Guia orden de compra

26
Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos Dirección del SEACE SEACE - REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO PARA ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO Versión 1.0 Agosto 2013

Transcript of Guia orden de compra

Page 1: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos Dirección del SEACE

SEACE - REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO

DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE

ÓRDENES DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

PARA ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO

Versión 1.0

Agosto 2013

Page 2: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 2 de 26

DSEACE - OSCE

CONTENIDO

CONTENIDO ................................................................................................................................. 2 CONSIDERACIONES GENERALES ............................................................................................ 3 CONSIDERACIONES TÉCNICAS ................................................................................................ 5 1. PASOS PARA DESCARGA DEL ARCHIVO EXCEL REGISTRO_OC-OS.XLS ..................... 6 2. PASOS PARA HABILITACIÓN DE MACROS EN EXCEL ...................................................... 7 3. PASOS PARA REGISTRO MASIVO DE ÓRDENES DE COMPRA Y/O SERVICIO MEDIANTE EL USO DE UN ARCHIVO EXCEL ......................................................................... 11

3.1. Registro de Datos generales de las órdenes de compra y/o servicio ....................... 11 3.2. Registro de Datos de las órdenes de compra y/o servicio ........................................ 13

4. PASOS PARA CREACIÓN DEL ARCHIVO DBF .................................................................. 20 5. PASOS PARA ENVÍO MASIVO DE REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA U ÓRDENES DE SERVICIO AL SEACE ........................................................................................................... 22 6. CONSOLA REGISTRO DE CARGA MASIVA ....................................................................... 24 CONSULTAS SOBRE SEACE .................................................................................................... 26

Page 3: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 3 de 26

DSEACE - OSCE

CONSIDERACIONES GENERALES

Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado están en la obligación de

registrar la información relacionada con sus órdenes de compra u órdenes de servicio en el

Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado - SEACE.

Para registrar las referidas contrataciones indicadas previamente, se considerar lo siguiente:

1. De acuerdo a lo establecido en la Disposición Transitoria de la Directiva Nº 007-2012-

OSCE/CD “Disposiciones aplicables al registro de información en el Sistema Electrónico

de Contrataciones del Estado (SEACE)”, las Entidades están obligadas a registrar las

órdenes de compra y órdenes de servicio a través Portal del SEACE.

2. Durante el registro de la información de las referidas contrataciones, los usuarios

autorizados por las Entidades deberán observar lo establecido en el artículo 68 de la Ley

de Contrataciones del Estado, así como los artículos 286 al 289 del Reglamento de la

Ley de Contrataciones, la Directiva Nº 007-2012-OSCE/CD, el “Manual de Usuario para

el Registro de Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio” y/o el “Instructivo para el

manejo del formato excel de carga masiva de órdenes de compra y órdenes de servicio”

publicado en el Portal del SEACE.

3. A través de la Sub Dirección de Plataforma de la Dirección del SEACE, se otorgará el

perfil para el registro de estas contrataciones a los usuarios que fueron autorizados por

las Entidades; y, en el caso de aquellas que todavía no lo hayan solicitado se asignará

este perfil a los funcionarios - usuarios activos que a la fecha cuentan con el perfil de

Operador de Procesos de Selección, quienes se encuentran habilitados para registrar la

información de estas contrataciones.

4. Con el objeto de dar a conocer los pasos a seguir para efectuar el registro masivo de

órdenes de compra y servicio en el SEACE a través del archivo excel “Registro_OC-

OS.xls”, se encuentra publicado en el Portal del SEACE en la sección de “Documentos y

Publicaciones”, el documento “Instructivo para el manejo del formato excel de carga

masiva de órdenes de compra y órdenes de servicio”.

Ubicar la opción “Documentos y Publicaciones” y seleccionarla.

Page 4: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 4 de 26

DSEACE - OSCE

5. El OSCE otorgará perfiles tipo administrador y operador del registro de las referidas

contrataciones, a aquellos usuarios para los cuales las Entidades solicitaron que se les

habilite dicho acceso. En el caso de aquellas Entidades que no han solicitado al OSCE

este acceso, se asignarán los perfiles tipo administrador y operador funcionarios -

usuarios activos que a la fecha cuentan con el perfil de Operador de Procesos de

Selección, los cuales podrán ingresar utilizando su Certificado SEACE (usuario y

contraseña).

Page 5: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 5 de 26

DSEACE - OSCE

CONSIDERACIONES TÉCNICAS

Para poder trabajar en el Archivo excel “Registro_OC-OS.xls”, se debe de contar con los siguientes requerimientos de software mínimos:

Sistema Operativo Windows 2000 o superior.

Microsoft Excel 2003 Professional o superior.

Soporte de Excel para trabajar con macros y formularios. La configuración regional y del Idioma de su PC debe configurarse para las Opciones Regionales: “Español-Perú”, de la siguiente manera:

Seleccionar Menú Inicio, la opción Configuración / Panel de Control / Configuración Regional y de Idioma.

Elegir de la lista “Español-Perú”, seleccionar el Botón “Personalizar “, luego seleccione la pestaña “Números”. Configurar según se muestra en la pantalla.

Fig.- 1 Configuración Regional y de Idioma Además, en lo referente al hardware, se recomienda como mínimo:

Conexión permanente a Internet.

128 MB de RAM mínimo.

Resolución de vídeo de 800 x 600.

Page 6: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 6 de 26

DSEACE - OSCE

1. PASOS PARA DESCARGA DEL ARCHIVO EXCEL REGISTRO_OC-OS.XLS

1. Ingresar a la siguiente dirección http://www.seace.gob.pe/ de preferencia en un

navegador Internet Explorer 8 o Superior.

2. Seleccionar la opción “Documentos y Publicaciones” como se muestra en la Figura siguiente:

Fig.- 2 Portal del SEACE

3. En la sección “Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio” se visualizarán 3 opciones:

a) Archivo Excel “Registro_OC-OS.xls”

b) Instructivo para el manejo del formato excel de carga masiva de órdenes de compra y órdenes de servicio.

c) Manual de Usuario para el Registro de órdenes de compra u órdenes de servicio

Seleccione Archivo excel “Registro_OC-OS.xls” que podrá utilizar como plantilla para ingresar los datos de las órdenes de compra u órdenes de servicio que posteriormente será cargado en el sistema de forma masiva.

Seleccione “Instructivo para el manejo del formato excel de carga masiva de órdenes de compra y órdenes de servicio” para obtener una guía que le indicará cómo llenar correctamente el archivo excel “Registro_OC-OS.xls”.

Seleccione “Manual de Usuario para el Registro de órdenes de compra u órdenes de servicio” para obtener una guía de cómo registrar una orden de compra o servicio de forma individual en el SEACE.

Hacer doble clic sobre el ícono ubicado al lado del documento que desea Ud. descargar.

Page 7: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 7 de 26

DSEACE - OSCE

Fig.3 Descarga de Archivo NOTA: Al descargarlo, se recomienda copiarlo en un directorio del disco duro de su computadora.

2. PASOS PARA HABILITACIÓN DE MACROS EN EXCEL

Este instructivo está diseñado para facilitar al usuario el manejo de las diversas opciones del formato excel: “Registro_OC-OS.xls”.

1. Al abrir el Archivo excel “Registro_OC-OS.xls” en la pantalla de su computador, se mostrará el siguiente mensaje:

Fig. 4 Ingreso al archivo excel

Debe escoger la opción “Habilitar macros”, como se muestra en la figura superior. IMPORTANTE:

Si trabaja con Microsoft Office 2003 Professional, cuando abra el archivo excel no le pedirá habilitar macros, por lo que los macros se iniciarán deshabilitados. Para habilitarlos debe seguir los siguientes pasos:

Page 8: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 8 de 26

DSEACE - OSCE

Ir al Menú Herramientas / Macros / Seguridad.

Seleccionar nivel de seguridad Medio.

Cerrar el excel y luego abrir el archivo nuevamente.

Si trabaja con Microsoft Office 2007 o superior debe habilitar los macros de la siguiente forma:

Ir al botón office o al botón opciones de Excel.

Ficha Centro de Confianza – Configuración de macros.

Habilitar todas las macros.

Cerrar el excel y luego abrir el archivo nuevamente.

Fig. 5 Ventana Configuración de macros para Microsoft Office 2007

2. A continuación, el archivo excel le mostrará el siguiente mensaje:

Page 9: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 9 de 26

DSEACE - OSCE

Fig. 6 Mensaje al abrir el documento

3. Dentro del archivo excel, ubicar la Hoja de cálculo “formulario”. Puede ayudarse de la

barra de navegación que se encuentra en la parte inferior izquierda de su pantalla.

Fig. 7 Pestañas de navegación del Archivo excel “Registro_OC-OS.xls”

4. Luego, Ud. podrá visualizar la Hoja de cálculo principal donde deberá registrar una o más órdenes de compra y/o servicio, la cual se muestra a continuación:

Page 10: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 10 de 26

DSEACE - OSCE

Fig. 8 Hoja de cálculo principal “Formulario”.

5. Para registrar los datos deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:

El orden de ingreso de datos para las órdenes de compra u órdenes de servicio se realiza siguiendo el orden de las columnas; es decir, se debe empezar por la columna “O/C u O/S”, luego “Nº” y las columnas subsiguientes.

Las órdenes de compra u órdenes de servicio se empiezan a registrar desde la fila 11 del

archivo, es decir inmediatamente debajo de los encabezados, no debiendo dejar espacios entre las órdenes.

Las columnas con encabezado AZUL indican que se debe llamar a un formulario de

Ayuda usando las teclas CTRL + H. Este formulario de Ayuda le permitirá seleccionar entre los valores correctos posibles. Estos buscadores, retornarán a la celda un texto que comienza por el código del elemento, seguido por un guión (“ - ”), y luego la descripción.

Las columnas donde se debe usar CTRL + H son:

O/C u O/S.

Estado de O/C u O/S.

Tipo de contratación.

Objeto de contratación.

Unidades Orgánicas que solicitan la contratación.

Tipo de Moneda.

Page 11: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 11 de 26

DSEACE - OSCE

NOTAS:

Para registrar el nombre de la Entidad en la cabecera del documento también se debe presionar las teclas CTRL + H.

En cada columna se registrará los valores necesarios del documento, siguiendo los pasos descritos en la siguiente sección.

Al finalizar el registro se debe presionar las teclas CTRL + Q para generar el Archivo DOCOS.dbf que servirá para registrar la carga masiva de órdenes de compra y órdenes de servicio.

Fig. 9 Archivo DOCOS.dbf generado

3. PASOS PARA REGISTRO MASIVO DE ÓRDENES DE COMPRA Y/O SERVICIO MEDIANTE EL USO DE UN ARCHIVO EXCEL

3.1. Registro de Datos generales de las órdenes de compra y/o servicio

1. Ingrese Nombre de la Entidad

Para ingresar el nombre de la entidad debe ubicarse en la celda G3, como lo indica la figura.

Fig. 10 Celda donde se ingresa el Nombre de la Entidad

Luego, se debe presionar las teclas CTRL + H, y se mostrará la ventana de ayuda que le permitirá buscar una entidad.

Archivo DOCOS.dbf generado después de Presionar las teclas CTRL + Q sobre el

Excel “Registro_OC-OS.xls”

Page 12: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 12 de 26

DSEACE - OSCE

Fig. 11 Entidades

Digite en la casilla “Entidad o Código o RUC”, el nombre o parte del nombre de su Entidad, así también puede digitar el código ó el RUC de la Entidad y luego pulse el botón “Buscar”. A continuación aparecerá el nombre de su entidad o una lista con los nombres de entidades coincidentes, seleccione el nombre correcto y pulse “Aceptar”.

Fig. 12 Selección de una Entidad

Nota: Este proceso actualizará los datos de la Entidad en el Excel, es recomendable hacer el mismo proceso cada vez que se inserte nuevas unidades orgánicas en el Registro de órdenes de compra y órdenes de Servicio, o pulsar sobre el botón Actualizar Unidades Orgánicas.

Paso 1.- Digitar el Nombre o

Código o RUC de la Entidad.

Paso 2.- Pulsar en el Botón

“BUSCAR”.

Paso 3.- Seleccionar la Entidad.

Paso 4.- Pulsar sobre el Botón

Aceptar

Page 13: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 13 de 26

DSEACE - OSCE

Fig. 13 Datos Actualizados de la Entidad

También se recomienda GUARDAR el archivo para su posterior uso sin la necesidad del Internet.

3.2. Registro de Datos de las órdenes de compra y/o servicio

1. Ingrese el periodo presupuestal

Para ingresar el periodo presupuestal debe ubicarse en la celda G7 y escribir el año que se tomará en cuenta como periodo presupuestal, para todas las órdenes a registrar.

Fig. 14 Celda para ingresar el periodo presupuestal

2. Ingrese la orden de compra u Orden de servicio. Para ingresar el tipo de orden debe ubicarse en la celda B11 como lo indica la figura.

Fig. 15 Celda para ingresar la O/C u O/S

Luego, se debe presionar las teclas CTRL + H, y se mostrará la siguiente ventana

Page 14: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 14 de 26

DSEACE - OSCE

Fig. 16 O/C – O/S

Seleccione la orden correspondiente y presione “Aceptar”.

IMPORTANTE: Según el Tipo de Orden seleccionado podrá seleccionar un Tipo de Contratación y un Objeto de Contratación.

COMBINACIONES PERMITIDAS PARA EL REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA U ÓRDENES DE SERVICIO

O/S u O/C Tipo Contratación Objeto de Contratación

O/C Deviene de Decretos de Urgencia BIENES

O/C Deviene de Exoneraciones BIENES

O/C Deviene de Procesos de Selección BIENES

O/C Deviene de Regímenes Especiales BIENES

O/C Conviene entre Entidades BIENES

O/C Contrataciones hasta 3 UIT BIENES

O/S Deviene de Decretos de Urgencia SERVICIOS

O/S Deviene de Exoneraciones SERVICIOS

O/S Deviene de Procesos de Selección SERVICIOS

O/S Deviene de Regímenes Especiales SERVICIOS

O/S Conviene entre Entidades SERVICIOS

O/S Contrataciones hasta 3 UIT SERVICIOS

O/S Deviene de Decretos de Urgencia CONSULTORIAS OBRAS

O/S Deviene de Exoneraciones CONSULTORIAS OBRAS

O/S Deviene de Procesos de Selección CONSULTORIAS OBRAS

O/S Deviene de Regímenes Especiales CONSULTORIAS OBRAS

O/S Conviene entre Entidades CONSULTORIAS OBRAS

O/S Contrataciones hasta 3 UIT CONSULTORIAS OBRAS

Cuadro 1. Combinaciones permitidas para el Registro de órdenes de compra u órdenes de

servicio

Page 15: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 15 de 26

DSEACE - OSCE

3. Ingrese Nº de orden de compra u orden de servicio.

Para ingresar el Nº debe ubicarse en la celda que indica la figura e ingresar un número.

Fig. 17 Nº de O/C u O/S

4. Ingrese el estado de la O/C u O/S.

Para ingresar el estado de la O/C u O/S debe:

Presionar las teclas CTRL + H.

Luego presionar el botón “Buscar”.

Seleccionar la sigla y presionar el botón “Aceptar”.

Fig. 18 Estado de O/C u O/S

Page 16: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 16 de 26

DSEACE - OSCE

5. Ingrese el RUC del Contratista

Para ingresar el RUC del contratista debe:

Ubicarse en la celda RUC de Contratista.

Digitar el RUC.

Fig. 19 RUC del Contratista

6. Ingrese la Fecha de Emisión, Fecha de Notificación y Fecha de compromiso Presupuestal. Para ingresar la Fecha de Emisión debe:

Ubicarse en la celda Fecha de Emisión.

Digitar la Fecha en Formato dd/mm/aaaa. Por ejemplo: 31/07/2013.

De forma similar se ingresan las fechas de Notificación y Compromiso Presupuestal, como se indica en la figura:

Fig. 20 Fecha de Emisión, Notificación y compromiso presupuestal

IMPORTANTE: La fecha de Notificación, Fecha de Compromiso Presupuestal deben tener el mismo valor (la misma fecha) o ser posteriores a la Fecha de Emisión y ambas deben estar dentro del periodo presupuestal.

Page 17: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 17 de 26

DSEACE - OSCE

7. Ingrese el N° de Expediente SIAF.

Para ingresar el N° de expediente SIAF debe ubicarse en la celda continua a Fecha de compromiso Presupuestal, luego ingrese el Número que le brinda el SIAF.

Fig. 21 N° de expediente SIAF

8. Ingrese el Tipo de Contratación. Para ingresar el Tipo de Contratación debe:

Ubicarse en la celda Tipo de Contratación.

Presionar las teclas CTRL + H.

Seleccionar el Tipo de Contratación correspondiente y presionar el botón “Aceptar”.

Fig. 22 Tipo de Contratación

9. Ingrese Información complementaria.

En este campo deberá ingresarse cualquier observación o información complementaria que tenga a bien consignar la entidad.

Page 18: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 18 de 26

DSEACE - OSCE

Fig. 23 Detalle de Información complementaria

10. Ingrese el Objeto de Contratación. Para ingresar el objeto de la contratación debe:

Ubicarse en la celda Objeto de Contratación.

Presionar las teclas CTRL + H.

Seleccionar el Objeto de la Contratación y presionar el botón “Aceptar”.

Fig. 24 Objeto de la contratación

11. Ingrese la Descripción y finalidad de la contratación.

Deberá registrarse una síntesis de la prestación contratada, mientras que la finalidad indica lo que se busca con dicha prestación. Esta información será trasladada del requerimiento formulado por la dependencia solicitante (El campo tendrá como máximo 500 caracteres). Asimismo debe considerar que no están permitidos los siguientes caracteres:

“ ; % · $ ¿? ^ Ç ¨_‘ ª º | @ ~ €¬ ' ¡ ` ´ ç

Fig. 25 Descripción y finalidad de la contratación

Page 19: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 19 de 26

DSEACE - OSCE

12. Ingrese las Unidades Orgánicas que solicitan la contratación.

Para ingresar las Unidades Orgánicas que solicitan la contratación debe:

Presionar las teclas CTRL + H.

Seleccionar las Unidades Orgánicas que solicitaron la contratación y presionar el botón “Aceptar”

Fig. 26 Unidades Orgánicas Solicitantes

Para seleccionar unidades de manera múltiple basta con mantener presionada la tecla CTRL y seleccionar cada una de las unidades.

13. Ingrese el monto total de la orden.

Ingrese el Monto de la Orden como lo indica la figura.

Fig. 27 Monto Total de la Orden

Es preciso señalar que debe de tener actualizada esta lista. Para ello debe pulsar sobre el botón Actualizar Unidades Orgánicas

Pulsar el Botón las veces que requiera actualizar unidades orgánicas

Page 20: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 20 de 26

DSEACE - OSCE

14. Ingrese el Tipo de Moneda y Tipo de Cambio. Para ingresar el lugar de entrega del bien o desarrollo del servicio debe:

Ubicarse en la celda correspondiente como lo Indica la figura siguiente.

Presionar las teclas CTRL + H.

Seleccionar el Tipo de Moneda y presionar el botón “Aceptar”. Si es que el tipo de moneda es diferente a Soles, indicar el Tipo de cambio en la siguiente columna.

Fig. 28 Tipo de Moneda

Fig. 29 Tipo de Cambio

4. PASOS PARA CREACIÓN DEL ARCHIVO DBF

Al finalizar el registro de los datos de Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio, use las teclas CTRL + Q para que se graben los datos y se genere un archivo con el nombre DOCOS.dbf. NOTA: El archivo DOCOS.dbf estará ubicado en el mismo directorio donde está el archivo excel “Registro_OC-OS.xls” A continuación, se visualiza la pantalla de registro del Archivo Excel, debidamente llenada.

Page 21: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 21 de 26

DSEACE - OSCE

Fig. 30 Modelo del archivo con datos ingresados

Page 22: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 22 de 26

DSEACE - OSCE

5. PASOS PARA ENVÍO MASIVO DE REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA U ÓRDENES DE SERVICIO AL SEACE

Cuando haya culminado con el llenado del archivo Excel “Registro_OC-OS.xls” se deben seguir los siguientes pasos: En el archivo Excel presionar las Teclas CTRL + Q, esto hará que el archivo Excel valide la información registrada y pinte de rojo oscuro las celdas con error. En caso ello ocurra realice las correcciones en las celdas marcadas con rojo oscuro y presione nuevamente las teclas CTRL + Q. Si no se registran errores se generará un archivo llamado “DOCOS.dbf”, el cual se usará para realizar la transferencia al Registro de Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio del SEACE. Para realizar el registro de órdenes de compra u órdenes de servicio, Ud. debe ingresar al Portal del SEACE (http://www.seace.gob.pe) y luego a la opción “Acceso Usuarios Registrados”, tal como se muestra en la siguiente figura:

Fig. 31 Portal del SEACE

Se mostrará la siguiente pantalla, en la cual deberá seleccionar la opción “Acceso al Registro de Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio” y seleccionar el botón “Aceptar”:

Page 23: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 23 de 26

DSEACE - OSCE

Fig. 32 Menú de acceso al SEACE A continuación, el sistema le solicitará que ingrese su Certificado SEACE (usuario y contraseña), según se muestra en la siguiente figura:

Fig. 33 Ingreso al SEACE

Ingrese su Certificado SEACE y seleccione el botón “Iniciar Sesión”, para que luego el sistema le muestre la ventana principal que pone a su disposición las opciones que se le habilitaron.

Page 24: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 24 de 26

DSEACE - OSCE

6. CONSOLA REGISTRO DE CARGA MASIVA

La finalidad de la “Consola registro de Carga Masiva” es la de registrar las Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio de forma masiva, mediante el uso de un archivo Excel llamado “Registro_OC-OS.xls”. Cuando haya llenado correctamente el archivo podrá generar un archivo DBF llamado “DOCOS.DBF” el cual se adjuntará en la Consola Registro de Carga Masiva. Para ingresar a la Consola registro de Carga Masiva de Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio presionar la pestaña “Órdenes Compra/Servicio”, luego ubicarse en “Carga Masiva” y por último en “Registro” tal como se muestra en la figura siguiente:

Fig. 34 Menú Registro de Carga Masiva

Obteniendo la Consola de registro de Carga Masiva como se indica en la siguiente figura:

Fig. 35 Consola de Registro de Carga Masiva de Órdenes de Compra y Órdenes de

Servicio

Page 25: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 25 de 26

DSEACE - OSCE

Pasos para realizar una Carga Masiva de órdenes de Compra y Órdenes de Servicio

- Paso 1.- Colocamos un Nombre para la carga masiva. - Paso 2.- Presionar el Botón “Seleccionar archivo” y seleccionar la ruta donde se

encuentra el archivo “DOCOS.DBF” - Paso 3.- presionar el botón Enviar tal como se muestra en la figura siguiente

Fig. 36 Importar archivo para registro masivo de contrataciones

Fig. 37 Ventana de registro exitoso

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Page 26: Guia orden de compra

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

PRODUCTO: INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES

DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: Agosto 2013

Versión: 1.0 INSTRUCTIVO

Preparado por: Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Página: 26 de 26

DSEACE - OSCE

CONSULTAS SOBRE SEACE

Ud. puede hacer consultas en los siguientes medios:

Consultas virtuales [email protected]

Central de consultas telefónicas Teléfono: (01) 614-3636, Opción 2 – Consultas SEACE

Horario de Atención: 8:30 a 17:30 hrs.

Orientación presencial Av. Punta del Este s/n Edificio "El Regidor" primer piso N 108, zona comercial del

Conjunto Residencial San Felipe - Jesús María - Lima 11/ Perú Horario de Atención: 8:30 a 17:30 hrs.

Oficinas Zonales del OSCE También puede acercarse a cualquiera de nuestras Oficinas Zonales del OSCE.

La dirección de las Oficinas Zonales las puede obtener accediendo al Portal del OSCE (http://portal.osce.gob.pe/osce/) y seleccionando la opción “Oficinas Zonales” ubicada la sección

“Accesos Directos”.