Informática - Tema 2

Estrutura de um e-mail e a comunicação através de um e-mail.

Docentes:Prof. Dra. Marília PinheiroProf. Dr. Luis Ricardo de Figueiredo

Discentes:Guilherme Andrade de BrittoKátiaJanis Andrade PreccinottoElisângela

Vamos nos situar

E-mail como forma de comunicação.

Todos sabem mexer num e-mail?

E-mail é eficiente?

Quando devo usá-lo?

Visão Geral

Agenda

Um e-mail bem estruturado

Comunicação é tudo!

Dicas adicionais de organização

Um e-mail bem estruturado

O endereçamento e o assunto

-Ao receber o e-mail é o primeiro contato.

-Conhecimento.

-Optar por abrir ou jogar direto na lixeira.

- Importância.

A saudação inicial

- Importante

-Boa impressão

-Frio e impessoal

A introdução ao tema

-Começar a desenvolver o assunto

- Maneira clara e breve

Desenvolvimento do tema

-Evite marcadores.

-Facilite o entendimento.

-Separe por tópicos.

A ação

-Finalidade do e-mail.

-Separe as perguntas.

-Conclusões e sugestões.

O encerramento

Um bom email deve deve apresentar um encerramento agradável.A expressão Elisângela, agradeço novamente sua atenção, transmite emoção e cria um sentimento favorável na pessoa que recebe o email, com isso quem manda o email se sente a vontade para cobrar uma resposta em aguardo sua resposta. Dica: Evite, expressões como aguardo seu retorno, um vício de linguagem bastante deselegante.A expressão um grande abraço pode ser usada ou não, isso vai depender do grau de relacionamento que você tem com quem recebe o email. De qualquer forma devemos usar um final adequado , mesmo que seja atenciosamente ou obrigado.

A assinatura

Conforme o assunto de seu e-mail, quem o receber pode preferir um outro tipo de contato para a resposta que não seja o email. É importante informar seu telefone e até o site, se for o caso.

Os programas de e-mails têm recursos que inserem a assinatura automaticamente no e-mail. Não é preciso identificar o seu email na assinatura.

Não coloque informações desnecessárias, como telefone e site, a pessoa saberá que as informações que aparecem tratam-se de um site e de um telefone.

Comunicação é tudo!

Nem sempre a comunicação acontece

Reaja sempre a um e-mail

Saber dizer não!

Até a assinatura comunica

Nem sempre a comunicação acontece

Muita gente ainda se perde na comunicação por e-mail. Princípios abordados para o sucesso na comunicação. A) Saudação inicial (Olá, Ana) B) Introdução ao conteúdo ( Refere-se ao que será discutido

no e-mail) C) Assuntos principais separados em item (Perguntas,

respostas, Solicitações, a separação facilita a resposta) D) Encerramento (Atenciosamente, obrigado) E) Incentivo a uma reação (Aguardo sua resposta) F) Saudação Final (Um abraço, Até logo) G) Identificação (Nome, telefone, site) Dica: Use sua assinatura na identificação. Ainda assim pode acontecer a falha no entendimento,

causando desperdício de tempo de todos os envolvidos.

Reaja sempre a um e-mail

Caso esteja impedido de responder de imediato um e-mail, sempre envie algo explicando o motivo pelo qual você não pode responder: “responderei assim que possível”. Para isto, você deverá ser organizado a fim de não esquecer este compromisso.  

Responda a qualquer e-mail que não for propaganda, brincadeiras ou desperdício de tempo. Desde que dirigido a você, dê uma resposta sempre, isso demonstra um grande respeito a quem enviou o e-mail.

Saber dizer não!

Saber dizer não é uma arte! E dizer não por e-mail, mais ainda. 

Pode não ser fácil, mas muitas vezes é necessário! Dizer não faz parte dos nosso desafios. Entretanto, é preciso determinar claramente quais as nossas próprias prioridades e recusar educadamente aquilo que não se enquadra dentro delas.

Ao aprender a dizer não de forma segura e não ofensiva, você ensina outras pessoas a aceitar sua resposta.

Até a assinatura comunica

A maioria dos serviços de e-mail hoje em dia utiliza uma ferramenta que permite que você crie uma assinatura, aonde irá conter uma pequena quantidade de informações sobre você e que normalmente está anexada na parte inferior de uma mensagem.

Em alguns programas de email (como o popular Outlook Express ou Windows Mail), você pode incluir até mesmo o logotipo do seu negócio na assinatura.

Dicas adicionais de organização

Não guarde emails desnecessários(anexos, conversas).

Organize seus emails em pastas. Não repasse emails. (correntes, pseudo-

conhecimento) Spam, Hoax, Spammer, Spywere. Regras (anexar, ler, verificar) Referencie os anexos. Programe seus emails. Marcar horário por email. Induzir resposta. Férias. E agora?

Espaço aberto

Dúvidas da sala

Dúvidas dos professores

Discussões

Obrigado a todos!

Para mais detalhes e maior numero de informacoes:

E-mail que funciona! – Fernando Andrade