[INFOGRÁFICO] MITOS E VERDADES SOBRE DANFE E XML
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Mitos e Verdades sobre
Tanto o XML, quanto o DANFE (Documento
auxiliar da nota fiscal eletrônica) tem
validade. No entanto, cada um com seu
obje�vo. O XML é a validação propriamente
dita do documento e o DANFE é para circular
a mercadoria. Este úl�mo deve ser impresso
de acordo com a validação do XML, ou seja,
conteúdo que foi autorizado.
Não preciso circular ou apresentar ao
posto de fiscalização o arquivo XML.
Devo apresentar o DANFE, o qual foi gerado a
par�r do arquivo XML, validado e assinado
pelo fisco.
Na portaria do des�no, será apresentado o
DANFE que circulou com a mercadoria, o qual
foi gerado a par�r das informações do XML,
validado e assinado pelo fisco. Uma boa
prá�ca, que vale ser ressaltada, é: no momento
da portaria, além de apresentar o DANFE que
acompanhou a mercadoria, é verificar a sua
existência e autorização perante o SEFAZ. Isso
garante que de fato o documento é valido e
que a chave do DANFE está como Uso
Autorizado.
A mercadoria retorna com a transportadora
para a origem (Emitente) com o DANFE
jus�ficado no verso. Chegando essa
mercadoria na origem, o emitente deverá
avaliar a ação a ser tomada: recebimento de
nota própria ou cancelamento.
Será necessário guardar todos os XML's
recebidos e emi�dos para um período de 5
anos. Nesse caso, cabe u�lizar um sistema que
realize todo esse controle e possa oferecer a
informação no momento desejado. No ato de
uma fiscalização, onde o auditor não irá
solicitar o DANFE e sim o arquivo XML
recebido, pois esse foi de fato o arquivo
assinado pelo fisco.
MITO
VERDADE
Não será necessário circular com o arquivo
XML para apresentar na portaria, visto que o
arquivo XML já foi disponibilizado pelo
emitente, por intermédio de um e-mail ou, até
mesmo, via um portal fornecido pelo emitente.
Vale ressaltar que por prá�ca, a maioria das
empresas possui um e-mail padrão para
receber as notas fiscais eletrônicas.
Não será necessário devolver o arquivo XML ao
emitente. O que será necessário é u�lizar a
Manifestação do Des�natário para essa nota,
mencionado que a operação não foi realizada.
Se ainda es�ver no prazo de cancelamento o
emitente poderá realizar o cancelamento. Para
isso, sugerimos que tanto o cliente quanto o
fornecedor entrem em contato para realizar
um consenso da operação em questão.
Qual documento devo apresentar no posto de fiscalização?
No recebimento de des�no, devo apresentar qual �po de documento na portaria?
No caso de uma recusa da mercadoria no ato do recebimento da portaria de des�no,
como proceder?
Após a operação concluída, ou seja, ter recebido a mercadoria e já registrado no ERP,
deverei arquivar o DANFE?
Não é novidade que o volume de projetos digitais e novas obrigatoriedades
aumentaram após 2008 quando passou a vigorar a nota fiscal eletrônica.
A NF-e foi ins�tuída pelo governo federal para alguns ramos de a�vidades
dentro do Projeto SPED.
Nesse Infográfico, pretendemos esclarecer Mitos e Verdades que surgiram
sobre a questão do XML gerado e o DANFE emi�do.
Qual documento tem valor fiscal no momento da emissão da nota fiscal?XML ou DANFE
Nesse contexto, o que deve ser apresentado é o DANFE.
O fiscal do posto irá fazer a leitura do código de barras da chave de acesso da
nota fiscal eletrônica e vai comparar com a que de fato está validada no Portal da
Nota Fiscal Eletrônica.
Como mencionamos no primeiro tópico,o DANFE é u�lizado para a circulação
da mercadoria. Por isso, no ato da entrega na portaria de des�no, será
apresentado o DANFE.
Nesse caso, na maioria dos estados, é feita uma observação no verso do DANFE,
com carimbo da empresa, mencionando o mo�vo pela recusa do recebimento.
Deverá ser avaliado qual o padrão definido pelo fisco do estado local.
Nesse quesito, ainda há uma cultura do passado. Muitas empresas têm por hábito
arquivar o DANFE e não dão a devida atenção ao arquivo XML. De fato, o XML que
deverá ser arquivado e manter em guarda durante um período de 5 anos.
Ambos tem o seu valor fiscal,
porém, cada um com sua
caracterís�ca. É nesse ponto que
devemos ter muito cuidado. O que
vale perante o FISCO é o XML, que
foi validado, assinado e retornando
para o emitente. Após isso, o
DANFE deve ser emi�do conforme
o XML, assinado e validado pelo
fisco. Dessa forma, o que irá
acompanhar a mercadoria até o seu
des�no é o DANFE.
Não há necessidade de arquivar o DANFE para
um período de 5 anos. Esse processo era feito
quando a nota fiscal era emi�da em formulário
con�nuo, onde o modelo da nota fiscal era 01.
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Cabe ressaltar a importância de um
sistema que faça toda a gestão e guarda do
arquivo, pois muitas empresas tem os
arquivos XML em diretórios, e-mail
par�culares, onde não há uma gestão
efe�va das informações, expondo-se ao
risco fiscal.
Além disso, gostaríamos de deixar uma dica:
É muito importante fazer a gestão do documento fiscal eletrônico que
está sendo emi�do contra a sua empresa e que eventualmente ainda não
chegou de forma �sica, por exemplo, acompanhado por um DANFE.
É importante acompanhar e verificar se não estão sendo emi�das para
sua empresa NF-e e CT-e de forma indevida.
DANFE e XML