com o UCPDe o Marco Estratégico para a UNESCO no Brasil.

• Mobilizem, executem e monitorem o uso de fundos extra-orçamentários para a implantação desses projetos.

• Implementem efetivamente as atividades e projetos do Escritório.

• Promovam a visibilidade da Organização localmente.

• Estabeleçam estratégias, incluindo estratégias de captação de recursos e planos de trabalho alinhadoscom o UCPD e o Marco Estratégico para a UNESCO no Brasil.

• Auxiliem o governo local e outras partes interessadas no fortalecimento de suas capacidades emdefinição/refinamento de políticas e estratégias;

• Contribuam com as atividades conjuntas das Nações Unidas em âmbito local.

• Gerenciem de maneira eficiente os recursos humanos e financeiros dos Escritórios-Antena, como tam-bém suas dependências e façam que as medidas de segurança sejam cumpridas.

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• Informem o Escritório de Brasília regularmente sobre questões programáticas, administrativas e finan-ceiras, incluindo dificuldades e obstáculos encontrados durante a realização de suas funções.

• Observem as normas de conduta do serviço público internacional.

• Sigam as normas e regras da UNESCO.

9. Unidade de Articulação dos Antenas

Uma Unidade de Articulação foi criada no UBO para funcionar como ponto focal para os Escritórios-Antena, melhorando o fluxo de informação e coordenação entre os Antenas e o Escritório de Brasília. O objeti-vo é fortalecer a estratégia de descentralização da UNESCO, desenvolvendo sinergias e complementaridadesentre os escritórios que possam aperfeiçoar sua eficiência e efetividade.

Atualmente, essa ligação está sob a responsabilidade de um oficial sênior de articulação (SLO), que éresponsável por:

• Assegurar uma ligação eficiente entre os Escritórios-Antena e o Escritório da UNESCO em Brasília, emambas as perspectivas, programáticas e administrativas.

• Oferecer apoio, assessoria e orientação diária para suas contrapartes nos Escritórios-Antena em qualquerquestão que possa requerer solução imediata, ex: resolução de problemas.

• Articular com outras entidades das Nações Unidas, em especial aquelas que possuem um acordosemelhante com estados e municípios (escritórios regionais), para buscar atividades conjuntas da ONU eassim maximizar/racionalizar os esforços, presença e recursos.

• Contribuir, com o apoio do DDIR/Programas do UBO e Áreas Programáticas, para o desenvolvimento denovas iniciativas de projetos, parcerias e acordos de cooperação.

• Informar regularmente os Escritórios-Antena, o Escritório de Brasília e a Sede sobre as mais recentesrealizações dos Escritórios-Antena e tendências futuras referentes à cooperação prestada pela UNESCOnos estados e municípios.

O SLO é um membro do Gabinete e, como tal, responde diretamente ao DIR/UBO, obtendo orientação do DDIR/Programas para questões programáticas ou do DDIR/Serviços Corporativos para questões administrativas.

10. Grupo de aconselhamento (GA)

Questões transversais, que apresentem maior nível de complexidade e requeiram esforços extras de coor-denação, podem ser tratadas por um Grupo de Aconselhamento Ad-hoc (GA) antes que sejam submetidasà decisão.

O objetivo desse grupo, quando convocado, é auxiliar o DIR/UBO nos processos de tomada de decisão.Mais especificamente, o GA é responsável por:

(a) Identificar estratégias comuns e potenciais iniciativas conjuntas entre os escritórios de Brasília e nosestados.

(b) Melhorar a coordenação entre diferentes áreas, fortalecendo assim abordagens intersetoriais.

(c) Auxiliar na construção de consenso entre áreas distintas e Escritórios-Antena.

O Grupo de Aconselhamento é parte do Gabinete e é formado por pelo menos três membros indicadospelo DIR/UBO. Quando o DIR/UBO, DDIR/Programas do UBO, Gabinete, Área Programática ou Escritório-Antena considerarem necessário, o GA pode ser convocado e iniciar um processo de consulta internapor meio da realização de reuniões com as partes envolvidas para discutir a questão e/ou coleta de infor-mações para serem repassadas ao DIR/UBO antes de sua decisão.

Questões de interesse dos Escritórios-Antena podem ser canalizadas para o Grupo de Aconselhamento porintermédio do SLO; quando uma solicitação é feita, o SLO assumirá a responsabilidade de convocar umareunião do GA e convidar as partes para apresentarem suas visões; alternativamente, tais reuniões podem serrealizadas por teleconferência.

Quando o Grupo de Aconselhamento chegar a uma conclusão, uma reunião final será agendada entre o GAe o DIR/UBO para que os resultados do processo de consulta sejam apresentados e discutidos.

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11. Financiamento do Escritório

Os custos correntes e gastos com a equipe-base dos Escritórios-Antena serão cobertos pela taxa de gestãogerada (PSC) de projetos extra-orçamentários do UBO (via FITOCA), ou por doações recebidas do governo local(por meio de apropriação de recursos adicionais ao Programa Regular). Quando possível, demais custosadicionais serão cobrados de projetos extra-orçamentários em execução pelo Escritório-Antena.

12. Planejamento orçamentário

O plano de trabalho orçamentário do Escritório-Antena descreve atividades que serão realizadas pelaequipe do Escritório-Antena durante o ano, é apresentado por linha contábil (general ledger – GL) especifican-do a natureza do gasto e estabelece:

O plano de trabalho orçamentário do Escritório-Antena, descreve atividades que serão realizadaspela equipe do Escritório-Antena durante o ano, é apresentado por linha contábil (general ledger – GL) especi-ficando a natureza do gasto e estabelece:

• atividades detalhadas planejadas para o período e recursos necessários (incluindo o uso do seed money);

• custos correntes do Escritório-Antena com:

– funcionários

– materiais e instalações

– serviços

– manutenção

O plano de trabalho orçamentário para o Escritório deverá estar alinhado com o plano de trabalho das ativi-dades anuais do Escritório-Antena, definindo objetivos e metas nos âmbitos institucionais e programáticos.

13. Execução e monitoramento do orçamento do Escritório

O coordenador do Escritório-Antena é responsável por executar o orçamento aprovado para o Escritório-Antena seguindo as normas e regras da UNESCO, o Guia de Execução de Projetos do UBO e as orientaçõesencontradas no presente Guia. Em caso de dúvidas durante a implantação do orçamento do escritório, emque uma instrução clara não tenha sido fornecida nesses guias, o Escritório-Antena deve consultar a áreacorrespondente do Escritório da UNESCO em Brasília.

Parte III – Planejamento orçamentário e execução financeira do Escritório-Antena

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É imperativo assegurar o uso racional e com parcimônia dos recursos disponíveis de acordo com oorçamento aprovado. É importante mencionar que, com a redução dos seus custos correntes, o Escritório-Antena contribui diretamente para a melhora de sua própria sustentabilidade. Além do mais, ações orien-tadas pelos princípios do desenvolvimento sustentável deverão ser aplicadas na administração diária doEscritório-Antena, como:

• redução do número de documentos impressos;

• uso de digitalização de documento e/ou sua visualização em formato eletrônico, imprimindo cópiassomente quando estritamente necessário;

• reciclagem, por exemplo: de papel e cartuchos de tinta de impressoras;

• incentivo à economia de energia pelos funcionários (ex: desligar computadores durante a noite, desligaras luzes e aparelhos de ar-condicionado quando deixar a sala);

• redução do uso do carro do Escritório-Antena para economizar combustível e reduzir emissões de poluentes.

Um monitoramento contínuo da execução do orçamento deve ser realizado; assim, quando necessário,revisões oportunas podem ser solicitadas pela Unidade de Articulação ou pelo coordenador do Escritório-Antena e submetidas ao DIR/UBO via área de Orçamento para aprovação.

14. Pequeno caixa (Petty Cash)

Um fundo para despesas miúdas deve ser estabelecido para financiar pequenos gastos como tarifas decorreios, material de escritório, serviços de mensageiro. Os seguintes procedimentos devem ser observadosdurante o estabelecimento e operação de um fundo como esse:

• O responsável pelo petty cash deve ser indicado pelo coordenador do Escritório-Antena. Ele ou ela devefazer parte da equipe regular do Escritório-Antena e será responsável pelo uso adequado desses fundos.

• Uma quantia monetária de no máximo ao equivalente a US$ 500,00 é depositada em um cartão Visapré-pago que é disponibilizado ao titular do petty cash. Os fundos deverão ser gerenciados e sacados pelotitular do cartão quando necessário.

• Pagamentos individuais pelo petty cash não podem exceder ao equivalente a US$ 50,00.

• Adiantamentos, salários, horas extras e diárias não podem ser pagos pelo petty cash. Além disso, o fundonão pode ser usado para a aquisição de equipamentos duráveis.

• O titular responsável pelo petty cash prestará conta mensalmente do fundo, apresentando original defaturas/recibos e documentos de apoio à Unidade de Contas da UNESCO em Brasília para análise aaprovação.

Mais informações sobre a gestão desse fundo estão disponíveis no Guia de Execução de Projeto.



15. Licitação e compras

Materiais de escritório e serviços de manutenção de uso do Escritório-Antena devem ser adquiridos peloAntena diretamente, sem necessidade de autorização por parte do DDIR/Serviços Corporativos, até umaquantia equivalente a US$ 2.500,00 – contanto que o item esteja contido no orçamento aprovado para oEscritório. No entanto, a cotação de preço a ser realizada pelo Antena antes da aquisição deve constar de pelomenos três orçamentos válidos de fornecedores idôneos.

Para compras acima de US$ 2.500,00, o processo requer autorização prévia do DDIR/Serviços Corporativose será conduzido pela Unidade de Licitação do Escritório em Brasília.

16. Reembolso de despesas de representação e cortesia

Autorização para gastos com refeições como parte de eventos internos ou eventos de representação deve serpreviamente solicitada ao DIR/UBO, que, por sua vez, avaliará a solicitação e a autorizará se estiver em conformi-dade com os interesses da Organização.

• Gastos com representação: custos com recepções e/ou refeições de funcionários da UNESCO e seus convi-dados quando envolvidos em questões de interesse institucional.

• Gastos de cortesia: comida e bebida fornecida em atividades como sessões de treinamento e eventosinternos. A quantia máxima que pode ser aprovada por evento é US$ 250,00.

O pagamento de tais gastos deve, inicialmente, ser feito pelo próprio funcionário. Subseqüentemente, oFormulário 517 deve ser preenchido. Esse formulário, junto com uma lista com os nomes das pessoas aten-didas (com suas respectivas afiliações institucionais), a aprovação do DIR/UBO, os formulários de Pagamentode Reembolso (SP) e os documentos originais deverão ser enviados para o Escritório da UNESCO em Brasíliapara pagamento.



17. Seed money

Como um insumo-chave para o alcance de sua missão, os Escritórios-Antena recebem do UBO/Brasília umorçamento anual sob o título de seed money, exclusivo para atividades que possuam um potencial real deoriginar ou renovar parcerias de interesse para a UNESCO no país.

O envelope do seed money para o Escritório-Antena deverá ser mantido sob a responsabilidade exclusivado coordenador do Escritório-Antena, que será responsável pelo bom uso desses fundos. Para maximizar a alo-cação de fundos, é recomendado que os coordenadores dos Escritórios-Antena acompanhem as atividadesdesenvolvidas com o seed money, em conjunto com a Unidade de Articulação e/ou coordenadores deProgramas do UBO.

O seed money deverá usado para:

(a) consultorias para a elaboração de proposta de projeto ou documento de projeto;

(b) eventos ou seminários em que a UNESCO e o seu Marco Estratégico sejam mencionados;

(c) missões, reuniões e outras atividades de captação de recursos; e

(d) publicação de materiais de informação que disseminem e promovam a UNESCO e seu Marco Estratégico.

O seed money pode ser usado para a elaboração de propostas ou documentos de projeto; os custos comtradução devem ser cobertos pelos parceiros de projeto ou, quando possível, reembolsados pelo orçamento doprojeto, quando aprovado. Nesse caso, fundos podem ser adiantados pelo UBO na rubrica Orçamento deTradução FITOCA – 633BRZ9002, após aprovação pelo SLO. O seed money não pode ser usado para contratarfuncionários permanentes, somente consultorias por produto.

A Representação da UNESCO no Brasil, os coordenadores de Áreas Programáticas (ED, CLT, SC, SHS e CI)e a Unidade de Articulação acompanharão de perto o uso desses recursos. Os resultados concretos de semi-nários, eventos, missões e outras ações financiadas com esses recursos deverão ser regularmente avaliados esão fatores condicionantes para a aprovação de novos recursos para o ano seguinte, além de influenciar naavaliação de desempenho do coordenador do Escritório-Antena.

Uma tabela de monitoramento do seed money para acompanhar todas as atividades e analisar seusresultados qualitativos deverá ser preenchida periodicamente e apresentada à Unidade de Articulação e àUnidade de Orçamento do UBO.

Part IV – Seed Money do Escritório-Antena e geração de FITOCA

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18. Geração de FITOCA

Como mencionado previamente, os custos correntes do Escritório-Antena podem ser financiados pela taxade gestão (PSC) gerada por projetos extra-orçamentários (consolidados no FITOCA). É então essencial para asustentabilidade da estratégia de descentralização da UNESCO no Brasil que os Escritórios-Antena e oEscritório de Brasília possam identificar e articular novas parcerias, como também renovar parcerias atuais,assim gerando recursos suficientes para cobrir os custos correntes de cada escritório e melhorar o alcance dacooperação técnica oferecida pela UNESCO dentro do país.

Para evitar competição e estimular cooperação e trabalho em equipe entre os Escritórios-Antena e oEscritório de Brasília, os resultados da captação de recursos serão analisados por meio de um modelo matri-cial desenhado para consolidar simultaneamente o produto dos esforços realizados em âmbito programático egeográfico.

De acordo com essa política de compartilhamento de custo de apoio, a totalidade dos esforços realizadosem determinado estado, e a totalidade do PSC gerado por projetos novos e em andamento dentro do estadodeverão ser considerados como resultado do Antena ao qual o estado está relacionado, independentemente dalocalização do oficial do projeto ou da responsabilidade de implantação do projeto. Da mesma forma, a totali-dade de fundos arrecadados por projetos relacionados a uma área programática específica também deverá serconsiderada resultado daquela área, independentemente da gestão do projeto ser realizada por Brasília oupelos Escritórios-Antena. O mesmo raciocínio é aplicado para projetos e parcerias novas desenvolvidos por umEscritório-Atena em outro estado ou em âmbito nacional, não importando a localização do oficial de projeto –os rendimentos de PSC gerados serão simultaneamente considerados parte do Escritório-Antena, como tam-bém resultados da área programática relacionada ao projeto. Projetos conjuntos e outros casos especiais serãoanalisados pelo UBO separadamente.

Essa política é fundamentada no reconhecimento que os Escritórios-Antena são extensões ativas do UBO;que os Escritórios-Antena possuem um papel a desempenhar, mesmo nos casos em que o projeto esteja basea-do em Brasília; e que a sustentabilidade é uma questão de preocupação coletiva.



19. Relações com a imprensa

Todas as ações envolvendo relações com a imprensa brasileira e internacional são coordenadas pelaUnidade de Comunicação, Informação Pública e Publicações (Ucip) e executadas pela Assessoria deComunicação (Ascom) da Representação da UNESCO no Brasil. O Escritório de Brasília é responsável porassegurar a alta qualidade das informações sobre a UNESCO divulgadas na mídia e certificar que essasinformações estejam alinhadas com as políticas e prioridades da UNESCO. É de competência da Ascomestabelecer pontes entre a UNESCO e a imprensa para que as demandas de jornalistas sejam respondidasprontamente, resolvendo dúvidas e oferecendo os esclarecimentos necessários.

Para manter os altos níveis de visibilidade e credibilidade que a UNESCO tem com a imprensa e com aopinião pública, as seguintes instruções devem ser cumpridas:

• Os coordenadores dos Escritórios-Antena devem seguir as orientações definidas pela Ucip em Brasília;

• Todas as solicitações recebidas da mídia (jornais, revistas, rádio e canais de televisão, publicaçõeseletrônicas, páginas na internet etc.) devem ser primeiramente informadas à Ascom.

De acordo com instruções do DIR/UBO, somente o coordenador do Escritório- Antena pode dar entrevistase estas devem ser limitadas a questões de âmbito estadual ou municipal; o DIR/UBO também pode indicar umespecialista em temas específicos para isso, em questões relacionadas ao seu campo de atividade.

Coordenadores dos Escritórios-Antena devem informar a Ascom sobre qualquer notícia divulgada que possaafetar os interesses da UNESCO.

Os Escritórios-Antena devem regularmente enviar à Unidade de Articulação em Brasília e ao endereçoeletrônico da Ucip [email protected], informações sobre suas atividades e itens novos que possam serpublicados na mídia e no sistema de comunicação da UNESCO.

Todo material produzido pela Ascom (releases de imprensa, matérias, discursos, boletins eletrônicos,UNESCO News etc.) está disponível na página http://www.unesco.org.br/noticias/index_html/mostra_docu-mento; tais informações devem ser consultadas pelos Escritórios-Antena e repassadas a quem procure infor-mações sobre a UNESCO.

20. Uso da logomarca da UNESCO

Com o objetivo de garantir o uso apropriado da logomarca da UNESCO, que é a identidade visual ecorresponde diretamente à imagem da instituição, normas e regras rígidas foram estabelecidas para concedero direito de usá-la. Autorização para o uso da logomarca só pode ser outorgada pelo Representante daUNESCO no Brasil (DIR/UBO).

Parte V– Estratégia de comunicação

mailto:[email protected]

http://www.unesco.org.br/noticias/index_html/mostra_docu-mento

http://www.unesco.org.br/noticias/index_html/mostra_docu-mento

No caso de solicitações de apoio e permissão para o uso da logomarca UNESCO, o coordenador doEscritório-Antena deve solicitar aprovação do DIR/UBO via coordenador da área programática envolvida noUBO (ED, SC, CLT, SHS, CI), com uma breve declaração sobre o evento, projeto, atividade etc.

No caso de aprovação, o Escritório-Antena deve solicitar o arquivo contendo o formato apropriado dalogomarca à Ucip. O pedido de uso da logomarca da UNESCO precisa ser submetido aos dois setores men-cionados antes que a produção do respectivo material seja aprovada (ver em anexo outras informações sobreo uso da logomarca UNESCO para produtos e materiais de projeto).

Uma logomarca específica para os Escritórios-Antena, identificando a cidade onde o Escritório estálocalizado, também está disponível na Ucip e deve ser usada para templates, materiais e atividades desen-volvidas em âmbito local pelo Escritório- Antena.

Para mais instruções referentes à identidade visual da UNESCO acessar o link eletrônicowww.unesco.org/en/graphics.

Para comunicações internas e externas, como também para comunicação interna na UNESCO, osseguintes templates devem ser usados (favor referir-se aos templates correspondentes ao seu escritórioespecífico, quando aplicável):

• carta (cabeçalho colorido);

• carta (cabeçalho preto e branco);

• recibo de fax;

• routing slip (folha para comunicação interna);

• memorando; e

• apresentações de power-point.

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http://www.unesco.org/en/graphics



21. Recrutamento, seleção, contratação e demissão de funcionários

A contratação de novos funcionários para os Escritórios-Antena, envolvendo recursos extra-orçamentáriosou recursos do programa regular, deverá ser submetida ao DIR/UBO para aprovação. O processo de recrutamentoe seleção deverá ser conduzido pela Unidade de Recursos Humanos de Brasília; o processo dever ser aberto ecompetitivo, baseado nos critérios comuns adotados pelo UBO.

A partir de 2007 o Contrato de Serviços – SC foi adotado para as equipes existentes e o Special ServiceAgreement – SSA, para qualquer novo contrato. Até orientação em contrário, nenhuma outra modalidadecontratual pode ser usada.

Os contratos são renovados periodicamente após autorização do DIR/UBO, mas estão sujeitos a avaliaçãode desempenho feita pelo supervisor direto de cada funcionário. Outra condição obrigatória a ser observada éa fluência em um dos idiomas de trabalho da Organização, inglês ou francês.

A demissão de funcionários deve ser submetida ao DIR/UBO para aprovação. Quando a demissão forautorizada, a Unidade de RH em Brasília deverá ser informada para tomar as ações cabíveis. Esse comunica-do deverá ser enviado até o dia 18 do mês do desligamento do funcionário para que os valores devidospossam ser ajustados e processados na folha de pagamento mensal, caso seja necessário.

22. Avaliação de desempenho

O desempenho dos coordenadores e funcionários dos Escritórios-Antena será avaliado em relação ao planode atividades anual e sua contribuição para os resultados gerais do Escritório-Antena. A responsabilização doscoordenadores dos Escritórios-Antena se estende a representação, imagem, desenvolvimento e implantação deprogramas em todos os campos de competência da UNESCO, como também a gestão humana e financeira. Paramais informações ver Parte II, item 8.

Para analisar as contribuições individuais, um Documento de Acordo de Desempenho dever ser elaboradono começo de cada biênio para cada coordenador de Antena em conjunto com o oficial sênior de articulação(SLO); o Acordo de Desempenho deve ser aprovado pelo DIR/UBO para ser usado como uma referência deavaliação. Esse Acordo deve definir claramente os produtos esperados de cada coordenador dentro do crono-grama proposto. Um relatório de progresso será realizado ao final do primeiro ano, pelo DIR/UBO com o auxíliodo SLO, e um relatório final orientado por resultados será realizado ao final do biênio.

Para os demais funcionários dos Antenas, uma versão curta do Documento de Acordo deDesempenho será usado pelo coordenador do Antena. Ambas as versões curta e padrão são baseadas nosformulários Perfoweb, disponíveis na Intranet da Sede.

Parte VI – Gestão de recursos humanos

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Além da Avaliação de Desempenho via Documento de Acordo de Desempenho, que focaliza principal-mente os resultados alcançados, um Formulário de Avaliação Individual de uma página também deve serpreenchido para cada funcionário pelo supervisor direto e entregue ao final de cada contrato, para que estepossa ser renovado. Até nova orientação, os formulários de avaliação do Acordo de Desempenho (Perfoweb)não substituem o Formulário de Avaliação para propósitos de renovação de contrato, portanto ambos devemser preenchidos.

23. Horário de trabalho e férias do Escritório-Antena

A UNESCO segue o horário de trabalho e os feriados estabelecidos anualmente pelo Pnud no calendário dasagências da ONU para o Brasil. Esse calendário é composto de feriados oficiais da ONU e alguns feriadosnacionais brasileiros.

Já que os Escritórios-Antena fazem parte do UBO, devem cumprir o calendário oficial das Nações Unidas eo horário de trabalho. O calendário oficial da ONU é divulgado no começo de cada ano para todos osfuncionários. Em relação ao horário de trabalho, os seguintes horários devem ser seguidos:

• segundas a quintas de 8h30 a 12h30 e de 14h a 18h;

• sextas de 8h30 a 14h.

No caso de feriados nacionais brasileiros não observados pelo calendário oficial das Nações Unidas, é deresponsabilidade do Escritório-Antena negociar com os responsáveis pelas dependências utilizadas ou autori-dades locais acesso livre ao Escritório nessas datas. Tal procedimento foi adotado pela Representação daUNESCO em Brasília que utiliza espaço em um edifício federal disponibilizado pelo Ministério da Ciência eTecnologia.

A impossibilidade de acesso ao Escritório – seja por restrições administrativas nos edifícios onde osescritórios estão localizados ou por causa da suspensão de serviços básicos como eletricidade, ar condiciona-do, limpeza ou segurança – deve ser informada ao Representante da UNESCO no Brasil e ao setor de RecursosHumanos para que o fechamento do escritório possa ser autorizado. Tais dias devem ser registrados e contabi-lizados como férias.

24. Controle de férias e dias trabalhados

24.1. Planejamento de férias

Os funcionários devem planejar os períodos de férias com antecedência. O Documento de Planejamentode Férias deve ser preenchido e enviado à Unidade de Recursos Humanos de Brasília a cada semestre paracontrole. É responsabilidade do Escritório-Antena arquivar esse tipo de documentação.



24.2. Autorização de férias

Todas as solicitações de férias anuais ou licença médica devem ser formalizadas com o preenchimento doFormulário de Solicitação de Férias ou de Licença Médica. O formulário deve ser assinado pelofuncionário e pelo supervisor e depois enviado mensalmente para a Unidade de Recursos Humanos daUNESCO em Brasília com o Relatório de Férias e Freqüência. O Escritório-Antena deve manter tal documen-tação em arquivo. Alternativamente, a tramitação das solicitações de férias pode ser feita diretamente nomódulo correspondente do SIW.

No caso dos coordenadores dos Escritórios-Antena, férias ou licenças médicas podem ser aprovadas peloSLO (por delegação do DIR/UBO).

24.3. Férias e relatório de freqüência

O Relatório de Férias e Freqüência deve ser preenchido, registrando todas as ausências dos funcionáriosdos Escritórios-Antena devido a licenças médicas, missões, férias, compensação etc. O documento deve serassinado pelo coordenador do Escritório-Antena e enviado aos Recursos Humanos da UNESCO em Brasília men-salmente até o décimo dia útil do mês subseqüente. O Escritório-Antena deve arquivar esse tipo de documentação.

24.4. Direito de férias anuais

O direito de férias anuais deve ser respeitado considerando o tipo de contrato do empregado e a duraçãodo serviço. As regras a serem aplicadas são as seguintes:

• Service Contract (SC) – serão concedidos dois dias e meio de férias para cada mês de trabalho comple-tado, que devem ser utilizados durante o período de vigência do respectivo contrato. Não haverá nenhuma com-pensação monetária para qualquer funcionário contratado que deixe de utilizar os dias de férias a que temdireito dentro do período de validade do contrato.

• Special Service Agreement (SSA) – será concedido um dia de férias para cada mês de trabalho comple-tado no caso de contrato com pelo menos seis meses de duração. As férias devem ser utilizadas durante operíodo de vigência do respectivo contrato. Não haverá nenhuma compensação monetária para qualquer fun-cionário contratado que deixe de utilizar os dias de férias a que tem direito durante a validade do contrato.Contratos com validade menor do que seis meses não tem direito a férias, mas extensões de contratos subse-qüentes que permitam que o tempo de serviço total seja de pelo menos seis meses oferecem um dia de fériaspor cada mês de trabalho completado, disponível a partir do sétimo mês.

25. Treinamento

Um levantamento das necessidades de treinamento deve ser apresentado anualmente à Unidade deRecursos Humanos da UNESCO em Brasília que, por sua vez, deverá consolidar as demandas recebidasdos Escritórios-Antena e Escritório de Brasília e apresentar a proposta ao DIR/UBO para aprovação.Orientações e instruções detalhadas serão enviadas pela Unidade de Recursos Humanos.

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26. Hora extra

Horas extras – horas trabalhadas além do horário de trabalho normal – podem ser pagas aos funcionáriosem circunstâncias excepcionais, mediante aprovação prévia do DIR/UBO ou DDIR/Serviços Corporativos combase em uma justificativa por escrito. Delegação é outorgada ao coordenador do Escritório-Antena para queeste autorize o pagamento de horas extras para o motorista do Escritório em casos relacionados a obrigaçõesoficiais. Essa delegação deverá ser aplicada de maneira a suprir as necessidades e os interesses daOrganização.

Tal benefício só pode ser autorizado a funcionários da categoria de Serviços Gerais. Funcionários comcargos de supervisão e gestão não têm direito a esse benefício.

Para cumprir essa finalidade é necessário o preenchimento do formulário de hora extra especificandodata, horário e uma breve descrição do trabalho realizado. Esse formulário deve ser assinado pelo coordenadordo Escritório-Antena e apresentado a Unidade de Recursos Humanos da UNESCO em Brasília junto com aautorização prévia do pagamento de horas extras.

As horas extras devem ser compensadas na forma de dias de folga (compensação em horas e/ou dias defolga) que o funcionário deve usufruir nos três meses subseqüentes ao trabalhado efetuado. É responsabilidadedo coordenador do Escritório-Antena monitorar essa compensação.

Depois de três meses, se a compensação não for possível, a Unidade de Recursos Humanos enviaráinstruções ao setor de Pagamentos para que a quantia correspondente seja inserida na folha de pagamentonormal ou pagamento regular.

27. Viagem em missão

Todas as missões realizadas por funcionários da UNESCO devem seguir as regras de viagem estabelecidasno Manual da UNESCO item 1500 e Circular Administrativa 2260, de 24 de março de 2005. A Tabelade Delegação de Autoridade e Responsabilização de Viagem de Funcionários do UBO também podeser usada para consulta e orientação.

Alguns procedimentos a serem cumpridos estão brevemente descritos abaixo:

• Todas as necessidades de viagem em missão devem ser incluídas no Plano Trimestral de Viagem doEscritório-Antena e submetidas à aprovação do DIR/UBO.

• Todos os funcionários dos Escritórios-Antena devem concluir os cursos de treinamento em segurança indi-cados abaixo, de acordo com as diretrizes do BFC – Bureau of Field Coordination e do UNDSS (Departamentode Segurança da ONU). O treinamento é obrigatório para todos os funcionários da UNESCO que viajam em mis-são oficial e está disponível na página da Intranet da UNESCO. Caso haja alguma dificuldade em acessar apágina, uma cópia do programa de treinamento em CD-ROM pode ser obtida na Unidade de Recursos Humanosem Brasília:

• Basic Security in the Field Training Course

• Advanced Security in the Field (ASITF) Training Course



Os funcionários da UNESCO em viagens para países ou regiões classificadas nas fases 1 a 5 da Fase deSegurança precisarão obter uma Liberação de Segurança do UNDSS antes da data da viagem (preferivel-mente com uma semana de antecedência). As seguintes informações devem ser fornecidas: nome, cargo, agên-cia, itinerário, horário de chegada, horário de partida e propósito da missão. O formulário de Liberação deSegurança pode ser acessado na página (https://dss.un.org/dssweb). É exigido registro prévio na página, quepode ser feito on line por qualquer funcionário da UNESCO.

• Ordem de Viagem (Travel Order) – a TO deve ser preenchida e assinada pelo funcionário que vai viajar,pelo seu supervisor imediato, por um oficial certificador e pelo DIR/UBO. A assinatura do DIR/UBO na TO nãoé necessária se a missão foi prevista no Plano de Viagens aprovado pelo DIR/UBO.

• Os funcionários da UNESCO deverão receber 100% da taxa de diárias da ONU, enquanto os consultoresde projeto devem receber a quantia prevista no orçamento dos projetos com os quais estão envolvidos.

• Registro de Viagem (Travel Record) – após a viagem, um TR deve ser preenchido e enviado a Unidade deViagens do UBO, junto com o Relatório de Missão, cópia da TO, cartão de embarque e recibo do hotel.

• Possíveis deduções com gastos de hospedagem não provados deverão ser calculados a partir dasporcentagens estabelecidas nas tabelas de gastos diários da UNESCO.

28. Segurança dos funcionários

As pessoas empregadas pela UNESCO e seus dependentes deverão tomar precauções para assegurarsua própria segurança, independentemente do seu local de trabalho:

• Se familiarizando com as informações fornecidas a eles em relação à gestão de segurança das NaçõesUnidas no local.

• Concluindo o treinamento em segurança Basic Security in the Field e Advanced Security in the Field(para viagens, missões e trabalho em postos situados em áreas de Fase 1 ou acima), bem como os treina-mentos de reciclagem subseqüentes.

• Solicitando liberação de segurança antes de viajar, quando exigido e de acordo com os procedimentosprevalecentes do DSS (ISECT);

• Estando equipado de maneira apropriada para prestar serviço no posto de trabalho.

• Aplicando e cumprindo todos os regulamentos e procedimentos de segurança no posto de trabalho,durante e fora do expediente.

• Fornecendo ao DDIR/Serviços Corporativos/Ponto Focal de segurança suas informações pessoaisatualizadas incluindo localização e mudanças no status de seus dependentes.

• Se comportando de maneira que não coloque a sua segurança ou a dos outros em risco.

https://dss.un.org/dssweb



29. Segurança e dependências do Escritório

29.1. Negociação das dependências

Dependências seguras e adequadas deverão ser fornecidas à UNESCO pelas autoridades governamentaislocais relevantes, para as atividades do Escritório-Antena, sem nenhum custo para a UNESCO. Essasdependências devem ser consideradas invioláveis, como no Artigo III, Seção 5 da Convenção de Privilégios eImunidades das Agências Especializadas.

De acordo com as resoluções 44/221 de 22/12/1989 e 47/199 de 22/12/1992 da Assembléia Geral a ONU,quando possível, a UNESCO tomará as medidas necessárias para estabelecer dependências conjuntas comoutras agências e órgãos da ONU, no espírito de “Uma ONU”.

Excepcionalmente esse espaço pode ser alugado e, quando possível, os custos devem ser cobertos pelasautoridades governamentais locais relevantes.

Negociações relacionadas às dependências do Escritório-Antena devem ser pré-aprovadas pelo DIR/UBO edeverão ser realizadas conjuntamente com o oficial jurídico do UBO e o SLO.

29.2. Seguro das dependências

O espaço do Escritório-Antena deve ter cobertura de seguro imobiliário e contra danos ou perda no caso debens duráveis, equipamentos e mobília.

A contratação, renovação ou revisão da cobertura de seguro serão gerenciados pelo DDIR/ServiçosCorporativos e monitorados pelos Serviços Gerais em Brasília.

Qualquer dano ou perda identificado pelo Antena deve ser imediatamente notificado ao DDIR/ServiçosCorporativos e ao SLO, que tomarão as medidas cabíveis perante a seguradora para que o sinistro seja liquidado.

29.3. Segurança das dependências

A UNESCO deverá fornecer segurança ao pessoal e bens do Escritório-Antena através da implementaçãode ações de segurança segundo diretrizes e instruções do BFC e UNDSS. Além do mais, o Escritório-Antenadeve seguir as exigências estabelecidas no Plano de Segurança e no MOSS (Padrões Mínimos de SegurançaOperacional) para o Brasil definido pelo UNDSS.

O coordenador do Antena deverá manter contato com as autoridades locais apropriadas para obter a pro-teção do Escritório e seus funcionários. Em caso de não haver serviços de segurança disponíveis, uma empre-sa privada pode ser contratada para prestar tais serviços, após a devida apreciação pelo UNDSS e autorizaçãodo Ponto Focal de Segurança da UNESCO.

Parte VII – Operações dos Escritórios-Antena

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Qualquer arrombamento, furto ou outro tipo de incidente relacionado à segurança dentro do escritório ouenvolvendo qualquer funcionário deve ser imediatamente relatado ao UNDSS e ao Ponto Focal de Segurançada UNESCO, atualmente representado pelo DDIR/Serviços Corporativos.

29.4. Inviolabilidade das dependências

As dependências do Antena, assim como todas as outras dependências da UNESCO, são consideradasinvioláveis e estão protegidas pela Convenção de Privilégios e Imunidades (Dez. 52.288/63). Considerando queas dependências estão imunes a buscas, confiscos, requisições, desapropriações e qualquer outra forma deinterferência, seja por ação executiva, administrativa, judicial ou legislativa, nenhum oficial de justiça terá odireito de entrar nas dependências do Antena e nenhuma notificação judicial será recebida da parte deles,conforme estabelecido na Seção 5 da Convenção mencionada acima. É aconselhável orientar as portarias dosedifícios onde estão localizados os Escritórios-Antena para que informem essas restrições aos oficiais dejustiça e comuniquem ao staff do Antena a presença do oficial, para que o mesmo seja atendido fora do espaçoocupado pelo Antena.

Nesses casos, é aconselhável fornecer ao oficial de justiça uma cópia da Convenção de Privilégios eImunidades e informá-lo que as citações dos organismos internacionais devem ser feitas por intermédio daDivisão de Cooperação Jurídica Internacional do Ministério das Relações Exteriores, a quem o mandado(qualquer que seja o seu teor) deve ser encaminhado. O oficial de justiça pode registrar esta informação nopróprio mandado como justificativa para o fato do mesmo não ter sido entregue.

Caso o oficial de justiça insista em entregar a notificação, a Assessoria Jurídica em Brasília deve serimediatamente comunicada.

Vale notar que tais imunidades não se aplicam quando as citações forem de caráter pessoal – e nãorelativas a temas ligados ao exercício das funções profissionais do funcionário junto à UNESCO. Ou seja, osfuncionários do Escritório-Antena podem ser citados para processos de natureza privada, sendo, no entanto,recomendável que esta citação seja feita fora do espaço físico do Escritório.

No caso de recebimento de notificação enviada pelo correio comunicar imediatamente o oficial jurídico doUBO: (a) enviar copia por e-mail ou fax e (b) enviar o original por correio.

30. Uso de telefones regulares, móveis e via satélite

Todos os serviços de telefonia móvel e regular contratados para o uso do Escritório-Antena, bem como ainclusão e/ou cancelamento de novas linhas telefônicas deverão ser gerenciados pela Unidade de ServiçosGerais de Brasília.

Cada Escritório-Antena deve ter uma ou mais linhas de telefone fixo; dependendo do tamanho do Escritório,o coordenador do Escritório-Antena e o motorista também terão o direito de usar telefone celular oficial da UNESCO.

Os telefones são primordialmente fornecidos para chamadas oficiais da Organização e não devem ser usa-dos para receber ou fazer chamadas pessoais (a não ser em casos de urgência). Além do mais, os telefones daUNESCO não podem receber chamadas a cobrar. Portanto, o custo de eventuais chamadas particulares para

outros estados ou países deve ser deduzido do salário do funcionário. O seguinte procedimento para deduçãode salário e pagamento de fatura telefônica deve ser adotado:

• Quando a conta telefônica for recebida, a pessoa responsável pelo controle deve identificar as chamadaspessoais feitas e seus custos respectivos.

• O formulário de chamadas particulares deve ser preenchido e assinado pelo funcionário que usouesse serviço.

• Esse formulário com as deduções a serem feitas deve ser enviado ao Escritório em Brasília juntamentecom a fatura da empresa telefônica (SP + documento de apoio).

• A Unidade de Contas a Pagar (Accounts Payable) do UBO deve enviar o documento para a seção de Folhade Pagamento para que as respectivas deduções sejam feitas.

O telefone via satélite pode ser usado em situações de emergência, caso não haja nenhum outro meio decomunicação disponível.

31. Arquivamento de documentos, serviços de correio e malote

É exigido que os Escritórios-Antena arquivem cópias de todas as correspondências e documentos oficiais erelevantes trocados entre o Escritório em Brasília e os parceiros locais relativos aos projetos, contratos ouacordos em andamento.

O envio de correspondência entre os Escritórios-Antena e a UNESCO em Brasília é feito duas vezes por semanapor malote. Quando necessário, serviços de correio regulares ou expressos (tipo Sedex ou DHL) também podemser usados. Em caso de custos de correio relacionados à execução de projetos extra-orçamentários, a quantiaserá debitada dos projetos que os originaram.

32. Transporte

32.1. Pessoas autorizadas a usar veículos oficiais

A princípio os funcionários dos Escritórios-Antena, da UNESCO em Brasília, da Sede ou de outros escritóriosnos países-membros estão autorizados a utilizar transporte oficial para participar de eventos oficiais se houverveículos e motoristas disponíveis.

O transporte autorizado se refere exclusivamente para deslocamentos feitos do Escritório da UNESCO aolocal da reunião ou evento e de volta ao Escritório. Translado do aeroporto ao hotel e de volta ao aeroporto sópode ser autorizado para funcionários da UNESCO em missão, descontado os respectivos traslados.

Carros oficiais da UNESCO somente serão conduzidos por motoristas da UNESCO ou por alguém da equipe-base da UNESCO designado pelo coordenador do Antena.

Os motoristas autorizados deverão cumprir as regras da legislação de trânsito brasileira, incluindo respeitoàs autoridades de trânsito e a blitz da polícia quando conduzirem veículos oficiais da UNESCO. Entretanto,assim como as dependências do Escritório-Antena, os veículos da UNESCO também são considerados invio-láveis e não podem ser arrestados ou sofrer busca.



32.2. Controle de uso de veículo oficial

O controle do uso dos veículos será feito pela atualização diária do Livro de Controle do Veículo. Asseguintes informações deverão ser monitoradas pelo motorista responsável: data, nome domotorista, passageiros, horários, quilometragem do carro e itinerário.

No começo de todo mês uma cópia do livro de controle com os registros do transporte feito no mêsanterior deverá ser enviado à Área de Serviços Gerais de Brasília para monitoramento.

32.3. Controle de consumo de combustível de veículo oficial

Cada Escritório-Antena possui um cartão pré-pago para o reabastecimento dos veículos oficiais. Relatórioscontendo dados sobre o reabastecimento e a taxa média de consumo de combustível podem ser obtidos pormeio da internet e informações adicionais podem ser obtidas na Unidade de Serviços Gerais em Brasília.

32.4. Manutenção e estacionamento de veículo oficial

A manutenção periódica dos veículos sob a responsabilidade de cada Escritório-Antena deve ser feita de acordocom as recomendações do manual do carro. Os serviços devem ser efetuados em uma concessionária autorizada.

Quando o veículo não estiver sendo usado para propósitos oficiais, durante a noite ou nos fins de semana,ele deverá ser mantido na garagem do edifício onde o Escritório está localizado. Caso não haja estacionamen-to disponível, uma vaga em estacionamento privado deve ser alugada para o propósito exclusivo de estacionaro veículo oficial.

32.5. Acidentes envolvendo o veículo oficial e seguro

Todos os veículos da UNESCO devem ser segurados. O seguro deve ser renovado todo ano pela Unidade deServiços Gerais da Representação da UNESCO em Brasília.

Em caso de acidentes ou incidentes envolvendo o veículo tais como furto, colisões (acidentes de trânsitoem geral) ou outros atos danosos praticados por terceiros o Escritório-Antena deve informar a polícia local eobter a documentação necessária à cobertura do sinistro pelo seguro. Essas situações devem ser imediata-mente relatadas à Unidade de Serviços Gerais, DDIR/Serviços Corporativos e ao SLO.

32.6. Uso de táxi

O uso de serviços de táxi é permitido para propósitos oficiais nas seguintes condições: a) no caso doEscritório-Antena não possuir carro oficial ou b) quando o veículo oficial não estiver disponível (em uso poroutro funcionário, manutenção etc.).

O Escritório-Antena, juntamente com a Unidade de Licitações do UBO, pode definir uma empresa de táxilocal para prestar serviços ao Escritório. Quando necessário, o coordenador do Escritório-Antena pode autorizaro uso de táxi por meio da aprovação de um voucher ou qualquer outro mecanismo de controle estabelecido coma empresa de táxi. Ao final do mês, o pagamento pode ser feito diretamente ao fornecedor daquele serviço.

Excepcionalmente, pagamento de tarifas de táxi pode ser feito diretamente pelo funcionário. Nesses casos,o funcionário precisa apresentar um recibo, acompanhado da justificativa e da devida aprovação por parte do

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coordenador do Escritório-Antena, para que ele ou ela receba o reembolso. O reembolso pode ser feito direta-mente na conta do funcionário por intermédio da emissão de uma SP ou pelo petty cash.

33. Uso de cartões de visita

A Circular Administrativa nº 2182 estabelece que o direito de uso de cartões de visita oficiais da UNESCOse aplica somente a funcionários contratados como staff member. Os cartões devem apresentar o formatopadrão da UNESCO e o número de cópias por pessoa não deve exceder a 300 por ano.

Excepcionalmente o DIR/UBO autorizou o uso de cartões de visita oficiais para coordenadores e oficiais de pro-jetos de Escritórios-Antena com contratos financiados por fundos FITOCA. A demanda para a impressão de cartõesdeve ser enviada à Unidade de Serviços Gerais da UNESCO em Brasília com as informações relevantes do funcionário.

34. Uso de crachá de identidade

Um crachá de identidade deve ser fornecido aos funcionários e seu uso é obrigatório dentro das dependên-cias da UNESCO. O crachá deve seguir o layout aprovado pelo DIR/UBO.

A Unidade de Recursos Humanos em Brasília é responsável por distribuir esses crachás. Quandonecessário, o Escritório-Antena deve enviar suas demandas para essa área. Em caso de demissão, o Escritório-Antena é responsável por receber de volta o crachá de identidade do funcionário desligado e retorná-lo àUnidade de Recursos Humanos.

Cada escritório deve ter alguns crachás provisórios destinados a visitantes, que também devem ser feitossegundo o layout aprovado. Deve-se evitar o uso de tais crachás por pessoas ligadas a projetos executadospelo Escritório-Antena que freqüentem o mesmo; nesses casos, podem ser elaborados crachás com o nome doprojeto e a identificação da pessoa, deixando claro que o vínculo funcional é com o projeto.

35. Uniformes

Uniformes oficiais devem ser fornecidos pela UNESCO aos motoristas e às recepcionistas/operadores detelefonia. Os uniformes devem seguir as seguintes especificações:

• Terno preto com camisa branca para motoristas;

• Calça preta com blusa/camisa branca para recepcionistas/operadores de telefonia, com aplicação dalogomarca da UNESCO na blusa ou camisa.

A aquisição poderá ser realizada anualmente pelo Escritório-Antena mediante realização de orçamento (três pro-postas) e envio ao Setor de Serviços Gerais da UNESCO em Brasília e/ou DDIR/CS, se necessário for, para aprovação.

36. Gestão de bens

O objetivo da Gestão de Bens é atingir a melhor eficiência possível em relação aos bens daOrganização, assegurando o uso máximo desses recursos efetuando os serviços de manutenção e tendo oscuidados adequados durante o ciclo de vida dos mesmos, bem como desfazendo-se deles de maneira apro-priada e dentro dos interesses da Organização.

O Conselho Local de Gestão de Bens (Local Property Survey Boards - PSB), foi criado no Escritórioda UNESCO em Brasília para fazer a gestão de todos os bens da UNESCO Brasília e Antenas. O presidente doConselho, atualmente o DIR/UBO, está autorizado a tomar decisões e/ou fazer recomendações, segundo acon-selhamento dos membros do Conselho e conforme requerido para manter o inventário dos bens do Escritórioatualizado.

A gestão dos bens deve ser feita da seguinte forma:

(a) Registro inicial de todos os bens recém-adquiridos e entregues por meio do SICOF e SIW.

(b) Registro adequado no SIW sob a responsabilidade da Unidade de Serviços Gerais de eventuais emprés-timos de bens.

(c) Realização regular (pelo menos anualmente) de um inventário físico, bem como verificações aleatóriassob a responsabilidade da Unidade de Serviços Gerais, com o eventual apoio de funcionários dos Antenas. Averificação deve ser feita por pessoa que não seja responsável pelo registro inicial ou pelo processo de com-pra do bem envolvido.

(d) Acompanhamento das informações referentes à manutenção dos bens sob a responsabilidade doEscritório-Antena.

(e) Tomar a decisão de desfazer-se dos bens ao final da sua vida útil ou no evento de perda ou dano aobem. Esta decisão está sob a responsabilidade do Conselho Local de Gestão de Bens – PSB. Qualquer mudançadeve ser atualizada no SIW.

37. Manutenção e serviços básicos

Alguns Escritórios-Antena estão localizados em edifícios do governo e conseqüentemente podem sebeneficiar de manutenção e serviços básicos disponíveis, tais como:

• serviços de limpeza (incluindo os materiais de limpeza);

• manutenção básica das dependências (serviços básicos como água, eletricidade etc.);

• manutenção de equipamentos (impressoras, computadores, ar condicionado etc.);

• água potável, café e chá (incluindo copos e xícaras de café e copos descartáveis).

Aqueles Escritórios que não tiverem cobertura desses serviços estão autorizados a adquiri-los ou contratá-los.

38. Clipping e acesso a jornais e revistas

A UNESCO, juntamente com outras agências do sistema ONU, possui um sistema eletrônico de clippingpara rastrear informações sobre a UNESCO que apareçam em jornais e canais de televisão em todo o país. Esseclipping é disponibilizado para todos os funcionários da UNESCO. Acesso a esse serviço pode ser obtido entran-do em contato com a Ascom, que fornecerá um código de acesso pessoal.

Além disso, os Escritórios-Antena estão autorizados a contratar a assinatura de um jornal e uma revista decirculação nacional para acompanhar assuntos de interesse da UNESCO.

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ANEXO 1 – Tabela de Delegação de Autoridade e Responsabilização(Accountability) para Escritórios-Antena – TAA AntenasAdaptação do Apêndice 1F do Manual da UNESCOAUTORIDADES E RESPONSABILIDADES (ACCOUNTABILITIES) – DELEGADAS PELO ESCRITÓRIO DE BRASÍLIA AOS ESCRITÓRIOS ANTENA

LIDERANÇA & REPRESENTAÇÃO, PLANEJAMENTO DE PROGRAMA, ORÇAMENTO E IMPLEMENTAÇÃO

CATEGORIA TIPO DE AUTORIDADEAUTORIDADE

DELEGADA

RESPONSABILIZAÇÃO - ACCOUNTABILITY(para cada autoridade delegada existe uma responsabilização para “assegurar que as regras, políticas, os procedimentos e as normas para funcionários da UNESCO sejam cumpridas”)

Liderança noEscritório-Antena

Representação noEscritório-Antena

1. Liderar as operaçõesdo Escritório-Antena daUNESCO

2. Representar aUNESCO no estado e naárea de atuação doAntena, bem como emparcerias programáticaspara facilitar a missão daUNESCO no governoestadual, nas agênciasdas Nações Unidas, nasinstituições interna-cionais, mídia, nasociedade civil, nasorganizações não-gover-namentais etc.

- Coordenadordo Escritório-Antena

- Gestão efetiva e eficiente das operações e dos recursos doescritório.- Aplicação correta das políticas e procedimentos organizacionais. - Liderança efetiva e gestão baseada em equipe para os funcionáriosdo escritório em relação aos objetivos programáticos da UNESCO,incluindo a supervisão efetiva dos funcionários no desempenho desuas tarefas, fomentando boas relações entre os funcionários, desen-volvendo um espírito de cooperação e trabalho em equipe, assegu-rando valores e o compartilhamento de integridade ética. - Identificação, em coordenação com a Unidade de RH do Escritório deBrasília, das necessidades de desenvolvimento e treinamento paramelhorar o desempenho dos funcionários. - Funcionamento efetivo de controles internos do escritório para prote-ger os recursos da UNESCO, incluindo a garantia de implementação derecomendações de auditorias ou avaliações e o relato, no tempo ade-quado, de possíveis erros ou irregularidades ocorridas no escritório àsdivisões/setores relevantes na Sede. - Manutenção eficiente e efetiva das dependências do escritório,equipamentos e outros recursos. - Relatório preciso e em tempo adequado do desempenho doescritório, suas realizações e atividades, incluindo as dificuldades erestrições, como também o contexto estadual (político, econômicoetc.) para o Escritório de Brasília. - Colaboração efetiva e eficiente da UNESCO com representaçõeslocais do sistema ONU, incluindo a introdução de mecanismos paramelhorar a colaboração no âmbito da ONU.

- Preparar ou supervisionar a preparação do plano anual de ativi-dades e plano de orçamento do Escritório-Antena segundo a orien-tação do UBO.- Manter uma articulação próxima com o Escritório da UNESCO emBrasília, visando estimular a troca de idéias e garantir uma efetivacoordenação programática nos campos de competência da UNESCO. - Estabelecer canal primário de comunicação, consulta e manu-tenção de relações efetivas entre a UNESCO e o estado anfitrião,com referência específica ao planejamento e à execução de progra-mas de cooperação entre a UNESCO e o estado. - Disseminação efetiva de informações sobre políticas, programas eatividades da UNESCO no estado onde o Antena está localizado enas Comissões Nacionais, Agências da ONU, instituições interna-cionais, mídia, sociedade civil, organizações não-governamentaisetc. incluindo relações efetivas e eficientes com a mídia sob a orien-tação da Ascom e/ou DIR/UBO. - Garantir o uso apropriado da logomarca da UNESCO.- Preservar a independência administrativa e decisória do Antena emrelação ao estado anfitrião. - Elevar o perfil de questões ligadas à educação, ciências, cultura,comunicação e informação dentro da área coberta pelo Antena.

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3. estabelecer o acordo como Estado anfitrião

– Assegurar que os interesses da UNESCO sejam respeita-dos sob todas as formas e que os acordos com o estadoanfitrião sejam preparados com base nos esboços propos-tos pelo Gabinete do UBO e UBO/LO. – Apoiar o DIR/UBO e UBO/LO na negociação dos acordoscom o estado anfitrião. – Assegurar o monitoramento da implementação dos com-promissos estabelecidos com o estado anfitrião nos termosdo Acordo.

Desenvolvimento doPrograma eOrçamento doBiênio (C/5)

Elaboração dosplanos de trabalho(Programa Regular)

4. Fornecer com ante-cedência insumos sobrenecessidades e visões doestado

5. Apoiar o desenvolvimentode planos de trabalho(Programa Regular)

6. Apoiar a implementaçãodos planos

7. Atingir resultados previs-tos

- Coordenador doEscritório-Antena

– Assegurar que, dentro do marco das instruções do DG eADGs e das orientações do DIR/UBO, DDIR/Programas e oscoordenadores de Programa do UBO, insumos sejam obtidosdos estados e das partes interessadas nos estados cober-tos pelo Antena.– Garantir que os insumos sejam analisados e que asrecomendações apropriadas sejam feitas ao DIR/UBO e aoscoordenadores de Programa do UBO. – Contribuir com coordenadores de Programa do UBO napreparação de planos de trabalho (de atividades e de recur-sos) para ações a serem desenvolvidas para produzirefeitos ou resultados que contribuam com os resultadosprogramáticos de mais alto nível. – Liderar a implementação dos planos de trabalho sob aresponsabilidade do Antena. – Monitorar a implementação dos projetos e relatórios no SISTER. – Realizar a análise, avaliação e relatório de resultados deforma precisa e em tempo hábil.– Atingir os resultados esperados nos elementos sob suaresponsabilidade (ex: atividade), como acordado e indicadono SISTER. – Elaborar a análise, avaliação e o relatório de resultadospreciso e em tempo hábil.

Planejamento eimplementação doOrçamento deCustos Correntes doEscritório (FITOCAou Apropriação deRecursos ao PR)

Implementação doOrçamento de SeedMoney do Antena

8. Apoiar o planejamentodos planos de trabalho doAntena

9. Apoiar a implementaçãoda atividade

10. Implementar o Seed Money


– Contribui com a Unidade de Orçamento do UBO napreparação dos planos de trabalho do Orçamento de CustosCorrentes Anuais do Escritório (atividades e recursos), bemcomo de suas revisões.

– Liderar a implementação do plano de trabalho de CustosCorrentes do Escritório Antena. O coordenador do Escritório-Antena é responsável por executar o orçamento doEscritório aprovado segundo as normas e regulamentos daUNESCO, o Guia de Execução de Projetos do UBO e as orien-tações estabelecidas na TAA Antenas.

– Após aprovação, pelo UBO, do orçamento do seed moneypara o Antena, liderar a execução de atividades que apre-sentem potencial real de originar ou renovar parcerias deinteresse da UNESCO no país. – O coordenador do Escritório-Antena é responsável do usodesses fundos. Para maximizar a alocação dos recursos érecomendável que os coordenadores dos Escritórios-Antena verifiquem as atividades desenvolvidas com fundosdo seed money por outras áreas ou pelos Escritórios-Antenacom a Unidade de Articulação e/ou coordenadores de pro-grama. Ele ou ela também é responsável pela execução dosfundos de acordo com as norma e regras da UNESCO, oGuia de Execução de Projetos do UBO e as orientações esta-belecidas nesta TAA Antenas. – Monitorar a implementação e os resultados por intermé-dio do preenchimento de tabelas de monitoramento a seremapresentadas ao DIR/UBO.

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GESTÃO FINANCEIRA E PROGRAMAÇÃO DE RECURSOS EXTRA-ORÇAMENTÁRIOS

CATEGORIA TIPO DE AUTORIDADEAUTORIDADE DESIGNADA

RESPONSABILIZAÇÃO - ACCOUNTABILITY(para cada autoridade delegada existe uma responsabilizaçãopara “assegurar que as regras, políticas, os procedimentos eas normas para funcionários da UNESCO sejam cumpridas”)

Identificar recursosextra-orçamentários

11. Identificar e elaborarprojetos dentro da área decobertura do Antena


– Contribuir com os coordenadores de Programa do UBO napreparação dos planos de trabalho (atividades e recursos)dos projetos extra-orçamentários, a serem desenvolvidospara produzir ações, que contribuirão para os resultadosprogramáticos de mais alto nível.– Identificar prioridades ou oportunidades emergentes relacio-nadas a uma ou mais das cinco áreas programáticas da UNESCO.Desenvolver parcerias dentro dessas áreas programáticas ede acordo com os objetivos e prioridades da UNESCO; – Formular propostas de projetos– Garantir a cooperação do beneficiário em potencial com oescopo geral de projetos; vários termos administrativosdevem ser pesquisados antes da apresentação da proposta(manual adm. 545.6). – Sempre que possível, as propostas de projeto, incluindo asestimativas do orçamento correspondente, devem ser apre-sentadas nos formatos padrão.– Garantir a compatibilidade geral com as prioridadessubstantivas e regionais indicadas pelos doadores e oscritérios de aprovação de projetos para financiamento. – Garantir que os padrões estabelecidos (formatos,unidades padrão de custo para o cálculo do orçamento etc.)sejam usados na proposta de projeto. – Garantir que a essência do programa esteja alinhada comas prioridades e estratégias globais da UNESCO.

Registrar/arquivardetalhes do projetono sistema daUNESCO e monitorarsua execução

12. Solicitar fundos

13. Monitorar a assinatura,o registro e a implemen-tação do projeto

14. Apresentar relatóriofinanceiro ao doador

15. Elaborar, com o doador,os relatórios de progresso /implementação do projeto


– Garantir que todas as regras e procedimentos da UNESCOque levam à assinatura do acordo pelo DIR/UBO tenhamsido seguidos. – Garantir que a liberação de fundos, como definida noacordo de projeto, seja realizada.

– Garantir que os detalhes do projeto sejam registrados demaneira precisa e em tempo hábil no SICOF/FABS e que asinformações sejam atualizadas regularmente para refletir odesenvolvimento e os efeitos/resultados do projeto.– Garantir que o projeto contribua para os efeitos esperados.– Monitorar os desenvolvimentos do projeto.

– Garantir que as informações do relatório financeiro,elaboradas pela Administração do Escritório de Brasíliacom base nas informações recebidas de BOC, representemde maneira precisa todas as transações financeiras rela-cionadas ao projeto e estejam em conformidade com osgastos versus acordo do projeto.

– Garantir que as informações dos relatórios de progresso,incluindo os resultados alcançados, sejam precisas.Garantir que os relatórios sejam abrangentes, ex: contenhamtodos os itens como previsto no acordo de projeto. – Garantir que os relatórios sejam entregues ao doador noprazo estipulado. – Garantir que todas as atividades sejam completadas ouoperacionalmente concluídas. – Garantir que todas as obrigações sejam liquidadas. – Garantir que o relatório financeiro final e o relatório deimplementação do projeto sejam concluídos e enviados aodoador.

Guia de Gestão dos Escritórios-Antena daRepresentação da UNESCO no Brasil

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Controle geral financeiro

16. Controle geral financeiro

- Manter controle efetivo e adequado da gestão interna, recebimentos e desem-bolsos de recursos do escritório, ex: monitorar o orçamento e os gastos, estabele-cendo e mantendo um sistema de registros e controles que garanta que as obri-gações e/ou pagamentos sejam feitos dentro dos limites das alocações orçamen-tárias para o ano em questão. - Nenhuma função de autoridade financeira – autorização, certificação, ou aprovação- é atualmente delegada ao Escritório-Antena. No entanto, os funcionários doEscritório-Antena devem:- Garantir a administração e o uso apropriado dos fundos colocados à disposiçãodo Escritório-Antena. - Garantir que as quantias alocadas para as obrigações incorridas e os fundosgastos estejam no limite orçamentário especificado para cada atividade, de acor-do com os planos de trabalho aprovados. - Garantir que a obrigação seja empenhada para as atividades do escritório,apoiando o alcance dos objetivos operacionais/programáticos, de acordo com oplano de trabalho aprovado e os fundos disponíveis alocados. - Garantir que o serviço correspondente (deliverables) tenha sido prestado, em ter-mos de qualidade e quantidade, conforme estabelecido em contrato (contrato,ordem de compra).- Garantir que a prestação do serviço seja certificada. - Garantir que a fatura apresentada para pagamento seja original, que o cálculo este-ja correto (quantidade, custo unitário, custo total e outras tarifas, se houver), eque nenhum pagamento prévio seja feito referente à mesma fatura; a fatura deveapresentar os devidos documentos de apoio anexados (recibo certificado doproduto/serviço, documento legal original).

HR MANAGEMENT



Funcionários doEscritório-Antenasob contrato(SSA/SC)

17. Solicitação de con-tratação de novo fun-cionário e proposta de TR –Termo de Referência

18. Aprovar a criação decargo e TR correspondente

19. Dirigir o processo deseleção:– anunciar posto vago– lista de finalistas (short-list)– recomendação

– Coordenador doEscritório-Antena

– DIR/UBO

– HR/UBO

– Garantir que os postos aprovados sejam necessários paraque os objetivos de programa do escritório sejam atingidos eque os recursos existentes sejam utilizados de maneira eficiente.– Garantir que as responsabilidades e tarefas principais docargo sejam corretamente listadas, de maneira clara e emconformidade com a descrição do posto aprovada, e demaisinformações necessárias exigidas no TR sejam apropriada-mente completadas e que as qualificações exigidas para ocargo sejam condizentes com as responsabilidades e tarefasdo cargo. Para cargos programáticos, é necessário consultaros coordenadores das áreas relevantes do UBO.

– Garantir que a solicitação para a criação do posto sejadevidamente justificada e que os fundos necessários estejamdisponíveis.

– Garantir que o anúncio do posto contenha informações pre-cisas, conforme a descrição do cargo.– Anunciar localmente e preparar recomendações.

– Garantir um processo de seleção objetivo, transparente ecompetitivo para incluir os candidatos mais qualificados nalista de finalistas.– Garantir que o processo esteja de acordo com as regras eprocedimentos da UNESCO para assegurar os mais altospadrões de eficiência, competência e integridade.– Garantir que o processo para estabelecimento dos finalistasinclua a avaliação dos candidatos nos critérios pré-estabele-cidos para o cargo.– Garantir que o candidato mais adequado seja recomenda-do e que a base ou justificativa para a recomendação sejaformalmente registrada.



Gestão de fun-cionários doEscritório-Antena

20. Avaliar os funcionáriosdos Antenas para extensãode contrato

21. Identificar necessidadesde treinamento global

22. Solicitação de horaextra

23. Aprovar pedido de fériasanual para funcionários sobsua responsabilidade

24. Preparar e aprovarrelatórios de avaliação dedesempenho

– Coordenador doEscritório-Antena

– Garantir que as Normas de Conduta para o Serviço PúblicoInternacional sejam aplicadas por todos os funcionários.– Garantir que os termos de trabalho e as condições de serviçoestejam alinhados com as provisões presentes nas circularesadministrativas que regulam esses contratos.– Garantir que as condições do contrato sejam supridas. – Garantir que os funcionários contratados sejam avaliados no tér-mino do contrato e que a proposta para extensão de contrato, ple-namente justificada, seja enviada para a aprovação do DIR/UBOpor meio da Unidade de RH em Brasília.

– Em consulta com a Unidade de RH/UBO, identificar as necessi-dades de treinamento para auxiliar determinados grupos de fun-cionários a desempenhar suas funções, e que os resultados dotreinamento contribuam com o alcance dos objetivos programáti-cos; as necessidades devem ser apresentadas para a aprovaçãodo DIR/UBO, via a unidade de RH em Brasília.

– Garantir que as horas extras sejam realizadas somente com jus-tificativa adequada e com aprovação por escrito do DIR/UBO ou doDDIR/CS/UBO. Autoridade é delegada ao coordenador doEscritório-Antena para autorizar horas extras para o motorista.

– Garantir que exista real necessidade de trabalho extra além dohorário normal de expediente (Manual de Administração 2315.6).– Garantir que as horas extras não excedam o limite máximosegundo a política estabelecida. – Garantir o monitoramento da compensação de horas extras.

– Cada supervisor tem a responsabilidade de aprovar e garantirque as férias do funcionário sejam concedidas e usufruídas deacordo com as políticas e os procedimentos da UNESCO esta-belecidas para cada tipo de contrato.– Cada funcionário deve elaborar, juntamente com seu supervisor,metas e objetivos de desempenho, e avaliar os resultados obtidosperiodicamente. O supervisor deve assegurar que as realizaçõesdeclaradas por cada funcionário reflitam com precisão o que foiatingido. Ele/ela deve garantir que a avaliação de desempenho dofuncionário seja objetiva e justa.

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TRAVEL MANAGEMENT



Planejamento deviagens

25. Preparar Plano deViagens dos funcionáriosdo Escritório-Antena


– Garantir que o propósito da viagem esteja relacionado àrealização dos objetivos operacionais/programáticos doescritório ou apóie a realização dos objetivos opera-cionais/programáticos da UNESCO; e que o Plano deViagem do Antena seja submetido à aprovação do DIR/UBO. – Enviar o Plano de Viagem assinado para a Unidade deViagens.

Realização deviagens

26. Preparar Ordem deViagem (TO) – para viagensoficiais

27. Aprovar Ordem deViagem


- Supervisor daequipe e oficial de

certificação

– Garantir a elaboração da Ordem de Viagem (TO) em tempohábil.

– Garantir que o propósito da viagem esteja relacionado àrealização dos objetivos operacionais/programáticos doescritório ou apóie a realização dos objetivos opera-cionais/programáticos da UNESCO. – Garantir que a obrigação de fundos seja suficiente paracobrir os custos da viagem.– Para as missões previstas no Plano de Viagens assinadopelo DIR/UBO, assegurar que a Ordem de Viagem seja assi-nada pelo viajante, pelo supervisor e pelo oficial certifi-cador. Qualquer missão não prevista no Plano de Viagensdeve apresentar uma Ordem de Viagem assinada peloDIR/UBO.

Avaliação das viagens

28. Certificar o relatório de viagem

- Supervisor da equipe

– Garantir que a missão seja realizada conforme o propósitoautorizado nos termos declarados na Ordem de Viagem.

– Garantir que a viagem tenha sido realizada e que os documen-tos de apoio tenham sido recebidos e enviados para análise daUnidade de Viagem do UBO no tempo estabelecido (máximo de 30dias após a conclusão da missão).





Aquisições de atéUS$ 2.500

29. Aprovar solicitação deaquisição

- Coordenador doEscritório-Antenaou assistente deAdministração eFinanças

– Garantir que as aquisições estejam relacionadas aos obje-tivos operacionais/programáticos ou apóiem a realizaçãodos objetivos operacionais/programáticos da UNESCO eestejam alinhados com o plano de trabalho e orçamentoaprovados para o Escritório. Compra direta de uma únicafonte se aplica para valores até US$ 2.500. O menor valorprecisa ser estabelecido, desta forma pelo menos três orça-mentos precisam ser obtidos.

Aquisições acimade US$ 2.500

30. Aprovar solicitação deaquisição

31. Selecionar contratos

DDIR/ServiçosCorporativos

Unidade deLicitação do UBO

– Garantir que o propósito do contrato esteja relacionadoaos objetivos operacionais/programáticos ou apóiem arealização dos objetivos operacionais/programáticos daUNESCO e estejam alinhados com o plano de trabalho eorçamento aprovados para o Escritório.

– Garantir um processo transparente e objetivo para aseleção do fornecedor, seguindo as normas e regulamentosda UNESCO.– Garantir que fundos apropriados sejam comprometidos.– Garantir que os interesses da UNESCO sejam protegidos.

Receber os produ-tos / Certificar asfaturas

32. Certificar recibo de pro-dutos e fatura

- Coordenador doEscritório-Antenaou o assistente de

Administração eFinanças

– Garantir que os produtos declarados no documento con-tratual sejam fornecidos e entregues, e que correspondamcom a qualidade e quantidade especificada no contrato.– Garantir que a quantidade e especificação dos produtosna fatura correspondam à declaração certificada do rece-bimento dos produtos.– Garantir que o cálculo da fatura esteja correto e que ostermos de pagamento estejam de acordo com o documen-to contratual. – Confirmar por escrito e assinado na fatura que as mer-cadorias ou serviços foram prestados ou fornecidos comoprevisto. Inserir a instrução de pagamento no SICOF Web(Documento SP), assinar eletronicamente e enviar o docu-mento com a fatura para a Área de Contas a Pagar(Accounts Payable) em Brasília.

GESTÃO DE CONTRATOS (Incluindo Licitações)

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ADMINISTRAÇÃO GERAL/SEGURANÇA DE FUNCIONÁRIOS



Dependências doEscritório

33. Negociar doações como Estado (dependências doEscritório)

34. Alugar dependênciasno caso de impossibilidade

- DIR/UBO,Coordenador doAntena e SLO

- LO/UBO

- DIR/UBO

- Coordenador doEscritório-Antena,DDCS/UBO, LO/UBOe SLO

- DIR/UBO

Em caso de doações em espécie:

– Garantir negociações com o governo estadual. – Garantir identificação das dependências e que o local sejaadequado em termos de localização, segurança etc.

– Garantir que os setores/divisões relevantes na Sede (BFCe LA) sejam consultados sobre as questões jurídicas. – Garantir a proteção dos interesses da UNESCO.

– Garantir a assinatura do acordo.

Em caso de aluguel:

– Garantir que a identificação das dependências e o localseja adequado em termos de localização, segurança etc. – Garantir que o custo seja razoável segundo o mercadolocal e que os fundos orçamentários estejam disponíveis.– Garantir a proteção dos interesses da UNESCO.

– Assegurar a assinatura do acordo.

Bens duráveis 35. Administrar o inventáriode bens duráveis


– Manter uma lista atualizada de bens da UNESCO. – Garantir a segurança, manutenção e uso apropriado dosequipamentos. – Apoiar a Área de Serviços Gerais em Brasília realizandoum inventário físico anual dos bens duráveis. – Recomendar ao Conselho Local de Gestão de Bens (LocalProperty Survey Boards - PSB) que seja dada baixa dos bensno final de sua vida útil ou no evento de perda ou danoirreparável.



Veículo doEscritório

Telefones doEscritório

Computadores doEscritório

Todos os outrosequipamentos doEscritório

Controlar o uso do veículodo Escritório

37. Controlar o uso do tele-fone do Escritório

38. Controlar o uso doscomputadores do Escritório

39. Controlar o uso dosdemais equipamentos ebens do Escritório


– Garantir a segurança, a manutenção e o uso apropriadodo veículo do Escritório, agindo no evento de perda ou danodo veículo.– Em caso de acidente ou incidente envolvendo o veículo,

como furto, colisões (acidentes de trânsito em geral) ou outrosatos danosos praticados por terceiros, informar a polícialocal e obter a documentação necessária para acionar oseguro, informar a Unidade de Serviços Gerais, oDDIR/Serviços Corporativos e o SLO. – Manter o livro de registro do veículo atualizado e garantiro uso do veículo somente para finalidades oficiais.– Tomar as medidas devidas para assegurar o custo-bene-

fício e a eficiência no uso do veículo oficial.– Designar os motoristas para os veículos oficiais da

UNESCO.

– Garantir a segurança, a manutenção e o uso apropriadodos telefones do escritório. – Garantir o monitoramento do uso do telefone do Escritóriopara chamadas pessoais de funcionários e gerência.

– Garantir a segurança, a manutenção e o uso apropriadodos computadores do Escritório.

– Garantir a segurança, a manutenção e o uso apropriadodos equipamentos e bens no escritório.– Garantir que os equipamentos e bens do escritório sejamadequadamente inventariados e não sejam utilizados parauso pessoal.– Informar ao UNDSS e ao Ponto Focal de Segurança daUNECO (DDIR/CS/UBO) sobre arrombamento, furto ou qual-quer outro incidente relacionado à segurança dos bens doEscritório. Além disso, informar à polícia local e obter adocumentação necessária para acionar o seguro; informarà Unidade de Serviços Gerais, ao DDIR/ServiçosCorporativos e ao SLO. – Manter o Conselho Local de Gestão de Bens (Local PropertySurvey Boards - PSB) informado sobre qualquer perda oudano de patrimônio.

Segurança dos funcionários

40. Implementar e coordenar medidas desegurança prevalentes


– Garantir condições de segurança adequadas aos funcionáriosdo Antena e seus dependentes dentro dos arranjos de segu-rança estabelecidos pelo Escritório do Coordenador deSegurança da ONU (UNSCOORD), sob a responsabilidadegeral do oficial de segurança designado e/ou do ponto focalde segurança da UNESCO e de acordo com as instruções doUNSECOORD;– Garantir que as instruções referentes à segurança sejamcompletamente seguidas por todos os funcionários. – Consultar, auxiliar e colaborar com o oficial de segurançadesignado em questões relacionadas com a segurança eimplementação do Plano de Segurança, incluindo arranjosde evacuação e Padrões de Segurança OperacionalMínimos – MOSS, assegurando que ambos sejam seguidos.– Reportar em tempo hábil ao oficial designado / ponto focalde segurança da UNESCO sobre qualquer incidente rela-cionado com segurança.– Auxiliar funcionários viajando em missão a obter aLiberação de Segurança (Security Clearance) quandoaplicável.

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GA Grupo de Aconselhamento

Ascom Assessoria de Comunicação

BFC Coordenação dos Escritórios da UNESCO (Bureau of Field Coordination)

Ucip Unidade de Comunicação, Informação e Publicações

CIP Centro de Consulta e Informação de Projeto

DDIR/Corporate Services Vice-Diretor de Serviços Corporativos

EXB Projetos Extra-Orçamentários

FITOCA Fundos gerados por PSC de EXB

DIR/UBO Representante da UNESCO no Brasil

DDIR/Programme UBO Vice-Diretor de Programas

EO Gabinete (do DIR/UBO)

HQ Sede da UNESCO (Paris, França)

IOS Serviço de Auditoria Interna (localizado na Sede da UNESCO)

LO Assessoria Jurídica do UBO

PBS Conselho Local de Levantamento de Bens

PSC Custo de Gestão de Projetos (“overhead”)

SA Solicitação de Contrato

SIW Solução Integrada Web

SP Solicitação de Pagamento

SLO Oficial Sênior de Articulação dos Escritórios Antena

SPD Solicitação de Passagens e Diárias

TO Ordem de Viagem

TR Registro de Viagem

UBO Escritório da UNESCO em Brasilia (denominação oficial da Representaçãoda UNESCO no Brasil; inclui os Escritórios-Antena)

UCPD Documento de Programa de País da UNESCO

ONU Organização das Nações Unidas

ANEXO 2 – Lista de Abreviações

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