IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS … · 2012-05-23 · Avaliação de eficácia ......

IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS DOS SERVIDORES

Proposto por:

Departamento de Desenvolvimento de Pessoas (DEDEP)

Analisado por:

Diretor-Geral da Diretoria Geral de Gestão de Pessoas (DGPES)

Aprovado por:

Chefe do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ)

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.

Base Normativa: Código: Revisão: Página:

Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 15 1 de 16

1 OBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para identificar necessidades de desenvolvimento

das competências profissionais dos servidores do Poder Judiciário do Estado do Rio de

Janeiro (PJERJ).

2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica às unidades organizacionais administrativas e

jurisdicionais do PJERJ, com o Sistema Integrado de Gestão (SIGA) implementado ou

em processo de implementação, passando a vigorar a partir de 18/06/2012.

3 DEFINIÇÕES

TERMO OBJETO

Ações de capacitação e de desenvolvimento

Ações que contribuem para a atualização profissional e o aperfeiçoamento dos servidores em alinhamento aos objetivos institucionais do PJERJ.

Ações Formais Ações de capacitação e de desenvolvimento ministradas por Instituição de Ensino.

Ações Não Formais Ações estruturadas na própria Unidade Organizacional (UO) para fins de treinamento, visando o desenvolvimento de competências profissionais dos servidores.

Avaliação de eficácia Modalidade de avaliação, que tem por objetivo verificar se a ação de capacitação e desenvolvimento planejada foi realizada e os resultados planejados foram alcançados.

Colaborador Aquele que presta algum tipo de serviço à Instituição de forma regular, como Funcionário terceirizado, Estagiário, Mensageiro, dentre outros.

Competências Profissionais

Conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes expressas pelo desempenho profissional do indivíduo dentro de determinado contexto organizacional, que agrega valor às pessoas e à organização.





TERMO OBJETO

Facilitador do SIGA Servidores lotados nos Núcleos Regionais (NUR) responsáveis pela multiplicação dos elementos componentes do Sistema Integrado de Gestão adotado no PJERJ.

Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais do Servidor

Modalidade de análise realizada em conjunto pelo gestor e servidor que visa verificar que competências profissionais o servidor necessita desenvolver ou aprimorar, considerando-se o estabelecido na Matriz de Competências do Papel Profissional.

Matriz de Competências

Instrumento no qual são relacionadas as competências profissionais e os requisitos para cada papel profissional a ser desempenhado nas unidades organizacionais do PJERJ.

Representante da Administração Superior

1-Membro da unidade organizacional participante de escopo de certificação ISO 9001:2008, que detém responsabilidade e autoridade para representá-la na gestão da qualidade (RAS);

2-Membro da unidade organizacional que detém responsabilidade e autoridade para representá-la na gestão da qualidade (RD).

4 RESPONSABILIDADES GERAIS

FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Facilitadores do SIGA

• Acompanhar e orientar as Unidades no processo de Identificacão das Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais dos Servidores;

• consolidar as informações do Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento das UO no formulário eletrônico FRM-DGPES-040-11 – Consolidação das Necessidades de Desenvolvimento;

• enviar ao Serviço de Desenvolvimento Profissional, da Diretoria Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEDEP), a consolidação das necessidades de desenvolvimento da UO;

• substituir o gestor ou RAS, conforme o caso, na implementação e avaliação de eficácia, quando necessário.





FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Gestor da unidade organizacional

• Realizar, em conjunto com os servidores, a Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais;

• encaminhar ao Facilitador do SIGA cópia do FRM-DGPES-040-08 - Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da UO;

• estruturar e registrar as ações não formais de capacitação e desenvolvimento no FRM-DGPES-040-04-Registro de Ações Não Formais para o Desenvolvimento de Competências Profissionais;

• supervisionar a realização das ações, formais e não formais, de capacitação e desenvolvimento;

• avaliar a eficácia das ações, formais e não formais, de capacitação e desenvolvimento realizadas.

Representante da Administração Superior – RAS/RD/RDS

• Enviar ao Serviço de Desenvolvimento Profissional, da Diretoria Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEDEP), o FRM-DGPES-040-08 - Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da UO;

• avaliar a eficácia das rotinas administrativas implementadas por ele.

Servidores

• Consultar a tabela de correlação na página da ESAJ e verificar os cursos correspondentes;

• acompanhar a programação, inscrever-se e participar dos cursos previstos pelo processo de Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais;

• participar das ações não formais indicadas para o desenvolvimento de competências profissionais.

Serviço de Desenvolvimento Profissional, da Diretoria Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEDEP)

• Dar início ao processo de implementação e renovação anual da Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais dos Servidores;

• assessorar gestores no processo de Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais dos Servidores, orientando quanto à metodologia e ao uso dos instrumentos;

• encaminhar à ESAJ o formulário eletrônico FRM-DGPES-040-11 - Consolidação das Necessidades de Desenvolvimento.





5 CONDIÇÕES GERAIS

5.1 O processo descrito a seguir é iniciado a partir da consulta à Matriz de Competências

Profissionais da unidade organizacional, disponível na página da intranet

institucional>sistema integrado de gestão>matrizes de competência do PJERJ.

5.2 A Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das Competências

Profissionais dos Servidores é um processo cíclico e renovado anualmente.

5.3 A renovação do processo acontece no mês de outubro, com validade para o ano

seguinte (janeiro a dezembro). O SEDEP envia e-mail às UO, informando a data de

início para contagem do prazo de 30 (trinta) dias.

5.4 Os colaboradores não participam do processo de Identificação das Necessidades de

Desenvolvimento das Competências Profissionais.

5.5 Os treinamentos, para adequação aos processos de trabalho, realizados pelos

colaboradores (terceirizado/estagiário/outros colaboradores) recém-ingressados na

UO, são registrados no FRM-DGPES-040-09 – Registro de Treinamento para

Colaboradores.

5.5.1 Os treinamentos realizados posteriormente, pelos colaboradores, são registrados no

formulário FRM-DGPES-040-04 - Registro de Ações Não Formais para o

Desenvolvimento de Competências Profissionais.

5.6 As rotinas administrativas implementadas para servidores são registradas no FRM-

DGPES-040-04 – Registro de Ações Não Formais Para o Desenvolvimento de

Competências Profissionais, sendo verificada a eficácia no prazo estabelecido no item

5.8. Pormenores sobre implementação encontram-se detalhados no anexo 4 –

Diagrama de Implementação e Avaliação de Eficácia de Rotinas Administrativas.

5.6.1 Pequenas alterações em rotinas administrativas, a critério do gestor do processo de

trabalho, podem ser comunicadas por e-mail, desde que não haja prejuízo no

entendimento. Neste caso, cópia da mensagem enviada é arquivada em pasta

eletrônica.





5.7 A implementação ocorre antes da vigência da RAD.

Há casos em que a implementação ocorre após a vigência, como por exemplo:

• funcionário ausente no período da implementação;

• funcionário recém-ingressado no PJERJ ou na unidade organizacional;

• unidade organizacional em processo de implementação do SIGA.

No anexo 4 desta RAD encontra-se o diagrama de implementação de RAD.

5.8 O prazo para avaliar a eficácia das ações de capacitação formal ou não formal é de até

três meses após a conclusão da ação, com exceção da implementação de Rotinas

Administrativas Gerais do PJERJ, cujo prazo é de até seis meses, com possível

dilação deste prazo em virtude da periodicidade do procedimento.

5.8.1 A avaliação de eficácia de ações formais cujo resultado pressupõe atividades com

periodicidade indeterminada, é estabelecida quando da conclusão dessa atividade.

Ex.: projetos, ciclo de contratação etc.

5.8.2 A avaliação de eficácia é realizada por meio de observações em situações de

trabalho e/ou entrevistas com os funcionários submetidos ao treinamento, com base

nos critérios descritos abaixo, para verificar se a competência / habilidade foi

desenvolvida conforme os objetivos propostos.

5.8.3 O gestor avalia a eficácia da ação de capacitação realizada, observando os seguintes

critérios:

5.8.3.1 Para ação formal:

a) Se os objetivos propostos foram alcançados;

b) se a ação facilitou o desenvolvimento das competências profissionais;

c) se os conhecimentos apresentados têm aplicabilidade prática no local de

trabalho.





5.8.3.2 Para ação não formal são observados, apenas, os dois primeiros critérios.

5.9 O novo servidor, ao ingressar na unidade, recebe treinamento nos procedimentos

relativos às rotinas administrativas dos processos de trabalho em que atua, nas rotinas

administrativas do PJERJ, e demais conhecimentos que o gestor/RAS/RD/RDS julgar

necessários, efetuando os registros no FRM-DGPES-040-04 - Registro de Ações Não

Formais para o Desenvolvimento de Competências Profissionais e no FRM-DGPES-

040-06 – Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das Competências

Profissionais do Servidor.

6 IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS C OMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS DOS SERVIDORES

6.1 O Serviço de Desenvolvimento Profissional (SEDEP) agenda reunião com o Gestor ou

RAS/RD ou Facilitador do SIGA para implementação do processo de Identificação das

Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais dos Servidores

nas unidades organizacionais.

6.2 Demais servidores participam da reunião a critério dos gestores e do

RAS/RD/RDS/Facilitadores.

6.3 O SEDEP, após implementação do processo, comunica por e-mail à UO o início do

prazo para realização da Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das

Competências Profissionais dos Servidores.

6.4 Presta assessoria, orientando quanto à realização da atividade, sempre que solicitado

pela Unidade (Gestor/RAS/RD/RDS/Facilitador).

6.4.1 O gestor, em até 30 (trinta) dias contados a partir da mensagem enviada pelo

SEDEP, em parceria com o servidor, preenche o FRM-DGPES-040-06 – Identificação

das Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais do Servidor,

analisando e indicando as competências a serem desenvolvidas para sua atuação, de

acordo com a matriz de competências do papel profissional ocupado.





6.4.2 Os conhecimentos/habilidades necessários ao desenvolvimento do servidor têm

prioridade sendo identificados e realizados tão logo possível, vez que imprescindíveis

para execução de suas atividades.

6.4.3 Os servidores que já possuem os conhecimentos/habilidades para o desempenho de

suas funções têm identificadas no formulário somente as competências que visem ao

seu aprimoramento .

6.4.4 De acordo com a especificidade do papel profissional e da Unidade, e com a

orientação do SEDEP, a Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das

Competências Profissionais é realizada pelo próprio servidor, sendo submetida

posteriormente à avaliação e validação do gestor.

6.5 Após o preenchimento do formulário (FRM-DGPES-040-06), quando da implementação

ou renovação anual do processo, o gestor preenche o FRM-DGPES-040-08 –

Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da UO relativo à sua equipe e o

envia ao RAS/RD/Facilitador, que consolida as informações e encaminha cópia ao

SEDEP, através do correio eletrônico [email protected], dentro do prazo estabelecido

de 30 (trinta) dias.

6.5.1 Nos Núcleos Regionais, os gestores encaminham aos Facilitadores o FRM-DGPES-

040-08 - Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da UO.

6.5.2 Os Facilitadores do NUR consolidam as informações do NUR, por Comarca, na

planilha eletrônica FRM-DGPES-040-11 – Consolidação das Necessidades de

Desenvolvimento, no prazo de 10 (dez) dias úteis.

6.6 O SEDEP recebe as informações das necessidades de desenvolvimento das UO

(FRM-DGPES-040-08 e FRM-DGPES-040-11), analisa, consolida na planilha

eletrônica FRM-DGPES-040-11 - Consolidação das Necessidades de Desenvolvimento

e encaminha à Escola de Administração Judiciária (ESAJ).

6.7 Os originais dos formulários preenchidos permanecem na UO para acompanhamento

da implementação das ações de capacitação e desenvolvimento.





7 PLANEJAR E SUPERVISIONAR A PARTICIPAÇÃO DO SERVID OR NAS AÇÕES DE CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS

7.1 Cabe ao gestor incentivar a participação dos servidores em ações de capacitação não

formais (estruturadas na UO) e/ou formais (cursos/palestras), orientando o servidor

para que consulte a tabela de correlação (conhecimento/habilidade x cursos) na página

da ESAJ na intranet (ESAJ > tabela de correlação) sempre que necessário.

7.1.1 Quando proveitoso ao servidor desenvolver uma competência que não conste na

tabela de correlação e seja imprescindível para a execução dos seus processos de

trabalho, o gestor solicita à ESAJ orientação sobre cursos que auxiliem nesse

desenvolvimento.

• AÇÃO NÃO FORMAL

7.2 No caso de realização de ações não formais, o gestor preenche o FRM-DGPES-040-

04 – Registro de Ações Não Formais para o Desenvolvimento de Competências

Profissionais, conforme orientações constantes do Manual de Metodologias para

Implementação de Ações Não Formais (MAN-DGPES-040-02).

7.3 São exemplos de Ações Não Formais: Implementação de rotinas administrativas;

multiplicação de conhecimentos e experiências realizada em local de trabalho;

participação em grupos de estudo/pesquisa; participação em grupo de trabalho para

identificação de oportunidade de melhoria, etc.

7.4 Caso a ação não se realize, o gestor justifica no item 7 do FRM-DGPES-040-04 -

Registro de Ações Não Formais para o Desenvolvimento de Competências

Profissionais, sugerindo nova data e, não sendo eficaz, propõe nova ação de

capacitação.

• AÇÃO FORMAL

7.5 O servidor consulta a tabela de correlação na página da ESAJ, na intranet, e verifica os

cursos correspondentes.





7.6 Consulta a programação mensal e inscreve-se no curso desejado, após autorização do

gestor.

7.7 Após a realização do curso, e dentro do prazo estipulado, o gestor consulta o item 5.8

desta RAD e, em conjunto com o servidor, avalia sua eficácia.

7.7.1 Caso a ação seja avaliada como não eficaz, o gestor encaminha à ESAJ o FRM-

DGPES-049-06 – Comunicação de Não Eficácia de Ações Formais de Capacitação e

propõe nova ação de capacitação para suprir a competência, registrando-a no item 5

do FRM-DGPES-040-06 - Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das

Competências Profissionais do Servidor.

7.7.2 Da mesma forma, caso a ação não se realize, o gestor justifica no mesmo item do

formulário supracitado, propondo ações gerenciais.

7.8 Caso verificada a necessidade de desenvolver competência que não esteja relacionada

no planejamento realizado e consolidado, o gestor acrescenta no item 4 do formulário

já preenchido, FRM-DGPES-040-06, o conhecimento a ser desenvolvido, com a

justificativa para a nova capacitação, buscando junto à ESAJ o curso adequado, ou

realizando ação não formal. Neste caso, não é preciso encaminhar consolidação dessa

nova capacitação para a DGPES/SEDEP.

8 PRESTAR APOIO ÀS UNIDADES NO PROCESSO DE IDENTIFI CAÇÃO DAS NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PR OFISSIONAIS DOS SERVIDORES

8.1 O SEDEP presta apoio às UO no processo de Identificação das Necessidades de

Desenvolvimento das Competências Profissionais através de reuniões, contato

telefônico ou pelo correio eletrônico institucional.

8.2 As reuniões são agendadas mediante solicitação da UO

(Gestor/RAS/RD/RDS/Facilitador), ou por sugestão do SEDEP, e registradas na

Planilha Eletrônica - Registro de Acompanhamento – FRM-DGPES-040-12.





8.3 O SEDEP entrega a lista de presença – FRM-DGPES-040-10 aos participantes da

reunião para colher as assinaturas.

9 INDICADOR

NOME FÓRMULA PERIODICIDADE

Taxa de implementação do processo Identificar Competências Profissionais dos Servidores

[Nº de servidores incluídos no processo /

Nº total de servidores do PJERJ] X 100 Trimestral

10 GESTÃO DE REGISTROS

10.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu

arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir:

IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD*

RESPONSÁ-VEL

ARMAZE-NAMENTO

RECUPE-RAÇÃO PROTEÇÃO

RETENÇÃO (ARQUIVO

CORRENTE - PRAZO DE

GUARDA NA UO**)

DISPOSIÇÃO

Formulário de Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais do Servidor FRM-DGPES-040-06 (Pessoais - originais)

0-2-2-1a UO Pasta Nome/ Matrícula

Condições apropriadas

2 anos DGCON/

DEGEA***

Formulário de Registro de Ações Não Formais para o Desenvolvimento de Competências Profissionais FRM-DGPES-040-04

0-2-2-1a UO Pasta Data Condições apropriadas 2 anos

DGCON/ DEGEA

Formulário de Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da UO FRM-DGPES-040-08 -originais

0-2-2-1a UO Pasta Assunto Condições apropriadas

2 anos DGCON/ DEGEA

Cópias do Formulário de Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da UO FRM-DGPES-040-08

0-2-2-1a SEDEP Disco Rígido

Unidade Back-up e Condições apropriadas

2 anos Eliminação

na UO

Formulário de Registro de Treinamento para Colaboradores FRM-DGPES-040-09 – originais

0-2-2-1a UO Pasta Nome/CPF Condições apropriadas

2 anos DGCON/ DEGEA





IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD*

RESPONSÁ-VEL

ARMAZE-NAMENTO

RECUPE-RAÇÃO PROTEÇÃO

RETENÇÃO (ARQUIVO

CORRENTE - PRAZO DE

GUARDA NA UO**)

DISPOSIÇÃO

Lista de Presença FRM-DGPES-040-10

0-1-1-1b SEDEP Pasta Data Condições apropriadas

4 anos DGCON/ DEGEA

Planilha eletrônica - Registro de Acompanhamento – FRM-DGPES-040-12

0-2-2-1a SEDEP Disco rígido

UO/

Assunto

Back-up e condições

apropriadas 2 anos

DGCON/ DEGEA

Cópias da Correspondência Expedida

0-6-2-2j SEDEP Disco rígido

Assunto Back-up e condições

apropriadas 2 anos

Eliminação na UO

Correspondência Recebida 5-5-4 SEDEP Disco rígido

Assunto Back-up e condições

apropriadas 2 anos

Eliminação na UO

Consolidação das Necessidades de Desenvolvimento - FRM-DGPES-040-11

0-2-2-1a SEDEP Disco Rígido

Unidade Back-up e Condições apropriadas

2 anos Eliminação

na UO

Legenda:

*CCD = Código de Classificação de Documentos.

**UO = Unidade Organizacional.

***DGCON/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento.

Notas:

a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGCON-020 - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.

b) DGCON/DEGEA – procedimentos da RAD-DGCON-002 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RAD-

DGCON-017 - Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGCON -021 – Gerir

Arquivo Permanente.

c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a

proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de

Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.

11 ANEXO

• Anexo 1 - Fluxograma do procedimento: Identificar necessidades de

desenvolvimento das competências profissionais dos servidores;

• Anexo 2 – Fluxograma do procedimento: Planejar e supervisionar a participação do

servidor nas ações de capacitação e desenvolvimento de competências;





• Anexo 3 – Fluxograma do procedimento: Prestar apoio às unidades no processo de

identifcação das necessidades de desenvolvimento das competências profissionais

dos servidores;

• Anexo 4 – Diagrama de Implementação e Avaliação de Eficácia de Rotinas

Administrativas.

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ANEXO 1 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO IDENTIFICAR NE CESSIDADE DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS DOS

SERVIDORES





ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PLANEJAR E SUPERVISIONAR A PARTICIPAÇÃO DO SERVIDOR NAS AÇÕES DE

CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS





ANEXO 3 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PRESTAR APOIO ÀS UNIDADES NO PROCESSO DE IDENTIFCAÇÃO DAS NECESSIDADES DE DESENV OLVIMENTO DAS

COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS DOS SERVIDORES

IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COM PETÊNCIAS PROFISSIONAIS DOS SERVIDORES




ANEXO 1 – DIAGRAMA DE IMPLEMENTAÇÃO E AVALIAÇÃO DE EFICÁCIA DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS

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