INSPEÇÃO Empresa Municipal de Informática S/A IPLANRIO · 4.4 A IPLANRIO DENTRO DO SMI ... Com a...

TCMRJ/SCE/CAD – COORDENADORIA DE AUDITORIA E DESENVOLVIMENTO

IINNSSPPEEÇÇÃÃOO

EEmmpprreessaa MMuunniicciippaall ddee IInnffoorrmmááttiiccaa SS//AA IIPPLLAANNRRIIOO

Titular: Júlio Lagun Presidente da IPLANRIO

Período Abrangido: janeiro a dezembro de 2002

Equipe Inspecionante:

Coordenadoria de Auditoria e Desenvolvimento Jairo Saldanha Rimes

Assessor CAD 40/900.738

Mário Sitnoveter Técnico de Controle Externo 40/900.757

Cintia Iorio Rodrigues

Contador 40/901.264

Assessoria de Informática Aloysio Yaggi Martins

Assessor ASI 40/901.248

Murilo Moreira Ribeiro Analista de Informação 40/900.728


J:\INSPECÃO\2002\IPLANRIO\IPLANRIO.DOC 2

ÍÍNNDDIICCEE 1. INTRODUÇÃO.............................................................................................................................................3

1.1 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL .......................................................................................................................3 1.2 OBJETIVO..............................................................................................................................................3 1.3 PAPÉIS DE TRABALHO............................................................................................................................3 1.4 LEGISLAÇÃO CONSULTADA.....................................................................................................................4

2. MISSÃO E OBJETIVOS DA IPLANRIO .....................................................................................................4

3. ESTRATÉGIAS DA IPLANRIO...................................................................................................................4

3.1 PRODUTOS E MERCADOS DA EMPRESA...................................................................................................4 3.2 ESTRATÉGIAS........................................................................................................................................5 3.3 ALOCAÇÃO DOS RECURSOS DA IPLANRIO NA ADMINISTRAÇÃO MUNICIPAL .............................................6 3.4 PLANO DE AÇÃO OU METAS PARA 2002/2003.........................................................................................7

4. SISTEMA MUNICIPAL DE INFORMÁTICA - SMI ......................................................................................7

4.1 OBJETIVOS............................................................................................................................................7 4.2 ESTRUTURA ..........................................................................................................................................7 4.3 COMISSÃO MUNICIPAL DE INFORMÁTICA - CMI........................................................................................7 4.4 A IPLANRIO DENTRO DO SMI...............................................................................................................7 4.5 ÓRGÃOS MEMBROS...............................................................................................................................8 4.6 CLÁUSULAS COMPLEMENTARES DO SMI.................................................................................................8

5. SISTEMAS GERENCIADOS/ADMINISTRADOS PELA IPLANRIO ..........................................................8

5.1 FINCON NX.........................................................................................................................................9 5.2 FINCON NT...................................................................................................................................... 13 5.3 SISTEMA DE ARRECADAÇÃO DA SMF – NX E NT................................................................................. 15 5.4 ERGON – SISTEMA INFORMATIZADO DE RECURSOS HUMANOS ........................................................... 16

6. PLANO DE SEGURANÇA ....................................................................................................................... 21

6.1 INTRODUÇÃO...................................................................................................................................... 21 6.2 HISTÓRICO ......................................................................................................................................... 21 6.3 SITUAÇÃO ATUAL................................................................................................................................ 22

7. PLANO DE CONTINGÊNCIA................................................................................................................... 23

8. EXAME CONTÁBIL.................................................................................................................................. 23

8.1 FUNDO FIXO....................................................................................................................................... 23 8.2 BANCOS............................................................................................................................................. 25 8.3 CONTAS A RECEBER........................................................................................................................... 25

8.3.1 Clientes por Serviços Faturados ............................................................................................. 25 8.3.2 Repasses do Tesouro Municipal ............................................................................................. 25 8.3.3 Contas a Pagar........................................................................................................................ 26 8.3.4 Faturamento Antecipado – SMS ............................................................................................. 27

8.4 FATOS RELEVANTES APURADOS NO DECORRER DA INSPEÇÃO.............................................................. 28 8.4.1 Despesas com Pessoal Lotado em Outros Órgãos e Entidades ............................................ 28 8.4.2 Receita de Aluguel .................................................................................................................. 30 8.4.3 Autuação INSS ........................................................................................................................ 30

9. CONCLUSÃO........................................................................................................................................... 30



11.. IINNTTRROODDUUÇÇÃÃOO

11 ..11 FFuunnddaammeennttaaççããoo LLeeggaall A Inspeção Ordinária de que trata o presente relatório tem sua legitimidade conferida pela Lei Orgânica do Município do Rio de Janeiro, art. 88, inciso IV, pela Deliberação nº 034/1983 (Regimento Interno do Tribunal de Contas do Município do Rio de Janeiro), art. 37, inciso III, bem como pela Decisão Plenária tomada na 1ª Sessão Ordinária, de 22 de janeiro de 2002, a qual aprovou o calendário de Inspeções Ordinárias para o exercício de 2002.

11..22 OObbjjeettiivvoo A presente inspeção teve como objetivos:

Efetuar a verificação dos sistemas de informação oferecidos pela Empresa Municipal de Informática S/A - IPLANRIO aos outros entes do Município, apresentando, também, seus principais aspectos e evolução; Observar a apresentação da Missão e dos Objetivos da empresa, bem como coletar informações a

respeito do Sistema Municipal de informática1, do qual a IPLANRIO é a entidade central;

Realizar exame contábil limitado a programa desenvolvido quando da análise dos balancetes mensais, encaminhados pela jurisdicionada a esta Corte.

11..33 PPaappééiiss ddee TTrraabbaallhhoo Os papéis de trabalho relacionados a seguir encontram-se arquivados nesta Coordenadoria para eventuais consultas:

Política de Segurança (versão 12/01/1999) e Análise de Riscos e Recomendações (22/09/1999); Levantamento Análise de Riscos e Recomendações (out/1999) e Workshop da equipe (out/1999); Proposta de Política de Segurança da Empresa de Consultoria Módulo (23/12/1999) e a Proposta de

Plano de Ação da Empresa de Consultoria Módulo (28/12/1999); Estudo em segurança de informações (out/2002) e Acompanhamento do Plano de Ação

(20/11/2002); Cartilha de Segurança de Informações (s/data); Identificação Biométrica (s/data); Atas das Reuniões do Comitê de Segurança (2001 e 2002); Relatórios da Auditoria Interna; Atas das Reuniões dos Conselhos de Administração e Fiscal; Balancete analítico (set/2002); Razão analítico das contas e períodos analisados; Relação dos processos e movimentação de recursos do Fundo Fixo; Extratos bancários analisados; Relação das Despesas por Fonte (ago e set/2002); Ficha Individual de Controle de Pagamentos (ago e set/2002); Relação de repasses a serem pagos (10/09/2002);

Anotações referentes ao processo 01/300331/2001 – desenvolvimento do sistema SIGER; Relatório da Evolução da Despesa de Pessoal (nov/2002); Relação de notas fiscais com descrição do serviço e valor.

1 Decreto “N” 19.410 de 01.01.2001.



11..44 LLeeggiissllaaççããoo CCoonnssuullttaaddaa Lei nº 1.562 de 22/02/1990 – cria a empresa pública IPLANRIO; Lei nº 2.689 de 01/12/1998 – cria o Instituto Municipal de Urbanismo Pereira Passos – IPP e altera a

denominação da IPLANRIO; Decreto “N” nº 19.410 de 01/01/2001 – institui o Sistema Municipal de Informática do Poder

Executivo; Decreto “N” nº 19.379 de 01/01/2001 – institui a política de segurança de informações da Prefeitura

da Cidade do Rio de Janeiro; Portaria “N” nº 004 de 09/04/2001 – dispõe sobre a política de segurança de informações da

Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro; Decreto ”N” nº 21.526 de 07/06/2002 – altera o Regulamento Geral do Código de Administração

Financeira e Contabilidade Pública do Município, atribuindo à IPLANRIO a análise dos processos de aquisição ou contratação de bens e serviços de informática; Lei nº 6.404 de 15/12/1976 – dispõe sobre as sociedades por ações.

22.. MMIISSSSÃÃOO EE OOBBJJEETTIIVVOOSS DDAA IIPPLLAANNRRIIOO Preliminarmente, cabe observar que vem ocorrendo, no âmbito da jurisdicionada, uma transformação nas suas concepções administrativas, bem como na forma como estas são conduzidas, o que tem proporcionado à IPLANRIO rever e reavaliar diversos conceitos até então adotados na empresa. Tal processo culminou com a institucionalização do Sistema Municipal de Informática. Assim sendo, conforme nos foi explanado em palestra proferida pelo Sr. Presidente da IPLANRIO, Dr. Julio Lagun, assessorado por Diretores de diversas áreas de atuação do órgão, incluindo a de Sistemas, a de Projetos e a de Infra-estrutura e Logística, a missão da IPLANRIO que até o ano de 2001 era “prover serviços com Qualidade e Agilidade, através da Tecnologia da Informação, para clientes atuais e potenciais” transformou-se em uma concepção mais ampla. A nova missão da IPLANRIO passou a ser: “A promoção e a disseminação do uso da Tecnologia da Informação, de forma coordenada, articulada e normalizada, identificando, desenvolvendo e administrando sistemas corporativos, bases de dados centrais e redes corporativas de conexão, e planejando, cooperativamente, com suas Unidades Funcionais o desenvolvimento de Sistemas Departamentais, sob orientação da Comissão Municipal de Informática, o desenvolvimento dos Planos de Governo, e da efetividade permanente da Administração Pública”. Portanto, o que se pode notar é que, através da alteração de sua missão, a IPLANRIO se transformou, de um provedor de serviços em Tecnologia da Informação, para um órgão coordenador e planejador da utilização de tal tecnologia no âmbito do Município do Rio de Janeiro. A materialização de tal fato ocorreu com a criação do Sistema Municipal de Informática.

33.. EESSTTRRAATTÉÉGGIIAASS DDAA IIPPLLAANNRRIIOO

33 ..11 PPrroodduuttooss ee MMeerrccaaddooss ddaa EEmmpprreessaa Preliminarmente, antes da apresentação das principais estratégias da empresa, é necessário que dois conceitos sejam definidos. São eles: o mercado e os produtos oferecidos pela empresa. A IPLANRIO define como seu mercado, tanto efetivo como em potencial, toda a Administração Pública Municipal, seja a Direta ou a Indireta. No que diz respeito aos produtos oferecidos, estes apresentam-se em duas naturezas distintas: produtos de sistemas - produtos ligados à criação e ao desenvolvimento de sistemas de informação – e produtos de tecnologia - produtos ligados às questões de prestação de serviços em informática e à parte física dos sistemas de informação. Entre os produtos de sistema destacam-se: anteprojetos de sistemas, modelagem de dados, manutenção do modelo de dados, projetos básicos, construção de “websites”, gerenciamento de projetos e consultoria em Tecnologia da Informação. Quantos aos produtos em tecnologia destacam-se: a administração de bancos de dados, de servidores, de



software básico, de canais de dados, de redes e a de recursos, serviços de DataCenter, transcrição/digitalização, diagramação/impressão eletrônica, salva e guarda de informações, administração de Lotus Notes©, administração de internet, instalação, manutenção e suporte de hardware (micros) e software (básico) instalação, manutenção e suporte de rede (nível usuário) treinamento (software básico).

33..22 EEssttrraattééggiiaass A seguir, são apresentadas as principais estratégias da IPLANRIO, com observações pertinentes a cada uma:

CCOONNTTIINNUUIIDDAADDEE EE EENNVVOOLLVVIIMMEENNTTOO

Objetivando prosseguir com o suporte aos sistemas já existentes (Continuidade) na Prefeitura do Município do Rio de Janeiro, esta estratégia visa, essencialmente, ao gerenciamento e à manutenção desses sistemas, destacando-se os abaixo relacionados:

Com a Controladoria Geral do Município – CGM: Sistema FINCON, através da alteração da plataforma do programa de grande porte (NX) para microcomputadores (NT); Com a Superintendência do Tesouro Municipal – STM/SMF: Sistema de Arrecadação através da

transformação da plataforma de NX em NT; Com a SMO: SISCOB – Sistema de Controle de Obras; Com a SMS: SIGER – Sistema de Gerenciamento de Recursos da Saúde; Com a SMA: PREGÃO – Sistema de Licitações na modalidade Pregão; Com a SMA: SIRHU – Sistema de Recursos Humanos em grande porte

Entre os programas de Envolvimento, com os diversos órgãos da Prefeitura, destacam-se: o plano emergencial, com a finalidade de manter em funcionamento o sistema e informação em caso de alguma falha operacional; a ativação da matriz das câmaras técnicas, visando incrementar a troca de informações entre as diversas Coordenadorias de Informática do Município; e a montagem do Sistema Gestor de atividades do Sistema Municipal de Informática.

CCAAPPIILLAARRIIZZAAÇÇÃÃOO EE IINNTTEEGGRRAAÇÇÃÃOO

Os principais programas dentro desta estratégia visam à integração dos diversos órgãos através de “Backbones2” e a Identificação de Sistemas Corporativos, ou seja, aqueles desenvolvidos independentemente por cada órgão sem a intervenção da IPLANRIO. No que diz respeito à integração, contudo, o que se verificou foi que a IPLANRIO ainda sofre com a carência de recursos para executar a fiscalização e o controle do desenvolvimento de sistemas junto as diversas Coordenadorias/Assessorias de Informática dos diversos órgãos da administração municipal.

MMOODDEELLAAGGEEMM DDEE GGEESSTTÃÃOO

Esta estratégia visa a criação de programas de ação que consolidem o conhecimento tácito instalado na IPLANRIO através da integração dos diversos órgãos e setores envolvidos na atividade de modelagem de sistemas e do estudo dos modelos já existentes com o objetivo de promover o seu desenvolvimento e aperfeiçoamento.

SSIISSTTEEMMAASS CCOORRPPOORRAATTIIVVOOSS EE//OOUU CCRRÍÍTTIICCOOSS

Constitui-se de programas que visam atender a tais sistemas, tendo em vista a sua importância para a administração municipal. Tal ação impõe, em primeiro lugar, a urgência da resolução dos problemas encontrados e posteriormente a atuação em alguns sistemas que necessitam de melhorias e aperfeiçoamentos. Abaixo são listados os principais sistemas corporativos que se enquadram nestes programas:

SMS – DESCENTRALIZAÇÃO DA SECRETARIA DE SAÚDE; SMA – SISTEMA ÚNICO DE PAGAMENTO DE PESSOAL; SMA – SISTEMA ÚNICO DE ADMINISTRAÇÃO DE RH; SMA – SISTEMA DE CONTROLE DE MATERIAL;

2 Espinha dorsal de uma rede, geralmente uma infra-estrutura que interliga várias redes de alta velocidade.



CGM – NOVO SISTEMA DE CONTROLE DE GÊNEROS ALIMENTÍCIOS; CGM – FINCON, MÓDULO ADMINISTRATIVO; CGM – SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL; SMU – CADASTRO ÚNICO DE LOGRADOUROS, ALFA E GEO; SMU – LICENCIAMENTO E FISCALIZAÇÃO; SMF – NOVO SISTEMA TRIBUTÁRIO.

Conforme se pôde observar, esta estratégia está intimamente ligada à continuidade e ao envolvimento entre os órgãos da Prefeitura. Como exemplo de um problema encontrado nos sistemas corporativos sob os quais a IPLANRIO tem atuado, pode-se citar a questão dos diversos cadastros de logradouros diferentes existentes nos diversos órgãos que compõe a PCRJ. A respeito deste problema, a empresa tem se dedicado aos estudos sobre a implantação de um cadastro único de logradouros para toda a municipalidade.

EE--CCIIDDAADDÃÃOO EE--GGOOVVEERRNNOO

A revolução mundial da informação ocorrida na última década do século passado afetou, de forma significativa, o trabalho, a aprendizagem e a interação entre todos os entes da sociedade. O E-Governo e o E-cidadão são duas novas formas de comunicação entre o governo e a sociedade, decorrentes desta revolução e que estão provendo acesso às informações governamentais e a serviços disponíveis, aumentando a qualidade desses serviços, promovendo, também, uma maior participação do cidadão nas instituições que o governam. Assim sendo, a IPLANRIO, atuando nesta direção, vem, através do programa de quiosques com acesso à Internet e com a implementação do pregão eletrônico para compras e serviços, permitindo que a administração municipal seja mais transparente ao cidadão.

TTEECCNNOOLLOOGGIIAASS DDEE PPOOTTEENNCCIIAALLIIZZAAÇÇÃÃOO

Visam ao incentivo de programas e projetos que potencializem a Internet, a Intranet, o Correio Eletrônico, o trabalho cooperativo, o ensino à distância e o geoprocessamento no Município.

IINNFFRRAA--EESSTTRRUUTTUURRAA TTEECCNNOOLLÓÓGGIICCAA

Trata de programas que visam: à ampliação interna/externa da rede municipal e seu fortalecimento através da adoção de novas tecnologias; à prática de “downsizing”3, objetivando criar programas que possam ser processados sobre plataformas mais acessíveis, sem a necessidade de terminais ou emuladores; e à política de software livre, promovendo a diminuição dos custos de licenças de utilização para o Município.

IINNSSTTIITTUUCCIIOONNAALLIIZZAAÇÇÃÃOO DDAA IIPPLLAANNRRIIOO

Constitui-se na implantação de programas que visam reformular a organização básica do órgão, promover o desenvolvimento de um sistema de custos e de um sistema de avaliação de desempenho. Concluindo, cabe destacar que a mudança na missão do órgão proporcionou a definição das estratégias acima listadas que, por sua vez, foram materializadas através do Sistema Municipal de Informática, objeto do próximo item.

33..33 AAllooccaaççããoo ddooss RReeccuurrssooss ddaa IIPPLLAANNRRIIOO nnaa AAddmmiinniissttrraaççããoo MMuunniicciippaall Em que pese as estratégias citadas no item anterior, no que se refere à alocação de recursos no âmbito do Município, a ação da IPLANRIO é norteada pelos dois pontos listados abaixo:

Situações emergenciais - são atendidas pela IPLANRIO com suas equipes que, após a solução do problema, retira-se, deixando à Coordenadoria de Informática respectiva o desenvolvimento de suas atividades; Novas demandas de informática - quer seja pelo aumento do parque tecnológico (mais

3 É a migração de sistemas de grande porte centralizados (mainframes) para a compactação distribuída, geralmente rede no esquema cliente-servidor.



computadores), quer seja pelo aumento de recursos humanos, tais demandas são resolvidas pela IPLANRIO através de um dimensionamento das necessidades do órgão solicitante sendo que, após esta fase, é preparado um esboço de projeto com os custos correspondentes estimados. De posse dos valores previstos, caberá ao órgão solicitante obter recursos orçamentários para custear as atividades que poderão ser alocadas à IPLANRIO ou redundar em contratação de equipamentos e/ou softwares e/ou recursos humanos.

33..44 PPllaannoo ddee AAççããoo oouu MMeettaass ppaarraa 22000022//22000033 A atual administração da IPLANRIO procurou adequar as atividades do órgão ao Plano Estratégico da Cidade do Rio de Janeiro, bem como aos trabalhos na área de segurança existentes. O resultado foi um alinhamento de necessidades na forma de Planos de Ação que começaram a ser implementados, no início com alguma lentidão e dificuldade, mas que conduziram à verificação da necessidade de aprimorar e tornar mais ágil e operativo o Sistema Municipal de Informática, caracterizando a IPLANRIO como peça fundamental para um planejamento eficaz da Política de Informática no âmbito do Município do Rio de Janeiro. Tais esforços estão conduzindo aos primeiros resultados que se transformarão no Plano de Metas de 2003.

44.. SSIISSTTEEMMAA MMUUNNIICCIIPPAALL DDEE IINNFFOORRMMÁÁTTIICCAA -- SSMMII

44 ..11 OObbjjeettiivvooss O Sistema Municipal de Informática – SMI foi criado considerando as seguintes necessidades:

Possibilitar a visão sistêmica e holística de dados e índices referentes à administração municipal; A obrigatoriedade e confiabilidade dos dados e índices gerenciais; A eficaz e segura transmissão de dados entre os órgãos do Executivo Municipal; A disponibilização à população de serviços qualificados por meios eletrônicos e via Internet; O amadurecimento do governo eletrônico entre a sociedade e A premência das Coordenadorias de Informática atuarem sob orientação única no que diz respeito

aos padrões e normas tecnológicas adotadas para toda a Prefeitura. Diante disso, o SMI foi instituído através do Decreto nº 19.410 de 01/01/2001 com a finalidade maior de coordenar toda a política de informática do Município do Rio de Janeiro.

44..22 EEssttrruuttuurraa O SMI é composto por um órgão deliberativo, a Comissão Municipal de Informática, vinculada ao Gabinete do Prefeito e tem como órgão gestor a IPLANRIO, como membros os Agentes Setoriais de Informática (em todas as instâncias) e como usuários todos e quaisquer órgãos que executem ou elaborem tarefas de informática.

44..33 CCoommiissssããoo MMuunniicciippaall ddee IInnffoorrmmááttiiccaa -- CCMMII É o órgão deliberativo, que define a Política de Informática, de acordo com a orientação do Prefeito, definindo, também, as prioridades de trabalho, aprovando planos e projetos, cronogramas e recursos e, ainda, determinando a alocação de recursos orçamentários.

44..44 AA IIPPLLAANNRRIIOO ddeennttrroo ddoo SSMMII Como órgão gestor e de orientação normativa, controle e coordenação geral, abrangendo recursos humanos, técnicos e materiais, cabe à IPLANRIO normatizar, através de padrões e metodologias, toda a atividade ligada à informática no Município, integrando e alinhando as ações em informática, comprando e contratando serviços, bem como, realizando o acompanhamento e avaliação dos trabalhos em curso. É, também, função da IPLANRIO proceder à consolidação geral das atividades de informática, visando suprir a Comissão de Informática com informações que possibilitem o controle e o planejamento global nas áreas de equipamentos, sistemas, programas e orçamento, assim como, promover o entrosamento entre os integrantes da estrutura de informática e os usuários. Existe, ainda, uma gama de funções inerentes à IPLANRIO que abrange desde a promoção e divulgação de atividades e cursos na área de informática até a coordenação e manutenção de sistemas coorporativos, passando, também, pela elaboração e encaminhamento ao Conselho Municipal de Informática de pareceres



técnicos nos processos de compra ou contratação de bens e serviços. Cumpre ressaltar que, com o advento do Decreto “N” nº 21.526 de 07/06/2002, a IPLANRIO passou a ser interveniente obrigatória nos contratos de compra e locação de equipamentos e softwares, atuando através de recomendações, mas, nas palavras de seu presidente, nunca determinando o que deve ser feito.

44..55 ÓÓrrggããooss MMeemmbbrrooss Aos órgãos membros compete: cumprir a política estabelecida pelo Sistema Municipal de Informática; elaborar o Plano Anual de Informática do órgão (definindo o conjunto de necessidades, abrangendo sistemas de informação, recursos físicos de hardware, software, infra-estrutura, investimentos, dotações de custeio, treinamento e prioridade, estabelecendo os objetivos a serem atingidos, justificando a relação custo/benefício de cada um); encaminhar à apreciação técnica da IPLANRIO os projetos e informações e submeter previamente à IPLANRIO todos os processos de compra ou contratação de bens e serviços. São, também, atribuições dos órgãos membros: prestar suporte técnico aos usuários de sua área de atuação; gerenciar, planejar, desenvolver, implantar e operar os projetos setoriais; manter permanente entrosamento com a IPLANRIO no que diz respeito aos assuntos técnicos; desenvolver planos de contingência e manter permanentemente atualizado o inventário de hardware, software e demais recursos humanos, técnicos e materiais.

44..66 CCllááuussuullaass CCoommpplleemmeennttaarreess ddoo SSMMII Alguns pontos constantes do decreto de criação do SMI são:

A Auditoria Geral auditará todos os sistemas em operação e o fiel cumprimento de normas e padrões estabelecidos e, para tanto, terá acesso total aos mesmos; Os processos de aquisição ou contratação de bens e serviços somente poderão ter continuidade

após exame da IPLANRIO, que verificará a real necessidade, oportunidade, disponibilidade de recursos para sua implantação, operação e manutenção através de análise de viabilidade técnica e econômica, ficando seus empenhamentos vinculados aos pareceres elaborados pela IPLANRIO; As novas Secretarias terão suporte da IPLANRIO em suas fases de implantação e Os sistemas e procedimentos em cursos deverão ser reavaliados de forma a ser conseguida unidade

informacional sistêmica no âmbito do Município do Rio de Janeiro.

55.. SSIISSTTEEMMAASS GGEERREENNCCIIAADDOOSS//AADDMMIINNIISSTTRRAADDOOSS PPEELLAA IIPPLLAANNRRIIOO Preliminarmente, cumpre destacar que os sistemas FINCON, ERGON e de ARRECADAÇÃO serão apresentados em itens próprios por serem os mais relevantes para esta Corte de Contas. Sendo assim, é apresentado a seguir um quadro com os principais sistemas desenvolvidos e/ou administrados pela IPLANRIO, bem como algumas considerações a respeito das principais evoluções/modificações ocorridas no exercício de 2002. Ressalte-se, apenas, que o gerenciamento e a administração de tais sistemas são atribuições da Diretoria de Sistemas da IPLANRIO, diretoria esta que, por sua vez, está subdividida em diversas gerências, cada uma responsável por determinados sistemas.

Sistema Objetivo Considerações

ERGON Sistema de Recursos Humanos da Administração Direta

Está sendo elaborado um contrato de manutenção do sistema.

RHUPAG Sistema de Folha de Pagamento da Administração Indireta

CITRAN Infrações de Trânsito Implantação do novo código de barras que permitiu o envio de avisos de recebimento postais de Notificações (ARs).

SISGEN Sistema de Gestão de Gêneros Alimentícios

SCA Sistema de Controle Acadêmico Foi implantado em 1.000 escolas, sendo que, no início de 2001, este número era menor que 500.

SICOP Sistema de Controle de Processos Foi modificada a rotina de tramitação de processos.



Sistema Objetivo Considerações

SIGMA Sistema de Gestão de Materiais Foi estabelecido um módulo de impressão de certificados on-line.

HYGIA Sistema de Perícias Médicas

FINCON NT Sistema Contábil do Município do Rio de Janeiro

NOVO FINCON Realizações 2002/2003:

1. Acerto de 11 pendências de homologação de alta prioridade;

2. Implantação da alteração de termo aditivo; 3. Conclusão dos relatórios da LRF (17

relatórios); 4. Execução da migração de dados do

FINCON NX.

ARRECADAÇÃO Sistema de Controle da Arrecadação Municipal

Módulos implantados: 1. Débito Automático; 2. Pesquisa de Documentos; 3. Já foram migrados os dados de 1999, 2000

e 2001.

SISCOB Sistema de Controle de Obras Homologação e previsão de entrega para o final de 2002.

AUTO DE INFRAÇÃO

Sistema de Controle dos autos de infração emitidos pela PCRJ.

Concluída a modelagem, início do preparo da licitação.

55..11 FFIINNCCOONN NNXX O Sistema de Contabilidade do Município do Rio de Janeiro visa classificar e registrar todos os fatos contábeis ocorridos no Município e, de acordo com a natureza, realizar lançamentos na Contabilidade Orçamentária, Financeira e Patrimonial. Tal sistema (FINCON NX) foi desenvolvido pela IPLANRIO sobre uma plataforma de computadores de grande porte (MAIN FRAME) podendo ser acessado através de terminais ou através de microcomputadores, via emuladores de terminal, por qualquer usuário possuidor de senha de acesso. O fornecimento de senhas de acesso é feito, após consulta ao Gestor do Sistema que, no caso do FINCON NX, é a Contadoria Geral da Controladoria Geral do Município – CTG/CGM. Frise-se que a CTG/CGM determina quem pode utilizar o sistema, qual o nível de acesso às consultas e quais relatórios o usuário pode emitir.

OObbjjeettiivvooss ddoo SSiisstteemmaa

Os objetivos do Sistema de Contabilidade do Município são os seguintes:

DDaa CCoonnttaabbiilliiddaaddee OOrrççaammeennttáárriiaa

Conhecer, acompanhar e controlar contabilmente: A receita prevista e a despesa fixada; Os créditos orçamentários, suplementares, especiais e adicionais; as despesas empenhadas,

liquidadas e pagas, bem como, os saldos disponíveis das dotações orçamentárias.

DDaa CCoonnttaabbiilliiddaaddee FFiinnaanncceeiirraa

Conhecer, acompanhar e controlar contabilmente: A execução orçamentária, abrangendo a arrecadação da receita, o pagamento da despesa e a

incorporação dos “restos a pagar”; o resultado da gestão sobre o aspecto orçamentário; Todas as operações de que resultem débitos ou créditos de natureza financeira não compreendidas

na execução orçamentária e a disponibilidade financeira.



DDaa ccoonnttaabbiilliiddaaddee PPaattrriimmoonniiaall

Conhecer, acompanhar e controlar contabilmente: Os bens, direitos e obrigações do Município; As mutações patrimoniais decorrentes da execução orçamentária, do exercício em curso ou de

exercícios encerrados, relativas a receitas e despesas de capital, inclusive as oriundas de superveniências ou insubsistências, bem como apurar os resultados da gestão a serem incorporados ao patrimônio.

Em suma, o objetivo primordial do Sistema FINCON é permitir ao seu gestor (CTG/CGM) o completo controle sobre todos os fatos que geram impacto contábil no âmbito do Município do Rio de Janeiro.

CCaarraacctteerrííssttiiccaass

O Sistema de Contabilidade ora apresentado foi desenvolvido com o objetivo de atender as necessidades de controle e administração das finanças do Município do Rio de Janeiro e tem como principais características:

A descentralização da entrada de dados da execução orçamentária feita pelas próprias Gerências Setoriais de Contabilidade e Auditoria - GSCA (ou órgãos similares), gerando, automaticamente, os respectivos lançamentos contábeis; A integração de outros sistemas que tenham interferência na contabilidade, recebendo e

transmitindo dados automaticamente; A eliminação de transcrição de dados entre formulários; A possibilidade de consultas diretamente pelos terminais de vídeo ou microcomputadores instalados

em diversos órgãos do município, dispensando relatórios; A atualização em tempo real - todos os fatos contábeis orçamentários são registrados no momento

da digitação dos mesmos; A eliminação de lançamentos errados, através de um sistema de crítica apurada que impede os

lançamentos e identifica cada informação errada; A redução do tempo de execução das tarefas, liberando os servidores envolvidos nas mesmas para

outras de análise, concorrendo para o seu desenvolvimento profissional; A padronização dos procedimentos executados pelas GSCA’s ou órgãos equivalentes; A identificação de cada usuário autorizado a operar o sistema, bem como cada uma das rotinas

liberadas para os mesmos; A identificação do responsável pelos registros feitos no sistema. Isso é possível porque cada

operador digita sua matrícula ao iniciar seus trabalhos.

FFuunncciioonnaammeennttoo

Preliminarmente, deve-se destacar que o TCMRJ somente tem acesso às rotinas de Consultas e Relatórios do FINCON e, mesmo assim, na forma limitada pelo Gestor do sistema. No que tange ao funcionamento, é importante ressaltar que o sistema FINCON NX apresenta uma previsão de descontinuidade, tendo em vista que a IPLANRIO e a CGM pretendem, em breve, por em funcionamento a versão NT do sistema, i.e., para microcomputadores “desktop” em uma base Oracle, o chamado NOVO FINCON, que vem sendo desenvolvido há 05 cinco anos dentro da IPLANRIO (também conhecido como FINCON NT e que será analisado no próximo item). Em que pese o desenvolvimento do NOVO FINCON e o desejo da IPLANRIO de pôr o sistema em funcionamento no exercício de 2004, o FINCON NX ainda se encontra em atividade, sendo responsável por toda a contabilidade da Administração Direta do Executivo Municipal. Outro aspecto a ser destacado é o relacionamento do FINCON com outros sistemas da Prefeitura, conforme descrito a seguir:

Sistema de Orçamento - é o sistema que gera a informação primordial para o funcionamento do FINCON, pois permite o acesso aos dados da despesa autorizada e suas alterações, caso venham a ocorrer, ao longo do exercício; Sistema do Tesouro – é o sistema para o qual o FINCON emite a ordem de pagamento de uma



determinada despesa e que, após o pagamento pelo Tesouro, este retorna a informação da realização do pagamento para registro no FINCON; FINCON Consultas – é o módulo de consultas gerenciais do FINCON que permite a verificação de

como está sendo processada a execução orçamentária sob diversos pontos de vista.

FFeecchhaammeennttoo ccoonnttáábbiill

Antes de passarmos à parte referente às consultas e relatórios, faz-se necessário que se defina os conceitos de dia/mês fechado e dia/mês aberto, dentro do sistema FINCON. Todos os lançamentos contábeis registrados são decorrentes de fatos administrativos que necessitam de suporte documental. Um exemplo seria a liquidação de uma fatura, que exige atestação do serviço após a sua realização. Assim sendo, o registro destes fatos no FINCON exige uma certa flexibilidade no seu lançamento, i.e., a retroatividade no lançamento é permitida no sistema, respeitando-se uma certa margem de dias, que varia de órgão para órgão, mas que é controlada pelas Gerências de Contabilidade subordinadas à CGM. A Contadoria Geral, depois de decorrido o prazo que julga razoável, encerra a possibilidade de novos lançamentos no sistema, o que é chamado “fechamento do sistema”, impedindo que novos lançamentos sejam efetuados para datas anteriores à data do encerramento. Desta forma, observa-se a existência de dois casos distintos: os dias/meses fechados, com lançamentos retroativos encerrados, contabilmente analisados e registrados pela CGM, e o dia/mês aberto, no qual os lançamentos retroativos são permitidos. A seguir, é exibida a tela inicial da rotina de fechamento:

CCoonnssuullttaass ee RReellaattóórriiooss

O FINCON apresenta inúmeras possibilidades de consultas que permitem ao usuário ter acesso a diversos aspectos da contabilidade municipal, conforme mostra a figura abaixo:

No que se refere aos Relatórios, o sistema foi concebido com uma diferenciação na impressão, existindo relatórios “Impressos no Órgão” e “Impressos na IPLANRIO”. A razão para tal distinção reside no fato de que



certos relatórios, se emitidos nos órgão de origem, poderiam prejudicar o funcionamento do sistema devido aos recursos computacionais necessários à sua geração. A solução encontrada pela IPLANRIO foi permitir que certos relatórios fossem impressos apenas em suas dependências, encaminhando, posteriormente, cópia, em papel, ao usuário requisitante. O manual do sistema, a seguir reproduzido, trata dessa distinção.

“Este módulo (de Relatórios) permite ao usuário solicitar a emissão de relatórios, agrupados em 2 grupos:

01 – Relatórios que serão impressos localmente (on-line) na impressora do usuário (ITEM 3.15);

02 – Relatórios a serem impressos no IPLANRIO, por solicitação do usuário, dependendo, então, das rotinas burocráticas do IPLAN. Portanto, é necessário saber que eventuais dificuldades de processamento ou atrasos da entrega dos relatórios devem em princípio ser checados com o setor de produção da IPLANRIO (ITEM 3.16).”

Tal rotina foi objeto de questionamentos por parte da equipe inspecionante tendo em vista que o acesso aos Relatórios pelo TCMRJ foi limitado pelo Gestor, não sendo mais permitido a impressão de relatórios nesta Corte, bem como solicitar a impressão na IPLANRIO, tanto no que diz respeito aos meses fechados quanto aos exercícios já encerrados. A problemática toda se resume na preocupação do Gestor quanto à possível utilização de dados “em aberto” por parte do TCMRJ, quando da verificação da execução orçamentária, o que resultou na limitação do sistema para relatórios. Posteriormente à limitação de acesso do TCMRJ, foram realizadas reuniões entre servidores desta Corte e da CGM com vistas a solucionar tal problema. Como solução paliativa, até a solução final do problema, os relatórios de execução orçamentária estão sendo enviados, via Lotus Notes, à CAD pela CGM, após o fechamento dos dados, permanecendo, contudo, o impedimento à impressão dos relatórios orçamentários. Finalizando, cabe esclarecer que as demandas do TCMRJ no acesso ao sistema são distintas: uma, oriunda das Inspetorias, que necessitam dos dados em tempo real para a realização de suas inspeções e verificações processuais e outra, por parte desta Coordenadoria, que necessita dos dados orçamentários dos períodos já verificados e conferidos pela CGM. Esse problema encontra-se, até a presente data, sem solução. Abaixo, é exibida uma das telas de relatórios oferecidos pelo sistema:

NNíívveeiiss ddee aacceessssoo

Conforme já explanado, o nível de acesso ao sistema é determinado pelo Gestor (CGM) que define quais telas estarão à disposição do usuário.



55..22 FFIINNCCOONN NNTT Concebido como sendo o substituto do FINCON NX, para ser utilizado em plataforma baixa, podendo ser executado em qualquer microcomputador devido às suas características operacionais, o Novo FINCON ou FINCON NT ainda se encontra em desenvolvimento na IPLANRIO. O projeto e o desenvolvimento do sistema foram elaborados via contratos e aditivos celebrados com a Oracle do Brasil Ltda, desde 1998, sendo que, até a presente data, o sistema ainda não foi finalizado, homologado e implantado, ou seja, não foi concluído aquilo que inicialmente fora proposto no contrato.4 Em que pese o fato do sistema não estar totalmente implantado, cabe-nos ressaltar alguns pontos:

Atualmente, após o encerramento do contrato com a Oracle, a execução do projeto do sistema tem sido feita por pessoal próprio da IPLANRIO, existindo um grupo de analistas dentro da empresa responsável por seu desenvolvimento; Em setembro de 2001 foi disponibilizado o “Módulo Administrativo”, que abrange o controle das

solicitações de despesa, tendo sido providenciado o treinamento de cerca de 440 pessoas no âmbito de toda a Prefeitura e a instalação em cerca de 229 computadores; Existe em funcionamento na IPLANRIO e na CGM, em ambiente piloto, uma versão não homologada

do novo FINCON. Entretanto, a previsão de pleno funcionamento na Prefeitura é para o exercício de 2004, sendo o exercício de 2003 utilizado para os teste finais do sistema, porém com lançamentos em paralelo com o FINCON NX.

OObbjjeettiivvooss

Similar ao FINCON NX, o objetivo primordial do FINCON NT é registrar e evidenciar, com base nos princípios contábeis e de controle interno, de forma automática e integrada, fatos relacionados aos eventos orçamentários, financeiros e patrimoniais ocorridos tanto na Administração Direta como na Indireta.

MMuuddaannççaass eemm rreellaaççããoo aaoo SSiisstteemmaa FFIINNCCOONN NNXX

FFIINNCCOONN NNXX

Uso excessivo de ficha de lançamento; Setores administrativos fora do sistema, trata apenas da contabilidade; Entrada no sistema pós-fato; Não contempla a Contabilidade da Lei 6404/76.

FFIINNCCOONN NNTT

Interface com demais sistemas corporativos; Descentralização de cada passo da despesa, desde a solicitação até o pagamento, passando pela

licitação; Autorização eletrônica da despesa em tempo real; Contempla a Contabilidade das Leis 4320/64 e 6404/76.

IInnoovvaaççõõeess ddoo FFIINNCCOONN NNTT

Solicitações da Despesa - serão feitas no próprio sistema pelos diversos setores dos órgãos, sendo a despesa também autorizada, via sistema, pelo ordenador; Será permitido o agrupamento simples ou global de itens de despesa, visando realizar compras e

contratar serviços de forma mais racional, valendo-se do agrupamento para a obtenção de melhores preços via maiores quantidades; Informação do Resultado da Licitação “on-line”; Avaliação da Despesa anterior à Ordenação, o que permitirá um controle mais eficaz;

4 O processo 040/4915/02 Inspeção Ordinária na IPLANRIO, realizada pela 1ª IGE apontou diversas impropriedades existentes na execução dos contratos do IPLANRIO com a Oracle para o desenvolvimento do sistema, tal processo, baixado em diligência em sessão de 14/10/02, nos termos do Exmo. Sr. Conselheiro Fernando Bueno Guimarães, encontra-se em tramitação nesta Corte.



Reserva Virtual de Dotação; Fundamentação Legal e Parametrização, o que permitirá que o sistema verifique se o valor

contratado encontra-se dentro dos limites legais para as diversas modalidades de licitação; Regras de Contabilização por Funções; Reinscrição automática de Restos a Pagar; Unificação de Planos de Eventos e de Contas das diversas entidades da administração municipal.

IInntteerrlliiggaaççããoo ccoomm oouuttrrooss ssiisstteemmaass ddaa PPrreeffeeiittuurraa

Abaixo, é apresentado o fluxograma das interações do Novo FINCON com diversos sistemas da Prefeitura.

Considerando-se a quantidade de sistemas vinculados ao FINCON NT, observa-se que o objetivo final é torná-lo algo mais do que um sistema contábil, integrando um complexo sistema de informações envolvendo arrecadação, cadastro de fornecedores, orçamento etc.

EExxeemmppllooss ddee tteellaass ddoo ssiisstteemmaa

Abaixo, é exibido um exemplo da tela inicial da Execução Orçamentária. Como se pode ver, a interface de menus, sub menus e ícones, funcionando em um padrão MICROSOFT WINDOWS, é mais amigável ao usuário do que a interface de Mainframe do FINCON NX.



RReellaattóórriiooss

Abaixo, é exibido o sub menu de Relatórios do sistema com algumas das opções disponíveis.

55..33 SSiisstteemmaa ddee AArrrreeccaaddaaççããoo ddaa SSMMFF –– NNXX ee NNTT É o sistema que controla a entrada de receitas no Tesouro Municipal e que tem como gestor a Secretaria Municipal de Fazenda. Tendo sido desenvolvido pela Relacional Consultoria Ltda, através do Contrato 052/2000 e seus aditivos (040/769/2001 – Arquivados em sessão de 30/04/2002), continha em seu objeto, além da consultoria, a obrigação acessória da contratada em prover o treinamento integral dos usuários. Em sua versão original, conforme o Projeto Básico, era previsto o desenvolvimento do sistema nas duas plataformas existentes, NX (grande porte) e NT (cliente/servidor), entretanto, verificou-se que apenas a solução para grande porte encontra-se em funcionamento, estando a solução NT ainda sendo desenvolvida por analistas da IPLANRIO. Frise-se, ainda, que tal sistema não está disponível para o TCMRJ, embora seja de suma importância que esta Corte possa realizar consultas em sua base de dados.

OObbjjeettiivvooss ddoo ssiisstteemmaa

Conforme previsto em seu projeto básico o sistema pretende “interligar-se com os sistemas que recolhem ou emitem receitas, agilizando o processamento das informações de pagamentos, possibilitando a tomada de decisões gerenciais por parte da administração municipal”.

CCaarraacctteerrííssttiiccaass

De acordo com o projeto básico aprovado, o sistema previa, entre outras funções: Interface com a rede bancária permitindo a recepção dos pagamentos diariamente efetuados; Controle de Boletins de Arrecadação; Consulta on-line ao registro de pagamento; Centralização dos registros de pagamento e Identificação de registros de pagamentos candidatos a um determinado órgão emitente.

CCoonnssiiddeerraaççõõeess

Conforme foi observado pela equipe inspecionante, os seguintes módulos já foram implantados: Débito Automático, permitindo que os tributos municipais possam ser recolhidos via esta modalidade

junto ao sistema bancário; Pesquisa de Documentos, permitindo o acesso dos usuários aos comprovantes de pagamentos

cadastrados no sistema com a finalidade de verificar as alegações de pagamento; Já foram migrados os dados de 1999, 2000 e 2001; Documento eletrônico – DARM eletrônico, o que permitirá a emissão do DARM (Documento de



Arrecadação Municipal) para pronto pagamento, evitando que o contribuinte o preencha, o que possibilita a ocorrência de erros e o não reconhecimento de pagamentos efetuados.

Finalizando, cabe destacar a função de Identificação de registros de pagamentos candidatos a um determinado órgão emitente. Esta função tornou-se necessária, devido ao fato de que muitos pagamentos são computados como recursos do tesouro, sem a devida contabilização na rubrica correspondente, tais pagamentos ficam em aberto. Diversos fatores podem levar a esta situação, em especial, o preenchimento incorreto do DARM por parte do contribuinte. Conforme foi verificado, tal função consiste num algoritmo que examina a possibilidade de que um determinado pagamento não identificado pelo sistema possa ser separado para a análise técnica, com vistas a sua correta apropriação na rubrica correspondente. O processo de seleção do pagamento é baseado em características do documento utilizado para a arrecadação, como, por exemplo, quantidade de dígitos existente. Frise-se que tal função não apropria o pagamento não identificado a uma determinada rubrica, somente é racionalizado o processo de busca por um pagamento específico, sendo o Fiscal de Rendas o responsável pela apropriação.

55..44 EERRGGOONN –– SSiisstteemmaa IInnffoorrmmaattiizzaaddoo ddee RReeccuurrssooss HHuummaannooss O ERGON consiste em um sistema informatizado de recursos humanos, tendo sido adquirido pela Prefeitura Municipal através do contrato nº 992/97 (Processo 40/11966/97), assinado em 28/10/1997, com a Unisys Brasil Ltda – arquivado nesta Corte em sessão de 26/03/1998. Tal instrumento foi decorrente da concorrência A/SUB/SMT nº 002/97, realizada em 10/06/1997 - conhecida e arquivada nesta Corte nos termos do VOTO do Exmº Sr. Conselheiro Relator Fernando Bueno Guimarães. Tendo como objeto “a prestação de serviços de locação, customização, implantação, treinamento e suporte técnico de sistema de computador, destinado a automatizar as atividades de gerenciamento de recursos humanos da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro, inclusive as atividades voltadas ao processamento da folha de pagamento”, o referido contrato tinha prazo de 28 meses prorrogáveis por mais 48 meses e valor de R$ 2.427.951,74. Em suma, tratava-se da compra de um software pela IPLANRIO de forma que, ao final do contrato, de posse dos códigos fontes do programa, poderia customizá-lo à sua maneira, implementando novas rotinas e aprimorando o sistema ao longo do tempo.

OObbjjeettiivvooss ee CCaarraacctteerrííssttiiccaass ddoo SSiisstteemmaa

O sistema teve como concepções básicas na sua idealização os seguintes pontos: Busca por uma maior consistência dos dados alimentados no sistema, na entrada dos

mesmos;Automatização de todas as tarefas possíveis no que se refere à parte de pessoal, tais como triênio, férias, enquadramentos etc.;Eliminação de erros / fraudes, através de uma auditoria permanente do sistema;

Diminuição da quantidade de recursos humanos necessários para o gerenciamento do quadro de pessoal da Prefeitura; Unificação de todo o gerenciamento de RH, eliminando a necessidade de múltiplos sistemas

desconexos;



Geração da Folha de Pagamentos como subproduto do gerenciamento e cadastramento de eventos de RH, via eliminação de lançamentos de informações exclusivas ou duplicadas e controle da legislação na entrada dos dados; Possibilidade de descentralização da administração e da alimentação das informações no sistema,

que devem ser alimentadas o mais próximo possível do fato/local gerador; Geração/Acompanhamento do histórico funcional dos servidores com os períodos de validade de

cada situação; Possibilidade de acompanhamento dos parâmetros (legislação) diferentes para cada tipo de regime

funcional existente no Município através de um único sistema computacional, bem como, contemplação dos regimes jurídicos distintos para servidores de uma mesma Instituição: Estatutos do Funcionalismo; Estatutos do Magistério; CLT e outros; Gerenciamento de servidores ativos, inativos, pensões por morte, pensões especiais, pensões

alimentícias, estagiários, temporários, prestadores de serviço e outros e Automatização do cálculo de retroativos a partir dos lançamentos de RH.

FFuunncciioonnaammeennttoo

Tendo sido concebido para funcionar sob uma base NT, em ambiente Windows, o ERGON apresenta uma interface familiar àqueles usuários de tal sistema operacional. O quadro abaixo nos dá um panorama dos principais módulos do sistema:

Como se depreende do quadro acima, o ERGON, em sua concepção como sistema, atenderia a todas as questões e processos relativos ao tema administração de pessoal, qualquer que fosse a sua modalidade de contratação e regime jurídico.

TTeellaass,, CCoonnssuullttaass ee RReellaattóórriiooss ddoo ssiisstteemmaa

HHiissttóórriiccoo FFuunncciioonnaall

Módulo de cadastramento do servidor, onde são informados, além de seus dados pessoais, outros como Vínculos Funcionais, Provimentos, Designações, Dependentes e Dependências, abrangendo, também, Licenças e Afastamentos, Freqüência Diária, Férias, Licenças Prêmio e Especiais, Averbação de Tempo de Serviço, Aposentadorias e Vacâncias, Mandatos e Progressões. Abaixo, são apresentados exemplos das telas iniciais deste módulo:



QQuuaaddrroo ddee PPeessssooaall

Permite o controle de diversos organogramas (administrativo, centros de custo, localizações etc.), bem como do quantitativo de vagas disponíveis e postos de trabalho ocupados por cargo (ou grupo de cargos) de forma centralizada ou distribuída por alguns setores do organograma. Também abre a possibilidade de controle individualizado de vagas, com histórico de ocupação. A seguir, é apresentado um exemplo deste módulo:

RReellaattóórriiooss

O sistema apresenta possibilidades, em termos de relatórios, de listar: históricos de provimento e designações; ocupantes de determinados cargos ou funções; funcionários lotados em determinados setores, todas em qualquer período desejado. A seguir, é apresentada a tela inicial do módulo de Relatórios:



É possível, ainda, a impressão dos contracheques dos ativos e inativos, conforme exemplos a seguir:

Uma listagem completa dos relatórios do ERGON encontra-se nos anexos desta inspeção.

FFoollhhaa ddee ppaaggaammeennttoo

Como característica primordial de seu processamento, verifica-se que a Folha de Pagamento é dependente de dados lançados em diversos módulos do sistema, sendo sua fórmula de cálculo mantida no banco de dados e codificada em linguagem própria. Tais fórmulas apresentam características de cálculo temporais, i.e., mantendo o histórico de mudanças nas metodologias de cálculo. Tal módulo também permite o registro e carga automática de consignações5 em Folha, bem como provê as regras para o registro de pensões alimentícias, por morte e especiais. A seguir, são exibidos alguns exemplos da tela de Folha de Pagamentos.

5 As consignatárias normalmente correspondem a associações, sindicatos, seguradoras e empresas de plano de saúde e previdência privada. No sistema, cada consignatária é tratada como sendo uma rubrica no contracheque. Com o intuito de racionalizar a utilização da tabela de rubricas, existe no ERGON o conceito de espécie de Consignatária, que corresponde à especificação da natureza do desconto.



CCáállccuulloo ddaa FFoollhhaa

O módulo da Folha de Pagamentos permite em seu cálculo: Tabela de rubricas com parametrizações, i.e., é permitida a alteração de determinadas variáveis do

programa sem a necessidade de se alterarem suas funções. Ex: reajuste salarial, pela simples aplicação do percentual concedido; Tabela de elementos de despesas contábeis com pessoal; Tabelas de valores genéricos mensais, tais como: faixas de IR; valor do salário mínimo; cadastro de

consignação de valores em folha (p.ex. empréstimos) e controle de prazos e eventuais percentuais de desconto; Pode-se, por exemplo, efetuar um processamento para grupos de funcionários selecionados que

tenham obtido alguma vantagem pecuniária, específica para tal grupo; Finalizando, verificou-se que as fórmulas de cálculo das rubricas são mantidas temporalmente no

sistema, permitindo o processamento de pagamentos retroativos.

CCoonnssiiddeerraaççõõeess FFiinnaaiiss

Após a demonstração das potencialidades do sistema ERGON, apresentadas nos subitens retrocitados, cabe ressaltar uma questão referente ao sistema já verificada por esta Corte de Contas. Em atendimento à solicitação lançada pelo Gabinete do Exmo. Conselheiro Relator Sérgio Cabral e concedida pelo Exmo. Sr. Conselheiro Presidente, com fundamento no art. 50, inciso I, do Regimento Interno deste Tribunal, procedeu-se à verificação “in loco” do funcionamento do sistema informatizado denominado ERGON por parte da 5ª IGE. Tal procedimento consubstanciou-se no processo 40/005136/2002. Os fatos motivadores da referida verificação foram algumas impropriedades detectadas por aquela Inspetoria quando da análise de diversas apostilas de fixação de proventos de inativos do Município do Rio de Janeiro, em especial, a impossibilidade do sistema em alterar aposentadorias de proporcionais para integrais e vice-versa. Cabe ressaltar que inúmeras outras imperfeições do sistema foram detectadas pela CGM em seus



RAGS 03/02 e 036/02, entre elas: não é permitida alteração do tipo de aposentadoria e data de eficácia; o posicionamento automático não está funcionando; a geração de período aquisitivo de férias não está de acordo com o previsto; mapa de tempo de contribuição não está disponível; a atualização do Quadro de Vagas não está controlando o número de empregos; a contagem automática não está sendo feita; contracheque único não está sendo emitido.

Cabe ainda destacar 03 pontos, oriundos do relatório constante no processo 040/5136/2002 e reproduzidos abaixo:

Foi baixada pela SMA a Resolução “P” nº 297 de 20/06/02 criando um grupo de trabalho com a finalidade de proceder aos estudos referentes aos serviços de implantação do Sistema de Recursos Humanos – ERGON, no que concerne ao cumprimento de etapas, à solução de problemas, às responsabilidades, aos prazos e às demais pendências, tendo em vista os problemas relatados; Pelo exposto no relatório final do referido grupo de trabalho o Contrato foi cumprido

satisfatoriamente, não tendo sido constatada nenhuma irregularidade, estando o sistema operando normalmente. Entretanto, destaca mais uma vez que o suporte ao sistema ERGON é de grande fragilidade, necessitando de urgente manutenção técnica; Todavia, durante a elaboração do referido relatório de inspeção, restou publicado no D.O. Rio de

01/11/2002 a autorização e a ratificação apostas pela Subsecretária e Secretário Municipais de Administração, respectivamente, da inexigibilidade de licitação relativa à prestação de serviço de manutenção do sistema ERGON, firmada com a Unisys Brasil Ltda.

Assim sendo, foi verificado que as imperfeições apresentadas pelo sistema serão solucionadas pela Unysys do Brasil, em que pese a existência de um grupo de analistas da empresa dedicado ao sistema. Ressalte-se, contudo, que o relatório da retrocitada inspeção encontra-se sobrestado no aguardo da análise, por esta Corte de Contas, do ato de inexigibilidade por inviabilidade de licitação (caput do art. 25 da Lei 8666/93).

66.. PPLLAANNOO DDEE SSEEGGUURRAANNÇÇAA

66 ..11 IInnttrroodduuççããoo Em Auditoria de Sistemas, a análise dos planos de segurança e contingência é feita na fase inicial dos trabalhos e procura verificar a existência e a aplicação de Políticas e Planos de Segurança. O Decreto “N” nº 17.379 de 01/01/2001, entre outras coisas:

institui a Política de Segurança de Informações da PCRJ; cria a Câmara Técnica em Segurança de Informações, junto à IPLANRIO, com a finalidade de

promover a atualização e implantação da Política; atribui à IPLANRIO a função de, por meio de portaria, regulamentar a Política de Segurança de

Informações. A Portaria IPLANRIO nº 004 de 09/04/2001, conforme estabelecido no decreto, regulamenta a política de segurança no âmbito do Município do Rio de Janeiro.

66..22 HHiissttóórriiccoo Em 12/01/1999 foi divulgada uma proposta de Política pela Gerência de Segurança de Informações da IPLANRIO. Posteriormente, em meados de 1999, foi contratada a empresa Módulo para que fizesse um diagnóstico de situação e uma proposta relativa à questão da segurança da informação na PCRJ. A empresa contratada analisou processos de tratamento de informações, não apenas sob responsabilidade da IPLANRIO, mas, também, de diversas secretarias municipais, inclusive do TCMRJ. Por outro lado, além do armazenamento em meio magnético, foram avaliadas as condições de segurança das informações armazenadas em papel - guias de recolhimento, relatórios impressos etc. - geralmente guardadas em armários comuns de escritório. Em dezembro de 1999 o diagnóstico estava concluído e foram gerados três produtos:



Análise de Riscos e Recomendações (diagnóstico propriamente dito); Proposta de Política de Segurança; Plano de Ação (visando corrigir os problemas detectados na análise de risco).

A partir de abril de 2000 os projetos foram sendo implementados e em novembro de 2002 foi impresso o relatório de acompanhamento do plano de ação.

66..33 SSiittuuaaççããoo AAttuuaall Com base no material utilizado e nas entrevistas com o Gerente de Segurança, a equipe do TCMRJ elaborou o presente relatório de situação. A Política de Segurança da PCRJ é o elemento mais importante de referência e determina o foco da análise da equipe, sua elaboração engloba as propostas anteriores, o diagnóstico da Módulo e, por isso, reflete objetivamente a situação da segurança de informações na PCRJ, na época. O plano foi dividido em três grupos de ações: Imediatas, de Médio e de Longo Prazo. O critério para o estabelecimento de prioridades é uma combinação dos fatores risco e impacto. O fator risco, em cada ponto, foi avaliado pela Módulo, com base em sua metodologia de trabalho e o impacto de cada ponto, em caso de falha, foi avaliado pelo gerente do processo de tratamento de informações responsável pelo ponto. O produto “risco x impacto” determina a importância do problema. Assim, um ponto de alta vulnerabilidade que, em caso de falha, produza um grande impacto negativo deve ser resolvido imediatamente. De acordo com os formulários de acompanhamento e com as entrevistas, quanto aos pontos de responsabilidade da IPLANRIO, pode-se afirmar que:

projetos destinados às ações imediatas foram implementados em 2000; alguns projetos destinados às ações de médio prazo tiveram início em 2000, mas sofreram solução

de continuidade com a mudança no Executivo promovida pelas eleições e as conseqüentes reestruturações de Secretarias e Empresas; projetos destinados às ações de longo prazo não foram iniciados.

Alguns poucos pontos de responsabilidade de outras Secretarias puderam ser observados nas entrevistas e apresentações de sistemas, sendo o mais relevante o Log dos Sistemas, i.e., o registro da utilização do sistema, contemplado no Plano de Ação (pág. 46) com a seguinte diretiva:

“Elaborar e implementar política de auditoria e verificação de Logs dos Sistemas desenvolvidos pela IPLANRIO, Órgãos e Secretarias, com periodicidade determinada pela Gerência de Segurança em conjunto com a Auditoria de Sistemas da Prefeitura.”

Considerando-se a dificuldade em se elaborar e implementar uma política de auditoria e verificação de “log” à revelia do usuário gestor, mesmo quando o sistema é desenvolvido e operado pela IPLANRIO, constatou-se que:

o novo Sistema de Arrecadação (gerido pela SMF) tem tal política definida que será implementada já na primeira versão do aplicativo; no novo Sistema Ergon (gerido pela SMA), a política encontra-se em estudo pela IPLANRIO. o novo Sistema FINCON NT (gerido pela CGM) não tem tal política definida, faltando, inclusive, o

registro no log do Banco de Dados da ação ‘Retroceder Data Contábil’, por não ter sido solicitado pelo usuário gestor.

Em virtude destes problemas a Gerência de Segurança propõe, para o exercício de 2003, as seguintes atividades:

Divulgação maciça da Política de Segurança em todos os pontos informatizados da PCRJ; Treinamento em segurança de informação para servidores com perfil definido e que não estejam

exercendo a função de coordenadores de informática, em todos os pontos informatizados da PCRJ; Montar estrutura de avaliação de risco própria para atualizar a análise feita pela empresa Módulo; Fechar o plano de ação iniciado em 2000; Verificar se as providências tomadas de acordo com o Plano de Ação surtiram o efeito desejado,

mediante contratação de empresa especializada nesse tipo de verificação prática.



A equipe considera positiva a existência da Política de Segurança, de uma gerência e um comitê de segurança bem como a elaboração de um plano de ação para solução dos problemas detectados pela consultoria. No entanto, o plano que foi elaborado há três anos ainda está, em grande parte, no papel, além de ter seu acompanhamento desatualizado. Por isso a equipe não pôde avaliar a execução do plano e os resultados daí obtidos.

77.. PPLLAANNOO DDEE CCOONNTTIINNGGÊÊNNCCIIAA Foi verificada a inexistência formal de um plano de contingência para a IPLANRIO em caso da ocorrência de fato que ponha em risco os sistema computacionais da Prefeitura do Rio de Janeiro. Entretanto, verificou-se, por outro lado, a existência de planos informais que permitiriam a manutenção dos sistemas em casos de calamidade. Um exemplo disso é o intercâmbio existente com a Associação Nacional de Dirigentes de Empresas de Mercado Aberto – Andima no que se refere à sustentação do sistema em grande porte, já que ambas as instituições dispõem de equipamentos semelhantes e compatíveis. Frise-se, ainda, a existência de diversos dispositivos de back-up de dados, tanto nas dependências da IPLANRIO no Teleporto, quanto nas suas instalações anteriores, na Rua Gago Coutinho, em Laranjeiras.

88.. EEXXAAMMEE CCOONNTTÁÁBBIILL Para o exercício, em auxílio à Câmara Municipal do Rio de Janeiro, do controle externo da administração municipal, o Tribunal de Contas, dentre suas funções, examina os balancetes mensais enviados pelos jurisdicionados. A análise dos balancetes nos permite acompanhar a evolução do patrimônio e o comportamento de receitas e despesas dos órgãos, fundos e entidades, não suprindo, no entanto, o exame da documentação comprobatória, para validar e esclarecer os fatos registrados. Em função, principalmente, dessa necessidade de esclarecimentos, suscitada quando da análise dos balancetes mensais da IPLANRIO, compreendendo o período de janeiro a setembro/2002, foi destinado um item constante no programa de auditoria para o exame dos fatos a seguir relacionados.

88..11 FFuunnddoo FFiixxoo Examinando os balancetes da IPLANRIO, foi observada a existência de diversas contas que registravam a movimentação do fundo fixo por diferentes gestores. Analisando a legislação em vigor, foi verificado que:

considerando a necessidade de agilizar os procedimentos administrativos, foi instituído o Sistema Descentralizado de Pagamento na Administração Municipal através do Decreto nº 20.633 de 18/10/2001, alterado pelo Decreto nº 20.968 de 28/12/2001; com o advento da Portaria “N” nº 010 de 18/02/2002, foi regulamentado o Sistema Descentralizado

de Pagamento no âmbito da IPLANRIO através da criação de fundos fixos de caixa, sob a guarda e movimentação de gestores designados pela Presidência; a Norma de Serviço nº 001 de 18/02/2002, com a nova redação estabelecida pela Norma de Serviço

nº 002 de 30/07/2002, estabeleceu normas e procedimentos para a gestão do Fundo Fixo de Caixa da IPLANRIO, conceituando-o como todo numerário destinado ao atendimento de despesas menores e de pronto pagamento, assim consideradas aquelas que não podem seguir as rotinas administrativas normais da IPLANRIO, tanto pelo seu valor reduzido, quanto pela sua natureza ou urgência, bem como pela limitação de tempo para a sua liquidação.

A referida norma dispôs sobre a organização do Fundo Fixo da seguinte forma: DIRETORIA LIMITE

Atendimento - DAT 3.000,00Infra-Estrutura e Logística - DIL 1.500,00Administração e Finanças – DAF 1.500,00Projetos – DPR 1.000,00Presidência - PRES 1.000,00

Total 8.000,00



Inicialmente, foi feita a análise da documentação existente na empresa através do processo nº 01/300878/2001, que tratou da solicitação da IPLANRIO para constituição dos cinco fundos fixos de caixa. Considerando que o valor pleiteado total (para os cinco fundos) encontrava-se inserido no limite de R$ 8.000,00 determinado no inciso II do artigo 24 da Lei nº 8.666 de 21/06/1993 e que os novos repasses, para cada fundo fixo, além de observarem os respectivos limites individuais, somente ocorreriam uma vez por mês, a Controladoria Geral do Município, através do parecer CGM nº 32/2002, concluiu não haver impedimento para a implantação solicitada. Do exame do referido processo, ressalte-se que a existência de autorização do Prefeito, datada de 08/02/2002, para realização de despesas sem restrição de espécie ou natureza, conforme artigo 4º, § 2º do Decreto nº 20.633 de 18/10/2001

6.

Analisou-se, ainda, os processos a seguir relacionados que tratam da prestação de contas dos gestores dos fundos, examinando a documentação apresentada e a movimentação ocorrida no período de janeiro a setembro/2002.

PROCESSO DIRETORIA GESTOR MATRÍCULA ATO

01/300154/2002 DAF Jorge Augusto G. de Mendonça 13/155941-8 Portaria "P" nº 006 de

18/02/2002

01/300164/2002 DAT Margarete R. F. Ramos 13/175127-0 Portaria "P" nº 007 de 18/02/2002

01/300169/2002 DPR Domingos Costa Reis 40/620633-5 Portaria "P" nº 009 de 18/02/2002

01/300170/2002 PRES Lívia Firpo Andrade 40/621534-8 Portaria "P" nº 005 de 18/02/2002

01/300187/2002 DIL Maria Célia Martins Carneiro 13/174988-6 Portaria "P" nº 008 de 18/02/2002

Não foram relacionadas as impropriedades verificadas, pois as mesmas já se encontram descritas minuciosamente no Relatório de Auditoria nº 004/2002 com recomendações de saneamento e observação das determinações contidas na Norma de Serviço nº 001 de 18/02/2002. Cumpre apenas ressaltar que:

em função da existência de diversos gestores, aumenta a necessidade de conhecimento e difusão das normas que regem o Fundo Fixo, principalmente para que o mesmo não seja utilizado com finalidade diversa da que motivou sua constituição; as atestações feitas por servidores no verso das notas fiscais não são datadas. O procedimento de

atestação consiste na declaração expressa de que foi recebido o material ou executado o serviço em condições satisfatórias para o serviço público municipal e a ausência de data não permite evidenciar o momento dessa ocorrência, uma vez que a data de emissão do documento fiscal não corresponde necessariamente à da entrega do material ou prestação do serviço.

6 Art. 4º Os recursos serão utilizados para atender exclusivamente despesas relativas a: a) aquisição de material de consumo e prestação de pequenos serviços necessários à manutenção e ao funcionamento das atividades específicas de cada Órgão/Unidade Municipal; b) despesas que exijam ações imediatas, que envolvam solução de problemas que possam acarretar prejuízos ao funcionamento dos Órgãos/Unidades Municipais e aos seus componentes. § 1º Não será permitida a realização de despesas com gêneros alimentícios, flores, cartões de visita, táxi e combustível, salvo os casos autorizados, conforme parágrafo seguinte. § 2º Os Órgãos/Unidades Municipais que necessitarem, em benefício da agilidade dos seus serviços, realizar despesas, sem restrição de espécie ou natureza, deverão obter autorização formal do Prefeito, após análise da Controladoria Geral do Município.



88..22 BBaannccooss O balancete de setembro apresentava a seguinte composição de recursos existentes em instituições financeiras:

CONTA MOVIMENTO Em R$

Caixa Econômica Federal 4064 62-0 0,12

Caixa Econômica Federal 4064 63-8 1,21

Banco do Brasil 1577-6 298029-0 310.951,56

CONTAS VINCULADAS Em R$

Banco do Brasil 1577-6 298030-4 257.625,17

Banco do Brasil 1577-6 298030-4 (BB FIX empresarial) 2.460.798,07

DEPÓSITOS INDISPONÍVEIS Em R$

Banco do Brasil 1577-6 010.298029-2 (poupança ouro) 303.507,60

A movimentação de recursos através das contas bancárias ocorre da seguinte forma: conta-corrente BB 298029-0 – movimenta recursos repassados pelo Tesouro (fonte 100); grupo Contas Vinculadas, composto de conta-corrente e aplicação em renda fixa – BB FIX

empresarial – movimenta recursos próprios (fonte 200); conta-poupança BB 010.298029-2 – movimenta depósitos em caução.

Foram confrontados os valores evidenciados no balancete com os constantes no razão e nos extratos bancários, sem verificarmos divergência, com exceção de um débito de R$ 0,03 na conta CEF 62-0 a ser identificado, como consta nas conciliações bancárias elaboradas pela empresa.

88..33 CCoonnttaass aa RReecceebbeerr

88 .. 33 .. 11 CClliieenntteess ppoorr SSeerrvviiççooss FFaattuurraaddooss Examinando nos balancetes o grupo “Clientes por Serviços Faturados”, integrante do Contas a Receber da IPLANRIO, foi verificado a existência de crédito com a RIOTUR no valor de R$ 30.580,80, registrado em janeiro de 2002 e não baixado até setembro. Foi confirmado, através do razão, o lançamento em 02/01/2002 de faturamento referente à nota fiscal 3279, emitida na mesma data em nome da RIOTUR. Segundo informações da Gerência Financeira da IPLANRIO, o valor não foi recebido em função da não prestação integral do serviço, que fora contratado pela RIOTUR, visando à colocação de dez pontos de rede no Sambódromo para o Carnaval de 2002. A IPLANRIO só instalou sete pontos e os três restantes estariam sendo providenciados para o Carnaval de 2003.

88 .. 33 .. 22 RReeppaasssseess ddoo TTeessoouurroo MMuunniicciippaall As despesas realizadas pela IPLANRIO que serão pagas com recursos do Tesouro (fonte 100) são reconhecidas como valores a receber em contrapartida de uma conta de receita de transferência. À medida que os repasses vão sendo efetuados pelo Tesouro, os valores são baixados do Contas a Receber e da conta de Receita de Transferência, sendo classificados em contas de receitas específicas conforme a destinação dos recursos (custeio da folha de pessoal, encargos, outras). Dessa forma, os saldos das contas PCRJ – Orçamento 2002 (Contas a Receber) e Receita de Transferência devem ser iguais e refletir o montante de recursos a ser repassado pelo Tesouro.



Analisando os balancetes da empresa no período de janeiro a setembro, foi verificada a existência de divergências que geram dúvidas quanto ao valor exato a ser recebido do Tesouro, como foi demonstrado a seguir:

MÊS PCRJ

ORÇAMENTO 2002 (R$)

RECEITA TRANSFERÊNCIA

(R$) DIFERENÇA

(R$)

JAN 4.013.093,34 4.013.093,34 0,00

FEV 3.829.166,22 4.544.383,01 -715.216,79

MAR 4.005.293,49 4.721.674,08 -716.380,59

ABR 3.429.593,46 4.145.974,15 -716.380,69

MAI 3.613.251,50 4.329.632,19 -716.380,69

JUN 4.323.739,39 5.040.120,08 -716.380,69

JUL 5.433.500,56 6.149.881,25 -716.380,69

AGO 3.296.174,43 6.585.458,60 -3.289.284,17

SET 3.514.225,60 5.282.257,70 -1.768.032,10

Examinando o razão das referidas contas, foi verificado as principais causas das diferenças observadas: em 28/02/2002 – crédito no contas a receber de R$ 715.220,79 referente à transferência do Tesouro

de 2001 para 2002 a maior, conforme histórico; em 06/08/2002 – crédito no contas a receber de R$ 1.280.624,04 referente a cheque proveniente do

Tesouro para pagamento da Unisys Brasil Ltda, conforme histórico; em 12/08/2002 – crédito no contas a receber de R$ 1.292.279,44 referente a cheque proveniente do

Tesouro para pagamento da Unisys Brasil Ltda, conforme histórico; em 10/09/2002 – crédito no contas a receber de R$ 1.292.279,44 referente a cheque proveniente do

Tesouro para pagamento da Unisys Brasil Ltda, conforme histórico; em 30/09/2002 – débito na receita de R$ 2.813.531,51 referente à transferência através de cheques

emitidos pelo Tesouro. A Gerência Financeira informou estar ciente da situação, devendo apurar as razões das diferenças, os valores exatos a serem registrados e promover a regularização para o levantamento das demonstrações contábeis de 2002.

88 .. 33 .. 33 CCoonnttaass aa PPaaggaarr Examinando nos balancetes o grupo “Prestadores de Serviços”, foi verificado a existência de débito com a Fundação João Goulart – FJG no valor de R$ 139.170,00, registrado em dezembro de 2001 e não baixado até setembro de 2002. Foi confirmado, através do razão, os lançamentos em 30/12/2001 de despesas nos valores de R$ 97.419,00 e R$ 41.751,00, conforme processo 01/300176/2001. Foi analisado o referido processo que tratou da realização de concurso público para admissão de profissionais aos empregos de Analista de Sistemas, Técnico em Processamento, Técnico de Apoio Computacional e Operador de Computador da IPLANRIO. Conforme cláusula segunda do Convênio FJG nº 001/2001, constante no processo sob análise, constituíram atribuições da Fundação a elaboração e publicação de todos os editais relativos ao certame, realização de inscrições, elaboração, aplicação e correção das provas com sigilo e segurança, divulgação dos resultados, análise e julgamento dos recursos acaso interpostos, bem como todos os procedimentos necessários ao regular desenvolvimento do concurso. O valor da proposta da FJG foi de R$ 258.000,00 para um número de 3.000 candidatos, devendo ser ressarcidos R$ 50,00 para cada candidato excedente. Caso o valor arrecadado não alcançasse o valor estipulado, a IPLANRIO pagaria a diferença: setenta por



cento após a realização da prova objetiva e trinta por cento após a publicação da classificação final. O valor arrecadado com as inscrições foi de R$ 88.830,00. Dessa forma, a IPLANRIO empenhou R$ 139.170,00 a favor da FJG (empenho 2001/00456-0) e liquidou separadamente R$ 97.419,00 (setenta por cento) e R$ 41.751,00 (trinta por cento). A classificação final foi publicada no Diário Oficial de 11/02/2002 e a homologação em 15/02/2002. Não consta no processo informação sobre pagamento. A Gerência Financeira informou que o valor não fora realmente pago e que estava entrando em contato com a FJG para solucionar a pendência.

88 .. 33 .. 44 FFaattuurraammeennttoo AAnntteecciippaaddoo –– SSMMSS Examinando o balancete de março/2002, foi verificada a baixa de obrigação, referente à prestação de serviço faturado antecipadamente à Secretaria Municipal de Saúde em dezembro/2000, no valor de R$ 891.000,00, sem reconhecimento da receita porventura realizada. Na Prestação de Contas de Gestão da IPLANRIO, exercício 2001, processo nº 01/300002/2002, constava informação de que a conta Faturamento Antecipado – SMS referia-se a adiantamento para desenvolvimento do sistema SIGER, mas que os recursos recebidos deveriam ser devolvidos. A análise iniciou-se através do processo nº 01/300331/2001, cuja abertura se dá com a requisição nº 25/2001 visando à contratação pela IPLANRIO de prestação de serviço de consultoria para construção e implantação do Sistema de Gerenciamento de Recursos em Saúde – SIGER e do Sistema de Segurança de Acesso, incluindo treinamento, com valor total estimado de R$ 2.622.124,80. O SIGER, como constava no Projeto Básico, deveria:

administrar os recursos de saúde disponibilizados pelas unidades no âmbito do Município do Rio de Janeiro; registrar as demandas por recursos necessários ao atendimento do indivíduo na rede de serviços de

saúde; associar a demanda ao histórico de saúde do paciente; assegurar o agendamento dos recursos solicitados em uma unidade de rede, por qualquer outra

unidade de rede, no âmbito do Município do Rio de Janeiro; regular a dinâmica de utilização desses recursos disponíveis.

Com a implantação desse sistema de informação seria possível a visão em tempo real e integrada da utilização dos recursos. O histórico do paciente estaria disponível a todos os profissionais de saúde da rede, proporcionando um atendimento mais individual e integral do indivíduo. Como resultado dessa integração, do ponto de vista do usuário, a rede de serviços de saúde se transformaria em uma única unidade prestadora, podendo ser utilizada na potencialidade dos seus recursos de qualquer um de seus pontos. Resumimos a seguir em um histórico as informações constantes no processo analisado:

em 21/05/2001 – a Comissão Permanente de Licitação - CPL solicita à Assessoria Jurídica - AJU aprovação da minuta do Edital de Concorrência nº 001/2001. AJU aprova; em 22/05/2001 – publicação do Aviso de Licitação; em 26/06/2001 - Edital de Concorrência (processo 40/001703/2001) baixado em diligência em

Sessão Plenária desta Corte nos termos do voto do relator Excelentíssimo Senhor Conselheiro Fernando Bueno Guimarães (Ofício TCM/GPA/SES/034/01333/2001 de 26/06/2001) em função principalmente da não apresentação da composição do valor global estimado com quantitativos e preços unitários para cada versão/fase do projeto e da recomendação de nova licitação, específica de treinamento, mantendo-se no edital sob análise apenas o treinamento para os usuários replicadores; em 03/07/2001 – CPL solicita autorização para reformulação do Edital com reabertura do prazo de

realização da licitação. Diretor-presidente autoriza; em 04/07/2001 – publicação do adiamento da licitação; em 25/07/2001 – Gerência de Projetos encaminha à Gerência de Logística nova versão do Projeto

Básico, retirando o treinamento técnico e apresentando nova formulação para os itens questionados, sem alteração do escopo dos demais serviços, com o valor estimado passando a R$ 2.525.124,80; em 30/07/2001 – CPL solicita à AJU aprovação da nova minuta do Edital. AJU aprova; em 31/07/2001 – publicação de nova data para recebimento dos envelopes: 14/09;



em 01/08/2001 – alteração da data de 14 para 17/09; em 30/08/2001 – Edital de Concorrência (processo 40/001703/2001) baixado em diligência em

Sessão Plenária desta Corte nos termos do voto do relator Excelentíssimo Senhor Conselheiro Fernando Bueno Guimarães (Ofício TCM/GPA/SES/050/02054/2001 de 30/08/2001) principalmente para que fosse revisada a estimativa do valor global, com especial atenção para o valor da produtividade adotada (pontos de função por hora), importante parâmetro na formação da estimativa; em 03/09/2001 – CPL solicita autorização para reabertura do prazo de realização da licitação.

Diretor-presidente autoriza; em 05/09/2001 – publicação do adiamento da licitação; em 20/09/2001 – audiência pública no auditório da IPLANRIO, com comparecimento de seis

empresas, para realização de nova cotação de preços; em 10/05/2002 – publicação da revogação da licitação considerando a exposição de motivos através

do Ofício nº 273/PRES de 22/04/2002. O referido documento encaminhado a esta Corte considerava:

“(...)

Com a mudança da Presidência da IPLANRIO, no início de novembro de 2001, foi mantida a suspensão do Edital até que a nova administração se assenhorasse da situação e, examinando os termos das licitações em processo, as validassem.

No início de dezembro, após o exame das diversas possibilidades da Secretaria Municipal de Saúde agilizar seus processos com vistas a um melhor atendimento à população, foi concluído que tornava-se imperioso um exame da própria estrutura de delegações que sustenta suas operações, fato este que poderia, se efetivado, impactar as definições originais do Sistema licitado.

Com a evolução dos estudos realizados pelo Grupo de Trabalho instituído pelo Decreto nº 21014 de 30/01/2002, verificamos hoje que tal decisão foi oportuna, pois, embora muitas das contribuições dos estudos, realizados à época, se mantenham, haverá que adaptá-los a um novo ordenamento organizacional.

Assim, estamos cancelando definitivamente a Concorrência nº 001/2001 e, oportunamente, quando os estudos de descentralização se concluam, elaboraremos novo termo.”

Constatando que a licitação não fora concluída e, conseqüentemente, o serviço não realizado, procurou-se analisar se os recursos recebidos haviam sido devolvidos e de que forma se processara a devolução. Cumpre-nos ressaltar que essa informação não constava no processo 01/300331/2001. Analisando o razão da conta Faturamento SMS, foi verificado que o valor recebido em 29/12/2001 fora baixado em 12/03/2002 pela compensação de créditos da IPLANRIO com a SMS relativos ao pagamento de pessoal da empresa lotado na Secretaria, fato abordado no subitem 8.4.1 a seguir relatado.

88..44 FFaattooss RReelleevvaanntteess AAppuurraaddooss nnoo DDeeccoorrrreerr ddaa IInnssppeeççããoo

88 .. 44 .. 11 DDeessppeessaass ccoomm PPeessssooaall LLoottaaddoo eemm OOuuttrrooss ÓÓrrggããooss ee EEnnttiiddaaddeess A folha de pessoal da IPLANRIO abrange os servidores lotados em outros órgãos e entidades e é paga integralmente com recursos repassados pelo Tesouro Municipal. Foi verificado, durante a análise do item anterior, que a IPLANRIO emite nota fiscal de serviço para a Secretaria Municipal de Saúde pela utilização da mão-de-obra do pessoal “cedido”. Foi obtida junto à Gerência de Recursos Humanos da empresa a informação a seguir que demonstra o quantitativo e valores correspondentes ao quadro de pessoal cedido da IPLANRIO:

LOTAÇÃO NÚMERO DE SERVIDORES

REMUNERAÇÃO DE NOVEMBRO (R$)

REMUNERAÇÃO ACUMULADA 2002

(R$) Administração Direta 701 1.337.343 14.895.637SMF 142 362.893 2.735.343SMS 69 140.470 1.479.628



LOTAÇÃO NÚMERO DE SERVIDORES

REMUNERAÇÃO DE NOVEMBRO (R$)

REMUNERAÇÃO ACUMULADA 2002

(R$) CGM 74 134.309 1.181.944PGM 68 123.873 1.135.984SMO 56 107.123 1.033.123SMTR 60 92.486 928.724GBP 58 77.722 809.478SMG 52 72.226 747.734SMA 16 43.869 683.314SMU 39 53.734 645.050SME 20 48.333 639.273SMAC 14 24.221 454.921SMC 11 20.402 415.927SMDS 13 15.446 387.272SMTB 1 2.383 360.827SMEL 2 9.430 329.800SMH 1 1.906 299.937SEAE 1 1.551 298.565TCM 1 975 294.483SEPDQ 3 3.991 34.310Administração Indireta 119 277.836 5.736.984IPP 30 78.079 856.096SMTU 24 44.080 617.251CET-RIO 21 39.202 578.676RIO-ÁGUAS 11 25.409 459.085RIOLUZ 8 19.685 415.658PREVI-RIO 5 16.243 403.330RIOURBE 4 14.330 382.613FRE 4 8.557 359.787FPJ 1 4.939 348.158EMV 2 7.622 339.634COMLURB 3 7.366 337.016FUNLAR 2 2.919 307.792EMAG 1 825 295.102RIO-FILME 1 3.358 21.727FJG 1 4.143 7.920PLANETÁRIO 1 1.079 7.139SUBTOTAL 820 1.615.179 20.632.621Licenciados INSS 0 0 0(SMTR/SMS/PGM/IPP) 4 0 0TOTAL 824 1.615.179 20.632.621

Mesmo com a lotação de profissionais da IPLANRIO em diversos órgãos, constatou-se junto à Gerência Financeira que, na Administração Direta, esse procedimento de cobrança de serviço pela utilização de mão-de-obra é adotado apenas para as Secretarias Municipais de Saúde e Educação. Dessa forma, o valor que já fora repassado para pagamento da folha de pessoal é novamente creditado à IPLANRIO pelo Tesouro acrescido das contribuições e encargos incidentes, gerando, assim, despesa nas Secretarias (serviço) e na IPLANRIO (pessoal) e receita na empresa em duplicidade, sob a forma de transferência quando do repasse para pagamento da folha e sob a forma de receita própria quando do



pagamento pela “prestação de serviço”. Foi constatado que o procedimento em tela, na Administração Indireta, é adotado apenas para a Fundação Rio-Esportes.

88 .. 44 .. 22 RReecceeiittaa ddee AAlluugguueell Através da leitura da ata da 86ª Reunião do Conselho de Administração realizada em 26/02/2002 e de informações obtidas na Gerência Financeira, foi verificado que ainda não foi contratada com o IPP a cobrança de aluguel pela ocupação do imóvel da IPLANRIO na Rua Gago Coutinho, nº 52 – Laranjeiras, cujo valor demonstrado pela empresa no balancete de setembro/2002 é de R$ 5.506.869,48 (terreno e edificação reavaliados).

88 .. 44 .. 33 AAuuttuuaaççããoo IINNSSSS Através da leitura da ata da 94ª Reunião do Conselho Fiscal realizada em 29/08/2002, foi verificado que a empresa foi autuada pelo INSS. No Relatório de Auditoria Interna nº 006/2002 foram relacionadas as nove notificações que a empresa recebeu totalizando R$ 3.753.759,87, cujos motivos foram: ausência de retenção sobre notas fiscais de serviços emitidas, responsabilidade solidária sobre a contribuição patronal devida ao INSS, incorreção na obtenção da base de cálculo da contribuição patronal e responsabilidade solidária devido à contratação de serviços envolvendo cessão de mão-de-obra. A IPLANRIO apresentou defesa prévia que ainda não havia sido julgada, conforme informações da Gerência Financeira.

99.. CCOONNCCLLUUSSÃÃOO

DDooss AAssppeeccttooss rreeffeerreenntteess aaooss SSiisstteemmaass ee ààss AAttiivviiddaaddeess ddaa IIPPLLAANNRRIIOO

Preliminarmente, é importante ressaltar que a presente inspeção, ao examinar a missão e os objetivos da empresa, bem como o funcionamento de alguns de seus sistemas, teve como escopo ampliar o grau de conhecimento desta Corte a respeito de tais questões. Frise-se que em nenhum momento foi objetivo da equipe inspecionante avaliar o desempenho dos sistemas da IPLANRIO, embora alguns aspectos operacionais tenham sido observados, já que não se pode caracterizar a presente inspeção como sendo uma Auditoria de Sistema em seu sentido pleno. No entanto, desde já, deve-se alertar para a necessidade da realização de inspeções de tal natureza por parte desta Corte, haja vista que cada vez mais a Prefeitura do Rio de Janeiro vem adotando iniciativas que visam aumentar o seu grau de inserção digital, desenvolvendo políticas relativas à tecnologia de informação, aumentando a demanda por soluções rápidas e eficientes em nível de gerência e de aplicação de recursos, fato que pode ser comprovado com o Sistema Municipal de Informática (SMI) e suas prerrogativas. O reflexo de tais iniciativas nesta Corte consubstancia-se em duas vertentes:

No que diz respeito à utilização de tais sistemas para o exercício de suas obrigações constitucionais de controle externo, já que o conhecimento e o acesso a tais sistemas são de suma importância para o exercício da fiscalização na aplicação dos recursos e na arrecadação das receitas, não podendo o TCMRJ ficar privado das informações por eles fornecidas. Na avaliação de tais sistemas, através da execução de Auditorias de Sistemas, que podem analisar

aspectos tão diversos quanto: segurança física ou lógica dos controles, contingências, organização do departamento de informática, verificação dos padrões adotados, controles sobre bancos de dados, controles de redes, controle de aplicativos, entre outros.

Assim sendo, a seguir, são comentados alguns pontos observados na inspeção: Da Missão, Objetivos, Estratégias e do Sistema Municipal de Informática – conforme foi observado

nos itens 2 e 3, a mudança na filosofia empresarial ocorrida na IPLANRIO em 2002 culminou com a criação do SMI e com uma definição clara das ações e do papel da empresa na Administração Municipal, embora existam limitações de recursos para a execução de tais atribuições. Em consonância com suas atribuições o SMI vem se desenvolvendo, aglutinando diversos gerentes de informática da administração municipal em busca dos resultados desejados, com destaque para a atuação da IPLANRIO nos processos de aquisição ou contratação de bens e serviços nos quais verifica a real necessidade, oportunidade, disponibilidade de recursos para sua implantação,



operação e manutenção através de análise de viabilidade técnica e econômica. Dos Sistemas Gerenciados – Neste ponto cabe fazer duas observações:

1. Quanto ao acesso do TCMRJ aos sistemas, ainda perduram algumas limitações que deverão ser solucionadas junto aos órgãos gestores dos respectivos sistemas, já que a IPLANRIO, nas questões de acesso, nada pode fazer;

2. Quanto à contratação de empresas para o desenvolvimento de sistemas, esta Corte tem demonstrado preocupação com a estratégia desenvolvida pela IPLANRIO, conforme pode-se observar nos itens 5.2 e 5.4 deste relatório, já que o Egrégio Plenário deste Tribunal, por mais de uma vez, autorizou a realização de inspeções nos contratos, bem como em sua execução, referentes aos Sistema FINCON e ERGON, estando as mesmas ainda em tramitação.

Dos Sistemas de Segurança e Plano de Contingência – Quanto ao sistema de segurança é importante que o plano de ação seja levado a cabo e que se faça uma nova avaliação de risco considerando que o ambiente de informática evolui com muita velocidade e a situação do primeiro diagnóstico pode não se repetir nos dias de hoje. Assim, é recomendado que as propostas da Gerência de Segurança da IPLANRIO sejam implementadas, especialmente aquela relativa ao fechamento do plano e à capacitação interna para elaboração de análises de risco. Quanto ao Plano de Contingência, é recomendado que se procure efetuar uma avaliação das reais necessidades visando a sua implementação de forma formal.

DDooss AAssppeeccttooss CCoonnttáábbeeiiss

Considerando as informações constantes no item 8, opinamos pela Diligência a fim de que a jurisdicionada, em relação:

Ao item 8.1, tome ciência das recomendações; Aos itens 8.3.1, 8.3.2, e 8.3.3, informe se já foram sanadas as pendências; Ao item 8.4.1, esclareça o procedimento adotado de cobrança de serviço pela cessão de mão-de-

obra às Secretarias Municipais de Saúde e Educação, quando, na verdade, esses valores já foram repassados pelo Tesouro para pagamento da Folha de Pessoal da IPLANRIO; Aos itens 8.4.2 e 8.4.3, informe o andamento dos fatos mencionados.

CAD, 21 de dezembro de 2002.

Jairo Saldanha Rimes

Assessor CAD 40/900.738

Cintia Iorio Rodrigues

Contador 40/901.264

Mário Sitnoveter

Técnico de Controle Externo 40/900.757

Aloysio Yaggi Martins Assessor ASI 40/901.248

Murilo Moreira Ribeiro Analista de Informação

40/900.728

De acordo Ao Senhor Diretor da SCE Em 21 de dezembro de 2002.

Cláudio Sancho Mônica Coordenador da CAD/SCE

Matrícula: 40/900.806 - TCMRJ

INSPEÇÃO Empresa Municipal de Informática S/A IPLANRIO · 4.4 A IPLANRIO DENTRO DO SMI ... Com a...

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