IMPLEMENTAÇÃO DA METODOLOGIA ORÇAMENTO BASE ZERO … · afirma que “a filosofia do orçamento...
of 13
/13
Embed Size (px)
Transcript of IMPLEMENTAÇÃO DA METODOLOGIA ORÇAMENTO BASE ZERO … · afirma que “a filosofia do orçamento...
IMPLEMENTAO DA METODOLOGIA
ORAMENTO BASE ZERO EM UMA
EMPRESA DE SERVIOS DE
ENGENHARIA E SOFTWARE
Cesar Augusto Mazzillo Junior (UFRGS)
Cleiton Cristiano Spaniol (UFRGS)
Francisco Jose Kliemann Neto (UFRGS)
O presente artigo tem como objetivo apresentar o planejamento da
implementao do Oamento Base Zero (OBZ) em uma empresa de
servios de engenharia, com o intuito de sistematizar a gesto para
controle e reduo dos gastos da empresa. Iniciialmente so
abordados os conceitos e aplicaes do OBZ, de forma a guiar a
estruturao do programa de implementao. Em um segundo
momento, ser apresentada a metodologia utilizada para formular o
programa em especfico da empresa foco. Por ltimo, ser apresentado
o programa estruturado de implementao, bem como alguns
resultados j conquistados no curto prazo. Pode-se concluir deste
estudo que a ferramenta OBZ ultrapassa a utilidade de reduzir custos e
gerar economias, servindo tambm como uma ferramenta gerencial
por meio da qual se obtm o conhecimento sobre a situao da
organizao e de suas atividades, proporcionando uma base para
melhorias e controle financeiro.
Palavras-chaves: OBZ, implementao, gesto empresarial, controle,
reduo de gastos.
XXXII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Desenvolvimento Sustentvel e Responsabilidade Social: As Contribuies da Engenharia de Produo
Bento Gonalves, RS, Brasil, 15 a 18 de outubro de 2012.
XXXII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Desenvolvimento Sustentvel e Responsabilidade Social: As Contribuies da Engenharia de Produo
Bento Gonalves, RS, Brasil, 15 a 18 de outubro de 2012.
2
1. Introduo
O cenrio atual de competitividade e busca pela eficincia em processos no admite a
inexistncia de controles gerenciais financeiros nas empresas de mdio porte. A simples
administrao por meio de fluxo de caixa e centralizao da responsabilidade de controle e
aprovao dos gastos em um nico responsvel, ou em um pequeno grupo, gera um
descomprometimento dos demais colaboradores com os gastos da empresa (COSTA, 2008). A
simples anlise de resultado pelo indicador custos x receita no atende as crescentes
exigncias do mercado atual, tornando de vital importncia a estruturao de uma
administrao financeira nas organizaes.
Percebe-se que, para empresas de menor porte, a centralizao da gerncia de custos em uma
nica pessoa torna-se possvel devido baixa complexidade e volume de recursos
movimentados. Porm, com o crescimento da empresa, e o conseqente aumento do volume
de recursos, bem como da complexidade das inter-relaes envolvendo a gerncia de custos,
impe-se a utilizao de ferramentas e sistemticas estruturadas que orientem o planejamento
e controle desse crescimento, tornando-o mais eficaz. Isso permite que os dados sejam usados
para melhorias internas, constituindo uma base para tomada de deciso ou para formulao do
oramento organizacional (GOMES, 2000).
Estas duas observaes, centralizao da responsabilidade e crescimento no acompanhado da
evoluo gerencial, podem ser identificadas na empresa escolhida para realizao da anlise
apresentada neste trabalho. A Chemtech Servios de Engenharia e Software uma empresa
com sede no Rio de Janeiro, fundada em 1989, e que possui escritrios em 7 estados
brasileiros. Como foco para a anlise apresentada neste artigo, foi escolhido o escritrio de
Porto Alegre.
O crescimento da empresa pode ser comprovado pelo aumento de 10 para 50 funcionrios no
perodo entre 2009 e 2011. O crescimento do nmero de colaboradores foi resultado do
aumento do nmero de projetos e do volume de recursos movimentados.
A motivao do trabalho surgiu a partir da identificao de gastos excessivos e falta de
controle por parte do gestor do escritrio quanto aos despendimentos financeiros da empresa.
Identificou-se, por exemplo, que, para os gastos com transporte dos funcionrios da sede da
empresa at o Plo Petroqumico de Triunfo, valores acima dos necessrios para a realizao
da atividade. Identificou-se tambm que, apesar de em todos os meses o gasto ter superado o
oramento planejado, nenhuma ferramenta ou prtica foi utilizada para realizar o controle ou
tomar uma ao sobre a anomalia. Demais itens de gasto apresentaram o mesmo problema,
quando realizada uma anlise superficial sobre a situao. So eles: material de escritrio,
infraestrutura de TI, condomnio e gastos com pessoal.
Desta forma, avaliou-se que, dados os problemas identificados na empresa, uma soluo
poderia ser a implementao do Mtodo do Oramento Base Zero, com o objetivo de criar
uma sistemtica para controle e reduo de despesas. Espera-se, tambm, a diviso das
responsabilidades sobre aprovao dos gastos, criando desta forma maior engajamento dos
colaboradores para realizar os servios visando a eliminao das perdas.
Para apresentao do descrito acima, o trabalho foi estruturado da seguinte forma: a seo 1
apresenta a introduo, cujo objetivo fornecer uma viso geral do trabalho; e na seo 2
encontra-se o referencial terico, onde feita uma reviso sobre o Oramento Base Zero, na
XXXII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Desenvolvimento Sustentvel e Responsabilidade Social: As Contribuies da Engenharia de Produo
Bento Gonalves, RS, Brasil, 15 a 18 de outubro de 2012.
3
qual foca-se principalmente o mtodo de implementao. A seo 3 traz o mtodo empregado
no desenvolvimento do trabalho. Posteriormente, so apresentados, na seo 4, os resultados
decorrentes da aplicao do mtodo e, por fim, apresentadas as concluses finais na seo 5.
2. Referencial terico
Na sequncia, ser apresentada a conceituao terica que orientou o desenvolvimento do
trabalho apresentado neste artigo, estruturado tal como segue: i) O Oramento Base Zero
(histrico e definies); ii) Mtodo de Implantao; e iii) Benefcios.
2.1. O oramento base zero
O crescimento das empresas, na maioria das vezes no sustentado por uma base de controle e
otimizao dos gastos, faz com que os gestores percam o controle sobre as reais necessidades
de recursos de operao da organizao. Isso decorrncia do mtodo de oramentao
clssico, ainda muito utilizado nas empresas, na qual aumentos de gastos so orados para os
prximos anos partindo de mtricas empricas dos gestores das reas e com base em dados
passados do histrico da empresa (COSTA, 2008).
Devido preocupao com a fidedignidade das informaes e com a eficincia do
planejamento das operaes, gestores buscam incorporar novos mtodos e ferramentas em
suas empresas. Isso faz com que se consiga reduzir a fragilidade dos modelos de oramentos
clssicos aplicados, os quais, segundo Lunckes (2003), tendem a perpetuar as ineficincias do
passado visto que so elaborados com base nas informaes dos anos anteriores.
Dito isso, um dos mtodos de controle gerencial de custos que visam acabar com esta
inconsistncia conhecido como Oramento Base Zero. Grippa apud Padoveze (2000, p. 384)
afirma que a filosofia do oramento base zero est em romper com o passado, ou seja, nunca
deixar o oramento partir da observao dos dados do passado, pois estes podem conter
ineficincias que poderiam ser perpetuadas.
O Oramento Base Zero foi usado pela primeira vez no final da dcada de 60 pela empresa
americana Texas Instruments para oramentao do setor de Assessoria e Pesquisa. Aps esta
experincia, o mtodo foi expandido para toda a empresa no preparo do oramento de 1971.
Posteriormente, em vista do xito obtido nesta experincia, o ex-presidente Jimmy Carter,
ento governador do Estado da Georgia, contratou executivos que haviam desenvolvido esta
tcnica na Texas Instruments para implant-la em seu estado, o que foi feito com grande
sucesso.
O OBZ consiste em uma tcnica operacional de planejamento que exige dos gestores grandes
responsabilidades e cuidados na elaborao do oramento organizacional, pois dever ser
construdo com base em possibilidades de melhoria, sem levar diretamente em considerao
as receitas e despesas realizadas no passado. Alm disso, devido a suas caractersticas de
operacionalizao, abrange todos os departamentos e engaja um grande nmero de
colaboradores no processo de oramentao da organizao.
Segundo Grippa apud Silva (1991), o Oramento Base Zero tem os seguintes objetivos:
a) Desenvolver um planejamento operacional e Oramentrio para o prximo ano;
b) Conduzir a uma reduo de custos;
XXXII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Desenvolvimento Sustentvel e Responsabilidade Social: As Contribuies da Engenharia de Produo
Bento Gonalves, RS, Brasil, 15 a 18 de outubro de 2012.
4
c) Diagnosticar o que realmente est acontecendo na organizao para realizar melhorias
no processo de planejamento estratgico;
d) Alocar recursos com uma base mais real;
e) Validar o planejamento em longo prazo;
f) Auditar a efetividade das atividades/programas.
O OBZ uma ferramenta gerencial de controle e reduo de despesas, que explora
sistematicamente todos os departamentos da empresa, envolvendo grande nmero de
colaboradores dos diversos nveis organizacionais em um processo de otimizao das
atividades e de oramentao, e que expe a todos a necessidade real de alocao dos recursos
nas diversas reas estudadas.
2.2. Mtodo de implantao
A motivao para implantao do Oramento Base Zero na organizao deve vir da Alta
Direo da empresa. Complementar a isso, deve ser bem planejada por uma equipe capacitada
e referendada pela Alta Direo, que fornea treinamentos e suporte para os vrios nveis
organizacionais envolvidos no programa.
Grippa apud Souza e Freitas (2003) apresenta como possibilidades na implantao do OBZ:
a) Utilizar o mtodo para construir todo o oramento do perodo: pode ser considerada a
opo mais adequada, porm necessita de tempo e de uma equipe bastante qualificada;
b) Fazer uma implantao parcial: uma opo bastante recomendvel. O tempo deixa de
ser um problema, aumentando a chance de xito e a posterior motivao para
implementao no restante da empresa;
c) Aplicao de urgncia: recomendada para situaes de emergncia, por exemplo,
perdas acumuladas;
d) Utilizar o mtodo como instrumento de reviso do oramento: recomendvel para a
primeira aplicao na empresa.
De acordo com Phyrr (1976), o Oramento Base Zero no uma metodologia imutvel,
podendo o processo ser modificado para ajustar-se as necessidades especficas de cada
organizao. Entretanto, destaca alguns princpios bsicos que devem ser seguidos para a
correta estruturao do programa:
2.2.1. Definir as unidades de deciso
Unidades de Deciso so os elementos significativos da empresa, os quais devem ser isolados
para serem analisados e tomarem as decises necessrias. Tambm denominadas entidades,
correspondem na prtica diviso organizacional departamental da empresa. Cada
organizao define de acordo com as suas particularidades, o que considera como melhor
diviso da estrutura da empresa para definio das entidades.
2.2.2. Definir os pacotes de deciso
Segundo Phyrr (1976) um pacote de deciso :
XXXII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Desenvolvimento Sustentvel e Responsabilidade Social: As Contribuies da Engenharia de Produo
Bento Gonalves, RS, Brasil, 15 a 18 de outubro de 2012.
5
Documento que identifica e descreve uma atividade especfica de modo a que a administrao
possa (1) avali-la e prioriz-la em relao a outras atividades que concorram para a obteno
de recursos limitados e (2) decidir aprov-la ou rejeit-la. Portanto, as informaes prestadas
em cada pacote tem que apresentar, para a administrao, todas as informaes necessrias
para essa avaliao.
De forma objetiva, os Pacotes de Deciso so agrupamentos de contas similares, que podem
tambm ser divididos em Pacotes de Gastos e Pacotes de Capital Empregado. A definio dos
pacotes geralmente segue assuntos como Pessoal, Servios Recebidos, Despesas de Capital,
entre outros.
O Pacote de Deciso deve ser definido a partir do desdobramento contbil da empresa. Ou
seja, o agrupamento das diversas contas inter-relacionadas, que constam como itens da
contabilidade da empresa, que comporo um pacote de deciso, o que possibilita explorar
todas as subatividades geradoras de custo da empresa.
Segundo Phyrr (1976), a chave para o desenvolvimento dos Pacotes de Deciso analisar as
diversas alternativas para execuo de uma determinada atividade. Para isso, duas anlises
devem ser feitas:
a) Descrio das diferentes maneiras possveis de realizar uma atividade: identifica-se quais seriam as diferentes formas de executar uma mesma atividade, apresentando para
cada uma delas o valor do investimento necessrio e o retorno, quantitativo e qualitativo.
Apenas uma das maneiras ser aprovada, a qual dever conter uma descrio mais
aprofundada do mtodo de operacionalizao;
b) Diferentes nveis de esforo de desempenho para a mesma funo: identificada a melhor maneira de realizar determinada atividade, so atribudos a ela diversos nveis de
esforo incluindo, principalmente, o menor nvel de esforo para que determinada
atividade seja realizada. Tem-se, desta forma, a possibilidade de eliminao de
determinadas atividades.
Em termos prticos, um dos fatores determinantes para o sucesso ou fracasso do programa
est na atribuio de responsabilidades. Para cada um dos Pacotes de Deciso devem ser
atribudos gestores e donos, que iro negociar diretamente com os gestores das entidades as
metas de gasto propostas. A seguir, descrevem-se as atribuies de cada uma das
responsabilidades mencionadas.
2.2.2.1. Gestores de pacotes
So designados Gestores dos Pacotes os colaboradores de reas mais operacionais da
empresa, atuando preferencialmente de forma imparcial atividade estudada. Ao Gestor do
Pacote cabem as seguintes atribuies:
a) Especializar-se no assunto, ou seja, entender quais as atividades compem sua varivel de estudo;
b) Levantar mtricas de gasto para perodos anteriores, servindo de referncia para posteriores comparaes;
c) Propor melhorias, a partir dos dados das anlises iniciais; d) Participar das reunies de priorizao, apresentando os dados para o Pacote estudado; e) Realizar o acompanhamento dos indicadores e metas.
XXXII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Desenvolvimento Sustentvel e Responsabilidade Social: As Contribuies da Engenharia de Produo
Bento Gonalves, RS, Brasil, 15 a 18 de outubro de 2012.
6
2.2.2.2. Donos de pacotes
So designados Donos dos Pacotes de Deciso os colaboradores que ocupam cargos
hierrquicos mais elevados em relao aos Gestores. Ao Dono do Pacote cabe as seguintes
atribuies:
a) Dar suporte proposio das melhorias, orientando o mtodo de estudo; b) Negociar com os setores da empresa o atendimento s metas propostas; c) Garantir as implementaes perante os demais colaboradores; d) Realizar o acompanhamento dos indicadores e metas.
2.2.3. Avaliar e classificar os pacotes de deciso
Determinados os pacotes de deciso, o processo de alocao, segundo Phyrr (1976), deve se
concentrar em responder adequadamente as seguintes questes: Quanto pode ser gasto e Onde
pode ser gasto. Procede-se desta maneira com uma classificao dos pacotes de forma a alocar
os recursos disponveis nos projetos que proporcionem maiores impactos, financeiros e/ou
estratgicos.
A priorizao pode ser feita listando todos os benefcios advindos da execuo de
determinado pacote, avaliando impactos de sua implantao, bem como da sua no
implantao, alm de considerar sua facilidade de execuo. Deve ser feita pelo nvel
organizacional que realizou o pacote, com revises e aprovaes dos nveis superiores.
2.2.4 Alocar recursos adequadamente
Realizada a priorizao, cabe aos gestores liberarem e direcionarem os recursos para a
execuo dos pacotes, coordenando e supervisionando a implementao das melhorias.
2.3 Benefcios
Tem-se como resultado na implementao do Oramento Base Zero, segundo Vieira (2011),
benefcios quantitativos e qualitativos, conforme apresentado a seguir:
a) Desenvolvimento de um planejamento operacional e oramentrio para o prximo ano;
b) Diagnstico do que realmente est acontecendo na organizao; c) Conduo para uma reduo de custos; d) Alocao de recursos com uma base mais real.
3. Metodologia
Conforme mencionado no Referencial Terico, o mtodo de implantao do OBZ no
imutvel, podendo ser ajustado s particularidades da empresa em estudo. Desta forma, para
implantao do mtodo na Chemtech Servios de Engenharia e Software, algumas
peculiaridades, inerentes ao tipo de servio prestado e estrutura da empresa, foram
XXXII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Desenvolvimento Sustentvel e Responsabilidade Social: As Contribuies da Engenharia de Produo
Bento Gonalves, RS, Brasil, 15 a 18 de outubro de 2012.
7
determinantes para a modelagem ideal do programa a ser desenvolvido, sendo as mesmas
discutidas conforme for sendo apresentada a estruturao do mtodo.
3.1. Estruturao do programa
Entendidas as particularidades da empresa, partiu-se para a estruturao do mtodo.
Inicialmente foram apresentados para o Gerente do Escritrio o conceito e o mtodo de
operacionalizao do Oramento Base Zero, contextualizando-o relativamente problemtica
de falta de controle dos gastos e centralizao de responsabilidades identificada na Chemtech.
Aps isso, seguiu-se a seguinte ordem de definies, conforme visto na literatura e
apresentado no Referencial Terico: i) Unidades de Deciso; ii) Pacotes de Gastos; e iii)
Gestores e Donos de Pacotes.
3.1.1. Unidades de deciso
O escritrio de Porto Alegre apresenta uma estrutura organizacional Matricial, voltada para a
Gesto dos Projetos, e no para uma gesto gerencial do escritrio. O escritrio se encontra
dividido em especialidades tcnicas e equipe de apoio, com seus respectivos Coordenadores
de Disciplina. Lderes de Projeto atuam na gesto horizontal dos projetos e um Gerente de
Projetos atua tanto na macro gesto dos projetos quanto na gesto do escritrio. Desta forma,
a diviso organizacional do escritrio em Disciplinas tcnicas constituiu as Unidades de
Deciso do mtodo OBZ, no sendo identificada nenhuma razo para o no aproveitamento
desta estrutura da empresa na definio das entidades.
3.1.2. Pacotes de gastos
De posse da discriminao contbil dos gastos do escritrio, apresentados em formato
eletrnico referente aos gastos do Centro de Custos de Porto Alegre, foram definidos os
Pacotes de Deciso do programa, doravante denominados Pacotes de Gastos. Para esta
definio, foram agrupados itens semelhantes de custo, denominados Variveis Base Zero. A
base contbil serve para possibilitar a rastreabilidade dos gastos j incorridos com
determinado item a ser estudado e garante a abrangncia do estudo para todos os itens
causadores de gastos da empresa.
Conforme comentado anteriormente, uma particularidade foi a causa para a adoo de uma
implementao parcial do mtodo. Por se tratar de um escritrio de servios de engenharia, a
folha salarial e os benefcios relacionados correspondem a aproximadamente 75% dos gastos
totais. Uma anlise muito profunda neste Pacote poderia ser demasiado trabalhosa e resultar
em aes de difcil implementao, podendo causar resistncia dos colaboradores, que o
veriam como um programa de reduo de gastos direcionado para o corte de pessoal. Desta
forma, apenas dois itens de pessoal foram inclusos no programa (pagamento de horas extras e
de periculosidade), o que fez com que os pacotes abrangessem 25% da totalidade dos gastos
do escritrio.
3.1.3. Gestores e donos de pacotes
XXXII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Desenvolvimento Sustentvel e Responsabilidade Social: As Contribuies da Engenharia de Produo
Bento Gonalves, RS, Brasil, 15 a 18 de outubro de 2012.
8
Para cada varivel de gasto foi determinado um Gestor e para cada Pacote de Gasto um Dono.
Por sugesto do Gerente do escritrio, colaboradores da equipe de apoio foram designados
como gestores para no tirar o foco das atividades das equipes operacionais de projetos. Como
Donos de Pacotes foram designados os Lderes de Projeto e o prprio Gerente, os quais
ocupam posies mais elevadas na hierarquia do escritrio. Uma reunio com os nomes
sugeridos foi realizada, de forma a apresentar o mtodo e validar a aceitao na participao
do programa a ser desenvolvido.
Estas definies resultaram na matriz de apoio apresentada na Figura 1, que ilustra a estrutura
de implementao do OBZ. Nela so apresentadas as entidades em que foi dividida a
empresa, bem como seus Gestores. Nas linhas esquerda, so apresentados os Pacotes de
Gastos, bem como as variveis que os compem, relacionando-se cada uma delas a um
Gestor, e cada um dos pacotes a um Dono.
A definio de metas de reduo de gastos obedecer outra das particularidades da empresa.
Para algumas variveis, como aluguis, por exemplo, no possvel estabelecer metas para
cada uma das entidades, sendo mais coerente estabelecer uma meta global. Estas metas,
globais ou por entidade, para cada uma das variveis, sero estabelecidas na etapa posterior ao
planejamento apresentado neste artigo.
Figura 1: Estrutura da Matriz de apoio Implementao do OBZ
3.2. Treinamentos
Aps a estruturao do programa, foram realizados treinamentos com a equipe para orientar
os colaboradores quanto ao mtodo de trabalho a ser seguido, de forma a padroniza-lo, de
acordo com os seguintes passos:
a) Estudar e entender as atividades geradoras de custo da varivel em estudo; b) Estabelecer mtricas de gastos para perodos retroativos. O perodo pode variar conforme caracterstica do item estudado;
c) Propor alternativas realizao das atividades, com o intuito de otimizar e reduzir custos;
d) Estabelecer indicadores e metas de reduo dos gastos (numa base anual) Apoiando-se nesses indicadores, acompanhar os gastos realizados nas aes de melhoria propostas.
3.3. Ferramenta gerencial
Para proporcionar uma base nica para controle e acompanhamento da implementao do
OBZ na empresa, foi elaborada uma ferramenta computacional gerencial. Essa ferramenta,
criada no Excel, possibilita o desenvolvimento do trabalho na pgina correspondente da
varivel, permitindo que todos os dados estejam visveis para a equipe. Cria-se assim um
ambiente colaborativo, onde as melhores prticas de desenvolvimento do trabalho podem ser
adotadas pelos demais integrantes.
Na ferramenta esto inclusas pginas especficas para o controle de indicadores, relatrios de
anomalias e planos de ao, o que possibilita que todas as etapas de um ciclo PDCA (Plan
Planejar, Do Executar; Check Controlar; e Action Agir Corretivamente) sejam
colocadas em prtica e seguidas pela equipe do programa. No anexo 1, pode-se visualizar a
estrutura da pgina elaborada para uma varivel.
XXXII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Desenvolvimento Sustentvel e Responsabilidade Social: As Contribuies da Engenharia de Produo
Bento Gonalves, RS, Brasil, 15 a 18 de outubro de 2012.
10
4. Resultados
A partir do planejamento apresentado, cada um dos Gestores iniciou o processo de estudo de
sua respectiva varivel. O estudo compreende i) levantar mtricas de gastos passados; ii)
buscar contratos ou documentos que possibilitem o entendimento quanto s atividades
relacionadas varivel; iii) propor melhorias com vistas otimizao e/ou reduo de custos;
iv) projetar implementao, avaliando investimentos e retorno; v) estabelecer indicadores e
metas; e vi) acompanhar a implementao.
Para cada uma das variveis propostas, foram levantadas mtricas de gastos referentes aos
ltimos 5 meses, bem como foram solicitados todos os contratos ou documentos que
possibilitem o entendimento da varivel em estudo. Em virtude das caractersticas de cada
varivel, algumas apresentam resultados mais expressivos no curto prazo, enquanto outras
necessitam de um prazo maior para proposio e implementao de melhorias.
Para a varivel Transporte para o Plo, foi identificado que o contrato previa um valor fixo
a ser pago para o transporte de 12 funcionrios. De posse dos dados de acompanhamento de
transportes de 2011, observou-se que a mdia transportada era de somente 8 colaboradores, e
que o nmero de transportados variava consideravelmente. Percebe-se que no interessante
para a empresa a realizao de um contrato com preo fixo, e sim que seja pago varivel
conforme a demanda por transportes.
Sendo assim, props-se, no curto prazo, a mudana do contrato atual de transportes, tornando
o pagamento varivel por viagem. Para o longo prazo, props-se a mudana para outra
empresa de logstica humana, que faria a cobrana por vaga utilizada, e no por viagem, como
a anterior. Para ambas as propostas foram analisados investimentos e retorno, para avaliao
da viabilidade. Um controle foi criado, bem como indicadores e metas relacionados com esse,
para o acompanhamento dos gastos e comparao com a mtrica levantada.
Nos dois meses iniciais de implementao do mtodo para a varivel Transportes para o
Plo, nos quais houve apenas a mudana da forma de pagamento com a empresa que j
prestava os servios para a Chemtech, observou-se uma reduo de 23% nos gastos. Projeta-
se, com a mudana da empresa prestadora do servio, uma reduo de at 35% nos valores
gastos anteriormente.
As demais variveis esto em fase de estudo para proposio de melhorias e formulao de
controles. Projeta-se a concluso do processo para todas as variveis at agosto de 2012,
incio do ano fiscal 2013 na empresa em estudo.
5. Discusso e concluses
Dado os problemas identificados na Chemtech, observou-se que a implantao do OBZ pode
atenuar de forma significativa as dificuldades de controle gerencial sobre os gastos do
escritrio.
Apoiando-se sobre o conceito da diviso de responsabilidades e sistematizao do controle de
gastos, o mtodo proporciona a descentralizao das decises sobre o Gerente do escritrio,
bem como garante que, a partir da base contbil, todos os gastos de interesse sejam
analisados.
Observa-se tambm a capacidade do mtodo em retornar resultados expressivos no curto
prazo, ainda que esta no seja a melhoria principal esperada. Projeta-se que a implementao
XXXII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Desenvolvimento Sustentvel e Responsabilidade Social: As Contribuies da Engenharia de Produo
Bento Gonalves, RS, Brasil, 15 a 18 de outubro de 2012.
11
no escritrio para o prximo ano fiscal gere resultados de reduo de custos, mas tambm
venha acompanhado das demais melhorias proporcionadas pelo OBZ. Dentre elas, pode-se
destacar maior engajamento dos demais funcionrios, bem como a abertura de um canal no
qual melhorias podem ser propostas.
Outro resultado advindo do uso do OBZ consiste na criao de controles para cada uma das
variveis e o vnculo com indicadores e metas, garantindo que o ciclo PDCA seja respeitado.
Ainda que, em alguns casos, redues de gastos no sejam atingidas no curto prazo, o
controle sobre as atividades provavelmente resultar em ganhos futuros.
A pronta visualizao de como se encontram os gastos da empresa proporciona ao Gestor
aes e respostas rpidas nos setores, nos quais iidentificam-se inconsistncias com os gastos
previstos.
Finalmente, pode-se avaliar o OBZ como um mtodo que, embora consiga gerar resultados
imediatos, voltado para uma mudana cultural na forma como so tratados os gastos na
empresa. Garante, pela sua metodologia, que estudos sejam realizados ano a ano, trazendo
benefcios contnuos, e configurando-se como uma ferramenta de apoio gerencial.
6. Referncias
COSTA, A.M., MORITZ, G.O., MACHADO, F.M.V. Contribuies do Oramento Base Zero (OBZ) no
Planejamento e Controle de Resultados em Organizaes Empresariais. Florianpolis: UFSC, 2008.
GOMES, R.C.V. O Oramento Base-Zero como tcnica de planejamento financeiro. Taubat, 2000.
Monografia apresentada ao Departamento de Economia, Contabilidade e Administrao de Empresas da
Universidade de Taubat, So Paulo, 2000.
GRIPPA, D.B. Proposta de uma sistemtica oramentria para o controle e reduo de despesas: o
Gerenciamento Sistmico de Despesas (GESIDE). Porto Alegre: UFRGS, 2005. Projeto de Trabalho de
concluso do curso submetido ao Departamento de Engenharia de Produo e Transportes, Universidade Federal
do Rio Grande do Sul, 2005.
LUNKES, R.J. Contribuio Melhoria do Processo Oramentrio Empresarial. Florianpolis: UFSC, 2003.
Tese (Doutorado em Engenharia de Produo), Programa de Ps-Graduao em Engenharia de Produo,
Universidade Federal de Santa Catarina, 2003.
Management Journal, v. 41, n. 3, p. 4-14, 1976.
PYHRR, P.A. Zero-Base Budgeting: Where to use it and how to begin. S.A.M. Advanced
VIEIRA, G.F. Um estudo contributivo s ferramentas de melhoria do resultado econmico com foco no
Gerenciamento Matricial de Despesas. Porto Alegre: UFRGS, 2005. Dissertao de Mestrado submetido ao
Departamento de Engenharia de Produo e Transportes, UFRGS, 2011.
XXXII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Desenvolvimento Sustentvel e Responsabilidade Social: As Contribuies da Engenharia de Produo
Bento Gonalves, RS, Brasil, 15 a 18 de outubro de 2012.
12
7. Anexos
53,87%
GERAR RELAT.
ANOMALIA!
67,90%
ATENO!
GERAR RELAT.
ANOMALIA!
ANOMALIA!
Ms: Maro
Sugesto #n
79,94%
R$ -
Sugesto #1
Sugesto #2 R$ -
-R$
Pacote de Gasto -
Varivel Base Zero
M t r i ca de 2 0 1 1 Val or gas t o e m 2 0 1 1
Pos s i bi l i dade s de M e l hor i a
M e t a de R e duo
Evol uo na Var i ve l B as e - Ze r o
0500
100015002000
Planejado
Realizado
Ef i c i nc i a
Indi cador e s
Val or gas t o at ual
Re sponsve l #1
Re sponsve l #2
Dono do Pacote
Ge stor do Pacote
In d i c a d o r e s:
0
5
10
15
Indicador #1
Planejado
Realizado
Ef i c i nc i a
0
5
10
15
Indicador #2
Planejado
Realizado
XXXII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Desenvolvimento Sustentvel e Responsabilidade Social: As Contribuies da Engenharia de Produo
Bento Gonalves, RS, Brasil, 15 a 18 de outubro de 2012.
13
Anexo 1 Estrutura da ferramenta para uma varivel base-zero
