Guia Produção Evento

O Guia definitivo da Produo de eventos como ferramenta de Marketing

O Guia definitivo da produo de eventos como ferramenta de Marketing

Resultados Digitais Sympla

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ndiceIntroduo ...........................................................................................................................5 Como produzir eventos pode ajudar sua empresa ....................................................................5Objetivo e conceito .............................................................................................................8Pblico e formato do evento ........................................................................................... 12Planejamento financeiro ................................................................................................. 16Local e Data ...................................................................................................................... 23Equipe interna e externa .................................................................................................. 27 Contratao de fornecedores ...................................................................................................... 33Planejamento de aes no dia e checklist ..................................................................... 35Curadoria .......................................................................................................................... 38Captao de recursos ...................................................................................................... 42 Inscries ........................................................................................................................................ 42 Permutas e patrocnios ................................................................................................................ 44Regulamentao do evento............................................................................................. 46Palestrantes ..................................................................................................................... 48Infraestrutura .................................................................................................................... 51



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Ambientao .................................................................................................................................. 51 Credenciamento ............................................................................................................................. 52 Alimentao ................................................................................................................................... 54 Contrapartidas de patrocinadores .............................................................................................. 54 Testes .............................................................................................................................................. 55 Internet ............................................................................................................................................ 55 Imprensa ......................................................................................................................................... 56 Limpeza ........................................................................................................................................... 56Divulgao e marketing ................................................................................................... 58 Email para base .............................................................................................................................. 61 Anncios no Facebook com Custom Audiences ..................................................................... 61 Retargeting ...................................................................................................................................... 62 Hangout com palestrantes ........................................................................................................... 63 Crie urgncia ................................................................................................................................... 64Durante ............................................................................................................................. 65Border geral ................................................................................................................... 67Acerto final da equipe contratada e desmontagem da estrutura ................................. 70Pesquisa de satisfao ................................................................................................... 72Certificados de participao ........................................................................................... 75Email de ps venda .......................................................................................................... 77



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Relatrio Final .................................................................................................................. 78 Relatrio para a diretoria da empresa ........................................................................................ 78 Relatrio para patrocionadores ................................................................................................... 79 Relatrio para a rea de Marketing/Eventos ............................................................................ 80Case .................................................................................................................................. 81



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Introduo

Como produzir eventos pode ajudar sua empresa

Produzir eventos como parte da estra-tgia de marketing de uma empresa visto, em geral, como uma possibilidade de melhorar o reconhecimento de marca, consolidar um posicionamento e criar uma comunidade ao redor, fatores que so valiosos por si s.

No entanto, h dois aspectos que fogem um pouco da tradio para colocarmos

na equao. O primeiro deles o modelo de trabalho que diversas empresas vm aplicando: o Marketing Digital como parte essencial da aquisio de clientes da empresa. um modelo que traz muitas vantagens e que em geral diminui os custos, mas que tambm acaba criando um distanciamento entre a empresa e o cliente, j que boa parte do relaciona-mento acontece de maneira online.

comum que alguns potenciais clientes acabem no comprando justamente por falta desse contato presencial e dessa relao de confiana que mais facil-mente estabelecida no corpo a corpo. Tambm pode acontecer dessa distncia de relacionamento influenciar quem j cliente: algum que poderia ficar mais tempo e renovar o uso de seu produto ou servio acaba saindo antes e impedindo



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sua empresa de lucrar mais. Para a maioria dos casos sabemos que a distncia no problema, mas sabemos que sim, h impacto.

H ainda o segundo aspecto relevante: vivemos tempos de contrao econmica e nessas horas muito comum que as empresas procurem cortar seus custos, sendo a rea de Marketing uma das mais afetadas. A consequncia a necessi-dade de ser cada vez mais necessrio tambm comprovar resultados concretos atravs do fechamento de oportunidades de negcio, reteno e upsell a clientes atuais.

O ideal hoje que um evento como ferra-menta de Marketing seja o casamento entre vrios interesses: que consiga juntar clientes e potenciais clientes que s se

relacionam com a empresa distncia e que isso gere novas receitas comprovadas para a empresa. A construo de marca pode acabar sendo uma consequncia ao redor desses pilares.

Um setor de marketing voltado a resul-tados no precisa ser rfem das redues de oramento em tempos de crise ou dos ajustes no planejamento estratgico de sua empresa. Produzir eventos como parte do projeto do reconhecimento da marca e melhorar a reteno de clientes permite que voc se justifique com indica-dores importantes, tais como:

A porcentagem do pblico do evento que no era nosso cliente e se tornou aps a participao no evento e que, com isso, gerou um aumento de cerca de x reais no faturamento da empresa;

Com uma taxa de reteno mdia de clientes de 80%, os participantes que conseguimos atrair para os eventos da nossa empresa demonstraram taxas de reteno de 95% e ganhos de y reais a mais que a mdia;

Normalmente, o ciclo de vendas da nossa empresa de 2 meses. Mas graas ao contedo oferecido por ns e uma qualificao cuidadosa dos nossos poss-veis clientes, o ciclo de venda dos parti-cipantes de nosso evento 30% menor. Dessa forma, a produtividade da equipe de vendas ampliada - j que agora ela consegue vender mais.

Neste eBook explicaremos como estruturar as diferentes vertentes da produo de eventos. Assim, voc poder direcionar um planejamento da melhor forma possvel.



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Assim como em qualquer iniciativa de uma empresa, o primeiro passo para a realizao de um evento corporativo de sucesso o seu planejamento estrat-gico. Qual o seu objetivo macro fazendo eventos? Quais os principais indicadores de performance (KPIs) a serem acompa-nhadas na execuo? Qual o oramento ser alocado? Qual o retorno espe-rado? Essas so algumas perguntas que ajudaremos a responder ao longo deste eBook para que voc e sua empresa tirem proveito mximo da realizao de eventos.



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Objetivo e conceitoAtualmente, cada vez mais empresas incluem a realizao de eventos em suas estratgias de marketing e coletam resultados excelentes! No mbito empresarial, existem dois objetivos macro que so mais comuns para isso:

1. Aumento da receita da empresa atravs de mais oportunidades de negcios que foram geradas ao time de vendas e que se convertem em faturamento em ciclos de venda reduzidos;

2. Aumento da receita da empresa atravs do aumento do ticket mdio e maior taxa de reteno entre os clientes atuais.

Para a escolha do objetivo e o conceito do seu evento, diversos fatores devem influenciar na deciso. Dentre eles, (1) inovao do seu produto, (2) modelo de negcio e (3) penetrao de mercado so os que devem ser cuidadosamente considerados:

Fator inovao: quanto maior o fator inovao do seu produto, servio ou mercado, mais relevante ser a exposio de contedo no seu evento. Por outro lado, quanto



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mais commoditizado, conceitos voltados ao relacionamento e networking so mais necessrios.

Fator modelo de negcio: negcios que vendem para empresas (B2B) possuem mais tendncia para produzir eventos com momentos de networking e discusso. Negcios que vendem diretamente para consumidor final (B2C), procuram criar eventos mais brandos e preocupados em garantir uma experincia diferenteo aos clientes.

Fator penetrao de mercado: grandes empresas que possuem grandes fatias do mercado costumam obter melhores resultados ao realizar eventos mais voltados ao relacionamento, reteno e aumento do ticket mdio. Principalmente por haver menor necessidade de educar o mercado.

Tendo em mente cada um desses fatores e adaptando-os sua realidade, cabe a voc decidir o que ser melhor para conseguir aumentar a receita da sua empresa. Para melhor compreenso vamos dar alguns exemplos de diversas estratgias adotadas:

A Resultados Digitais - empresa altamente inovadora - utiliza o conceito de evento com nfase no contedo, apresentando propostas de valor concretas para adquirir novos clientes e aumentando o ticket mdio dos clientes atuais. Isso ocorre, principalmente,

B2B - Business-to-business, expreso utilizada para denominao de comrcio estabelecido entre empresas. Portugus: de empresa para empresa.

B2C - Business-to-consumer ou business-to--customer, expresso utilizada para denominar o comrcio efetuado diretamente entre empresa produtora, vendedora ou prestadora de servios e o consumidor final. Portugus: de empresa para o

consumidor.



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pois eles disseminam as melhores prticas de sua rea que acabam exigindo o uso do seu produto e, com melhores resultados no uso do produto, mais os clientes investem no mesmo.

Como ela um empresa que vende para outros negcios, privilegia muitos momentos de networking - propiciando ambiente favorvel vendas consultivas para participantes no-clientes e apoio ao sucesso dos atuais clientes.

Em resumo, a Resultados Digitais aplica eventos em sua estratgia de marketing como forma de aumentar sua receita atravs de novos clientes e dos atuais clientes.

Uma indstria com produtos altamente commoditizados, que vende em atacado para grandes redes, que j trabalha em sua capacidade total e que no possui desejo de expandir provavelmente ir se beneficiar produzindo pequenos eventos de alto padro para melhorar seu relacionamento com quem j consome seus produtos, aumentando a reteno de clientes.

Focar apenas na aquisio de clientes como objetivo para a realizao de um evento recomendado apenas para lanamento de novas operaes ou novos produtos.



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resumo do captulo

Defina o conceito do seu evento atra-vs de seus objetivos e da realidade da sua empresa;

Procure sempre atrelar seus eventos com o aumento da receita de sua empre-sa e consolidar os dados para justificar o retorno sobre cada Real investido;

Leve em considerao diferentes fato-res para definir o conceito de seu evento.



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Pblico e formato do eventoNesta altura do eBook, voc j deve ter escolhido seu objetivo para realizar um evento - ou, pelo menos, j compreende melhor o caminho para defini-lo. Sendo assim, fica um pouco mais fcil definir o pblico alvo. A pergunta que voc deve fazer : qual o pblico que melhor colabora para que eu atinja meu objetivo? Escolher e conhecer esse pblico facilita (e muito!) a determinao do formato do evento que voc deseja produzir.

Neste captulo, portanto, iremos abordar e discutir diversos formatos de eventos para esclarecer as opes que voc possui e facilitar ainda mais a sua escolha.

Encontros privados de relacionamento: uma prtica muito comum no meio corporativo - eventos voltados para melhorar a taxa de reteno de clientes ou para o aumento do ticket mdio. Praticamente todas as empresas com altssimo faturamento possuem essa prtica inserida no dia a dia das mesmas. Tratam-se de viagens ou eventos fechados para que ocorram conversas entre a empresa e seus principais clientes, sem ou com pouca exposio de contedo. Com frequncia esse formato aplicado paralelamente eventos maiores.



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Cursos e workshops: so eventos criados para estimular principalmente o aumento do ticket mdio dos clientes e a reduo do ciclo de compra. Oferecer cursos ou workshops gratuitos a um grupo seleto de pessoas pode ser uma importante ferramenta para transmitir contedo relevante e estabelecer contato prximo com os participantes. Esse formato de evento ideal para quando voc possui um produto de alto valor agregado ao cliente e de longa curva de aprendizagem.

Grande evento anual: essa a modalidade de evento mais verstil de todas! Atravs deste formato possvel cumprir qualquer um dos objetivos. Entretanto, o mais trabalhoso e que exige maiores investimentos iniciais. Realizando grandes eventos anuais, voc tem uma boa possibilidade de, no futuro, transformar a produo de eventos em uma parte auto-sustentvel (ou at lucrativa) de sua empresa atravs da venda de inscries e patrocnios.

Evento com streaming: atravs de eventos com streaming voc consegue aumentar bastante o alcance da sua realizao sem grandes investimentos em infraestrutura. Eles propiciam aquisio de Leads, reduzem o ciclo de vendas e tambm aumentam a reteno, mas em taxas inferiores se comparados quem se encontra presencialmente no evento. Esse formato ideal para grandes eventos que esgotam seus ingressos. Transmitir um evento online pode escalar os resultados com baixo



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custo e o contedo exposto poder se fragmentar em vrios vdeos para voc utilizar como preferir no ps evento.

Encontros frequentes: existem negcios que dependem ou se beneficiam muito com a criao de comunidades em que o contato constante entre os participantes e a empresa acaba por favorecer a todos. Tambm conhecidos como meetups, geralmente so eventos menores e que atendem pblicos mais especficos. Por depender de pequena infraestrutura, trata-se de um evento mais simples de se produzir e que, por servir como um termmetro constante de seu pblico alvo, pode trazer grandes resultados de reteno e de insights. Esse formato possui grande limitao pois dificilmente possuir atrativos suficientes para pessoas de outras cidades se deslocarem para participar - tendncia de limitar sua estratgia geograficamente.

Os modelos que acabamos de citar no so, de maneira alguma, todos os formatos possveis para um evento: possvel misturar as sugestes dadas como quiser, levando em considerao o que melhor se adapta com a realidade do seu negcio e do seu pblico alvo. Existem tambm aqueles que no foram mencionados - como por exemplo as feiras e congressos - por serem bem menos frequentes no mbito corporativo.

Feiras - Adequado para modelos de negcio em formato marketplace que conectam duas partes atravs de diferentes nveis - para consumidores e vendedores, por exemplo.

Congressos - so eventos com vis mais cientfi-co, que possuem um objetivo maior de encontrar uma resposta para um problema complexo ao final

do evento.



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resumo do captulo

Defina o pblico alvo baseando-se nas pessoas que mais trazem resultados sua empresa;

Escolha o formato do seu evento focando no pblico alvo e objetivo;

Procure misturar modelos de eventos corporativos para encontrar o que melhor funciona para voc.



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Planejamento financeiro

Outro item muito importante para a produo do seu evento o oramento e expectativa de retorno do mesmo. Atravs de uma boa projeo, voc consegue melhorar (e muito!) suas chances de convencer outras pessoas da sua empresa de que produzir eventos um bom investimento. Por outro lado, com o planejamento possvel identificar previamente se produzir eventos no uma boa opo para o momento.

Se no tiver muita familiaridade com matemtica, fique tranquilo: ao final deste captulo, disponibilizamos uma planilha automtica para que voc preveja o oramento do seu evento. Contudo, a leitura deste captulo de extrema importncia, visto que voc ir compreender melhor a lgica por trs do clculo - ajudando a avaliar melhor a viabilidade do evento e sua dimenso.

Planejamento de receita: a base de clculo ser somar o aumento de receita da aquisio de novos clientes com o aumento de receita vindo atravs da maior reteno de clientes (ou aumento do ticket mdio), somados receita adquirida



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atravs da venda de inscries (caso o evento seja pago) com a receita adquirida atravs da venda de cotas de patrocnio:

Projeo de Receita = Aquisio + Reteno + Inscries + Patrocnio Destrinchando a projeo de aquisio de novos clientes, temos:

Aquisio = Na x LTV x T

Na a quantidade esperada de participantes em seu evento que ainda no so seus clientes;

O LTV (Lifetime Value5) se refere ao valor mdio que um cliente gasta durante todo o seu relacionamento com a empresa. Ou seja, o dinheiro que entra por cliente;

O T se trata da taxa de converso entre participantes no-clientes que vo ao seu evento e se tornam clientes. Caso seja a primeira edio, voc pode usar como esti-mativa de T a sua taxa de converso entre Leads e vendas (se voc j realiza vendas inbound) ou a taxa de converso entre prospects e vendas (se sua empresa realiza apenas vendas no modelo tradicional).

5 Lifetime Value - se desejar compreender mais sobre esse assunto, basta clicar aqui.



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Destrinchando a projeo do aumento de receita atravs da reteno de clientes, temos:

Reteno = Nc x LTV ( T2 - T1 )

Nc a quantidade esperada de clientes participantes em seu evento;

O LTV o lifetime value, como explicado acima;

O T2 a taxa de reteno mdia entre clientes participantes de seu evento. Caso ainda no calcule a taxa de reteno em sua empresa, uma maneira bastante utilizada dividir o nmero de cancelamentos realizados no ltimo ano pelo total de clientes que voc possui e depois subtrair o resultado da diviso de 100%:

O T1 a taxa de reteno mdia entre clientes no participantes de seu evento.

T2 = 100% - clientes perdidos no ltimo ano dentre os participantes do evento total de clientes participantes do evento

T1 = 100% - clientes perdidos no ltimo ano dentre os no participantes do evento total de clientes no participantes do evento



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Caso seja seu primeiro evento e voc deseja fazer um clculo conservador, procure estimar um aumento na taxa de reteno (T2 - T1) entre 2 e 5% (mas no se esquea que esse valor costuma variar bastante de mercado para mercado).

OBS: Produtores de eventos corporativos mistos - com objetivo tanto de reteno, quanto de aquisio - distribuem cdigos de desconto para facilitar a identificao de participantes clientes e no-clientes.

Se o seu negcio no de compra recorrente (no funciona no modelo de assinatura) e trabalha com projetos pontuais (no h reteno), pode encarar todo o pblico como no clientes e avaliar apenas as novas vendas.

Destrinchando a projeo de vendas de inscries, temos:

Inscries = N x TM

N a quantidade esperada de participantes no seu evento (Na + Nc);

TM o ticket mdio esperado atravs das vendas de inscries.

OBS: se seu evento for gratuito, basta considerar o ticket mdio como zero.



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Destrinchando a projeo de vendas de cotas de patrocnio, temos:

Patrocnio = C x VM

C a quantidade esperada de cotas de patrocnio vendidas; VM o valor mdio das cotas.

Portanto, basta somar todos os valores at o momento conforme a equao Projeo de Receita = Aquisio + Reteno + Inscries + Patrocnio. A projeo de receita o primeiro passo para voc estabelecer seu oramento e aferir a viabilidade de produzir eventos.

Planejamento de oramento: a maneira mais recomendada de chegar ao oramento a partir do planejamento de receita. Dessa forma voc estabelece quanto de retorno sobre investimento planeja ter e produz o evento baseado em nmeros.

Partindo do planejamento de receita, o oramento tem a seguinte equao:

Oramento = Projeo de Receita Estimativa de ROI6

6ROI - Return on investment, tambm chamado de taxa de retorno, taxa de lucro ou retorno. Portu-gus: Retorno sobre investimento.



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A pergunta a ser respondida neste tpico : quanto voc espera de retorno sobre seu investimento em eventos? Existem setores de marketing que no investem em nada a no ser que o retorno seja acima de 3x, por exemplo.

O primeiro passo para verificar a viabilidade do seu evento dividir a projeo de receita pelo retorno sobre investimento esperado. Sendo assim, se voc pretende ganhar 3x sobre a receita gerada, seu oramento ser 3x menor do que a receita. Por exemplo, vamos supor que voc fez todas as contas sugeridas acima e chegou em uma projeo de receita de R$ 120.000,00. Sendo o ROI esperado de 4x, o seu oramento limite ser de R$30.000,00.

Recomendamos sempre que sua estimativa de retorno seja acima de 2x. Dessa forma, na prtica haver uma margem de 2x para que o evento no d prejuzo. Todo evento um empreendimento com algum risco - sendo assim, quanto menor voc mantiver seu oramento menor ser o risco, pois voc ter uma grande margem de erro sobre suas projees.

Uma outra opo que pode funcionar bem projetar que as receitas de ingresso e patrocnio cubram todas as despesas do evento, reduzindo muito o risco de prejuzo. As novas vendas de produtos e aumento na reteno fazem a conta sair do zero a zero.



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Agora, para verificar a viabilidade do seu evento, procure fazer um estudo de mercado acerca dos custos do seu evento no formato que voc est planejando. Aps a pesquisa, basta listar todos os custos que voc ter na produo de seu evento e verificar se o oramento requerido para cobrir os custos maior do que o oramento calculado acima.

Outra opo calcular a estimativa de ROI partindo do oramento que voc chegou ao listar todos os custos com a seguinte equao:

Estimativa de ROI = Projeo de Receita Oramento

Achou matemtica demais pra voc? Criamos uma planilha para facilitar todos os clculos acima - basta acessar o link e duplicar a planilha:

PLANILHA PARA ESTUDO DE VIABILIDADE DE EVENTOS CORPORATIVOS



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Local e DataPara eventos corporativos, a definio do espao um item relacionado escolha do pblico: saiba quem voc quer que comparea e quais so suas preferncias para aprimorar e definir detalhes do evento. Se as pessoas que iro participar no so flexveis, no adianta querer inovar demais. Por exemplo: se seu pblico tem uma faixa etria dos 50 aos 70 anos, provavelmente a maioria possui carro e deve fazer questo do transporte privativo. Logo, no realize seu evento em locais que no possuem estacionamento.

Esse o momento para se preocupar com a acessibilidade. Certifique-se de que o espao escolhido seja inteiramente acessvel para pessoas com dificuldades de locomoo (isso inclui rampas, acessos facilitados e banheiros adaptados). Quando estamos tratando de eventos, esse um ponto muito importante. Alm de ser responsvel pela locomoo em segurana e com o conforto de todos que frequentam seu evento, garantir acessibilidade a todos lei.

A produo de eventos corporativos com perfil de discusso tais como palestras, conferncias e congressos possui demandas especficas para a escolha do local.



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O ambiente deve ser em formato de auditrio, possuir boa acstica, contar com cadeiras confortveis, ter uma boa iluminao e permitir o uso de equipamentos como projetor, caixas de som, microfone e outros.

Em eventos com carter educacional como cursos e workshops o foco priorizar que a mensagem do educador, palestrante ou seminarista alcance todos os participantes de forma clara. Portanto, assim como em eventos com carter de discusso, essencial que o local escolhido possua equipamentos para som e imagem, uma boa acstica e um palco. Dependendo da proposta do evento, ele pode ocorrer em um auditrio ou em salas com mesas. Se ele necessita de materiais especficos (como computadores), defina a quantidade de mesas e os espaamentos entre elas. Isso influenciar no tamanho do local a ser alugado.

Para coquetis, lanamento de produtos, encerramento ou abertura de projetos, preciso uma ateno especial quanto ao lugar de realizao. O local do evento deve comportar o pblico estimado de forma confortvel, contar com espao suficiente para circulao de pessoas, rea para instalao de buffet e decorao. No se esquea de levar em considerao a facilidade de acesso: locais mais afastados tendem a atrair menos pblico.



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fundamental que voc visite e analise cada detalhe do possvel local a ser realizado seu evento corporativo. Observe se h espao para oferecer um coffee break, como esto as instalaes eltricas, nmero de banheiros e sadas de emergncia. No deixe de realizar uma vistoria geral sobre as condies do local alugado dessa forma, voc evita que estragos j existentes sejam cobrados aps a realizao do seu evento. Em caso de cadeiras quebradas, banheiros que no funcionam, paredes e cho danificados ou demais problemas, faa um laudo por escrito e exija o reconhecimento do locatrio.

Principalmente se for a primeira edio, interessante voc optar por locais que so mais flexveis quanto ao tamanho do seu pblico - se houver baixa adeso, basta que voc redimensione o evento e corte alguns gastos, por exemplo.

Tambm interessante pensar na flexibilidade para utilizar diferentes instalaes. Transformar um ambiente em uma sala de reunio para vendedores ou ter um lounge para apresentar seu produto, por exemplo, pode fazer muita diferena no resultado final.

Ao escolher o local, no deixe de pensar na data em que o evento ir ocorrer - o dia escolhido pode ser crucial para o sucesso da sua produo. Verifique se existem



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eventos parecidos e que ocorrero em datas prximas ou na mesma regio que o seu. Tambm vale se atentar para feriados, que podem mudar a dinmica dos convidados. Planejando a data da melhor forma, voc evita que seu pblico seja dividido.



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Equipe interna e externaPara realizar um evento corporativo, necessria a contratao de alguns servios profissionais segurana, iluminao, som - para que tudo saia como planejado. Em geral, eventos de grande porte exigem mais recursos do que aqueles considerados pequenos pois determinados formatos e padres de qualidade exigem mais gastos, maiores

investimentos e mais contratao de servios. A definio da sua equipe deve envolver, notoriamente, seu objetivo com a realizao do evento. O que voc realmente precisa para que ele ocorra? Relacione tudo o que necessrio para que a produo acontea da forma que

voc espera incluindo as pessoas, os servios e as aes a serem tomadas , evitando problemas posteriores.

Sugerimos que voc agrupe os itens entre assuntos relacionados e determine uma equipe especfica para aquele grupo, como no exemplo:

Evento: RD Summit Atribuio: garantir que todos os projetores, equipamentos de som, microfones e apare-lhagem funcionem sem rudos ou incmodos aos participantes. Equipe responsvel: tcnicaPonto de contato e responsvel: Paulo



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Ao deixar todos os seus dados de planejamento definidos e organizados, encontrar a equipe que voc precisa para seu evento corporativo ficar mais simples. Dessa forma, voc evita o esquecimento de algum servio importante para a realizao da sua produo.

No mercado de prestao de servios para eventos, interessante observar que grande parte das empresas terceirizam toda a produo contratando responsveis de limpeza, segurana, som e iluminao e outros servios importantes para a realizao do evento, mantendo apenas um responsvel da prpria empresa para organizar as outras equipes contratadas. Para ajud-lo a decidir o que melhor produzir in house e o que melhor contratar, vamos destrinchar alguns pontos que so fundamentais para seu evento corporativo.

Gerente de eventos: independentemente do formato, objetivo ou estratgia com a realizao de eventos corporativos, importante que algum gerencie a produo em nome da sua empresa, mesmo que grande parte dos servios sejam terceirizados. Esse responsvel no precisa, necessariamente, ser encarregado de ter apenas essa atribuio em muitos casos, o gerente de eventos compartilha diversas funes. Ele deve ser proativo, saber agir da melhor maneira em situaes de presso, conhecer o pblico alvo muito bem e saber ser o porta-voz da empresa.



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um grande dilema entender o quanto vale contratar uma agncia especializada para fazer esse papel e ter s uma interface com o gerente de marketing, por exemplo, ou o quanto faz mais sentido ter uma pessoa (ou at departamento) da empresa para cuidar disso. Alguns aspectos que podemos avaliar: Quantos eventos a empresa planeja fazer por ano? Qual o tamanho de cada evento realizado? Qual a relevncia disso para sua estratgia e operao.

Em geral, quanto maiores, mais recorrentes ou mais relevantes para a empresa forem os eventos, mais faz sentido ter uma pessoa ou equipe interna. O que no quer dizer que essa equipe interna faa tudo: ela responsvel pela estratgia e coordenao. Muitas das partes podem ser terceirizadas e esse coordenador quem vai cuidar disso.

Equipe de comunicao: esta equipe cuidar de toda a divulgao, arte e contedo que ser transmitido pela empresa atravs do evento. Diferentemente dos outros servios, a equipe responsvel pela comunicao dificilmente terceirizada, j que funcionrios que trabalham na sua empresa provavelmente sabero se comunicar melhor com o seu cliente. Quando o evento menor, o gerente de eventos atribui essa funo para ele mesmo; quando o evento de grande porte e a empresa j terceiriza seu marketing com alguma agncia de publicidade, interessante avaliar se h



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necessidade de responsabiliz-la pela comunicao do evento - isso pois, se existem especialistas em comunicao internamente, o melhor a fazer planejar e executar as aes juntamente com os especialistas e o gerente.

Equipe tcnica: responsvel por garantir que toda a infraestrutura de som, luz e transmisso online (quando houver) ocorra sem problemas. Se o evento corporativo que voc est planejando de pequeno porte, provavelmente no haver a necessidade da contratao de uma equipe tcnica externa para esse servio. Mas se seu evento precisa de uma grande infraestrutura, procure contratar fornecedores que tenham um tcnico responsvel pela montagem, utilizao e desmontagem dos equipamentos. Se sua empresa possuir pessoas aptas a realizar este tipo de trabalho, pode ser mais vivel atribuir essas funes internamente, mas no deixe de acompanhar e monitorar as atividades dessa equipe para evitar erros e possveis prejuzos.

Equipe de alimentao: defina pessoas que sejam responsveis por todo o fornecimento e distribuio de alimentos e bebidas. Isso envolve diversos momentos do evento corporativo, desde a gua para os palestrantes at o coffee break. Quando o evento de pequeno porte, essa atribuio fica com o gerente e ele pode designar responsveis internos para encomendar e cuidar da distribuio dos alimentos. Caso



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haja um jantar ou almoo mais rebuscado, interessante a contratao de um buffet ou de um chef especializado para realizar todo o servio.

Equipe de logstica: esta equipe ser responsvel pela hospedagem, coordenao de palestrantes e, quando houver necessidade, pela logstica de participantes. Quando o evento for menor, possuir poucos palestrantes ou no necessitar de apoio ao participante cada um responsvel por sua prpria locomoo e estadia , o gerente de eventos assume o trabalho. Voc deve preferir uma pessoa que consiga, de forma equilibrada, coordenar toda a produo sem grandes problemas.

Equipe de credenciamento: as pessoas definidas para essa equipe devero distinguir in-loco quem ir participar do seu evento e quem ir ficar de fora. Alm disso, tambm devero encaminhar as pessoas de acordo com sua atribuio como jornalistas mesa de imprensa e o palestrante pessoa responsvel por acompanh-lo. Quando trata-se de um grande evento, geralmente se determina um funcionrio da empresa como coordenador de check-in (algum que saiba distiguir grandes clientes e resolver problemas com autonomia e agilidade) e contrata-se pessoas externas para fazer o credenciamento. Caso haja disponibildiade e interesse dos funcionrios da empresa para realizar o check-in, a escolha dos mesmos uma boa opo. Existem diferentes mtodos para check-in mas, para valores de referncia, cada funcionrio consegue cumprimentar, credenciar, imprimir ou entregar crachs para cinco participantes por



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minuto. Ou seja: para cada 100 participantes, recomendado que o evento conte com duas pessoas realizando o credenciamento. Sendo assim, cada participante ter que esperar, no mximo, 10 minutos. Quando se trata de pequenos eventos em que o gerente identifica os participantes pelo rosto, no h necessidade de credenciamento.

#DicaSympla: 10 minutos parece muito para o credenciamento? Espera economizar no nmero de pessoas contratadas para realizar o servio? Uma prtica muito utilizada em eventos delegar outras pessoas que esto trabalhando em outros setores do evento para ajudar no check-in. No caso de eventos corporativos, cerca de 80% dos convidados costumam chegar praticamente ao mesmo tempo - portanto, voc precisa alocar mais pessoas para essa rea apenas durante esse pico, que deve ocorrer em torno de 30 minutos antes do incio do evento. Assim, voc reduz o tempo de espera para impressio-nantes trs minutos.

Equipe de limpeza e segurana: essas equipes so comuns a quase todo tipo de evento e, tambm, as mais habitualmente terceirizadas. Como a entrega do local deve ser feita nas mesmas condies em que voc o alugou, oriente a equipe de limpeza a deixar tudo como antes. Se haviam cadeiras no espao, elas devem ser posicionadas no lugar em que estavam assim como mesas e itens de decorao que foram



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retirados ou movidos. Em um primeiro momento, voc precisa mensurar o tamanho do espao que ir sediar seu evento e a quantidade de pessoas que estaro presentes para, ento, identificar os recursos de segurana que iro ser aplicados. Antes de contratar o servio de segurana, preciso que voc conhea referncias profissionais da empresa ou equipe que far o trabalho. Contratar empresas especializadas no assunto tende a trazer mais tranquilidade, pois esses profissionais j possuem certa experincia e sabem agir em situaes diversas.

Contratao de fornecedoresA prestao de servios, por exemplo, pode ser feita por um fornecedor especializado ou atravs de vrios fornecedores que possuem uma rea de atuao especfica. Para que voc no tenha dores de cabea, no se esquea de estabelecer contratos com os servios especificados. Afinal, para que tudo saia como esperado, voc deve prever e detalhar os servios de maneira clara e acordada com todas as partes. Procure referncia de seus fornecedores. H vrias maneiras de encontrar os fornecedores que vo atender as suas demandas e cumprir o objetivo que voc planejou



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para seu evento corporativo. Pode ser por recomendao, pelo contato estabelecido em eventos anteriores, por guias e listas deste tipo de profissional ou pesquisando na Internet. Voc pode, ainda, consultar associaes dos setores de servio que precisa. No se esquea, no entanto, de que voc quer o melhor para a ocasio. Solicite as referncias dos fornecedores e analise seu portflio, alm da cartela de clientes. Escolher no escuro muito arriscado e pode comprometer a qualidade do seu evento. As pessoas so o corao de qualquer projeto e com eventos no diferente. Dedique esforos para encontrar as melhores pessoas para o formato de evento corporativo que est planejando.

Um ponto importante: muitas vezes o local que voc contratou para o evento restringe os fornecedores e voc s pode comprar aqueles que esto listados como parceiros. importante fazer essa avaliao antes. Independente de existir essa restrio ou no, comum que o local j tenha trabalhado com vrios fornecedores diferentes e possa fazer indicaes.



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Planejamento de aes no dia e checklistEventos necessitam de um planejamento criterioso do organizador para evitar surpresas negativas e, para isso, utilizar checklists sempre positivo. Ela funciona como uma lista de verificao que abrange todos os itens necessrios para a realizao do evento desde o planejamento at a execuo.

um passo fundamental para a boa execuo de um evento deixar claras as responsabilidades de cada pessoa no dia, como cada time vai ajudar, como cada ao vai ser realizada.Voc pode elaborar uma planilha com os seguintes campos: Atividade e descrio: neste campo, liste as atividades relacionadas ao evento que envolvem a contratao de servios, pagamentos, inscries, divulgao, dentre outros. A descrio corresponde ao que deve ser feito. Exemplo:

Atividade: coffe-break Descrio:definircardpio,solicitaroramentos,contratarbuffet,dentreoutros.



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Responsvel: se voc conta com colaboradores para a realizao do seu evento corporativo, coloque o nome do responsvel por cada atividade na planilha. Dessa forma, voc garante que todas as atividades sero feitas ao saber exatamente a quem recorrer.

Data de realizao: como j dissemos, a definio de um cronograma pode ser crucial para o sucesso do seu evento. Lembre-se de defini-lo com antecedncia para que haja um tempo hbil para o planejamento do evento, divulgao e venda de inscries.

Fornecedor: assim como no caso dos responsveis pelas atividades, liste os fornecedores dos servios contratados para facilitar o acompanhamento do trabalho dos mesmos.

Contato: relacione o telefone e email de todos os responsveis pela realizao do evento separados por atividade, facilitando o contato com quem precisa.

Prazo de concluso (deadline): definindo e acompanhando o prazo para a concluso de cada atividade, voc estabelece uma margem de erro segura. Dessa forma, evita-se que imprevistos atrapalhem o cronograma do evento.



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Situao (status): atualize esse campo constantemente conforme as atividades forem sendo realizadas. Defina status para que seja fcil visualizar se os prazos esto sendo cumpridos ou se haver atrasos - uma opo determinar as atividades como Pendente, Em andamento ou Concluda.

Lista de pagamentos: para no se perder em prazos e contas a pagar, organize nesse item todos os servios contratados com as informaes de valores e prazos de pagamentos. Assim voc evita a cobrana de juros ou multas.

Observaes: existem informaes importantes que voc deseja manter em seu check-list? Basta utilizar esse campo para qualquer nota adicional que voc quiser adicionar.

Elabore seu check-list e cronograma de acordo com as necessidades do seu evento, sempre com datas para realizao das tarefas. Se preferir, voc pode baixar um modelo que a Sympla preparou para ajudar basta clicar aqui. No esquea de acompanhar seu check-list diariamente e compartilhar as informaes com toda a equipe envolvida na organizao. Dessa maneira, possvel tomar medidas corretivas ao sinal de qualquer imprevisto e garantir que seu evento seja um sucesso.



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CuradoriaA curadoria - seja ela de palestrantes ou de convidados especiais - costuma ser um dos fatores mais relevantes para diferenciar eventos que atingem seus objetivos daqueles que no os cumprem. E a grande dvida do organizador de eventos corporativos : como fazer um bom trabalho na curadoria?

A resposta bem simples! Basta responder as duas perguntas abaixo: Quais profissionais seu pblico quer ver? Quais assuntos seu pblico quer aprender melhor?

Liste as possveis respostas em um papel e trabalhe baseado nas mesmas. Mas se no souber o contedo que interessa seu pblico, procure perguntar em alguma conversa informal ou pesquisar em redes sociais qual o assunto ou tema que popular entre eles. No hesite em pedir ajuda ao time de vendas para responder as perguntas - na maioria das vezes, essa equipe que possui maior contato com os possveis participantes para seu evento e, por isso, saber informar detalhes relevantes sobre eles.



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Ajuda muito tambm olhar para a prpria atuao do seu time de Marketing: quais foram os artigos mais acessados do blog ou materiais com maior nmero de downloads? Esses podem ser bons indicadores de interesse nos temas. Tambm possvel avaliar os temas mais buscados no Google, por exemplo, para traar uma boa agenda.

Para chegar aos palestrantes, procure pelos temas no Google, no LinkedIn e com algumas consultas possvel chegar a referncias no assunto.

Dentre os nomes que voc chegou aps sua pesquisa com o pblico, procure atrair pelo menos um para seu evento. Grandes palestrantes profissionais - tambm chamados de keynotes speakers7 - costumam ser os maiores atrativos para o pblico. Portanto, atrair pessoas de credibilidade para comunicar mensagens interessantes no seu evento pode colaborar bastante para trazer retorno sobre o cach pago (seja por meio das inscries ou pelas vendas geradas). Sobretudo, o ganho de confiana para sua marca aumenta consideravelmente quando grandes nomes so atrados por ela.

Conseguiu atrair um grande nome para seu evento? O prximo passo complementar a presena do palestrante com a participao de seus colaboradores ou parceiros conhecedores de assuntos que interessem o pblico, palestrando em outros momentos sobre contedos relevantes. Em casos em que o oramento menor,

7 Keynote speaker ou simplesmente Keynote - expresso utilizada para denominar palestrantes habilidosos que podem discorrer sobre assuntos especficos em conferncias, congressos e even-tos corporativos em geral para um determinado pblico. A expresso deriva de Keynote- em portugus: palestra magna.



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possvel tambm utilizar algum da sua prpria empresa para cumprir o papel de keynote - basta que ele seja articulado, domine o assunto a ser explorado na palestra e represente sua empresa da melhor maneira possvel.

Lembrando que, mesmo eventos sem palestras e que tenham foco total em relacionamento, importante seguir essa linha de raciocnio. Por exemplo: se voc realizar um coquetel para grandes clientes, ter o presidente da sua empresa presente no evento pode ser um atrativo extra. Em alguns casos, interessante mencionar no convite que determinados clientes estaro presentes - isso fortalece o convite e a imagem da sua empresa.

Outra dica eficiente para seu evento corporativo convidar pessoas estratgicas para participar dele. Mesmo que a palestra no seja a principal nem extremamente relevante para o evento em geral, voc pode estreitar seu relacionamento com aquela pessoa e, futuramente, usufruir de bons frutos.

Ao estabelecer sua agenda de palestrantes, lembre-se que no h necessidade de realizar seu evento apenas com pessoas extremamente conhecidas do pblico. Escolher desconhecidos com boa capacidade de falar em pblico sobre determinado assunto benfico para economizar cachs e surpreender o pblico com novos nomes.



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Realizar painis ou palestras com clientes fiis que compartilhem boas prticas sempre uma boa maneira de ser citado publicamente e ganhar credibilidade frente ao pblico. Na prtica, essa ao funciona como a apresentao de um case. Muitos clientes ficariam contentes e compartilhar e ficariam felizes tambm em entrar gratuitamente no evento.

Outra prtica comum no ambiente corporativo , como contrapartida, a oferta de espao para palestras por parte de patrocinadores. Apesar da parceria ser legtima, tome muito cuidado com estes casos: converse muito com seu patrocinador a fim de alinhar o contedo a ser apresentado para seu pblico e garantir que o mesmo ser relevante para o objetivo do evento.



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Captao de recursosCaptar recursos em eventos - seja por precificao de inscries ou patrocnio - possui grandes vantagens. A principal delas a possibilidade de tornar eventos uma linha de negcios auto-sustentvel ou lucrativa por si s, independentemente do aumento da receita que a prtica estabelece. Este captulo ser dividido em duas partes para que no fiquem dvidas sobre a capto de recursos: venda de inscries e permuta/venda de cotas de patrocnio.

InscriesNo novidade para ningum que quando existem produtos ou servios sendo oferecidos gratuitamente, existe grande procura por eles. E claro que inscries gratuitas para eventos corporativos geram muito mais inscritos do que quando existem taxas a pagar para a participao.



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Contudo, quando se trata de inscries gratuitas, existe um fator relevante que vem tona: a imprevisibilidade. Eventos sempre tero alguma taxa de desistncia, ou seja, pessoas que se inscreveram mas que, por alguma razo, no compareceram ao evento. No caso daqueles com inscries gratuitas, a taxa de desistncia muito maior do que em eventos pagos - e ela varia bastante de evento para evento, podendo causar imprevistos difceis de se resolver.

recomendado que, quando se trata de um evento de alto padro ou de um convidado importante (como um evento de relacionamento como VPs de grandes empresas), os convites sejam gratuitos. Se o pblico for mais genrico - sem convidados especiais ou pessoas especficas - recomendado que as inscries sejam cobradas, nem que seja apenas para pagar os custos do coffee break. Quando se trata de um evento de alto padro - normalmente em ambientes reservados e restritos, com grande flexibilidade para lidar com imprevistos - tambm recomendado inscries pagas. Mas, na verdade, no existem regras quanto a isso: sinta-se vontade para decidir e determinar o que melhor para o seu evento, estando preparado para eventuais imprevistos.

Caso voc opte por cobrar pelas inscries, lembre-se que a precificao funciona como a de qualquer outro produto ou servio: voc deve procurar entender qual o valor concebido pelo seu pblico alvo antes de definir um preo. Em caso de dvidas, cobre a menos - se o evento est funcionando como ferramenta de marketing, melhor



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garantir a sala cheia. No se esquea de que cobrar preos mais elevados reforam a autoridade da sua marca e potencializam o efeito de descontos, bonificaes e convites especiais.

Uma boa forma de chegar aos preos do seu evento fazendo um benchmark com outros eventos semelhantes disponveis no mercado.

Permutas e patrocnios Uma maneira eficiente para reduzir os custos do seu evento realizar permutas com fornecedores - que nada mais que trocas sem valores monetrios envolvidos - incluindo oferecer produtos ou servios da sua empresa, oferecer exposio de marca ao fornecedor ou at mesmo ser um parceiro estratgico para ajud-lo a atingir algum objetivo.

Quando se trata de permutas, habitual que a parceria fique na informalidade. Mas no se esquea de se prevenir de possveis imprevistos - nunca se sabe quando um acordo quebrado. Dependendo do caso, um simples contrato de servios pode evitar grandes problemas. O histrico de relacionamento tambm pode fazer a diferena.



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O patrocnio quando outro empresa faz investimento em dinheiro no evento. Para eventos corporativos, a melhor maneira para encontrar patrocinadores procurar por empresas que possuam o mesmo pblico alvo e favorecer a exposio dos produtos/servios das mesmas.

Crie uma apresentao clara do que ser seu evento, qual ser o seu pblico e quantas oportunidades de negcio podero surgir com a parceria - independentemente da inteno ser realizar uma permuta ou conseguir patrocnio.

Inicialmente, procure ajudar seu parceiro a perceber os retornos reais sobre o investimento. No longo prazo, voc perceber que criar laos de confiana e fazer com que ele se sinta cada vez mais parte do evento muito importante para faz-lo investir mais.

Caso queira saber mais sobre o assunto, recomendamos o eBook Os 3 maiores segredos que ainda no te contaram sobre patrocnio para eventos. Nele voc ir entender de maneira aprofundada como funciona a dinmica por trs de patrocnios e como extrair valor deles no curto e longo prazo.



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Regulamentao do eventoSe seu evento for considerado um evento de grande porte, ser necessrio que voc obtenha um alvar de autorizao (tambm chamado de alvar eventual) da autoridade local para realiz-lo. Os documentos exigidos e o que considerado como grande evento variam de acordo com a legislao estadual e municipal na cidade de So Paulo, por exemplo, instalaes que comportam 250 pessoas ou mais necessitam de alvar, como voc pode ver aqui portanto, importante que voc se informe sobre as peculiaridades da sua regio. O perodo de liberao da autorizao tambm varia - ns recomendamos o requerimento do alvar com antecedncia de no mnimo um ms antes da realizao do evento.

Para seu evento receber autorizao para ocorrer, voc dever preencher um formulrio e apresentar um alvar do corpo de bombeiros local, contrato e certificado da empresa de segurana, contrato de locao e laudo tcnico de segurana. E a lista pode ser maior: tudo depende das autoridades locais. Mas o importante nunca ignorar a importncia de ter um alvar. Depois que voc definir a dimenso e o planejamento do evento (e possivelmente antes de iniciar a divulgao), garanta que



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a autorizao ser expedida sem problemas. Adeque-se s exigncias e realize um evento de acordo com as especificaes legais - assim, voc evita problemas com as autoridades e promove um evento mais seguro.

No seja pego de surpresa, lembre-se tambm de incluir no planejamento do evento esses custos.



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PalestrantesSaber lidar bem com palestrantes - principalmente com os Keynotes - importantssimo, pois eles costumam ser pessoas influentes e formadoras de opinio. Se eles apreciarem o tratamento recebido e, principalmente, gostarem do evento, podem oferecer grande prestgio ao seu negcio. Garantir satisfao total de um palestrante em relao ao seu evento significa que eles iro compartilhar mais informaes sobre voc - seja em redes sociais ou no boca a boca - e, quem sabe, recomendar sua empresa.

E, para oferecer o melhor apoio possvel a essas pessoas to importantes para seu evento, existe a atividade dos sombras. Os sombras so pessoas da sua empresa cuja nica atribuio ficar por conta de determinados palestrantes. Dessa forma, o palestrante ter sempre por perto algum para tirar suas dvidas, conversar, se localizar e que se responsabilize por horrios de voos, check-in, check-out e outros. O ideal que os sombras possuam um nvel hierrquico similar ao do palestrante. Por exemplo, se o CEO de uma determinada empresa for seu palestrante, recomendvel que o CEO da sua empresa o acompanhe, pois far com que ele se sinta mais vontade e mais importante (claro que em eventos grandes mais difcil



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fazer isso, ento recomenda-se a designao de um sombra, mas o CEO faz contato em diversos momentos, por exemplo). No caso de clientes palestrantes, os gestores de conta so a melhor opo.

Instrua os sombras a ficarem sempre atentos para no serem inconvenientes e acabarem invadindo a privacidade da pessoa ou serem distantes demais e gerar desconforto ao palestrante caso surjam dvidas. Deixe claro para eles que melhor escutar mais do que falar - isso tende a gerar mais empatia. Alm de fornecer todos os contatos do palestrante ao sombra, importante que ele tambm fornea seus contatos para casos de emergncia ou imprevistos.

Lembrando que uma nica pessoa consegue ser sombra de at no mximo dois palestrantes de forma eficiente.

Convencer pessoas da sua empresa a exercerem a funo de sombra costuma ser bem fcil, basta enfatizar que ela ter a oportunidade de ficar bem prxima a grandes nomes do mercado. Esta troca de conhecimento e networking pode ser muito proveitosa para sua empresa e colaboradores, ento procure escolher funcionrios ou colegas de trabalho de bastante confiana para a tarefa.



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Outra circunstncia importante a ser levada em considerao para ser feita com palestrantes o chamado briefing, que nada mais que instrues dadas para influenciar na palestra. Normalmente, palestrantes profissionais no precisam de briefing - basta que voc escolha entre as palestras que ele oferece. Se ele tiver dvidas, elas iro girar em torno do pblico, do local, da forma de transmitir a mensagem e outros pontos que so bem simples de serem alinhados.

Quando o palestrante no profissional, sugerimos algumas aes:

Enfatize os assuntos que voc quer que ele aborde no palco; Procure pedir a apresentao um dia antes e oferea ajuda, caso ele precise. Isso ir estimula-lo a se preparar melhor; Instrua-o para que ele termine a palestra com uma frase de impacto, seguida de um agradecimento. Isso costuma influenciar bastante a opinio do pblico.

No deixe de realizar o briefing, pois ele pode ser o determinante para a palestra ser um sucesso ou um fracasso para seu evento. Ele pode ser realizado atravs de um telefonema ou por email, dependendo da quantidade de palestrantes.



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InfraestruturaDedicao, disciplina e pacincia so caractersticas indispensveis para quem quer produzir um evento que atenda (ou at mesmo supere!) as expectativas dos participantes. Para que tudo saia como esperado e evitar imprevistos , fundamental uma produo detalhada - independentemente do porte do evento. Neste captulo, explicaremos os pontos da produo mais comuns em eventos corporativos.

Ambientao A ambientao o melhor caminho para voc fazer seu pblico se sentir vontade. E tratando de ambiente, leve em considerao o que se pode ver, o que se pode ouvir e o que se pode sentir. Ter ateno com os diversos aspectos - em especial se for um evento de alto padro - pode ser uma boa maneira de torn-lo mais agradvel e marcante aos participantes: detalhes fazem toda a diferena.



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Dependendo da ocasio, interessante contratar empresas especializadas em ambientao. Eles iro procurar entender exatamente o perfil do seu pblico para produzir o ambiente mais agradvel possvel. Uma tima maneira de economizar neste aspecto procurar um local j ambientado conforme seu pblico aprecie.

CredenciamentoNessa altura do eBook voc j deve saber quantas pessoas planeja receber em seu evento e, para garantir a estrutura do mesmo, basta saber a quantidade de pessoas na equipe de credenciamento (como abordamos no captulo 6) e o mtodo de controle de entrada. Os mtodos mais utilizados em eventos corporativos so: check-in online, check-in via aplicativo, check-in via leitor de cdigo de barras ou check-in via lista impressa. Para no ficarem dvidas, vamos detalhar cada um deles abaixo:

Check-in online: o mais utilizado em eventos corporativos. Possui grande flexibi-lidade pois permite que os convidados sejam identificados somente com seus docu-mentos, porm mais suscetvel fraudes se comparado mtodos que envolvem leitura de cdigo. Como o que normalmente atrasa o processo a entrega de crachs, o check-in online acaba sendo escolhido pela maior velocidade de entrada, compen-



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sando a demora na entrega das identificaes. A infraestrutura necessria para esse mtodo apenas uma bancada com um computador com acesso internet para cada operador de credenciamento.

Check-in via celular ou via leitor de cdigo de barras: estes so os modos mais seguros e rpidos para controlar a entrada do seu evento. Basta um celular ou leitor para metade da equipe realizar o check-in enquanto a outra metade da equipe fica responsvel por distribuir os crachs. Devido falta de flexibilidade, recomendado ter disposio pelo menos um computador com acesso internet para realizar o check--in online em caso de situaes especiais.

Check-in via lista impressa: este o modo mais comum em cursos, workshops e locais sem acesso computadores ou internet. O modelo de operao deste mtodo seria similar ao do check-in online, s que ao invs de assinalar no sistema, seriam assinalados no papel. Lembre-se que repartir as filas por ordem alfabtica pode agili-zar (e muito!) o procedimento. Mesmo que o mtodo principal seja outro, interessan-te sempre ter as listas impressas como backup.



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Alimentao Lembre-se de verificar se no local existe infraestrutura necessria para que o que voc planeja oferecer como alimentao seja distribudo no evento sem complicaes. Geralmente, a pessoa responsvel pelo buffet contratado saber explicar exatamente a infraestrutura necessria para o seu evento.

Contrapartidas de patrocinadoresNo se esquea de organizar tudo o que foi acordado com seus patrocinadores e registrar toda a participao deles no evento com fotografias ou vdeos. Isso ser importantssimo para satisfazer seu patrocinador e aumentar suas chances de um prximo investimento.



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Testes Acompanhe sua equipe tcnica para testar absolutamente tudo o que ser utilizado durante o evento. Problemas tcnicos acontecem, porm o mximo de esforo gasto para evit-los ser sempre relevante.

Internet fundamental ter conexo com a internet dedicada ao evento, principalmente nos de grande porte. muito comum que a estrutura de check-in necessite ficar online, que o palestrante precise acessar arquivos em rede e para resolver imprevistos em geral. A parte importante deste tpico que, em primeira instncia, haja internet dedicada para a equipe e, caso deseje, um outro ponto de internet para providenciar ao pblico - o que aumenta significativamente o engajamento em redes sociais principalmente em locais com acesso deficiente de conexo 3G.

Eventos com transmisso online chegam a ter at quatro pontos de internet distintos: um para o pblico, um exclusivo para a equipe e outros dois para a transmisso. No



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caso de um roteador falhar, basta ter um reserva para ser ativado sem grandes danos ao seu evento.

Imprensa Pode parecer complicado, mas muito mais fcil agradar jornalistas do que voc imagina. Haver cobertura por parte da imprensa em seu evento? Procure fornecer uma mesa, uma cadeira, acesso de internet e pronto! Caso queira agradar ainda mais, fornea um fotgrafo disposio. bem comum em eventos corporativos com cobertura da imprensa reprteres irem sozinhos: ter um profissional para oferecer fotos satisfaz bastante.

Limpeza Lembre-se sempre de definir de quem ser a responsabilidade acerca da limpeza do local. Existem lugares que possuem profissionais contratados e j incluem este servio no valor do aluguel. E, no caso de eventos acima de 300 pessoas,



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recomendado que voc tenha pelo menos uma pessoa de planto higienizando banheiros e que limpe o que for necessrio para manter o ambiente agradvel.

Uma boa maneira de se organizar com a infraestrutura listar todos os itens que voc precisa se preocupar em sua check-list e assinalar sempre que cumprir as aes.



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Divulgao e marketingO plano de divulgao do evento pode ser encarado de forma semelhante a um planejamento de marketing da sua empresa: preciso definir bem quem o pblico alvo, em quais canais esse pblico est presente, qual o posicionamento do evento e onde ele se diferencia. A partir dessas definies estipulamos um plano de mdia, comunicando com banners, udio e vdeo o diferencial e o posicionamento do evento, bem como as datas, para alavancar as vendas. Um trabalho de assessoria de imprensa tambm bem vindo. H algumas tentativas que podem ajudar bastante. Por exemplo, muitos veculos podem enxergar algum tipo de permuta com bons olhos. Eles recebem o destaque de apoiador e um nmero de ingressos em troca do espao para sua publicidade. O grande pulo do gato, no entanto, entender que a estratgia de divulgao mais eficiente no acontece quando pensamos somente no evento e temos um sprint para a vendas de ingressos. O resultado muito mais fcil quando sua empresa



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deixa de pensar em campanhas e pensa no Marketing como um relacionamento contnuo com sua audincia. Empresas que pensam no Marketing Digital como estratgia de aquisio de clientes hoje costumam ter a produo de contedo como pea central de suas aes (veja mais dicas sobre a mecnica aqui). A Resultados Digitais e a Sympla so bons exemplos disso. A Sympla tem um blog em que d dicas relevantes para o seu pblico, os produtores de eventos. Para conseguir ter controle sobre o relacionamento e ganhar ainda mais proximidade, alguns contedos mais ricos, como eBooks completos, ficam escondidos atrs de formulrios. Para obter o contedo, preciso deixar algumas informaes para a empresa. Pronto, a Sympla j tem uma informao de contato do seu pblico e pode aquecer o relacionamento enviando mais contedo relevante para esses contatos e se mantendo sempre prxima. A Resultados Digitais usa a mesma estratgia. Como caminho para vender sua ferramenta de Marketing Digital, ela tem um blog muito reconhecido sobre o assunto, atraindo milhares de visitantes mensalmente. Para conseguir uma informao de



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contato do potencial cliente, so mais de 60 eBooks, webinars e templates disponveis apenas para quem preencher um formulrio. Com isso a empresa j tem cerca de 250.000 emails na base, pessoas que ativamente demonstraram interesse no tema e que j conhecem a empresa. A empresa, por sua vez, j vem enviando mensagens e trabalhando no relacionamento com essas pessoas. Quando chegar o momento do evento incomparavelmente mais fcil vender para essas pessoas que j conhecem a empresa e que j confiam em virtude do relacionamento, do que abordar pessoas desconhecidas por meio de veculos de mdia e tentar provar a elas que seu evento vale a pena, principalmente quando a primeira edio e ningum nunca ouviu falar dele. Se voc seguiu esse caminho e construiu uma audincia previamente, essas aes vo ajudar muito:



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Email para baseNo compre emails, no faa SPAM e tome muito cuidado com a frequncia de envio. Esses so os grandes perigos do email marketing e que, se no forem bem trabalhados, podem arruinar sua estratgia.

Dito isso, se bem utilizado, o email o principal canal de vendas para diversos negcios. uma relao direta, um a um, com cada um dos potenciais clientes e um canal barato que est sob controle total da sua empresa. Trace um calendrio de quantos e quais emails podem ser enviados, conciliando isso com as principais novidades do evento (viradas de lote, novos palestrantes, etc)

Anncios no Facebook com Custom Audiences



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Voc pode criar anncios no Facebook para promover o seu evento (aprenda mais sobre Facebook Ads nesse eBook). H opes de segmentao muito interessantes na prpria ferramenta para encontrar o pblico ideal. Mas uma opo ainda melhor usar as audincias customizadas. Com elas sua empresa pode subir uma lista de emails no Facebook, que vai fazer a conexo entre os emails e os perfis de cada pessoa e direcionar os seus anncios para essas pessoas que escolher. uma forma muito eficiente de se comunicar com a sua audincia e vender sem poluir o canal de email.

RetargetingSabe quando voc visita um produto e o anncio dele fica te perseguindo por toda a web depois? Isso retargeting. Basicamente um visitante que entra no seu site identificado e posteriormente possvel alcana-lo em redes de anncios.



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Investir nessa forma de anncio muito interessante porque comum que as pessoas no comprem no primeiro impulso. Elas querem processar melhor a ideia, avaliar agenda e etc. Usar o retargeting garantir que elas no vo se esquecer do evento e que constantemente vo pensar na compra.

Hangout com palestrantesSe voc est trazendo bons palestrantes para o evento, um esforo vlido tentar marcar durante a divulgao um Hangout que sirva de prvia e aquecimento. Essa uma forma de mostrar que o palestrante tem coisas boas a dizer e promover o evento de forma mais leve: mais bem aceito mandar um email para a sua base convidando para um bate papo com o especialista X sobre o seu mercado do que um pedido para comprar ingressos. Claro que ao longo do bate papo voc pode (e deve) explicitar a participao do palestrante no evento e falar um pouco mais do que vai acontecer por l.



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Crie urgncia uma parte relevante das aes para gerar vendas de ingressos tentar criar escassez e gerar urgncia na compra. H alguns mecanismos que podem ajudar nisso:

Escadinha de preos (lotes)Quando o preo sobe em uma data especfica, as pessoas sentem que vo perder dinheiro e podem antecipar a compra. Em geral muito recomendado trabalhar com isso e usar os prazos de cada lote na comunicao. Cupom promocionalCaso no queira fazer uma precificao em lotes, possvel criar o mesmo efeito com cupons de descontos limitados a X primeiras pessoas ou a um prazo especfico. BrindesPor fim, caso descontos e alteraes no preo no sejam a sua preferencia, possvel trabalhar com brindes extras. Por exemplo: quem entrar at a data X ganha um curso online, um lugar VIP no auditrio, concorre a um bate papo privado com um dos palestrantes, etc.



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Durante uma prtica recomendvel tambm aproveitar o evento para explorar ao mximo a imagem que ele pode transmitir.

Sempre lembre-se de criar uma Hashtag oficial do evento e de deixar essa Hashtag indicada nos impressos e em telas de transio. uma forma de padronizar a comunicao e facilitar que as pessoas do evento encontrem-se umas com as outras.

Entre as coisas que sua empresa pode publicar em mdias sociais:

Destaques das palestras: frases de impacto, pequenos vdeos; Depoimentos: pessoas falando sobre o evento; Fotos e vdeos em geral: em eventos as imagens falam muito. Tire fotos das pesso-as participando, dos palestrantes, dos bastidores. Incentive as pessoas a se marcarem nas fotos e aumentar o alcance.

ideal que voc direcione uma pessoa s para olhar para as mdias sociais. papel dela tambm acompanhar a hashtag do evento e verificar se h falhas, reclamaes e etc.



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Outra prtica que pode ser muito legal para fomentar uma comunidade dentro do evento a criao de grupos, seja no Facebook, Whatsapp ou outra opo de sua preferncia. interessante ter um canal em que as pessoas compartilham seus aprendizados e se ajudam, sendo que esse canal foi criado pela sua empresa e vai estar sempre associado a ela.



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Border geral Border um compilado de todos os lucros e custos que voc teve ao longo do seu evento. Para que ele fique completo e sem erros, importante que voc coloque o mximo de informaes possvel e discrimine todas as movimentaes de inscries, cortesias e cachs. Dessa forma, voc conseguir se basear apenas no seu border para analisar a rentabilidade do seu evento e planejar outros.

Para construir um border, recomendamos que voc faa download de uma planilha ampla que some valores individuais e o total. Para no ficarem dvidas de como realizar o fechamento dessa ferramenta, vamos explicar um pouco mais sobre os itens essenciais a seguir: Inscries: grande parte dos gerenciadores de inscrio online j do a informao sobre o tipo de inscrio vendida, assim como o seu montante. Coloque no border cada um dos tipos de inscries, com os dados de quantas foram disponibilizadas e quantas foram vendidas de cada tipo.



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Pblico: muito importante que voc tenha o controle de quantas pessoas de fato foram ao seu evento - e no somente quantas inscries foram vendidas. Coloque os dados de quantas pessoas realizaram o check-in no border para traar um panorama do custo mdio por Lead ou cliente adquirido. Cachs: este um item que tambm exige ateno e organizao. Para seu maior controle, crie uma aba na planilha que seja especfica para os tipos de cachs e como eles foram combinados. Um problema comum relacionado aos cachs a falta de nota fiscal para organizar os pagamentos legalmente. Para que no haja problema com a fiscalizao, voc pode optar por profissionais que emitam notas fiscais - mas se no houver nota, exija um documento para comprovar o pagamento, como um recibo simples.

Caso os resultados estimados no batam com as receitas em caixa, mantenha a calma. Voc deve revisar os nmeros quantas vezes achar necessrio para que tenha segurana em relao aos dados do seu evento. Procure lembrar de cada item adquirido ou contratado e que possa ter passado despercebido por voc. guas compradas de ltima hora, por exemplo, podem ter sido excludas do border por terem um valor pequeno e sem nota fiscal. Se voc somar vrios itens comprados de ltima hora nessa mesma situao, quantias razoveis podem ficar ausentes do fechamento do seu evento.



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Com seu border fechado, voc ter um documento precioso em mos que o ajudar a ter uma viso completa do seu evento. Com ele, voc ainda conseguir traar estratgias e planos de ao mais precisos para eventos futuros.



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Acerto final da equipe contratada e desmontagem da estruturaSeu evento chegou ao fim. Todos aproveitaram bastante e serviu como uma tima experincia para todos os participantes. Agora, chega a hora da devoluo do espao e da dispensa da sua equipe. Oriente-os a deixar o ambiente exatamente como o encontraram: se haviam cadeiras no espao, elas devem ser posicionadas no lugar em que estavam assim como mesas e outros itens. Como j dissemos anteriormente, no deixe de realizar uma vistoria geral sobre as condies do local alugado dessa maneira, voc evita que estragos j existentes sejam cobrados aps a realizao do seu evento.

Se voc tiver montado uma estrutura de luz, vdeo ou som, siga os passos de desmontagem e armazenamento do equipamento. Na maioria das vezes, a equipe de som possui profissionais responsveis por montar e desmontar todos os aparelhos mas, caso no existam esses profissionais, organize um check-list para a checagem dos materias ao chegarem e ao sarem. Dessa forma, voc evita dor de cabea com quem locou os equipamentos.



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Depois de conferir o palco, rea do local e banheiros, faa uma ltima checagem de acordo com os itens do check-list inicial. Caso haja alguma divergncia, convoque sua equipe para ajudar a resolver. Depois de tudo organizado e limpo, rena sua equipe e agradea a cada um pelo trabalho prestado. Voc deve enfatizar que eles foram parte fundamental para o sucesso do seu evento - fazendo-os sentir parte daquilo, mais provvel que eles aceitem participar da organizao dos seus eventos outras vezes. No tenha medo de expor os erros tanto quanto os acertos, mas faa sugestes de como devem melhorar. Diga que conta com cada um deles para a prxima e que foi um prazer t-los como equipe. Voc deve mostrar para cada um que o trabalho deles foi aprovado para que eles se sintam satisfeitos por terem sua dedicao e empenho reconhecidos. Assim voc ter uma equipe que trabalha do seu jeito e estar sua disposio para a prxima oportunidade.



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Pesquisa de satisfaoAo final de cada evento seja ele online ou presencial recomendvel realizar uma pesquisa com os participantes para mensurar a satisfao. Esse feedback de extrema importncia para saber se as expectativas do pblico foram cumpridas e onde sua empresa pode melhorar como no atendimento, na divulgao, palestrantes e em outros itens que compem a experincia.

Uma das melhores formas de se fazer isso enviar pesquisas de satisfao por email pedindo para que os participantes respondam algumas perguntas sobre o evento. Formule perguntas rpidas, objetivas e em pequena quantidade, pois quanto mais simples for seu formulrio, mais respostas voc ir receber. Para se ter bons resultados, o indicado que seja enviado pouco aps o evento, enquanto ele ainda est fresco na memria dos participantes (demorar muito para envi-lo pode reduzir a quantidade de respostas e qualidade das mesmas).

Hoje em dia existem vrias ferramentas que ajudam a realizar essa pesquisa. Voc pode usar, por exemplo, a SurveyMonkey, uma soluo online em formulrios de pesquisa e que funciona totalmente integrada Sympla. Com ela voc pode criar



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formulrios especficos para fornecedores, VIPs e outros pblicos do seu interesse, enviando pesquisas diferentes e coletando dados de grupos diversos. Depois de conseguir essas informaes, voc poder criar um relatrio mostrando o impacto que seu evento teve - assim, possvel atrair patrocnios maiores e melhores.

Caso queira garantir o mximo de respostas, o mais recomendado o uso do NPS (Net Promoter Score).

Caso prefira perguntas, recomendamos algumas ideias para servir de inspirao:

Qual foi seu principal objetivo no evento? (networking, conhecimento, etc.) Voc atingiu o seu objetivo? O que a organizao do evento deixou a desejar? O local do evento foi adequado? (distncia, comodidade, espao, etc) Caso j tenha ido a outros eventos similares, como ficou este em comparao a eles? Voc participaria novamente de um de nossos eventos? Indicaria nossos eventos para alguma outra pessoa? O contedo foi entregue como prometido? A palestra foi envolvente? Quais os seus objetivos com a palestra?



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Qual o nvel de detalhe das explicaes? Quais outros temas voc gostaria que ele tivesse abordado? As informaes adquiridas aqui podem lhe ajudar no seu negcio?

Os dados individuais do seu pblico somados s respostas de questionrios bem elaborados podem lhe dar informaes valiosas no s para a realizao de eventos futuros, mas para entender o comportamento dos participantes e ajudar ainda mais o departamento de vendas.



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Certificados de participao

Dentre os formatos de eventos corporativos, a maioria possui pblico que exige um certificado de participao. Isso ocorre para ser possvel apresentar o certificado como documento comprovatrio de presena para um chefe ou superior que tenha liberado a pessoa para participar do evento ou para adicionar ao currculo. Enviar certificados era algo bastante trabalhoso e complicado para o produtor mas, atravs da tecnologia que possumos atualmente, se tornou bem mais simples.

Hoje em dia, o uso de certificados impressos mnimo - j que, alm de gerarem elevados custos de impresso, a gesto de distribuio e entrega bastante trabalhosa. Por isso, o que se tem feito distribuir os certificados digitalmente: basta personalizar da maneira que preferir, selecionar o pblico e enviar.

Como o certificado possui grande valor para o pblico, possvel aproveitar desta ferramenta para conseguir informaes valiosas. Um prtica comum , antes de realizar o envio dos certificados, pedir para que o participante confirme suas informaes atravs da pesquisa de satisfao, j alertando que aqueles dados sero utilizados para gerar o certificado. Isso costuma aumentar bastante a quantidade de



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feedbacks obtidos sobre seu evento, independentemente do formato dele. Em casos de cursos mais extensos e completos, essa prtica costuma gerar mais de 90% de resposta para as pesquisas de satisfao.



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Email de ps vendaPode ser que sua empresa use o formato offline e faa a pesquisa de opinio e entrega de relatrio no prprio evento, mas o caso mais comum enviar isso tudo por email.

Quando fizer esse disparo, aproveite para enviar um email mais completo e que garanta uma experincia legal aos participantes. Agradea pela presena e fale da importncia deles terem ido. Indique fotos, materiais complementares e outras aes que faam a pessoa ficar com uma tima impresso de sua experincia.



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Relatrio FinalPor fim, interessante trabalhar com pelo menos 3 grandes relatrios:

Relatrio para a diretoria da empresaTem o objetivo de dar a viso geral para a empresa conseguir avaliar o evento e seu encaixe na estratgia.

interessante incluir:

Oramento projetado x realizado; Nmero de participantes; Resultados da pesquisa de satisfao; Resultados intangveis de marketing (aparies na imprensa, comentrios em redes sociais, etc);



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Receitas do evento ( Ingressos x Patrocnio x Novas Vendas X Upgrade de clientes) ROI total Depoimentos

Relatrio para patrocionadoresEm geral, o prprio patrocinador ter suas prprias mtricas e formas de avaliar o quanto o investimento valeu a pena, mas independente disso, sua empresa demonstra preocupao com e profissionalismo ao enviar um relatrio.

Esse relatrio deve mostrar ao patrocinador que de fato um bom evento e ajud-lo a justificar esse investimento em sua empresa.

Basicamente uma parte do que voc enviou diretoria:

Agradecimentos; Nmero de participantes; Resultados da pesquisa de satisfao;



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Resultados intangveis de marketing (aparies na imprensa, comentrios em redes sociais, etc); Depoimentos

Relatrio para a rea de Marketing/EventosNesse caso, um relatrio mais interno para documentar aprendizados e j ajudar a planejar os prximos anos.

O ideal que a empresa faa uma reunio de post-mortem, documente os pontos positivos e negativos e transforme tudo em aprendizado para as prximas opinies.

um relatrio mais qualitativo, entrando muitas opinies e sentimentos que vo alm ou ajudam a explicar os nmeros.

Esse documento deve ser utilizado antes de planejar o evento seguinte.



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CaseA Resultados Digitais uma empresa que tem como core um software de gesto e automao de Marketing Digital. A empresa fundada h pouco mais de 4 anos usou sua estratgia de contedo para criar uma verdadeira mquina online de audincia e vendas, conseguindo um crescimento bastante acelerado.

O seu software foi lanado em 2012 e em 2013, quando contava com cerca de 300 clientes, a empresa realizou seu primeiro evento, trazendo 300 participantes (cerca de metade no clientes). Essa primeira edio serviu como um teste e permitiu que a empresa colhesse o feedback inicial dos participantes, que foi muito relevante para a edio seguinte, de grande porte.

Em outubro de 2014 a Resultados Digitais realizou a segunda edio do RD Summit. O planejamento inicial era de um evento para 1.000 pessoas, mas com a alta demanda de ingressos o evento foi ajustado e recebeu mais de 1.300 participantes.

Com o feedback da primeira edio, percebeu-se que haviam dois grandes problemas:um dia s foi uma expe

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