Influência da comunicaçãoReduzindo desperdícios nas empresas

Consultoria Pesquisa Educação Executiva

Copy

right

© 2

011

Qua

lyto

ol. A

ll rig

hts

rese

rved

.

A competitividade acirrada no mundo dos negócios nos leva a avaliar cada detalhe dos nossos processos em busca da otimiza-ção dos recursos. Atualmente convivemos com uma velocidade monstruosa de evolução, dos fatos, novas informações, novos processos. Na realidade, esta atmos-fera nos deixa ávidos pela novidade, pela busca milagrosa da solução de todos os problemas. Vamos dar um pouco da nossa atenção para um detalhe importante neste processo todo. Em tudo que fazemos, temos um elemento fundamental e que tem o poder de fazer uma ação dar certo ou errado, a comu-nicação. Vamos avaliar como este elemento se comporta no processo de redução de des-perdícios, fazendo uma relação da comunica-ção com uma sistemática de resolução de problemas.A comunicação é a principal forma que o líder tem para implementar fatores motiva-cionais. A probabilidade de se alcançar mel-hores resultados é maior quando se trans-mitem claramente as idéias, levando as pes-soas a compartilharem da mesma visão. No contexto organizacional, é necessário que as pessoas tenham acesso às informações rela-cionadas à organização como um todo. Entretanto, ainda é comum encontrar pes-soas convictas de que a informação é poder, bloqueando a eficiência do processo comunicativo.

A comunicação que ocorre dentro das organizações não está isolada de uma conjuntura, que condiciona e move as ações do profissional, dentro de uma per-spectiva estratégica que contempla o cum-primento da missão e visão de futuro da em-presa (Kunsch, 1997).Pinchot e Pinchot (1994), ao falar em empre-sas inteligentes, citam: “A boa gestão depende fundamentalmente do acesso às informações”. Segundo Brum (2000), a comunicação precisa estimular positivamente os sentidos dos funcionários e permitir que a empresa estabeleça com eles relacionamentos saudáveis, duradouros e, sobretudo, produ-tivos. Sendo assim, é preciso estudar a forma e o conteúdo da comunicação. Em relação à forma, para que gere impacto no comporta-mento do funcionário, o estímulo precisa obedecer a três dimensões:

a) Personalização: é a adequação da forma e conteúdo da comunicação às característi-cas do público alvo.b) Interatividade: é a velocidade e o incen-tivo do retorno que a comunicação interna provoca no funcionário.c) Impacto sensorial: é quanto o fun-cionário pode ver, ouvir e “sentir” a informa-ção.

www.qualytool.com

2

Copyright © 2011 Qualytool. All rights reserved.

Em relação ao conteúdo, é necessário atender a três aspectos:

a) Posicionamento: é o ato de desenvolver a imagem da empresa de forma a fazê-la ocupar um lugar distinto e valorizado na mente do funcionário.b) Conceito: é a idéia principal da empresa, que deve ser muito bem pensada e elab-orada.c) Desenho: é quando se consegue desen-volver um painel ilustrativo que permite traduzir as palavras.

Outro ponto tratado por Brum (2000) é que a disponibilização de uma informa-ção não representa por si só que houve comunicação. Toda vez que se lança um canal é necessário que se faça a sua divulga-ção, é preciso motivar também o fun-cionário a acessá-la. Para isso a empresa deve estimular a participação do fun-cionário na condução deste processo. Uma forma de provocar esta participação é criar a figura do “agente de comunicação”, que é o responsável por buscar novidades, opin-iões, reações e, principalmente, conteúdo a ser veiculado.

Agora vamos trazer esta realidade da comunicação pra dentro das situações problemáticas que existem, com maior ou menor incidência, e fazem parte da rotina de todas as organizações. Se os problemas existem, a comunicação não deve ser o pro-cesso para envolver e responsabilizar os envolvidos pela determinação e implemen-tação de soluções? Eu gostaria de citar um case em uma empresa da Serra Gaúcha. Durante a monta-gem de uma metodologia de análise e solução de problemas, foram definidas as etapas do projeto e dentre elas, estava o processo de comunicação. Esta foi a etapa inicial, com foco em uma célula produtiva que acumulava altos índices de desperdício. O processo de comunicação consistia na realização de uma reunião diária de 10min, ministrada por um colaborador, eleito rep-resentante da qualidade da respectiva célula. Foi montada uma estrutura com um painel onde eram disponibilizadas as infor-mações de performance, problemas, metas e situação da célula em relação à organiza-ção, segurança e limpeza. Estas informações eram usadas como tópicos para a reunião diária.

3

www.qualytool.com

Para a surpresa de todos, após a imple-mentação do processo de comunicação interna, o índice de desperdício caiu de 1,5% para 0,5%, sem nenhuma tomada de ação que envolvesse investimento. A partir de então o programa tomou corpo e foi replicado para as demais células produtivas da organização, tendo como premissa um eficiente processo de comunicação, que passou a ser considerado a chave de sucesso do programa.

Na verdade, o fato de disponibili-zarmos a informação às partes interessa-das em se tratando de problemas ou des-perdícios e, darmos acesso para estas pessoas participarem da solução, os torna importantes. Faz parte da natureza do ser humano a necessidade de se sentir parte do todo, de se valorizar perante um grande grupo. Este é o segredo, darmos oportunidade a todos para que se sintam parte influente nos resultados finais da organização. Agora vamos voltar aos números citados no case anterior. Em uma empresa com um faturamento de R$10 milhões mensais, reduzir o índice de desperdício de 1,5% para 0,5% significa economizar R$100 mil mensalmente, ou seja, R$1,2 milhões por ano. Pinchot e Pinchot (1994) falam que em organizações inteligentes as informa-ções são amplamente divulgadas, porque o funcionário só consegue se comprometer com a empresa quando tem claro o conhe-cimento dos destinos que ela deseja tomar. Nota-se a importância da comunicação interna de uma organização.

quando as pessoas de uma seção ou divisão refletem sobre o resultado de suas ações e geram conhecimento, o que torna os indi-víduos capazes de vislumbrar as consequên-cias de suas ações. Somente quando o conhecimento é am-plamente disseminado (comunicado e difun-dido) é que se torna um aprendizado de toda a organização. Em uma empresa, é comum o funcionário, principalmente do nível operacio-nal, tomar conhecimento de importantes problemas organizacionais, mas não conseguir comunicá-los aos que têm poder para resolvê-los. Um fato importante a avaliarmos é o uso do “empirismo” na definição das ações para solucionar problemas. Conforme já mencionei, a velocidade dos fatos que nos cercam é muito alta, ou seja, somos impulsionados a tomar decisões rápidas e, consequentemente, sem planejamento. A ação “pensar” fica renegada para segundo plano. O que teremos como resultado destas ações impensadas? Teremos incêndios apaga-dos, isso mesmo, estaremos apenas apagando incêndios. A tendência é que sejam tomadas ações de contenção, ou seja, ações que soluc-ionam o problema naquele instante. Depois de algum tempo estes problemas voltam a acon-tecer.

www.qualytool.com

54

Copy

right

©20

11Q

ualy

tool

All

right

sre

serv

ed

Quando um problema é recorrente, podemos concluir que nenhuma ação tomada foi corretiva, certo? Fizemos um “remendo” que durou por um tempo. Esta é a questão, se quisermos resolver problemas e reduzir desperdícios, devemos trabalhar de uma forma sistemática, e esta sistemática deve ter foco corretivo e preventivo.Uma das ferramentas que mais utilizamos é o MASP, que possui uma coirmã chamada 8D, muito utilizada no setor automotivo. Estas ferramentas muitas vezes são colocadas em descrédito pelo fato de não serem bem com-preendidas e consequentemente, são mal utilizadas. Se queremos utilizar uma ferramenta a nível organizacional, devemos no mínimo ter uma sistemática desenvolvida: método, ger-enciamento e medição. Agora, se queremos ver essa ferramenta funcionando com alto nível de desempenho, devemos associar a ela um processo de comunicação. Posso garantir que os resultados serão muito mel-hores.

No último trabalho que tive o prazer de participar, reduzimos o índice de refugo de produção de 3,5% para 0,8%. Sabem em que momento constatamos a maior evolução no programa? Não foi surpresa para mim. Foi no momento em que envolvemos todas as pessoas que partici-pavam do fluxo do processo onde o prob-lema ocorria e criamos um canal de comu-nicação que propiciou a participação deles. Além disso, os resultados passaram a ser divulgados a todos, não só quando ocor-riam os problemas, mas também quando os mesmos eram resolvidos. Os exemplos citados podem servir quaisquer situações onde ocorram prob-lemas ou situações de latentes desperdí-cios de recursos. Podemos entender recur-sos como tudo aquilo que representa custo para uma organização: tempo, matéria-prima, mão-de-obra, desgaste da imagem da empresa, etc. Portanto, estamos tratando de um assunto aplicável a qualquer ramo de negócio. A redução de desperdícios, sob meu ponto de vista, tem sucesso quando con-seguimos criar uma cultura organizacional que leva as pessoas a pensar, planejar e ger-enciar a execução daquilo que foi definido. De nada adianta ter a melhor solução do mundo se ela não sair do papel. Definitiva-mente, precisamos ter método, precisamos ser sistemáticos e nossas ações devem ser tomadas sempre com dois focos: correção e prevenção. Finalmente, a isso tudo associa-mos um eficiente processo de comunica-ção para interligar todos as partes influen-tes do negócio e alcançaremos resultados surpreendentes.

www.qualytool.com

5

www.qualytool.comwww.qualytool.com

Copyright © 2011 Qualytool. All rights reserved.

www.qualytool.com

Caxias do Sul - RS / BrasilR. João Venzon Neto - 105

B. Santa CatarinaCEP: 95.032-200

Fone +55 54 3025 6363

Porto Alegre - RS / BrasilR. Dr. Possidonio Cunha - 641

B. Vila AssunçãoCEP: 91.900-140

Fone +55 51 3062 0639

Alexandre Jobalexandre.job@qualytool.com

Copy

right

© 2

011

Qua

lyto

ol. A

ll rig

hts

rese

rved

.