Guia Pratico de Prestacao de Contas de Convenios

GUIA PRTICO DE PRESTAO DE CONTAS DE CONVNIOSGoverno do Estado de Minas Gerais Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais Superintendncia de Planejamento e Finanas Gerncia de Prestao de Contas

Abril/2010

GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS SECRETARIA DE ESTADO DE SADE DE MINAS GERAIS SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO E FINANAS GERNCIA DE PRESTAO DE CONTAS

GUIA PRTICO DE PRESTAO DE CONTAS DE CONVNIOS

Abril/2010

Guia_pratico_Wal_210610.indd1

22/6/201016:30:21

Antnio Augusto Junho Anastasia Governador do Estado de Minas Gerais Antnio Jorge de Souza Marques Secretrio de Estado de Sade Jorge Luiz Vieira Subsecretrio de Inovao e Logstica de Sade Eustquio da Abadia Amaral Superintendente de Planejamento e Finanas Cynthia Magalhaes Pinto Godoi Quinto Diretora da Gerncia de Prestao de Contas Luciana Cssia Nogueira Auditora Setorial


22/6/201016:30:22

SUmRIOAPRESENTAO 6 AGRADECIMENTO 7 INTRODUO 9 1. LISTA DE SIGLAS 12 2. CONCEITOS GERAIS 20 3. LEGISLAO APLICVEL 21 4. COMPROVAO DA CORRETA APLICAO DO RECURSO 21 4.1. Do nus do gestor em prestar contas 5 22 4.2 Cuidados que se devem tomar para a correta aplicao do recurso 23 4.3 Documentos comprobatrios de despesa 23 4.4 Documentos fiscais 25 4.5 Cuidados quando da celebrao e da execuo do convnio 25 4.6 Cuidados na prestao de contas 28 5. ALTERAO DO PLANO DE TRABALHO 29 6. DA LICITAO E DO PROCEDIMENTO ANLOGO AO LICITATRIO (ART. 20 DO DECRETO ESTADUAL N. 43.635/2003) 32 7. OMISSO NO DEVER DE PRESTAR CONTAS 33 8. CORREO DOS VALORES A SEREM DEVOLVIDOS 33 8.1 Procedimentos de preenchimento da DAE 35 9. BLOQUEIO E DESBLOQUEIO NO SIAFI 37 10. COMO ANALISAR UMA PRESTAO DE CONTAS 37 37 3810.1 Papel das Gerncias Regionais de Sade 10.2 Recebimento da prestao de contas 10.3 Organizao do processo


22/6/201016:30:22

40 40 43 46 47 49 50 52 53 58

10.4 Anlise da prestao de contas 10.4.1 Como analisar uma Prestao de Contas passo a passo 10.4.2 Observaes importantes sobre os documentos fiscais 10.4.3 Prestao de contas parcial 10.4.4 Aprovao ou no aprovao da prestao de contas 10.4.5 Observaes gerais 10.5 Vistoria in loco 10.6 Comunicao ou solicitao ao convenente 10.7 Instrues de preenchimento da nota de baixa referente prestao de contas de convnios 10.8 Gerncia de prestao de contas

59 11. TOMADA DE CONTAS ESPECIAL 59 11.1 Papel da Comisso Permanente de Tomada de Contas Especial 61 11.2 Responsabilidade dos gestores recebedores do recurso 61 11.2.1 O que responsabilidade pessoal do gestor? 63 11.3 Recomendaes para gestores convenentes 63 6311.3.1 No incio de mandato 11.3.2 No final de mandato

64 12. PRINCIPAIS IRREGULARIDADES 66 13. DVIDAS FREQUENTES SOBRE PRESTAO DE CONTAS DE CONVNIO 71 14. DVIDAS FREQUENTES SOBRE TOMADA DE CONTAS ESPECIAL 74 15. REFERNCIAS 76 16. ANEXOS 76 77 101 111 12416.1 Fluxograma 16.2 Decreto Estadual n. 43.635/2003 16.3 Instruo Normativa 01/2002 16.4 Anexos de prestao de contas 16.5 Modelo de nota de baixa


22/6/201016:30:22

APRESENTAOA Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais tem a misso de formular, regular e fomentar as polticas de sade de Minas Gerais, de acordo com as necessidades da populao, assegurando os princpios do SUS. Para o cumprimento dessa misso, a SES/MG repassa recursos aos entes pblicos e privados do Estado por meio de convnios, cuja aplicao no objeto pactuado deve ficar devidamente comprovada na prestao de contas. A Constituio da Repblica, assim como a Constituio do Estado de Minas Gerais, prev a possibilidade de a Unio, os Estados, o Distrito Federal e os municpios, como instncias gestoras do sistema, propor a celebrao, entre si, de convnios com vistas ao atendimento prioritrio populao, bem como a obrigao de qualquer ente, pessoa fsica ou jurdica, de prestar contas dos recursos pblicos por eles recebidos ou administrados. Nesse contexto, a 1 edio do Guia Prtico de Prestao de Contas de Convnios demonstra o interesse da SES/MG apresentar orientaes de como acompanhar, proceder e analisar as prestaes de contas de convnio, de forma clara e sistematizada, a fim de promover a efetiva qualidade da aplicao do recurso pblico na sade.

5Guia_pratico_Wal_210610.indd5 22/6/201016:30:22

AGRADECImENTOPela colaborao realizao deste trabalho, gostaria de agradecer equipe da Gerncia de Prestao de Contas, especialmente : Acssia Maria Castro de Rezende Zschaber, Sheila Braga Guedes, Valria Xavier, Srgio Melo Lobo de Faria e Marco Tlio Rodrigues Pedro. Agradeo, tambm, Luciana Cssia Nogueira, Auditora Setorial da SES/MG, pela especial colaborao de reviso e apresentao de apontamentos e sugestes que enriqueceram o Guia Prtico de Prestao de Contas. Obrigada a todos!

Cynthia Magalhes Pinto Godoi Quinto Diretora da Gerncia de Prestao de Contas


INTRODUOO dever de prestar contas encargo de todo administrador pblico, bem como qualquer pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores pblicos, nos termos do disposto no pargrafo nico do artigo 70 da Constituio da Repblica e, tambm, conforme determina a Constituio do Estado de Minas Gerais no artigo 74, 2. A prestao de contas da administrao pblica , alm de um dever, um princpio fundamental da ordem constitucional brasileira, por fora da previso na Constituio da Repblica, no artigo 34, VII, d. V-se, pois, a relevncia do tema, e a importncia de se demonstrar a correta e regular aplicao dos recursos sob a responsabilidade do gestor como meio de se atingir o interesse da coletividade. Nesse contexto, o presente Guia Prtico de Prestao de Contas de Convnios apresenta o fluxo de procedimentos acerca da maneira de se prestar contas e de sua anlise, sob o prisma dos princpios da legalidade, da moralidade administrativa, do interesse pblico, da publicidade e da motivao dos atos, trazendo os conceitos mais utilizados, explicitando quais despesas no podem ser pagas com recursos de convnios, quais documentos devem constar na prestao de contas, alm de demonstrar, passo a passo, como analisar uma prestao de contas. Ao final, foram colacionados alguns dos instrumentos normativos mais utilizados na anlise de uma prestao de contas: Decreto Estadual n. 43.635/2003, Instruo Normativa 01/2002 do Tribunal de Contas do Estado, duvidas frequentes sobre prestao de contas e tomada de contas especial, fluxograma, anexos de prestao de contas e modelo de nota de baixa. Este guia foi elaborado com base na legislao estadual que trata especificamente da celebrao de convnios e as respectivas prestaes de contas, qual seja, o Decreto Estadual n. 43.635/2003 e suas alteraes. Quando se tratar de prestao de contas de convnios federais, portanto, dever ser consultada a Instruo Normativa 01/1997, da Secretaria do Tesouro Nacional, e suas alteraes, bem como a Portaria Interminis-


terial MP/MF/MCT n. 127, de 29 de maio de 2008, a qual estabelece normas para execuo do disposto no Decreto n. 6.170, de 25 de julho de 2007, que dispe sobre as normas relativas s transferncias de recursos da Unio mediante convnios e contratos de repasse e d outras providncias. Cumpre salientar, ainda, que a prestao de contas dos recursos repassados do Fundo Estadual de Sade (FES) para os Fundos Municipais de Sade, por meio de resolues, segue uma legislao especfica, qual seja, o Decreto Estadual n. 44.761/2008, e as Resolues SES/MG n. 1.516, de 24 de junho de 2008, e a n. 1.543, de 30 de julho 2008. Espera-se, portanto, que o Guia Prtico de Prestao de Contas possa ser realmente instrutivo e de grande utilidade a todos que trabalham com prestao de contas, seja o analista de prestao de contas, sejam aqueles que devem apresent-la SES/MG.


1 lISTA DE SIGlASABNT AIDS ANVISA ART BDI CACON CADIN CAUC CEP CNAS CND CNEN CNES CNPJ CONAMA CONED CPMF Associao Brasileira de Normas Tcnicas Sndrome da Imunodeficincia Adquirida Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria Anotao de Responsabilidade Tcnica Bonificao de Despesas Indiretas Centro de Alta Complexidade em Oncologia Cadastro Informativo de Crditos no Quitados do Setor Pblico Federal Cadastro nico de Exigncias para Transferncias Voluntrias Cdigo de Endereamento Postal Conselho Nacional de Assistncia Social Certido Negativa de Dbito Conselho Nacional de Energia Nuclear Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Sade Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas do Ministrio da Fazenda Conselho Nacional do Meio Ambiente Coordenao Geral de Normas e Avaliao da Execuo da Despesa Contribuio Provisria sobre Movimentao ou Transmisso de Valores e de Crditos e Direitos de Natureza Financeira Complexo Produtivo da Sade Certificado de Registro e Licenciamento de Veculo Departamento de Informao e Informtica do SUS Diviso de Convnio e Gesto Doena Sexualmente Transmissvel Estabelecimento Assistencial de Sade Equipamento de Proteo Individual Fundo Nacional de Sade Fundao Nacional de Sade Sistema de Gesto Financeira e de Convnios

CPS CRLV DATASUS DICON DST EAS EPI FNS FUNASA GESCON


GND GPSE GPSM HDR HIV IBAMA IDH IPHAN LDI LDO LOA LOSS MJ NBR NOAS ONG OSCIP PACS PBA PLOA PNH PSF QDD RDC REFORSUS RENAME RT SES/MG SIAFI SINAPI SOMASUS SUS TCE

Grupo de Natureza da Despesa Gesto Plena do Sistema Estadual Gesto Plena do Sistema Municipal High Dynamic Range (Alta Taxa de Dose) Vrus causador da Aids Instituto Brasileiro de Meio Ambiente ndice de Desenvolvimento Humano Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional Lucro e Despesas Indiretas Lei de Diretrizes Oramentrias Lei Oramentria Anual Lei Orgnica da Seguridade Social Ministrio da Justia Normas Brasileiras Norma Operacional de Assistncia Sade Organizao No Governamental Organizao da Sociedade Civil de Interesse Pblico Programa Agentes Comunitrios de Sade Projeto Bsico de Arquitetura Projeto de Lei Oramentria Anual Poltica Nacional de Humanizao Programa de Sade da Famlia Quadro de Detalhamento das Despesas Resoluo da Diretoria Colegiada Projeto de Reforo Reorganizao do Sistema nico de Sade Relao Nacional de Medicamentos Essenciais Relatrio Tcnico Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais Sistema Integrado de Administrao Financeira Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e ndices da Construo Civil Sistema de Apoio Elaborao de Projetos de Investimentos em Sade Sistema nico de Sade Tribunal de Contas do Estado


TCU UA UBS UF UTI VIGISUS VISA

Tribunal de Contas da Unio Unidade Assistida Unidade Bsica de Sade Unidade da Federao Unidade de Terapia Intensiva Sistema Nacional de Vigilncia em Sade Vigilncia Sanitria


2 CONCEITOS GERAISAutos Conjunto ordenado das peas de um processo de prestao de contas. Autuar Colocao de capa no processo de prestao de contas, com todos os documentos pertencentes ao convnio. Indicam-se na capa o nmero do convnio, a fonte do recurso, o nome das partes e a data vigncia. Concedente rgo ou entidade responsvel pela transferncia dos recursos financeiros ou pela descentralizao dos crditos oramentrios destinados execuo do objeto do convnio. Contrapartida Parcela de recursos da instituio proponente que dever ser aplicada no objeto do convnio. Est devidamente regulamentada em lei e obrigatria. Apenas se caracterizaro os recursos aplicados como contrapartida, se houver previso expressa em termo de convnio. O recurso prprio do municpio que no est previsto no termo de convnio, utilizado para complementar a execuo do objeto, no pode ser considerado contrapartida. Convenente rgo ou entidade com a qual a Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais pactua a execuo de programa, projeto/atividade ou evento mediante a celebrao de convnio. Convnio Instrumento que disciplina a transferncia de recursos pblicos, formalizado entre a SES/MG e entidades pblicas ou privadas sem fins lucrativos para realizao de objetivos de interesse comum, mediante mtua colaborao. Cronograma de desembolso Previso de transferncia de recursos financeiros, de conformidade com a proposta de execuo das metas, etapas e fases do plano de trabalho.


Cronograma de execuo Ordenao das metas especificadas, qualificadas e quantificadas em cada etapa ou fase, segundo a unidade, de medida pertinente, com previso de incio e fim. Descentralizao Princpio administrativo consagrado pelo art. 10 do Decreto-Lei 200/1967. A administrao descentralizada aquela em que a atividade administrativa, caracterizada como servio pblico ou de interesse pblico, transferida ou deslocada do Estado para outra entidade por ele criada ou cuja criao por ele autorizada. O art. 18 da Lei 9293/1996 esclarece que os recursos pblicos s podem ser descentralizados mediante celebrao de convnios ou outros instrumentos congneres, ressalvados os casos de lei especfica, que discipline a transferncia de recursos alocados a programas de trabalhos, nos termos do art. 1, 4 da IN 01/1997-STN. Despesa de Capital Classificao legal dos gastos que, em princpio, produzem alterao qualitativa e quantitativa do patrimnio pblico. Despesa de Capital so os gastos realizados cujo propsito o de criar novos bens de capital, como o caso dos investimentos (obras, equipamentos, alienaes e mobilirios) e da aquisio de bens de capital, que so as inverses financeiras. So as que contribuem, diretamente, para a formao ou aquisio de bem de capital. Para efeito de classificao da despesa, considera-se material permanente o de durao superior a dois anos (Lei n. 4.320/1964 art.15 2). Despesa de Custeio Classificao dos gastos que se destinam, basicamente, manuteno dos servios e programas sociais existentes, obras de conservao e adaptao de imveis. So os gastos de natureza operacional, realizados para a manuteno e o funcionamento dos seus rgos. So as despesas que no contribuem, diretamente, para a formao ou aquisio de um bem de capital. Dever Determinao de vontade imposta pelo direito, pela lei, pela razo ou pela moral.


Dolo M-f, fraude, astcia; conscincia do autor de estar praticando ato contrrio lei e aos bons costumes; intencionalidade do agente, que deseja o resultado criminoso ou assume o risco de produzi-lo. Elemento de Despesa Tem por finalidade identificar os objetos de gastos, tais como dirias, material de consumo, servios de terceiros prestados sob qualquer forma, subvenes sociais, obras e instalaes, equipamentos e material permanente, auxlios e outros de que administrao pblica se serve para a consecuo de seus fins. Empenho Ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigao de pagamento pendente ou no de implemento de condio (artigo 58 da Lei n. 4.320/1964). Ou seja, o comprometimento de verba oramentria para fazer face de uma despesa. Para cada empenho ser extrado um documento denominado nota de empenho, que indicar o nome do credor, a especificao e a importncia da despesa, bem como a deduo desta do saldo da dotao. vedada a realizao de despesa sem prvio empenho. Entidade Instituio pblica ou privada detentora de personalidade jurdica. As entidades de personalidade jurdica de direito pblico podem ser constitudas para execuo de atividades tpicas da Administrao Pblica, ou seja, atividades estatais especficas. J as entidades de personalidade jurdica de direito privado, tambm chamadas entidades paraestatais, por estarem ao lado do Estado, geralmente podem ser constitudas ou autorizadas para execuo de atividades de interesse pblico, mas dificilmente realizaro servio privativo do Estado. Errio Tesouro Pblico, conjunto de bens e/ou valores pertencentes Unio, aos Estados, aos municpios e ao Distrito Federal. Erro Ato no intencional resultante de omisso, desateno ou m interpretao de fatos na elaborao de registros e demonstraes contbeis.


Erro de juno Erro que o funcionrio comete quando faz a juno de folhas e documentos sem a devida ateno. Execuo Fase posterior ao recebimento dos recursos, quando se do incio as atividades previstas para a consecuo do produto final do convnio ou da resoluo. Fraude Ato intencional de omisso ou manipulao de transaes, adulterao de documentos, registros e demonstraes contbeis. Inadimplncia Situao advinda da inobservncia dos princpios e procedimentos estabelecidos pela legislao especfica para a execuo e prestao de contas de convnios. Ao constatar o desrespeito ao que determina a norma aplicvel, seja em virtude da omisso no dever constitucional de prestar contas, seja por ausncia dos requisitos indispensveis regular e satisfatria execuo dos recursos, a Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais, por intermdio de sua Superintendncia de Planejamento e Finanas, constatar a situao de inadimplncia do municpio ou entidade, sendo adotados, por conseguinte, todos os procedimentos administrativos cabveis. Inidneo Documento comprobatrio das despesas de um convnio que apresenta declaraes inexatas, preenchido de forma ilegvel, que apresente emendas ou rasuras que lhe prejudique a clareza. Interveniente rgo da Administrao Pblica Direta, Autarquia, Fundao, Empresa Pblica, Sociedade de Economia Mista, de qualquer esfera de governo ou organizao particular que participa do convnio para manifestar consentimento ou assumir obrigaes. Intimao Ato pelo qual dada cincia s partes para que seja feita ou deixe de ser feita alguma coisa dentro ou fora do processo.


Item de despesa Codificao local que corresponde ao menor nvel de detalhamento da despesa, com o objetivo de facilitar a estruturao dos gastos. Justificativa Apresentao clara e sucinta dos motivos que levaram apresentao do pleito na forma, nas condies, nas especificaes e nos detalhamentos nele contidos, juntamente com a descrio dos objetivos e benefcios a serem alcanados por meio da proposio. Liquidao Verificao do direito adquirido pelo credor tendo por base os ttulos e documentos comprobatrios do respectivo crdito. a verificao do direito do credor de receber o valor empenhado, ou parte dele. nessa fase que so emitidas e conferidas a medio de servios e a nota fiscal de entrega de materiais. Depois de feita a liquidao da despesa, a partir da comprovao fsica do recebimento dos bens adquiridos ou da efetiva prestao de servios contratados, que o gestor providenciar, como consequncia, o pagamento da despesa, emitindo a devida ordem de pagamento. Meta Parte constitutiva qualificada e adequadamente quantificvel do objeto proposto pelo projeto/pleito apresentado. Exemplo: ampliao, aquisio de equipamentos e material permanente, aquisio de unidade mvel de sade, concluso, construo nova, custeio, reforma, etc. Objeto Produto final de convnio, contrato ou instrumentos congneres, observados o programa de trabalho e as suas especificidades. Obras e servios Aes administrativas ou governamentais praticadas pelo convenente que visam consecuo de determinados objetos, entre os quais: a) ampliao: acrscimo de rea a uma edificao existente ou mesmo construo de uma nova edificao para ser agregada funcionalmente (fisicamente ou no) a um estabelecimento j existente;


b) construo nova: construo de uma edificao desvinculada funcionalmente ou fisicamente de algum estabelecimento j existente; d) reforma/recuperao: alterao ou no de ambientes, porm sem acrscimo de rea construda, podendo incluir vedaes e/ou as instalaes existentes, substituio ou recuperao de materiais de acabamento ou instalaes existentes. Ordem de Pagamento Despacho exarado por autoridade competente, determinando que a despesa seja paga. S pode ser lavrada em documentos processados pelo Servio de Contabilidade. Pagamento Estgio final de uma despesa, quando feita a entrega do numerrio correspondente e recebia a devida quitao. O pagamento s ser efetuado quando ordenado aps sua regular liquidao. O pagamento da despesa ser efetuado por tesouraria ou pagadoria regularmente institudas por estabelecimentos bancrios credenciados e, em casos excepcionais, por meio de adiantamento (Lei n. 4.320, art. 65). Plano de Aplicao Detalhamento das despesas e especificao em categorias de programao. Plano de Trabalho Instrumento que integra a solicitao de convnio, contendo o detalhamento das metas e das responsabilidades assumidas pelo proponente. requisito obrigatrio para a celebrao do convnio, de acordo com a legislao vigente (Art. 116, 1 da Lei n. 8.666/1993 e art. 2 do Decreto Estadual n. 43.635/2003). vedada qualquer alterao do Plano de Trabalho que implique mudana do objeto do convnio. Prestao de Contas Apresentao pelo convenente dos anexos e documentos pertinentes ao convnio firmado, sistematizados sob a forma de processo e submetidos


apreciao do rgo concedente para aprovao ou no dos gastos realizados. normatizada pelo Tribunal de Contas do Estado ou pelo Tribunal de Contas da Unio, bem como por legislao especfica, que no caso do Estado de Minas Gerais, o Decreto Estadual n. 43.635/2003 e suas alteraes. Projeto No contexto oramentrio, o instrumento de programao para alcanar o objetivo de um programa em contraposio atividade. Contempla operaes, limitadas no tempo, resultando em produto que concorre para a expanso ou o aperfeioamento da ao de governo. Na linguagem aplicvel aos convnios de natureza financeira, a forma que se reveste o pleito ou a proposio, podendo se referir a um projeto tpico ou a uma atividade. Recurso prprio Recursos prprios do convenente que foram alocados na execuo do convnio e que no estavam expressos nas especificaes do plano de trabalho nem no termo de convnio. Reformulao de Plano de Trabalho Proposta apresentada pelo convenente para alterar a programao da execuo de convnio, sem alterar o objeto conveniado. analisada pela rea tcnica e submetida aprovao da autoridade responsvel pelo rgo concedente. Saldo de Convnio Disponibilidade financeira em conta bancria especfica do convnio, relativa aos recursos repassados pela concedente e aos provenientes da contrapartida, destinados aplicao no objeto pactuado, ainda que este j tenha sido concludo. Termo Aditivo Instrumento destinado a modificar as clusulas de vigncia e de recursos financeiros do convnio ou acordo, utilizado durante a vigncia destes. Termo de Convnio Instrumento de formalizao do convnio, atravs do qual so pactuadas as obrigaes inerentes aos partcipes.


Termo de Parceria Instrumento firmado entre o Poder Pblico e as entidades qualificadas como Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico (OSCIP), visando cooperao entre as partes para a execuo de atividades classificadas como de interesse pblico, em consonncia com o disposto no art. 3 da Lei n. 9.790, de 23 de maro de 1999. Transferncia Voluntria Entrega de recursos correntes ou de capital a outro ente da Federao, a ttulo de cooperao, auxlio ou assistncia financeira que no decorra de determinao constitucional ou legal destinada ao Sistema nico de Sade. Exemplo: convnio de natureza financeira. Vigncia Prazo previsto no Termo de Convnio para a consecuo do objeto em funo das metas estabelecidas. o prazo para execuo do convnio. O prazo para prestar contas no est dentro da vigncia do convnio.


3 lEGISlAO APlICVElDentre as normas aplicveis matria, destacam-se: Constituio da Repblica Federativa do Brasil; Constituio do Estado de Minas Gerais; Lei Complementar Federal n. 101/2000; Lei Federal n. 4.320/1964 e suas alteraes; Lei Federal n. 8.666/1993 e suas alteraes; Lei Federal n. 14.167/2002 e suas alteraes; Lei Complementar n. 102/2008 Lei Orgnica do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais; Decreto Estadual n. 43.635/2003 e suas alteraes (no Anexo) Instruo Normativa da Secretaria do Tesouro Nacional/STN IN n. 01/1997 e suas alteraes; Portaria Interministerial MP/MF/MCT n. 127/2008; Instrues Normativas do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais IN n. 01/2002, IN n. 07/2003, IN n. 08/2003, IN n. 06/2004, IN n. 03/2005, IN n. 04/2005.

Toda a legislao pode ser consultada nos seguintes sites: => Legislao Federal: www.planalto.gov.br www.presidencia.gov.br www.tesouro.fazenda.gov.br/legislacao/leg_contabilidade.asp. => Legislao Estadual: www.almg.gov.br www.tce.mg.gov.br www.auditoria.mg.gov.br


4 COmPROVAO DA CORRETA APlICAO DO RECURSO4.1 Do nus do gestor em prestar contas O dever de prestar contas constitui nus de qualquer pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores pblicos ou pelos quais a Unio responda ou que, em nome desta, assuma obrigaes de natureza pecuniria, conforme o disposto no pargrafo nico do art. 70 da Constituio Federal de 1988. No livro Convnio e Tomadas de Contas Especiais consta que est sujeito a prestar contas todo aquele que administra recursos pblicos federais descentralizados por meio de convnio, ajustes, auxlios e subvenes (AGUIAR; MARTINS; MARTINS; SILVA. 2005, p.19). No mencionado livro, tambm afirmado que [...] toda pessoa fsica ou jurdica que administra patrimnio de terceiro, seja esse pblico ou privado, tem o dever de demonstrar a sua regular aplicao, nos termos do mandato recebido (p.18). Segundo a obra de Jacoby Fernandes (2005, p. 105-106), Tomada de Contas Especial, [...] o dever de prestar contas uma obrigao de fazer, simples, indivisvel, no-personalssima e instantnea ou peridica, conforme o caso. Nesse sentindo, h citao de Almeida (2008), na sua obra Controle das Transferncias Financeiras da Unio, de Acrdos TCU n. 11/1997 Plenrio; n. 87/1997 2 Cmara; n. 234/1995 2 Cmara; n. 291/1996 2 Cmara; n. 380/1995 2 Cmara; e Decises n. 200/1993 Plenrio; n. 225/1995 2 Cmara e n. 545/1992 Plenrio, assim como trecho de um voto daquele mesmo Tribunal, proferido pelo Ministro Adylson Motta:A no-comprovao da lisura no trato de recursos pblicos recebidos autoriza, a meu ver, a presuno de irregularidade na sua aplicao. Ressalto que o nus da prova da idoneidade no emprego dos recursos, no mbito administrativo, recai sobre o gestor, obrigando-se este a comprovar que os mesmos foram


regularmente aplicados quando da realizao do interesse pblico. Alis, a jurisprudncia deste Tribunal consolidou tal entendimento no Enunciado de Deciso n 176, verbis Compete ao gestor comprovar a boa e regular aplicao dos recursos pblicos, cabendo-lhe o nus de prova.

Verifica-se, assim, que todo gestor pblico tem a obrigao de apresentar a documentao de prestao de contas de forma organizada e tempestiva e, atravs dela, demonstrar ao concedente a correta e regular aplicao dos recursos recebidos, conforme se ver nos tpicos seguintes. 4.2 Cuidados que se devem tomar para a correta aplicao do recurso: Prestar contas significa demonstrar a correta e regular aplicao dos recursos. Para tanto, no basta ao administrador pblico comprovar a execuo do objeto, ele deve demonstrar, tambm, que o realizou com os recursos destinados para tal e com obedincia s normas legais aplicveis matria. Essa a essncia do dever de prestar contas. Por isso, so necessrias provas, documentos capazes de demonstrar a ligao entre o que foi gasto, a origem do recurso utilizado e a concretizao do objeto, tais como: a) Extratos bancrios que comprovem a abertura de conta especfica; as movimentaes e aplicaes financeiras dos recursos e os rendimentos auferidos; b) Cumprimento da contrapartida acordada; c) Adoo obrigatria de procedimento licitatrio (municpios) ou processo licitatrio anlogo (entidades privadas) observar a Lei n. 8.666/1993; d) Cheques nominais ao credor ou ordens bancrias que comprovem os pagamentos realizados; e) Notas fiscais emitidas corretamente (dentro do prazo de vigncia do convnio, sem rasuras e com os seguintes carimbos:


Recebemos; Referncia

ao convnio e projeto; que o material/servio foi recebido/prestado (com assinatura legvel); Referncia bancria: nmero do cheque, conta, banco e assinatura do tesoureiro/contador; Ordem de pagamento (PAGUE-SE, com assinatura legvel). Certificamos

4.3 Documentos comprobatrios da despesa Os documentos comprobatrios das despesas, tais como as notas fiscais, recibos, entre outros, devem ser originais, no sendo aceitos documentos com rasuras ou prazo de validade vencido, conforme determina o artigo 27, do Decreto Estadual n. 43.635/2003. Esses documentos devem estar emitidos em nome do convenente e identificados com o nome deste e o nmero do convnio. Devem conter declarao, dos responsveis pelo recebimento dos materiais ou servios, de que estes foram entregues; devem tambm estar devidamente quitados, constando nmero do cheque ou ordem de pagamento relativo ao pagamento. Podem ser aceitas cpias devidamente autenticadas, no lugar dos originais, nos termos do caput do artigo 27 do Decreto n. 43.635/2003. Cumpre mencionar que nus do gestor comprovar, de forma a no deixar dvidas, que aplicou corretamente o recurso no objeto do convnio, sob pena de glosa da despesa realizada e no claramente comprovada. 4.4 Documentos fiscais: importante verificar sempre o cumprimento das disposies legais quanto emisso de documentos fiscais, sendo: a) No caso de notas fiscais de venda => Regulamento de Imposto sobre Produtos Industrializados (RIPI), se for o caso; Regulamento do Imposto sobre Operao Relativa Circulao de Mercadorias e sobre


Prestaes de Servios de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicao (RICMS); b) No caso de notas fiscais de prestao de servios => Regulamento do Imposto sobre Prestao de Servios de Qualquer Natureza (ISSQN); c) No caso de recibos de pagamento a prestadores de servios autnomos => Regulamento do Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer Natureza, Regulamento do Imposto sobre Prestao de Servios de Qualquer Natureza (ISSQN) e Regulamento da Previdncia Social. No devem ser aceitas, como documento comprobatrio da despesa, notas fiscais com data de validade vencida ou emitidas fora do prazo de vigncia do convnio. No primeiro caso, a informao sobre a validade do documento fiscal dever ser verificada na prpria nota e, em caso de dvida, deve-se procurar o rgo que autorizou a confeco do respectivo documento. A utilizao de documentos que estejam vencidos implicar a devoluo total do valor do documento emitido irregularmente. Quando se tratar de obra, reforma, ampliao e construo, no caso de contrato de prestao de servios com pessoa fsica ou jurdica, o gestor deve atentar para os seguintes documentos especficos:

Matrcula e baixa de obra junto ao INSS ou CND de averbao do imvel; Anotao de responsabilidade tcnica junto ao CREA/MG; Folha de pagamento de empregados que trabalharam na obra; Cpia das guias de recolhimento ou pagamento dos tributos relativo folha de pessoal/encargos sociais INSS, FGTS, IRRF, contribuio sindical, entre outros; Resciso do contrato de trabalho se for realizada contratao direta de pessoa fsica; Termo de entrega/aceitao definitiva e laudo de obra.

Quando se tratar de despesas com capacitao de profissionais/contratao de outros servios de terceiros, deve-se atentar para os seguintes documentos especficos:

Contrato de prestao de servios assinado; Comprovante de habilitao dos profissionais que ministraram os cursos de capacitao ou prestaram os servios;


Carga horria ministrada/trabalhada com o detalhamento dos contedos; Recolhimento dos encargos sociais e demais obrigaes tributrias (INSS, IR, ISS). 4.5 Cuidados quando da celebrao e da execuo do convnio O gestor, desde a celebrao de um convnio e durante a sua execuo, dever atentar para certas situaes, a fim de evitar problemas futuros quando da prestao de contas. Veja-se: Proposio de um plano de trabalho detalhado, justificado e que reflita as reais necessidades do municpio/entidade, para no se ter dvidas quanto ao que se pode gastar com o recurso, assim como para evitar alteraes do plano de trabalho por falta de planejamento. Isso porque o convnio tem por objetivo situaes especficas, pontuais, no sendo correta a utilizao de recurso para cobrir gastos provenientes de situaes emergenciais; No incorrer em atraso no justificado no cumprimento de etapas ou fases programadas; No utilizar o recurso fora do pactuado. O termo de convnio e o plano de trabalho devem ser fielmente seguidos; Alteraes no plano de trabalho de convnios podero ocorrer, desde que no se altere o objeto e desde que sejam solicitadas formalmente, dentro do prazo legal (30 dias antes do trmino) e dentro do respectivo prazo de vigncia, com as devidas justificativas e aps a autorizao expressa do rgo repassador do recurso (SES/MG); No efetuar pagamento em dinheiro; No efetuar pagamento de taxas bancrias, multas e juros ex.: tarifas de movimentao em conta corrente, cobrana de extratos ou emisso de cheques; No efetuar pagamento de salrios de funcionrios da prpria prefeitura/entidade com recursos do convnio; 4.6 Cuidados na prestao de contas A apresentao da prestao de contas deve ser tempestiva. Ela deve


ocorrer dentro do prazo fixado pela lei, qual seja, at 60 (sessenta) dias aps o trmino do prazo da vigncia; A prestao de contas deve ser organizada, numerada e apresentada com os anexos previstos no artigo 26 do Decreto n. 43.635/2003, alterado em 05/10/2007, por meio do Decreto n. 44.631: 1- Ofcio de encaminhamento Anexo II; 2- Conciliao bancria, acompanhada dos extratos de conta especfica desde o recebimento da 1 parcela at o ltimo extrato Anexo III; 3- Demonstrativo de execuo de receita e despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferncia, a contrapartida, os rendimentos de aplicao dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso, e os saldos Anexo IV; 4- Cpia de cheque emitido para pagamento ou comprovante de pagamento Anexo V; 5- Relao de pagamentos Anexo VI; 6- Demonstrativo de mo de obra prpria utilizada na execuo do objeto do convnio Anexo VII; 7- Demonstrativo com equipamentos utilizados na execuo direta do objeto do convnio Anexo VIII; 8- Relatrio de execuo fsico-financeira Anexo IX; 9- Boletim de medio, nos casos de obras e servios de engenharia Anexo X; 10- Ordem de servios Anexo XI; 11- Relatrio fotogrfico Anexo XII; 12- Cpia autenticada em cartrio do despacho adjudicatrio e de homologao das licitaes realizadas ou do ato formal de dispensa ou inexigibilidade, acompanhado da prova de sua publicidade, com o respectivo embasamento legal; 13- Cpia do termo de aceitao definitiva da obra, quando o instrumento objetivar a execuo de obra ou servio de engenharia Anexo XIII;


14- Relatrio de cumprimento do objeto; 15- Relao de bens permanentes adquiridos, construdos ou produzidos Anexo XIV; 16- Comprovante de recolhimento de eventual saldo de recursos, por Documento de Arrecadao Estadual (DAE), para recolhimento ao Tesouro Estadual. Os anexos para prestao de contas, conforme determina o Decreto Estadual n. 43.635/2003 encontram-se ao final deste guia. Deve-se proceder devoluo dos recursos no utilizados, com os devidos acrscimos legais. Esses so apenas alguns dos cuidados que se deve ter para evitar problemas com a prestao de contas. Cumpre lembrar que, segundo o princpio da legalidade, a Administrao Pblica s pode fazer o que a lei permite. Por isso, na dvida quanto a alguma questo, o gestor deve perguntar, buscar informaes na GRS qual est ligado seu municpio/entidade, comunicar-se com a SES/MG e pesquisar. Deve ele sempre verificar se o seu ato est conforme os ditames legais. Tais atitudes, com certeza, evitaro uma srie de problemas futuros, muitos deles decorrentes de desconhecimento ou desinformao.


5 AlTERAO DO PlANO DE TRABAlHO vedada qualquer alterao do plano de trabalho que implique mudana do objeto do convnio. Excepcionalmente, durante a execuo e dentro da vigncia do convnio, poder ser solicitada a reformulao do plano de trabalho j aprovado, caso haja saldo restante e apenas quando se tratar de alterao da execuo do convnio, como prazo de execuo ou cronograma de desembolso. Qualquer alterao proposta pela entidade executora dever ser previamente apreciada pelo setor tcnico e submetida aprovao do titular do rgo ou entidade concedente. O valor poder ser utilizado desde que o convenente proponha em tempo hbil, no mnimo 30 dias antes do trmino da vigncia (art. 16 do Decreto Estadual n. 43.635/2003), a reformulao do respectivo plano de trabalho e remanejamento na mesma categoria econmica. Conforme dispe o art. 16, 4 do Decreto Estadual n. 43.635/2003, os convnios somente podero ser aditados uma vez para a ampliao de metas fsicas, com a utilizao de saldo financeiro de recursos. No entanto, no permitido: 1. Pedidos de reformulao de plano de trabalho para despesas e/ ou servios j executados; 2. Utilizao de recursos em categoria econmica diferente daquela para a qual foram pactuados, ou seja, transposio de recursos da categoria econmica Corrente para a categoria econmica Capital e vice-versa; 3. Reformulao que implique acrscimo ao valor conveniado, acarretando nus ao concedente. Na ocorrncia de acrscimo, o proponente dever enviar ofcio ao concedente, responsabilizandose pelo pagamento do valor excedente ou propor termo aditivo ao convnio alterando o valor, desde que haja prvia anuncia do rgo concedente.


6 DA lICITAO E DO PROCEDImENTO ANlOGO AO lICITATRIO (ART.20 DO DECRETO ESTADUAl N. 43.635/2003Para aquisio de bens ou contratao de servios com recursos provenientes de convnio, o rgo ou entidade convenente deve realizar a licitao ou o procedimento anlogo a este, uma vez que o recurso repassado no deixa de ter a natureza de dinheiro pblico. Assim, os convenentes que se submetem Lei de Licitaes n. 8.666/1993 devero necessariamente realizar o processo licitatrio, ressalvando-se os casos de dispensa e inexigibilidade. Quanto s entidades privadas, estas devero realizar o procedimento anlogo, a fim de objetivar a economicidade e eficincia na aplicao dos recursos pblicos, e resguardar a observncia dos princpios administrativos, como a moralidade e impessoalidade, dentre outros. Atualmente, em analogia modalidade mais simples prevista na Lei n. 8.666/1993, o convite, as entidades fazem trs oramentos formais dos bens que pretendem adquirir ou dos servios que pretendem contratar, para efetuar a aquisio ou contratao da empresa que ofertar o menor preo. Quando da prestao de contas, o convenente junta os trs oramentos para comprovar a observncia do exigido no artigo 20, pargrafo nico, do Decreto Estadual n. 43.635/2003, devendo o processo ser instrudo com os seguintes elementos: => razo de escolha do fornecedor; => justificativa do preo, comprovando sua compatibilidade com o preo de mercado. Nesse caso, dever-se- realizar pesquisa de preos no mercado. Os oramentos colhidos confeccionados em papel timbrado do fornecedor, datados e com a devida descrio dos produtos e/ou servios orados, atribuindo-lhe o respectivo valor. Os oramentos visam demonstrar a razo da escolha do fornecedor e a justificativa do preo, ou seja, que a aquisio/contratao realizada foi a mais vantajosa para o municpio/entidade.


Conforme estabelece o art. 17 do Decreto Estadual n. 43.635/2003, a liberao dos recursos financeiros e os procedimentos para a realizao das despesas somente podero ter incio aps a assinatura e a publicao do extrato de convnio no rgo oficial dos Poderes do Estado. Entretanto, conforme entendimento doutrinrio presente na obra Convnios e tomadas de contas especiais: manual prtico, de Ubiratan Aguiar e outros autores, ressalva-se a hiptese de que o processo licitatrio ou procedimento anlogo podem ser iniciados antes do recebimento dos recursos, mas nunca antes da assinatura do convnio. Salienta-se, porm, que somente ser possvel concluir o processo, ou seja, a contratao da empresa ganhadora, adquirindo ou contratando o servio, aps o recebimento dos recursos. O convenente dever seguir, rigorosamente, a legislao sobre Licitaes e Contratos na Administrao Pblica, consubstanciada na Lei Federal n. 8.666, de 21 de junho de 1993, e alteraes posteriores. O certame licitatrio consiste nos seguintes componentes: pesquisa de preos; pedidos de compra; autorizao de compra emanada da autoridade competente; designao da comisso de licitao; edital ou carta-convite; aprovao do edital pelo rgo jurdico competente; publicao/divulgao do edital; ata de reunio da Comisso de Licitao para avaliao da habilitao das empresas interessadas: - habilitao jurdica; - qualificao tcnica; - qualificao econmico-financeira; - regularidade fiscal; - esclarecimento de quaisquer dvidas que surgirem, em cumprimento do disposto no Inciso XXXIII do art. 5 da Constituio da Repblica (incluso realizada pela Lei Federal n. 9.854, de 27 de outubro de 1999, regulamentada pelo Decreto n. 4.358, de 5 de setembro de 2002); propostas comerciais;


ata de reunio da comisso de licitao para julgamento das propostas, acompanhada de mapa comparativo dos preos ofertados; adjudicao da licitao; homologao da licitao; publicao do resultado da licitao; contrato firmado com a(s) empresa(s) licitante(s) vencedora(s) do certame.

Deve-se atentar, no entanto, no fato de que, nos termos no disposto no artigo 26, XII, do Decreto n. 43.635/2003, houve mudana quanto aos procedimentos licitatrios: as cpias no mais precisam constar na prestao de contas. Basta a cpia autenticada em cartrio do despacho adjudicatrio e de homologao ou do ato formal de dispensa ou inexigibilidade, acompanhado da publicao e com o respectivo embasamento legal.


7 OmISSO NO DEVER DE PRESTAR CONTASA no apresentao da prestao de contas final no prazo estipulado no convnio determinar as seguintes providncias pela Superintendncia de Planejamento, Gesto e Finanas. (art. 30, I, II, III Decreto n. 43.635/2003): 1. O bloqueio no SIAFI/MG, do convenente, ficando o mesmo impedido de receber novos recursos pblicos at a completa regularizao; 2. A promoo de tomada de Contas Especial por omisso, conforme determina o artigo 38, inciso I da Instruo Normativa 01/1997 STN e artigo 1, inciso I da IN 01/2002 do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais; 3. O encaminhamento da documentao relativa ao convnio Advocacia-Geral do Estado, na hiptese de ressarcimento ao errio, para medidas judiciais cabveis. Para isso, a GRS dever comunicar a omisso Superintendncia para que esta proceda ao bloqueio. A fim de evitar a adoo das medidas acima, o municpio/entidade dever proceder devoluo total do recurso recebido, devidamente corrigido, conforme tpico a seguir.


8 CORREO DOS VAlORES A SEREm DEVOlIVIDOSO convenente efetuar a devoluo, devidamente corrigida, atravs do Documento de Arrecadao Estadual (DAE), caso o convnio tenha sido celebrado diretamente junto a SES/MG, cuja emisso pode ser feita no site da Secretaria de Estado de Sade, www.saude.mg.gov. br. Salientamos que, nos casos em que o convnio for celebrado junto ao Ministrio da Sade e o convenente for entidade privada sem fins lucrativos, o recurso correspondente dever ser restitudo aos cofres da Unio, atravs da emisso de Guia de Recolhimento da Unio. Caso o convnio tenha sido celebrado entre o municpio e/ou entidade sem fins lucrativos, junto a esta Secretaria de Estado de Sade, com recursos advindos do Ministrio da Sade, em casos de devoluo, o procedimento a ser observado o depsito bancrio na conta pagadora, ou seja, a do responsvel pelo repasse. 8.1 Procedimentos de preenchimento do DAE 1. O formulrio para emisso do DAE referente a convnios da Secretaria de Sade de MG, s pode ser gerado no site http:// www.saude.mg.gov.br/formulario_dae; 2. A devoluo do saldo atravs do DAE devida apenas quando o recurso for estadual, fonte 10 (Tesouro); 3. Para os recursos federais (Fonte 24 e 37) referentes aos Programas Assistenciais, a devoluo dever ser feita, via depsito bancrio, para a mesma conta de onde o recurso foi repassado, de acordo com a ordem bancria, que consta no processo de pagamento encaminhado pela SES. 4. Quanto ao preenchimento do DAE, atentar para informaes em vermelho do exemplo a seguir:


Programa DAE


9 BlOQUEIO E DESBlOQUEIO NO SIAFITendo em vista o disposto no Decreto Estadual n. 43.635/2003, quanto ao bloqueio/desbloqueio de municpios com pendncias ou irregularidades nas prestaes de contas de convnios, exigem-se as seguintes medidas: Os municpios e as entidades sero bloqueados no SIAFI (situao de inadimplncia), quando ocorrer qualquer das situaes abaixo (art. 10, 1): No apresentao da prestao de contas; No aprovao e no regularizao da prestao de contas aps 30 (trinta) dias do recebimento da comunicao pelo convenente. As situaes acima apresentadas tambm se aplicam s prestaes de contas de resolues, conforme imposio do Decreto Estadual n. 44.761/2008, art. 6, 1 e 2. Excepcionalmente, os municpios podero ser desbloqueados, mediante o cumprimento dos seguintes requisitos: 1) Comprovao de que o responsvel pelo dano NO o gestor atual; 2) Comprovao de ajuizamento de ao judicial pelo gestor atual, que no o responsvel pelo dano. Ex: Apresentao de cpia da petio inicial; 3) Instaurao de Tomada de Contas, com comunicao ao Tribunal de Contas do Estado; 4) Inscrio do responsvel na conta de diversos responsveis em apurao; 5) Ato expresso do ordenador de despesa. Cumpre ressaltar que, para a continuidade do desbloqueio, ser necessria a comprovao semestral do prosseguimento das aes acima adotadas, atravs certido, sob pena de retorno condio de inadimplncia (ver Decreto Estadual n. 43.635/2003, art. 10, 4).


Quanto prestao de contas final, o artigo 31 do Decreto Estadual n. 43.635/2003, dispe: Art. 31 A no apresentao da prestao de contas final, no prazo estipulado no convnio, ou a prestao de contas no aprovada nos termos do art. 30 determinar as seguintes providncias pela Superintendncia de Planejamento, Gesto e Finanas ou unidade equivalente do concedente: I o bloqueio, no SIAFI/MG, do convenente, ficando o mesmo impedido de receber novos recursos pblicos at a completa regularizao; II a promoo de Tomada de Contas Especial, a qual dever ser encaminhada ao Tribunal de Contas do Estado; III o encaminhamento da documentao relativa ao convnio Advocacia-Geral do Estado, na hiptese de ressarcimento ao errio, para as medidas judiciais cabveis. Assim, o bloqueio no SIAFI medida a ser realizada pela Superintendncia de Planejamento e Finanas/SES/MG nos casos de no apresentao da prestao de contas ou de no aprovao desta. Vale lembrar, ainda, que a instaurao de Tomada de Contas Especial ter como consequncia o desbloqueio no SIAFI, mediante o cumprimento dos requisitos previstos no artigo 10, 2, do Decreto n. 43.635/2003, no sendo a instaurao de TCE, por si s, meio hbil a liberar o convenente do bloqueio. Isso significa dizer que, na hiptese de uma instaurao, o convenente ficar bloqueado no SIAFI pelos prprios motivos ensejadores da instaurao da respectiva Tomada de Contas Especial.


10 COmO ANAlISAR UmA PRESTAO DE CONTAS10.1 Papel das Gerncias Regionais de Sade Antes de iniciar a discusso acerca da anlise da prestao de contas, faz-se necessrio salientar que a Gerncia Regional de Sade (GRS) dever oferecer cooperao tcnica aos convenentes, orientando e supervisionando as aes em andamento ou concludas, implementadas pelos executores, com vistas a prevenir a ocorrncia de irregularidades e impropriedades. Alm disso, a GRS dever instruir o convenente, no decorrer da vigncia do convnio, sobre como organizar a documentao de prestao de contas, quais os anexos devem ser preenchidos e quais os documentos pertinentes para a comprovao da regular aplicao dos recursos recebidos. 10.2 Recebimento da prestao de contas Ao receber a prestao de contas, a Gerncia Regional de Sade, por meio do setor financeiro, dever: Protocolar a data do recebimento da prestao de contas, hora, nome do servidor e MASP ou matrcula; Colocar a informao no sistema de prestao de contas, informando o nmero do convnio, o perodo de vigncia e a data em que foi enviada a prestao de contas, noticiando, ainda, o status do processo; Verificar se os documentos esto devidamente autuados, numerados e em ordem cronolgica. Caso no estejam, a GRS dever numerar os documentos, progressivamente, do primeiro documento anexado de baixo para cima, carimbando e rubricando cada folha. Caso a documentao esteja numerada de forma errada, a GRS dever proceder nova numerao, marcando um x sobre a numerao anterior (no se deve rasurar o nmero errado). Ver item 10.3.


Quando for o caso, encaminhar o processo de prestao de contas ao setor tcnico responsvel pela emisso do parecer sob o aspecto tcnico, conforme determina o artigo 29, 1 do Decreto Estadual n. 43.635/2003. 10.3 Organizao do processo O processo de prestao de contas, sendo um processo administrativo, deve ser autuado em sequncia cronolgica, organizado, devidamente numerado, devendo constar os respectivos atos administrativos, de forma a demonstrar tudo o que ocorreu ao longo da prestao de contas. Nesse sentido, a Orientao Normativa n. 2, de 1 de abril de 2009, da Advocacia-Geral da Unio:Os instrumentos dos contratos, dos convnios e demais ajustes, bem como os respectivos aditivos, devem integrar um nico processo administrativo, devidamente autuado em sequncia cronolgica, numerado, rubricado, contendo cada volume os respectivos termos de abertura e encerramento.

Pra fins de organizao da documentao, recomenda-se a utilizao dos seguintes carimbos: Aproximadamente 9 x 10 cm

J U N TADA

Aos ____ dias do ms de ________de ______, fao a juntada aos autos _________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ que adiante se segue, do que lavro este termo. Ass. ___________________________________


Aproximadamente 2 x 9 cm

EM BRANCOAproximadamente 4,5 x 7,5 cm

RECEBI O ORIGINAL DATA: ______/_________/_______ NOME: _______________________ MASP/MATR.: _______________ TEL: ____________________ ASS: ________________________

Aproximadamente 3 x 6 cm

RECEBI EM ______/______/______ ____________________________ Assinatura ____________________________ Nome LegvelAproximadamente 3 x 7,5 cm

AUTENTICAO Confere com os originais apresentados ________/__________/_______ ___________________________________ Funcionrio / MASP


10.4 Anlise da prestao de contas 10.4.1 Como analisar uma prestao de contas passo a passo (sob o aspecto financeiro) Etapas: 1. Verificar a data do ofcio de encaminhamento e o final da vigncia do convniover a tempestividade do envio da prestao de contas, ou seja, se esta foi enviada dentro dos 60 (sessenta) dias aps o trmino da vigncia, previstos no 5 do artigo 26 do Decreto n.. 43.635/2003. Atentar sobre a possvel existncia de termo aditivo. 2. Observar a numerao das pginas e se estas esto em ordem cronolgica. Se no estiver, a GRS deve numer-las conforme orientado no item 1.2, fazendo constar esta observao na Anlise. A numerao das pginas importante para que no seja retirado nenhum documento do processo, promovendo, assim, maior segurana e organizao no manuseio do mesmo. 3. Averiguar se esto presentes todos os anexos de prestao de contas, devidamente assinados por duas pessoas (art. 38 do Decreto Estadual n 43.635/2003). 4. Ler atentamente o objeto e o plano de trabalho. Durante toda a anlise, o analista dever ter em mente qual o objeto do convnio, a fim de verificar se este foi cumprido. 5. Conferir o valor do convnio em comparao com o valor que foi repassado pela SES (ver processo de pagamento do concedente ao executor). 6. Conferir se os extratos bancrios so da conta especfica, contemplando todo o perodo da vigncia do convnio. Isso porque os recursos devero ser depositados e geridos, obrigatoriamente, por meio de contas abertas, com fim especfico (conta especfica), pois tal procedimento permite, com segurana, afirmar que as despesas realizadas correspondem ao convnio. Os recursos da conta especfica no podem ser transferidos para a conta geral da entidade/municpio convenente.


A multiplicidade de crditos concernentes a vrios convnios (depsitos de vrios recursos recebidos na mesma conta corrente) em uma mesma conta bancria prejudica a verificao do nexo causal existente entre determinado objeto realizado e seu convnio especfico, o que pode levar impugnao/ reprovao de todas as despesas realizadas. Logo, recursos de diversos convnios no podem ser depositados em uma mesma conta corrente. Da mesma forma, no admitida a prtica de retirada de recursos financeiros da conta-corrente especfica do convnio para pagamento de despesas estranhas a ele mesmo, ainda que haja posterior devoluo dos recursos conta bancria, pois o convenente no conseguir provar o nexo causal entre as despesas realizadas e o objeto do convnio, o que dever implicar a devoluo dos valores. Todos os lanamentos a dbito na conta-corrente devem corresponder a um comprovante de sua regular liquidao. Ou seja, cada dbito em conta corrente dever ter suporte em documentos comprobatrios da execuo efetiva da despesa (empenho, nota fiscal, recibo, cpia de cheque, processo licitatrio) no mesmo valor. Assim, deve-se conferir os extratos bancrios da conta especfica. Todos os dbitos do extrato devem corresponder a um pagamento. Junto aos extratos bancrios, deve-se verificar: A data do recebimento do recurso e a data em que este foi aplicado em fundo de aplicao ou poupana. Caso o recurso tenha ficado parado na conta corrente por alguns dias, ou por mais de 30 (trinta) dias, deve-se calcular o quanto ele renderia se estivesse aplicado, e o convenente deve devolver esse valor ao rgo concedente; Verificar se foram pagas despesas com taxas bancrias, multas, juros ou atualizao monetria, entre outras. As taxas bancrias devem ser devolvidas ao rgo concedente. A CPMF, se estiver prevista no plano de trabalho, poder ser paga com recursos do


convnio. Caso contrrio, tambm dever ser devolvido o valor gasto no seu pagamento; Conferir os rendimentos auferidos; Verificar se existe pagamento em espcie. De acordo com artigo 10 do Decreto Estadual 43.635/2003, vedado qualquer tipo de pagamento em espcie. Por isso, os saques ocorridos na conta especfica devem ser feitos sempre por meio de cheques nominais ou ordem bancria. Os saques em dinheiro, realizados diretamente no caixa, para pagamento de uma ou de diversas despesas, trazem srias dificuldades para o gestor convenente na hora de comprovar, SES-MG, o destino dado quela quantia, tendo como consequncia a devoluo da quantia correspondente. 7. Verificar a relao de pagamentos efetuados com as notas fiscais ou outros documentos comprobatrios da despesa originais, conferindo: O nmero da nota fiscal; Se os documentos no tm rasuras; A data da emisso da nota fiscal, observando se ela est dentro do prazo de vigncia do convnio e a sua validade; A natureza da operao (venda e/ou prestao de servios); CNPJ, endereo e nome do fornecedor; O valor; Se foi emitida em nome do executor (nome do convenente e endereo); Descrio da mercadoria ou servio; Quantidade; Valor unitrio e total de cada item; Unidade de medida; Destaque de IPI, ICMS e ISSQN, conforme o caso, ou comprovante de iseno fundamentada na legislao pertinente; Valor total da nota; Data de autorizao da impresso do documento fiscal (AIDF); Prazo de validade para emisso; Se est identificada com o nmero do convnio;


Se est devidamente quitada (o nmero do cheque ou da ordem de pagamento deve constar no corpo da nota). Alm dos documentos fiscais, importante destacar que outros documentos e procedimentos so necessrios para comprovar a boa e regular aplicao dos recursos, tais como a prova documental de que bens ou servios tenham sido entregues ou prestados. o chamado atesto, que nada mais do que uma declarao do recebedor dos bens ou servios, datada e com identificao do signatrio; A data do pagamento. 10.4.2 Observaes importantes sobre os documentos fiscais Conforme regulamento do ICMS de Minas Gerais Decreto Estadual n. 43.080, de 13 de dezembro de 2002, art. 96, inciso XI, alneas c.1 e c.2, vedada a utilizao de carta de correo para corrigir valores ou quantidades, ou para substituir ou suprimir a identificao das pessoas consignadas no documento fiscal da mercadoria ou do servio e da data de sada de mercadoria. Deve-se certificar da efetiva existncia das empresas licitantes nos rgos competentes, tais como CREA, Junta Comercial, Receita Federal, Receita Estadual. Normalmente as consultas podem ser feitas pela Internet, pelo site da Receita: www.receita.fazenda.gov.br, opo Consulta Situao Cadastral; ou pelo site do Sistema Integrado de Informaes sobre Operaes Interestaduais com Mercadorias e Servios SINTEGRA www.sintegra.gov.br; entre outros. importante verificar sempre o cumprimento das disposies legaisquanto emisso de documentos fiscais, sendo: a) No caso de notas fiscais de venda => Regulamento de Imposto sobre Produtos Industrializados (RIPI) se for o caso; Regulamento do Imposto sobre Operao Relativa Circulao de Mercadorias e sobre Prestaes de Servios de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicao (RICMS); b) No caso de notas fiscais de prestao de servios: => Regulamento do Imposto sobre Prestao de Servios de Qualquer Natureza (ISSQN); c) No caso de recibos de pagamento a prestadores de servios autno-


mos => Regulamento do Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer Natureza, Regulamento do Imposto sobre Prestao de Servios de Qualquer Natureza (ISSQN) e Regulamento da Previdncia Social. No devem ser aceitas, como documento comprobatrio da despesa, notas fiscais com data de validade vencida ou emitidas fora do prazo de vigncia do convnio. No primeiro caso, a informao sobre a validade do documento fiscal dever ser verificada na prpria nota e, em caso de dvida, deve-se procurar o rgo que autorizou a confeco do respectivo documento. A utilizao de documentos que estejam vencidos implicar a devoluo total do valor do documento emitido irregularmente. Quanto emisso de notas fiscais fora do prazo de vigncia do convnio, deve-se atentar para o fato de que, se a entidade recebeu o recurso da SES atrasado, o prazo de vigncia deve ser prorrogado de ofcio pela SES, pelo exato perodo do atraso (art. 12, inciso V, do Decreto Estadual n.. 43.635/2003). Assim, algumas notas fiscais emitidas inicialmente aps a vigncia normal do convnio sero abrangidas pela prorrogao de ofcio. 8. Conferir as cpias dos cheques emitidos, as ordens de pagamentos ou os comprovantes de transferncia bancria utilizados para a realizao do pagamento (as cpias devem estar anexadas s notas fiscais). Verificar se h cheques cancelados, cujas cpias tambm devem estar no processo, e se o convenente justificou o cancelamento. 9. imprescindvel que o analista verifique se a classificao de despesa inserida na relao de pagamentos efetuados (Anexo VI) condiz com o previsto no Plano de Trabalho, parte integrante do convnio devidamente assinado entre as partes. A regularidade dos valores destinados execuo do convnio deve ser devidamente observada pelo analista, que somar os valores correspondentes e auferir se eles esto de acordo com o previsto no plano de trabalho. 10. Conferir a soma dos valores da relao de pagamentos, folha por folha, uma vez que o erro na soma de uma das folhas gerar erro na soma total das despesas realizadas. 11. Confrontar o relatrio de execuo fsico-financeira (a parte da execuo fsica) com a conciliao bancria e os extratos bancrios. Os valores declarados pelo convenente nos anexos devem condizer com os valores comprovados no extrato bancrio.


12. Conferir a relao de bens permanentes adquiridos, construdos ou produzidos (Anexo XIV), verificando o nmero do patrimnio e as fotografias. Posteriormente, dever ser realizada vistoria in loco pela GRS na entidade convenente, a fim de verificar se os bens relacionados foram realmente adquiridos, construdos ou produzidos, se esto devidamente identificados com o nmero do patrimnio e se esse nmero confere com o relacionado no anexo, bem como se esses esto em funcionamento. 13. Em caso de obras, deve-se conferir se h aprovao da Vigilncia Sanitria e se a cpia do projeto arquitetnico encontra-se no processo (importante para a vistoria in loco do engenheiro aps a realizao da obra). 14. Quando se tratar de aquisio de materiais permanentes, analisar se a relao de bens permanentes adquiridos, construdos ou produzidos, est acompanhada de fotografias que permitam a sua visualizao e identificao no caso de bens imveis; 15. Quando se tratar de obras, reforma, ampliao e construo, no contrato de prestao de servios com pessoa fsica ou jurdica, atentar para os seguintes documentos especficos: matrcula e baixa de obra junto ao INSS ou CND de averbao do imvel; anotao de responsabilidade tcnica junto ao CREA/MG; folha de pagamento de empregados que trabalharam na obra; cpia das guias de recolhimento ou pagamento dos tributos relativo folha de pessoal/encargos sociais (INSS, FGTS, IRRF, contribuio sindical, entre outros); resciso do contrato de trabalho se for realizada contratao direta de pessoa fsica; termo de entrega/aceitao definitiva e laudo de obra. 16. Quando se tratar de despesas com capacitao de profissionais/ contratao de outros servios de terceiros, atentar para os seguintes documentos especficos: contrato de prestao de servios assinado; comprovante de habilitao dos profissionais que ministraram


os cursos de capacitao ou prestaram os servios; carga horria ministrada/trabalhada com o detalhamento dos contedos; recolhimento dos encargos sociais e demais obrigaes tributrias (INSS, IR, ISS) Alm da verificao dos pontos listados acima, o analista deve anotar os apontamentos que considerar pertinentes ou elaborar a sua anlise, relatando todas as inconformidades encontradas para, ao final, concluir pela aprovao, aprovao com ressalvas ou no aprovao da prestao de contas. 10.4.3 Prestao de contas parcial Haver prestao de contas parcial em caso de convnios com mais de duas liberaes financeiras, conforme determina o artigo 31 e seus pargrafos, do Decreto Estadual n. 43.635/2003. Caso a liberao financeira seja em apenas uma ou duas parcelas, a prestao de contas ser apenas final, englobando as duas parcelas (2 do artigo mencionado). A prestao de contas parcial dever ser constituda dos documentos citados nos incisos I a XII do artigo 26 do mencionado Decreto, sendo que a documentao juntada na prestao de contas parcial no precisa ser reenviada na prestao de contas final. importante ressaltar que, tambm na prestao de contas parcial, as notas fiscais, os recibos ou outros documentos comprobatrios da despesa devem ser originais ou equivalentes e estar devidamente identificados com o nmero do convnio e nome do convenente. Esse procedimento visa impedir que um mesmo documento fiscal seja apresentado como comprovante de dois convnios distintos ou de duas prestaes de contas parciais diferentes. O analista da prestao de contas deve estar atento para estes detalhes, a fim de verificar possveis fraudes. Constatada a inadimplncia ou irregularidade na apresentao da prestao de contas parcial, ser promovida a imediata suspenso da liberao de recursos e ser notificado o convenente, dando-lhe um prazo mximo de 30 (trinta) dias para sanar a irregularidade ou cumprir a obrigao (art. 116, 3 Lei n. 8.666/1993).


Decorrido o prazo da notificao sem que a irregularidade tenha sido sanada ou adimplida, deve ser providenciado o registro da inadimplncia no SIAFI/MG, ensejando o bloqueio de novas liberaes ao municpio, e, se necessrio, sero adotadas as medidas para a instaurao da tomada de contas especial, para apurao dos fatos, a identificao dos responsveis e a quantificao dos danos (IN TCE 01/2002). 10.4.4 Aprovao ou no aprovao da prestao de contas A GRS far constar, na anlise aprovao, aprovao com ressalvas ou no aprovao da prestao de contas do convenente, conforme determina o artigo 48 da Lei Complementar 102/2008, transcrito abaixo: Art. 48. As contas sero julgadas: I regulares, quando expressarem, de forma clara e objetiva, a exatido dos demonstrativos contbeis e a legalidade, a legitimidade, a economicidade e a razoabilidade dos atos de gesto do responsvel; II regulares, com ressalva, quando evidenciarem impropriedade ou qualquer outra falta de natureza formal de que no resulte dano ao errio; III irregulares, quando comprovada qualquer das seguintes ocorrncias: a) omisso do dever de prestar contas; b) prtica de ato ilegal, ilegtimo ou antieconmico; c) infrao grave a norma legal ou regulamentar de natureza contbil, financeira, oramentria, operacional ou patrimonial; d) dano injustificado ao errio, decorrente de ato de gesto ilegtimo ou antieconmico; e) desfalque ou desvio de dinheiro, bens ou valores pblicos.


No caso de no aprovao da prestao de contas, a GRS deve quantificar o dano ao errio, caso seja este o motivo da no aprovao, e enviar todos os documentos Superintendncia de Planejamento e Finanas, inclusive os relatrios de vistoria e a anlise realizada, para que seja analisada a possibilidade de instaurao de Tomada de Contas Especial. Importante lembrar que a prestao de contas s deve ser enviada ao nvel central depois de esgotadas todas as tentativas de sanar as irregularidades junto ao convenente e aps tentativas de tirar as dvidas atravs do telefone ou e-mail. Assim, o esclarecimento de possveis dvidas e/ou divergncias existentes sero sanadas de forma gil e eficaz, promovendo uma melhoria nos resultados pretendidos. O convenente em situao irregular com a Administrao Pblica que no sanar as pendncias existentes dentro dos prazos estabelecidos estar sujeito instaurao de Tomada de Contas Especial, para apurao dos fatos, verificao do dano e imputao de responsabilidade, a qual ser encaminhada ao Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais para julgamento. Caso a prestao de contas seja aprovada ou aprovada com ressalvas, deve-se elaborar a Nota de Baixa, conforme modelo anexo, e encaminhar cpia desta, juntamente com a Anlise ao convenente, no prazo de 20 dias corridos aps sua aprovao, conforme 2 do artigo 29, do Decreto Estadual n. 43.635/2003. Alm disso, a GRS deve preencher o Anexo IV do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, e enviar Superintendncia de Planejamento e Finanas da SES, juntamente com a Nota de Baixa. 10.4.5 Observaes gerais Antes da concluso pela no aprovao da prestao de contas, havendo irregularidades, a GRS deve enviar ofcio ou cpia da anlise realizada entidade convenente, por meio de AR (aviso de recebimento) nominal quele institudo como representante da entidade ou ao Chefe do Executivo Municipal (Prefeito), informando o prazo de at 30 dias para que sejam sanadas as inconformidades, apresentadas as devidas justificativas ou restitudos os recursos, devidamente corrigidos, utilizados de forma irregular (artigo 28, Decreto Estadual n. 43.635/2003).


No se pode devolver a prestao de contas, no todo ou em parte, ao convenente. A documentao referente prestao de contas poder ser acrescentada, mediante a constatao pela GRS da inobservncia do disposto no art. 26 do Decreto Estadual n. 43.635/2003, que estabelece quais os anexos devem ser apresentados quando da apresentao da prestao de contas, bem quando da ausncia de quaisquer outros documentos exigidos pelo Decreto supracitado. Salienta-se que, mesmo que haja a apresentao de novos documentos referentes prestao de contas, no dever ocorrer alteraes na documentao inicialmente apresentada; ambos necessariamente devero permanecer juntos ao processo de prestao de contas. Passado o prazo sem qualquer resposta do convenente, se as irregularidades forem apenas formais (aquelas que no ensejam dano ao errio), a prestao de contas poder ser aprovada com ressalvas. Do contrrio, a prestao de contas no dever ser aprovada. Importante ressaltar que a no aprovao e a aprovao com ressalvas da prestao de contas devero ser fundamentadas com base na legislao pertinente, nos princpios aplicveis Administrao Pblica, na doutrina ou em decises dos tribunais de contas e do Poder Judicirio em geral. Para facilitar o entendimento posterior da anlise, o analista pode citar, separadamente, cada inconformidade encontrada, o dispositivo de lei ou princpio que ela infringe, sua concluso quanto aprovao ou no relativa a essa inconformidade e a respectiva fundamentao. A fundamentao de suma importncia, uma vez que resguarda o analista de qualquer questionamento futuro quanto sua anlise e embasa as decises tomadas. O parecer, se elaborado, dever ser anexado anlise e ao processo. 10.5 Vistoria in loco O Acompanhamento de Convnios pressupe inspees/verificaes in loco, organizadas e programadas previamente, em etapas, com o objetivo de comprovar o cumprimento do objeto pactuado no convnio. A vistoria dever ser realizada aps a anlise da prestao de contas final ou da prestao de contas parcial, ou poder ser realizada no decorrer do convnio como forma de acompanhamento de sua execuo.


A inspeo fsica pode evidenciar a ocorrncia de fraude. Os casos em que o objeto do convnio se refere a obras ou bens de natureza permanente podem ser materialmente identificveis. Quanto aos bens de consumo, h limitaes quanto ao aspecto temporal. Nos casos de realizao de inspees fsicas para comprovao da existncia ou da execuo de um bem material, a equipe deve portar uma cmara fotogrfica com a qual far o registro de suas constataes visuais. 1 Etapa Programao e preparao do material de trabalho (fase antecedente visita in loco): Definir a equipe de trabalho, que deve ser composta de integrantes de diversas reas especializadas, de acordo com o objeto do convnio que determinar as quais reas precisaro atuar, e o coordenador responsvel. Providenciar as comunicaes da visita de acompanhamento e de apresentao da equipe. Encaminhar, previamente, o ofcio de comunicao da realizao de vista de verificao in loco ao convenente a ser visitado, para que providencie ambiente de trabalho, disponibilize a documentao a ser analisada e para que colabore com os meios necessrios para o desenvolvimento dos trabalhos. Requerer, ainda, a disponibilidade dos responsveis tcnicos das reas a serem supervisionadas e que estes estejam devidamente informados sobre a natureza do trabalho a ser realizado. Preparar ofcio de apresentao, que deve ser assinado pelo gerente da GRS, constando o perodo de execuo do trabalho, os nomes dos integrantes da equipe e o seu coordenador. Promover reunio com a equipe para determinarem o objetivo do trabalho e projetarem as aes a serem promovidas, elaborando um roteiro da visita in loco. importante que todos os membros da equipe tenham prvio conhecimento do termo de convnio e plano de trabalho. Verificar a existncia de relatrio de verificao in loco anterior para conhecimento da situao relatada e conferir se as recomendaes propostas foram ou no atendidas. Em caso negativo, incluir no roteiro do acompanhamento da vistoria a cobrana do atendimento para a prxima visita in loco.


2 Etapa Realizao da vistoria in loco: Analisar a documentao ou informaes disponibilizadas, solicitando cpias dos documentos que forem necessrios. Se no forem encontrados os documentos necessrios, a equipe dever fazer constar situao no relatrio de vistoria in loco. Verificar a incluso dos recursos do convnio no oramento (quando o convenente for ente pblico), processos de pagamento, processos licitatrios ou anlogos e outras informaes relativas execuo fsica do convnio. Conferir os objetos, os materiais de consumo, inclusive medicamentos, procedendo contagem destes se possvel. Verificar os equipamentos adquiridos conferindo o nmero de patrimnio junto relao de bens adquiridos. Em caso de obras, o engenheiro dever verificar se esta foi realizada de acordo com o projeto arquitetnico previamente aprovado e se est conforme as normas de Vigilncia Sanitria. Conferir se as fotografias juntadas na prestao de contas esto corretas. Caso estejam incorretas ou o convenente no tenha juntado as fotografias na prestao de contas, fotografar os bens e as obras vistoriadas e juntar ao processo. No caso de segunda ou terceira visita, levar em conta os mesmos ngulos fotografados anteriormente de forma a demonstrarem a evoluo ou no da execuo do objeto. Esclarecer todas as dvidas existentes, no tocante s especificaes do convnio, do plano de trabalho, do objeto, bem como quaisquer dvidas surgidas quando da anlise da prestao de contas. Descrever os achados e distores da vistoria in loco, sugerindo, no que couber, a adoo de medidas saneadoras, no sentido de prevenir a reincidncia de atos cometidos com impropriedade ou irregularidade. 3 etapa Elaborao do relatrio de vistoria e demais providncias (realizada na GRS aps a vistoria): Elaborar o relatrio de vistoria in loco com base nas informaes coletadas e nos documentos analisados, emitindo propostas ou medidas saneadoras, se for o caso. Encaminhar uma via do relatrio ao convenente, acompanhado da devida correspondncia de encaminhamento, informando


os prazos para atendimento das recomendaes ou solicitaes formuladas, se for o caso. Arquivar todo o material da vistoria junto ao respectivo convnio, a fim de facilitar anlises, consultas e verificaes posteriores. Manter sempre atualizado o controle das diligncias impostas, providncias adotadas e resultados obtidos, de modo a permitir, se necessria, a reiterao de diligncias ou prestao de informaes. 10.6 Comunicao ou solicitao ao convenente Todas as comunicaes ou solicitaes aos convenentes devem ser feitas por meio de ofcio, enviado com aviso de recebimento (AR), nominal ao representante da entidade ou ao Chefe do Poder Executivo Municipal (Prefeito). No ser necessrio o envio com AR somente quando o documento for entregue em mos e a cincia for dada por servidor do convenente, devidamente qualificado com nome legvel, cargo, MASP, data e assinatura. A GRS dever utilizar-se do ofcio para: Solicitar a apresentao da prestao de contas quando findar o prazo de 60 (sessenta) dias aps a vigncia e o convenente no tiver enviado a documentao, informando que a omisso enseja o bloqueio da entidade no SIAFI/MG e a promoo de Tomada de Contas Especial, nos termos do inciso I, do art.40 da Lei Complementar n.. 102/2008 e do artigo 30 do Decreto Estadual n. 43.635/2003; Informar as inconformidades sanveis, solicitando a devida regularizao, dentro do prazo; Informar a aprovao da prestao de contas ao convenente, inclusive se foi com ressalvas, especificando-as; Encaminhar anlise ao convenente, pontuando conformidades, inconformidades da prestao de contas, orientaes para corrigilas, e solicitando informaes ou documentos faltosos. 10.7 Instrues de preenchimento da nota de baixa referente prestao de contas de convnios/resolues CAMPO 01 Numerao do Documento => no preencher, pois


o nmero de controle interno da Gerncia de Prestao de Contas atribudo ao documento. CAMPO 02 Determinao da GRS => transcrever o nome da Gerncia Regional de Sade competente, responsvel por aquela jurisdio. CAMPO 03 Determinao do Convenente => rgo ou Entidade qual a Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais pactua a execuo de programa, projeto/atividade ou evento mediante a celebrao de convnio/Resoluo. Nome do rgo/Entidade recebedora do recurso. CAMPO 04 CNPJ => Transcrever o CNPJ do rgo ou Entidade recebedora do recurso. CAMPO 05 Nmero do Convnio/Resoluo => Transcrever o nmero atribudo ao Convnio ou Resoluo, constante no Termo de Convnio e/ou no Extrato de Publicao do Convnio e no Termo de Adeso e/ou no Extrato de Publicao da Resoluo. Identificar quando for Convnio ou quando for Resoluo. CAMPO 06 Objeto => Produto final de Convnio, observados o programa de trabalho e as suas especificidades. Transcrever o objeto conforme descrito no Termo de Convnio e/ou no Extrato de Publicao do Convnio, no Termo de Adeso e/ou no Extrato de Publicao da Resoluo. CAMPO 07 Valor => Transcrever o valor total ou da parcela que se est prestando contas referentes ao recurso repassado pela Secretaria de Estado de Sade de Minas Gerais ao convenente para a execuo Convnio ou Resoluo. CAMPO 08 Dotao Oramentria => Transcrever os nmeros da(as) dotao(es) oramentria (as) prevista (as) no Extrato de Publicao do Convnio, no Termo de Adeso e/ou no Extrato de Publicao da Resoluo. CAMPO 09 Fonte do Recurso => Fonte pagadora do recurso, que pode ser proveniente do Tesouro do Estado ou Federal.


CAMPO 10 Vigncia => o prazo previsto no Termo de Convnio ou Resoluo para a realizao do objeto em funo das metas estabelecidas. o prazo para execuo do Convnio ou Resoluo. O prazo para prestar contas no est dentro da vigncia do Convnio ou Resoluo. Quando houver Termos Aditivos, a data da vigncia ser especificada no mesmo. CAMPO 11 Data da assinatura => Dia em que foi celebrado entre as partes o Termo de Convnio ou Resoluo. CAMPO 12 Data da publicao => Dia em que o Extrato do Termo de Convnio foi publicado na Imprensa Oficial de Minas Gerais Dirio Oficial. CAMPO 13 Conta Bancria da SES => Conta atravs da qual foi repassado o recurso ao convenente. Informao presente em Ordem de Pagamento. Quando houver devoluo, o valor dever ser depositado na mesma conta que foi debitada na SES. Fonte 10 Depsito atravs de DAE (Documento de Arrecadao Estadual), formulrio disponvel no site da SES-MG; Fonte 24 e 37 Depsito em conta especfica. CAMPO 14 Nmero do Empenho => Transcrever o nmero e a data do Empenho. Empenho o comprometimento de verba oramentria para fazer face de uma despesa. Para cada empenho ser extrado um documento denominado nota de empenho que indicar o nome do credor, a especificao e a importncia da despesa, bem como a deduo desta do saldo da dotao. CAMPO 15 Nmero da Nota de Liquidao => Transcrever o nmero e a data da Liquidao. Liquidao consiste na verificao do direito adquirido pelo credor tendo por base os ttulos e os documentos comprobatrios do respectivo crdito. a verificao do direito do credor de receber o valor empenhado ou parte dele. Feita a liquidao da despesa, a partir da comprovao fsica do recebimento dos bens adquiridos ou da efetiva prestao de


servios contratados que o gestor providenciar, como consequncia, o pagamento da despesa emitindo a devida ordem de pagamento. CAMPO 16 Nmero da Ordem Bancria e Data de Pagamento => Transcrever o nmero e a data da Ordem Bancria. Pagamento o ato onde se faz a entrega do numerrio correspondente, recebendo a devida quitao. O pagamento s ser efetuado quando ordenado aps sua regular liquidao. O pagamento da despesa ser efetuado por tesouraria ou pagadoria regularmente instituda, por estabelecimentos bancrios credenciados e, em casos excepcionais, por meio de adiantamento. CAMPO 17 Relatrio Tcnico Simplificado => Item reservado para o preenchimento e assinatura pela rea Tcnica da Gerncia Regional de Sade/Nvel Central competente. Deve-se datar os campos. CAMPO 18 Relatrio Financeiro Simplificado RECEITA A) Saldo anterior: somente no caso de Prestao de contas parcial de Convnios/Resolues e de Resolues com aes continuadas. Exemplo Sade em Casa. B) Recursos Transferidos pela SES: valor transferido para a execuo do convnio. C) Valor da Contrapartida da Prefeitura/Entidade: valor correspondente ao recurso prprio do convenente a ser alocado ao projeto de acordo com especificaes do Plano de Trabalho e do Termo de Convnio ou Termo de Adeso. S ser contrapartida se estiver expressamente prevista no Termo de Convnio e Plano de Trabalho ou no Termo de Adeso. O recurso prprio do municpio que no est previsto no pode ser considerado contrapartida. D) Recursos Prprios da Prefeitura/Entidade: valor desembolsado pelo convenente que no est previsto no Termo de Convnio ou Termo de Adeso, utilizado para complementar a execuo do objeto.


E) Rendimento Aplicao Financeira (Banco): valor correspondente ao montante percebido na aplicao financeira do recurso em fundo de aplicao financeira de curto prazo ou em caderneta de poupana (art.25. 1, I e II do Decreto Estadual n. 43.635/2003). F) Valor da Correo Conforme Legislao Vigente: valor calculado pelo analista da GRS/SES. G) Total: soma das Receitas. DESPESA H) Pagamentos com recursos da SES, recurso prprio e rendimentos: valor gasto pelo convenente para arcar com as despesas oriundas da execuo do Convnio ou Resoluo. I) Pagamentos contrapartida da Prefeitura/Entidade: valor gasto pelo convenente para arcar com as despesas oriundas da execuo do convnio, que esto expressamente previstos em Termo de Convnio e Plano de Trabalho ou Termo de Adeso. J) Valor devolvido: valor no utilizado ou utilizado incorretamente pelo convenente. K) Saldo: quando a Prestao de Contas for parcial e o convenente no utilizou o valor total da parcela. L) Total: soma das despesas. DEVOLUES M) Valor saldo do convnio (sem correo): valor no utilizado que consta na conta antes da correo conforme Legislao Vigente, quando houver. N) Correo conforme Legislao Vigente (SES): valor no aplicado, calculado pelo analista da GRS/SES. O) Valor do gasto indevido: valor gasto incorretamente, calculado pelo analista da GRS/SES. P) Valor total devolvido: soma do Valor saldo do convnio (sem correo) mais Correo conforme Legislao Vigente mais Valor do gasto indevido.


Concluso do Analista. Assinatura, MASP/Matrcula do(a) Analista de Prestao de Contas responsvel, bem como assinatura, MASP do (a) Coordenador(a) de Gesto/ GPC Gerente. Deve-se datar os campos. Aceite do(a) Gerente da Gerncia Regional de Sade/ SPF Superintendente competente, posicionando-se de acordo com a anlise procedida pelo analista responsvel. Obs.: Campo para digitao de informaes complementares ou dados que no caibam nos seus respectivos campos. INSTRUO PARA PREENCHIMENTO DO DOCUMENTO DE ARRECADAO ESTADUAL DAE 1 O formulrio para emisso da DAE referente a convnios/resolues da Secretaria de Sade de Minas Gerais, s pode ser gerado no site: http://www.saude.mg.gov.br/formulario_dae; 2 A devoluo do saldo atravs da DAE devida apenas quando o recurso for Estadual, fonte 10 (Tesouro); 3 Para os recursos Federais (Fonte 24 e 37), referentes a Convnios e Portarias Federais, a devoluo dever ser feita para a mesma conta de onde o recurso foi repassado, de acordo com a ordem de pagamento, que consta no processo de pagamento encaminhado pela SES. A devoluo dever ser feita via depsito bancrio. 4 Quanto ao preenchimento da DAE, atentar para orientaes discriminadas no item 8.1. 10.8 Gerncia de Prestao de Contas Esgotadas todas as possibilidades de resoluo dos problemas encontrados na prestao de contas pela GRS e encaminhado o processo GPC/SPF, esta proceder a uma nova anlise da prestao de contas. Caso entenda ser necessrio, a GPC/SPF encaminhar novo ofcio entidade convenente cobrando as medidas necessrias para regularizao da prestao de contas. Havendo necessidade de parecer especfico, a GPC/SPF demandar questionamentos aos setores responsveis da SES-MG ou, at mesmo, a rgos externos, a fim de pacificar a questo.


Aps as demandas necessrias, a GPC/SPF emitir a respectiva Nota Tcnica, concluindo pela aprovao ou no da prestao de contas, ou solicitando providncias por parte da GRS. No ltimo caso, a GRS dever oficiar ao convenente no sentido de obter as providncias solicitadas na Nota Tcnica e encaminhar a resposta GPC/SPF no prazo solicitado. Concluindo pela aprovao ou aprovao com ressalvas, a GPC/SPF encaminhar todo o processo, juntamente com a Nota Tcnica, GRS, que dever elaborar a nota de baixa com base na nota tcnica e arquivar o processo. Caso, porm, entenda pela no aprovao da prestao de contas, a GPC/SPF proceder da forma prevista no art. 30 do Decreto Estadual n. 43.635/2003, bloqueando a entidade convenente no SIAFI/MG e encaminhando o processo Auditoria Setorial para instaurao da Tomada de Contas Especial.


11 TOmADA DE CONTAS ESPECIAlCabe instaurao de tomada de contas especial quando da ocorrncia de omisso no dever de prestar contas; falta de comprovao da aplicao de recursos repassados pelo Estado mediante convnio, acordo, ajuste ou instrumento congnere; ocorrncia de desfalque ou desvio de dinheiro, bens ou valores pblicos; prtica de qualquer ato ilegal, ilegtimo ou antieconmico de que resulte dano ao errio. A instaurao de tomada de contas especial a ltima alternativa encontrada pelo Concedente, aps tentativas de regularizao da prestao de contas e recomposio de dano ao errio junto aos Convenentes, de legalizao das contas e, conforme o caso, ressarcimento do dano. Da a excepcionalidade deste procedimento. A tomada de contas especial divide-se em dois procedimentos: a) Fase Interna, realizada pela ADMINISTRAO PBLICA concedente, com a investigao para apurar os fatos, identificar os responsveis, quantificar os danos e promover o ressarcimento. Procedimento de carter excepcional de controle destinado a verificar a regularidade na guarda e aplicao dos recursos pblicos; b) Fase Externa, realizada pelo TRIBUNAL DE CONTAS, formando-se verdadeiro processo, com a verificao do procedimento administrativo fase interna, observncia obrigatria dos princpios da ampla defesa e contraditrio, com oportunizao de defesa ao possvel responsvel, e julgamento, com imputao de responsabilidade, advertncia, multa ou devoluo ao errio e encaminhamento dos autos ao Ministrio Pblico, para promoo da ao penal cabvel. Quanto deciso do Tribunal de Contas, se imputar dbito ou multa, a tomada de contas especial ter fora de ttulo executivo, no tendo a mesma fora a deciso no mbito do controle interno do rgo. Isso porque o julgamento do Tribunal tem fora de definitividade quanto ao mrito do caso analisado, no podendo o Poder Judicirio intervir, seno quanto anlise da legalidade do procedimento de tomada de contas especial. 11.1 Papel da Comisso Permanente de Tomada de Contas Especial A tomada de contas especial um procedimento excepcional de natu-


reza administrativa, destinada apurao dos fatos, identificao dos responsveis e quantificao do dano, mediante a utilizao dos recursos investigatrios, com o auxlio das Gerncias Regionais de Sade, como: depoimentos; testemunhos; provas documentais; percias (inclusive grafolgicas); diligncias; inspeo in loco; entre outros, com o fim de se buscar o ressarcimento ao errio. O trabalho da Comisso consiste, pois, na busca de informaes, documentos e elementos que possam subsidiar o julgamento das contas consideradas irregulares perante a Corte de Contas competente. Para tanto, no mbito da SES-MG, necessrio o trabalho conjunto com a Superintendncia de Planejamento e Finanas, a Auditoria Setorial e, especialmente, as Gerncias Regionais de Sade, as quais, nos termos do disposto no 5, art. 1 da Resoluo SES/MG n 1828, de 14 de abril de 2009, as GRSs devem atender ao seguinte: 5 As Gerncias Regionais de Sade devero atender, tempestivamente, s solicitaes da Comisso Permanente de Tomada de Contas Especial, quanto vistoria in loco e outras providncias necessrias junto ao rgo ou entidade, para a devida instruo do procedimento administrativo conforme normas regulamentares do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais. A complexidade das apur

Guia Pratico de Prestacao de Contas de Convenios

Documents

Transcript of Guia Pratico de Prestacao de Contas de Convenios