SECRETARIA DE ECONOMIA E FINANÇAS3ª INSPETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS DO EXÉRCITO

ORDENADOR DE DESPESAS

MINISTÉRIO DA DEFESA EXÉRCITO BRASILEIRO

SECRETARIA DE ECONOMIA E FINANÇAS 3ª INSPETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS DO EXÉRCITO

(Sv de Fundos Reg/3ª RM/1934)

GUIA DO

ORDENADOR DE DESPESAS

1ª Edição

Jul/2016

3ª INSPETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS DO EXÉRCITO

ORDENADOR DE DESPESAS

ÍNDICE

PALAVRAS INICIAIS................................................................................................ 2

1. ASSUMINDO A FUNÇÃO.................................................................................... 3

1.1 RECEBIMENTO DA FUNÇÃO............................................................................. 3

1.2 MATERIAL CARGA............................................................................................. 3

2. PRIMEIROS PASSOS........................................................................................... 4

2.1 CONHECENDO A UG......................................................................................... 4

2.2 FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS DA UG............................................................... 5

3 ROTINAS DO OD................................................................................................. 10

4. ATIVIDADES IMPORTANTES.............................................................................. 11

4.1 REUNIÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS MENSAL............................................... 11

4.2 PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL (PCA) ............................................................ 11

4.3 EXECUÇÃO DA CONFORMIDADE DE GESTÃO................................................... 11

4.4 EXAME DE PAGAMENTO DE PESSOAL.............................................................. 12

4.5 EXAME DAS PASTAS DE HABILITAÇÃO À PENSÃO MILITAR (PHPM) ................ 12

4.6 ALTERAÇÕES DE PAGAMENTO (FAP/FIP) ......................................................... 13

4.7 INATIVOS E PENSIONISTAS (IMPLANTAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO)..................... 13

4.8 GESTÃO DO FUSEx............................................................................................. 14

4.9 CONTROLE PATRIMONIAL................................................................................. 14

4.10 APURAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO DE DANOS AO ERÁRIO........................... 15

4.11 ARRECADAÇÃO E CONTABILIZAÇÃO DAS RECEITAS GERADAS NA UG............ 15

4.12 PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES E CONTRATAÇÕES.................................... 16

4.13 SOLICITAÇÃO DE RECURSOS............................................................................ 16

4.14 GESTÃO DE RESTOS A PAGAR.......................................................................... 16

4.15 RELACIONAMENTO COM A ICFEX................................................................... 17

4.16 SISTEMA DE ACOMPANHAMENTO DE GESTÃO (SAG) ................................... 19

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PALAVRAS INICIAIS

O Ordenador de Despesas, conforme § 1º do art. 80 do Decreto-lei nº 200/1967, é

“toda e qualquer autoridade de cujos atos resultarem emissão de empenho,

autorização de pagamento, suprimento ou dispêndio de recursos”. Tem o poder

discricionário para conduzir sua gestão, mas, para exercer tal prerrogativa, é imperioso

agregar conhecimentos suficientes nas áreas orçamentária, financeira, contábil e

patrimonial, o que facilitará sobremaneira sua missão à frente da administração da

unidade gestora (UG).

Suas ações devem ser praticadas sob a égide dos princípios da legalidade,

moralidade, impessoalidade e publicidade (transparência). Ademais, não basta cumprir

todas as formalidades previstas, é preciso ser eficiente na gestão dos recursos

financeiros e materiais confiados à sua responsabilidade, mantendo a excelente

imagem da Instituição perante a sociedade.

São ritos, atribuições e responsabilidades que se somam e definem esta complexa

mas desafiante e gratificante função de Ordenador de Despesas.

Ciente desse desafio, a 3ª Inspetoria de Contabilidade e Finanças do Exército (3ª

ICFEx) se propôs a elaborar este guia, em sua 1ª edição, com o intuito de proporcionar

mais uma ferramenta de apoio à UG, neste caso específico com o intuito de orientar,

de forma mais objetiva e direta possível, o Ordenador de Despesas, tanto em seus

primeiros passos como no exercício de sua função.

Não se pretende aqui esgotar os assuntos tratados, mas, tão somente, propor um

caminho a seguir e uma referência para o OD, à luz das normas vigentes.

A 3ª ICFEx, na sua nobre missão de orientar e fiscalizar, coloca-se à disposição desse

Ordenador de Despesas, desejando-lhe pleno sucesso no exercício de tão relevante

função.

Conte conosco, sempre!

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1. ASSUMINDO A FUNÇÃO

1.1 RECEBIMENTO DA FUNÇÃO

A função de Ordenador de Despesas tem início com a assunção. Para o recebimento

da função, necessárias se fazem as seguintes providências:

� Reunião e elaboração do relatório de Passagem de Função de Ordenador de

Despesas (Anexo 11 da Port 018-SEF, de 20 dez 13).

� Elaboração do Termo de Responsabilidade Administrativa (Anexo D da Port 951-

Cmt Ex, de 6 out 10).

� Alteração do Rol de Responsáveis.

� Publicação em BI do recebimento da função de OD.

� Apresentação da Declaração de Bens e Rendas (DBR), nos termos da IN nº 67-

TCU/2011;

� Solicitação de senhas para acesso aos sistemas: SIAFI/SIASG, pagamento de

pessoal (CICS ON LINE, FAP digital e SIPPES), SIGA (DGO) e SISADE (Danos ao Erário)

junto à ICFEx.

� Solicitação do Certificado Digital junto ao SERPRO.

� Alteração de dados do responsável do CNPJ junto à Receita Federal, conforme

procedimentos detalhados no Anexo ‘E’ das Orientações dos Agentes da

Administração da DGO.

1.2 MATERIAL CARGA

Por ocasião da passagem de comando, o material carga deve estar em dia e em

ordem. Significa dizer que deve existir fisicamente e estar corretamente escriturado. O

OD que está passando a função deve determinar uma conferência de carga, nos

termos do art 27 do Regulamento de Administração do Exército (R-3):

“4) diligenciar para que não ocorram passagens de comando, direção ou chefia,

inclusive a sua, ou de funções dos responsáveis por bens e valores da União, sem que

estes se encontrem certos e toda a escrituração em ordem e em dia;

5) publicar em boletim, quando passar o comando, direção ou chefia de UA, que o

patrimônio e os recursos financeiros estão certos e as respectivas escriturações, em

ordem e em dia, ou em que estado ou situação se encontram;”

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Após receber a função, uma conferência inicial deverá ser feita, uma vez que o novo

OD, antes de assumir a função, provavelmente não teve tempo suficiente para

dedicar-se a conhecer a situação do material da OM, pois teve que inteirar-se,

também, de outros aspectos. Neste sentido, tem-se a previsão no R-3, art 27, nº 6):

“6) certificar-se, dentro dos primeiros trinta dias de seu comando, direção ou

chefia, do estado da escrituração orçamentária, financeira e patrimonial, das condições

do imóvel e de suas instalações, do arquivo das plantas de arquitetura, estrutura e

instalações; das escrituras do imóvel, dos contratos de aluguel, se for o caso, e do

cumprimento do previsto no item anterior;” (grifo nosso)

2. PRIMEIROS PASSOS

2.1 CONHECENDO A UG

Ao assumir a função de Ordenador de Despesas, é interessante que o novo OD

procure obter o máximo de informações relativas à gestão de sua UG. Um roteiro de

verificação deve ser feito, elencando situações como:

� Pessoal – a existência de pessoal reintegrado, processos de ressarcimento de

danos ao erário, pessoal capacitado nas funções, falta de pessoal etc.

� Patrimônio - se o material carga está em absoluto controle, sua escrituração em

ordem etc.

� Econômico-financeira – a situação dos recursos disponíveis, dívidas com os

credores (empenhos liquidados a pagar), restos a pagar, receitas geradas na UG etc.

� Contábil - se os procedimentos contábeis estão sendo executados de acordo com

as normas, se existem diligências da ICFEx de vinculação ou de outros órgãos de

controle (CCIEx, TCU etc.).

� Conformidade – se as rotinas relativas à documentação atendem à legislação e às

condições do conformador para a execução da tarefa (autonomia).

� Oficinas, garagens e viaturas - disponibilidade, meios de manutenção etc.

� Instalações - a situação geral, necessidade de obras emergenciais, locais com

risco de desabamento, agressão ao meio-ambiente, vulnerabilidade na segurança etc.

� Plano de Gestão – estrutura de governança, mapeamento dos processos,

avaliação dos riscos e os controles internos.

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2.2 FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS DA UG

Basicamente, as UG do Exército Brasileiro estão organizadas da seguinte forma:

a. Seção de Conformidade de Registro de Gestão - SCRG

Tem como finalidade verificar se os atos executados pela UG foram realizados em

observância às normas vigentes e se existe documentação que comprove as operações

registradas. A seção é diretamente subordinada ao OD, sendo considerada o “braço da

ICFEx” na UG.

Recomenda-se que o oficial responsável pela conformidade tenha experiência

administrativa e que lhe sejam fornecidos todos os meios necessários à execução da

missão: sala exclusiva com acesso à internet, telefone e arquivo em condições de

manter a documentação organizada e segura. Este não deve exercer nenhuma outra

atividade administrativa na UG.

É prudente que o seu substituto esteja com seu perfil e senha ativos, ou seja, em

condições de um eventual desempenho das tarefas no caso de ausência do titular,

evitando a falta de registro tempestivo no sistema. Eventualmente, na falta de um

oficial, o OD poderá designar um praça ou servidor civil para exercer a função, sendo

necessário, apenas, informar à ICFEx sobre essa decisão.

OBS.: Em função da diversidade de OM, este fluxograma

pode sofrer alterações.

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b. Setor de Pessoal - S1

O Encarregado do Setor de Pessoal é o principal assessor do Comando, no que diz

respeito à administração e direção do pessoal civil e militar da OM.

O Setor de pessoal é o responsável pelo controle e arquivo das Declarações de Bens

e Rendas (DBR) dos agentes da administração da unidade, conforme IN nº 67-

TCU/2011 e Port 434, de 24 AGO 1994. Observar as orientações contidas no BInfo nº

8/2011.

O S1 é responsável pelos encargos relativos à coordenação e ao controle das

atividades relacionadas com o pessoal, ESPECIALMENTE DE PAGAMENTO DE PESSOAL.

c. Seção de Pagamento de Pessoal - SPP

Na SPP são tratados todos os assuntos relativos ao Pagamento de Pessoal da Ativa, Inativos e Pensionistas (quando for o caso).

É uma seção sensível da UG e nela deve atuar pessoal criteriosamente selecionado.

Mensalmente deve ser realizado o EXAME DE PAGAMENTO e o EXAME DAS PASTAS DE HABILITAÇÃO À PENSÃO MILITAR.

d. Seção de Inativos e Pensionistas - SIP

Algumas UG possuem o encargo de órgão pagador de inativos e pensionistas. Com

isso, faz-se necessária a organização de uma Seção de Inativos e Pensionistas.

As atribuições do Cmt OM com esse encargo estão elencadas no art 14 da Port 82-

DGP, de 23 ABR 14 (Instruções Reguladoras para a Administração de Civis, Inativos e

Pensionistas do Exército).

É recomendável que seja dedicada especial atenção à inclusão de beneficiários de

pensões, com o objetivo de prevenir possíveis ocorrências de dano ao erário,

decorrentes de implantação de valores em desacordo com o registrado no respectivo

Título de Pensão.

e. Seção FUSEx

Algumas UG possuem encargos na gestão do sistema FUSEx e, nesse sentido,

dispõem de uma estrutura que pode variar entre a capacidade de prestar assistência

médico-hospitalar e/ou ambulatorial em nível mais aprofundado ou superficial

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(Unidade Atendente) ou, apenas, terem responsabilidade pela averbação e pagamento

das despesas referentes aos beneficiários (UG/FUSEx). É importante destacar que o

sistema atende prioritariamente por meio de OMS e que o uso de OCS/PSA tem função

complementar. Nesse contexto, destaca-se a importância dos procedimen-

tos/auditorias realizadas pelas UG FUSEx durante o processo de realização das

despesas médico-hospitalares, quais sejam:

� Triagem - verificação prévia do estado de saúde do beneficiário com vistas a

conduzi-lo ao atendimento adequado, evitando-se gastos desnecessários (art. 6º da IR

30-38).

� Auditoria Prévia - procedimento preliminar que analisa pedidos de exames feitos

pelos profissionais de saúde habilitados, com vistas a emitir a guia de

encaminhamento.

� Auditoria Concorrente - realizada enquanto o paciente estiver hospitalizado ou

em atendimento ambulatorial, enfocando custos e adequação dos serviços.

� Auditoria a Posteriori - realizada após a alta do paciente enfocando custos e

adequação dos serviços.

f. Fiscalização Administrativa

O Fiscal Administrativo é o principal assessor do Comandante para as atividades

administrativas, sendo o responsável pela atividade meio da OM. O S4 é o responsável

pelo planejamento logístico da OM, e, normalmente, acumula a função de Fiscal

Administrativo. O R-3, em seus art 30 e 31, elenca suas atribuições básicas.

Para o exercício de sua função, o Fiscal Administrativo conta com auxiliares, titulares

das carteiras e tem sob sua subordinação o encarregado do setor financeiro,

aprovisionamento e material, além dos chefes de depósitos (oficinas, garagens etc).

Devem ser obsevadas as Normas Administrativas Relativas ao Suprimento

(NARSUP), em especial as responsabilidades previstas no inc IV, art 12 das referidas

normas. Dentre estas, recomenda-se a elaboração criteriosa da Ficha Modelo 18.

No que diz respeito às necessidades de obras e serviços de engenharia, bem como o

seu gerenciamento, os lançamentos devem ser realizados no sistema OPUS (Sistema

Unificado do Processo de Obras).

A função principal da fiscalização administrativa é o controle patrimonial e

financeiro.

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g. Setor Financeiro

Todo o processo de solicitação, recebimento, uso e pagamento dos recursos

financeiros da UG é coordenado e controlado pelo Setor Financeiro. O tesoureiro é o

responsável pela execução de todas as atividades contábeis e financeiras na unidade.

Com isso, torna-se o elo mais próximo com a ICFEx.

Nesta seção, é exercido o controle dos recursos financeiros para a atividade-fim,

meio e especial (no caso de HT, arrendamentos, convênios etc), assim como os meios

financeiros para suprimento de fundos, passagens e diárias.

Especial atenção deve ter o OD no acompanhamento desta importante atividade

para a UG.

h. Setor de Aprovisionamento

O Encarregado do Setor de Aprovisionamento é o responsável por dirigir os

trabalhos do rancho da UG, de acordo com os preceitos regulamentares, mantendo a

escrituração respectiva, bem como receber, guardar, conservar nas melhores

condições e distribuir os víveres e forragens.

Para a execução das atividades, deve-se observar o contido na Port 025-DGS, de 26

NOV 1987, que trata das normas de procedimentos e de controles para o serviço de

aprovisionamento.

Desde o ano de 2005, o COLOG vem desenvolvendo o Programa de Auditoria em

Segurança Alimentar (PASA) destinado à manutenção, adequação e modernização do

serviço de aprovisionamento das OM, conforme estabelecido no Regulamento de

Segurança dos Alimentos das Forças Armadas, aprovado pela Portaria Normativa nº

753/MD, de 30 MAR 15.

i. Setor de Material

O Setor de Material (ou Almoxarifado) é o local da unidade onde ficam depositados

todos os materiais da UG, em caráter transitório, uma vez que se destinam à

distribuição.

O Encarregado do Setor de Material é o responsável por gerenciar todos os pedidos

de materiais ou serviços, mediante requisição. Todos os materiais referentes aos

pedidos de reparação, conserto ou descarga, depois de autorizados pelo Fiscal

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Administrativo, devem ser transferidos para o Setor de Material, inclusive com a

transferência contábil.

i. Setor de Aquisições, Licitações e Contratos - SALC

Apesar de ser uma prática comum nas organizações militares, não há previsão em

QCP (Quadro de Cargos Previstos) da Seção de Aquisições, Licitações e Contratos

(SALC). As aquisições são atribuições do Encarregado do Setor de Material, conforme

prevê o nº 2) do art. 35 do RAE.

Devido à importância do assunto e à sua grande demanda, na maioria das unidades,

o OD opta pela composição de uma SALC. Disto, podem-se elencar algumas das

atribuições desta seção:

� Assessorar o comandante no que se refere à aquisição, alienação de material e

de contratação de obras e serviços da unidade.

� Executar os processos de aquisição por dispensa e inexigibilidade da unidade.

� Realizar os procedimentos licitatórios necessários para aquisição de material,

prestação de serviços, obras e serviços de engenharia, exploração econômica de bens

e alienações, desde a elaboração do edital até a divulgação do resultado.

� Realizar a formalização dos contratos de despesa e de receita, decorrentes de

procedimentos de licitação, dispensa ou inexigibilidade.

� Incluir os contratos de despesa e seus aditivos no Sistema de Gestão de

Contratos (SICON), com seus respectivos cronogramas.

� Incluir os contratos de receita no Sistema de Informações Gerenciais e

Acompanhamento Orçamentário (SIGA).

� Coordenar e orientar as atribuições dos Fiscais de Contrato.

� Realizar a gestão dos contratos da unidade, verificando o seu período de

vigência e a necessidade de realização de novos procedimentos licitatórios ou termos

aditivos, com a devida antecedência.

� Gerenciar os processos administrativos para aplicação de sanção em

fornecedores.

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3. ROTINAS DO OD

Com base no R-3, destacam-se as principais atribuições (missões) do Cmt/OD:

- CONDUZIR

Ao comandante compete a condução de todas as atividades desenvolvidas pela OM.

[art. 23]

- PROVIDENCIAR

O Agente Diretor, como principal responsável pela administração da unidade, deve

tomar todas as providências de caráter administrativo necessárias ao desempenho das

atividades fim e meio da unidade, de acordo com a legislação em vigor, sendo respon-

sável, portanto, pelos atos e fatos administrativos praticados na sua UA. [art. 25]

- SUPERVISIONAR

Supervisionar todas as atividades administrativas da UA. [art. 27, 1)]

- EXERCER

Exercer fiscalização direta sobre a escrituração orçamentária, financeira e patrimonial

da UA, a fim de mantê-la em ordem e em dia. [art. 27, 3)]

- FORMALIZAR

Formalizar e assinar contratos, de acordo com a legislação própria, decorrentes das

licitações realizadas ou das necessidades da UA. [art. 27, 7)]

- DETERMINAR

Determinar que as compras, obras, serviços; e alienações, sejam efetuadas com estrita

observância da legislação pertinente. [art. 27, 8)]

- MANTER

Manter em arquivo os prazos legais, à disposição dos Órgãos de Controle Interno, a

documentação comprobatória dos atos e fatos administrativos ocorridos. [art. 27, 9)]

- APLICAR

Aplicar, se necessário, quando for o comandante, sanção disciplinar ao responsável por

prejuízos à Fazenda Nacional, de acordo com a respectiva legislação. [art. 27, 11)]

- COMUNICAR

Comunicar, de imediato, ao escalão superior e aos órgãos de fiscalização técnica

previstos na legislação pertinente, a instauração de inquérito administrativo ou policial

militar, para apurar ocorrências administrativas que causaram prejuízos à Fazenda

Nacional. [art. 27, 13)]

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4. ATIVIDADES IMPORTANTES

4.1 REUNIÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS MENSAL

De acordo com o art. 22 da Port 018-SEF, de 20 dez 13, o OD deverá, até o décimo

dia útil do mês subsequente, realizar uma reunião com os seus agentes executores

diretos previstos no Inc III, § 1º, art 52 do Regulamento Interno e dos Serviços Gerais -

R-1 (RISG), com a finalidade de avaliar o resultado dos atos de gestão orçamentária,

financeira, patrimonial e de pessoal praticados no mês encerrado, e de elaborar, no

final da reunião, o Relatório de Prestação de Contas Mensal (RPCM), para remessa à

ICFEx de vinculação, até o décimo quinto dia útil do mês.

Destaca-se a importância da efetiva realização desta reunião e, ainda, de que as

informações constantes do relatório sejam um retrato fiel da realidade da unidade.

4.2 PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL (PCA)

A obrigação de prestar contas dos recursos sobre sua responsabilidade advém de

determinação legal, prevista no § único, art 70 da CF/1988. Dessa forma, anualmente,

o Ordenador de Despesa deverá organizar e apresentar o processo de PCA, referente

aos atos de gestão praticados, elaborando o Relatório de Gestão.

Para sua elaboração, deverão ser observadas as orientações da ICFEx. Faz-se

necessária uma maior conscientização, zelo e visão das consequências quanto às

informações prestadas, sob responsabilidade do Dirigente Máximo da OM, cuja gestão

será analisada e julgada pelo TCU.

Ainda, como parte integrante da PCA, recomenda-se o controle e a atualização

permanente do ROL DOS RESPONSÁVEIS da unidade, registrado no SIAFI.

4.3 EXECUÇÃO DA CONFORMIDADE DE GESTÃO

A Conformidade de Registro de Gestão está prevista na Port 018-SEF, de 20 DEZ 13,

e consiste na certificação dos registros dos atos e fatos de execução orçamentária,

financeira e patrimonial no SIAFI e da existência de documentos que comprovem as

operações. Ela deverá ser registrada em até três dias úteis a contar da data do registro

dos atos e fatos no SIAFI. Especial atenção deve ser dada aos dias sem expediente na

OM, principalmente feriados municipais e regionais, situações em que o SIAFI funciona

normalmente e que, consequentemente, são computados na contagem do prazo da

conformidade.

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A não realização da conformidade acarretará em restrição contábil para a UG,

impactando negativamente a imagem do Comando do Exército no escopo das

demonstrações contábeis publicadas pelo Governo Federal.

4.4 PAGAMENTO DE PESSOAL

Para a execução das tarefas de pagamento de pessoal, recomenda-se consultar os

manuais e instruções contidas na Intranet do CPEx. Para realizá-las, o OD deve acessar

os seguintes sistemas:

a. SIAPES - Sistema Automático de Pagamento de Pessoal

Mensalmente, acontecem alterações na rotina de pagamentos, as quais são

processadas pelo Setor de Pagamento e devem ser remetidas pessoalmente pelo OD.

Para transmitir o FAP/FIP, é necessária a senha CICS-ON LINE e a senha de acesso ao

FAP digital, conhecida como “senha master”. Por ocasião da troca de comando, o OD

substituído deve cadastrar o OD substituto. Imediatamente, o OD substituto deve

excluir o OD substituído.

b. SIPPES – Sistema de Pagamento de Pessoal

Trata-se do novo sistema de pagamento do Exército e encontra-se em fase de

implantação. O sistema possui 3 (três) níveis de acesso, OD (homologador), S-1

(aprovador), auxiliar SPP (operador). A senha master do OD cadastra os demais

operadores. Para solicitar a senha do OD, deve-se encaminhar expediente ao CPEx.

Para homologação das alterações, deve-se observar o calendário mensal elaborado

pelo CPEx.

c. SISCONSIG - Sistema de Consignações do Exército

É um sistema destinado ao gerenciamento dos descontos autorizados em folha de

pagamento pelos militares e pensionistas militares, consignados pelas Entidades

Consignatárias (EC). Seu acesso exige Certificação Digital, ficando gravadas todas as

operações executadas com os dados do usuário responsável, impedindo a negativa de

autoria por parte deste. Não há fornecimento de senha pelo CPEx e a senha de acesso

é a mesma do token ou do cartão digital. Não há necessidade de um token ou cartão

específico para acessar o SISCONSIG, sendo suficiente qualquer certificado Digital do

tipo A3 ou A4, padrão ICP - Brasil, como o token do SERPRO.

4.5 EXAME DE PAGAMENTO DE PESSOAL

O Exame de pagamento é necessário para verificar se as rubricas recebidas por cada

militar de sua UG estão de acordo com as suas qualificações. O Exame de Pagamento é

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feito confrontando-se o contracheque do militar com seus registros funcionais.

Mensalmente, o exame dever ser realizado e o Relatório do Exame remetido à ICFEx

de vinculação, junto com o RPCM.

Atentar para o calendário de eventos previstos no Anexo ‘A’ da Port 002-SEF, de 3

FEV 14, que trata do Exame de Pagamento. Cumpre destacar a importância da

nomeação da equipe de exame, que deve ser publicada até o dia 25 do mês anterior

ao exame e, ainda, a relação dos examinados, que deve ser publicada após a 1ª

remessa das alterações de pagamento (FAP).

O Ordenador de Despesas é quem determina os militares a serem examinados

(atribuição indelegável). Neste sentido, o § 1º do art 4º da citada portaria estabelece

aqueles que obrigatoriamente deverão ter seus contracheques examinados. Por sua

vez, o §3º determina o efetivo mínimo a ser examinado anualmente, cfe efetivo da UG.

4.6 EXAME DAS PASTAS DE HABILITAÇÃO À PENSÃO MILITAR (PHPM)

Este exame deve ser realizado concomitante com o exame de pagamento e objetiva

manter atualizada as informações necessárias para a habilitação à pensão dos

beneficiários. Este exame tramita dentro da UG, não sendo necessário o

encaminhamento para a ICFEx de vinculação.

Independentemente do exame, é de responsabilidade pessoal a atualização da

PHPM, o qual deve informar, de imediato, qualquer alteração verificada. Nos termos

do art 6º da Port nº 175-DGP, de 12 AGO 14, a conferência deve ser realizada,

anualmente, no mês do aniversário dos militares e civis da ativa, dos inativos, dos

pensionistas militares e anistiados políticos militares ou seus dependentes habilitados.

4.7 INATIVOS E PENSIONISTAS (IMPLANTAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO)

A implantação de pensão militar na situação condicional deve atender ao prescrito

na Port nº 82-DGP, 23 ABR 14, em atenção ao contido no art. 40 e incisos,

especialmente a alínea a) do inciso II. Os moldes da implantação de pensão na situação

condicional são os mesmos vigentes para o instituidor em vida, independentemente se

este contribuía para um ou dois postos acima.

Quando ocorrer implantação ou alteração no pagamento, incluir o respectivo

contracheque no próximo exame de pagamento, conforme Port 002-SEF, de 3 FEV 14.

Deve-se proceder à conferência do pagamento efetuado aos pensionistas com o

título de pensão, assim que receber o mesmo (após o processamento pela RM).

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A implantação de pensão civil deverá ser realizada somente após o recebimento do

título de pensão civil, a ser emitido pela Região Militar.

4.8 GESTÃO FUSEx

Nos termos da Port 653-Cmt Ex, de 30 AGO 05, que trata das Instruções Gerais para

o Fundo de Saúde do Exército (IG 30-32), o FUSEx visa ao atendimento médico-

hospitalar dos militares, na ativa e na inatividade, e de pensionistas de militares.

Observar a Msg SIAFI 2010/0515262-DGP.

Especial atenção deve ser dada aos procedimentos de alto custo e complexidade.

Nos termos do art. 17 das IR 30-38 (Port 048-DGP, de 28 FEV 08), os Cmt, Ch e Dir de

UA deverão mandar realizar auditoria prévia dos procedimentos e (ou) exames de alto

custo e complexidade, decorrentes de atendimentos realizados em OCS e PSA. Nos

casos de urgência e emergência, os procedimentos a serem adotados estão

regulamentados no Capítulo III da IR 30-38.

Atividade importante relacionada à gestão do FUSEx é a lisura médica. A Comissão

de Lisura de Contas Médicas tem por objetivo efetuar revisão técnica, ética e contábil

das contas hospitalares e ambulatoriais, procedentes de prestadores

contratados/credenciados, para evitar possíveis distorções, controlar a qualidade dos

serviços e, sobretudo, zelar pelo criterioso emprego dos recursos financeiros (art. 20

da Port 759-Cmt Ex, de 20 DEZ 02). Ressalta-se a importância da participação efetiva

do oficial médico na comissão. Atentar para as Glosas!

4.9 CONTROLE PATRIMONIAL

Por ocasião da Reunião de Prestação de Contas Mensal deve-se verificar a situação

da convergência contábil relativa aos saldos do RMA, do RMB e do Relatório Sintético

de Depreciação, valendo-se de informações do SIAFI e SISCOFIS, conferindo se há

coerência na conciliação contábil, inclusive de meses anteriores. Ou seja, deve-se

conferir se os saldos do SIAFI e do SISCOFIS estão compatibilizados, bem como

averiguar a existência física dos materiais.

A utilização do SISCOFIS OM/OP para a execução da movimentação de material é

obrigatória, não se admitindo o uso de sistemas paralelos para o controle do

patrimônio. Deve-se observar o cumprimento da rotina semanal, de caráter

obrigatório, do envio de estoque do SISCOFIS OM/OP ao COLOG, conforme

orientações daquele Comando, bem como as demais providências.

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Os agentes da administração devem manter o OD informado acerca dos assuntos

patrimoniais, ressaltando as pendências e as providências em curso.

4.10 APURAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO DE DANOS AO ERÁRIO

No âmbito do Exército, a Port 008-SEF, de 23 dez 03, trata das Normas para a

Apuração de Irregularidades Administrativas. O Ordenador de Despesas, ao verificar a

ocorrência de fatos de qualquer natureza que contenham indícios de prejuízo à

Fazenda Nacional, deverá determinar a instauração de Sindicância, de Inquérito

Policial Militar (IPM) ou de Processo Administrativo para sua apuração e

ressarcimento, de acordo com a respectiva legislação. Destaca-se a importância de

qualificar e quantificar o dano.

Nos casos de instauração dos citados procedimentos, o Cmt, Ch ou Dir da OM

deverá comunicar sua abertura à ICFEx correspondente, independente dos valores

envolvidos e das demais comunicações regulamentares, conforme previsão do § 2º,

art. 3° da referida portaria. Após o encerramento e já solucionada a Sindicância, IPM

ou Processo Administrativo, observar a regra contida no art. 5º da mesma portaria,

avaliando se é o caso de enviar o Relatório e a Solução do referido processo à ICFEx.

Em qualquer hipótese, os registros de abertura e acompanhamento, até a quitação

da dívida, deverão ser efetuados no Sistema de Acompanhamento de Danos ao Erário

(SISADE). Cabe ao OD o controle dos operadores do referido sistema.

Maiores detalhes e orientações sobre o tema podem ser encontrados nos pareceres

de nº 048/AJ/SEF, de 13 AGO 09 e de nº 111/AJ/SEF, de 30 SET 13, bem como no

Anexo ‘C’ do BInfo 06/2013, desta ICFEx.

4.11 ARRECADAÇÃO E CONTABILIZAÇÃO DAS RECEITAS GERADAS NA UG

Toda e qualquer receita gerada/arrecadada pela unidade deverá ser recolhida por

meio da Guia de Recolhimento da União (GRU), com vistas à sua contabilização no

SIAFI. Os códigos a serem utilizados na GRU encontram-se disponibilizados na tabela

de código de depósito para o órgão Fundo do Exército, disponibilizado nas Orientações

aos Agentes da Administração da DGO.

A Port 011-SEF, de 28 JUL 11, obriga o cadastramento de qualquer receita gerada

pela UG, com ou sem contrato, no Sistema de Informações Gerenciais e

Acompanhamento - SIGA. Por meio deste sistema é possível, além do controle de

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todas as receitas, ter acesso aos pleitos de créditos, e ainda transferir recursos entre as

UG e entre a UG e o FEx.

4.12 PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES E CONTRATAÇÕES

As atividade de aquisições e contratações certamente demandarão uma grande

parte da atenção do OD. Para obter melhores resultados, sugere-se uma especial

atenção ao planejamento das aquisições. Este deve ser realizado de modo a promover

a adequada e tempestiva utilização dos recursos orçamentários disponibilizados à

unidade, alcançando a proposta mais vantajosa para a Administração e ainda, evitando

o fracionamento da despesa. Como ferramenta para flexibilizar o planejamento,

sugere-se a utilização do Sistema de Registro de Preços, nos termos da Port 001-SEF,

de 27 JAN 14. Sempre lembrando: A REGRA É LICITAR!

A aplicação dos recursos deve ser realizada à luz da finalidade da NC. Qualquer

dúvida sobre o tema deve ser tratada diretamente com o ODS que o descentralizou,

evitando-se o desvio de finalidade, que é considerado uma irregularidade.

Cumpre destacar a importância do Fiscal de Contrato, pois estes são "olhos" do OD

na execução do contrato. Vide Msg SIAFI 2011/1404155-SEF, de 6 OUT 11.

4.13 SOLICITAÇÃO DE RECURSOS

As solicitações de recursos devem ser direcionadas ao Órgão de Direção Setorial

(ODS) encarregado da atividade. Para definição dos encargos de cada ODS e da

Diretoria de Gestão Orçamentária (DGO) é realizada uma reunião sistêmica, cujo

resultado é publicado no ANEXO A (REUNIÃO SISTÊMICA - DEFINIÇÃO DE RESPONSA-

BILIDADES) do Manual de Orientação dos Agentes da Administração da DGO.

Para solicitação de recursos à DGO, recomenda-se a leitura, na íntegra, do Manual

supracitado, que traz modelos de solicitação e demais orientações.

4.14 GESTÃO DE RESTOS A PAGAR (RP)

Os saldos de empenhos não liquidados, ao final do exercício, poderão ser inscritos

em restos a pagar não processados, para serem liquidados no exercício seguinte. Para

isso, a UG deve fazer sua indicação, a ser realizado no SIAFI pelo OD ou agente por ele

designado, observando-se:

� a confirmação junto ao fornecedor da pretensão de entrega do bem e/ou

prestação do serviço no exercício seguinte, evitando assim o cancelamento de RP;

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� a real necessidade do bem ou serviço para a UG no próximo exercício; caso

contrário, anular o empenho, em tempo hábil, e utilizar o recurso para outra finalidade

ou devolvê-lo (mediante autorização do ODS, se for o caso);

O OD deve envidar todos os esforços para evitar cancelamentos de RP. Caso seja

necessário, o processo deve ser acompanhado de todas as medidas legais cabíveis a

fim de proteger o interesse público, tais como a aplicação de sanções ao fornecedor

inadimplente (procedimentos constantes no sítio da 3ª ICFEx). Estes cancelamentos

devem ser informados mensalmente à ICFEX, mediante planilha anexa ao RPCM.

4.15 RELACIONAMENTO COM A ICFEX

A ICFEx foi concebida com o objetivo de apoiar o OD e os Ag Adm para a mais

perfeita consecução de suas respectivas atribuições, seja pelo incansável trabalho de

orientação, seja pela fiscalização das ações executadas. Na dúvida, entre em contato a

ICFEx! Somos a “mesma tropa”.

a. Visitas de Auditoria

As visitas de auditoria são realizadas conforme a previsão no Plano Anual de

Atividades de Auditoria (PAAA), consolidado pelo CCIEx, e aprovado por portaria do

Cmt Ex. Estes trabalhos seguirão as Normas para a Realização das Atividades de

Auditoria e Fiscalização pelo Controle Interno do Comando do Exército (EB10-N-

13.003), com vistas a verificar a regularidade dos atos e fatos administrativos quanto à

observância da legislação vigente (legalidade), eficiência, eficácia, economicidade e

equidade na gestão dos recursos públicos colocados à disposição das Unidades

Gestoras, servindo ainda de suporte à certificação das Prestações de Contas Anual.

Na realização dos trabalhos de auditoria, serão empregadas diversas técnicas, tais

como indagação oral ou escrita aos agentes da administração e análise documental.

Como preparação da UG, sugere-se a leitura do “Plano de Visitas às UG vinculadas”,

disponível no site da Inspetoria, com orientações e um roteiro do que poderá ser

verificado na referida atividade. Recomenda-se ainda ao OD observar os relatórios

anteriores das auditorias da ICFEx, bem como o quadro de respostas encaminhado

pela UG, certificando-se de que as recomendações foram atendidas.

Em função das peculiaridades da UG e do tempo disponível, poderá a equipe de

auditoria visitar ou não todas as seções listadas ou, ainda, incluir outras não previstas

inicialmente, mas que sejam de interesse da gestão da UG, da PCA ou atendam à

determinação específica.

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b. Diligências

As diligências visam a buscar informações e esclarecimentos junto à UG sobre as

razões que levaram à prática de qualquer ato orçamentário, financeiro, patrimonial ou

operacional. Feita a correção/resposta, e de forma tempestiva, a diligência estará

encerrada. Persistindo o erro, a diligência poderá acarretar em restrição contábil para

a UG ou ainda evoluir para uma Visita de Auditoria Não-Programada (VANP), Auditoria

Especial ou Tomada de Contas Especial (TCE).

c. Conformidade Contábil

A Conformidade Contábil dos atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e

patrimonial, registrada pelas ICFEx consiste na certificação dos demonstrativos

contábeis gerados pelo SIAFI. Seu registro tem como base os princípios e normas

contábeis aplicáveis ao setor público, o Plano de Contas da União, a Conformidade dos

Registros de Gestão das UG, o Manual SIAFI e outros instrumentos que subsidiem o

processo de análise realizada pelo responsável pelo seu registro. Ressaltam-se as

principais situações que ensejam registro da conformidade com restrição:

� Falta de registro da conformidade dos registros de gestão.

� Falta de registro da unificação patrimonial.

� Falta de registro da depreciação ou seu registro em contas que não podem ser

depreciadas.

� Divergência entre SISCOFIS e SIAFI.

� Saldo indevido nas contas com final 99 (Outros), OB cancelada, Outros

Consignatários, GRU a classificar etc (Equações CONDESAUD).

d. Boletim Informativo (BInfo)

Mensalmente, a ICFEx elabora o Boletim Informativo, disponível no site da

Inspetoria, mediante cadastro no portal. Neste boletim, constam os documentos

considerados mais relevantes naquele mês, bem como atualização de legislação e de

procedimentos contábeis, financeiros e licitatórios. Importante destacar ainda que,

conforme prevê a SEF, a leitura do Binfo é de caráter obrigatório.

e. Orientações (DIEx e Mensagens SIAFI)

Regularmente a ICFEX elabora documentos emitindo orientações e recomendações

sobre assuntos relacionados ao Sistema de Economia e Finanças e Controle Interno, de

interesse das UGV. Todos esses documentos devem ser do conhecimento do OD, bem

como dos Ag Adm, conforme o assunto. Especial atenção também deverá ser dada aos

DIEx e Msg SIAFI oriundas da própria SEF e suas diretorias, do CCIEx, bem como dos

ODS e Grandes Comandos enquadrantes.

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f. Solicitação de Senhas

As senhas para acesso aos diversos sistemas utilizados para o registro dos atos de

gestão devem ser solicitadas à ICFEx e seguir os procedimentos regulados para a sua

obtenção. O OD, responsável pelas senhas fornecidas à sua UG, deve, por conseguinte,

orientar seus agentes a evitarem a perda das referidas senhas por motivo de

esquecimento ou uso indevido, assegurando, assim, a segurança necessária ao uso de

todos os sistemas, como o SIAFI.

g. Formulação de Consultas

Eventualmente, o OD se depara com dúvidas quanto ao atendimento dos direitos

remuneratórios dos militares de sua UG ou matéria inserida na legislação econômico-

financeira e de Controle Interno. Para auxiliar o OD neste quesito, recomenda-se

inicialmente a consulta aos Ofícios e Pareceres contidos na intranet da Asse1/SEF e,

caso não sanada a dúvida, encaminhar uma consulta à ICFEx, observando-se, para sua

elaboração, a Portaria 004-SEF, de 6 NOV 02, devendo constar, inclusive, o parecer do

OD quanto ao pleito.

4.16 SISTEMA DE ACOMPANHAMENTO DE GESTÃO (SAG)

O SAG é um sistema desenvolvido na 2ª ICFEx, pelo Maj Manfrini, e tem a finalidade

de facilitar os trabalhos de acompanhamento da execução dos recursos

disponibilizados de forma simples e intuitiva, sem a necessidade de conhecimentos

contábeis aprofundados.

Alimentado diariamente com dados de diversos sistemas, principalmente do SIAFI,

este sistema realiza o cruzamento das informações por meio de filtros. Dentre as

funcionalidades, destacam-se:

� Gráficos demonstrativos da Gestão Orçamentária e de Restos a Pagar.

� "Utilidades" (Consultas de apoio, Msg SIAFI expedidas e recebidas, entre outras).

� "Documentos e Saldos" (Documentos e Saldos do SIAFI).

� "Indícios" (possíveis impropriedades e/ou irregularidades).

Quanto a esta última funcionalidade, considerando que os filtros são baseados em

regras gerais de legislação, casos concretos apontados pelo sistema devem ser

analisados, confirmando o saldo no SIAFI e o devido amparo legal, cuja informação

deverá constar do campo “observação” do documento de lançamento no SIAFI. O

CCIEx recomenda a utilização do SAG pelo OD e demais agentes da UG. O cadastro do

primeiro usuário da UG é realizado pela ICFEx de vinculação.

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