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DESCRITIVO DA EMPRESA CÉLULA GESTAO DE DOCUMENTOS, ARQUIVOS E INFORMAÇÕES LTDA

A Célula está localizada na Rod Br 040, km 800, n 24, no Condomínio Empresarial Park Sul, município de Matias Barbosa, próximo à entrada da cidade de Juiz de Fora.

Nossas unidades possuem estantes projetadas e construídas usando conceitos rígidos de segurança, de forma a proporcionar resistência estrutural na verticalização.

Possuímos circuito interno de alarme 24h por dia, sistema de segurança interno contra incêndio e monitoramento 24h por dia da temperatura do Data Center, backups de segurança internos e externos dos servidores, bem como vigilância 24 horas por dia, 7 dias na semana, dos galpões do Condomínio Empresarial.

Contamos com profissionais treinados e qualificados para atender às necessidades de nossos clientes. Possuímos veículos próprios e equipe qualificada quanto aos procedimentos de segurança e conservação adotados na manipulação das embalagens e documentos transportados. A CÉLULA assume a responsabilidade de manter rigoroso sigilo sobre quaisquer dados ou informações decorrentes dos documentos que lhe forem confiados para armazenagem, conforme descrito na cláusula 4.8 do contrato assinado entre as partes. O galpão de armazenagem dos documentos tem acesso restrito às pessoas autorizadas, sendo que as caixas padrão para armazenagem dos documentos não tem na sua parte externa qualquer identificação com o nome da empresa, ou com o seu conteúdo. O HMTJ, opcionalmente, poderá lacrar as caixas com lacres próprios. SISTEMA DE GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED): A CÉLULA disponibiliza para o HMTJ um sistema de gerenciamento de documentos para acesso via internet, denominado sistema GED. O sistema GED faz o controle de usuários que acessam a base de dados da HMTJ através de senhas de identificação, habilitação e permissão, senhas estas que são criptografadas, além do acesso seguro ao GED via HTTPS. A base de dados do HMTJ no sistema GED é gerenciada por pessoa designada pelo representante legal do HMTJ, denominado GESTOR, e seus dados estão registrados no ANEXO I do Contrato, onde a CÉLULA procedeu a correspondente habilitação e liberação de acessos e permissões no sistema GED . O GESTOR com sua senha de identificação/acesso é responsável pelo cadastro e habilitação no sistema GED de outros usuários. O GESTOR a qualquer momento poderá também desabilitar um usuário no sistema GED.

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Caso haja substituição do GESTOR, a empresa HMTJ deverá comunicar expressamente por escrito em papel timbrado da empresa os dados do novo GESTOR conforme descrito no ANEXO I do contrato. O referido documento deverá ser obrigatoriamente assinado pelo GESTOR e Representante legal da HMTJ. O Sistema GED poderá ser utilizado para:

• Várias possibilidades de consultas aos documentos;

• Solicitação de cópias de documentos ou digitalização sob demanda;

• Requisição de Material/embalagens;

• Requisição de caixas/documentos para consultas;

• Devoluções de consultas realizadas;

• Ativação ou desativação de usuários, incluindo definição de permissões individuais;

• Acompanhamento de solicitações por usuário;

• Consulta On line das imagens dos prontuários previamente digitalizados. BENEFICIOS DO RASTREAMENTO DE PRONTUÁRIOS NO GED: O sistema GED otimiza o procedimento de consulta e armazenagem dos prontuários do HMTJ. Os prontuários são cadastrados individualmente no Sistema GED de acordo com índices definidos pelo HMTJ . Cada prontuário recebe uma etiqueta de código de barras, seus índices são digitados no GED, possibilitando múltiplas consultas, segurança no acesso e rastreabilidade. Indices escolhidos:

• NÚMERO DO SAME/PRONTUÁRIO

• NOME DO PACIENTE

• DATA DE INTERNAÇÃO

• DATA DA ALTA

Os índices adicionais solicitados pelo HMTJ estão sendo incluídos no Sistema:

• SEXO

• DATA DE NASCIMENTO

• CID

• NOME DA MAE

• DATA DO ÓBITO

Com a decisão pela terceirização da guarda dos prontuários, o hospital deixa de ter a preocupação constante com espaço adequado para o armazenamento do grande volume de documentos gerados mensalmente e com mão de obra qualificada para organizar e manusear esta documentação.

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O Hospital também ganha espaços internos para uso da atividade fim da empresa, tendo a garantia que o seu documento está armazenado em local seguro, com rastreabilidade e controle de acesso. ATENDIMENTO: O nosso atendimento será das 08:00h às 18:00h, de segunda a sexta-feira, com prazo de até 24 horas, contados a partir do dia e hora de registro do requerimento, para disponibilização, entrega ou coleta dos documentos. Para os atendimentos emergenciais, o tempo de atendimento é de até 4 horas a contar do registro do requerimento. Caso seja necessário utilizar as dependências da Célula para consulta de documentos, disponibilizamos uma sala própria, estando aberta a auditorias e visitas dos órgãos de vigilância e saúde publica de qualquer instancia (municipal, estadual ou federal), desde que seja acompanhado por funcionário autorizado pelo HMTJ para solicitação e consultas de documentos.

GERENCIAMENTO E CONTROLE DE DOCUMENTOS:

A CÉLULA fará o gerenciamento e controle dos documentos do HMTJ. Entende-se por documento, toda e qualquer base de conhecimento fixada materialmente por registro gráfico, magnético ou ótico, que possa ser cadastrado para consulta, incluindo, mas não limitado a registros gráficos de qualquer natureza, disquetes, suportes fonográficos e audiovisuais sob qualquer formato, bases de dados e registros backups. Entende-se por cadastro, a aplicação de um mecanismo de identificação de código de barras para cada documento no sistema GED, com o objetivo de permitir o seu manuseio. O mecanismo de indexação será estabelecido de acordo com as características do documento. Em qualquer hipótese, a aplicação do mecanismo de identificação terá como única finalidade permitir o manuseio de cada documento, e não a identificação de seu conteúdo. Entende-se por indexação o cadastro no sistema GED de campos específicos para consulta futura dos documentos. O HMTJ, desde que a natureza do documento assim permita, poderá optar pela sua consulta da imagem do documento, direto no sistema GED, mediante solicitação, através do formulário de requisição emitido no sistema GED.

MANUSEIO E MOVIMENTAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Entende-se por manuseio a retirada ou a recolocação de caixas/documentos nas estantes da CÉLULA, possibilitando ao HMTJ a livre consulta a seus documentos. Entende-se por movimentação o transporte de caixas/documentos, a pedido do HMTJ, através do formulário de requisição /comprovante de entrega / devolução de caixa emitido via GED, do galpão da CÉLULA a um local indicado pelo HMTJ ou vice-versa, em um prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas, exceto sábados, domingos e feriados. O serviço de movimentação, em qualquer hipótese, não engloba o serviço de manuseio.

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Os serviços de manuseio serão prestados exclusivamente pela CÉLULA, cabendo ao HMTJ a opção pela utilização dos serviços de movimentação. Relatório de Acompanhamento dos Serviços de Gestão de Documentos Assinatura do Contrato: 08/02/2010 Início dos Trabalhos: 18/02/2010

� Colocação dos documentos previamente dedetizados em caixas padrão CE 20/20.

� Transporte para as dependências da Célula (4 viagens de caminhão).

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Início dos trabalhos de organização em 04/03/2010, composto de:

Implantação:

Materiais e Serviços Unidade Volume Coletado

Coleta e Transporte de Implantação Caixa CE 20/20 1539

Caixa de papelão duplo CE 20/20 Caixa 1539

Cadastro e implantação Repositórios Caixa 1539

Indexação de Prontuário Prontuário Sob demanda

Manuseio de Entrada Caixa 1539

Obs: A Célula não cobrará o excedente de indexação de prontuários. Serviços Mensais:

SERVIÇOS MENSAIS

Materiais e Serviços Unidade Quantidade (previsão)

Licença de Uso do Sistema GED licença 1

Armazenamento Caixa CE 20/20 caixa 1.539

Serviços sob demanda documento Sob demanda

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FOTOS DO ARQUIVO DO HMTJ ANTES DA TERCEIRIZAÇAO:

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FOTOS DO ARQUIVO DA CÉLULA: