Guia pratico para_um_gerenciamento_efetivo_de_stakeholders

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Transcript of Guia pratico para_um_gerenciamento_efetivo_de_stakeholders

INTRODUÇÃO................................................................................................................................................. 3

SOBRE A ÁREA DE CONHECIMENTO............................................................................................... 5

Mas afinal quem são os stakeholders do meu projeto?.............................................................. 8

OS PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS........................ 10

Grupo envolvido ........................................................................................................................................... 11

Afetados............................................................................................................................................................. 11

Influenciadores................................................................................................................................................ 11

Entrada............................................................................................................................................................... 12

Ferramentas e técnicas ............................................................................................................................. 12

Saídas ................................................................................................................................................................. 12

ENTRADA.......................................................................................................................................................... 13

Termo de abertura......................................................................................................................................... 13

Documento de Aquisição ......................................................................................................................... 13

Fatores ambientais da empresa ............................................................................................................ 14

Ativos de processos organizacionais .................................................................................................. 14

Ferramentas e Teécnicas ........................................................................................................................... 14

Análise das partes interessadas (Stakeholders) ............................................................................. 14

Identificar o impacto ou apoio potencial............................................................................................ 15

Avaliar a resposta potencial dos principais stakeholders em várias situações ............... 15

Opinião especializada ................................................................................................................................. 17

Reuniões ............................................................................................................................................................ 17

SAÍDAS ........................................................................................................................................................... 18

Registro das partes interessadas ....................................................................................................... 18

Planejar o gerenciamento das partes interessadas................................................................... 18

PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO........................................................................... 20

MATRIZ DE AVALIAÇÃO DO NÍVEL DE ENGAJAMENTO DAS PARTES

INTERESSADAS ........................................................................................................................................ 21

Saída................................................................................................................................................................ 23

GERENCIAR O ENGAJAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS .................................... 24

Ferramentas e técnicas ......................................................................................................................... 25

Saídas ............................................................................................................................................................. 25

CONTROLAR O ENGAJAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS .................................. 26

Ferramentas & Técnicas ........................................................................................................................ 27

Saídas ............................................................................................................................................................. 27

COLOCANDO EM PRÁTICA UM PLANO DE 90 DIAS ...................................................... 28

Guia de gerenciamento das partes interessadas ..................................................................... 29

Criação dos Modelos ............................................................................................................................. 29

Capacitação dos gerentes de projetos ........................................................................................ 30

Acompanhamento de 30 dias............................................................................................................. 31

FACILITANDO A GESTÃO DE STAKEHOLDERS...................................................................... 32

CONCLUSÃO............................................................................................................................................... 34

BIBLIOGRAFIA............................................................................................................................................35

SOBRE A PROJECT BUILDER ...................................................................................... 36

SUMÁRIO

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GUIA PRÁTICO PARA UM GERENCIAMENTO EFETIVO DE STAKEHOLDERS

Independentemente dos projetos em que você esteja atuando, um dos aspectos mais críticos e que demanda maior atenção do gerente de projetos é o desenvolvimento e controle dos relacionamentos e interações com as pessoas que são afetadas pelos projetos. Isto vem de um simples fato: projetos são instrumentos de mudança, que são desenvolvidos para entregar um novo produto, resultado ou processo. Desta forma, a resistência à mudança ocorre naturalmente.

Onde os projetos são visto por todos os afetados como uma ameaça — e sem uma gestão sobre estes envolvidos — o comportamento normal é lutar contra eles.

Prova conclusiva da importância e complexidade desse desafio é o fato do PMI dar cada vez mas ênfase no gerenciamento de stakeholders. Na 4a edição do PMBOK®, a gestão de stakeholders era uma parte da gestão da comunicação enquanto na 5a edição se tornou uma área de conhecimento independente.

Mesmo com o ganho de visibilidade, no dia a dia identif icamos uma grande di f icu ldade dos gerentes de projetos para implementar esses processos. Sabemos que a l iderança

INTRODUÇÃO

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e a gestão de envolvidos não é uma tarefa simples, entretanto uma gestão eficiente dos interessados permite um melhor engajamento da organização com os projetos, reduz drasticamente a resistência cultural, melhora o alinhamento, mitiga riscos relevantes e corrige problemas que poderiam minar o projeto.

Por isso, desenvolvemos esse e-book como um guia prático onde você irá aprender a:

• Identificar as partes interessadas e analisar sua influência sobre o projeto;

• Responder de forma estratégia os questionamentos e inseguranças das partes interessadas do projeto;

• Identificar as barreiras para o sucesso do projeto e tomar ações preventivas;

• Desenvolver estratégias para se comunicar, estabelecer limites, e gerenciar as expectativas;

• Descrever as entradas, ferramentas técnicas e saídas do gerenciamento de stakeholders;

• Implementar de forma prática o gerenciamento de stakeholders na sua empresa.

Espero que seja valioso para o seu dia a dia e te ajude a dar o próximo passo. Boa leitura!

Thiago Reis

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SOBRE A ÁREA DE CONHECIMENTO

SOBRE A ÁREA DE CONHECIMENTOPara ter sucesso em qualquer projeto é fundamental ter um gestão efetiva dos stakeholders, como demonstrado na quinta edição do PMBOK®, que a torna uma área de conhecimento independente.

Ela inclui todos os processos necessários para:

• Identificar as pessoas, grupos ou organizações que podem afetar o projeto;

• Analisar as expectativas dos stakeholders e seu impacto sobre o projetos;

• Desenvolver estratégias de gestão adequadas para engajar efetivamente as partes interessadas em decisões do projeto e sua execução;

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O PMI define as partes interessadas, como:

“A pessoa ou organização (por exemplo, cliente, patrocinador, organização executora ou o público)

que está ativamente envolvido no projeto, ou cujos interesses podem ser positivamente ou

negativamente afetado pela execução do projeto. Uma das partes interessadas também podem

exercer influência sobre o projeto e seus resultados.” (Guia PMBOK®)

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Os processos de gerenciamento das partes interessadas do projeto incluem:

Identificar as partes interessadas é a primeira parte do processo de gerenciamento de stakeholders. Entender as necessidades e expectativas do cliente, dos diretores, dos usuários e dos demais envolvidos é fundamental e isso deve ser feito logo no inicio do projeto. Seu registro deve ser realizado no termo de abertura.

Negligenciar esse processo acarreta em aumento de custo e pode até inviabilizar um projeto. Isso por que no início a capacidade dos stakeholders influenciarem o projeto é muito grande, com um custo da mudança pequeno. Conforme o projeto

PROCESSO GRUPO DE PROCESSOS RESULTADOS-CHAVE

Identificar as partes interessadas Iniciação Partes interessadas identificadas

Plano de Gerenciamento das partes interessadas Planejamento

Plano de Gestão das partes interessadas

Gerenciar as partes interessadas

Execução Atualização de documentos

Controle de partes interessadas

Monitoramento e Controle

Relatório de desempenho

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avança essa proporção se inverte chegando ao extremo que de um determinado momento uma mudança pode significar o cancelamento do projeto, para começar um novo no seu lugar.

Outro aspecto importante da gestão das partes interessadas está em garantir um fluxo eficiente de comunicação, contínuo e na medida certa. Seu foco é informar a evolução dos trabalhos, entender as expectativas, abordar questões delicadas como interesses, opiniões e oposições. Gerentes de projetos eficientes trabalham fortemente para entender os diferentes interesses e fomentar a participação dos interessados nas decisões de projeto.

Mas afinal quem são os stakeholders do meu projeto?Se você está se fazendo essa pergunta, atenção! Sinal amarelo! Conduzir um projeto sem conhecer todos os seus stakeholders é como dirigir um ônibus sem conhecer o destino desejado por seus passageiros. Você pode até chegar ao destino final, mas terá muito estresse e reclamações durante o trajeto e ainda corre o risco de comprometer o sucesso da viagem!

Os stakeholders podem ser internos ou externos a organização. Durante as diferentes etapas do projeto, os interessados podem mudar de opinião e nível de influência. Assim, é fundamental ter um plano eficiente de gerenciamento de partes interessadas que contemple as diferentes fases do projeto e suas consequências.

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É importante que o time de gerenciamento de projetos se preocupe em fornecer informações e suporte aos stakeholders para:

• Evidenciar a responsabilidade que o mesmo possui com o projeto

• Se comunicar de maneira eficiente garantido que a informação chega na medida certa

É importante ficar claro que os stakeholders não são vilões que trabalham dia e noite para sabotar o projeto! Eles podem muitas vezes contribuir de forma efetiva com o sucesso, fornecendo recursos, poder e influência, ajudando a remover barreiras na sua execução.

O gerente de projeto terá que documentar no plano de gerenciamento de partes interessadas as informações relevantes sobre seus stakeholders. Essas informações devem incluir interesses, envolvimento, expectativas, importância e capacidade de impactar a execução do projeto. São estes dados que orientam como se comunicar de maneira eficiente com os diferentes atores envolvidos nos projetos.

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Identificar as partes interessadasEsse processo busca fornecer os detalhes no inicio do projeto com objetivo de fornecer subsídios para a criação do plano de gerenciamento de partes interessadas. Ele tem uma dupla finalidade:

• Identificar as partes interessadas;

• Analisar os relacionamentos e as estabelecer que cada parte interessadas possui:

o Nível de engajamento e interesse dentro do projeto;

o Nível de influencia dentro do projeto.

Isto determina a melhor estratégia para engajar e conduzir os stakeholders durante todo o ciclo de vida do projeto.

Existem três grandes categorias de partes interessadas:

OS PROCESSOS DEGERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS

OS PROCESSOS DEGERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS

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Grupo envolvidoNeste grupo está o gerente do projeto, patrocinador, e os membros da equipe.

AfetadosPodemos incluir nesse grupo todos aqueles que terão sua rotina impactada pelo projeto, seja anterior a ele (algum ruim que o projeto busca mudar), durante sua execução ou após sua conclusão (com o resultado final do projeto). Nesta relação poderão estar pessoas internas ou externas a organização, como por exemplo, outros departamentos da empresa, clientes, fornecedores e órgãos reguladores. No caso de um projeto de construção de um viaduto, por exemplo, podemos incluir como pessoas afetadas as empresas no entorno e também a comunidade local.

InfluenciadoresNeste grupo estão a imprensa, organizações não governamentais, grupos sociais (como sindicatos) assim como áreas da empresa que não são diretamente afetados pelo projeto, mas podem ter interesse em influenciá-lo de alguma forma. Este último grupo integra normalmente departamentos jurídico, financeiro e de relações públicas.

É importante refletir e entender o que cada grupo de partes interessadas está buscando com o Projeto. Você consegue organizar a comunicação definindo o que cada pessoa precisa ser informada de acordo com seus interesses e expectativas no decorrer do projeto.

Entender cada parte e se comunicar corretamente, de acordo com as suas expectativas traz melhores possibilidades de negociação, ajuda a prevenir problemas e mitigar o efeito de contratempos de forma muito mais eficaz.

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Para ter sucesso nessa atividade você precisa entender:

• O interesse do stakeholder no projeto;

• O que o projeto precisa do stakeholder;

• O que o stakeholder espera ou exige do projeto.

É importante identificar as partes interessadas no início do projeto e analisar seus níveis de interesse, expectativas, importância e influência. Eles devem, então, ser classificadas sob estes critérios.

A avaliação deve ser revista periodicamente durante a execução do projeto para ajuste de seus níveis conforme o andamento.

As entradas, ferramentas e técnicas e saídas deste processo encontram-se resumidas na tabela abaixo.

Entrada Ferramentas e Técnicas Saídas

Termo de Abertura Análise das Partes Interessadas

Registro de Stakeholder

Documento de Aquisição Opinião especializada

Fatores ambientais da empresa Reuniões

Ativos de processos organizacionais

Documento de Aquisição

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ENTRADATermo de aberturaO Termo de Abertura do projeto tem por objetivo formalizar o seu nascimento, as bases e limites do projeto e o nível de autoridade do gerente de projetos. Ele é desenvolvido durante a inicialização. Um bom termo de Abertura descreverá os requisitos e expectativas iniciais que satisfaçam os seus stakeholders. Ele deve responder às seguintes perguntas:

• O que é o projeto desenvolverá?

• Qual beneficio para o negócio o projeto entrega?

• Quem quer que o projeto seja realizado?

• Onde está o dinheiro para a execução do projeto?

• Quem vai gerenciar o trabalho?

• Quem vai executar o trabalho?

O termo de abertura pode descrever algumas das partes interessadas, juntamente dos seus interesses, seja no próprio projeto, no seu produto final ou execução. Como tal, ele pode fornecer informações sobre as partes internas e externas envolvidas e afetadas pelo projeto, tais como; patrocinador do projeto, clientes, membros da equipe, grupos e departamentos participantes e outras pessoas ou organizações afetadas por ele.

Documento de AquisiçãoSe o seu projeto for o resultado de uma atividade de contratação ou estiver baseado em um contrato firmado entre um cliente e um fornecedor, as partes desse contrato são as principais partes interessadas. Devem ser consideradas e listadas outras parte importantes como fornecedores, parceiros estratégicos entre outras.

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Fatores ambientais da empresaEstes incluem qualquer coisa externa ao seu projeto com um efeito sobre ele, incluindo normas governamentais ou da indústria, bem como a cultura organizacional e demais fatores externos ao projeto.

Ativos de processos organizacionaisOs ativos de processos organizacionais são processos e templates que podem ajudar no processo de identificação das partes interessadas. Entre eles destacamos:

• Templates de registro das partes interessadas;

• Lições aprendidas em projetos e fases anteriores;

• Registros das partes interessadas de projetos anteriores.

FERRAMENTAS E TÉCNICASSão utilizadas as seguintes técnicas e ferramentas neste processo:

Análise das partes interessadas (Stakeholders)É uma técnica de coleta e análise sistemática de informações para determinar os interesses que devem ser considerados no decorrer de todo projeto. Ela identifica os interesses, as expectativas e a influência das partes interessadas e determina seu relacionamento com o resultado final do do projeto.

Lembre-se: nem todos os envolvidos precisam do mesmo tratamento. É muito importante que o gerente de projetos entenda as variações de poder, interesse e conflito com os

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diferente interessados. Outro ponto importante é identificar os relacionamentos das partes interessadas que podem ser aproveitadas para formar parcerias e alianças para ampliar as chances de sucesso do projeto, junto dos relacionamentos com as partes que devem ser influenciadas de diferentes formas nos vários estágios do projeto.

A análise de partes interessadas geralmente segue as etapas descritas a seguir:

Identificar todas as potenciais partes interessadas do projetoNesta etapa o time de planejamento do projeto trabalha para mapear todas as informações relevantes sobre o skakeholder, tais como; papéis, departamentos, interesses, nível de conhecimento, expectativas e níveis de influência.

As partes interessadas mais importantes em geral são fáceis de reconhecer. Elas incluem todo o time gerencial ou de tomada de decisões afetadas pelo resultado final do projeto. A identificação das demais partes interessadas geralmente é feita através de entrevistas, até que todas tenham sido identificadas.

Identificar o impacto ou apoio potencial A fim de definir uma estrategia de abordagem, cada parte interessada precisa ser classificada com seu nível de poder e potencial. Em grandes comunidades, é importante priorizar corretamente para garantir uma utilização eficiente de esforços ao comunicar e gerenciar suas expectativas.

Avaliar a resposta potencial dos principais stakeholders em várias situações A fim de planejar como influenciá-las — para aumentar seu apoio e mitigar os impactos negativos em potencial — o gerente de projetos criará um ranking das partes interessadas com objetivo de facilitar seu gerenciamento.

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Existem muitos modelos usados na análise e na classificação das partes interessadas, dentre eles podemos destacar:

• Grau de poder/interesse: agrupa os stakeholders com base no seu nível de autoridade e seu nível de interesse em relação aos resultados do projeto;

• Grau de poder/influência: agrupa com base no seu nível de autoridade e no seu engajamento ativo no projeto. Partes interessadas com grande capacidade de influenciar o projeto precisam ser acompanhadas de perto;

• Grau de influência/impacto: agrupa com base no seu engajamento ativo (“influência”) no projeto e na sua habilidade de efetuar mudanças no planejamento ou na execução do projeto, evidenciando sua capacidade de impacto no projeto;

• Modelo de relevância: descreve os tipos de partes interessadas com base no seu poder (capacidade de impor sua vontade), na urgência (necessidade de atenção imediata) e na legitimidade (seu envolvimento é apropriado).

PODER

ALTO

ALTOBAIXO

BAIXO INTERESSE

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Opinião especializadaQuando não entedemos de um assunto procuramos alguém que entenda mais. Buscar opinião de um especialista objetiva garantir uma identificação melhor do que seria feita pelo gerente sozinho. Entre os especialistas buscados podem estar:

• Membros da alta gestão da empresa;

• Outras áreas da organização;

• Partes interessadas já identificadas no projeto;

• Outros gerentes de projetos;

• Especialistas no assunto do projeto;

• Grupos e consultores do setor;

• Associações profissionais e técnicas, entidades reguladoras e organizações não governamentais.

Reuniões Precisamos tomar muito cuidado com reuniões. Elas são grandes oportunidades para distração e perda de tempo, no entanto quando o assunto é stakeholders, nada supera o “olho no olho”. Para desenvolver o entendimento das principais partes interessadas do projeto, entretanto, as reuniões para análise de perfis são muito úteis e podem ser usadas para a troca ou análise de informações sobre papéis, interesses, conhecimentos e a situação geral de cada stakeholder.

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SAÍDAS

Registro das partes interessadas

O principal resultado do processo “Identificar as partes interessadas” é o seu registro. Ele contém todos os detalhes relativos a eles, incluindo, entre outros:

• Identificação: Nome, posição na organização, local, papel no projeto, informações de contato;

• Avaliação: Requisitos essenciais, principais expectativas, influência potencial no projeto, fase de maior interesse no ciclo de vida;

• Classificação: Interna/externa, de apoio/neutra/resistente.

O registro das partes interessadas deve ser consultado e atualizado regularmente, pois as partes interessadas podem mudar, ou novas partes interessadas podem ser identificadas durante o ciclo de vida do projeto.

Planejar o gerenciamento das partes interessadas

A principal vantagem desse processo é fornecer um plano objetivo de interação com os stakeholders do projeto, para que eles contribuam com o seu sucesso. O processo de planejar o gerenciamento das partes interessadas objetiva desenvolver estratégias apropriadas de gerenciamento para envolver as partes interessadas eficientemente no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, com base na análise das suas necessidades, interesses, e impacto potencial no êxito do projeto.

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Uma gestão eficiente das partes interessadas ajuda na criação e acompanhamento de relacionamentos entre o time do projetos e os stakeholders, com o foco em satisfazer suas expectativas, necessidades e requisitos.

O resultado final do processo será o plano de gerenciamento das partes interessadas. Ao longo do projeto, ele deve ser atualizado com qualquer modificação, num processo iterativo que é revisto regularmente pelo gerente de projetos.

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Normalmente o plano é composto por:

• Ciclo de vida selecionado para o projeto e processos aplicados a cada fase;

• Descrição da execução do trabalho para alcançar os objetivos do projeto;

• Descrição de como os requisitos de recursos humanos serão cumpridos e como os papeis, responsabilidades, estrutura hierárquica e gerenciamento do pessoal serão abordados e estruturados para o projeto;

• Plano de gerenciamento de mudanças, que documenta como as mudanças serão monitoradas e controladas;

• Necessidades e técnicas para comunicação entre as partes interessadas.

PLANO DE GERENCIAMENTODO PROJETO

PLANO DE GERENCIAMENTODO PROJETO

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MATRIZ DE AVALIAÇÃO DO NÍVEL DE ENGAJAMENTO DAS PARTE INTERESSADAS

MATRIZ DE AVALIAÇÃO DO NÍVEL DE ENGAJAMENTO DAS PARTE INTERESSADAS

Essa matriz ajuda o gerente de projeto a identificar lacunas entre o grau de engajamento de uma parte interessada e o nível desejado. As ações e comunicações necessárias para fechar essas lacunas podem ser identificadas pela equipe do projeto usando a opinião especializada.

O nível de engajamento dos stakeholders é classificado da seguinte forma:

• Desinformado: Sem conhecimento do projeto e impactos potenciais;

• Resistente: Ciente do projeto e dos impactos potenciais e resistente à mudança;

• Neutro: Ciente do projeto e mesmo assim não dá apoio ou resiste;

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• Dá apoio: Ciente do projeto e dos impactos potenciais e dá apoio à mudança;

• Lidera: Ciente do projeto e dos impactos potenciais e ativamente engajado e garantir o êxito do projeto.

O engajamento atual pode ser documentado usando a matriz de avaliação do nível de engajamento das partes interessadas, onde C indica o nível de engajamento atual e D indica o nível de engajamento desejado. A equipe do projeto precisa identificar o nível de engajamento desejado para a fase atual do projeto, com base nas informações disponíveis.

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Saída:Tem por finalidade identificar as estratégias de gerenciamento necessárias para trazer as partes interessadas do gerente de projeto. O plano de gerenciamento das partes interessadas pode ser formal ou informal, muito bem estruturado ou altamente detalhado, com base nas necessidades do projeto.

Além dos dados reunidos no registro das partes interessadas, o plano de gerenciamento das partes interessadas muitas vezes fornece:

• Classificação do grau de engajamento — desejado e atua l— das partes;

• Âmbito e impacto da mudança nas partes interessadas;

• Inter-relacionamentos identificados e sobreposição potencial entre as partes interessadas;

• Requisitos de comunicação das partes interessadas para a atual fase do projeto;

• Informações a serem distribuídas, incluindo idioma, formato, conteúdo e nível de detalhes;

• Motivo da distribuição de informação e o impacto esperado no engajamento das partes interessadas;

• Intervalo de tempo e frequência para a distribuição das informações necessárias;

• Método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das partes interessadas à medida que o projeto progride e se desenvolve.

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Seu benefício principal é que o processo permite ao gerente de projetos ampliar o nível de apoio dos stakeholders e diminuir a sua resistência, ampliando de maneira considerável as chances de sucesso do projeto.

O foco deste processo é a comunicação e interação com as partes interessadas para atender suas necessidades e expectativas, solucionar problemas e promover o engajamento durante a execução ao longo de seu ciclo de vida do projeto.

A intenção é aumentar as chances de aceitação das entregas, evitar que certas questões fiquem pendentes, ajudar as partes interessadas a entenderem os benefícios (e, portanto, apoiarem o projeto),  entenderem os riscos, influenciar as expectativas dos stakeholders e encorajá-los a participar ativamente no projeto.

GERENCIAR OENGAJAMENTODAS PARTESINTERESSADAS

GERENCIAR OENGAJAMENTODAS PARTESINTERESSADAS

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Ferramentas e técnicas • Métodos de comunicação;

• Habilidades interpessoais;

• Habilidades de gerenciamento.

Saídas• Registro das questões;

• Solicitações de mudança;

• Atualizações do plano de gerenciamento do projeto;

• Atualizações dos ativos de processos organizacionais ;

• Atualizações dos documentos do projeto;

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CONTROLARO ENGAJAMENTODAS PARTESINTERESSADAS

CONTROLARO ENGAJAMENTODAS PARTESINTERESSADAS

A principal vantagem desse processo é a manutenção ou aumento da eficiência e eficácia das atividades de engajamento das partes interessadas à medida que o projeto se desenvolve e o seu ambiente muda. Seu objetivo é monitorar as relações dos stakeholders e ajustar as estratégias e planos para o seu envolvimento.

• Controlar as relações com as partes interessadas é fazer ajustes para tonar as estratégias mais efetivas;

• Como todo processo de monitoramento e controle, este será realizado após a elaboração de um plano;

• É realizado de tempos em tempos durante o ciclo de vida do projeto.

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Ferramentas & Técnicas • Sistemas de gerenciamento de informações;

• Opinião especializada;

• Reuniões.

Saídas• Informações sobre o desempenho do trabalho;

• Solicitações de mudança;

• Atualizações do plano de gerenciamento do projeto;

• Atualizações dos ativos de processos organizacionais;

• Atualizações dos documentos do projeto.

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COLOCANDOEM PRÁTICAUM PLANO DE 90 DIAS

COLOCANDOEM PRÁTICAUM PLANO DE 90 DIAS

• Guia de gerenciamento das partes interessadas;

• Criação dos modelos;

• Capacitação dos gerentes de projetos;

• Acompanhamento de 30 dias.

Agora que você já conhece os principais processos para um gerenciamento efetivo das partes interessadas chegou o momento de implementá-lo na sua empresa. Para isso vamos criar um projetos de 90 dias de duração.

Suas principais entregas são:

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Se você é cliente Project Builder, criei esse modelo que você pode baixar. Para quem ainda não é, desenvolvi este WBS que pode ser tanto utilizado no MS Project quanto em outros softwares.

Se você é adepto da metodologia do PM Canvas, use esse modelo de canvas para o app e esse em PDF.

Guia de gerenciamento das partes interessadasCom base no que você leu nesse ebook, agora está pronto para implementar na sua empresa! Nem todos os processos serão necessários e o que vai determinar tudo o que você precisa seguir é a complexidade de seus projetos, a maturidade da empresa e a cultura atual de gerenciamento de projetos.

Tenha cuidado para não burocratizar e comece com uma maneira mais simples. Aos poucos implemente novas etapas.

Criação dos ModelosUma vez escolhidos os processos, seu próximo passos são a definição dos modelos adotados pela sua empresa. Nesse artigo falamos dos principais templates e

Tudo que falamos nesse e-book pode ser feito com base em planilhas. No entanto, usar um software profissional de Gestão de Projetos ajuda a ter menos trabalho e a menos erros.

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disponibilizamos modelos prontos para download (use e abuse!).

Os modelos te ajudarão a seguir os processos mais facilmente!

Para quem utiliza o Project Builder todos esse modelos podem ser seguidos na própria estrutura analítica de projetos e utilizando campos customizados.

Se você não sabe como fazer agende uma hora com seu consultor de sucesso, aqui nesse link.

Capacitação dos gerentes de projetosAgora que você já definiu o processo e criou os modelos, chegou o momento de capacitar os demais gerentes de projetos. Eu sempre aplico treinamentos de 8 e 16 horas de como se gerenciar stakeholders. Dentre as principais atividades que aplicamos no treinamento se destacam:

• Apresentação do processo;

• Dinâmica de grupo;

• Simulação da criação dos planos;

• Preenchimento dos templates.

Ao final do treinamento execute uma avaliação para identificar o quanto foi assimilado pelos envolvidos. Tenha paciência com os que pontuarem menos e dedique um pouco mais de tempo para sua capacitação.

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Acompanhamento de 30 dias.Por último, mas não menos importante, chegou a hora de acompanhar na prática a execução do processo. Esteja sempre disponível e não recrimine quem tiver duvidas! Estimule o aprendizado e a troca de experiências.Para quem utiliza um software de gestão de projetos, como o Project Builder, inclua um modelo padrão de projetos para criação dos planos, nos pacotes de gerenciamento. Para quem ainda não usa e quer entender um pouco melhor como fazer isso, é possível fazer um teste guiado por um de nossos consultores aqui nesse link.

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Não adianta saber sem colocar em prática! Fique certo de uma coisa: toda novidade gerará resistência. Alguns gerentes dirão: “você não acha que eu já faco muita coisa para ter que gerenciar também os stakeholders?” Pois bem, existe uma maneira mais simples de fazer isso e vamos te ajudar.

1 - Utilize modelos de projetos onde essas atividades já estão contempladas. Logo tudo entrará no automático e você não precisará lembrar o gerente de projetos.

2 - Utilize papeis específicos para representar as partes interessadas no seu projeto. Se você é cliente Project Builder, pode criar um novo tipo de envolvimento em Projetos > Tipo de Envolvimento > Novo Tipo de Envolvimento.

FACILITANDO A GESTÃO DESTAKEHOLDERS

FACILITANDO A GESTÃO DESTAKEHOLDERS

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3 - Crie um Perfil de Acesso para os principais stakeholders. Como já sabemos, eles não farão nada além de acompanhar o projeto, logo podemos estruturar um tipo de acesso para que ele seja informado, mas ao mesmo tempo que não o confunda. Outra dica importante é criar uma visão personalizada para que ele consiga verificar rapidamente o que necessita em seus projetos.

4 - Configure as preferências de mensagens e notificações. Desta forma, ele irá receber mensagens na medida certa e não será incomodado pelo excesso de emails disparados pelo projeto.

5 - Crie um dashboard para acompanhar a satisfação das partes interessadas e seu nível de engajamento. Quem é cliente do Project BI pode criar um painel de controle especifico para monitoras as partes interessadas e seu nível de influencia, satisfação, poder e engajamento.

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Gerenciar as partes interessadas é determinante no sucesso do projeto. Mesmo que seja um processo pouco adotado pela maioria das empresas, essa prática é uma importante ferramenta para ampliar as chances de sucesso dos projetos.

Ainda que, de uma maneira ou de outra, parte do que você aprendeu hoje seja utilizado na empresa, é importante criar mecanismos para que o trabalho e execução desses processos sejam formalizados.

É responsabilidade do PMO zelar pela gestão efetiva de stakeholders, acompanhar se os processos estão sendo seguidos e o nível de qualidade da sua execução.

Tão importante quanto adotar a prática é analisar — após sua implantação — os valores gerados para a empresa, os resultados positivos que foram conquistados. Realizar uma apresentação desses resultados permite que a empresa entenda os beneficios da gestão das partes interessadas e que o processo ganhe cada vez mais força dentro da empresa.

Boa sorte nesta jornada!

CONCLUSÃO

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GUIA PRÁTICO PARA UM GERENCIAMENTO EFETIVO DE STAKEHOLDERS

GUIA PMBOK – QUINTA EDIÇÃO – Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos.

FREEMAN, R. E.; HARRISON, J. S.; WICKS, A. C.; PARMAR, B. L. e COLLE, S. (2010), Stakeholder Theory: The State of the Art. Cambridge University Press, Cambridge.

PORTNY, Stanley., E. Gestão de Projetos para Leigos.

BIBLIOGRAFIA

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Há mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de diversos portes a entender e aproveitar os benefícios da Gestão de Projetos, conseguindo assim atingir a alta performance em seus negócios. Para isto, trabalhamos três formas principais:

Nossa solução, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e, por isso, se tornou uma plataforma indispensável para o ganho de eficiência e a alta performance em projetos.

Temos uma metodologia passo a passo de implementação da Gestão de Projetos. Oferecemos pacotes de consultoria para ajudar a sua empresa a ganhar mais produtividade, aumentar seu faturamento e reduzir custos.

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