Guia e diretrizes para trabalho remoto v 1.0

Formando uma cultura de trabalho apoiada em acordos, ferramentas e processos

Cultura de trabalho remotoO trabalho remoto nos permite maior flexibilidade no dia a dia, melhorando o equilíbrio entre a vida pessoal e a vida profissional.

Ao evitar traslados, podemos fazer melhor uso do nosso tempo. Algumas vezes, o trabalho remoto não é opcional. Por exemplo, quando trabalhamos com pessoas de outra localidade.

O trabalho à distância também podeaumentar a produtividade individual, com menos interrupções durante o dia de trabalho.

No entanto, o uso incorreto pode prejudicar a equipe e nossos clientes.

Ferramentas e processos não são suficientes. Vamos criar uma cultura de trabalho remoto que nos permita uma melhor comunicação e coordenação com nossas equipes e clientes.

Basicamente nos comportando como quandoestamos cara a cara:

Tomar banho, vestir-se adequadamente, comer bem e respeitar os horários.Fora do escritório, precisamos criar nossa rotina para ir do modo família ao modo trabalho e vice-versa.

Neste documento, compartilhamos algumas ideias para melhorar seu trabalho remoto, independente da sua função.Você pode usar todas as ideias ou incentivar os responsáveis a fazê-lo para o benefício de todos.

Regras de cortesia ao trabalhar remotamente

VestuárioVista-se como se

estivesse indo para o escritório, mesmo se

estiver em casa

10 STEPS T i t l ei n f o g r a p h i c s

PontualidadeEm sessões remotas,

a pontualidade é ainda mais importante

CâmeraManter a câmera ligada aumenta a

eficiência da comunicação

ComidaEvite comer na frente da câmera. A menos que seja uma reunião

de almoço

Um de cada vez

Espere sua vez de falar. Respeite o moderador da

sessão

SonsCertifique-se de que não

haja sons que afetem a reunião

Prepare-seComece a reunião

com tudo o que você precisa em mãos

MicrofoneBasta ligá-lo quando for a sua vez de

falar

PrivacidadeNão grave a sessão

sem o consentimento de todos

MostrarCompartilhe o que você

está comentando

na tela

É muito importante ter um espaço de trabalho adequado.É essencial entrar em acordo com outros membros da família sobre o espaço físico, os horários, as interrupções permitidas e a eliminação de ruídos.Outros elementos essenciais a serem considerados são a mesa e a cadeira onde trabalharemos. Eles podem fazer a diferença. Um sofá ou cama não foram projetados para um dia de trabalho.O ambiente é complementado por boa iluminação, ventilação e isolamento acústico, que tornam nosso tempo em casa mais eficiente e confortável.

Trabalhando em casa

Antes de uma reunião

Uma boa prática é, para todas as ferramentas ou processos que usamos, termos um plano B que é rapidamente executado e conhecido por todos.Por exemplo, se sua equipe usa o aplicativo A para videochamadas, todos também têm o aplicativo B, caso seja necessário

Todo convite de reunião deve incluir o link necessário para a conexão remota.Tanto a aplicação usual quanto a opção B.

Inclua nos convites as informações necessárias para a sessão.O objetivo e a agenda detalhada não devemser opcionais.

Quando tópicos que não exigem toda a equipe conectada precisam ser revisados em uma sessão, é recomendável dividir a reunião em seções. Começando com toda a equipe para temas gerais e depois subdividindo a reunião com temas e pessoas específicos. Antes de finalizar, é ideal reunir toda a equipe para o resumo final.

Durante as reuniões

A melhor forma de comunicação é presencial, seguindo em ordem: vídeo chamada, áudio, mensagens / chat, e-mail ...

A melhor solução para uma sessão remota é a vídeochamada.

Procure usar aplicativos que permitem edição simultânea de arquivos.

Compartilhar rapidamente o conteúdo em nossa tela tornará nossas reuniões mais eficazes.

Usar fones de ouvidomelhorará significativamente a comunicação.

Isso vale para todos os membros da equipe.

O fone nos isola de outros ruídos e nos permite focarmelhor na conversa.

Mantenha sempre a câmeraligada para melhorar a comunicação.

E o microfone é desligado quando não estamos falando, para reduzir o ruído na conversa.

Lembre-se de que, mesmo estando no escritório, em uma reunião com alguém remoto, também nos tornamos membros remotos.

Sempre que possível, os presentes no escritório devem estar juntos em uma sala de trabalho para melhorar a comunicação.

Podemos complementar a comunicação com o chatanexado à chamada. A maioria das ferramentas inclui essa opção.

Isso também nos permite a comunicação com o moderador da sessão de maneira a não alterar o fluxo da conversa.

Depois das reuniões

Encerre a sessão com um breve resumo, que inclui: Os tópicos abordados; Os acordos feitos; Os próximos passos, caso tenha sido definido algum.

Programe a data, hora e detalhes da próxima sessão, se aplicável.

Envie e, se possível, revise a minuta geradadurante a sessão.

Durante todo o dia

• Sempre tenha um canal de comunicação permanentemente aberto com sua equipe para ser usado durante o dia de trabalho. O mais simples é o chat.

• Manter o chat como o canal formal de comunicação com uso exclusivo para assuntos relacionados ao trabalho.

• Se possível, tente qualquer nova ferramenta primeiro no escritório, simulando a interação remota de uma sala para outra antes de implantar em casa.

Mantenha o cliente informadoÉ muito importante manter o cliente e outras partes interessadas informadassobre nossas atividades remotas.Ao trabalhar remotamente, é necessário fornecer o fluxo usual de informaçõesque ocorre dentro do escritório por algum outro mecanismo.Não é um relatório de status ou uma lista simples de nossas reuniões ou uma foto de nossa agenda para mostrar que estamos ocupados.É uma comunicação bidirecional sobre o progresso e as entregas de valor que estamos gerando e obtenção de feedback sobre o que fazemos.Todas as mudanças no processo, incluindo a comunicação, devem ser negociadas com as partes interessadas.

Compartilhe nossas atividades e progresso - Sugestões

Acordar no início da semana o plano geral de trabalhocom os resultados de alto nível que esperamos entregar ou avançar

Mantenha um canal de comunicaçãoaberto para responder perguntas ou informações atualizadas.Destinado apenas a este uso

Manter pelo menos uma pequena sessão diária para nos mantermos informados e detectarmos riscos ou impedimentos

Incentive as interações formais a serem realizadas por videochamada, caso a reunião presencial não seja possível

Mantenha dashboards e painéis com informações atualizadas. Garanta o acesso de todos os envolvidos

Apresente formalmente o progresso a todos os envolvidos e obtenha feedback.Se houver muitos avanços, faça-o semanalmente

Informaçãoe processos

Manter um repositório centralizado para todos os arquivos é crucial (mesmo para computadores que não funcionam remotamente).

Compartilhar arquivos em progresso por e-mail é muito ineficiente e propenso a erros e perda de informações.

É necessário definir ou atualizar os padrões usados para todos os processos impactados.

Algumas ferramentas sugeridas(outras relacionadas na página final)

Repositório: Microsoft Teams, SharepointColaboração simultânea: Google drive

Quadros e painéis interativos: Planner, Trello, Mural, Stormboard, miro, Google drawingsEstimativas: Planning poker

Vídeo: Teams, Zoom, HangoutsRetrospectivas: Ideaboardz, Jamboard

Feedback, perguntas e pesquisas: Menti, sli.do, doodle, Microsoft Forms, Google forms, Kahoot

Cursos e workshops: Google classroomComunicação: Slack

Acordos. Os acordos de mudança de ferramentas, processos e cronogramas foram definidos e compartilhados com toda a equipe e / ou cliente

Melhorias. As retrospectivas ou sessões de feedback da equipe analisam a operação do trabalho remoto.

Ambiente doméstico. Ao trabalhar em casa, temos um espaço de trabalho adequado

Facilitador. As reuniões sempre incluem um facilitador que dá foco e orienta a sessão

Minuta. Todas as sessões geram um resumo ou minutas compartilhadas com toda a equipe

Comunicação. Tentamos reduzir a comunicação por e-mail, promovendo chamadas de vídeo, chats com históricos e repositórios de informações

Videochamadas. Evitamos chamadas de áudio, preferindo chamadas de vídeo

Conectados. Todos na equipe mantêm comunicação ativa nas reuniões, conectando-se ao seu próprio dispositivo (laptop, tablet, telefone)

Reuniões eficazes. As reuniões incluem link, objetivo da sessão e agenda detalhada

Disponibilidade. Todos os membros da equipe estão disponíveis durante todo o dia de trabalho

Reuniões curtas. Evitamos reuniões muito longas. Se for inevitável, promovemos intervalos pelo menos a cada hora

Otimização de reuniões. Atentamos para que em cada sessão haja apenas as pessoas essenciais para essa reunião

Contato imediato. Conseguimos iniciar uma sessão remota a qualquer momento em menos de um minuto

Checklist de trabalho remoto

Cortesía remota. As regras de cortesia para trabalho remoto são sempre respeitadas

Outros recursosArtigos e postagens de blog:

(Podcast) WorkLife with Adam Grant: A world without bosses

Article) New Research Shows How Independent Workers Can Thrive in the Gig Economy

Agony and Ecstasy in the Gig Economy: Cultivating Holding Environments for Precarious and Personalized Work Identities

Thriving in the Gig Economy

A 90-Minute Plan for Personal Effectiveness

5 Secrets To Taking the Perfect Nap

Vídeos (paródias) sobre trabalho remoto:

A conference call in real life

A video conference call in real life

Relação de ferramentas de colaboração :

• 330 Tools for Remote Work

• 60 Online Collaboration Tools to Help Your Team Be More Productive

• 17 Remote Work Tools for Happy and Productive Employees

• Online Collaboration Tools (by Robin Good)

• Collaboration superpowers

The Remote Manifesto (GitLab):

• The Remote Manifesto (By GitLab)

Livros:

• Manage your Day-to-Day: Build your Routine, Find Your Focus & Sharpen your Creative Mind

• Work Together Anywhere: A Handbook on Working Remotely