IMPORT EXPRESS ONLINE - dhl.com · remetentes—onde quer que estejam, diretamente pela Internet....

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IMPORT EXPRESS ONLINE GUIA DO USUÁRIO O Import Express Online foi projetado para aprimorar e coordenar comunicações entre os importadores e os remetentes—onde quer que estejam, diretamente pela Internet. Proporciona aos Importadores o controle total das suas importações, permitindo aos Expedidores preparar e fazer a gestão dos seus envios. PREPARE E GERENCIE OS SEUS ENVIOS DE FORMA RÁPIDA E PRECISA COM O IMPORT EXPRESS ONLINE, COM DETALHES SEGUROS DE CONTA E VISIBILIDADE DE ENVIO. Benefícios: Prepare os seus envios de importação apenas com alguns cliques, incluindo instruções por e-mail para o Expedidor, conhecimento aéreo, faturas e solicitação de coletas. O número da sua conta de importação é confidencial, por isso as instruções de envio são enviadas para seus fornecedores e as informações da sua conta são mantidas em sigilo. Otimize as comunicações e a visibilidade, porque todos os números de conhecimento de embarque aéreo e dados relacionados aos envios podem ser facilmente acessados por todas as partes envolvidas. Verifique o status da entrega dos envios a qualquer momento durante o processo de importação. Facilmente você consegue fornecer a documentação necessária e correta graças ao processo totalmente automatizado. Prepare e faça a gestão online dos envios 24 horas por dia, 7 dias por semana. importexpressonline.dhl.com Soluções de integração Gestão de Envios Envio Online

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Soluções de integraçãoGestão de EnviosEnvio Online Soluciones de integraciónAdministración de envíosEnvíos en línea

IMPORT EXPRESS ONLINEGUIA DO USUÁRIO

O Import Express Online foi projetado para aprimorar e coordenar comunicações entre os importadores e os remetentes—onde quer que estejam, diretamente pela Internet. Proporciona aos Importadores o controle total das suas importações, permitindo aos Expedidores preparar e fazer a gestão dos seus envios.

PREPARE E GERENcIE OS SEUS ENvIOS DE fORMA RÁPIDA E PREcISA cOM O IMPORT EXPRESS ONLINE, cOM DETALhES SEGUROS DE cONTA E vISIbILIDADE DE ENvIO.

Benefícios:

• Prepare os seus envios de importação apenas com alguns cliques, incluindo instruções por e-mail para o Expedidor, conhecimento aéreo, faturas e solicitação de coletas.

• O número da sua conta de importação é confidencial, por isso as instruções de envio são enviadas para seus fornecedores e as informações da sua conta são mantidas em sigilo.

• Otimize as comunicações e a visibilidade, porque todos os números de conhecimento de embarque aéreo e dados relacionados aos envios podem ser facilmente acessados por todas as partes envolvidas.

• verifique o status da entrega dos envios a qualquer momento durante o processo de importação.

• facilmente você consegue fornecer a documentação necessária e correta graças ao processo totalmente automatizado.

• Prepare e faça a gestão online dos envios 24 horas por dia, 7 dias por semana.

importexpressonline.dhl.com

Soluções de integraçãoGestão de EnviosEnvio Online

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Se você é um remetente (exportador), poderá registrar-se e manter um perfil de usuário no Import Express Online, mesmo que o sistema não exija a inserção de uma conta da DHL Express.

Site global da DHL (escolha seu país)

Acesse o DHL Import Express Online diretamente pelo link

importexpressonline.dhl.com

OU

pelo site da DHL Express: www.dhl.com.br

Se você já possui um cadastro, basta inserir seu endereço de e-mail e senha.

AcESSO E REGISTRO

Com o Import Express Online, não é necessário instalar softwares e o uso da ferramenta é completamente gratuito.

O Import Express Online da DHL só requer que o importador tenha uma conta de importação; o remetente (exportador) não precisa de uma conta para registrar-se e usar o aplicativo.

Login

Registro

PRIMEIROS PASSOS

Dica

como importador, você poderá incluir vários números de conta de

importação durante o registro, ou poderá adicioná-los posteriormente

editando seu perfil de usuário.

Dica

Marque a opção abaixo dos campos de login para que o sistema se lembre

de sua ID de e-mail.

Caso você seja um importador e esta é a primeira vez que usa a ferramenta, será necessário registrar-se para obter o acesso.

Clique em “Registre-se agora” sob a opção “Login”. Tenha os números da conta de importação disponíveis.

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PREPARANDO AS INSTRUÇÕES DE ENvIO: DETALhES DO ENDEREÇO

IMPORTADORES

Os importadores podem preparar e encaminhar instruções de envio para seus remetentes

OU

preencher os envios em nome de seus remetentes.

Os importadores podem autorizar os remetentes com apenas uma instrução de envio, o que possibilita um envio por vez, com a utilização da conta do importador; ou os importadores podem criar uma autorização permanente* permitindo que os remetentes enviem ao destinatário vários envios a qualquer momento usando a conta do importador.

Crie documentos fáceis de usar

Insira e salve as informações dos endereços do Remetente e do Destinatário, oferecendo detalhes importantes de envio para criar instruções de envio, revise as informações inseridas e rastreie os envios.

Detalhes do endereço

Encontre o remetente ou o recipiente (destinatário)

Etapa 1A:Para preparar instruções de envio de uma forma rápida, utilize as informações de remetente ou recipiente (destinatário) recentemente utilizadas escolhendo a opção adequada nos menus suspensos “Ship From/Ship To” e clique em “Next” para continuar.

OU

Se o remetente ou recipiente não foi usado recentemente ou precisa inserir novas informações do endereço, clique nos links “Open Address Book” ou “Create New Shipper” abaixo do campo “Ship From”.

Etapa 1B:Para criar documentos fáceis de usar, selecione o idioma do remetente no menu suspenso correspondente e autorize o remetente para atualizar suas informações de endereços. Se for um novo endereço, clique na caixa para salvá-lo na Agenda.

Observação

Se a opção que autoriza o remetente a alterar as informações de coleta

não estiver marcada, os campos relacionados não poderão ser editados

pelos remetentes.

*Disponível no primeiro trimestre de 2011

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Detalhes do envio

Detalhes do envio (prepare o envio em nome do remetente)

Etapa 2A:A tela “Shipment Details” possibilita que os importadores:

• Digitem uma mensagem para o remetente, como itens que devem ser pedidos, quantidades e instruções de manuseio.

• Ou você pode anexar um arquivo, que poderia ser uma ordem de pedido ou qualquer documento relacionado ao seu envio.

• Caso necessário, é possível escolher em qual conta serão cobrados os custos de frete e taxas de importação. Separadas, se precisar. Usar o menu suspenso para escolher a conta de importação a ser cobrada.

• Indicar se gostaria de receber notificações por e-mail no momento do envio e com que frequência, ou definir as preferências de recebimento de um e-mail de acompanhamento no caso do remetente não realizar as instruções de envio durante determinado período de tempo.

Etapa 2B:Além das informações da etapa 2A listadas acima, se o importador estiver preparando um envio em nome do remetente, os importadores podem:

• Selecionar um tipo de pacote, informar peças, peso e uma descrição do conteúdo, status de taxas a pagar (“non-document” [sem documento] para envios com impostos e “document” [com documento] para envios sem impostos), e decidir se deseja criar uma fatura comercial online.

• Escolher um serviço a partir das opções exibidas; o aplicativo mostra apenas os serviços disponíveis de acordo com os dados de envio inseridos pelo importador.

• Se o serviço selecionado não estiver disponível no momento do envio, indique sua preferência para a opção mais rápida ou mais econômica.

PREPARANDO AS INSTRUÇÕES DE ENvIO: DETALhES DO ENvIO

Observação

A data de entrega estimada é baseada no envio em processamento. A data

de entrega pode mudar dependendo de quando o envio for processado.

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Revisão dos detalhes do envio

Etapa 3A:

O Import Express Online oferece aos importadores a oportunidade de revisar todas as informações inseridas antes do envio para o remetente.

• Autorize um remetente a processar uma instrução ou crie uma autorização permanente* para o remetente usar sua conta de importação para envios regulares.

• Marque a opção para permitir que o remetente possa visualizar as taxas.

PREPARANDO AS INSTRUÇÕES DE ENvIO: REvISÃO E ENcAMINhAMENTO DE INSTRUÇÕES

Dica

Para fazer alterações, clique em “back” ou “cancel” na parte inferior da

página. clique em “forward Instructions” para enviar instruções de envio

por e-mail ao remetente designado.MANAGE AUThORIZATIONS

*Disponível no primeiro trimestre de 2011

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Dica

O remetente receberá um e-mail informando que há uma autorização

permanente* concedida pelo importador. O e-mail fornecerá o endereço

de e-mail do importador, um link direto para que o remetente acesse o

aplicativo e a senha a ser utilizada.

GERENcIAMENTO DE AUTORIZAÇÕES

Etapa 3B:Crie autorizações permanentes* para seus remetentes e mantenha um registro deles usando a função “Manage Authorizations”.

• Insira os detalhes do remetente (De) e recipiente (Para) selecionando nos respectivos menus os últimos contatos utilizados, ou use o link “Open Address Book” Abrir agenda) para pesquisar qualquer outro remetente já salvo em sua agenda ou, ainda, clique em “Create new shipper/receiver” para inserir detalhes para um novo Remetente/Recipiente.

• Clique no número de conta a ser cobrada.

• Verifique as informações de endereços e revise os detalhes da conta, escolhendo se a conta será cobrada pelos valores do frete e dos impostos.

• Clique em “Grant Standing Authorization” na parte inferior da página.

Será fornecido um link para que o remetente obtenha acesso direto ao Import Express Online.

Etapa 4:Para visualizar e rastrear os seus envios, clique na guia “History/Track”.

Clique em um cabeçalho de coluna para classificar por número de ID, última atualização, nome do remetente, país, ID de e-mail, número de conhecimento e status.

OU

Rastreie um envio concluído clicando no link “Track” na coluna “Status”.

Você também pode atualizar/autorizar, cancelar ou preparar novas instruções de envio, se precisar.

hISTÓRIcO E RASTREAMENTO DE ENvIOSVisualizar histórico e rastreamento de envios

*Disponível no primeiro trimestre de 2011

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A tela “My Profile” contém as informações que você inseriu durante o registro. Você pode revisá-la ou atualizá-la a qualquer momento.

Se tiver dúvidas sobre como usar uma determinada tela, clique no link “Help” na barra de navegação ou em um dos links “Help” próximos aos campos de formulários.

A tela “Address Book” é uma ótima maneira de salvar as informações de contato de todos os remetentes e recipientes (destinatários).

Para criar novos remetentes ou recipientes (destinatários), clique no botão correspondente e preencha as informações obrigatórias.

OUTROS LINKS E TELAS IMPORTANTES

Meu perfil

Agenda de endereçosPara importar/exportar a agenda, use os botões correspondentes na parte inferior da tela.

• Selecione quais agendas deseja importar/exportar (a do remetente ou a do recipiente [destinatário]).

• Indique se o arquivo a ser importado/exportado possui cabeçalhos, anexe o arquivo e clique em “Start Importing/Exporting”.

• Corresponda os nomes de campos do Import Express

Online com os nomes de campos do arquivo CSV a ser importado/exportado.

• Clique em “Importar/Exportar”.

• Você receberá um e-mail de confirmação.

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Remetentes já registrados têm uma página dividida em duas seções:

• Preparar novos envios (envios invertidos): para remetentes que desejam preparar uma solicitação de envio para o responsável pela conta da DHL; os valores do envio serão cobrados ao responsável da conta após a autorização da solicitação.

• Gerenciar envios: exibe as instruções de envio dos importadores.

REMETENTES

Insira e salve as informações de endereços do remetente e do recipiente (destinatário), oferecendo detalhes importantes de envio para criar instruções de envio, revise as informações inseridas e rastreie-os.

Os remetentes podem acessar o Import Express Online • Por notificações de e-mail enviadas pelos importadores ou• Usando o link direto importexpressonline.dhl.com e seus

respectivos logins após fazerem o registro no aplicativo.

Etapa 1:

Os remetentes poderão acessar o Import Express

Online das seguintes formas:

• Clicando na URL fornecida em uma notificação por e-mail enviada pelos importadores.

OU

• Acessando o aplicativo pelo link direto

importexpressonline.dhl.com

Página principal ao clicar no link

FPO

Página principal ao clicar na URL

Observação

Após conectar-se ao Import Express Online pela primeira vez usando

a URL e uma senha temporária fornecida na notificação por e-mail, o

remetente precisará escolher uma nova senha, que será válida para todos

os envios futuros.

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Resumo de envio

SOLIcITAÇÕES DE ENvIO: RESUMO DE ENvIO

Observação

O botão “Modify pickup address” só estará disponível ao remetente se o

importador indicou que o remetente tem autorização para atualizar informações.

Etapa 2:Ao utilizar a URL enviada por e-mail para acessar o programa, o remetente verá um resumo das instruções de envio do importador.

Clique em “Accept” para aceitar a solicitação de envio do importador exatamente como está na tela.

OU

Se quer aceitar a solicitação de envio, mas sabe que as informações de coleta foram alteradas e deseja atualizá-las, clique em “Modify pickup address and accept”.

OU

Rejeite o envio por qualquer motivo digitando uma mensagem no campo “Reject reason”. Clique em “Reject”.

Detalhes do envio

SOLIcITAÇÕES DE ENvIO: OPÇÕES DE ENvIO

Dicas

O Import Express Online auxilia o remetente até mesmo para decidir se o

envio é considerado passível ou não de impostos. clique no link “help me

decide” à direita do campo “Shipment status”.

Os remetentes nos EUA que possuem envios passíveis de impostos também

deverão inserir um número ITN ou fTR válido no menu suspenso.

Etapa 3A:Após aceitar uma solicitação, insira informações adicionais como o tipo de pacote, o número de peças, o peso total, uma descrição do conteúdo e, se passível de impostos, o valor declarado.

Se o importador preparou os detalhes do envio em nome do remetente, o remetente só precisará verificá-los e atualizá-los, se necessário.

Etapa 3B:Use o menu suspenso “Pickup” para agendar a coleta.

Você pode digitar instruções adicionais no campo “Special instructions”.

Os horários de coleta podem ser definidos previamente, dependendo do país.

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Informações sobre alfândega

Dicas

As informações opcionais não obrigatórias na tela de faturas correspondem ao número da fatura, os termos de comércio, “Other Remarks” e “Other charges”.

É possível inserir várias listagens de informações sobre os bens. Apenas digite na descrição do envio, indicando o país de origem, a quantidade, a unidade de medida e o preço por unidade. clique em “Add” para incluir cada item na sua lista.

Após preencher as informações da fatura, poderá salvar em seus modelos de fatura clicando na caixa na parte inferior da janela e digitando um nome de arquivo novo.

Etapa 4:

Selecione “Commercial Invoice” ou “Proforma Invoice” na tela suspensa “Invoice type”, dependendo do tipo da modalidade do seu envio.

Indique o tipo de exportação no menu suspenso.

Forneça as informações dos produtos preenchendo os campos do formulário e clique em “Add”. Repita este processo até que todas as informações de bens tenham sido inseridas.

Opções do serviço

Etapa 5:

A tela “Service Options” exibirá todos os produtos e serviços disponíveis de acordo com a origem, o destino e os detalhes de envio inseridos. Também mostrará o horário de coleta mais cedo possível para realizar a coleta no país do remetente.

Se um importador escolher autorizar um remetente para ver as taxas, elas serão exibidas próximas a cada serviço DHL Express.

Selecione o serviço DHL Express que melhor se adéqua às suas necessidades de envio.

Se o importador já selecionou o serviço, verifique sua disponibilidade e continue para a tela “Confirm Shipment”.

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Confirmar envio

SOLIcITAÇÕES DE ENvIO: cONfIRMAÇÃO DE ENvIO

Etapa 6:

Na tela “Confirm Shipment”, altere os dados inseridos clicando no botão “Back”.

Após verificar os detalhes, aceite os “Terms and Conditions”.

Clique no botão “Confirm shipment” para continuar.

Dica

As instruções de envio podem ser canceladas clicando-se no botão

“cancel” a qualquer momento.

SOLIcITAÇÕES DE ENvIO: IMPRESSÃO DE DOcUMENTOS

Etapa 7:

Selecione a opção de impressão e o número de cópias a imprimir.

Clique em “Print Preview” para revisar os documentos a serem impressos (resumo do envio, números de conhecimento, fatura) e clique em “Print”.

FPO

Impressão de documentos

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ENvIOS INvERTIDOS

Os remetentes podem preparar e enviar uma solicitação de envio a um importador. O importador precisa autorizar a solicitação para que o remetente possa processá-la. As cobranças de envio serão feitas na conta do importador.

Instruções de envio

Detalhes do remetente/recipiente

Etapa 1A - Remetente:

O remetente deve se conectar ao Import Express Online.

• Selecione um recipiente (destinatário) na agenda.

• Insira os detalhes do envio e selecione um importador na lista suspensa (se não houver um relacionamento importador-remetente previamente estabelecido, o remetente precisará inserir o endereço de e-mail do importador).

• Selecione um produto.

• Solicite a aprovação.

• Será enviado um e-mail de notificação ao importador.

Etapa 1B - Importador:

O importador recebe uma notificação por e-mail e se conecta ao Import Express Online.

• Visualize a solicitação de envio. Atualize a mensagem para o remetente e as informações de cobrança, se necessário.

• Aprove ou rejeite a solicitação de envio.

• Será enviado um e-mail de notificação ao remetente.

Etapa 1C - Remetente:

O remetente recebe uma notificação por e-mail e conecta-se ao Import Express Online.

• Visualize a solicitação de envio com a mensagem atualizada do importador.

• Imprima os documentos de envio e programe a coleta.

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Programação da coleta

Solicitar/Revisar autorizações

Se não há uma programação de coleta regular, você pode solicitar uma coleta facilmente usando a opção “Schedule pickup”. Vários envios podem ser coletados de uma só vez.

Mantenha um registro de todas as autorizações permanentes* concedidas pelos importadores.

Solicite uma autorização permanente* de um importador para poder enviar envios regularmente.

• Insira o e-mail do importador.

• Selecione um recipiente (destinatário).

• E siga o mesmo processo dos envios invertidos.

Autorização permanente*

*Disponível no primeiro trimestre de 2011

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Meu perfil

OUTROS LINKS E TELAS DO REMETENTE

Se tiver dúvidas sobre como usar uma determinada tela, clique no link “Help” na barra de navegação.

A tela “My Profile” contém informações que o importador inseriu. O remetente pode revisá-las ou atualizá-las a qualquer momento. Para tanto, apenas insira as novas informações ou as altere-as clicando em “Submit”.

Após preencher as informações da fatura, poderá adicioná-la aos seus modelos de fatura clicando na caixa na parte inferior da janela e digitando um nome de arquivo novo.

Modelos de fatura comercial/pró-forma

Dica

Para obter mais ajuda sobre os formulários de envio, clique nos diversos links de ajuda localizados à direita de alguns campos de formulário.

Agenda de endereços

A agenda armazena as informações de todos os recipientes (destinatários), o que possibilita preparar envios sem inserir repetidamente as mesmas informações de contato.

Use o campo “Find” para pesquisar por nome ou visualize seus contatos usando as inúmeras opções disponíveis na lista “Contained in Column”.

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