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Funes Administrativas

PLANEJAMENTO Importncia ......................................................................................................................................................................................... 1 Significado .......................................................................................................................................................................................... 2 Princpios ............................................................................................................................................................................................ 2 Elementos Do Planejamento ............................................................................................................................................................... 2 Tipos De Planos .................................................................................................................................................................................. 2 Limitaes Do Planejamento .............................................................................................................................................................. 3 Logstica E Estratgica ....................................................................................................................................................................... 3 O Processo Da Tomada De Deciso ................................................................................................................................................... 3 Planejamento Eficaz............................................................................................................................................................................ 4 ORGANIZAO.............................................................................................................................................................................. 4 Natureza .............................................................................................................................................................................................. 4 Finalidade Da Organizao................................................................................................................................................................. 4 Os Fundamentos Da Organizao Formal .......................................................................................................................................... 4 Diviso De Trabalho ........................................................................................................................................................................... 4 Especializao..................................................................................................................................................................................... 4 Responsabilidade ................................................................................................................................................................................ 4 Autoridade .......................................................................................................................................................................................... 4 Alcance De Controle........................................................................................................................................................................... 5 Departamentalizao Bsica ............................................................................................................................................................... 5 Critrios .............................................................................................................................................................................................. 5 Delegao ........................................................................................................................................................................................... 5 Princpios............................................................................................................................................................................................ 6 Tcnicas .............................................................................................................................................................................................. 6 Funes De Linha E Assessoria.......................................................................................................................................................... 6 Tipos De Estrutura ..............................................................................................................................Erro! Indicador no definido. Linha (linear) ......................................................................................................................................Erro! Indicador no definido. Funcional ............................................................................................................................................Erro! Indicador no definido. Linha-Staff ..........................................................................................................................................Erro! Indicador no definido. Comisses ...........................................................................................................................................Erro! Indicador no definido. A Organizao Informal ..................................................................................................................................................................... 8 Caractersticas..................................................................................................................................................................................... 8 Implicaes ......................................................................................................................................................................................... 9 A Organizao Eficaz ......................................................................................................................................................................... 9 DIREO ......................................................................................................................................................................................... 9 Natureza .............................................................................................................................................................................................. 9 Fundamentos Da Direo.................................................................................................................................................................... 9 Motivao ......................................................................................................................................................................................... 10 COORDENAO .......................................................................................................................................................................... 10 Comunicao .................................................................................................................................................................................... 10 Liderana .......................................................................................................................................................................................... 11 A Direo Eficaz............................................................................................................................................................................... 11 CONTROLE.................................................................................................................................................................................... 11 Conceitos .......................................................................................................................................................................................... 11 Objetivos Do Controle ...................................................................................................................................................................... 12 O Processo De Controle.................................................................................................................................................................... 12 Premissas Para Institucionalizao Do Controle............................................................................................................................... 12 Tcnicas De Controle........................................................................................................................................................................ 12 Controle Geral Do Desempenho ....................................................................................................................................................... 12

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Funes Administrativas

PLANEJAMENTO

Importncia

Sem o planejamento impossvel executar as demais funes administrativas.

Significado

Planejar "fazer um plano" do que deve ser feito e como deve ser feito, baseado numa previso, a fim de atingir os objetivos da empresa.

Princpios

1) Flexibilidade: Os planos devem poder ser adaptados, segundo margens de tolerncia 2) Preciso: Os planos devem ser o mais exatos possvel 3) Reajustamentos: Os planos, em si, necessitam ser periodicamente reajustados

Elementos Do Planejamento

1) Plano: Como alcanar os objetivos 2) Objetivos: As "finalidades" da organizao (posio no mercado, rentabilidade,

qualidade, produo, etc) 3) Estratgia: Esforo global para atingir os objetivos gerais da empresa 4) Ttica: Esforo especfico dentro do plano estratgico 5) Eficincia: Fazer corretamente o trabalho 6) Eficcia: Fazer o trabalho mais relevante para os objetivos da empresa 7) Metas: Resultados planejados (esperados)

Tipos De Planos

TIPO DEFINIO CARACTERSTICAS Procedimentos

Relacionados com "mtodos de trabalho"

Quase sempre, so planos operacionais

Geralmente, so representados por fluxogramas

Oramentos Relacionados com "dinheiro" de receitas ou despesas, em um

Estratgicos: Quando envolvem a empresa como um todo e abrangem

www.materialconcursos.com.br determinado perodo de tempo um longo prazo (ex: planejamento

financeiro estratgico)

Tticos: Quando cobrem um departamento da empresa, a mdio prazo (ex: oramento departamental de propaganda anual)

Operacionais: Quando sua dimenso local e so de curto prazo (ex: oramentos de reparos)

Programas ou programaes

Relacionados com o "tempo", geralmente se baseiam na correlao entre tempo e atividades

Os mais simples so os "cronogramas" e os mais complexos so como o PERT

Regras, normas ou regulamentos

Relacionados com o "comportamento", especificam como as pessoas devem comportar-se em determinadas situaes, visando restringir o grau de liberdade em determinadas situaes

Quase sempre so planos operacionais (ex: normas para incndio)

Limitaes Do Planejamento

Logstica E Estratgica

A estratgica d apenas a probabilidade em relao ao futuro, e no a certeza.

Planejamento Estratgico 1) Determinao dos objetivos da empresa: Globais e departamentais 2) Anlise interna: Dos recursos, da estrutura organizacional e do desempenho da

empresa, para definir os pontos fracos e fortes 3) Anlise externa do ambiente: Dos mercados, da concorrncia e dos fatores externos

(economia, poltica, sociedade, cultura, leis, etc) 4) Formulao das alternativas estratgicas: Para alcanar os objetivos da empresa,

baseadas nas condies internas e externas

O Processo Da Tomada De Deciso

a seqncia de etapas que formam uma deciso.

Etapas 1) Percepo da situao 2) Anlise do problema 3) Definio dos objetivos 4) Procura de alternativas de soluo 5) Avaliao dessas alternativas 6) Seleo da alternativa mais adequada

www.materialconcursos.com.br 7) Implementao da alternativa escolhida

Planejamento Eficaz

Para o planejamento ser eficaz necessrio ser preciso e flexvel.

ORGANIZAO

Natureza Organizar constituir o duplo organismo, material e social (a estrutura formal) da empresa.

Finalidade Da Organizao

Para haver a Administrao necessria a Organizao.

Os Fundamentos Da Organizao Formal

o conjunto de cargos funcionais e hierrquicos, orientados para o objetivo da empresa.

Diviso De Trabalho

a especializao das pessoas, atravs da designao de tarefas especficas a cada uma das partes da empresa, para aumentar a eficincia. Quanto maior a diviso do trabalho, maior a eficincia da empresa.

Tipologia 1) Vertical: Segundo o nvel hierrquico, definindo os diferentes escales e seus nveis

de autoridade (cargo) 2) Horizontal: A diviso a nvel das atividades, num mesmo nvel hierrquico

(funes). Ex: Departamentos ou sees de uma mesma diretoria, com funes distintas

Especializao A diviso de trabalho conduz especializao.

Responsabilidade

a cobrana exigida na realizao dos deveres.

Autoridade

www.materialconcursos.com.br o direito de dar e o poder (moral = voluntrio, ou coercitivo = pela fora ou duplo) de se fazer obedecer, no comando da execuo de algo, conforme a maneira considerada adequada pelo possuidor da autoridade, para os objetivos da empresa. A autoridade o fundamento da responsabilidade.

Alcance De Controle

Uma pessoa deve receber ordens de apenas um superior (unidade de comando), formando uma linha de autoridade do escalo mais alto at o mais baixo (cadeia escalar) .

Quanto mais o funcionrio sobe na estrutura da empresa, sua amplitude de controle diminui. Quanto maior o nmero de subordinados por chefe, menor o nmero de nveis hierrquicos da empresa.

Nmero de subordinados maior que a amplitude administrativa: Perda de controle, desmotivao, ineficincia de comunicaes, decises demoradas e mal estruturadas, queda no nvel de qualidade de trabalho

Nmero de subordinados menor que a amplitude administrativa: Capacidade ociosa do chefe, custos administrativos maiores, falata de delegao, desmotivao, pouco desenvolvimento dos subordinados

Departamentalizao Bsica

a escolha os critrios (normalmente mais de um ) para a homogeneidade da diviso de trabalho, dos rgos que compem a estrutura da empresa (horizontal).

Critrios 1) Por funes (funcional): De acordo com as funes bsicas desempenhadas 2) Por produtos ou servios: De acordo com o produto ou servio realizado 3) Por localizao geogrfica (territorial ou regional): De acordo com a localizao

(regio, estado, etc) onde o trabalho ser executado, ou uma rea de mercado a ser servida pela empresa

4) Por clientela: De acordo com o tipo (sexo, idade, renda, etc) de pessoas para quem o trabalho executado

5) Por fases do processo (ou por processamento): De acordo com a seqncia do processo produtivo, operacional, mquina ou equipamento utilizado (departamento de lquidos, slidos, etc)

6) Por projetos: De acordo com as sadas e resultados relativos a um ou vrios projetos da empresa

Delegao

a transferncia de determinado nvel de autoridade de um chefe para um subordinado, criando a correspondente responsabilidade pela execuo da tarefa delegada. Muito embora a responsabilidade original, do chefe para com seu superior, no possa ser delegada ("Pode-se delegar autoridade, mas no responsabilidade").

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Princpios 1) A autoridade deve ser delegada at o ponto e na medida necessria para a realizao

dos resultados esperados 2) A autoridade deve ser proporcional ao nvel de responsabilidade alocada no cargo

e/ou funcionrio 3) A responsabilidade no pode ser delegada., pois nem o chefe nem o subordinado

podem livrar-se completamente de suas obrigaes, designando outros para realiz-las

4) A clareza fundamental, com designao precisa, entendida e aceita

Tcnicas 1) Selecionar o subordinado adequado 2) Proporcionar um nvel de autoridade compatvel com as atividades exercidas pelo

subordinado 3) Explicar com preciso e clareza as atividades e resultados esperados 4) Recompensar, de alguma forma, um bom resultado apresentado pelo subordinado 5) Criar condies adequadas de motivao 6) Estabelecer controles adequados, divulgados e aceitos 7) Treinar e ajudar os subordinados em suas atividades 8) Evitar perda excessiva de poder, mas estar disposto a "abrir mo" de determinadas

atividades que provoquem uma situao adequada de motivao nos subordinados 9) Ter adequados canais de comunicao 10) Ter disposio para aceitar erros dos outros 11) Incrementar o nvel de participao nos subordinados 12) Perceber que os subordinados tm muito a contribuir no processo decisrio na rea

de sua especializao 13) Desenvolver o processo de planejamento para que a delegao possa ocorrer antes

do fato, e no depois do fato consumado 14) Desenvolver adequado nvel de confiana nos subordinados, por meio de

treinamento, participao, reconhecimento e troca de idias 15) Criar condies para forar os subordinados a tomarem decises, dando-lhes ao

mesmo tempo o apoio que se fizer necessrio 16) No criticar excessivamente quando os subordinados cometem enganos 17) Fazer com que os subordinados saibam o que tem de ser feito e quais os resultados

esperados, incluindo o nvel de qualidade e o prazo de realizao 18) Prover incentivos adequados para que que os subordinados se sintam dispostos a

aceitar maior delegao 19) Desenvolver uma estrutura organizacional que proporcione incremento no processo

de delegao 20) Deve-se ficar, concentrando os esforos, com as atividades que mais contribuem

para os objetivos desejados, delegando as demais aos subordinados

Funes De Linha E Assessoria

De Linha

So aquelas responsveis diretamente pelos destinos da empresa. So ligadas a atividades-fins, de operacionalizao da empresa. Ex: Numa empresa de varejo -> compras, vendas e finanas).

www.materialconcursos.com.br Assessoria

So rgos que oferecem seus servios, conselhos e consultoria aos rgos de linha, que no tm condies de o fazer por si prprios. So ligadas a atividades-meio, de aconselhamento, anlise e estudo das atividades do chefe, procurando liber-lo de alguns estudos e pareceres. Possuem, assim, apenas autoridade de especialista, e no autoridade de comando. DEFINIO VANTAGENS DESVANTAGENS OBSERVA

ES Baseada na hierarquia

entre superior e subordinados, em suas linhas diretas e nicas de autoridade e responsabilidade

Sua principal caracterstica a "unidade de comando"

De fcil compreenso Possue clara definio das responsabilidade

De fcil implantao

Estvel

Pode levar rigidez

Pode tornar-se autocrtica

Torna o chefe um generalista

Congestiona as linhas de comunicao, medida em que a empresa cresce

Torna as comunicaes demoradas e sujeitas a distores

Possue aspecto piramidal

A mais simples e antiga

Adotada em pequenas empresas ou em empresas incipientes

Possui linhas formais de comunicao

Baseada na "especializao" das funes para cada tarefa

A autoridade funcional e as decises so delegadas aos especialistas

Permite uma melhor superviso tcnica

Desenvolve comunicaes sem intermedirios, permite um melhor planejamento e controle, por lhes separar da execuo

Pode levar perda de comando, traz problemas quanto delimitao de responsabilidades

Tem tendncia a concorrncia entre especialistas

Existe tenso e conflitos

Gera confuso quanto aos objetivos

Possui linhas diretas de comunicao

A combinao da organizao linear com a funcional

Assegura assessoria especializada

Propicia atividade

Pode proporcional conflitos entre os rgos de linha e de assessoria

Complexa

Mais empregada atualmente

www.materialconcursos.com.br conjunta entre os rgo de linha e de staff

H dificuldades em manter seu equilbrio

Possui linhas formais e diretas de comunicao

um grupo de pessoas a quem se d um assunto para estudar

Permitem Tomadas de decises e julgamentos grupais

Ajudam a Coordenao

Consolidam a Transmisso de informaes

Evitam a delegao de autoridade

Permitem a consolidao de autoridade em diversos nveis

Podem levar perda de tempo na tomada de decises

Custo de tempo e dinheiro

Substituio do administrador (tira e debilita o comando)

Absorvem tempo til de numerosos participantes

Diviso da responsabilidade

Exige um presidente ou coordenador excepcionalmente eficiente

Podem ser formais, informais, temporrias e relativamente permanentes

til quando se faz necessrio o julgamento de diversas pessoas, uma grande variedade de informaes ou uma efetiva coordenao

A Organizao Informal

aquela que emerge espontnea e naturalmente entre as pessoas que ocupam posies na organizao formal, a partir de relacionamentos de amizade como ocupantes dos cargos.

Caractersticas

1) Relaes de coeso ou de antagonismo: Os indivduos na empresa criam relaes pessoais de simpatia ou antipatia, de durao e intensidade extremamente variveis

2) Status: Da, integram-se em grupos informais, onde cada qual, independentemente da sua posio formal, adquire uma determinada posio social ou "status", um funo do seu papel em cada grupo

3) Colaborao espontnea: A organizao informal existe em toda empresa e necessria colaborao efetiva, uma vez que existe nela um alto ndice de colaborao expontnea a ser aproveitado em favor da empresa

www.materialconcursos.com.br 4) A possibilidade da oposio organizao informal: Quando no bem tratada, a

organizao formal pode ser opor formal, em desarmonia com os objetivos da empresa

5) Padres de relaes e atitudes: Os grupos informais desenvolvem, espontaneamente, padres de relaes e atitudes, que passam a ser aceitos e assimilados pelos seus componentes, pois traduzem os interesses do grupo

6) Mudanas de nveis e alteraes dos grupos informais: A mudana de nvel funcional pode levar o indivduo ingressar em outros grupos informais. Portanto, as mudanas na organizao tendem a alterar os grupos informais

7) A organizao informal transcende a formal: A durao e natureza das relaes nos grupos informais transcendem as meramente formais, pois escapa ao local fsico e horrio da empresa

8) Padres de desempenho nos grupos informais: Os padres de desempenho estabelecidos pelos grupos informais nem sempre correspondem aos da organizao formal, dependendo do grau de motivao do grupo quanto aos objetivos da empresa

Implicaes

A organizao formal, uma vez inerente a qualquer empresa, deve ser considerada, a fim de encontrar-se o equilbrio entre ela e a organizao formal, visando os prprios objetivos da empresa.

A Organizao Eficaz

Uma organizao eficaz precisa garantir:

1) Centralizao sensvel 2) Conforto 3) Conselho competente 4) Obedincia ao planejado 5) Ordem

DIREO

Natureza

Direo a tomar decises continuamente, incorporando-as em ordens e instrues especficas e gerais, funcionado como lder da empresa.

Fundamentos Da Direo

Para que o "planejamento" e a "organizao" funcionem, precisam ser dinamizados pela orientao a ser dada s pessoas, por meio de uma adequada comunicao, liderana e motivao. Isso direo.

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Motivao

a tenso que leva o indivduo a alguma forma de comportamento, visando satisfao de uma necessidade. toda descarga de tenso em funo do retorno ao equilbrio psicolgico, no homem. A motivao procura explicar o comportamento humano.

Conceitos 1) Ciclo motivacional: O equilbrio psicolgico do homem pode ser quebrado por um

estmulo que cria uma necessidade. Essa necessidade provoca uma tenso que conduz a um comportamento em direo satisfao da necessidade. Essa necessidade, quando satisfeita, faz o organismo retornar ao seu equilbrio, at que outro estmulo sobrevenha

2) Frustrao: a no liberao da tenso, que resultaria na satisfao da necessidade, mantendo o organismo em desequilbrio. A frustrao pode levar desorganizao do comportamento, agressividade, reaes emocionais (insnia, distrbios digestivos, ansiedade, stress, etc) e alienao ou apatia

3) Compensao (ou transferncia): a satisfao de uma necessidade, impossvel de ser mantida, atravs de outra necessidade complementar ou substituta, reduzindo ou evitando a frustrao

TEORIA X TEORIA Y As pessoas so preguiosas e indolentes As pessoas so esforadas e gostam de ter o que

fazer As pessoas evitam o trabalho O trabalho uma atividade to natural como

brincar ou descansar As pessoas evitam a responsabilidade, a fim de se sentirem mais seguras

As pessoas procuram e aceitam responsabilidades e desafios

As pessoas precisam ser controladas e dirigidas As pessoas podem ser automotivadas e autodirigidas

As pessoas so ingnuas e sem criatividade As pessoas so criativas e competentes

COORDENAO

Comunicao

Para um liderana eficaz, necessrio um bom fluxo de comunicao dos superiores para os subordinados (para que entendam seus objetivos e sejam motivados) e dos subordinados para os superiores (a fim de avaliarem aqueles).

Conceitos 1) Fonte: o que fornece as mensagens 2) Transmissor: Aquilo que opera a mensagem, da fonte ao canal 3) Canal: o que fica entre o transmissor e o receptor 4) Receptor: Aquilo que recebe a mensagem

www.materialconcursos.com.br 5) Destino: A quem destinada a mensagem 6) Rudo: So as perturbaes indesejveis, que deturpam e alteram,

imprevisivelmente, a mensagem 7) Redundncia: a repetio da mensagem, para garantir uma recepo correta,

minimizando o rudo

Redes De Comunicao

FORMATO

VELOCIDADE

ACUIDADE

NFASE NO LDER

MORAL APLICAES

FLEXIBILIDADE PARA MUDANA NO CARGO

Roda Rpida Boa Muita Muito pobre

Para tarefas simples e para certas atividades industriais

Lenta

Cadeia Rpida Boa Marcada Pobre Para rpida aceitao de novas idias

Lenta

Crculo Lenta Pobre Nenhuma Muito boa Para uma melhor aceitao da criatividade e flexibilidade no trato com novos problemas

Muito rpida

: Liderana uma chefia, na qual os chefes despertam entusiasmo e conquistam a dedicao dos subordinados, fazendo-os desejar o que ele deseja.

A Direo Eficaz

Para ser eficaz, a direo necessita obter a dignificao do objetivo, iniciativa e estmulo e a unio do pessoal

CONTROLE

Conceitos

verificar que tudo ocorra de acordo com as regras estabelecidas e as ordens dadas, a fim de localizar e corrigir as distores dos objetivos.

www.materialconcursos.com.br Objetivos Do Controle

1) Restringir e coagir: Limitar os erros 2) Regulamentar: Manter o equilbrio do sistema 3) Administrar: Assegurar a administrao

O Processo De Controle

1) Estabelecimento de padres 2) Observao do desempenho 3) Comparao do desemprenho com o padro 4) Ao corretiva (identifica as variaes fora dos limites aceitveis)

Premissas Para Institucionalizao Do Controle

1) Apuraes imediatas: Para habilitar o controle a tomar providncias em tempo hbil 2) Autonomia: A no subordinao hierrquica do controle ao rgo controlado, para

que o controle possua os poderes necessrios para a apurao e revelao das falhas 3) Complementarismo das operaes e contraposies de interesses: Colocar, para

efeito de controle, o interesse de um agente complementar em contraposio ao do outro, controlando-se mutuamente. Ex: Quando um departamento vende e o outro recebe o pagamento

4) Confiana: Na veracidade do controle, para o controle poder atuar com segurana e firmeza

5) Imparcialidade: O controle necessita ser desapaixonado, no ser parte do assunto e no opinar conforme interesses parciais, primrios ou intuitivos

6) No ingerncia no comando: O controle no deve corrigir as falhas encontradas, funo esta do controle, para no gerar um duplo controle, quebrando a unidade de comando que desestrutura a administrao

7) Reviso: O controle necessita de conferncia para ser eficaz. Ex: A contabilidade precisa de auditoria externa

Tcnicas De Controle

Grficos, relatrios, ndices, etc,

Controle Geral Do Desempenho

(Etzioni) 1) Fsico: Baseado em punies fsicas, para "ameaar" pela "alienao", fora ou

medo (instituies penais e campos de concentrao) 2) Material: Baseia-se em recompensas materiais, para gerar interesse "calculista" nas

vantagens (comrcio e corporaes trabalhistas) 3) Normativo: Baseado em "smbolos" de prestgio e estima, controlando pela "moral"

da f, crena e ideologia (igrejas, universidades e hospitais)

www.materialconcursos.com.br Controle Eficaz

O controle eficaz necessita possuir:

1) Apuraes imediatas 2) Autonomia 3) Complementarismo das operaes com contraposio de interesses 4) Confiana 5) Imparcialidade 6) No ingerncia no comando 7) Reviso

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