Índice - XXV Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz · Introducción, Diagnóstico, FODA,...

Índice

I. Presentación………………………………………………………………………………… 3 II. Organigrama……………………………………………………………………………… 4 III. Simbología………………………………………………………………………………… 5 IV. Descripción de Procedimientos…………………………………………………………

1 Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto

1.1

Autorización y seguimiento de tramites presupuestales y administrativos de los Departamentos adscritos a la Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV……………………………………………………..

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1.2 Elaboración y aprobación del Programa Institucional de Desarrollo(PIDE) 11 2 Departamento de Planeación Institucional

2.1 Elaboración de Estudios de Factibilidad……………………………………… 17 2.2 Notificación de Movimientos en el Catálogo de Centros de Trabajo ……...

de la Propuesta Anual para la Ampliación de la Cobertura Educativa

24 2.3 Elaboración de la Estadística Básica…………………………………………. 28 2.4 Coordinación e Integración de Manuales Administrativos………………….. 33

2.5 Capacitación Continua para el personal Directivo y Administrativo……….. 43

2.6 Elaboración de la Propuesta Anual para la Ampliación a la Cobertura Educativa…………………………………………………………………………

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3 Departamento de Evaluación Institucional

3.1 Evaluación del Ambiente Laboral…………………………………………….. 55

3.2 Evaluación del Desempeño del Personal Directivo y Administrativo (EDPDA)………………………………………………………………………….

60

3.3 Evaluación de Programática y Presupuestal del Programa Operativo Anual …………………………………………………………………………….

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3.4 Evaluación de Programas Específicos del Programa Institucional de Desarrollo (EPEP)………………………………………………………………………………………

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4 Departamento de Programación y seguimiento

4.1 Coordinación e Integración del Programa Operativo Anual del COBAEV... 73

4.2 Seguimiento del Programa Operativo………………………………………… 78

5 Departamento de Control Presupuestal

5.1 Elaboración del Proyecto del Presupuesto de Egresos……………………. 84

5.2 Seguimiento y Control del Presupuesto…………………………………….. 89

V. Directorio……………………………………………………………………………………... 93

VI. Firmas de Autorización…………………………………………………………………….. 94

Presentación

El Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV), es un Organismo

Público Descentralizado con Personalidad Jurídica y Patrimonio Propio, tiene como propósito impartir e impulsar la Educación Media Superior en el Estado, y la Misión de “proporcionar servicios de bachillerato de calidad, propiciando el desarrollo integral del educando, con recursos didácticos y tecnologías modernas, a través de métodos que atiendan las características diferenciadas de los alumnos, y con docentes altamente capacitados que garanticen procesos de enseñanza - aprendizaje apropiados para vincularlos con la comunidad y el trabajo productivo y para integrarlos competitivamente a estudios a nivel superior”.

El Colegio ha venido contribuyendo de manera importante en el desarrollo educativo

en el Estado, atendiendo un alto porcentaje de la demanda estudiantil del nivel medio superior, apoyado con una adecuada normatividad que permite fortalecer e integrar una educación con calidad.

En cumplimiento a la normatividad establecida por la Ley Orgánica del Poder

Ejecutivo, el Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz, el Programa del Eje rector 4.10 “Modernización de la Gestión del Sistema Educativo Estatal” del Programa Institucional de Desarrollo 2011 – 2016 del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz y el Reglamento Interior de la Contraloría General, se ha elaborado el presente Manual de Procedimientos.

Este documento es un instrumento de información y consulta en el desarrollo de los

procedimientos administrativos del Colegio. Describe en forma detallada los procedimientos sustantivos de acuerdo con las funciones establecidas en el Manual de Organización del área específica. Está integrado por índice, presentación, organigrama, simbología, descripción de los procedimientos con su respectivo diagrama de flujo, directorio de funcionarios y firmas de autorización de la H. Junta Directiva, como lo establece la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, emitida por la Contraloría General.

El presente Manual de Procedimientos tiene vigencia a partir de la autorización de la

Honorable Junta Directiva. Asimismo, tiene información actualizada que atiende en tiempo y circunstancia al Colegio para que continúe proporcionando los servicios educativos en forma eficaz, fundamentados en una guía de acción.

El Manual de Procedimientos complementa y guarda congruencia con el Manual de

la Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad que ha implantado el Colegio de Bachilleres, en busca de la eficacia en el servicio educativo y su mejora continua.

Cabe mencionar que el lenguaje empleado en el presente manual, no busca generar ninguna distinción, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones en la redacción hechas hacia un género, representan a ambos sexos."

Organigrama

Dirección General

Dirección de

Planeación,

Programación y

Presupuesto

Dirección AcadémicaDirección

Administrativa

Dirección de

Operación Regional

Analista

Administrativo

Departamento de

Planeación

Institucional

Departamento de

Evaluación

Institucional

Departamento de

Programación y

Seguimiento

Departamento de

Control Presupuestal

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Simbología

Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (pregunta o verificaciones de condiciones).

Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, el cual puede identificarse anotando en el interior del símbolo, la clave o nombre correspondiente, así como el número de copias.

Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le puede agregar en su interior, las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico

Archivo provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.

Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

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Simbología

Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos, señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el desarrollo.

Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.

Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Efectivo o cheque Representa el efectivo o cheque que se recibe, genera o salga del procedimiento.

Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento, en una unidad de lectura óptica.

Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.

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Descripción de Procedimientos

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Procedimiento

Nombre: Autorización y seguimiento de tramites presupuestales y administrativos de los Departamentos adscritos a la Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV. Objetivo: Analizar las necesidades presupuestarias y administrativas de operación de los centros de responsabilidad adscritos a la dirección y llevar a cabo la elaboración del proyecto del Presupuesto anual del área; para dar cumplimiento, seguimiento y operatividad del Programa Operativo Anual, con base al techo presupuestal autorizado, que coadyuve al cumplimiento en los gestiones administrativas, en la política de la calidad y la observancia de la misión y visión del Colegio. Frecuencia: Periódica.

Normas

La Dirección de Planeación Programación y Presupuesto, es responsable de coordinar, autorizar y dar seguimiento oportuno a los trámites administrativos, proporcionando a los departamentos adscritos el formato Proyecto de Presupuesto de Egresos denominado PPE para su llenado; así mismo, asignar el techo presupuestal que se refiere al presupuesto que podrán aplicar en el ejercicio fiscal correspondiente. Los Departamentos adscritos a la Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto, llenan el formato Proyecto de Presupuesto de Egresos PPE, de acuerdo a los criterios para la formulación del Proyecto de Presupuesto de Egresos del ejercicio fiscal y el Clasificador por objeto del gasto, debiendo coincidir el nombre y número de proyectos con los que están plasmados en el Programa Operativo Anual. La Dirección de Planeación Programación y Presupuesto, supervisara el presupuesto que requieran sus departamentos, emitiendo bajo circular la aprobación del techo presupuestal para el ciclo fiscal correspondiente.

Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Dirección de

Planeación, Programación y

Presupuesto

Dirección de Planeación,

Programación y Presupuesto

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Área Actividad Descripción

Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto

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Recibe Oficio original de autorización del presupuesto por parte de la Dirección General del COBAEV, emitido por la Secretaria de Finanzas y Planeación para su ejercicio en el próximo año y lo archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta del POA. Realiza reunión de trabajo con los Jefes de Departamento de la Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto, para establecer los criterios y elabora la Programación Anual con los titulares de cada centro de trabajo del COBAEV. Analiza y determina el techo presupuestal de cada departamento adscrito a la Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto para el siguiente ejercicio fiscal, en base a los reportes emitidos en el SUAFOP (Sistema Único de Administración Financiera para Organismos Públicos), y conforme al presupuesto ejercido a la fecha. Recibe y verifica del Departamento de Control Presupuestal, el formato Proyecto de Presupuesto de Egresos (PPE) y Circular original dirigida a los titulares de cada centro de trabajo adscritos a la dirección, para informar el techo presupuestal asignado por capítulo y las fechas establecidas de entrega del formato PPE; firma y turna de manera económica ambos documentos originales a cada centro de responsabilidad, para su revisión. Fotocopia Circular y formato PPE, y los turna a los titulares adscritos a esta dirección, recaba acuse de recibo en la Circular original y archiva en la Carpeta de Circulares de manera cronológica permanente. Elabora Oficio original y copia, turna a los titulares de los centros de trabajo adscritos a la Dirección, autorizando el techo presupuestal anual para cada uno, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de solicitudes de presupuesto. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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NOMBRE DEL O LAS ÁREA (s) RESPONSABLE (s): DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE TRAMITES PRESUPUESTALES Y ADMINISTRATIVOS DE LOS DEPARTAMENTOS ADSCRITOS A LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

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Procedimiento

Nombre: Objetivo: Frecuencia:

Elaboración y Aprobación del Programa Institucional de Desarrollo (PIDE) Elaborar y someter a aprobación el Programa Institucional de Desarrollo (PIDE) del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV), que incluya las directrices generales, los proyectos y acciones institucionales, que permitan ofrecer un servicio educativo de calidad atendiendo los requisitos de los estudiantes. Sexenal

Normas

El Programa Institucional de Desarrollo (PIDE), es un instrumento que establece el marco

de desarrollo de la Institución, con una visión estratégica compartida, por lo que deberá estar vinculado a las políticas públicas vigentes, establecidas por el Gobierno Estatal, como son: el Plan Veracruzano de Desarrollo y el Programa Veracruzano de Educación.

El Programa Institucional de Desarrollo (PIDE), orienta y facilita la acción, negociación y

toma de decisiones, por lo que todos los Centros de trabajo, deberán participar en la elaboración de los proyectos, con el fin de trabajar con los mismos propósitos.

La estructura del PIDE, debe integrar los siguientes conceptos: Presentación o portada,

Introducción, Diagnóstico, FODA, Objetivos, Políticas Institucionales, Estrategias, Proyectos y Metas, Calendarización, Instrumentación-Seguimiento-Evaluación, y Anexos.

El PIDE, deberá ser elaborado y aprobado por la Instancias correspondientes, durante el

primer año de la nueva administración, o una vez que sean emitidas las políticas públicas del Gobierno del Estado.

La Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto, a través del Departamento de Planeación Institucional, es la responsable de establecer el cronograma de actividades, el diseño del Formato matriz de los proyectos, coordinar y llevar el control del avance y cumplimiento de los Centros de Trabajo y llevar el respaldo en archivo electrónico de la integración de los trabajos que sustenten el PIDE, así como la elaboración y la difusión del PIDE.

La Honorable Junta Directiva es la responsable de la aprobación del PIDE.



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Analiza las orientaciones establecidas en los Documentos: Plan Veracruzano de Desarrollo y Programa Veracruzano de Educación. Establece las disposiciones metodológicas para la elaboración del Programa Institucional de Desarrollo (PIDE). Realiza la planeación metodológica, elabora e imprime en original y copia el Cronograma de actividades para la elaboración del PIDE. Turna Cronograma de actividades original a la Dirección General, recaba acuse de recibo en la copia del Cronograma de actividades, para su aprobación. ¿Hay observaciones? En caso de haber observaciones: Recibe de la Dirección General el Cronograma de actividades original, corrige e imprime. Continúa con la actividad No. 4. En caso de no haber observaciones: Recibe de manera económica de la Dirección General la aprobación del Cronograma de actividades en original. Elabora Oficio original y escanea Oficio original, Cronograma de actividades y Formato Matriz de Proyectos Institucionales, turna los tres documentos vía correo electrónico a los Centro de Trabajo, para que realicen el análisis de la situación interna y externa de cada Centro de Trabajo, y en base a la problemática se elaboren proyectos, se prioricen necesidades, y se busquen alternativas de solución, recaba Acuse de recibido vía electrónica, imprime y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta del PIDE. Pasa el tiempo Recibe de los Centros de Trabajo la información solicitada en el Formato Matriz de Proyectos Institucionales, en archivo electrónico y analiza las propuestas emitidas. ¿Es correcta la información? Si la información no es correcta:

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Elabora Oficio original, donde solicita al Centro de Trabajo realice la correcciones necesarias, escanea y turna por correo electrónico el Oficio, recaba Acuse de recibido vía electrónica, imprime y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta del PIDE. Continúa con la actividad No. 7 Si la información es correcta : Analiza su contenido e integra en archivo electrónico la información solicitada de los Centros de Trabajo. Elabora la Propuesta del PIDE en base a la Estructura que debe contener el documento, establecido en las Normas, e imprime en original para su revisión y validación. Elabora Oficio original y copia solicitando la validación del documento, turna Oficio original a la Dirección General junto con la Propuesta del PIDE original, recaba en la copia del Oficio acuse de recibo y archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta del PIDE. Pasa el tiempo Recibe de la Dirección General la aprobación del PIDE, y reproduce. Elabora Asunto para Acuerdo original, para que se presente junto con el documento del PIDE, en la sesión la H. Junta Directiva del COBAEV para su autorización. Pasa el tiempo Es aprobado el PIDE por la H. Junta Directiva del COBAEV? En caso de no ser aprobado: Realiza las correcciones del PIDE original, de acuerdo a las observaciones emitidas. Continúa en la actividad 12 En caso de ser aprobado: Elabora Oficio original y copia, dónde solicita la publicación del PIDE a través de la pagina web del

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COBAEV, turna al Departamento de Tecnologías de la Información, Oficio original y archivo electrónico del PIDE, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta del PIDE. Resguarda el documento del PIDE en archivo electrónico en el equipo de cómputo. Elabora y escanea Oficio original dónde informa a todos los Centros de Trabajo, que el documento oficial del PIDE, se encuentra publicado en la página Web del COBAEV, turna Oficio por correo electrónico a los Centros de Trabajo para su difusión, recaba acuse de recibo vía electrónica, imprime y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta del PIDE FIN DEL PROCEDIMIENTO

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NOMBRE DEL O LAS ÁREA (s) RESPONSABLE (s): DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO (PIDE

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NOMBRE DEL O LAS ÁREA (s) RESPONSABLE (s): DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO (PIDE

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Procedimiento


Elaboración de Estudios de Factibilidad para la creación de nuevos planteles. Analizar la oferta y la demanda de un área de influencia establecida, así como la factibilidad de crear un nuevo plantel, con el fin de gestionar ante las instancias correspondientes, la creación de plantel. Eventual

Normas

Las personas interesados en la creación de un plantel en su localidad lo hacen a través de un Oficio de Solicitud dirigido al Director General del Colegio.

El Departamento de Planeación Institucional es el encargado de elaborar los Estudios de

Factibilidad, análisis que determina si existe demanda de alumnos por atender positiva en Nivel Medio Superior, apegados a los tiempos y criterios establecidos en la Convocatoria anual emitida por la Secretaría de Educación Pública (SEP).

Los Estudios de Factibilidad están integrados por los siguientes análisis: mapa geográfico

de la localidad sede, determinación del área de influencia, la demanda por atender, la oferta establecida y la capacidad disponible.

Después de realizar el Estudio de Factibilidad de la localidad y esta resulte con demanda

por atender positiva, los interesados debe enviar al Departamento de Planeación Institucional los siguientes documentos (requisitos indispensables) de acuerdo a la modalidad de creación. - Compromiso de la disposición de un predio legalmente regularizado con las

dimensiones requeridas en las normas emitidas por el Instituto Nacional de la Infraestructura Física Educativa

- (INIFED). - Dictamen técnico emitido por la autoridad competente en materia de protección civil

en la Entidad. - Compromiso para la dotación de los servicios e infraestructura básica de urbanización

al predio, que son necesarios para el adecuado funcionamiento de la nueva unidad Educativa.

- Compromiso para contar con las instalaciones donde provisionalmente operará la nueva unidad educativa hasta la construcción de sus instalaciones propias.

El Departamento de Planeación Institucional presenta las propuestas de los Estudios de

Factibilidad en las fechas establecidas en la Convocatoria emitida por las Secretaría de Educación Pública a través de la Subsecretaria de Educación Media Superior.

La Secretaría de Educación Pública es quien autoriza la creación de los nuevos planteles y su modalidad.



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Departamento de Planeación Institucional

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Recibe de la Dirección General ó del Director de Planeación, Programación y Presupuesto del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz, el Oficio original de solicitud, enviado por los interesados en la creación de un plantel en su localidad o municipio. Elabora Estudio de Factibilidad de la localidad solicitada en un tanto a través del Sistema de información geográfica para la Planeación Educativa (GEOSEP) que analiza la oferta, la demanda de la matrícula escolar existente y determina si existe demanda positiva de alumnos por atender en Nivel Medio Superior en la localidad o municipio. ¿El Estudio de factibilidad indica demanda por atender positiva? En caso de no indicar demanda positiva: Elabora Oficio original de respuesta dirigido a los interesados del municipio o localidad, informando que el Estudio de Factibilidad resulto con una demanda negativa por atender por lo cual no es factible la creación del plantel; envía Oficio original a los interesados a través de medios electrónicos ó por mensajería; imprime y recaba el acuse de recibo de acuerdo al medio utilizado de envío y archiva de manera cronológica permanente junto con el Oficio de solicitud y un tanto del Estudio de factibilidad, en el Expediente de la localidad para su consulta. Fin. En caso de indicar demanda por atender positiva: Elabora Oficio original de respuesta dirigido a los interesados del municipio o localidad, informando el resultado del Estudio de Factibilidad, envía el original a los interesados a través de medios electrónicos ó por mensajería; imprime y recaba acuse de recibo de acuerdo al medio utilizado de envío y archiva de manera cronológica permanente junto con original del Oficio de solicitud y un tanto del Estudio de factibilidad, en el Expediente de la localidad para su consulta. Pasa el tiempo. Recibe de la Subsecretaria de Educación Media Superior la Convocatoria para la Creación de Instituciones de Educación Media Superior, en la Modalidad de Organismos Descentralizados Locales (ODES), Creación de Nuevos Planteles) así como para la creación o conversión de Unidades Educativas, al ciclo escolar que corresponda.

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Envía a los interesados los Requisitos incluidos en la Convocatoria los cuales deberán cumplir para poder participar y estar en la posibilidad de ser autorizada la creación de un plantel en su municipio o localidad. Recibe de los interesados, los Requisitos para ser integrados en la propuesta del Estudio de factibilidad, fotocopia los documentos recibidos y los archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de la localidad para su consulta y revisión. ¿Se requiere visita de campo? En caso de no requerir visita de campo: Continua con la actividad numero 13A En caso de requerir visita de campo: Programa y gestiona los recursos necesarios para llevar a cabo la visita de campo a la localidad de acuerdo al procedimiento gestión de recursos financieros. Realiza visita de campo a la localidad para verificar que los Requisitos recibidos en el Departamento de Planeación Institucional, son verídicos y correctos. Pasa el tiempo Recibe Oficio original de la Secretaría de Educación de Veracruz, donde solicita la entrega de la Propuesta de los Estudios de Factibilidad. Elabora la Propuesta de los Estudios de Factibilidad en original y dos copias que incluye los Requisitos (documentos originales) y el Estudio de Factibilidad elaborado en el Formato Nuevas Creaciones. Elabora Oficio original y recaba firma, del Director General del COBAEV. Entrega Oficio y Propuesta Estatal para la Creación de Nuevos Planteles ambos en tres tantos, al titular de la Subsecretaria de Educación Media Superior de la SEV, para su integración, recaba acuse de recibo en un tanto del Oficio y de Propuesta Estatal para la Creación de Nuevos Planteles y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de la localidad para su consulta. Pasa el tiempo Recibe de la Dirección General o de la Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV,

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Oficio de Autorización original emitido por la Subsecretaria de Educación Media Superior de la SEP, dónde notifica el nombre de los municipios o localidades que fueron beneficiadas con la Creación de Nuevas Unidades Educativas, fotocopia Oficio original, archiva de forma cronológica y permanente en el Expediente de autorizaciones de ampliación a la cobertura y la copia del Oficio en el expediente de la localidad para su consulta.

¿Es autorizada la creación de un nuevo plantel? En caso de no ser autorizado: Elabora Oficio en original dirigido a los interesados del municipio o localidad, informando que no fue autorizada la creación del plantel, envía el Oficio original a los interesados a través de medios electrónicos ó por mensajería; imprime y recaba el acuse de recibido de acuerdo al medio utilizado de envío y archiva de manera cronológica permanente junto con original del Oficio de solicitud y un tanto del Estudio de factibilidad, en el Expediente de la localidad para su consulta. Fin

En caso de ser autorizado: Elabora Oficio en original dirigido a los interesados del municipio o localidad, informando la autorización de la creación del plantel en su localidad, envía el Oficio original a los interesados, vía electrónica o por mensajería. Recaba el comprobante electrónico o de la mensajería como el acuse de recibo del Oficio y archiva de manera cronológica permanente y un tanto del Estudio de factibilidad, en el Expediente de la localidad para su consulta. Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director de Planeación, Programación y Presupuesto y turna a los titulares de las Áreas, informándoles de la creación del nuevo Plantel para que realicen los procedimientos conducentes de acuerdo a su área, recaba acuse de recibido en la copia del Oficio y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios enviados.

FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: - Notificación de Movimientos en el Catálogo de Centros de Trabajo

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NOMBRE DEL O LAS ÁREA (s) RESPONSABLE (s): DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD PARA LA CREACIÓN DE NUEVOS PLANTELES

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Normas

La actualización del Catálogo de centros de trabajo tiene su fundamento normativo en la Ley de información, estadística y geografía emitida por el Instituto Nacional de Geografía y Estadística.

El Departamento de Planeación Institucional realiza la notificación de cambios al catálogo

de centros de trabajo cuando se dé movimiento de alta, clausura, cambio de atributos o reapertura de los Planteles o Coordinaciones de Zona.

Para realizar los movimientos en el Catálogo de centros de trabajo, el Departamento de

Planeación Institucional registra los datos en el formato de Notificación de movimientos en el catálogo de centros de trabajo (CCT-NM) ante la Secretaría de Educación de Veracruz.



Presupuesto



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Procedimiento


Notificación de Movimientos en el Catálogo de Centros de Trabajo Actualizar ante la Secretaría de Educación de Veracruz, a través del formato CCT-NM Notificación de Movimientos en el Catálogo de Centros de Trabajo, los datos generales de los Planteles y de las Coordinaciones de Zona del COBAEV. Eventual

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Registra los datos de cambio de atributos (Nombre del director del plantel, domicilio, correo electrónico, etc.) que desea modificar del centro de trabajo, en el formato Notificación de cambios al catálogo de centros de trabajo (CCT-NM) en tres tantos originales y turna al Director General del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz, recaba firma y sello original. Elabora Oficio original solicitando la actualización del Catálogo de Centros de Trabajo, reproduce cinco copias del Oficio original , turna y/o envía de la siguiente manera: Oficio original: al Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo (UPECE) de la Secretaría de Educación de Veracruz. Primera copia envía a la Subsecretaría de Educación Media Superior y Superior. Segunda copia envía a la Subdirectora de Planeación de la SEV. Tercera copia turna al Director de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV. Cuarta copia turna al Jefe del Departamento de Planeación Institucional del COBAEV. Quinta copia acuse de recibo y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios enviados. Pasa el tiempo. Recibe Oficio original y dos tantos de los formatos CCT-NM autorizados por la Unidad de Planeación Evaluación y Control Educativo (UPECE), de la Dirección General y/o de la Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto, mediante el cual notifica el cambio al Catálogo de centros de trabajo. Archiva el Oficio original con un tanto del formato CCT-NM en la Carpeta de claves de centros de trabajo de manera cronológica permanente por Plantel. Elabora Oficio original y copia firmado por Director de Planeación, Programación y Presupuesto y envía el segundo tanto del formato CCT-NM original junto con Oficio, dirigido al Director del Plantel o Coordinador de Zona correspondiente, dónde se notifica el movimiento de cambio de atributo. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios enviados. Pasa el tiempo.

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Elabora Circular original y copia firmada por el Director de Planeación, Programación y Presupuesto, notificando a los Centros de Trabajo de Oficinas Centrales, los cambios realizados a los planteles o coordinación de zona. Recaba acuse de recibo en la copia de la Circular y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios enviados FIN DEL PROCEDIMIENTO

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NOMBRE DEL O LAS ÁREA (s) RESPONSABLE (s): DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: NOTIFICACIÓN DE MOVIMIENTOS EN EL CATÁLOGO DE CENTROS DE TRABAJO

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Procedimiento


Elaboración de la Estadística Básica de Ciclo Escolar Elaborar un documento estadístico por ciclo escolar, para difundir los indicadores educativos a nivel institucional, para la toma de decisiones y gestionar los recursos. Anual

Normas

La Elaboración de Estadística Básica se apega a lo establecido en los Artículos 36, 42 y 48

de la Ley de información, estadística y geografía, emitida por el Instituto Nacional de Estadística y Geografía.

Para la elaboración de indicadores educativos, el Departamento de Planeación Institucional

hace uso de copias proporcionadas por los Directores de Plantel de los siguientes documentos: - Formato Estadística de Bachillerato General de inicio de cursos (911.7 G), emitido por

la Secretaria de Educación Pública (SEP). - Formato Estadística de Bachillerato General de fin de cursos (911.8 G) emitido por la

Secretaría de Educación Pública (SEP).

El Departamento de Planeación Institucional elabora los indicadores educativos conforme a los Lineamientos para la formulación de indicadores educativos, emitidos por la Unidad de Planeación y Evaluación de Políticas Educativas de la Secretaría de Educación Pública.

La Estadística Básica de Ciclo Escolar concentra los datos generales de los estudiantes,

que se encuentran en los planteles del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz, como es: matrícula, alumnos por sexo, etc. Así como indicadores de trayectoria escolar.

La Estadística Básica de Ciclo Escolar se realiza con base a los “Lineamientos

establecidos por la Secretaria de Educación de Veracruz (SEV).

Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización





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Elabora, escanea y turna Oficio original vía correo electrónico, a los directores de plantel para que acudan a la revisión, validación y captura de los formatos de la Estadística de Bachillerato General de inicio 911.7G y Fin 911.8G, en fechas de apertura del Sistema de Captura de Educación Media Superior, Vía Internet de la Secretaría de Educación Pública, archiva Oficio original en forma cronológica permanente en la Carpeta del minutario Pasa el tiempo Coordina a los directores de plantel en la revisión, validación y captura de los formatos de la Estadística de Bachillerato General de inicio 911.7G y Fin 911.8G, en fechas de apertura del Sistema de Captura de Educación Media Superior, Vía Internet de la Secretaría de Educación Pública, al finalizar el procedimiento imprime del sistema, dos tantos originales de la Estadística de Bachillerato General de inicio de cursos (911.7 G) y (911.8 G) el primer tanto lo entrega al Departamento de Planeación Institucional del COBAEV, el segundo tanto se le entrega al director de plantel como acuse de captura. Concentra y captura la información de los formatos de la Estadística de Bachillerato General de inicio 911.7G y Fin 911.8G de todos los Planteles del COBAEV, en la base de datos estadísticos elaborada internamente por este centro de trabajo. Clasifica la información de los formatos de la Estadística de Bachillerato General de inicio 911.7G y Fin 911.8G de todos los Planteles en la base de datos estadísticos, aplicando filtros para obtener información relevante por Plantel y Zona del COBAEV. Elabora Indicadores Educativos con la información obtenida del archivo de la base de datos estadísticos y de la aplicación de fórmulas, de acuerdo a los Lineamientos para la formulación de indicadores educativos emitido por la Secretaría de Educación Pública. Trascribe información estadística de la Base de datos estadísticos y de los indicadores elaborados, al Formato de Estadística Básica de Ciclo Escolar en Excel para dar presentación e imagen a esta información.

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Integra el proyecto de la Estadística Básica de Ciclo Escolar por Plantel, y turna al Director de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV, para su autorización. Pasa el tiempo. Recibe de la Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV, la Estadística Básica de Ciclo Escolar y revisa si es autorizada. ¿Es autorizada la Estadística Básica de Ciclo Escolar? En caso de no ser autorizada: Modifica el documento Estadística Básica de Ciclo Escolar y turna nuevamente, al Director de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV, para su autorización. Continúa con la actividad No. 7. En caso de ser autorizada; Difunde en disco compacto, la Estadística Básica de Ciclo Escolar y elabora Oficios firmados por el Director de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV en original y copia, turna a cada Director de Área y Director de Plantel del COBAEV, así como al titular de otros subsistemas de Enseñanza Media Superior, archiva acuses de recibo de manera cronológica permanente en la Carpeta del minutario. Resguarda la Estadística Básica de Ciclo Escolar original en forma cronológica permanente en el archivero del Departamento de Planeación Institucional del COBAEV. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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NOMBRE DEL O LAS ÁREA (S) RESPONSABLE (S): DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA ESTADÍSTICA BÁSICA DE CICLO ESCOLAR

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NOMBRE DEL O LAS ÁREA (S) RESPONSABLE (S): DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA ESTADÍSTICA BÁSICA DE CICLO ESCOLAR

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Procedimiento


Coordinación e Integración de Manuales Administrativos Actualizar los Manuales de Organización, Procedimientos y Servicios al Público, con el fin de obtener las herramientas administrativas que contribuyan al buen funcionamiento de la Institución. Periódica

Normas

Los Manuales administrativos se elaboran de acuerdo con la Metodología para la

Elaboración de Manuales Administrativos, que comprenden: - Manual Específico de Organización - Manual Especifico de Procedimientos - Manual de Servicios al Público

La revisión de los Manuales Administrativos se realiza en coordinación con Contraloría

Interna del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz.

La Contraloría General es la responsable de validar y registrar los Manuales administrativos.

La Honorable Junta Directiva es la responsable de autorizar los Manuales administrativos. El Código de procedimientos administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de

la Llave, en el Capítulo II, Artículo 12 (reformado, Gaceta Oficial del Estado de Veracruz, 2 de febrero de 2004) señala que los Manuales Administrativos que expidan las dependencias y entidades, se harán públicos a través de Internet.

El Departamento de Planeación Institucional es el responsable de establecer el cronograma

de trabajo para llevar a cabo la integración, validación, registro y difusión de los Manuales administrativos.

El Departamento de Planeación Institucional es el responsable de resguardar los archivos

electrónicos de los Manuales Administrativos registrados y de brindar información a los Centros de Trabajo del avance y cumplimiento que contravenga las disposiciones relativas a los Manuales administrativos.

La Contraloría General es la responsable de emitir el diseño de los formatos para su

actualización. La elaboración o actualización de los Manuales administrativos se desarrolla bajo los

siguientes criterios:

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- El titular de cada centro de trabajo asigna a una persona como Enlace Operativo encargado de elaborar los Manuales Administrativos de su competencia.

- Los Enlaces Operativos son capacitados por la Contraloría General, en la aplicación de

la Metodología para la elaboración de Manuales Administrativos. - El Enlace Operativo en coordinación con el titular de su centro de trabajo, son los

responsables de redactar, revisar y llenar los formatos correspondientes, acorde a la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos.

- El Grupo Técnico de revisión está integrado por el Director General, Director de

Planeación, Programación y Presupuesto, el Jefe del Departamento de Planeación Institucional, la Contralaría Interna y los Analistas del Departamento de Planeación Institucional.

- El Grupo Técnico de revisión es el responsable de asegurar el cumplimiento del

cronograma de trabajo y de revisar en primera instancia que los Manuales Administrativos, se apeguen a la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos.

- El trabajo debe realizarse en equipo, en el contexto de coordinación y comunicación

efectiva entre el titular del centro de trabajo, el Enlace Operativo y el Grupo Técnico.

- En lo que corresponde al Manual de Servicios al Público, su elaboración e integración es acorde con la Cédulas establecidas en el Programa Estatal de Trámites Administrativos.



Presupuesto



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Diciembre 2015

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Elabora Oficio y Cronograma de trabajo en original para informar al Titular de cada Centro de Trabajo del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz, las fechas en que dará inicio el proceso de elaboración y/o actualización de los Manuales Administrativos (Organización y Procedimientos). Reproduce cuatro copias del Oficio original y anexa el Cronograma de trabajo original y turna de la siguiente manera: Oficio y cronograma original: a los Titulares de cada Centro de Trabajo Primera copia del Oficio: al Director General del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz. Segunda copia del Oficio: al Titular del Órgano Interno de Control COBAEV. Tercera copia del Oficio: al Director de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV. Cuarta copia del Oficio: recaba acuse de recibo y archiva forma cronológica permanente en la Carpeta de Manuales Administrativos. Pasa el tiempo Realiza las reuniones de trabajo con los enlaces operativos de cada área y el grupo técnico responsable de elaborar y/o actualizar los Manuales Administrativos para el proceso de revisión y/o modificaciones de sus manuales vigentes. ¿Hay modificaciones? En caso de haber modificaciones: Indica al enlace operativo las modificaciones correspondientes de su Manual Administrativo para su corrección y se programa fecha de revisión. Pasa el tiempo Revisa las modificaciones de los Manuales Administrativos concluidos, y solicita al enlace operativo de cada área que integre los documentos de acuerdo con las Especificaciones en la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos. Continúa con la actividad 5 En caso de no haber modificaciones: Indica y solicita al enlace operativo los Manuales

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Administrativos concluidos para su integración de acuerdo a las Especificaciones en la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos. Recibe, revisa y verifica los Manuales Administrativos de cada área, para su integración de acuerdo a las Especificaciones en la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos. Elabora Oficio original, dónde solicita a la Dirección General de la Función Pública de la Contraloría General la validación de los Manuales Administrativos. Reproduce cuatro copias del Oficio original y los Manuales Administrativos impresos y en archivo electrónico, envía y turna de la siguiente manera: Oficio original y archivo electrónico: al Titular de la Dirección General de la Función Pública. Primera copia del Oficio: al Director General del COBAEV. Segunda copia del Oficio: al Titular del Órgano Interno de Control del COBAEV. Tercera copia del Oficio: al Director de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV. Cuarta copia del Oficio: recaba acuse de recibo y archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de Manuales Administrativos. Pasa el tiempo. ¿Fueron validados los Manuales Administrativos? En caso de no ser validados: Recibe de la consultora de la Dirección General de la Función Pública en archivo electrónico las observaciones de los Manuales Administrativos, para su corrección. Continua con la actividad 3A En caso de ser validados: Recibe Oficio de validación en original del Titular de la Dirección General de la Función Pública junto con el archivo electrónico de los Manuales Administrativos, archiva el Oficio de validación de manera cronológica permanente en la Carpeta de Manuales Administrativos. Pasa el tiempo. Reproduce los Manuales Administrativos validados en un tanto, elabora acuerdo y lo turna, al Director de Planeación, Programación y Presupuesto para que a

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través del Director General del COBAEV, se presenten en la sesión de la Honorable Junta Directiva para su autorización. Pasa el tiempo. Solicita a la Dirección General del COBAEV, el Acta original de la H. Junta Directiva en el que se autorizan los Manuales Administrativos. Pasa el tiempo. Recibe de la Dirección General del COBAEV, el Acta original y recaba firma de los integrantes de la Honorable Junta Directiva para solicitar el número correspondiente de Registro Estatal de Manuales Administrativos de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado. Pasa el tiempo. Elabora Oficio original dirigido al Director General de la Función Pública de la Contraloría General, donde solicita el Registro Estatal de Manuales Administrativos de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado, firmados por la Honorable Junta Directiva. Reproduce cuatro copias del Oficio original y dos tantos de los archivo electrónico en CD envía y turna de la siguiente manera: Oficio original con dos tantos del archivo electrónico en CD de los Manuales Administrativos autorizados: al Director General de la Función Pública para su Registro Estatal de Manuales Administrativos de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado. Primera copia del Oficio: al Director General del COBAEV. Segunda copia del Oficio: al Titular del Órgano Interno de Control COABEV. Tercera copia del Oficio: al Director de Planeación, Programación y Presupuesto COBAEV. Cuarta copia del Oficio: recaba acuse de recibo y archiva forma cronológica permanente en la Carpeta de Manuales Administrativos Pasa el tiempo. Recibe Oficio original del Titular de la Dirección General de la Función Pública y archivo electrónico en un tanto

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mediante el cual expide el número de registro correspondiente de los Manuales Administrativos de acuerdo con el Registro Estatal de Manuales Administrativos de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado y archiva el Oficio original de manera cronológica permanente en la Carpeta de Manuales Administrativos. Reproduce y encuaderna los Manuales administrativos registrados para su consulta, resguarda el CD con la información y lo archiva en el cajón 1 del Librero. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Titular del Centro de Trabajo del COBAEV y anexa archivo electrónico mediante el cual informa el número de registro correspondiente de su Manual Administrativo de acuerdo al Registro Estatal de Manuales Administrativos de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de manuales Administrativos. Elabora Oficio original y copia para el Director de Asuntos Jurídicos del COBAEV, mediante el cual hace entrega de un tanto en CD del archivo electrónico de los Manuales administrativos con número correspondiente del Registro Estatal de Manuales Administrativos de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado, para su resguardo, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de Manuales Administrativos. Elabora Oficio en original y copia, dirigido al Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, y envía en archivo electrónico los Manuales Administrativos, mediante el cual solicita la publicación de los Documentos Normativos en la página web del COBAEV, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de manuales administrativos. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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NOMBRE DEL O LAS ÁREA (s) RESPONSABLE (s): DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN E INTEGRACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

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Procedimiento


Capacitación Continua para el personal Directivo y Administrativo Gestionar, aprobar y coordinar cursos de capacitación para el personal Directivo y Administrativo, con la finalidad de dotar al personal de las competencias necesarias que apoyen al adecuado desempeño de sus funciones. Eventual

Normas

La gestión y coordinación de los cursos deben de apegarse al Procedimiento de capacitación continua establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad.

El Departamento de Planeación Institucional, elabora la Planeación Anual de los cursos, tomando en cuenta los formatos de Detección de Necesidades presentados por los centros de trabajo al inicio de cada año, así como los Resultados de las Evaluaciones aplicadas al personal Directivo y Administrativo.

El Jefe del Departamento de Planeación Institucional es el responsable de aprobar los cursos de capacitación que soliciten los centros de trabajo, dando prioridad a las necesidades de capacitación presentados a través de los formatos de “Detección de Necesidades” y “Plan de Capacitación”.

Los centros de trabajo que planeen cursos a través del Formato “Plan de capacitación” son los responsables de otorgar el recurso, así como gestionar y coordinar el evento programado.

La evaluación del evento es realizada por cada centro de trabajo e incluirá la evaluación del instructor, mismo que se lleva a cabo a través de los formatos proporcionados por el Departamento de Evaluación Institucional, responsable de emitir los lineamientos para la evaluación.

Los Centros de Trabajo que gestionen cursos ante las Dependencias de Gobierno de manera gratuita, deberán dar atención a los requerimientos que establezca el Departamento o Centro de capacitación para la realización de evento.



Presupuesto



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Elabora Circular en original y copia para acuse de recibo y la turna a todos los Centros de Trabajo de Oficinas Centrales y Planteles del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz, al inicio de año, solicitándoles su Detección de necesidades de capacitación y/o Plan de capacitación para el personal Directivo y Administrativo y archiva de manera cronológica permanente la copia del acuse de recibo en la Carpeta cursos de capacitación. Pasa el tiempo Recibe de los centros de trabajo los formatos de Detección de necesidades y/o Plan de capacitación para el personal Directivo y Administrativo y archiva de manera cronológica permanente para su resguardo en la Carpeta cursos de capacitación. Recibe, analiza y aprueba el Plan de capacitación enviados por los centros de trabajo y los devuelve para implementación. Concentra y analiza los formatos de Detección de necesidades enviados, así como el Resultado de las Evaluaciones aplicadas a los directivos y el personal administrativo. Elabora de acuerdo a las prioridades, el Plan de Capacitación Anual, en el que se incluye el presupuesto. Elabora Oficio en original y copia y envía a la Institución que imparte el curso, para gestionar el curso de capacitación de acuerdo con lo planeado y recaba en la copia acuse de recibo y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta cursos de capacitación. Pasa el tiempo. Recibe Oficio de la Institución en original o correo electrónico la aprobación del curso, indicando sede, fecha, horario y los requerimientos para llevar a cabo el curso y archiva de manera cronológica permanente el Oficio o correo electrónico impreso, en la Carpeta cursos de capacitación para su consulta. Elabora y turna Circular en original y una copia a los centros de trabajo, en la que se indica fecha, horario y sede del curso de capacitación a otorgarse y solicita los nombres del personal interesado así como su correo, cargo

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13 A

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y extensión para su registro, recaba acuse de recibo en la copia y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta cursos de capacitación. Pasa el Tiempo Recibe de los Titulares de los centros de trabajo, Oficio en original la información del personal que asistirán al curso y archiva de manera cronológica permanente para su consulta en la Carpeta cursos de capacitación. Elabora Lista del personal que asistirá al curso y la envía a la institución encargada de otorgar el curso través de correo electrónico para su registro. Elabora y entrega Oficio en original y copia para acuse de recibo del personal registrado, en la que se les indica fecha, horario y sede del curso, recaba firma de Acuse de recibo en la copia y archiva de manera cronológica permanente el acuse de recibo en la Carpeta cursos de capacitación. Pasa el tiempo Elabora Lista de Asistencia y recaba firma del personal asistente durante el día o los días en que dure el evento y la archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta cursos de capacitación. Aplica la Evaluación del evento de capacitación al finalizar el curso y las archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta cursos de capacitación. ¿El curso fue otorgado de manera gratuita o pagado? En caso de ser gratuito: Recibe del participante, copia de la constancia emitida, registra y asigna folio correspondiente de acuerdo con el Libro “Control de Folios de Constancias de Capacitación del Personal Directivo y Administrativo” y devuelve. Fin. En caso de ser pagado Solicita a la Institución encargada de impartir el curso las Constancias en original de participación, comprobando la asistencia del personal durante todo el curso. Pasa el Tiempo

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Recibe y verifica que las Constancias emitidas estén correctas en el nombre, fecha y curso, para su entrega. ¿Están correctas? En caso de no estar correctas Devuelve a la institución las Constancias, solicitando la corrección. Continua en la actividad 15 En caso de estar correctas Registra y asigna folio a la constancia de acuerdo con el Libro de Control de Folios de Constancias de Capacitación del personal Directivo y Administrativo y entrega al personal asistente. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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NOMBRE DEL O LAS ÁREA (s) RESPONSABLE (s) DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN CONTINUA PARA EL PERSONAL DIRECTIVO Y ADMINISTRATIVO

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Procedimiento


Elaboración de la Propuesta Anual de Ampliación de la Cobertura Educativa. Identificar la necesidad de crecimiento en horas, plazas, grupos y planteles, y gestionar el recurso ante las autoridades educativas para atender las demandas educativas. Anual

Normas

El Departamento de Planeación Institucional realiza la Propuesta anual de ampliación de

la cobertura educativa acorde con lo establecido en los Criterios y la Convocatoria vigente que para este proceso emite la Subsecretaría de Educación Media Superior (SEMS), de la Secretaría de Educación Pública (SEP).

La fecha de elaboración y entrega de la Propuesta anual de ampliación de la cobertura

educativa está establecida en la Convocatoria emitida cada año por la Subsecretaría de Educación Media Superior (SEMS).

La Propuesta anual de ampliación de la cobertura educativa debe ser presentada en los

formatos establecidos por la SEMS y enviado a la Secretaria de Educación de Veracruz, conteniendo la siguiente documentación:

- Necesidades de horas y plazas para planteles de nueva creación. - Necesidades de horas y plazas por crecimiento natural y expansión. - Necesidades de horas y plazas para conversión de planteles ya existentes.

El Departamento de Planeación Institucional proyecta el crecimiento de grupos, tomando como base, los datos de matrícula de inicio y grupos establecidos en la Estadística de Bachillerato General de inicio de cursos (911.7 G) emitido por la Secretaria de Educación Pública.

El 911.7 G y 911.8 G son formatos estadísticos que recaba información a nivel nacional de todos los Centros de Trabajo regido por la Ley del Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica (INEGI).

El Departamento de Planeación Institucional, realiza la propuesta de crecimiento de plazas,

horas, basándose en el formato Estructura Ocupacional para planteles emitido por la Secretaria de Educación Pública, así como la plantilla de personal del COBAEV.

La propuesta Institucional de ampliación de la cobertura, para ser aprobada, depende de las

políticas establecidas por los Gobiernos Estatal y Federal.



Presupuesto



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Recibe Oficio original de solicitud de los directores de planteles del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz, en diferentes fechas del año, de necesidades de crecimiento de horas, plazas y nuevos centros de trabajo, archiva cronológica permanente el Oficio original en la Carpeta de Ampliación a la Cobertura.

Recibe de la Subsecretaría de Educación Media Superior y Superior del Estado de Veracruz, del Director de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV, copia del Oficio de solicitud, copia de la Convocatoria y archivo electrónico de los Formatos documentos que establecen los criterios y la fecha de entrega para enviar la Propuesta de ampliación de la cobertura educativa; archiva la copia del Oficio y la copia de la Convocatoria de manera cronológica permanente en la Carpeta de Ampliación a la Cobertura.

Analiza las necesidades a través de las solicitudes recibidas de los planteles, coordinaciones de zona y Dirección Académica del COBAEV, en crecimiento de horas, plazas y nuevos centros de trabajo.

Solicita mediante Oficio original y una copia, al Departamento de Recursos Humanos del COBAEV, la Plantilla de personal en archivo electrónico y recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de Ampliación a la Cobertura.

Pasa el tiempo

Recibe Oficio original, del Jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAEV, la Plantilla de Personal, en archivo electrónico, y archiva de manera cronológica permanente el Oficio original, en la Carpeta de Ampliación a la Cobertura.

Obtiene copia de la Estadística de Bachillerato General de inicio de cursos (911.7 G), archivada de manera cronológica temporal de la Carpeta Ampliación a la Cobertura, y analiza la matrícula y la Plantilla de personal en archivo electrónico. Realiza otro archivo electrónico, una Proyección de horas, plazas y grupos para el siguiente ciclo escolar. Analiza las necesidades de crecimiento de horas, docentes y plazas directivas y administrativas mediante Estadística de Bachillerato General de inicio de cursos (911.7, solicitudes recibidas de los planteles, coordinaciones de

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zona y Dirección Académica del COBAEV, así como Estructura Ocupacional para planteles. Elabora en archivo electrónico un concentrado de necesidades.

Captura en archivo electrónico los formatos El Analítico por Unidad Educativa y Resumen de Unidades Educativas por ODE, en lo que corresponde a las necesidades de crecimiento de horas, plazas y grupos y el formato el Histórico de plazas y horas docentes.

Elabora la Propuesta Institucional de ampliación a la cobertura educativa, que integra todos los formatos anteriores en un solo archivo electrónico, imprime en tres tantos. Recaba en los tres tantos, la firma y el sello del Director de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV.

Elabora y envía Oficio original y una copia, al Secretario de Educación de Veracruz, y recaba la firma y el Sello del Director General del COBAEV en el Oficio original y en los tres tantos de la Propuesta de la ampliación a la cobertura educativa, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva cronológica permanente en la Carpeta de Ampliación a la Cobertura.

Envía al Subsecretario de Educación Media Superior y Superior y Superior, de la Secretaría de Educación de Veracruz, Oficio original y una copia, y dos tantos de la Propuesta de la ampliación de la cobertura educativa, para su análisis; recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva ésta de manera cronológica permanente junto con un tanto de la Propuesta de ampliación de la cobertura educativa en la Carpeta de ampliación de la cobertura.

Analiza la autorización recibida por la SEV, de la Propuesta de ampliación a la cobertura, de nuevos grupos y horas docentes.

Elabora y turna Oficio de autorización en original y copia a los Directores de planteles, de nuevos grupos y horas docentes, para ejercer en el siguiente ciclo escolar, y archiva de manera cronológica y permanente la copia del Oficio como acuse de recibo en la Carpeta del Programa de ampliación a la cobertura.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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NOMBRE DEL O LAS ÁREA (s) RESPONSABLE (s): DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA ANUAL DE AMPLIACIÓN A LA COBERTURA EDUCATIVA

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NOMBRE DEL O LAS ÁREA (s) RESPONSABLE (s): DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA ANUAL DE AMPLIACIÓN A LA COBERTURA EDUCATIVA

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Procedimiento


Evaluación del Ambiente Laboral Evaluar el ambiente laboral que se refleja en los planteles, coordinaciones de zona y oficinas centrales del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV), mediante la aplicación de una encuesta anual, a fin de analizar el estado actual de la institución en cuanto a los aspectos organizacionales que pueden influir en el desempeño del personal y en la toma de decisiones. Anual

Normas

El Departamento de Evaluación Institucional es el encargado de la elaboración, aplicación del instrumento para la Evaluación del Ambiente Laboral, así como, el análisis de los resultados de la evaluación.

El Jefe del Departamento de Evaluación Institucional, asigna al personal responsable de recopilar, analizar e identificar la información proveniente de todos los Centros de Trabajo del COBAEV.

El personal encargado del diseño, la estructura y seguimiento en la construcción del

instrumento, cuenta con los conocimientos de las normas, políticas que rigen la vida institucional y documentos normativos que fundamentan al Sistema de Gestión de la Calidad.

El personal encargado del procedimiento, analiza la información proveniente del

administrador en línea del Sistema Institucional de Seguimiento y Evaluación del COBAEV (SISEC electrónico) y posteriormente prepara gráficos, concentrados de datos y análisis de la información.

El proceso de análisis de datos da como resultado un Informe Anual de la Evaluación del

Ambiente Laboral y por medio del SISEC electrónico se obtienen los resultados por centro de trabajo.

Los resultados obtenidos de la Evaluación del Ambiente Laboral está ligado al seguimiento

que realiza el Departamento de Recursos Humanos en la Aplicación del Plan de Mejora con la finalidad generar, fortalecer y mantener un Ambiente Organizacional satisfactorio en el COBAEV.



Presupuesto



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Departamento de Evaluación Institucional

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Elabora Circular original y copia, indicando la fecha de registro en el SISEC Electrónico de la Encuesta del Ambiente Laboral. Turna en archivo electrónico e impreso al titular de cada Centro de Trabajo y archiva acuse en la Carpeta de oficios enviados, de manera cronológica y permanente. Notifica el titular de cada Centro de Trabajo al Personal realizar la prueba del Ambiente Laboral en el SISEC electrónico. Evalúa en el SISEC electrónico e imprime constancia de cumplimiento, archiva cronológica permanentemente en el Expediente de Actualización del Personal del Centro de Trabajo. Verifica mediante la administración en línea del SISEC electrónico, que los Centros de Trabajo han cumplido en el registro de la encuesta de ambiente laboral, en un punto intermedio del período. ¿Se ha cumplido con la aplicación de la evaluación? No se ha cumplido: Notifica vía telefónica al titular del Centro de Trabajo el incumplimiento, para que realicen la evaluación. Continúa con la actividad 3. Se ha cumplido: Respalda en forma automática en el servidor del SISEC- electrónico la información registrada. Verifica que cada Centro de Trabajo cumpla con al menos una Evaluación del Ambiente Laboral al finalizar el periodo ¿Se ha cumplido con al menos una evaluación? No se ha cumplido: Elabora oficio en original y cinco copias, dirigido al titular del Centro de Trabajo correspondiente, notificando el incumplimiento, recaba la firma del Director de Planeación, Programación y Presupuesto, y turna de la siguiente manera: Original: al titular del Centro de Trabajo. Primera copia: al Director General Segunda copia: Representante del Director General del COBAEV, ante el Sistema de Gestión de la Calidad. Tercera copia: Al Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

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Cuarta copia: al Superior inmediato del titular del Centro de Trabajo. Quinta copia: Recaba acuse de recibo y archiva en la Carpeta de oficios enviados, de manera cronológica y permanente. fin Se ha cumplido: Elabora en el SISEC electrónico el Reporte Global de Evaluación del Ambiente Laboral por campo temático y Síntesis de Resultados Institucionales por Planteles, Coordinaciones de Zona y Oficinas Centrales. Analiza, valida e interpreta la información cuantitativa de los datos extraídos del SISEC electrónico. Elabora y diseña el Informe Anual de Evaluación del Ambiente Laboral Institucional en original. Elabora Circular de difusión en original y copia e integra el Informe Anual de Evaluación del Ambiente Laboral Institucional, turna al Titular de cada Centro de Trabajo, recaba acuse de recibo de la Circular y archiva en la Carpeta de oficios enviados, de manera cronológica y permanente.


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Oficio

5

Oficio

4

Oficio

3

Oficio

2

Oficio

1

Oficio

O

CIRCULARC

POR INTERNET E IMPRESO

CIRCULAR

CIRCULAR

O-1

C CARPETA DE OFICIOS ENVIADOS

NO

SI

RESPALDA

SISEC ELECTRÓNICO

1

VERIFICA

NO

SI

C

NOTIFIICA

SISEC

VERIFICA

SISEC ELECTRÓNICO

1

Registro de la

encuesta

EVALÚA EIMPRIME

CONSTANCIA

0

EXPEDIENTE PERSONAL

PERSONAL DEL CENTRO

NOTIFICA

1

INCUMPLIMIENTOVÍA TELEFÓNICAAL TITULAR DEL

CENTRO DE TRABAJO

PRUEBA AMBIENTE

LABORAL

C

INICIO

TITULAR DE CADA CENTRO

DE TRABAJO

Elabora, turna

y archiva

Titular de

centro de

trabajo

¿Se ha cumplido con

la aplicación de la

evaluación?

¿Se ha cumplido

con al menos

una evaluación?

Carpeta de

oficios

enviados

Elabora, racaba,

turna y archiva

Titular del centro de

trabajo

Representante del

Director general

Director general

Depto. Recursos

Humanos

Superior inmediato del titular del

Centro de Trabajo.

Centro de trabajo

cumpla con al

menos una

evaluación

fin

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DEL AMBIENTE LABORAL

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Circular

1

Informe anual de

evaluación del

ambiente laboral

Circular

O-1

O

INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL

AMBIENTE LABORAL INSTITUCIONAL

1

ELABORA

SISEC ELECTRÓNICO

ANALIZA, VALIDA E

INTERPRETA,

SISEC ELECTRÓNICO

ELABORA Y DISEÑA

CONCENTRADOSINSTITUCIONALES Y ESPECÍFICOS

REPORTE GLOBAL

DATOS CUANTITATIVOS

Elabora, racaba,

turna y archiva

Titular de cada

centro de trabajo

Carpeta de

oficios

enviados

FIN

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DEL AMBIENTE LABORAL

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Procedimiento


Evaluación del Desempeño del Personal Directivo y Administrativo (EDPDA) Evaluar la actuación del Personal Directivo y Administrativo del COBAEV, mediante un proceso que valore un conjunto de competencias necesarias con las que debe contar todo el personal para el buen desempeño de sus funciones. Anual

Normas

El Departamento de Evaluación Institucional aplica el procedimiento de la Evaluación del Desempeño de: Directores de Plantel, Coordinadores de Zona, Directores y Subdirectores de Área, así como, Jefes de departamento y todo el personal administrativo. El Departamento de Evaluación Institucional es el encargado de elaborar, aplicar y dar

seguimiento de la Evaluación del Desempeño del Personal Directivo y Administrativo del COBAEV (EDPDA).

El Jefe del Departamento de Evaluación Institucional asigna al personal responsable de recopilar, analizar e identificar la información proveniente de todos los centros de trabajo del COBAEV.

El personal encargado del diseño, la estructura y seguimiento en la construcción del

instrumento, cuenta con los conocimientos, de las normas, políticas que rigen la vida institucional y documentos normativos que fundamentan el Sistema de Gestión de la Calidad.

El SISEC electrónico es el Sistema Institucional de Seguimiento y Evaluación del

COBAEV, que permite la aplicación de evaluaciones en línea, para los Centros de Trabajo, asimismo, almacena y resguarda la información mediante instrumentos de evaluación creados en el Departamento de Evaluación Institucional. (ejemplo: Evaluación del Desempeño del Personal Directivo y Administrativo y Evaluación del Ambiente Laboral del COBAEV).

El personal encargado del procedimiento analiza la información proveniente del

administrador en línea del Sistema Institucional de Seguimiento y Evaluación del COBAEV (SISEC electrónico) y posteriormente prepara gráficos, concentrados de datos y análisis detallados de la información.

El proceso de análisis de datos arroja como resultado un Informe Anual de Evaluación del

Desempeño del Personal Directivo y Administrativo del COBAEV. Fecha Elaboró Revisó Autorizó

Elaboración Autorización Dirección de Planeación,




H. Junta Directiva

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Diciembre 2015

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Elabora Circular original y copia, informando las fechas del registro del Sistema institucional de seguimiento y evaluación del COBAEV (SISEC electrónico) de las Evaluaciones del Desempeño del Personal Directivo y Administrativo del COBAEV (EDPDA) turna en archivo electrónico e impreso al titular de cada Centro de Trabajo, y recaba acuse de recibo en la copia y archiva Carpeta de oficios enviados, de manera cronológica y permanente. Notifica el titular de cada Centro de Trabajo al Personal realizar la prueba del (EDPDA) en el (SISEC electrónico). Evalúa desempeño en el SISEC electrónico e imprime constancia de cumplimiento y archiva cronológica permanentemente en el Expediente de Actualización del Personal del Centro de Trabajo. Verifica mediante la administración del SISEC electrónico, que los Centros de Trabajo han cumplido con las evaluaciones, en un punto intermedio del período. ¿Se cumplió con el registro? En caso de incumplimiento: Notifica vía telefónica, al titular del Centro de Trabajo el incumplimiento para que realicen la evaluación. Continúa con la actividad 3. En caso de cumplimiento: Respalda e Imprime del SISEC electrónico, original del Reporte de concentrados de cada Centro de Trabajo correspondiente; archiva de manera cronológica y permanente en la Carpeta de reportes de Evaluación del Desempeño del Personal Directivo y Administrativo del COBAEV. Verifica que cada Centro de Trabajo cumpla con al menos una Evaluación del Desempeño del Personal Directivo y Administrativo del COBAEV al finalizar el periodo. ¿Se cumplió con al menos una evaluación? En caso de no cumplimiento: Elabora Oficio en original y cinco copias dirigido al titular del Centro de Trabajo, notificando el incumplimiento, recaba la firma del Director de Planeación, Programación y Presupuesto, y turna de la siguiente manera: Original al titular del Centro de Trabajo. Primera copia: al Director General. Segunda copia: Al representante del COBAEV. Ante el

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11

12

Sistema de Gestión de la Calidad. Tercera copia. Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Cuarta copia. Al superior inmediato del titular del Centro de Trabajo. Quinta copia. Recaba acuse de recibo y archiva en la Carpeta de oficios enviados, de manera cronológica y permanente. fin En caso de cumplimiento: Elabora en el SISEC electrónico, un Concentrado institucional. Analiza la información cuantitativa y cualitativa e interpreta los datos extraídos del SISEC electrónico; elabora un documento de Informe institucional preliminar y revisa. ¿Está correcta la información? En caso de no estar correcta: Continúa con la actividad No. 8. En caso de estar correcta: Diseña la estructura del documento e integra el Informe del Desempeño del Personal Directivo y Administrativo del COBAEV, e imprime en original. Elabora en archivo electrónico, una Síntesis de los resultados institucionales por Centro de Trabajo. Elabora en archivo electrónico Circular original e imprime. Turna a los titulares de Centro de trabajo Circular original y copia y la Síntesis de los resultados en original y copia, recaba acuse de recibo en ambas copias y archiva en la Carpeta de oficios enviados, de manera cronológica y permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO

62

SISEC

Oficio

5

Oficio

4

Oficio

3

Oficio

2

Oficio

1

Oficio

O

Reporte de

concentrados O

SISEC

SISEC

Constancia

SISEC

Circular

1

Circular

Circular

O-1

INICIO

Elabora, turna,

recaba y archiva

Titular de cada

Centro de Trabajo

c

Carpeta de

oficios enviados

Notifica

Al titular de cada

centro de trabajo

realizar prueba de

desempeño

Evalúa, imprime y

archiva

c

Expediente de Actualización

del Personal

verifica

Centros de Trabajo han

cumplido con las

evaluaciones

¿Se cumplió con

el registro?

NO

SI

Notifica

Vía telefónica al

Titular del

Centro de

Trabajo

1

1

Respalda,

emprime y archiva

c

Carpeta de reportes de

Evaluación del

Desempeño del

Personal Directivo y

Administrativo del

COBAEV.

VerificaQue el centro de

trabajo cumpla con al

menos una evaluación

Elabora, recaba,

turna y archiva

¿Se cumplió con

al menos una

evaluación?

NO

Titular del centro de

trabajo

Director General

Representante del

COBAEV. Ante el

Sistema de Gestión de

la Calidad.

Depto. Recursos

Humanos

Al superior inmediato

del titular del Centro de

Trabajo.

c

Carpeta de

oficios

enviados

SI

Elabora

Concentrado

Institucional

1

fin

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL DIRECTIVO Y ADMINISTRATIVO (EDPDA)

63

Síntesis de los

resultados

O-1

Circular O-1

Circular O

Síntesis de los

resultados

Informe del

Desempeño O

Informe

Institucional

preliminar O

SISEC

1

Analiza e

interpreta y

elabora

¿Esta correcta la

información?

NO

SI

2

2

Diseña, integra e

imprime

Elabora

Elabora e imprime

Turna, recaba y

archiva

FIN

Titulares de

Centro de

Trabajo

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL DIRECTIVO Y ADMINISTRATIVO (EDPDA)

64

Procedimiento


Evaluación Programática y Presupuestal del Programa Operativo Anual (POA) Analizar el comportamiento de la programación operativa anual de cada Centro de Trabajo del COBAEV, a fin de valorar la congruencia en la definición de metas y la designación de los recursos para establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias que permitan contribuir a incrementar la eficiencia programática y presupuestal de la Institución. Anual

Normas

El Departamento de Evaluación Institucional es el encargado de la Evaluación Programática y Presupuestal del Programa Operativo Anual POA.

El Jefe del Departamento de Evaluación Institucional asigna al personal responsable de

analizar e identificar la información proveniente de: Departamento de Programación y Seguimiento, Departamento de Control Presupuestal.

El personal del Departamento de Evaluación Institucional solicita a los departamentos:

Programación y Seguimiento; la Programación Detallada del Programa Operativo Anual, Control Presupuestal; Resultados de la Programación Anual del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz.

El personal del departamento de Evaluación Institucional encargado del procedimiento del

POA, analiza la información de los datos y aplica técnicas estadísticas para realizar gráficos, concentrados de información y descripciones de las causas de incumplimiento o sobre cumplimiento de las metas físicas del POA, e informar al Jefe del Departamento de Evaluación Institucional.

Como resultado se genera un Informe Anual de la Evaluación del POA institucional.



Presupuesto



H. Junta Directiva

Junio 2015

Diciembre 2015

65

Normas

Eficacia Programática (Es la relación de metas físicas ejecutadas con las metas físicas programadas con los

recursos previstos en el periodo evaluado) Fórmula A x 100 A (Avance ejecutado de metas físicas) B B (Avance programado de metas físicas) Eficiencia Programática y Presupuestal (Es la relación que mide la eficacia de las metas alcanzadas con la

eficacia de los recursos ejercidos para tal fin) Fórmula A x 100 A (Eficacia programática) B B (Eficacia Presupuestal) Eficacia Presupuestal (Es la relación del presupuesto ejercido con el total de presupuesto previsto en un año

fiscal. Fórmula A x 100 A (Presupuesto Ejercido mdp ) B B (Presupuesto programado mdp)



Presupuesto



H. Junta Directiva

JUNIO 2015

66

Área Actividad


1

2

3

4

5

6

7

Elabora dos Oficios en original y copia solicitando el Avance Anual del POA y del Presupuesto respectivamente. Turna y distribuye de la siguiente manera, primer Oficio original y copia al Jefe del Departamento de Control Presupuestal, segundo Oficio y copia al jefe del Departamento de Programación y Seguimiento, recaba acuse de recibo en la copias de los Oficios y archiva en la Carpeta de oficios enviados, de manera cronológica y permanente. Recibe del Jefe del Departamento de Programación y Seguimiento, archivo electrónico del Avance anual del POA; y del Jefe del Departamento de Control Presupuestal. En archivo electrónico e impreso del Avance Anual del presupuesto, en el tiempo previamente establecido. Realiza el análisis cuantitativo y cualitativo de la información por Centro de Trabajo, con relación al cálculo de la eficacia programática y presupuestal anual en los archivos electrónicos Avance anual del POA y Avance Anual del presupuesto. Interpreta los resultados cuantitativos y cualitativos en archivos electrónicos de Excel y Word, con la finalidad de informar a las diferentes áreas del Colegio, los resultados de la evaluación del POA, para la toma de decisiones.

Diseña la estructura e integra el Informe de la Evaluación del POA en original.

Elabora Circular original y copia, anexa Informe de la evaluación del POA original y copia, turna al titular de cada Centro de Trabajo del COBAEV, archiva copias de cada documento como acuse de recibo en forma cronológica permanente en la Carpeta de oficios enviados.


67

C

INFORME DE LA

EVALUACION DEL POA

CIRCULAR

1

INFORME DE LA

EVALUACION DEL POA

CIRCULAR

O-1

INFORME DE LA

EVALUACION DEL POA

ANALISIS

Avance Anual del

presupuesto.

Avance anual

del POA

OFICIO1

OFICIO1

OFICIO

O-1

INICIO

OFICIO O

OFICIO O

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y SEGUIMIENTO

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESPUESTAL

C CARPETA DE OFICIOS ENVIADOS

RECIBE

AVANCE ANUAL

DEL POA

AVANCE ANUAL DEL

PRESUPUESTO

REALIZA

-JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y SEGUIMIENTO

- JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

ELABORA

Oficio

O-1

TURNA,

DISTRIBUYE,

RECABA Y

ARCHIVA

ANALISIS POR

CENTRO DE

TRABAJOREALIZA

INFORMAR

RESULTADOSINTERPRETA

DISEÑA E

INTEGRA

O

ELABORA,

TURNA Y

ARCHIVA

O-1

1

TITULAR DE

CADA CENTRO

DE TRABAJO

CARPETA DE

OFICIOS

ENVIADOS

FIN

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN PROGRAMÁTICA Y PRESUPUESTAL DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA)

68

Procedimiento


Evaluación de Programas Específicos del Programa Institucional de Desarrollo (EPEP) Analizar los indicadores de desempeño institucional, a partir de la evaluación de seguimiento de la organización, funcionamiento y resultados de los proyectos específicos del Programa Institucional de Desarrollo (PIDE), a fin de facilitar la toma de decisiones, el logro de los objetivos y metas del PIDE, en congruencia con los objetivos y metas del Plan Veracruzano de Desarrollo y del Programa Sectorial de Educación vigentes. Anual.

Normas

El Departamento de Evaluación Institucional es el encargado de la evaluación de programas

y proyectos específicos del Programa Institucional de Desarrollo (PIDE) El Jefe del Departamento de Evaluación Institucional designa al personal responsable de

recopilar, analizar e identificar la información proveniente de todos los Centros de Trabajo del COBAEV.

El personal del Departamento de Evaluación debe analizar la información sobre los datos

obtenidos, aplicando técnicas estadísticas para realizar gráficos y concentrados de los mismos, en análisis detallados de la información.

El titular de cada Centro de Trabajo es el responsable de proporcionar la información sobre

cada proyecto de su centro de trabajo y debe cumplir en tiempo y forma con lo establecido.

El proceso de análisis cualitativo y cuantitativo de datos dará como resultado un Informe Anual de la evaluación del Programa Institucional de Desarrollo (PIDE)



Presupuesto



H. Junta Directiva

Junio 2015

Diciembre 2015

69



1

2

3

3A

4

5

6

7

8

Elabora Circular original y copia donde solicita el registro de las evaluaciones de los proyectos específicos del PIDE, en acuerdo al período establecido turna por valija o archivo electrónico al titular de cada Centro de Trabajo archiva copia como acuse de recibo en la Carpeta de oficios enviados de manera cronológica permanente. Recibe del titular de cada Centro de Trabajo, los avances y logros obtenidos en la ejecución de los proyectos correspondientes al Centro de Trabajo, esto a partir de los puntajes valorativos asignados a cada enunciado correspondientes al instrumento de medición asignado a la evaluación del PIDE, mediante el SISE. Verifica durante el período si los Centros de Trabajo han cumplido con la solicitud de la evaluación en el período definido. ¿Se ha cumplido con la solicitud? En caso de incumplimiento: Notifica al titular del Centro de Trabajo, el incumplimiento mediante vía telefónica, para lograr el cumplimiento de la acción solicitada en tiempo y forma. Continúa con la actividad 2. En caso de cumplimiento: Respalda la información en electrónico y/o impreso. Elabora en archivo electrónico Concentrado institucional y los resultados específicos correspondientes. Analiza la información cuantitativa y cualitativa e interpreta los datos. Diseña la estructura del documento e integra el Informe Anual de la Evaluación del PIDE, e imprime en original. Elabora y turna Circular original y copia, anexa Informe original y copia al titular de cada Centro de Trabajo del Colegio que participan en el desarrollo del PIDE y recaba acuse de recibo en la copias y archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de oficios recibidos. FIN DEL PROCEDIMIENTO

70

INFORME

O

CONCENTRADO

INSTITUCIONAL

SISEC

CIRCULAR

1

CIRCULAR

CIRCULAR

O-1

ELABORA,

TURNA Y

ARCHIVA

INICIO

VALIJA O

INTERNET

TITULAR DE

CADA

CENTRO DE

TRABAJO

C

CARPETA DE

OFICIOS

ENVIADOS

RECIBE

TITULAR DE

CADA

CENTRO DE

TRABAJO

AVANCES Y

LOGROS

OBTENIDOS

VERIFICA

QUE LOS

CENTROS DE

TRABAJO

HAYAN

CUMPLIDO

¿SE HA CUMPLIDO

CON LA SOLITUD?

NO

SI

NOTIFICA

VIA TELEFONICA

INCUMPLIMIENTO

AL TITULAR DEL

CENTRO DE

TRABAJO

1

1

RESPALDA

ELECTRONICO O

IMPRESO

ELABORA

ANALIZA E

INTERPRETAINFORMACION

DISEÑA,

INTEGRA E

IMPRME

1

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE PROGRAMAS ESPECÍFICOS DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO (EPEP)

71

C

INFORME

1

CIRCULAR

1

INFORME

O-1

CIRCULAR

O-1

1

ELABORA,

TURNA, ANEXA,

RECABA Y

ARCHIVA

TITULAR DE

CADA

CENTRO DE

TRABAJO

CARPETA DE

OFICIOS

RECIBIDOS

FIN

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE PROGRAMAS ESPECÍFICOS DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO (EPEP)

72

Procedimiento


Coordinación e Integración del Programa Operativo Anual del COBAEV. Integrar los reportes e informes del Programa Operativo Anual para medir el cumplimiento de las metas y proyectos programados en cada uno de los Centros de Trabajo del COBAEV. Anual

Normas

El Departamento de Programación y Seguimiento, rige sus actividades a desarrollar a nivel institucional con el Plan Nacional de Desarrollo, Plan Sectorial de Educación, Plan Veracruzano y Plan Institucional de Desarrollo (PIDE) con el Programa Operativo Anual (POA). La Secretaría de Finanzas y Planeación (SEFIPLAN) es la responsable de autorizar el presupuesto del COBAEV para cada ejercicio presupuestal. El Departamento de Programación y Seguimiento es el responsable de establecer un cronograma de actividades, así como de la integración del POA del ejercicio fiscal del año siguiente para cada uno de los Centros de Trabajo del COBAEV. El seguimiento a los avances del POA, se realiza en apego a lo establecido en el Código Financiero No. 18 para el Estado de Veracruz. El Departamento de Programación y Seguimiento establece la programación anual del POA para cada uno de los Centros de Trabajo autorizados e informa por medio de la circular las fechas de entrega del mismo. Los Centros de Trabajo son los responsables de elaborar su programación de acuerdo a los lineamientos con base a lo establecido por SEFIPLAN para cada ejercicio fiscal.

El Departamento de Programación y Seguimiento es el encargado del seguimiento de los avances del POA, considerando los lineamientos internos para el ejercicio del gasto. Los Centros de Trabajo corresponden a las Direcciones de Área, Coordinaciones de Zona y Planteles del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz.



Presupuesto



H. Junta Directiva

Junio 2015

Diciembre 2015

73


Departamento de Programación y Seguimiento.

1

2 3 4 5

Recibe del Director de Planeación Programación y Presupuesto, copia del Oficio de autorización del presupuesto del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz, por parte de la Secretaria de Finanzas y Planeación, para su ejercicio en el próximo año y archiva copia del Oficio de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficio y/o circulares recibidos. Realiza reunión de trabajo con el personal del departamento para establecer los criterios para elaborar la Programación Anual, se elabora y firma minuta original de trabajo, se archiva la minuta de manera cronológica permanente en la Carpeta de SGC. Elabora Circular original y recaba firma del Director de Programación y Presupuesto, en donde solicita la integración y la eliminación de metas de acuerdo al nuevo ejercicio fiscal y se anexa formato original, se reproducen seis copias de la Circular original, se distribuyen y turnan de la siguiente manera: Circular original: al Director de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV para su resguardo. Primera copia de la Circular y formato original: titulares de los Centros de Trabajo de Oficinas Centrales del COBAEV. Segunda copia de la Circular: Director General del COBAEV. Tercera copia de la Circular: Director Administrativo del COBAEV Cuarta copia de la Circular: Titular del Órgano Interno de control del COBAEV. Quinta copia de la Circular: Jefe del Departamento de Control Presupuestal del COBAEV. Sexta copia de la Circular: Recaba acuse de recibo, archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios y circulares enviados. Recibe de los Titulares de los Centros de Trabajo del COBAEV, documentación por correo electrónico e impresos en original y copia, se archiva documentación original de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficio recibidos y la copia se sella de recibido y se devuelve a cada uno de los Centros de Trabajo. Pasa el Tiempo Recibe del Director de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV, copia de la Circular enviada en coordinación con el Departamento de Control Presupuestal a los Titulares de los Centros de Trabajo del COBAEV, para la Integración del POA de acuerdo al ejercicio fiscal,

74

6 7

7A

8

anexando calendario y sedes, se archiva copia de la Circular de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios y circulares recibidos. Pasa el Tiempo Asisten los Titulares de los Centros de Trabajo del COBAEV, a la reunión de Trabajo en coordinación con el Departamento de Control Presupuestal del COBAEV. Coordina, verifica, valida en el Sistema PSEPOA la integración de la información de las metas a realizar durante el año, mediante la captura que realizan los Titulares de los Centros de Trabajo del COBAEV. ¿Ésta correcta la información? En caso de que no esté correcta la información: Revisa la captura del Sistema POA e informa a los Titulares de los Centros de Trabajo del COBAEV, las modificaciones a realizar. Continúa con la actividad 7. En caso de que si, este correcta la información: Imprime el POA, en original y recaba la firma de los Titulares de los Centros de Trabajo del COBAEV, reproduce una copia del POA y la distribuye de la siguiente manera: POA original: se archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta POA. POA copia: turna a los Titulares de los Centros de Trabajo del COBAEV, con acuse de recibo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

75

NOMBRE DEL O LAS ÁREA (s) RESPONSABLE (s): DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y SEGUIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

76

NOMBRE DEL O LAS ÁREA (s) RESPONSABLE (s): DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y SEGUIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

77

Procedimiento


Seguimiento del Programa Operativo Anual del COBAEV. Dar continuidad a las acciones sustantivas del Programa Operativo Anual, a fin de conocer el cumplimiento de las metas programadas en cada uno de los Centros de Trabajo del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz. Mensual

Normas

El Departamento de Programación y Seguimiento es responsable de establecer un Calendario para la captura de los avances mensuales del Programa Operativo Anual (POA), para cada uno de los Centros de Trabajo del COBAEV. Los Centros de Trabajo del COBAEV, tendrán la opción de reprogramar sus actividades, con la finalidad de no caer en incumplimiento en el Programa Operativo Anual (POA), siempre y cuando lo solicite por escrito con su respectiva justificación. El Departamento de Programación y Seguimiento elabora trimestralmente Informe de resultados de Eficacia Programática, el cual da a conocer a los Centros de Trabajo del COBAEV. Los Centros de Trabajo corresponden a las Direcciones de Área, Coordinaciones de Zona y Planteles del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz.



Presupuesto



H. Junta Directiva

Junio 2015

Diciembre 2015

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Departamento de Programación y Seguimiento.

1

2

3

Elabora Circular original y recaba firma del Director de Planeación, Programación y presupuesto y envía al inicio del año, anexa Calendario original de los periodos de captura del Seguimiento Mensual del Programa Operativo Anual, se reproducen cinco copias de la Circular original, se distribuyen y turnan de la siguiente manera: Circular original: al Director de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV para su resguardo. Primera copia de la Circular y calendario original: titulares de los Centros de Trabajo (Coordinaciones de Zona y Planteles) del COBAEV. Segunda copia de la Circular: Director General del COBAEV. Tercera copia de la Circular: Director Administrativo del COBAEV Cuarta copia de la Circular: Titular del Órgano Interno de Control del COBAEV. Quinta copia de la Circular y calendario: Recaba acuse de recibo, archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios y circulares enviados. Elabora Circular original y recaba firma del Director de Planeación, Programación y Presupuesto, envía al inicio del año, informando que serán responsables de verificar que las metas programadas en el mes se hayan cumplido, se reproducen cinco copias de la Circular original y se distribuyen y turnan de la siguiente manera: Circular original: al Director de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV para su resguardo. Primera copia: titulares de los Centros de Trabajo de (Oficinas Centrales) del COBAEV. Segunda copia: Director General del COBAEV. Tercera copia: Director Administrativo del COBAEV Cuarta copia: Titular del Órgano Interno de control del COBAEV. Quinta copia: Recaba acuse de recibo, archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios y circulares enviados. Pasa el tiempo Recibe de los Titulares de los Centros de Trabajo del COBAEV (Oficinas Centrales), Oficio original y copia, solicitando la reprogramación de las metas no cumplidas, para su autorización, archiva Oficio original de manera cronológica permanente en la Carpeta solicitudes de reprogramación, sella y turna copia a los titulares de los Centros de Trabajo del COBAEV(Oficinas Centrales).

79

Departamento de Programación y Seguimiento

4

5

6

7

8

9

10

Elabora Oficio en original y copia, turna a los titulares de los Centros de Trabajo del COBAEV (Oficinas Centrales), notificándoles la autorización de la reprogramación en el Sistema PSEPOA, archiva copia del Oficio como acuse de recibo de manera cronológica permanente en la Carpeta de solicitudes de reprogramación. Pasa el tiempo. Notifica vía telefónica a los Centros de Trabajo del COBAEV, solicitando registrar su seguimiento del POA, en el Sistema PSEPOA y/o justificaciones de incumplimiento. Pasa el tiempo Verifica y valida la información del Seguimiento mensual del POA, en el Sistema PSEPOA en línea, e informa vía telefónica a los Centros de Trabajo del COBAEV. Pasa el tiempo Recibe el Seguimiento mensual del POA, impreso en original y copia, recaba sello y firma del jefe, se devuelve copia al titular de los centros de trabajo del COBAEV, archiva seguimiento mensual del POA original de manera cronológica permanente en la Carpeta Seguimiento del POA. Imprime del Sistema PSEPOA, los reportes mensuales del indicador de Eficacia Programática de los centros de trabajo del COBAEV Realiza análisis cuantitativo y cualitativo del indicador, así como la interpretación de los resultados y elabora un Informe original del comportamiento de la Eficacia Programática de manera trimestral y anual. Pasa el tiempo Elabora Memorándum y engargolado del Informe Trimestral de Eficacia Programática en original, se reproducen ocho copias del Memorándum y engargolado y se turnan de la siguiente manera: Primera copia del memorándum y engargolado; al Director General del COBAEV. Segunda copia del memorándum y engargolado: al Director Administrativo del COBAEV Tercera copia del memorándum y engargolado: al Director de Planeación, Programación y Presupuesto del COBAEV.

80

Departamento de Programación y Seguimiento

11

Cuarta copia del memorándum y engargolado: al Director Académico del COBAEV. Quinta copia del memorándum y engargolado: al Titular del Órgano Interno de Control del COBAEV. Sexta copia del memorándum y engargolado: al Director de Asuntos Jurídicos del COBAEV. Séptima copia del memorándum y engargolado: a la Director de Operación Regional del COBAEV. Octava copia del memorándum y engargolado: al Jefe de Enlace Interinstitucional de Coordinadores del COBAEV. Y el memorándum y engargolado original, recaba acuse de recibo, y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios y circulares enviados. Elabora y turna trimestralmente Circular original y copia, exhortando a los titulares de los centros de trabajo del COBAEV, a que revisen sus resultados y realicen acciones cuando corresponda, recaba acuse de recibo en la copia de la Circular, archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios y circulares enviados. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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NOMBRE DEL O LAS ÁREA (s) RESPONSABLE (s): DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y SEGUIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

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NOMBRE DEL O LAS ÁREA (s) RESPONSABLE (s): DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y SEGUIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

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Procedimiento


Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos Elaborar el Presupuesto de egresos conforme al techo presupuestal autorizado al COBAEV, para ser distribuido y controlado en base a los objetivos institucionales y con fundamento en la normatividad vigente, y aplicado de acuerdo a las necesidades de los Centros de Trabajo. Anual

Normas

El Departamento de Control Presupuestal, es responsable de proporcionar a los Centros de

Trabajo el formato Proyecto de Presupuesto de Egresos denominado PPE para su llenado; así mismo, asignar el techo presupuestal que se refiere al presupuesto que podrán aplicar en el ejercicio fiscal correspondiente.

Los centros de trabajo llenan el formato Proyecto de Presupuesto de Egresos PPE, de acuerdo a los criterios para la formulación del Proyecto de Presupuesto de Egresos del ejercicio fiscal y el Clasificador por objeto del gasto debiendo coincidir el nombre y número de proyectos con los que están plasmados en el Programa Operativo Anual denominado POA.

El formato PPE, debe cumplir los siguientes requisitos:

- El nombre y número de proyectos deben ser los mismos del formato POA. - Se toma en cuenta el programa, subprograma, partidas, fuente de financiamiento y tipo de

gasto para cada proyecto. - La suma de las partidas de los capítulos del gasto, debe coincidir con el Techo

presupuestal asignado. - La suma de enero a diciembre de cada partida debe ser igual al anual de cada partida.

El formato PPE, no debe contener lo siguiente:

- Repetición de la misma partida en un mismo proyecto. - Subtotales por proyecto. - Espacios o filas en blanco.

Fecha Elaboró Revisó Autorizó

Elaboración Autorización Dirección de Planeación,




H. Junta Directiva

Junio 2015

Diciembre 2015

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Departamento de Control Presupuestal

1

2

2A

3

4

5

6

Analiza y determina el techo presupuestal de cada centro de trabajo para el siguiente ejercicio fiscal, en base a los reportes emitidos en el SUAFOP (Sistema Único de Administración Financiera para Organismos Públicos), y conforme al presupuesto ejercido a la fecha. Elabora el formato Proyecto de Presupuesto de Egresos (PPE) y Circular dirigida a los titulares de cada centro de trabajo, para informar el techo presupuestal asignado por capítulo y las fechas establecidas de entrega del formato PPE; turna de manera económica ambos documentos originales al Director de Planeación, Programación y Presupuesto, para su revisión. ¿Son autorizados los documentos? En caso de no autorizarse: Corrige el formato PPE y la Circular, ambos en original. Continúa con la actividad No. 3. En caso de autorizarse: Fotocopia Circular junto con el formato PPE, turna a los titulares de los centros de trabajo de Oficinas Centrales archivo magnético para que sea llenado; recaba acuse de recibo en original de la Circular y lo archiva en la carpeta de circulares de manera cronológica permanente. Elabora Circular original dirigido a Directores de Plantel y Coordinadores, turna por correo electrónico junto con el formato PPE, solicitando sea llenado el formato y devuelto impreso y en archivo electrónico. Archiva de forma cronológica permanente, PPE original y copia de la Circular, en la Carpeta de solicitudes de presupuesto; resguarda en equipo de cómputo el formato PPE. Pasa el tiempo. Recibe del Director de Planeación, Programación y Presupuesto, proveniente del titular de cada centro de trabajo, archivo en disco compacto del formato PPE e impreso y Oficio, ambos en original. Revisa el llenado del formato PPE de acuerdo a las indicaciones emitidas, y archiva el Oficio original de forma cronológica permanente en la Carpeta de solicitudes de presupuesto.

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6A

7

8

¿Está bien llenado el formato? En caso de no estar correcto: Solicita vía telefónica a los titulares de los centros de trabajo correspondientes, realicen las correcciones necesarias y envíen nuevamente el formato PPE; desecha la versión que no está bien llenada. Continúa con la actividad No. 5. En caso de estar correcto: Integra la base de datos para la carga correspondiente en el SUAFOP (Sistema Único de Administración Financiera para Organismos Públicos), del Proyecto de Presupuesto anual por centro de trabajo en original, incluidos en el formato PPE. Elabora Oficios en original y copia dirigidos a los titulares de los centros de trabajo, autorizando el techo presupuestal anual para cada uno, recaba la firma del Director de Planeación, Programación y Presupuesto, y turna Oficio recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de solicitudes de presupuesto. FIN DEL PROCEDIMIENTO

86

Procedimiento


Seguimiento y control del Presupuesto Proporcionar a los centros de trabajo la suficiencia presupuestal necesaria para que puedan llevar a cabo sus actividades. Diaria

Normas

El Departamento de Control Presupuestal es el responsable de autorizar la suficiencia presupuestal a los centros de trabajo.

Los centros de trabajo deben entregar debidamente llenado el formato de Afectación

presupuestal/orden de pago en original y dos copias a la Dirección Administrativa. La Dirección Administrativa remite al Departamento de Control Presupuestal la

Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias para otorgarles la suficiencia presupuestal.

El Departamento de Control Presupuestal envía a los Centros de trabajo el Calendario

de apertura y cierre de ventanilla. Los centros de trabajo deben entregar la Afectación presupuestal/orden de pago de

acuerdo al Calendario de apertura y cierre de ventanilla. La Afectación presupuestal/orden de pago debe cumplir con todos los requisitos

establecidos para que sea tramitada.

Los Centros de Trabajo corresponden a las Direcciones de Área, Coordinaciones de Zona y Planteles del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz



Presupuesto



H. Junta Directiva

Junio 2015

Diciembre 2015

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1

2

2A

3

3A

3B

3C

4

Recibe de la Dirección Administrativa las Afectaciones presupuestales/orden de pago que envían todos los en original y dos copias, sella de recibido en una de las copias y archiva la copia de manera cronológica permanente en la Carpeta de afectaciones presupuestales. Verifica que la Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias cumpla con las especificaciones del formato. ¿Está correcta la Afectación? En caso de no estar correcta: Notifica vía telefónica a los titulares del centro de trabajo en Oficinas Centrales, Coordinación de Zona o Plantel, y solicita nuevamente la Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias. En caso de estar correcta: Verifica en el sistema del Seguimiento presupuestal que las partidas incluidas en la Afectación presupuestal/orden de pago en original, tengan suficiencia presupuestal. ¿Tienen suficiencia presupuestal? En caso de no tener suficiencia: Informa vía telefónica al titular del centro de trabajo, y solicita envíe Oficio y Formato único de transferencias, ambos en original y copia. Recibe del titular del centro de trabajo correspondiente, Oficio y Formato único de transferencias, ambos en original y copia. Firma y sella de recibido, ambos documentos y devuelve la copia. Captura transferencia en sistema del Seguimiento presupuestal y en el SUAFOP (Sistema Único de Administración Financiera para Organismos Públicos) y archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de solicitudes de transferencia. Fin. En caso de contar con suficiencia: Captura la Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias, en el sistema del Seguimiento

90



5

presupuestal, sella con la fecha de captura, y firma de autorización presupuestal. Turna al Jefe del Departamento de Recursos Financieros, Afectación presupuestal/orden de pago en original y una copia, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de afectaciones presupuestales. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: - Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios, Terceros y Otros, del Departamento de Recursos Financieros

91

Afectación

presupuestal/orden

de pago 1

Afectación

presupuestal/orden

de pago O-1

Sistema de

seguimiento

presupuestal

Afectación

presupuestal/orden

de pago O-2

SUAFOP

Sistema de

seguimiento

presupuestal

Trasferencias

Formato único de

trasferencias O

Oficio

O

Afectación

presupuestal/orden

de pago O

Sistema de

seguimiento

presupuestal

Afectación

presupuestal/orden

de pago

Afectación

presupuestal/orden

de pago 0-2

Afectación

presupuestal/orden

de pago 1

Afectación

presupuestal/orden

de pago

0-2

Inicio

Recibe, sella y

archiva

Verifica

¿Esta correcta

la afectación? No

Notifica Via telefónica

Verifica

¿Tiene

suficiencia

presupuestal?

No

Si

Si

Informa y solicita

Carpeta de

Afectaciones

Presupuestales

Via telefónica

Captura, selle y

firma

Recibe

Centros de Trabajo

del COBAEV

Captura

C

C

Carpeta de

solicitudes de

transferencia

Fin

Turna, recaba y

archiva

C

Recursos

financieros

Carpeta de

Afectaciones

Presupuestales

FIN

Dirección

Administrativa

del COBAEV

Conecta con el procedimiento:

- Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a

Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios,

Terceros y Otros, del Departamento de Recursos

Financieros

NOMBRE DEL O LAS ÁREA (s) RESPONSABLE (s): DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

92

Directorio

Lic. Carlos Aceves Amezcua

Director General

Lic. Oscar Alberto Pérez Altamirano Director de Planeación, Programación y Presupuesto

Lic. Bernardo Miguel Sánchez Vigil Jefe del Departamento de Planeación Institucional

Lic. Juan Manuel Árevalo De la Cerda Jefe del Departamento de Evaluación Institucional

Lic. Jeyser Dorantes Carreón Jefe del Departamento de Programación y Seguimiento

Lic. Carmen Carmona Martínez Jefe del Departamento de Control Presupuestal

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Índice - XXV Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz · Introducción, Diagnóstico, FODA,...

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