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INOVAR EM SAÚDE

Serviços Partilhados

Helena Guimarães

SUCH | Serviço de Utilização Comum dos Hospitais

7 de Novembro de 2008

Agenda

Quem Somos

Os Serviços Partilhados

Um Modelo Inovador

O que nos move

Direitos reservados SUCH | Serviço de Utilização Comum dos Hospitais211-Nov-08

Quem somos

Direitos reservados SUCH | Serviço de Utilização Comum dos Hospitais3

Quem Somos Visão

Ser referência como entidade de Serviços Partilhados na

área da Saúde, com elevada responsabilidade social

Missão

Ser uma instituição sem fins lucrativos que visa promover

a redução de custos e o aumento da qualidade e

eficiência dos seus Associados e, consequentemente, do

Sistema Nacional de Saúde


Quem Somos

Associação de natureza privada sem fins lucrativos

Mais de 42 anos de actividade em Saúde

Know-how especializado em processos, estruturas e

requisitos dos prestadores de cuidados de Saúde

Competência Técnica, Experiência e Qualidade de Serviço

reconhecidos genericamente pelos Associados

Áreas de actividade produtivas certificadas pela APCER

Volume de negócios de 80 milhões euros em 2007

Hoje


Quem Somos Estamos próximos

Asseguramos a plena cobertura geográfica a nível nacional

Temos mais de 3.000 profissionais, presentes em todos

os pontos do País, no continente e nas regiões autónomas

Em instalações próprias no

Porto, em Coimbra e em Lisboa

E na maioria das instalações

dos nossos 88 associados e 1.200 clientes


Tendências internacionais de aumento do outsourcing ‘non-

core’ e da criação de USPs, com forte potencial de ganhos

para o SNS (compras, salários, contabilidade, gestão de

frotas);

Tendência de empresarialização de Hospitais e Centros de

Saúde;

Emergência da Rede de Cuidados Continuados;

Reforma dos Cuidados de Saúde Primários conjugada com a

reforma da Administração Central do Estado;

Quem Somos A caminho da estratégia


Potencial para ofertas de serviço Globais e Integradas

Captar parceiros estratégicos que complementem o nosso

‘know-now’ interno para as novas áreas

Coordenação estratégica com a Tutela do papel a

desempenhar pelo SUCH no sector da Saúde.

Quem Somos A caminho da estratégia


Quem Somos

7 áreas todas operando sinergicamente no âmbito da logística interna das

instituições prestadoras de saúde, satisfazendo necessidades comuns

A nova organização


No ano 2007, lançámos 3 novas unidades empresariais, em

formato de Agrupamento Complementar de Empresas (ACE)

Com parceiros especializados de âmbito internacional

Quem Somos Novas áreas de Serviços Partilhados


Serviços Partilhados


Transaccionais

Áreas

Operacionais

Processos Transaccionais

Processos

DecisãoDecisão

ReportingReporting

Suporte à Decisão

Suporte à Decisão

Unidade de

Serviços

Partilhados

Exemplos:

Tomada de decisão;

Definição de estratégias.

Exemplos:

Análises

financeiras, proposta de

estratégias, gestão de

custos.

Exemplos:

Reports legais, fecho de

contas, contabilidade

analítica.

Exemplos:

Contas a pagar, contas a

receber, contabilidade.

Quem Somos

Serviços

Partilhados

O Princípio dos Serviços Partilhados


OB

JE

CT

IVO

CENTRALIZAÇÃO OUTSOURCING SERVIÇOS PARTILHADOS

• Maiores níveis de eficácia e

produtividade

• Externalizar as áreas de

competência não

nuclear, permitindo a

concentração nas

actividades core

• Concentração nas actividades

core

• Actividades não core confiadas

a um parceiro - USP

VA

NT

AG

EN

S

• Racionalização de

circuitos, normalização de

processos, eliminação

redundâncias

• Qualificação e

especialização dos

profissionais

• Propriedade dos meios

• Especialização nas

actividades externalizadas

• Benefício de preço no

arranque se o fornecedor

trabalha em grande escala

LIM

ITE

S

• Escala esgotada no hospital

• Investimento suportado

integralmente

• Dependente de

consultadoria para

desenvolvimento

• Difícil controlo da evolução

dos custos ao longo do

tempo

• Ausência de sinergias com

outros hospitais

• Excesso de dependência

em relação a terceiros

• Enfoque nos resultados

• Competências internas

residentes nas pessoas que

gerem os SLA

• Dependência em relação à

USP

• Objectivos contratualizados –

Acordos Níveis Serviços

• Escala e especialização

• Investimentos partilhados com

outros

• Melhor informação gestão

• Redução de custos e controlo

da sua evolução

Quem Somos

Serviços

Partilhados

Modelos de organização alternativos


Motores de

desempenho

•Centralização, normalização, redesenho e automatização de processos

•Economias de escala e aumento de capacidade negocial junto de

fornecedores

•Agregação de experiência e de competências - sinergias

•Organização horizontal e leve

•Sistemas de suporte e informação uniformes e transversais

•Normas e controles consistentes

•Monitorização e melhoria contínua do desempenho

•Gestão da relação com as entidades associadas/servidas

•Níveis de serviço contratualizados

•Utilização das melhores práticas de gestão

•Processos de governo robustos, transparentes e participados

Custos• Investimento - Sistemas de

informação, espaço, equipamentos, mobiliário, ….

•Pessoas - Recrutamento e selecção, formação, gestão da mudança, ….

Quem Somos

Serviços

Partilhados

Motores de Desempenho e Custos


24%

22%

16%

16%

18%

4%

Economias de Escala

Eliminação de actividades duplicadas

Automatização de actividades manuais

Simplificação processos/ normalização informação

Maior controlo

Mudança para local com menores custos salariais

Quem Somos

Serviços

Partilhados

Benefícios económicos e financeiros


incremento de escala e de poder negocial

normalização de processos, artigos e serviços

informatização

6 casos analisados em cincos países

Tenet’s Patient Finantial Services Estados Unidos

Catholic Healthcare Partners Estados Unidos

SBS – NHS Reino Unido

Health Alliance Nova Zelândia

Logaritme Espanha

Eastern Health Shared Services Irlanda

Poupanças concretizadas entre 10-20% dos custos iniciais em todos os casos

Recuperação do investimento sempre em prazos inferiores a 4 anos

Factores que mais contribuíram para o bom desempenho das USP:

Nota: estudo de benchmarking internacional promovido pelo SUCH em Junho de 2006

Quem Somos

Serviços

Partilhados

Conclusões do benchmarking

internacional


Um modelo inovador


O desenvolvimento recente de Sistemas de Informação

robustos e facilmente escaláveis proporcionou a centralização

e deslocalização de funções tradicionalmente operadas

localmente, favorecendo o desenvolvimento de serviços

partilhados nos domínios da gestão de recursos

humanos, financeira ou compras e logística.

O SUCH criou 3 estruturas empresarializadas que operam

• Central de Compras e Logística

• Centro de Processamento de Remunerações e Gestão de RH

• Centro de Processamento de Contabilidade e Finanças

Quem Somos

Serviços

Partilhados

Modelo

Enquadramento Geral


Os Serviços Partilhados são um processo exigente que requer

uma plataforma robusta.

Como tal, o SUCH desenvolveu uma plataforma tecnológica

única, capaz de suportar a sua oferta em Serviços Partilhados

para o sector de Saúde.

O SUCH implementa uma solução inovadora e integrada no

sector da Saúde, aplicando as boas práticas e o know-how dos

parceiros especializados.

Quem Somos

Serviços

Partilhados

Modelo

Enquadramento Geral


O Modelo assenta nas competências específicas de cada

parceiro especializado.

Para atingir os objectivos foi desenvolvida uma abordagem

baseada na colaboração entre especialistas.

Especialistas de Saúde

Quem Somos

Serviços

Partilhados

Modelo


as

...

Tecnolo

gia

Clie

nte

s

Pre

sta

dor

de

serv

iços

especia

lizados

Instituições aderentes

Plataforma Tecnológica para Suporte

aos Serviços Partilhados

BPO

SaaS

Quem Somos

Serviços

Partilhados

Modelo

Arquitectura do Negócio


Entr

ega

Clie

nte

sS

erv

iço

As instituições de Saúde usam os processos definidos na

Plataforma, com o apoio dos parceiros especialistas,

com a garantia que vão obter os resultados esperados,

sem as preocupações inerentes à evolução

das práticas e da tecnologia.

Os especialistas promovem o desenvolvimento das boas

práticas e da tecnologia para entregar

resultados competitivos em linha com as expectativas.

Níveis de Serviços definem a relação entre os actores.

Abordagem BPOQuem Somos

Serviços

Partilhados

Modelo


Tecnolo

gia

Pre

sta

dore

s

de S

erv

iços

Serv

iço

A Plataforma Tecnológica é suporte dos Serviços

Partilhados oferecidos, nos domínios específicos.

Os especialistas tecnológicos garantem qualidade e

actualidade do software e sistemas, necessários ao bom

desempenho dos prestadores de serviços especializados.

Níveis de Serviços definem a relação entre os actores.

Abordagem SaaSQuem Somos

Serviços

Partilhados

Modelo


24

Quem Somos

Serviços

Partilhados

Modelo

Plataforma tecnológica dos SPS


Arquitectura Técnica

Direitos reservados SUCH | Serviço de Utilização Comum dos Hospitais 2511-Nov-08

Somos

Parceiros

da Saúde


Oferecemos centralização, optimização e racionalização

nas Compras e na Logísticadesde 2007

Monitorização

Pagamento

Gestão Armazéns eDistribuição

Aprovisionamento

Negociação

e contratação

Estratégia

de compras

Planeamento Modelo

ServiçosPartilhados

Quem Somos


Compras e Logística

Actuamos nos diferentes mercados abastecedores, sob princípios éticos e de

responsabilidade social.

Criamos oportunidades significativas de poupança,

mediante a negociação de melhores condições de preço,

por via do factor escala e através de uma maior eficiência nos processos.

Visamos a total transparência da estrutura de custos

e uma transferência imediata das poupanças concretizadas

para os prestadores de cuidados de saúde aderentes à Central de Compras.

Modelo


Quem Somos


BENEFÍCIOS COMPONENTES INSTRUMENTOS ESPECÍFICOS

Quebras de stocks

Uniformização dos preços

Encurtamento dos prazos de pagamento

Substituição/uniformização de referências

Racionalização dos consumos

Profissionalização das funções Compras e Logística

Agregação de stocks de segurança

Gestão da cadeia de fornecimento

Gestão de produtos à consignação

Gestão de prazos de validade

Custos unitários dos bens e serviços

Custos operacionais

Custos com stocks

Redução de

custos

(eficiência)

Melhores práticas

Melhoria contínua

Gestão do desempenho

Gestão da qualidade total

Gestão contínua do contrato e do serviço

Benchmarking

Qualidade

(eficácia)

Externalização de actividades de suporte

Manutenção do controle

Participação nos processos de especificação e nas

decisões de contratação

Contribuição para a definição do rumo estratégico e

da fiscalização do ACE

Concentração nas

actividades core

A Mais-Valia da nossa oferta

Modelo


Quem Somos


1Os Serviços

Partilhados

2Somos COMPRAS

Espaço físico pertencente às

instituições prestadoras de saúde

Espaço da Somos COMPRAS

Entidade Externa

Gestão do Cliente

Pagamento

Gestão Somos COMPRAS

Marketplace SOMOS

Distribuição Entrega

Compras

Hospitalares

Encomenda

FacturaFornecedores

Encomenda

Factura

Pedido de

encomendaRequisição Armazéns

Hospitalares

Serviços

Hospitalares

Informação

da factura

Tesouraria BancoRegulação

Ordem de

pagamentoPagamento

Contabilidade

Sistemas

Próprios

Sistemas

PrópriosERP Oracle

(Hospitais, ARS,...)

ERP Oracle

(Hospitais)Netdocs

ERP Oracle

(SOMOS)Netdocs

Metacase

Compras

Agregadas

Arquitectura


Modelo futuro

PLATAFORMA TECNOLÓGICA SPS

Planeamento e

preparação Orçamento

Controlo Orçamental

Contabilidade Geral

Contas a Pagar

Contas a Receber

Imobilizado

Tesouraria

Gestão de Contratos

Controlo de Gestão

Contabilidade Analítica

Definição da Estratégia

Financeira

Execução Orçamental

Coordenação e Supervisão da

Área Financeira

HOSPITAL - ARS

TOMADA DE DECISÃO

31Direitos reservados SUCH | Serviço de Utilização Comum dos Hospitais

Modelo

Serviços

Partilhados

Quem Somos

Somos

pela

Aprendizagem


Oferecemos eficiência e níveis de automatizaçãodesde 2007

Alargamento oferta a

médio prazo

Mobilidade

Interna/Externa

Formação

Gestão de

Organização

Selecção e

Recrutamento

Processamento

de Remunerações

Avaliação de

desempenho

SIADAP

Indicadores

de

Gestão

Organigramas

Administração de RH

Gestão documental

associada a contratos

Planificação

...

Alargamento oferta a

curto prazo

Cedências

Transferências

temporárias

...

Aplicação Meta4

Emind

Peoplenet

Portal empregado

Serviços

Partilhados

Quem Somos

Modelo


Gestão de Recursos Humanos

Asseguramos a implementação de processos padronizados, disponibilizando

apoio técnico especializado e libertando as entidades aderentes para a vertente

estratégica da gestão de recursos humanos.

Desenvolvemos ferramentas que automatizam

o controlo dos processos associados ao

processamento de remunerações e que

permitem cálculos automáticos, diminuindo

tempos de execução das tarefas e optimizando

os recursos afectos a elas.

Serviços

Partilhados

Quem Somos

Modelo


Arquitectura

Serviços

Partilhados

Quem Somos

Modelo


Somos

pelo

Rigor


Oferecemos eficiência e qualidade de informaçãodesde 2007

Controlo

Orçamental

Contabilidade

Analítica e Geral

Imobilizado

Tesouraria

Gestão de

Contratos

Planeamento e

Preparação

Orçamento

Controlo de

Gestão

Serviços

Partilhados

Quem Somos

Modelo


Contabilidade e Gestão Financeira

Disponibilizamos acesso a know-how, recursos tecnológicos e profissionais

especializados que produzem informação de gestão fiável, organizada e

agregada, indispensável à tomada de decisão.

Garantimos rigor na informação

a disponibilizar às entidades

aderentes

Desenvolvemos processos específicos

que aportam as melhores práticas em

processos financeiros.

Serviços

Partilhados

Quem Somos

Modelo


PLATAFORMA TECNOLÓGICA SPS

Planeamento e

preparação Orçamento

Controlo Orçamental

Contabilidade Geral

Contas a Pagar

Contas a Receber

Imobilizado

Tesouraria

Gestão de Contratos

Controlo de Gestão

Contabilidade Analítica

Definição da Estratégia

Financeira

Execução Orçamental

Coordenação e Supervisão da

Área Financeira

HOSPITAL – ARS

ADERENTES

TOMADA DE DECISÃO

Modelo futuro

Serviços

Partilhados

Quem Somos

Modelo


O que nos move


ÁREA DE POUPANÇAPoupança anual

estimada

Produtos e Serviços Adquiridos

• Produtos farmacêuticos

• Materiais de consumo clínico

• Outros

Total

75

35

90

200

Funções de natureza administrat.

• Gestão Financeira

• RH (Proc. salários)

• Gestão de Frota

Total

15

3,2

2,6

21

Total Geral 221

Este valor equivale ao

encargo anual do Estado

com 180 médicos e 360

enfermeiros hospitalares

Este valor equivale ao

encargo anual do Estado

com os cuidados

continuados estimados

necessários para 1 000 000

de cidadãos com idade

superior a 65 anos

Valores em milhões de euros

Libertação de 221 milhões de

euros para os Cuidados de SaúdeQuem Somos

Serviços

Partilhados

O que nos move

Modelo


O que nos move

Prestar o melhor serviço com Qualidade, Rigor e Escala

Diminuir Custos e Gerar Poupanças avultadas aos Associados

Concentrar actividades, Partilhar know how e Competências

Aplicar as Melhores Práticas e modernizar Processos

Ser parceiro

dedicado

especializado e

criador de soluções

Quem Somos

Serviços

Partilhados

O que nos move

Modelo


Somos Serviços Partilhados em Saúde | SPS

Criar Valor e Gerar Escala

Manter controlo sobre a despesa

Libertar fundos para a prestação de saúde e

centrar os cuidados no CIDADÃO

Devolver poupanças aos Associados

Quem Somos

Serviços

Partilhados

O que nos move

Modelo


Direitos reservados SUCH | Serviço de Utilização Comum dos Hospitais

Somos pela saúde.

SUCH | SERVIÇO DE UTILIZAÇÃO COMUM DOS HOSPITAIS

Contacto: Gabinete de Comunicação e Imagem (+ 351 21 792 34 00)

[email protected]

www.somos.pt

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