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Guia Prático do SEI Implantação nos Institutos e Unidades de Pesquisa

Amigo usuário,

É um prazer para nós, da Coordenação de

Organização Institucional do Ministério da

Ciência, Tecnologia, Inovações e

Comunicações, compartilhar com você este

Guia Prático do Sistema Eletrônico de

Informações - SEI. Em uma época em que é

imprescindível dar mais agilidade ao

trabalho, economizar recursos e ser

transparente na administração pública, a

implantação do SEI é uma oportunidade

daquelas difíceis de deixar passar.

Pensando em como tornar essa experiência

mais tranquila (afinal, a gente entende que

toda mudança organizacional gera

preocupação), buscamos compartilhar, de

forma simples e objetiva, algumas de

nossas experiências, questões-chave e

dicas. Tudo feito com cuidado, para que

você possa entender melhor o sistema e - o

mais importante - poder ajudar colegas que

precisem no futuro.

A ideia deste guia não é ser um substituto

para o manual do SEI, embora alguns

conteúdos possam ser comuns aos dois,

mas sim servir como orientação

complementar ao que consta no manual e

nos vídeo-tutoriais da seção “Para Saber +” da

Barra Superior do SEI.

Então, boa leitura! O que não falta

atualmente é material de referência para o

uso do SEI. Procure na internet e vai

encontrar diversas vídeo-aulas, manuais e

slides sobre o sistema. Só fica desinformado

quem quiser.

Um cordial abraço,

Equipe COORG - MCTIC

Dicas Importantes

Tudo agora é Processo!

O questionamento é comum: “Mas como eu faço pra tramitar documentos avulsos?” E a resposta é

simples: coloque-os dentro de processos. Não há documento avulso tramitando, sempre processos -

mesmo que um processo tenha apenas um documento.

Acostume-se com a numeração:

Número do Processo (NUP): número de 17 dígitos, formado por: [IMG – NUP + explicação]:

prefixo do órgão (05d) . sequencial do órgão (06d) / ano (04d) – DV (02d)

Número SEI: Número de 7 dígitos, único para cada documento no SEI.

Número do documento: número sequencial anual do órgão, exibido depois do tipo de

documento utilizado. Por exemplo: “Ofício 15/2017/SEI-MCTIC”, “Memorando 35/2017/SEI-

CTI”.

Pra que serve isso mesmo?

Não sabe pra que serve um ícone? Passe o ponteiro do mouse por cima dele que ele se identifica pra

você.

Alguma dúvida? Entre em contato com o MULTIPLICADOR de sua unidade. 3

Índice

1. Primeiros Passos .................................................................................................................... 4

2. Acessando o SEI ..................................................................................................................... 5

3. Tela Inicial: Barra Superior e Menu Principal ......................................................................... 6

4. Controle de Processos ........................................................................................................... 7

5. Iniciando novos Processos ..................................................................................................... 8

6. Incluir Documento ................................................................................................................. 9

7. Editor de texto: .................................................................................................................... 10

8. Cancelar ou Excluir? ............................................................................................................. 10

9. Assinatura ............................................................................................................................ 11

10. Documento Externo ......................................................................................................... 12

11. Tela do Documento vs. Tela do Processo ........................................................................ 14

12. Dar ciência a processo / documento ............................................................................... 15

13. Atribuição de processo .................................................................................................... 15

14. Correspondência Eletrônica no SEI .................................................................................. 16

15. Sobrestamento de Processos .......................................................................................... 16

16. Anotações ........................................................................................................................ 17

17. Gerando PDF ou ZIP ......................................................................................................... 17

18. Atualização de Andamento .............................................................................................. 17

19. Tramitação de processos (Enviar) .................................................................................... 17

20. Operações com processos (duplicar, relacionar e anexar) .............................................. 18

21. Grupos de E-mail e Grupos de Envio ............................................................................... 18

22. Acompanhamento Especial ............................................................................................. 18

23. Blocos: Interno, de Reunião e de Assinatura ................................................................... 19

24. Disponibilizando Acesso Externo ..................................................................................... 19

25. Retorno programado (Menu Principal). ........................................................................... 19

26. Estatística da unidade ...................................................................................................... 20

27. Administradores setoriais. ............................................................................................... 20

28. Textos padrão e Documentos Modelo............................................................................. 20

29. Ordenar Árvore de Documentos do Processo. ................................................................ 21

30. SIP .................................................................................................................................... 21

31. Integração com sistemas ................................................................................................. 22


1. Primeiros Passos

O SEI é um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) desenvolvido para dar praticidade e

transparência à confecção e trâmite de processos administrativos, além de permitir a

visualização e edição de documentos dentro dos processos.

Implantado em mais de cem órgãos da Administração Pública Federal, o sistema hoje se

apresenta como a alternativa mais viável em termos de custo e facilidade de operação,

acumulando rapidamente casos de sucesso e novas adesões.

Pensando em trazer aos institutos e unidades de pesquisa os ganhos que o SEI trouxe para a

Administração Central do MCTIC, colocamos em marcha este projeto - ambicioso, mas bem

pensado - de expansão do sistema. A ideia, com esta nova ferramenta, é possibilitar que os

institutos de pesquisa possam dedicar mais de seu tempo ao desenvolvimento científico e

tecnológico do país, e menos à instrução e tramitação de seus processos.

Em termos de estratégia, embora a implantação do SEI seja feita como uma virada de chave,

considera-se que serão percorridas etapas evolutivas sequenciais, ou, qual seja, diferentes

níveis de maturidade:

Falando do que muda na vida do seu espaço de trabalho, nosso conselho é um só: fique

tranquilo. A mudança é benéfica e não causa sofrimento. Pelo contrário, passado o susto dos

primeiros dias, o SEI se torna prazeroso de se utilizar e não raro os usuários nos interpelam com

uma observação: “Não sei como eu dava conta de trabalhar antes do SEI.”

E pra isso, fizemos este Guia Prático. Para que você se sinta confortável e confiante de que seu

trabalho vai ficar bem mais fácil, seguro e eficaz.

Vamos começar? Mãos à obra!

1 - O primeiro nível é a migração do papel para o eletrônico, fase em que ainda haverá, naturalmente, alguma preocupação com “como” será a nova forma de trabalhar;

2 - O segundo estágio é a maturação das rotinas, em que as rotinas dos processos em papel são replicadas e ganham agilidade no meio eletrônico, mas ainda se preserva alguma herança burocrática, com trâmites desnecessários, redundâncias e vícios comuns aos processos em papel; e

3 - O terceiro nível, ao qual almejamos chegar e ajudar os institutos a atingir também, é o da otimização dos processos em meio eletrônico, com fluxos revistos e adaptados ao meio, trabalho simultâneo onde e quando possível, rastreabilidade e geração de dados gerenciais em tempo real.


2. Acessando o SEI

O link de acesso ao ambiente de treinamento é http://treinamento.sei.mctic.gov.br;

Na tela de acesso ao sistema, o usuário deve inserir seu login nos campos “Usuário” e “Senha”.

Quando seu instituto começar a trabalhar com o ambiente de produção, será usado login e

senha de rede.

Fique atento a este detalhe: O SEI é compatível com todos os navegadores de Internet, mas ele se dá muito bem - mesmo! - é com o Mozilla Firefox.

http://treinamento.sei.mctic.gov.br/


3. Tela Inicial: Barra Superior e Menu Principal

Dedique um tempo para se familiarizar com a tela inicial do SEI. Na barra superior, o primeiro

link exibido é o , que exibe uma lista de vídeo-tutoriais com as principais

operações no SEI.

Na mesma barra superior, há um campo de pesquisa, que pode ser utilizado para localizar

processos, por meio do NUP; documentos, pelo número SEI de 7 dígitos; ou quaisquer termos

de pesquisa.

O ícone (“Controle de Processos”) permite retornar a essa tela de qualquer ponto do

sistema.

Nos primeiros acessos o navegador de internet pode não reconhecer o certificado emitido pelo

SERPRO, exibindo uma tela de alerta:

Nesta tela, clique em “Entendo os Riscos > Avançado > Adicionar exceção > Salvar Exceção

Permanentemente” e prossiga; (este é o caminho no Mozilla Firefox, caso use outro navegador,

siga o caminho equivalente).

Essa é a minha tela individual?

No SEI, todos os trâmites, blocos, acompanhamento especial, textos padrão, modelos favoritos,

etc. são referentes a unidades. Nada é individual. Mesmo a atribuição de processos é uma mera

ferramenta de organização da unidade - os outros usuários continuam tendo acesso normal ao

processo, mesmo que este esteja atribuído a alguém.

A única exceção em que se fala de processo de pessoa para pessoa é o caso dos processos

sigilosos.


4. Controle de Processos

O Controle de Processos é a área de trabalho das unidades no SEI, onde ficam exibidos os

processos recebidos e os gerados na unidade, listados pelo Número Único de Processo (NUP).

Use as cores do NUP para identificar a situação de cada processo:

Vermelho - Recebido na unidade e ainda não visualizado;

Azul - Visualizado durante a sessão atual;

Preto - Processo já recebido e visualizado.

Tarja vermelha - sigiloso não visualizado;

Tarja azul - sigiloso visualizado nesta sessão;

Tarja preta - sigiloso já visualizado.

Ícones de avisos

o : Retorno Programado dentro do prazo: trata-se de um processo remetido

por outra unidade vinculado a um prazo de devolução não expirado;

o : Retorno Programado fora do prazo: trata-se de um processo remetido por

outra unidade vinculado a um prazo de devolução já atrasado;

o Anotação - o equivalente a um Post-It grudado na capa do seu processo. São

duas cores:

: A amarela se refere a anotações em geral; e

: a vermelha, a anotações urgentes ou prioritárias;

o : Mostra que um documento foi inserido ou assinado no processo.

Botões de operações em lote:

São botões referentes a operações que podem ser executadas com mais de um processo ao

mesmo tempo. Estas operações serão detalhadas nas páginas, nas operações com processos.

Não está achando seu processo? Ele não está atribuído a você? Passe o ponteiro do mouse sobre o

número do processo. O sistema exibirá o Tipo de Processo e sua especificação.

Por isso, seja criterioso no preenchimento dos dados ao criar novos processos. Isso ajuda você a se

achar!


5. Iniciando novos Processos

Basta clicar em “Iniciar Processo no Menu Principal” e escolher, na tela seguinte, o tipo de

processo que deseja criar. Não está encontrando o tipo de processo que você quer cadastrar?

Clique no botão para expandir a lista de Tipos de Processo disponíveis. Ah, sim: Apenas os

processos pintados de vermelho nessa lista podem ser classificados como sigilosos.

Na tela seguinte, preencha atentamente os dados do processo que deseja criar.

O primeiro ponto com o qual se deve ter cuidado é o campo “Protocolo”, que diz respeito a

como será inserido o número no processo a ser criado. Se você optar pelo Protocolo

Automático, o SEI inserirá a numeração em seu processo de forma automática e sequencial.

Esta é a opção padrão e recomendável para todos os processos gerados no sistema (e não

processos físicos digitalizados). A opção Protocolo Informado permitirá ao usuário inserir o

número do processo manualmente.

Você Já escolheu o tipo do processo e como será atribuída sua numeração. Agora, é necessário

atentar particularmente para a Especificação. A especificação é usada para diferenciar este

processo que está sendo criado de outros processos de mesmo tipo. O conteúdo que você

inserir no campo Especificação ficará visível abaixo do Tipo de Processo sempre que você passar

o ponteiro do mouse por cima do número do processo, na tela Controle de Processos.

Preencha o restante das informações do processo da maneira mais criteriosa possível.

É obrigatório informar o nível de acesso do processo, entre:

CUIDADO ao inserir Processos com numeração informada! O sistema não irá permitir a alteração

desse número posteriormente. Caso seja cadastrado processo com numeração informada errada,

será preciso excluir esse processo, o que só é feito atualmente pela administração central do

sistema.


Público: visível a qualquer usuário, interno ou externo.

Restrito: visível apenas na unidade em que o processo esteja aberto ou em unidades

pelas quais ele já tramitou.

Sigiloso: visível apenas para quem tiver credencial de acesso ao processo.

Os níveis de acesso “Restrito” e “Sigiloso” exigem que se informe também a hipótese legal de

Restrição ou Sigilo.

Pronto! Seu processo está criado. Fica visível na tela o número do processo criado e o link para

a Consulta de Andamento, que exibe um histórico de andamentos do processo.

6. Incluir Documento

Nós já sabemos que, no sistema, não existe documento sem processo. Mas processo sem

documento também não serve para nada! Então, é hora de incluí-los.

É muito simples: basta clicar no botão (Incluir Documento), selecionar o tipo de documento

que deseja inserir. Em seguida, preencha as informações sobre este documento:

Documento Modelo: Permite utilizar um documento já existente no SEI como modelo, seja informando o nº SEI do documento, seja selecionando um modelo entre os salvos nos favoritos. Texto Padrão: Inclui na seção principal do documento que será criado um texto salvo anteriormente pela unidade como padrão. Nenhum: carrega uma estrutura padrão de documento salva para cada tipo de documento pela administração do sistema.

As demais informações devem ser preenchidas atentamente pelo usuário.

Cadastrou um dado errado ao criar o processo? Não se preocupe. É possível alterar a maioria dos

dados no botão (Consultar/Alterar Processo).

Os únicos dados que não podem ser alterados são o NUP e a data de autuação do processo.


Atenção: Tome cuidado ao selecionar o nível de acesso restrito ou sigiloso para seu documento,

pois estes níveis de acesso contaminam os demais documentos do processo. Ou seja, todo o

processo adota o comportamento de restrito ou sigiloso de um único documento.

Ao clicar no botão “Confirmar Dados”, o documento é inserido no processo. Cada documento

novo é inserido, seguindo a ordem cronológica, imediatamente abaixo do anterior, dando

origem ao que chamamos de “árvore de documentos do processo”. Há uma função específica

no SEI que permite a alteração da ordem dessa árvore, que só deve ser utilizada para preservar

a correta instrução processual.

7. Editor de texto

O editor de textos é configurado automaticamente com uma série de estilos de formatação,

elaborados a partir do Manual de Redação da Presidência da República (o chamado “Padrão

Ofício”). Assim, você não precisa se preocupar com fontes, alinhamentos, recuos, etc. Basta

você selecionar o texto no qual deseja aplicar determinado estilo de formatação e selecionar o

estilo desejado no campo (Estilo). Funções básicas de um editor de

texto também estão presentes, como negrito, sublinhado, itálico, imagens, tabelas, etc.

Outra ferramenta bastante interessante é a de inclusão de links, que auxilia o usuário a fazer

referência a elementos externos ao documento no qual está trabalhando. São dois botões:

O botão (Inserir um Link) permite a inclusão de um link para qualquer página da

web;

O botão (Inserir um Link para processo ou documento do SEI!) permite a inclusão de

um link para processos ou documentos do SEI. Basta clicar no botão acima e informar o

NUP do processo ou número SEI do documento.

Se você cria documentos que têm o mesmo conteúdo com frequência, não é preciso digitar o

mesmo texto sempre. Para isso, o editor de texto do SEI possui a ferramenta

(Autotexto), que permite ao usuário inserir conteúdo textual previamente redigido e salvo

como Texto Padrão. Para ver sobre criação e edição de texto padrão (autotexto), veja o item 28,

na página 20.

Saindo do editor de texto, para ter acesso a versões anteriores de um documento, basta clicar

no botão (Versões do Documento):

Na tela seguinte, para visualizar uma versão anterior do documento, clique no botão

(Visualizar Versão).

Para reverter a redação desse documento para uma versão anterior, clique em

(Recuperar Versão). O SEI criará uma nova versão, idêntica à selecionada.

8. Cancelar ou Excluir?


O sistema permite ao usuário excluir minutas (documentos sem assinatura - veja o item 9, na

página 11), clicando no botão (Excluir). Essa operação não deixa vestígio na árvore de

documentos do processo, mas fica registrada em seu histórico (função “Consultar

Andamento”). Além disso, perde-se tanto o número sequencial do documento (se o

Memorando 2 for excluído, o próximo criado pelo sistema será o Memorando 3) quanto o

número SEI.

No entanto, quando se cancela um documento o SEI registra esse cancelamento na árvore de

documentos do processo, como na figura abaixo:

Atenção!

9. Assinatura

Para que um documento que você criou no editor de textos tenha validade, ele precisa ser

assinado por quem o redigiu ou pela autoridade competente. O SEI permite dois tipos de

assinatura: por nome de usuário e senha ou por certificação digital (token).

As assinaturas são exibidas de duas maneiras diferentes:

É impossível remover um documento cancelado do processo. Uma vez cancelado, a

respectiva indicação fica registrada em definitivo no processo.

Para cancelar um documento, é preciso inserir uma justificativa, que ficará armazenada no

histórico de andamentos do processo.

Sou obrigado a usar o certificado digital para assinar?

Não. Pelo contrário. O §1º do Art. 6º do Decreto 8539/2015 afirma que a assinatura com nome

de usuário e senha pode ser aceita sem qualquer objeção.

Posso assinar o mesmo documento duas vezes, uma como meu cargo efetivo e outra

como substituto?

Também não. O SEI não permite mais de uma assinatura do mesmo usuário. Neste caso, deve-

se assinar com o cargo de posição hierárquica mais alta.

Meu cargo não aparece na hora de assinar um documento. O que eu faço?

Solicite ao administrador setorial de sua unidade, informando o cargo e a unidade em que este

precisa ser inserido. Os cargos são vinculados às unidades e não aos usuários.


O ícone (caneta amarela) representa uma assinatura provisória. Esse ícone é exibido

quando o documento acabou de ser assinado nesta unidade e a assinatura ainda pode

ser removida em caso de necessidade de correção em seu teor, bastando ao usuário

clicar no Botão (Editar Conteúdo) para abrir o editor de texto;

O ícone (caneta preta) representa assinatura definitiva no documento. A assinatura

se torna definitiva quando um usuário

Um documento precisa estar assinado para ser visualizados em uma unidade diferente daquela

em que foi criado. Caso o processo seja visualizado em outra unidade, o documento será

exibido como uma minuta, como no exemplo abaixo:

No exemplo, o Processo 01250.000002/2017-76 está sendo visualizado em outra unidade que

não aquela em que o ‘Memorando Circular 1’ foi gerado. E como o documento em questão

ainda não foi assinado pela unidade que o criou, ele não fica visível para a outra unidade.

Veja que essa regra só se aplica a documentos internos (feitos no Editor de Textos do SEI). O

Ofício nº 892 do exemplo acima é um arquivo PDF que foi carregado para o SEI como um

documento externo, e pode ser visto no processo em outra unidade (respeitando as regras de

nível de acesso, que explicamos no item 5 na página 8).

Vamos ver como funcionam os documentos externos?

10. Documento Externo

Não só de documentos gerados no editor de texto vive um processo. Às vezes é necessário

incluir uma planilha, um dado relevante consta em uma apresentação de slides, ou - o que é

bastante comum - é preciso acrescentar os volumes digitalizados do próprio processo, que

antes tramitavam em papel e agora passam a tramitar no SEI.

Quando um documento gerado fora do SEI é inserido no sistema, ele é chamado de Documento

Externo. Estes documentos externos recebem ícones específicos de acordo com a extensão do

arquivo carregado para o sistema, diferentes dos feitos no editor de texto, que recebem sempre

o mesmo ícone.


O procedimento de inserção de processos digitalizados também costuma gerar muitos

questionamentos. Mas não há mistério sobre ele. Vamos detalhá-lo:

1. O processo deve ser digitalizado seguindo os padrões de digitalização do MCTIC

(Resolução 300 PPP para digitalização monocromática e 150 PPP para digitalização

colorida, com aplicação de Reconhecimento Ótico de Caracteres - OCR);

2. O processo deve ser digitalizado volume a volume, respeitando o limite de 200 folhas

por volume de processo, e os volumes numerados e armazenados em pasta acessível

ao usuário que irá carregá-los para o SEI (Recomenda-se nomear a pasta com o NUP do

processo);

3. Este usuário deve criar um novo processo no SEI utilizando o número informado (vide

item 5, página 7), inserindo o NUP do processo digitalizado e preenchendo os dados

referentes a este processo na tela “Iniciar Processo”.

4. Criado o processo, o usuário deve inserir de forma sequencial os volumes (quantos

forem) do processo digitalizado. Para cada documento externo inserido, deve clicar no

botão (Incluir Documento), selecionar o tipo “Externo” e, na tela seguinte,

preencher as informações solicitadas.

Repare que, ao informar na tela anterior que o tipo selecionado é “Externo”, a

primeira informação solicitada pelo sistema é o tipo do documento (externo)

que está sendo carregado. Ou seja, no exemplo acima estamos inserindo um

Documento externo do tipo “Volume de Processo Digitalizado”;

Outro campo obrigatório é a Data do Documento, que se refere à data de

autuação do processo original (e não de sua versão digitalizada);

O campo Número / Nome na árvore, embora não seja obrigatório, ajuda a

identificar o documento na árvore de documentos do processo. O valor


inserido nesse campo aparece imediatamente ao lado do tipo de processo na

árvore. ( );

O tipo de conferência para cada documento digitalizado deve seguir o disposto

no Art. 12 do Decreto nº 8.539/2015 e no Art. 11 da Portaria nº546/2016/SEI-

MCTIC, que diz que:

Art. 11. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos deverá ser

acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado e

serão inseridos no SEI-MCTIC pelas unidades administrativas competentes.

§ 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado

documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada

administrativamente ou cópia simples.

§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão

considerados cópia autenticada administrativamente, enquanto os resultantes

da digitalização de cópia autenticada em cartório, cópia autenticada

administrativamente ou cópia simples terão valor de cópia simples.

§ 3º Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, a

digitalização poderá ser efetuada em até cinco dias úteis.

§ 4º Nos casos previstos em legislação específica, os originais dos documentos

digitalizados serão destinados ao Arquivo Central e ali mantidos até que

cumpram seus prazos de guarda, conforme definido na Tabela de

Temporalidade de Documentos de Arquivo do MCTIC.

11. Tela do Documento vs. Tela do Processo

Para dar mais agilidade ao seu trabalho no SEI, alguns botões são comuns a processos e

documentos. Veja as imagens abaixo:

1 - Botões do Processo:

2 - Botões de um documento não assinado:

3 - Botões de um documento com assinatura provisória ( - caneta amarela):

4 - Botões de um documento com assinatura definitiva ( - caneta preta):

Percebeu que vários dos botões se repetem?


Isso ocorre por dois motivos:

Podem ser funções que são comuns a processos e documentos - caso do botão

(Consultar / Alterar), que se refere à tela de alteração (ou apenas consulta, caso o

processo não esteja aberto em sua unidade) dos dados acerca do processo ou do

documento; do botão (Ciência), que permite ao usuário se dizer ciente do teor do

processo ou de um documento específico e dos blocos - , que no processo se

referem a blocos internos ou de reunião e no documento se refere a bloco de

assinatura.

Ou podem se referir a ações ligadas ao processo que podem ser acessadas de um

documento para dar agilidade ao trâmite processual, caso do (Acompanhamento

Especial), do (Enviar Processo), do (Atualizar andamento) e do (Enviar

Correspondência Eletrônica).

12. Dar ciência a processo / documento

Uma das principais vantagens do SEI é a economia de papel, certo? E não é raro você abrir um

processo e dar de cara com uma folha de papel A4 inteira preenchida com um pequeno

cabeçalho e a assinatura de um chefe e apenas uma palavra no seu conteúdo “Ciente”. Pois

esta ferramenta serve justamente para que não seja preciso gerar um ato administrativo

(despacho) para se declarar ciente de outro ato administrativo.

Como funciona? É simples. Caso a autoridade competente (ou quem for necessário) precise se declarar ciente do teor de todo um processo, basta clicar no número do processo e em seguida clicar no botão “Ciência”, que aparece na imagem ao lado. Caso precise se dizer ciente apenas de um documento, basta clicar no documento e em seguida no mesmo botão. Para visualizar as ciências de um processo ou documento, basta clicar no

ícone (visualizar ciências) ao lado do número do processo ou documento. O sistema exibirá uma tela com todos os usuários que deram ciência aos atos.

Não, você não está curtindo o processo ou documento no Facebook.

13. Atribuição de processo

A atribuição serve para indicar qual usuário na unidade será responsável por determinado

processo. Basta clicar no botão (Atribuir processo) e selecionar o usuário na lista exibida.


14. Correspondência Eletrônica no SEI

Ao enviar uma correspondência eletrônica pelo SEI, clicando no botão (Enviar

Correspondência Eletrônica), você deve levar algumas coisas em conta:

A primeira delas é o fato de que esse e-mail enviado se torna uma peça processual.

Portanto, deve-se observar as regras formais de linguagem na confecção desse e-mail;

A segunda é o que você pode anexar em um e-mail enviado pelo SEI: documentos do

processo, exceto minutas (veja o item 9, página 11), e quaisquer arquivos de seu

computador até o limite de 50 MB; e

Não é possível nem excluir e nem cancelar Correspondências Eletrônicas no SEI, por um

simples motivo: estas têm destinatário e o cancelamento do e-mail no processo do SEI

não seria informado a esse destinatário, que seguiria acreditando que o documento

enviado para ele segue válido.

15. Sobrestamento de Processos

É uma ferramenta utilizada para interromper o andamento de um processo. Deve ser utilizada quando há providência a ser tomada acerca do tema de que trata o processo, mas que não será tratada no processo em si. Ou seja, o processo não pode continuar porque depende de outra providência. Caso essa providência se dê em outro processo do SEI, deve-se sobrestar o processo vinculando-o ao processo em que as pendências serão tratadas. Para remover o sobrestamento de um processo, basta

O processo só fica visível para quem ele está atribuído?

Não. Ele segue sendo visível na unidade normalmente. As únicas diferenças no processo são: na tela

Controle de Processos, o nome do usuário atribuído aparece ao lado do processo, como no exemplo

abaixo.

E na tela do processo, quando ele é aberto, passa a ser exibido no frame do direito da tela, abaixo

dos botões: “Processo aberto na unidade XYZ, atribuído para o usuário ‘usuário_atribuído’”.

Ninguém mais pode mexer?

Não. Qualquer usuário da unidade pode visualizar ou alterar o processo e seus documentos, mesmo

que o processo esteja atribuído para outra pessoa.

Posso trocar a atribuição de um processo?

Sim. A qualquer momento, qualquer usuário da unidade pode trocar a atribuição do processo.


acessar a opção “Processos Sobrestados” no Menu Principal, selecionar o

processo ao qual deseja retomar o andamento e clicar no botão (Remover Sobrestamento).

16. Anotações

Ao utilizar a ferramenta (Anotações) para incluir lembretes no processo, você deve ter em

mente que:

A anotação fica visível apenas em sua unidade.

A checkbox “Prioridade” troca a cor do bilhete que aparecerá ao lado do processo na

tela Controle de Processos. Isso pode ajudar sua unidade na priorização de atividades

ou para ressaltar a importância de determinado processo.

Ao enviar um processo para outra unidade, atente para a checkbox “Remover

anotação” (veja nesta mesma página o item “Tramitação de Processos”). Ela serve para

que a anotação que consta no processo seja removida caso o processo retorne para sua

unidade futuramente.

17. Gerando PDF ou ZIP

Sobre as ferramentas (Gerar Arquivo PDF) e (Gerar Arquivo Zip) não há muito mistério.

O sistema permite exportar o processo ou partes dele nesses formatos. O único ponto de

cuidado é que a ferramenta não inclui processos anexados. Para esses, deve ser gerado PDF ou

ZIP à parte.

18. Atualização de Andamento

Nada mais é do que um Histórico do processo, no qual se pode alternar entre a visualização resumida, que mostra apenas os trâmites entre unidades, e a visualização detalhada, que detalha inserção de documentos e outras operações. É possível também acrescentar uma atualização manual de andamento, clicando no ícone ao lado.

19. Tramitação de processos (Enviar)

Esta é uma das ferramentas mais importantes do sistema, embora seja uma das mais simples: consiste no envio do processo a outra unidade. Basta que você clique no botão ao lado, informe a unidade para onde está enviando o processo e preencha as checkboxes abaixo que achar necessárias:

Manter processo aberto na unidade atual: como o nome diz, faz com o que o processo

seja remetido para a unidade informada mas permaneça aberto na atual;

Remover anotação (como vimos no item 16 - “Anotações”): faz com que a anotação

que consta no processo seja removida caso o processo retorne para sua unidade

futuramente;


Enviar e-mail de notificação: auto-explicativo. ;)

Retorno programado (data certa, prazo em dias corridos ou úteis): Define uma data

específica ou um prazo em dias para que o processo seja devolvido à unidade

remetente, acrescentando um ícone específico ao lado do NUP do processo na tela

Controle de Processos da unidade de destino.

20. Operações com processos (duplicar, relacionar e anexar)

Na tela de processos, diversas operações podem ser executadas com relação ao processo que

está sendo visualizado:

É permitido duplicá-lo, criando um novo processo idêntico, clicando-se no botão

(Duplicar Processo). Neste novo processo, serão copiados todos os documentos, sem as

assinaturas e será permitido inserir um novo interessado.

Outras duas possibilidades são: Relacionar um processo existente ao atual, por meio do

botão (Relacionar Processo), ou gerar um processo relacionado, por meio do botão

(iniciar processo relacionado). O relacionamento de processos é função análoga à

apensação, com a diferença de que os processos relacionados não precisam

necessariamente ser tramitados como um só, podendo ter vida independente um do

outro no sistema.

Além das operações citadas acima, é possível anexar um processo a outro, clicando no

botão (Anexar Processo) e informando o NUP do processo que será anexado ao

atual.

21. Grupos de E-mail e Grupos de Envio

Podem ser criados, no Menu Principal, Grupos de Destinatários de e-mail ou Grupos de unidades para tramitação de processos, visando ganhar tempo nos envios.

22. Acompanhamento Especial

A ferramenta de Acompanhamento Especial permite que você cadastre um processo para ser visualizado depois, sem que seja preciso abrir o processo em sua unidade . Para salvar um processo em Acompanhamento Especial, basta clicar no ícone correspondente, informar um Grupo em que o processo será incluído e uma descrição. Processos inseridos em Acompanhamento Especial têm um ícone ao lado de seu NUP quando você os abre.


23. Blocos: Interno, de Reunião e de Assinatura

Fique ligado! O

ícone é o mesmo, mas as funções

variam.

Os blocos Interno e de Reunião se referem a processos. Enquanto os Internos possibilitam o armazenamento de processos para organização da unidade, os de Reunião permitem o compartilhamento com outras unidades para visualização.

Já o Bloco de Assinatura se refere a documentos e permite que um ou mais documentos gerados em uma unidade sejam assinados em outra unidade.

Você deve indicar, tanto no bloco de Reunião quanto no de Assinatura, a unidade para a qual vai disponibilizar o bloco. Isso pode ser feito na hora

de criar o bloco ou clicando no botão (Editar Bloco) depois.

24. Disponibilizando Acesso Externo

Para que você possa disponibilizar acesso ou liberação para assinatura para um usuário externo

(que não pertença ao MCTIC ou instituto e portanto não está cadastrado no SEI), você deve

orientar esse usuário externo a realizar cadastro prévio no CADSEI, sistema auxiliar de cadastro

e peticionamento do SEI-MCTIC, acessível em http://www.mctic.gov.br, clicando em seguida em

SEI - Sistema Eletrônico).

Além disso, o usuário interno que for liberar o acesso externo também deve ter perfil

específico, que deve ser solicitado pela administração do instituto à Administração Central do

SEI-MCTIC.

Por fim, vale lembrar que a validade máxima definida na Portaria que regulamenta o SEI para

liberação de acesso externo a processo é de 10 dias.

25. Retorno programado (Menu Principal).

O item “Retorno Programado” do Menu Principal exibe todos os processos que têm de ser devolvidos à ou pela unidade em prazos específicos. Cada dia em que houver processo com retorno programado ativado será exibido em amarelo no calendário do lado direito da tela (prazos expirados serão mostrados em vermelho) e, se você selecionar um dia que tenha processos com retorno programado a serem devolvidos à sua unidade, é possível alterar ou remover a obrigação de retorno.

Coloquei meu documento no Bloco de Assinatura para outra unidade e ele não está

aparecendo para a pessoa assinar. O que eu fiz de errado?

Não se esqueça deste detalhe fundamental! Para que o bloco seja visto em outra unidade, ele

deve ser disponibilizado. Para fazer isso, acesse a opção “Blocos de Assinatura” no Menu

Principal, localize o Bloco em que inseriu o documento e em seguida clique no ícone

(Disponibilizar Bloco).

http://www.mctic.gov.br/


26. Estatística da unidade

No item “Estatísticas da Unidade”, é possível realizar o controle de diversos aspectos da

unidade no SEI, a partir de um recorte de tempo. Pode-se ver, definindo um determinado

período, quantos processos foram gerados, tramitados ou concluídos na unidade nesse período,

que tipos de documentos foram gerados, quanto tempo processos de cada tipo passaram pela

unidade, dentre outros.

27. Administradores setoriais.

Uma figura que terá papel importante no gerenciamento do SEI nos Institutos será a do

Administrador Setorial. Será um usuário com perfil específico, que será responsável por duas

tarefas:

A gestão de acesso às unidades: o administrador setorial é quem administra os perfis

dos usuários nas unidades, atribuindo o perfil correto a servidores e terceirizados e

dando acessos adicionais, como os de consulta e de ordenação da árvore de

documentos do processo (veja o item 29, nesta mesma página);

Edição de textos padrão nas unidades: O administrador setorial é responsável pela

atualização e padronização dos textos-padrão utilizados pela unidade. Vamos ver para

que eles servem?

28. Textos padrão e Documentos Modelo.

A ferramenta “Textos padrão” permite que se cadastre, em cada unidade, textos ou trechos de

textos que sejam utilizados com frequência nessa unidade, para que não seja preciso digitar

Eu consigo fazer o controle estatístico por usuário?

Atualmente não. A ferramenta se restringe a Estatísticas da Unidade. Futuramente,

pretendemos desenvolver módulo que gere relatórios por usuários para controle das tarefas

por parte das chefias.


todo o conteúdo sempre que ele é utilizado. Os textos padrão podem ser utilizados no editor de

texto, como explicamos no item 6 (página 9), ganhando tempo na confecção do documento.

Os textos padrão podem ser acessados para criação, visualização e alteração no Menu Principal,

opção “Textos Padrão” (a alteração é restrita aos administradores setoriais, em interface

idêntica ao editor de texto).

A função documento Modelo é bastante parecida com o texto padrão, mas ao invés de copiar

apenas um trecho e inserí-lo nas diferentes seções do documento (cabeçalho, corpo, rodapé,

etc), essa ferramenta copia um documento inteiro, com todas as suas seções.

É muito fácil trabalhar com modelos, e você pode fazer isso de duas maneiras:

1. Ao criar um novo documento (veja o item 6, página 9), no campo “Texto Inicial”,

marque a opção “Documento Modelo” e informe o número SEI do documento que

deseja utilizar como Modelo; ou

2. Ao criar um novo documento, no campo “Texto Inicial”, marque a opção “Documento

Modelo” e em seguida clique em “Selecionar nos Favoritos”. Na janela que for exibida,

selecione o Modelo que deseja utilizar dentre seus favoritos.

29. Ordenar Árvore de Documentos do Processo.

Os processos no SEI são ordenados de forma sequencial cronológica. Ou seja, cada novo

documento é adicionado à árvore de documentos do processo imediatamente abaixo do

anterior. Porém, em situações específicas, pode ser necessário substituir um documento que já

foi sucedido por outros. Neste caso, será necessário incluir o documento corrigido e movê-lo

para a posição correta. Isto pode ser feito por meio do botão (Ordenar Árvore do

Processo). Ao clicar no botão, será exibida a lista de documentos e os botões e , para

alterar sua ordem.

30. SIP

O SIP é o Sistema de Permissões, onde são gerenciadas as permissões dos usuários do SEI. O

sistema será acessado pelos administradores setoriais (o endereço do SIP do ambiente de

treinamento é http://treinamento.sei.mctic.gov.br/sip) para gerenciar “quem” pode ter “que

tipo de acesso” a “qual unidade”.

Para adicionar um modelo aos Favoritos, basta selecionar um documento que atenda suas

necessidades e clicar no botão (Adicionar aos Modelos Favoritos).

http://treinamento.sei.mctic.gov.br/sip


Os perfis que serão gerenciados pelos administradores setoriais são:

Básico: perfil destinado aos servidores. Permite a criação, instrução e

tramitação de processos, bem como produção e assinatura de documentos;

Apoio: disponível aos terceirizados e estagiários, é idêntico ao básico mas não

permite a assinatura de documentos;

Consulta: limitado à consulta e leitura dos documentos; e

Ordenar Árvore do Processo: possibilita ao usuário alterar a ordem dos

documentos no processo em caso de necessidade.

31. Integração com sistemas

Uma das perguntas mais comuns que recebemos é:

Eu já uso um sistema que gera documentos. Como vai ser a integração desse sistema com o

SEI?

E a resposta é simples: em um primeiro momento, da mesma forma que é feita a integração de

seu sistema atualmente com processos em papel. Ou seja, conforme o sistema gera

documentos que virariam processos administrativos em papel - ou seja, eram impressos e

apensados a processos - ele continuará fazendo o mesmo com o SEI. Basta configurar esse

sistema para gerar PDFs ou utilizar uma impressora PDF nas máquinas de seu instituto e

carregar o documento gerado para o SEI.

Uma vez estabilizado o funcionamento desta forma, começa-se a pensar, localmente, em

estratégias de integração dos sistemas utilizados com o SEI por meio de Webservices. Vários

órgãos - o MCTIC entre eles - já fazem geração de processos, inclusão de documentos e em

alguns casos até sua assinatura por meio de Webservices.

Pensando nisso, p Portal do Software Público disponibilizou um Manual de Webservices no link:

https://softwarepublico.gov.br/social/articles/0004/7172/SEI-WebServices-v3.0.pdf

As Diretorias de Tecnologia da Informação e de Gestão Estratégica do MCTIC ficarão à

disposição dos institutos que desejem integrar sistemas com o SEI.

https://softwarepublico.gov.br/social/articles/0004/7172/SEI-WebServices-v3.0.pdf

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