INSTITUTO CAPIXABA DE PESQUISA, ASSISTÊNCIA...

INSTITUTO CAPIXABA DE PESQUISA, ASSISTÊNCIA TÉCNICA E EXTENSÃO RURAL (INCAPER)DEPARTAMENTO DE COMUNICAÇÃO E MARKETING (DCM)

PLANO DE COMUNICAÇÃO E MARKETING

STAKHOLDER: SERVIDORES

Diagnóstico dos processos de Comunicação Interna no Incaper

Introdução

A Comunicação Interna é parte fundamental de um Plano de Comunicação e Marketing de uma instituição. É considerada, atualmente, um área tão estratégica quanto a comunicação externa, uma vez que lida diretamente com os profissionais que executam as políticas e ações do Instituto Capixaba de Pesquisa, Assistência e Extensão Rural (Incaper).

A fim de embasar as ações estratégicas de Comunicação Interna, recorre-se à opinião do Diretor-presidente da Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária (Embrapa), Silvio Crestana, na ocasião de formulação da Política de Comunicação da referida empresa, em 2005:

“O nosso grande desafio é melhorar a comunicação interna da empresa. Essa área é cada vez mais importante para as instituições que geram conhecimento, como a Embrapa, e que têm como maior capital os seus recursos humanos, os seus empregados. (...) É preciso entender que há dois tipos de conhecimento: o explícito, que é aquele que podemos quantificar, gerar relatórios e avaliações formais, e o conhecimento tácito, que é aquele que está na cabeça, no coração e nas emoções das pessoas, e que foram adquiridos ao longo de suas experiências profissionais e pessoais. A estratégia fundamental para o êxito de qualquer instituição, mas em especial para as que desenvolvem C&T e inovação, é mobilizar e estimular os seus empregados a contribuir não apenas com o conhecimento explícito, mas, e principalmente, com o conhecimento tácito. E isso não se faz sem comunicação.” (DUARTE e SILVA, 2005)1

Estudos revelam que a Comunicação Interna está diretamente relacionada ao comprometimento dos funcionários de uma empresa. “É preciso criar um ambiente interno no qual a informação, conhecimento e competência fluam livremente para que existam comprometimento pessoal e autodesenvolvimento, aspectos que contribuem para um crescimento organizacional” (FRANÇA e TAVARES, 2009, p. 07)2.

No contexto de implementação do Planejamento Estratégico do Incaper (PEI), faz-se necessária a criação de estratégias de comunicação para o público interno, a fim de que os profissionais se envolvam e se comprometam com as novas estratégias e objetivos da organização. Para isso, portanto, são necessárias informações.

“A participação efetiva exige informações. Para participar, o indivíduo necessita de informação para que possa envolver-se e engajar-se. (…). Portanto, a participação do indivíduo, sua melhor produtividade, seu comprometimento está cada vez mais relacionado com a gama de informações que recebe da organização” (FRANÇA e TAVARES, 2009,3.

Diante desse cenário, a equipe do Departamento de Comunicação e Marketing (DCM) do Incaper

1 DUARTE, Jorge A. M e SILVA, Heloiza Dias da. Política de Comunicação e gestão empresarial:a experiência da Embrapa. Texto publicado na Revista Brasileira de Comunicação Organizacional e Relações Públicas

(Organicom), ano 4, número 6, 1º semestre de 2007. Revista editada por PPGCOM-ECA-USP e Abrapcorp. Pags. 11 a 252 FRANÇA, Ana Cristina Limongi e TAVARES, Rosalina Semedo de Andrade. Comprometimento Organizacional e Comunicação Interna: um estudo desenvolvido na empresa de telecomunicação em Cabo Verde. Texto publicado no XXXIII Encontro da ANPAD, São Paulo (SP), 19 a 23 de setembro de 2009.3 Ibdem.

realizou um diagnóstico com os departamentos, áreas e unidades administrativas da instituição a fim de levantar as fraquezas e oportunidades para propor ações estratégicas na área de comunicação. Abaixo, segue o diagnóstico.

Diagnóstico dos processos de Comunicação Interna do Incaper

Para realização do diagnóstico, foi feito um questionário que buscou identificar os seguintes itens: Produtos e Serviços do Departamento ou Área; O que comunicar?; Por que comunicar?; Quando comunicar?; Onde comunicar? Quem vai comunicar?; Como comunicar?; Quanto vai custar?; Responsáveis por fornecer as informações. A seguir, seguem as informações diagnosticadas:

Responsáveis pelo fornecimento das informações:

Alberto Silva CunhaAndré Guarçoni MartinsAntonio Carlos CavalcantiAntonio Elias Souza da SilvaAntonio Francisco F. TôrresAparecida NascimentoAureliano Nogueira da CostaAymbiré Francisco Almeida da FonsecaBeatriz de Souza CostaBernadeth Bona Dutra Alves Carlos Alberto SangaliCarlos Roberto Gomes CândidoCarlos Roberto RosaCesar Pereira TeixeiraClarissa VassemCristiane Gianezi da SilveiraCristiano GrobérioDanieli TamaniniDavid dos Santos MartinsEduardo BrincoEric Borges Scardino Evair Vieira de MeloFabiana RuasFábio Lopes DalbomFernando BosisioFernando Soares de OliveiraGeraldo Mendes da SilvaGildo GaveGilson TófanoGiovana Almeida CottaGlaucia Angélica Praxedes de SouzaHildeneia Patrício RibeiroIrisnei Alves Rodrigues AlcureJacimar Vila Coutinho

Jaqueline SanzJanaína OdharaJane Maria BertholiJoana Junqueira CarneiroJonas LisboaJosé Aires VenturaJosé Alejandro Garcia-PradoJosé Altino Machado FilhoJosé Anselmo MolinoJosé Clezer de OliveiraJosé Geraldo CostaJosé Carlos GrobérioJosé Moreira André NetoJuliana de Barros ValleJuliana EstevesJurandir Rocha AzevedoKarolline Miranda LyraKatarina RatzkeLara De Sá LealLaudeci Maria Maia BravinLeandro FeitozaLêda Dianni Almeida VitóriaLiliâm Maria Ventorim FerrãoLívia Cipriano Dal PiazLucas Calazans SantosLuciana SilvestreLuciene Peixoto Assis e SilvaLuciano OliveiraLucio De MunerLuiz Antônio BassaniLuiz Carlos Santos Caetano Magno Rodrigues da SilvaMakchasley Spavier FerreiraMara Ribeiro dos SantosMárcia Vanacor BarrosoMarcos Tadeu Trindade Alvim Margarethe CockMaria Amélia FerrãoMaria Goret ToseMarissol Corrêa PassosMaxwel de AssisMerielem FrassonMiguel Angelo AguiarMonique Lopes RibeiroNilson Araújo BarbosaNilson FrancaPaulo Henrique TraginoPierângeli C. M. AokiRachel Quandt Dias

Rafael Vieira de AzevedoRita de Cássia Merlo AlvarengaRodrigo de Castro CosmeRomário Gava FerrãoRosana Maria Altoé BorelSalim MussiSamir SeródioSebastião José Dutra AlvesSilvia Aquino BarreirosVagner Rossi LibardiVanessa Alves Justino BorgesVera Carreiro RibeiroVinícius Marques FernandesVirgínia VasconcelosWathaanderson de Souza Rocha

1. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS (DRH)

Dados da pesquisa:Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Cristiane Silveira e Luciana SilvestreData de realização do diagnóstico: 29/01/2013

Produtos eServiços do

departamento ou área

- Projeto Qualidade de Vida- Comemoração dos aniversariantes do mês- Cursos e Capacitações- Oficinas e eventos relacionados à saúde- Informação sobre instruções de serviços e alteração de legislação

O que comunicar?

- Agenda de atividades relacionadas ao Projeto Qualidade de Vida.- Campanhas de saúde (Exemplo: anti-tabagismo, Outubro Rosa, Novembro Azul).- Dicas de saúde e informações sobre qualidade de vida.- Agenda de cursos e capacitações do Incaper e da Esesp.- Informações gerais sobre servidores, como nomeações, transferências, exonerações, aposentadoria, lotação, treinamentos realizados.- Instruções de serviços e normas. Disponibilizar formulários de abonos, substituição de chefia, guia de inspeção médica.- Orientações gerais sobre licença médica, férias, abono, avaliação de estágio probatório e de desempenho, uso de veículo, uso de crachá, normas de pós-graduação, ou seja, direitos e deveres de cada servidor.- Datas comemorativas gerais e, em especial, da área de saúde.- Ações do projeto Desenvolvimento em Relações Humanas Interpressoais- Mensagens de homenagem e reconhecimento, como no caso de aposentadoria, início e conclusão de cursos de mestrado e doutorado.

Por quecomunicar?

- Sensibilizar os servidores para participar das atividades dos projetos Qualidade de Vida e Desenvolvimento em Relações Humanas Interpressoais.

- Integrar todos os servidores do Instituto.- Tornar transparente o acesso à informação.- Fazer com que os servidores saibam como preencher corretamente as solicitações a eles direcionadas.- Fazer com que a informação chegue a todos os servidores, de todas os municípios.- Fazer com os servidores tenham acesso a informações sobre todos os cursos e treinamentos necessários ao bom desempenho de suas atividades.

Quando comunicar?

- Projeto Qualidade de Vida: atividades mensais.- Aniversariantes do Incaper: atividades trimestrais nos Centros Regionais.- Formulários, instruções de serviços, normas e atos institucionais: continuamente.- Oferta de cursos e treinamentos: sempre que houver demanda ou oferta.- Acompanhamento e orientação aos aposentados: continuamente.

Onde comunicar?

- Centros Regionais, Escritórios Locais, Sede, Fazendas e servidores aposentados.

Quem vai comunicar?

- Departamento de Recursos Humanos: Área de pessoal e de Desenvolvimento de Pessoas.

Como comunicar?

- E-mail: É a principal ferramenta de comunicação do DRH, mas não há um procedimento uniforme sobre os destinatários. As ações de Qualidade de Vida são enviadas ora a todos os servidores que possuem e-mail cadastrado, ora aos Centros Regionais ou aos escritórios locais. As instruções de serviços e normas são enviadas para os chefes de departamento e chefes regionais. Caso haja algum servidor envolvido em alguma instrução oficial, também é enviado mensagem ao mesmo. O uso do e-mail não chega aos auxiliares rurais ou de campo, predominantemente lotados nas Fazendas, e nem aos aposentados que não possuem e-mails cadastrados, sendo esta uma lacuna.

- Fundo de Tela: Restrito aos computadores da Sede, comunica a agenda de atividades desenvolvidas pelo DRH. A imagem do fundo de tela não é considerada atrativa aos servidores. Porém, foi muito citada como uma ótima ferramenta que vem sendo subutilizada.

- Mural: São colocadas notícias de jornais sobre Qualidade de Vida ou cartazes convidando os servidores para as atividades. Não há uma decoração chamativa e os cartazes são feitos de forma artesanal pelas servidoras do DRH, sendo pouco convidativos. Também não atingem toda a sede, ficam localizados em poucos locais. No interior, não se sabe se são usados ou como isso é feito.

- Mala Direta: Cada área do DRH possui uma lista de contatos de servidores. Não existe uma lista unificada de contatos. Também não ocorre uma atualização automática de e-mails dos servidores.

- Contato telefônico: É feito com os servidores aposentados para convidá-los para atividades relacionadas aos mesmos e com os servidores do interior.

- Correio: Pelo correio, é enviado cartão de aniversário e de natal.

Principais problemas levantados:- Não há uma lista comum e atualizada de e-mails. Cada servidora tem a sua lista de e-mails, que não é atualizada conforme entrada ou saída de servidores. Muitos servidores recebem mensagens institucionais no e-mail pessoal, que não é acessado com frequencia. Dessa forma, a informação se perde.

- Nas fazendas, muitos servidores não têm acesso a e-mail o repasse das informações fica a cargo do chefe da fazenda. Não se sabe, ao certo, como esse repasse é feito.

- Não há divulgação suficiente da oferta de cursos. Nem todos os funcionários ficam sabendo quais cursos estão sendo oferecidos para solicitar participação.

- Há uma lacuna muito grande nos treinamentos das áreas técnicas e administrativas. A área administrativa não recebe treinamentos relacionados ao funcionamento do Instituto. Seu treinamento fica a cargo da Esesp e não do Incaper.

- Não há nenhum material onde conste a formação, especialidades e área de atuação de cada servidor dentro do órgão. Isso facilitaria a busca de informação e de pessoas na hora de desenvolver projetos.

- Há poucas atividades de interação entre servidores. Muitos servidores entram e saem sem que a maioria fique sabendo.

- Grande rotatividade de servidores dos últimos concursos.

- Conflito interno de diferenças geracionais. Necessidade de melhorar o relacionamento interpessoal.

- Participação restrita dos servidores no projeto Qualidade de Vida (a quem possui o plano de saúde Unimed).

2. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO (DAD)

Dados da pesquisa:Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Luciana Silvestre, Merielen FrassonData de realização do diagnóstico: 30/01/2013, 08/02/2013



- Transporte de pessoas.- Manutenção de materiais e de limpeza.- Distribuição de materiais de consumo e permanente.- Cessão de bens a outras instituições.- Pagamentos, convênios, licitação, contratos.- Protocolo: recepção e envio de documentos.- CPD: Cadastro de usuários na rede, e-mail, desenvolvimento de sistema, atualização do site, avaliação de softwares solicitados pelos usuários e orientações técnicas, manutenção de servidor e suporte de TI.

O que comunicar?

- Almoxarifado: Utilização do SIGA: adesão, cadastramento, uso do catálogo de materiais para consulta. Apenas 50% dos servidores estão utilizando esse novo sistema, o qual requer também um treinamento para sua devida utilização;- Especificação técnica para produtos que não constam no almoxarifado;- Procedimentos para transferência de patrimônio. Muitas vezes, a transferência é feita e o Almoxarifado não é informado.- Procedimentos para perda ou dano de patrimônio.- CPD: Política de segurança de informação (em construção);- Manual de boas práticas no uso da informática; - Contatos de atendimento ao usuário (a quem procurar quando se tem um problema);- Formulários para solicitações ao setor (em construção);- Atribuições do setor (ainda indefinido).Transporte: Agenda das saídas dos carros;- Normas para uso de veículos oficiais do Estado; - Orientação para condução do veículo;- Campanha de uso adequado do veículo e carona solidária entre servidores; - Procedimentos para conserto do carro do Incaper (oficina credenciada, cartão);- Termo de transferência de veículo.Manutenção: Orientação para solicitação de manutenção; - Plano de Manutenção continuada.Licitação e Normatização: Leis relacionadas à nota fiscal (informar prazos para evitar pagamentos com multas); - Editais de pregão;- Normas para telefonia: uso do 021 para fixo e do 031 para celular, atestar ligações, campanha de racionalização do consumo e incentivo ao uso do skype;Protocolo: Norma de protocolo; - Procedimentos para abertura e tramitação de processos (numerar páginas, grampear, qual setor direcionar); - Procedimento para consultar o andamento de processos;- Boas práticas do uso do sedex, PAC e carta comercial;- Telefones e endereços do Incaper atualizados.Contratos e Convênios: procedimentos como fazer um convênio.- Vencimento de contratos e acompanhamento dos mesmos.- Publicação de contratos.Compras: Especificação detalhada do material; - Qualificar os pedidos e planejar pedidos durante o ano - planejamento de gastos anuais para evitar fazer vários pedidos ao ano;- Catálogo de compras do Estado.

Por quecomunicar?

- Para realizar a substituição de formulários (AD-12) pelo SIGA, eliminando papel e burocracia;- Evitar retrabalho e a morosidade na tramitação de processos;- Ter a localização do patrimônio sempre atualizado para levantamento dos bens;- Otimizar fluxos e processos, dando direcionamento adequado às demandas e aos responsáveis pela ação. - Diminuir a demanda pelo telefone, otimizando o tempo para a execução das atividades do setor.- Evitar demandas desnecessárias (falha na troca de senhas, cabos ou outras coisas).- Otimizar as atividades;- Cumprir prazos evitando multas;- Racionalizar o uso dos recursos (economia);- Agilizar o processo de compra (atestando a qualidade dos produtos e com boa

especificação técnica);- Zelar pelo bem público e patrimônio da instituição.

Quando comunicar?

Almoxarifado: Campanha de 6 meses para adesões ao SIGA. Após esse prazo realizar reforço;- Divulgação dos procedimentos de patrimônio para todos os servidores através de campanha;CPD: Manutenção preventiva (comunicar com antecedência);- Quando problemas urgentes afetarem o uso da rede (imediatamente);- Quando houver alterações na política de segurança;- Quando um programa for lançado ou adquirido para otimizar procedimentos e eliminar a resistência ao novo.Demais áreas: sempre que houver necessidade de atualizar ou reforçar procedimentos.

Onde comunicar?

Intranet, desktop, informativo impressos, murais, material impresso (adesivos “não dê carona”), site do Incaper, campanhas.Almoxarifado: Só é utilizado e-mail em respostas às demandas, mas pode ser feito uma guia de Dúvidas Frequentes na IntranetCPD: Site, e-mail, proteção de tela, cartilha online

Quem vai comunicar?

Equipe do DAD

Principais problemas levantados: - Departamento descentralizado, com demandas de várias naturezas, que impactam nas atividades de todo o órgão.

- CPD: Setor sofre com demandas desnecessárias pelo telefone, com a falta de estruturação (o setor não existe no organograma da empresa), dificultando o desenvolvimento de atividades que são mais relevantes.

- Falta de padronização e sistematização das normas administrativas. Não existe como consultar as normas de funcionamento administrativo do Incaper.

- Muitos servidores novos recompondo o quadro administrativo sem orientação sobre os procedimentos internos. Necessidade de capacitação e de informação.

3. DEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO E CAPTAÇÃO DE RECURSOS (DPC)

Dados da pesquisa:Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Merielen Frasson e Luciana SilvestreData de realização do diagnóstico: 22/02/2013



Prazos e procedimentos da dotação orçamentária, calendário de planejamento e orçamento, captação de recursos (MDA, EMBRAPA, MINISTÉRIO DA PESCA, GOVERNO DO ESTADO), convênios, chamada pública, audiência pública.

O que comunicar?

- Calendário de reuniões regionais para levantar as demandas para o planejamento.- Calendário anual com prazos para envio de demandas financeiras

- Ações de captação de recursos (ganhos) e prestação de contas.- Todos os projetos dos quais o Incaper faz parte e seu andamento - Relatórios (bimestral e anual)- Implantação do modelo de gestão integrada- Leis relacionadas ao orçamento (LOA, LDO, etc). Os servidores não sabem a legislação que rege o orçamento.- Formulários e procedimentos- Balanço social (em construção)- Metas dos CRDRs.- Audiências de orçamento participativo nos municípios- Socializar informações das chamadas públicas- Informações positivas dos convênios- Resultados dos programas- Informações de investimentos por regiões- Divulgar que o orçamento existe, como funciona e seu cronograma

Por quecomunicar?

- Otimização do fluxo de trabalho- Transparência das informações- Motivar servidores- Estimular o planejamento em todos os setores da instituição- Evitar a devolução de recursos por falta de planejamento e, consequentemente, o corte de recursos em anos subsequentes e a não realização de atividades.- Democratização do orçamento (como funciona)

Quando comunicar?

- Sempre que houver notícias relevantes sobre projetos;- Quando se ganha chamada pública;- Quando se assina convênios com grandes impactos para a sociedade, para colocar a rede financiadora a par dos gastos x resultados.

Onde comunicar?

- Servidores do Incaper- Seag- Governo Estadual- Parceiros: instituições financiadoras- Público interessado nos projetos e convênios

Quem vai comunicar?

Equipe do DPC

Como comunicar?

Sugestões: Jornal mural, intranet, tela do desktop, criação do calendário do planejamento.- Mailing segmentado por público de interesseOutras sugestões: Agenda do Presidente; Acompanhamento de visitação ao Incaper (Relações Públicas); Televisões pela Sede que informam notícias do Incaper.

Principais problemas levantados: - Falta de capacitação geral dos servidores na parte de gestão administrativa, além da falta de informação dos procedimentos relacionados ao orçamento. O departamento sofre com a falta de pessoal na área de planejamento.

- As informações do DPC não chegam aos servidores, param nas chefias.

- Os servidores do Incaper não têm capacitação para administração e gestão pública.

- Os servidores do Incaper não conhecem a forma de funcionamento do DPC e não possuem uma cultura de planejar.

4. DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCEIROS (DEF)

Dados da pesquisa:Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Merielen Frasson e Juliana EstevesData de realização do diagnóstico: 22/02/2013



- Diárias (pedidos e prestação de contas)- Pagamentos -Relatórios- DUA (Documento Único de Arrecadação)- NF (Notas Fiscais)- Administração de convênios e contratos- Contabilidade

O que comunicar?

- Procedimento para pedir diária, incluindo prazos, formulário modelo. Atualização das contas para depósito das diárias. Importância de apresentar justificativa nos pedidos (Portal da Transparência).- Procedimento para a realização de pagamentos dos produtos/serviços adquiridos pelo Incaper (Portal da Transparência)- Importância do relatório- Como imprimir o DUA; Sefa determina preços; disponibilidade (estoque) do produto; o que o Incaper comercializa.- Necessidade de emitir notas fiscais; procedimentos (dados, informações) necessários para o correto preenchimento das NFs; termo de conformidade assinado pelo técnico devidamente registrado (caso de sementes, por exemplo).- Necessidade de registrar convênio/contrato na Secont (Portal da Transparência)- Balanço financeiro do Incaper; prestação de contas.

Por quecomunicar?

Evitar retrabalhoGarantir mais clareza das informaçõesEvitar morosidade no processoEvitar duplicidade das informaçõesGarantir mais agilidadeEvitar sobrecarga de tarefas nos servidores do DEFReduzir o tempo necessário para o andamento dos processos

Onde comunicar?

Cartilha, desktop, boletins periódicos, site.

Quem vai comunicar?

DEF, DRH, DCM

Quanto vai custar?

Custo de implantação de assinatura eletrônica

5. DEPARTAMENTO DE COMUNICAÇÃO E MARKETING (DCM)

Dados da pesquisa:Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Merielen Frasson, Eduardo BrincoData de realização do diagnóstico: 25/02/2013



Marketing: Setor responsável por todo trabalho gráfico institucional, promocional e para eventos (anúncios, folders, flyers, cartazes, faixas, banners, convites, logos, certificados, placas de homenagem); apresentações de slides institucionais; diagramação e editoração dos diversos tipos de publicações do Incaper; organização de posters para congressos; placas de sinalização dos escritórios e experimentos das fazendas; brindes; tratamento de imagem; correção e fechamento de arquivos externos para impressão; produção de materiais digitais para o site e para redes sociais. Jornalismo: Abastecimento do site com notícias; calendário de eventos; assessoria de imprensa (projeta o Incaper para a mídia oferecendo matérias); distribuição de informações regionais para mídia local; cobertura de eventos (fotos, matérias, etc); atualização das mídias sociais (twitter, facebook); informativo semanal com notícias do site (em construção); clipping; texto para publicações institucionais (folder, revista, etc); produção de audiovisual para TVE; atualização de mailling, demandas por e-mail institucional (fale conosco); comunicação interna (cobertura de reuniões e atividades internas); parcerias e relacionamento com a imprensa; produção de conteúdo para jornal da SEAG (Agricultura em Movimento).Biblioteca: Comut, depósito legal, comercialização de publicações, intercâmbio, empréstimo, distribuição de publicações (durante eventos, reuniões e outras unidades), doação, auxílio na normalização de trabalhos acadêmicos, ficha catalográfica, andamento das ações do comitê editorial.Política Editorial: O Conselho Editorial foi criado na EMCAPA, mas após a integração não houve mais sua instituição até o ano de 2011, quando foi refeito. O Presidente é o Diretor Técnico. Para ingressar como membro, são observados : 1º Titularidade; 2º Produtividade técnica e científica; 3º Participação em comitês editoriais; 4º Consultor editorial (ver regulamento completo na política editorial). Sobre o funcionamento do comitê: o técnico envia a publicação que tem intenção de publicar, independente do tema, e o comitê faz a priorização de qual publicação terá o investimento. A tiragem é definida pelo DCM, dependendo da finalidade e do público. Publicações: Sobre a linguagem das publicações, atualmente, busca-se adequar ao público com tipo de linguagem acessível e mídia específica. Para cada publicação técnica, é criada outra com linguagem mais simples para o agricultor (publicação técnica para público específico e folder para agricultor).

O queMarketing: O que é o setor de marketing (o que faz, importância, potencialidades que hoje não são utilizadas); procedimento completo para

comunicar? solicitar material (prazos mínimos para cada tipo de material, clareza nos dados que devem constar no material, briefing, telefone e e-mail do solicitante). Qual é o suporte e a forma mais adequada de atingir o público alvo. Jornalismo: Toda informação relevante relacionada ao meio rural, as atividades do Incaper, de qualquer parte do Estado, com clareza e qualidade;Papel do DCM e os serviços que oferece ao servidor.Catálogo de eventos: Em cada escritório, existe uma pessoa que é responsável por reunir as datas dos eventos (no dia 20 de cada mês) e enviar ao DCM no dia 25 e é com esse catálogo que o setor programa qual será a mídia mais adequada. Além disso, existem as datas fixas anuais do calendário, como o evento de Qualidade do Café, que começa no mês maio. A SEAG, junto ao Incaper, realiza várias ações em locais estratégicos.Biblioteca: Novas publicações, os serviços oferecidos ao usuário, o catálogo do acervo, processo de comercialização de publicações, normas de funcionamento.

Por quecomunicar?

Marketing: Evitar o retrabalho que ocorre em função da falta de comunicação entre usuário x profissional de marketing. Planejar e evitar a enorme quantidade de demandas de urgência.Evitar atrasos que ocorrem em função de refazer peças.Planejamento para evitar desperdício de materialOtimizar o tempo e atender a mais demandasJornalismo: Fortalecer o nome do Incaper;Prestar contas com o Governo, sociedade, financiadores e parceiros;Clareza nas informações;Divulgar as atividades do DCM;Motivar os servidores por meio do reconhecimento de seu trabalho.Biblioteca: Para tornar a biblioteca atraente para o usuário e cumprir o seu papel;Disseminação da informação do instituto;Realizar o papel social;Fornecer em tempo hábil informações para auxiliar nas atividades dos servidores;Preservar a memória do Incaper.

Quando comunicar?

Jornalismo: Sempre que for necessário

Onde comunicar?

ELDRs, CRDRs, sede, fazendas e laboratórios.

Como comunicar?

Jornalismo: Sobre a definição de pessoal para cobertura jornalística, em alguns casos, os jornalistas definem e distribuem as pautas e a cobertura, cabendo à chefia apenas a orientação. Em outros casos, a definição de cobertura é feita diretamente pela diretoria técnica ou pela Presidência, bem como pela chefia de departamento. Marketing: Intranet, publicações, boletim interno, fundo de tela, cartazes.

Biblioteca: Intranet, internet, etc

Principais problemas levantados:

Marketing: - A maioria das demandas são com urgência o que prejudica a qualidade final do trabalho e desgasta o servidor. Falta planejamento e comunicação sobre os eventos e materiais a serem desenvolvidos durante o ano. É comum que alguns trabalhos de criação sejam solicitados com urgência, porém isso deveria representar algumas exceções e não regra como acontece. Pelo menos os materiais dos principais eventos do ano deveriam ser solicitados com antecedência.

- A maioria dos servidores não considera o prazo da gráfica na hora de solicitar os trabalhos. Nem o prazo para distribuição dos materiais como convites.

- Falta de equipamentos adequados ao tipo de trabalho (os computadores são para escritório e não para trabalho gráfico, travam muito, são lentos, os programas fecham sozinhos e perde-se trabalho, demora para salvar). Não há maquina fotográfica disponível, como consequência o banco de imagens é antigo, com baixa resolução e pouca qualidade, o que compromete a qualidade final do trabalho e atrasa as entrega já que parte considerável do desenvolvimento fica por conta de procurar as fotos a serem utilizadas.

- Os softwares são atrasados. O photoshop, por exemplo, está com 10 anos de atraso, é praticamente inútil, e é um software de grande importância para a área.

- Falta de comunicação entre comitê editorial e marketing (o marketing deveria colaborar na definição de qual formato e o estilo de layout é mais adequado para divulgação de determinado tipo de conteúdo, hoje essa definição já vem pronta quando é solicitado o trabalho de diagramação das publicações).

- Falta de pessoal (duas servidoras aposentaram e somente uma foi contratada).

- O profissional de designer é muito mal aproveitado dentro do instituto, fica limitado a realizar trabalhos operacionais de produção gráfica. Todo seu conhecimento em disseminação da informação, criação de experiências, comunicação visual, relacionamento do público final com a marca Incaper, produção fotográfica, ilustração, produção de conteúdo e assessoria à agroindústria e ao artesanato não são utilizados. Esse problema é reflexo da falta de servidores e da falta de conhecimento sobre as possibilidades de atuação relacionadas à profissão.

- Não há discussão sobre o que vai ser terceirizado e o que vai ser feito internamente. Existe um contrato para terceirização de algumas atividades mas não é divulgado seu valor e as possibilidades de utilização.

- Falta de comunicação entre o solicitante e designer. Se essa comunicação não for eficiente, o retrabalho é muito grande. O designer precisa conversar com o solicitante, entender seu objetivo, o contexto do material a ser produzido e o público alvo.

- Falta de procedimento padrão para arquivamento.

Jornalismo:

- O papel de divulgar o instituto não cabe somente ao DCM e sim a todos os servidores do Incaper: o técnico quando conversa com o agricultor, o pesquisador quando lança alguma variedade, o diretor quando recebe autoridades, etc.- O setor sofre com demandas de última hora, atrapalhando o aprofundamento das matérias e,

consequentemente, contribui para a produção de um conteúdo factual e/ou superficial.

- Os eventos são cancelados e não são comunicados. O catálogo de eventos incompleto (não mandam as informações, mandam com atraso ou mandam faltando informação).

- Sistema para lançar fotos e matérias no site não é dinâmico.

- Estrutura física (computadores antigos, OpenOffice).

- Ligações de dúvidas do produtor rural ficam por conta do DCM, ocupando tempo.

- Os critérios para a cobertura em campo, pelo jornalismo, não são claros e explícitos para os servidores.

- Dificuldade de planejamento interno da equipe.

Biblioteca:

- A biblioteca do Incaper sofre os mesmos problemas que todas as bibliotecas e arquivos de qualquer instituição que não valoriza esse espaço, transformando-o em depósito de coisas e pessoas.

- A ausência de tomada de decisões sobrecarrega o bibliotecário de atividades operacionais e outras funções acabam ficando de lado.

- As publicações não têm padrão (diferenciação entre folder técnico, folder institucional, folhetos recebem ISSN, mas não recebem outras informações), em função do processo de autocitação, dificultando a elaboração de ficha catalográfica, que geralmente é pedida de última hora.

- Ausência de software para controle de estoque bem como de funcionários habilitados para executar o controle.

- A tiragem das publicações, bem como o que será publicado, não tem registro. Embora a biblioteca seja responsável pela distribuição, nem todo o material que entra é comunicado ao setor, além de não saber quais são os materiais a serem impressos futuramente, sua tiragem, e a logística de distribuição (prefeituras, doação, viagens, eventos).

- Outro problema é layout da biblioteca. O mobiliário existente é adequado para arquivos ou para obras raras, onde o usuário não tem acesso. O arquivo também é um agravante e tem tomado o espaço da biblioteca.

INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES

Entrevista sobre o DCM, com Antonio Elias, servidor do Incaper. O DCM foi criado em 1999, momento em que exerceu o cargo de Diretor-Técnico.

Dados da pesquisa:Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Merielen Frasson, Eduardo BrincoData de realização do diagnóstico: 01/03/201 3

Entrevistado Antônio Elias Souza da Silva

Diagnóstico do DCM

Já foi chamado de DDT – Departamento de difusão tecnológica e DTT – Departamento de transferência de tecnologia. Em 1999, foi criado o DCM. Nesse ano, Antônio Elias era diretor técnico.Ruy Tendinha foi o primeiro chefe do DCM, ele tinha mestrado em Comunicação Rural.A Emater sempre teve um bom relacionamento com os jornalistas e essa boa interação foi incorporada.Os jornalistas têm que primar pela qualidade da informação.O Incaper é uma instituição séria que não pode divulgar o banal.A Revista do Incaper tem que ser retomada é um informe agropecuário. Foi lançada pelo Antônio que disse na época que seria anual.

O que foi? O DCM demandava os próprios técnicos/extensionistas. Eles quem entrevistavam e mandavam tudo apurado.Destaque para a bibliotecária Cláudia que era uma guerreira, viajava para manter o fluxo da informação nas bibliotecas nos escritórios. Ela não se isolava na sede.Havia um informativo que era colocado à disposição nos escritórios e era para todos os públicos.O método de trabalho da época consistia em reunir o DCM com os regionais, conversar para traçar “grandes metas” para publicações (quem e quando); realizar o planejamento macro do departamento (eventos, dia de campo, publicações, informativo, matérias), como também reunião com todos os departamentos.

O que é?

Tem um ótimo volume de informação.Acesso todo dia e a atualização é constante.A instituição é um poço de informação, principalmente o pessoal do laboratório e os pesquisadores.A comunicação atual é boa, mas deve primar pela qualidade das matérias.

O que pode ser?

Programar metas para serem almejadas durante o ano.Participar de lançamentos.Não pode se acomodar.Produzir / antecipar e não só ficar na passiva recebendo.Planejar viagens para as unidades nos municípios.As publicações seriadas devem ter qualidade e continuidade.A comunicação deve ter linguagem ampla, não científica, cabe ao jornalista transformar o que o técnico fala em algo não elitizado.A bibliotecária deve viajar para conhecer as outras unidades, as minibibliotecas, hoje viraram depósito. Mensalmente, a bibliotecária viajava para cada região.

Como o DCM pode contribuir na

integração Pesquisa-Ater?

Na divulgação, que é uma grande arma.Estimular os profissionais.Utilizar os profissionais para palestras.Fazer visitas aos escritórios e conversar com eles para obter informações.Treinar o extensionista para ser o guia das Fazendas (onde o pesquisador trabalha).O pesquisador, quando for a campo, comunicar ao escritório local.O extensionista deve visitar mais as unidades de pesquisa. No Dia de

Campo, chamar o especialista do Incaper para falar sobre pesquisas do Incaper e não o parceiro.

Quem vai comunicar?

O DCMQue também precisa de um fotógrafo para o trabalho. (citou o exemplo que o Augusto era o fotógrafo oficial. Ele era pautado para fazer as fotos do Incaper no interior e sempre mantinha o banco de fotos atualizado)

Como comunicar?

Jornalismo científico - dar atenção a essa área com pesquisadores e extensionistas.Jornalismo de assessoria de comunicação – divulgação das ações do Incaper.Os diretores não são a notícia, a institução é.

Responsáveispor fornecer informações

Técnicos .Extensionistas.Pesquisadores.Os jornalistas do DCM, que precisam ir a congressos (não de jornalismo, mas sim do setor agropecuário, principalmente se tiver apresentação de trabalhos do Incaper).Tirar o foco dos diretores e colocar quem está na ponta, no campo.

OutrosRedesenho da marca do Incaper, acompanhar a evolução (foi feito concurso interno para essa escolha).Criar grandes metas para o departamento no ano anterior para cumprir no ano seguinte.

6. DEPARTAMENTO DE OPERAÇÕES TÉCNICAS - DOT

6.1.PROBLEMAS GERAIS- E-mail (descrito no tópico seguinte).

- Os servidores das áreas administrativas quase não recebem treinamentos. Fica por conta dos servidores procurar cursos, solicitar liberação do chefe imediato e fazer a solicitação ao RH. Os servidores de campo também recebem poucos treinamentos e não sabem onde buscar cursos que poderiam ajudá-los.

- Os processos de compras são extremamente demorados e é difícil acompanhar o que está acontecendo, se está parado e porque está parado. Às vezes fica parado por falta de uma informação que o solicitante poderia resolver facilmente, mas ele nem fica sabendo.

-O DEF deveria divulgar semanalmente uma lista de servidores com diárias em aberto. Os pedidos de diária deveriam ser todos online, evitaria os erros. Se não fosse preenchido adequadamente, não passaria para a próxima etapa.

- A internet dá problema com frequência, às vezes fica lenta, às vezes o e-mail para de funcionar.

- Não há um canal de comunicação para extensionistas se comunicarem, para os pesquisadores se comunicarem e para os extensionistas se comunicarem com os pesquisadores.

- Não ocorrem workshops para divulgação de resultados.

- O diagnóstico do planejamento estratégico foi feito de forma participativa e a implantação está sendo feita por um grupo restrito. A maioria dos servidores não sabe nada sobre a implementação do planejamento estratégico.

- Os servidores do DCM deveriam participar de algumas capacitações em desenvolvimento rural. A comunicação (escrita, falada e visual) deveria entender com clareza o que é Ater e a Ater deveria entender o que é comunicação. Esses dois universos têm que ser integrados.

- Faltam treinamentos sobre captação de recursos e proposição de projetos.

- As publicações são muito voltadas para o técnico. Poucas atendem o produtor e quando atendem são superficiais, muito resumidas (folders). A linguagem é muito mais da pesquisa do que da extensão.

- O registro das informações é feito em planilhas do excel que tem que ser unidas manualmente. Não há software específico. Um software poderia facilitar o levantamento de informações e transformar dados quantitativos em qualitativos. Deveria ser tudo preenchido online.

- A web conferência é uma ferramenta extremamente útil que praticamente não é usada. Ela poderia evitar o deslocamento de servidores para reuniões rápidas, assim se economizaria tempo e dinheiro. Pode ser feita sem custo por softwares livres como Skype.

- São organizadas reuniões sem que os coordenadores da área fiquem sabendo.

- O governo sempre convoca reuniões em cima da hora.

- Muitos projetos já escritos e estruturados são abandonados por falta de equipe para implantar.

- Falta planejamento e trabalho em equipe.

- Falta disciplina no envio de documentos.

- Não é divulgado que servidor fez treinamento e em que área, o que dificulta a disseminação desse conhecimento.

- Alguns servidores se negam a fazer algumas atividades.

- Muitos servidores não passam um feedback sobre o andamento do que foi solicitado.

- Não há canal para responder dúvidas ou levantar demandas com os escritórios locais e regionais.

- O site demora para abrir, as pessoas desistem.

- As informações muitas vezes ficam restritas a uma pessoa que foi até a sede.

- Falta de um mapa do conhecimento, saber as áreas de conhecimento de cada servidor e onde ele está lotado.

- Falta clareza sobre o que compete a cada servidor. Clareza nas atribuições. Ninguém sabe direito suas atribuições, o que dificulta o papel do chefe em cobrar o servidor.

- A comunicação entre regional, sede e pesquisadores ocorre muito por ocasionalidade ou afinidade. Quando é oficial, em geral, é por convocação, não há discussão.

- Não se discute quem vai participar dos eventos. É definido pela sede.

- Reclamação recorrente - usar o site para divulgar mais resultados de pesquisa e sucessos da extensão, com linguagem para o produtor. O site é muito focado em eventos, fala pouco do dia a dia, dos trabalhos realizados. Aprofundar alguns assuntos junto com as matérias para não ficar só nos eventos. Muitas matérias são superficiais. As matérias mais completas são mais lidas e comentadas. Ex. Matéria sobre seringueira.

- Não há comunicação entre laboratórios. Técnicos de laboratório também atendem produtores por falta de pessoal.

- O uso de EPI está começando a ser implantado agora, mas nem todos os servidores usam.

- Na PA3 os servidores mandam um relatório de onde estarão na semana, mas não informam o que estão fazendo.

- Não há divulgação de editais. Cada servidor tem que procurar por conta própria.

- Não há treinamento sobre como escrever projetos e captar recursos. Muitos extensionistas e agentes de suporte nem sabem que podem escrever projetos e captar recursos.

- Falta de metas e de valorização dos servidores.

- Falta de estrutura.

- Servidores passam de uma função para outra sem treinamento. (Ex. Funcionária/o do laboratório passa para o administrativo e não recebe treinamento).

- Quando um servidor se aposenta não é comunicado a todos que ele se aposentou nem quem irá responder por aquela pessoa agora.

6.2.COMO COMUNICAR? Atualmente é utilizado e-mail, telefone e reuniões.

- Skype: Foi citado diversas vezes como uma foma de comunicação rápida, eficiente mas que poucos servidores usam. Como motivo foram apontados a falta de hábito e a falta de conhecimento sobre o programa, sobre como baixar e instalar.

- E-mail: É a ferramenta mais usada entre sede, regionais, escritórios e fazendas porém apresenta diversos problemas:- Alguns servidores não têm acesso, como funcionários de campo e laboratório.

- Muitos servidores não acessam e-mail com frequência, não leem o e-mail todo ou não entendem a informação. Muitos também não respondem. Muitas vezes, é preciso ligar para pedir que o servidor leia e responda um e-mail.

- Às vezes a pessoa não se sente envolvida com o assunto, então ela só passa o olho e não lê.

- Nem todos os servidores têm e-mail institucional.

- Falta de agilidade na comunicação. Como os e-mails demoram para ser respondidos, muitas ações ficam travadas.

- Há muito uso dos e-mails com cópias, as pessoas não sabem se é só para ler ou se tem que responder ou tomar alguma providência.

- Falta orientação sobre como usar o e-mail. Alguns assuntos vão para muitas pessoas que não precisariam receber.

- A quantidade de spans é grande e os e-mail se perdem no meio deles.

- É necessário atualizar com urgência a lista de e-mails e telefones e enviar para todos os servidores.

- Fundo de Tela: Por enquanto, é restrito aos computadores da Sede, é pouco usado. Porém foi apontado diversas vezes como meio de comunicação eficiente que deveria ser usado com frequência.

- Mural: Tem pouco alcance pois não estão espalhados por toda a sede ou pelos Regionais, porém atingem o público que não tem e-mail.

- Contato telefônico: Em geral, é usado quando o assunto é urgente ou quando o servidor não responde o e-mail. Muitas vezes, é necessário ligar para pedir que o servidor leia e responda algum e-mail.

- Correio: Muito pouco

6.3.ELDR

Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Cristiane SilveiraData de realização do diagnóstico: 06/02 e 27/02/2013



Atendimento ao produtor, cursos e capacitações, representação em conselhos e organizações sociais.

O que comunicar?

Os trabalhos de sucesso da extensão.As dúvidas e problemas que surgem no escritório.Os eventos locais a ser realizados.Os relatórios que devem ser encaminhados aos regionais e à sede.

Por quecomunicar?

Evitar retrabalho e divulgar as informações.

Quando comunicar?

Sempre que houver necessidade

Onde comunicar?

Nos escritórios e para os regionais.

Quem vai comunicar?

Chefes locais, extensionistas e administrativos.

Como comunicar?

Em sua maioria, por e-mail. Também usam reunião interna e telefone.Deveria ter fóruns de discussão e espaço online para discutir, apresentar trabalhos e tirar dúvidas.Publicações e Boletim interno.

Principais problemas levantados: - Não há comunicação entre os escritórios, um escritório não sabe o que os outros estão pesquisando, que trabalhos desenvolvem, que problemas ou sucessos estão tendo. Quando há alguma comunicação é por iniciativa de algum servidor que corre atrás de informações. Como socializar problemas e soluções entre municípios?

- Agricultor gosta de visitar outros agricultores, um município deveria levar agricultores para outros municípios, mostrar os sucessos.

- A comunicação entre pesquisadores e os escritórios é falha. Com frequência, o servidor vê um carro do Incaper na cidade e não sabem quem é, o que está fazendo no município. Às vezes, os pesquisadores vão até a universidade próxima e não passam no escritório. Os escritórios não ficam sabendo o que o Incaper tem de pesquisa no seu próprio município.

- O facebook nos escritórios locais deveria ser liberado somente no horário de almoço, assim como ocorre na sede.

- Os extensionistas deveriam ser motivados a escrever mais, receber treinamentos sobre como

escrever de forma reflexiva sobre as práticas da extensão. Ter incentivo para a participação em congresso.

- Acontece de o Incaper estar organizando evento na cidade e o escritório local não ficar sabendo, ou ficar sabendo em cima da hora.

- DCM pede para os escritórios enviarem informações sobre os eventos que aconteceram na região e nem sempre colocam matéria sobre esses eventos no site, isso causa desmotivação e frustração para os servidores envolvidos. Os servidores gostariam que o evento fosse divulgado antes e depois de acorrido.

- Há muito repique de informações. A mesma informação é repassada por mais de uma pessoa e, às vezes, com foco diferente.

- A eliminação dos microregionais facilitou um pouco a comunicação, mas ela continua bastante problemática.

- Em alguns escritórios locais, a comunicação é mais fácil porque os servidores/as do administrativo se preocupam em responder as demandas, separam os e-mail, imprimem, levam até os responsáveis e cobram uma resposta posteriormente. Em alguns escritórios, isso não acontece pois a função de receber e responder e-mails fica toda concentrada no chefe do escritório ou pelo fato do administrativo estar sobrecarregado e não ter condições de fazer esse serviço.

- Os administrativos dos ELDR acumulam muitas funções, precisam de treinamento com urgência.

- Não há padronização na forma como as informações são tratadas.

- Relatórios mudam e os ELDR não ficam sabendo.

- Às vezes, a diretoria e os coordenadores de áreas vão direto ao local resolver algum assunto e o regional não fica sabendo.

- Esporadicamente alguns agricultores ligam diretamente para extensionistas de outra cidade por ele ser especialista em alguma área de interesse do agricultor.

- Servidores da sede pedem aos escritórios informações que poderiam ser levantadas na própria sede (ex. Informações sobre patrimônio, sobre número de servidores e etc.), o servidor do escritório tem que parar o trabalho para fazer o levantamento de um informação que na sede está pronta.

- Sai no site do incaper ou em matéria na TV alguma informação sobre o Incaper. A população ou o agricultor é orientado a procurar o escritório do Incaper mas o escritório não é avisado e não sabe do que se trata quando as pessoas chegam procurando informações. Ex. CNH, teve grande divulgação e alguns escritórios locais não sabiam que o Incaper estava envolvido.

- Em alguns locais onde o administrativo é servidor da prefeitura, a rotatividade é alta e atrapalha o andamento do trabalho.

- Alguns folders são enviados em uma quantidade muito superior ao que o escritório consegue distribuir e outras são enviados em quantidades pequenas. A quantidade deveria ser solicitada pelos escritórios e não definida pelo DCM.

- Os escritórios locais recebem poucos livros. Nem todas as publicações do Incaper que têm na sede tem nos escritórios.

- Não sabem como funciona o sistema de solicitações de publicações da biblioteca, quais publicações de fora do Incaper a biblioteca recebe, se elas podem ser emprestadas aos escritórios. Se eles podem pedir publicações para o Incaper comprar.

- Alguns escritórios têm o aluguel pago pela prefeitura, o que faz com que fiquem sendo obrigados a mudar de local com frequência, nesse período de mudança o escritório para suas atividades. Os produtores teêm dificuldade em encontrar a nova sede do escritório.

6.4. CRDR

Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Cristiane SilveiraData de realização do diagnóstico: 06/02 ; 28/02; 07/02



Ações de ater, cursos, eventos, reuniões, demonstração de métodos, mudas, experimentos de pesquisa (em alguns regionais).

O que comunicar?

Todas as informações recebidas da sede que devem chegar aos escritórios locais. Informações internas ao regional.

Por quecomunicar?

Evitar o retrabalho, solucionar problemas. Fazer com que o trabalho aconteça de forma eficiente.

Quando comunicar?

Sempre que necessário.

Onde comunicar?

CRDRs, ELDRs, fazendas, laboratórios e sede.

Quem vai comunicar?

Chefes regionais, extensionistas, pesquisadores, administrativos.

Como comunicar?

Resgatar o antigo boletim de pesquisa que trazia os resultados de pesquisas feitas em todo o Incaper. Cada pesquisador que encerasse uma pesquisa deveria mandar os resultados para ser publicados no boletim.Fundo de tela dos computadoresE-mail, reunião, telefone.

Principais problemas levantados: - As reuniões que os regionais fazem com os escritórios é mais para resolver assuntos administrativos. Para esses reuniões, os regionais são divididos em quatro grupos.

- Os coordenadores se comunicam pouco com os regionais. Ex. não informam os projetos que estão sendo desenvolvidos em sua área de coordenação, mandam materiais para os regionais e não avisam para qual uso se destina.

- Quase não há reuniões internas dentro do regional, alguns fazem somente uma vez por ano antes do natal.

- Nas reuniões com os escritórios são discutidas questões administrativas, os assuntos técnicos não são abordados. Às vezes, uma mesma praga é tratada em cidades diferentes, mas não há compartilhamento dessa informação.

- Os equipamentos das fazendas estão sucateados.

- Muitas informações passam pelo CRDR. É um gargalo pois falta pessoal para organizar, encaminhar as informações e fazer as cobranças das respostas.

6.5. PESQUISADORES

Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Cristiane SilveiraData de realização do diagnóstico: 05/02 e 06/02/2013



- Informações e controle sobre as pragas e doenças. - Desenvolvimento de novas variedades.

O que comunicar?

- Resultados de pesquisas e sua importância para o trabalho dos extensionistas, para o agricultor e para a sociedade.- Solução de problemas e demandas.

Por quecomunicar?

- Para disseminar as informação e socializar o conhecimento

Quando comunicar?

- Sempre que houver descobertas científicas, publicações.- Sempre que uma demanda for solucionada.

Onde comunicar?

- Sede, CRDRs e ELDRs.

Quem vai comunicar?

- Todos os pesquisadores

Como comunicar?

- Fóruns de discussão.- Workshops.- Dias de campo.- Encontros.- Cursos e treinamentos.- Palestras.- Publicações

Principais problemas levantados: - Em geral, usam linguagem difícil. Quando dão palestras muitos produtores não entendem o conteúdo.

- Muitos extensionistas não compreendem o trabalho dos pesquisadores e por isso não dão o devido valor. Por outro lado, os extensionistas também sentem que não são valorizados pelos pesquisadores.

- Não há um canal de comunicação formal entre extensionista e pesquisador.

- Alguns atendem os extensionistas com boa vontade, outros não.

- Alguns pesquisadores não respondem perguntas que não são de sua área de atuação no Incaper mesmo sabendo a resposta. Se fosse uma consulta particular responderiam.

- Algumas pesquisas não têm sua utilidade facilmente associada ao dia a dia dos extensionistas, eles acabam não vendo sua importância.

- Os pesquisadores dos regionais acabam focando suas pesquisas somente nos regionais, já os pesquisadores da sede têm pesquisas no Estado todo. Essas pesquisas não são divulgadas, discutidas e integradas. Cada pesquisador faz sua pesquisa, é um sistema fechado.

- Os pesquisadores não informam corretamente a metodologia e os materiais que vão usar nos experimentos, o que dificulta o trabalho de campo.

- Não tem uma política de publicações, alguns pesquisadores não publicam nada há anos.

6.6. EXTENSIONISTAS

Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Cristiane SilveiraData de realização do diagnóstico: 22/02 e 27/02



Ações de Ater, cursos, eventos, reuniões, demonstração de métodos, assistência técnica.

O que comunicar?

Casos de sucessos da extensão, metodologias desenvolvidas, principais problemas levantados no campo. Eventos.

Por quecomunicar?

Divulgar técnicas, disseminar a informação. Evitar a repetição dos mesmos erros por outros extensionistas.

Quando comunicar?

Sempre que necessário

Onde comunicar?

Em todo o Incaper

Quem vai comunicar?

Todos os extensionistas

Como comunicar?

Boletim informativo, site, publicações, fóruns.

Principais problemas levantados:-Divulgar a importância dos relatórios, para que são usados? Mostrar os resultados para motivar o trabalho de envio. Ex. Siater vai para o governo e só se extrai um número, tem que qualificar, assim fica muito frio, os extensionistas fazem um grande esforço só para conseguir um número.

- Criar espaço para os extensionistas escreverem conteúdo.

- Nem todos os extensionistas têm acesso a todas as publicações.

- A maioria das publicações não são apresentadas ou discutidas com os extensionistas.

- Faltam publicações com foco no agricultor, com linguagem para agricultor, se o técnico tiver que ficar traduzindo não precisa fazer folder. Além disso, a maioria dos produtores têm vergonha de perguntar e falar que não entendeu.

- Falta informatização das atividades. Ex. PA3 e Sispreço são enviados via e-mail, se fosse na intranet os servidores não teriam que mandar toda semana, ele preencheria direto na intranet e o interessado só teria que acessar e coletar as informações no sistema.

- Alguns registros geram dúvidas quando o preenchimento está sendo feito. Ex. Siater. Como lançar o Incluir na DAT, etc. Deveria ter um manual de como preencher. Alguns lançam em outros locais quando não tem a área.

- Facilitar o contato com as mídias, ensinar o extensionista a divulgar as informações, a dar entrevista. Ampliar os canais de comunicação do Incaper. Vídeos, TV , jornais.

- O trabalho do extensionista não tem visibilidade, os trabalhos de extensão mais relevantes de cada região deveriam ser divulgados e disseminados por todo o Incaper. Só colocar matéria no site não é suficiente. É preciso um acompanhamento dos desdobramentos das ações de como o

conhecimento está sendo socializado. Nem todos os extensionistas sabem que podem participar de projeto, concorrer a edital e captar recurso.

- É preciso sair do foco dos números, fazer avaliações qualitativas. Os métodos de avaliação dos servidores deve ser revisto, a atual avaliação é puramente quantitativa, não reflete a qualidade do trabalho. No caso dos extensionistas, por exemplo, não motiva os servidores a melhorar seu atendimento ao produtor, só a aumentar o número de produtores atendidos. Se o servidor chegar com um monte de assinaturas entende-se que ele trabalhou muito mas o chefe local não tem como saber o que ele fez.

- Um regional não sabe o que está sendo pesquisado em outro. O extensionista, em geral, só recebe a informação do pesquisador na hora da apresentação ao produtor, como não há discussão, se ele não concordar ou não entender ele não irá repassar a informação, pode até entrar em contradição com ela.

Análise Swot DOT:

Forças: Reuniões regionalizadas.Quadro de servidores multidisciplinar.Grande capacidade de desenvolver pesquisas e projetos inovadores de pequisa e extensão rural.

Fraquezas: Falta de comunicação, falta de equipamentos e recursos. Falta de integração entre Pequisa e Ater. Burocracia excessiva.

Oportunidades: Melhorar o trabalho em equipe e a integração. Fazer com que o nome do Incaper seja destaque em Pesquisa e Ater. Em parceria com o DCM, fazer com que as principais atividades do Incaper cheguem também ao público urbano.

Ameaças: Grande rotatividade dos funcionários, falta de conhecimento explícito (perde-se muito conhecimento tácito com a aposentadoria de servidores). Crescimento do mercado de defensivos agrícolas. As grandes marcas oferecem assistência técnica ao produtor rural enquanto o Incaper é mais voltado a extensão rural.

8.6. COORDENADORES DE PROGRAMASEquipe do DCM responsável pelo levantamento: Luciana SilvestreData de realização do diagnóstico: 18/02; 26/02 e 11/03/2013

GERAL

-Coordenador de área não é reconhecido, não tem ato, comissão. É muita responsabilidade, nenhum incentivo. Além de coordenar acaba tendo que executar por falta de pessoal.

6.6.1.Agroecologia e Agricultura Orgânica

O que comunicar? Experiências locais – e práticas – com agroecologia, priorizando a explicação técnica. Experiências e informações internas e externas sobre o trabalho com agroecologia.

Sugestões:Revitalizar site da agroecologia: www.agroecologia.incaper.es.gov.br. Foi uma reivindicação

http://www.agroecologia.incaper.es.gov.br/

histórica, de ter um espaço para troca de experiências. Hoje, o domínio não entra.

6.6.2.Plantas medicinais

- Demanda de refazer o folder da Fazenda de Jucuruaba.

- Desconhecimento dos materiais institucionais do Incaper disponibilizados pelo DCM para distribuição em eventos, com feiras. Poderia haver uma lista de materiais a ser disponibilizada para os servidores para que se pudesse montar um kit conforme o perfil do evento.

- Não há definição clara das equipes dos programas e projetos. Não se conhece as competências de cada um, o que dificulta a inter-relação entre projetos e equipes. Não se sabe, ao certo, quem procurar. Deve haver a publicação de coordenadores de programas e das equipes.

- Falta de diálogo entre as áreas e os programas. Não se sabe quais projetos estão sendo desenvolvidos.

- A divulgação do CAPRI é insuficiente para que todos os servidores tenham noção das pesquisas e projetos em andamento no Incaper.

- Necessidade de haver um material sobre as características agrícolas (panorama, perfil) de cada município a fim de subsidiar os profissionais que forem desenvolver atividades em campo e que conhecem pouco a realidade.

- Cobertura das capacitações desenvolvidas internamente no Incaper.

- Disponibilizar, em linguagem de fácil compreensão, os resultados e inovações dos projetos de pesquisa concluídos. Essa medida ajudará o extensionista a utilizar esse resultado no campo. Muitas vezes, o resultado da pesquisa demora a chegar em campo pela falta de comunicação entre pesquisa e extensão e o prejuízo recai sobre o agricultor.

- O coordenador do programa, em geral, tem dificuldade de tempo para alimentar informações em sites específicos, como o de agroecologia.

- As redes sociais (perfil do facebook) são importantes canais de comunicação para informar sobre eventos curtos. Foram citados os perfis do diretor-presidente e do Secretário de Agricultura.

- Pode haver uma ferramenta institucional de comunicação interna entre servidores, como e-mail ou grupo de facebook.

- Devemos municiar o extensionista com o máximo de informações sobre projetos e programas para que ele possa sanar as dúvidas do agricultor.

- Informações sobre o que é desenvolvido nas fazendas deve ser comunicado.

- Criação de um portfólio sobre o Incaper.

- Identificar responsáveis por distribuição de mudas e sementes e saber onde conseguir.

O clipping é uma iniciativa interessante, mas poderia ter os responsáveis por cada área para fornecer mais informações.

6.6.3.Atividades Rurais Não-Agrícolas

O que comunicar?Diretrizes e ações das atividades rurais não-agrícolas.Atualizações de regulamentação, como a lei estadual de agroindústria.

Informações técnicas são encaminhadas para as economistas domésticas e as alterações de legislação, para escritórios e centros regionais. No entanto, o retorno de pedidos de solicitações de informações é muito pequeno, se restringindo, muitas vezes, aos locais onde têm economistas domésticas.

Em eventos estaduais onde o Incaper é convidado a participar, como Feiras, é pequena a articulação do escritório com os agricultores.

A importância só é dada a eventos que são direcionados pela diretoria ou pelo DOT.

O e-mail é uma boa ferramenta de comunicação, mas não tem eficácia devido à cultura institucional.

Muitos servidores não tem e-mail pessoal e a secretária do escritório não sabe avaliar a importância da mensagem ou não sabe a quem direcionar a demanda. Nos locais onde não tem economista doméstica, não se sabe a quem encaminhar.

O uso do skype e das teleconferências é pouco explorado.

Há poucos municípios com real interesse de trabalhar atividades rurais não-agrícolas, seja por desconhecimento, seja por falta de capacitação ou falta de afinidade. Em geral, não sabem conduzir as demandas que chegam aos municípios pelos agricultores. Deve haver uma sensibilização para o trabalho na área.

Na sede, pode haver quadro de avisos, com agendas, em que cada departamento é responsável por atualizar (deve haver um responsável para isso).

Avisos no desktop, horas antes do evento.

Muitos servidores da sede não recebem informações internas.

Comunicação externa Em fase de organização de eventos, há comunicação frequente entre prefeituras,

agricultores, técnicos e outras instituições via e-mail. Há mailling segmentado.

Não há uma definição sobre a participação do Incaper em estandes: quem são os responsáveis? Ficam apenas os servidores da área e o Dimas, mas não há uma formatação de como isso ocorrerá. Essa definição deve ser junta com o DCM.

Para o site: legislações informes encartes técnicos/acesso a materiais técnicos links para sites importantes link para Aderes (artesanatos) textos de interesse links de entrevistas dadas pela equipe links para entrevistas de profissionais do Incaper crítica ao bloqueio do youtube.

6.6.4.Pecuária

A comunicação é feita via e-mail ou telefone. Não há retorno no tempo solicitado e nem com a qualidade desejada. Há muito retrabalho, pois são feitas muitas cobranças para que

os materiais sejam devolvidos, como relatórios, diagnósticos, dados. Não há retorno de 100% dos escritórios. Por telefone, por meio da cobrança direta, o retorno tende a ser maior.

Existe comunicação via malote. Chega aos regionais, mas não segue para os municípios. Uma proposta seria ampliar o número de locais para envio de malotes.

Existe mailing segmentado de associações, sindicatos, cooperativas, universidades, escolas técnicas (IFES).

Produção de folders técnicos para produtores. No entanto, pesquisas das cooperativas mostram que 47% dos pecuaristas têm dificuldade para ler e interpretar. A realidade do campo é de baixa escolaridade.

Na área de pecuária, podem ser comunicados cursos de inseminação artificial, de vaqueiro, manejo intensivo de pastagens, qualidade do leite, gerenciamento de propriedades, processamento e industrialização do leite, inclusão da mulher na atividade leiteira, sanidade do rebanho, ordenhadeira. Eventos, seminários, encontros de produtores, excursões técnicas, assistência técnica a grupos organizados via tanque de resfriamento.

No site, pode haver agenda dos cursos na área de pecuária, informações técnicas sobre pecuárias (novidades, dicas).

Área que exige conhecimentos desde agricultura à industrialização. Demanda de formação específica para os técnicos.

As cooperativas têm seus próprios jornais. Nós ocupamos esse espaço quando solicitados.

Há poucas publicações recentes na área de pecuária. Podem ser trabalhadas tecnologias nacionais, como da Embrapa Gado de Leite.

O técnico não prioriza a pecuária pelo acúmulo de atividades diárias conjugado ao desconhecimento técnico. A pecuária é uma atividade de grande relevância social, mas internamente, há poucos técnicos especializados.

6.6.5.Meteorologia

Atualizações e modernizações na página.

Há muitas ligações desnecessárias para questões que já estão na página;

Divulgar mais a página da meteorologia, tanto interna, quanto externamente, para órgãos públicos. A página é pouco visitada.

Dificuldade de produzir e disponibilizar informações dos produtos da meteorologia devido à pequena equipe.

Demora no envio dos dados pelos escritórios locais. As informações chegam muito tarde. Esse procedimento é rotineiro.

Excessiva demanda externa para atendimento da mídia e pouca gente para atender.

Ter um espaço adequado para atendimento à imprensa, com layout específico.

Atualmente, ocorre gravação diária da previsão do tempo para a Rádio ES feita pelo meteorologista; a TV Gazeta pega informações direto na página da meteorologia e possui atendimento diferenciado; TV Vitória é uma parceria em curso.

Muitas emissoras divulgam previsão do tempo sem fonte.

Normatizar o atendimento ao público externo (mídia, pesquisador, consultores, instituições de ensino e pesquisa, empresas privadas, público em geral).

Restrição de atendimento em horários não comerciais. Como fazer com que o atendimento ao público fora do horário comercial? Falta de tempo para atender público comum.

Capacitação da equipe para atendimento à mídia, principalmente TV (media trainning).

Acompanhamento do jornalista em entrevistas (TV) ou análise das entrevistas em TV para avaliar o desempenho da equipe, contribuindo para seu aprimoramento.

Em julho, o Centro de Meteorologia passa a ser via Governo, não via Incaper.

6.6.6.Meio Ambiente

É uma área transversal, que perpassa todas as áreas de atuação do Incaper.

Atua com planejamento da propriedade, sustentabilidade e boas práticas agrícolas. A imagem do Incaper precisa ser focada nisso.

As ações localizadas não são informadas às coordenações de programas.

Necessidade de recompor equipe para trabalhar Ater com Floresta/Meio Ambiente.

Informações sobre Novo Código Florestal.

Convencimento interno da equipe do Incaper para trabalho com meio ambiente/floresta.

Fala-se muito de sustentabilidade, mas não se pratica.

Necessidade de reedição das cartilhas sobre meio ambiente.

Divulgar o CEAJ.

Necessidade de produção de folders sobre recursos naturais, bom uso do solo, proteção de nascentes, caixas secas.

Há dificuldade de implantação nos programas que são transversais. Necessidade de mudanças culturais.

Necessidade de institucionalização das boas práticas agrícolas.

Divulgação de tecnologias poderia despertar o interesse com o trabalho. A cobrança por parte das chefias também.

É uma área em que se tem que considerar as tradições culturais dos agricultores.

O Reflorestar é o principal programa (guarda-chuva) da área de meio ambiente.

Implacar matérias sobre meio ambiente na mídia e no site do Incaper sobre bons indicadores do meio ambiente, experiências nas propriedades, pesquisas.

Divulgar tecnologias para o meio ambiente (roçadeira, gotejamento, manejo sustentável, cobertura do solo) e valorizar a pesquisa florestal.

Na reformulação do site, uma página com informações sobre meio ambiente poderia conter: cartilhas, debates de congressos, tecnologias, certificações, cronograma de atividades, pesquisas, experiências (estudos de caso); leis ambientais.

6.6.7.Geobases

Informar aos técnicos as ferramentas disponíveis no Geobases e os recursos online que podem auxiliar no seu trabalho diário. Muitos não sabem da existência desses recursos.

Realização de enquetes para saber se os técnicos estão exercitando os mecanismos oferecidos pelo Geobases (enquetes, questionários eletrônicos).

A compreensão do Geobases é um processo educativo (informações gradativas).

Informar dicas, notícias, informações técnicas, interfaces em teste, convênios. É preciso facilitar a comunicação com o interior.

Motivar o protagonismo no uso do Geobases.

Notas técnicas, artigos científicos: a pesquisa precisa ter espaço para publicação no site.

Indicação do site do IJSN.

Site do Geobases: o Geobases possui uma página específica, que precisa ser remodelada, mas o conteúdo é atualizado constantemente.

Há dois públicos externos: as instituições que integram o Geobases e a população de modo geral. A comunicação com outras instituições é feita por e-mail e telefone.

O Geobases possui mailing segmentado.

O Geobases editou uma cartilha de apresentação em 2011, que está desatualizada. Já enviou ofício a prefeituras para apresentar a ferramenta e solicitar integração.

6.6.8.Comercialização da Agricultura Familiar

Organograma do Incaper não é claro. Não se sabe quem coordena os projetos e programas.

Não há integração de informações de áreas afins; não há momentos de discussão interna. Não há momento para socializar informações e a informação se perde.

Falta de informação sobre as fazendas.

Comunicação falha entre escritórios x coordenação de programas.

O Centro regional não dá conta de mediar a informação.

Dificuldade de comunicação com a parte administrativa. Como identificar onde está um processo?

Esclarecer os critérios para acompanhamento de jornalistas em eventos ou situações externas.

Deve haver o levantamento contínuo de pautas com as coordenações de programas.

Melhorar a linguagem das informações para cada público.

Dificuldade de oficializar os dados.

Site: Portal Web de Comercialização. Informações sobre preços de alimentos no Espírito Santo, programas de apoio à comercialização, interação comercial, parte tributária. Será no portal do Incaper, mas quem irá alimentar de informações é a equipe de comercialização. Há um profissional de tecnologia da informação contratado apenas para isso (bolsista).

Deve haver uma sequências de reportagens no site sobre determinados assuntos, para

acompanhar a evolução dos mesmos.

6.6.9.Floricultura

Não há definição de coordenador para a área.

Faltam pesquisas sobre espécies de flores para o ES; pesquisa de mercado.

Necessidade de a diretoria definir se realmente quer atuar com a área. Não há recursos financeiros.

Falta marketing para a área: Atividade rentável, gera emprego e é direcionada para agricultura familiar. O Governo desconhece o potencial da atividade, pois no ES existem boas condições edafoclimáticas e produção.

Envolver outros segmentos sociais na floricultura (comerciantes, fornecedores, classe política, agentes financiadores).

Em termos de publicação, existe o que está no Pedeag.

Usar datas comemorativas para divulgação (dia das mães, dos pais, dia dos namorados, finados, natal e ano novo).

6.6.10.Cafeicultura

Comunicação interna:

Criação de área restrita no site (intranet), com login e senha, a fim de inserir informações de interesse dos servidores, como os contatos, currículo, editais, boletins enviados.

Criar mecanismos de comunicação por Grupos: Pesquisadores, extensionistas, Pesquisadores e Extensionistas, Servidores em geral, etc.

Melhorar a maneira de sugerir pautas para os assessores de comunicação. Há muitas informações, mas na correria do cotidiano, muitas vezes não se repassa aos jornalistas.

Socializar informações internas: atividades dos pesquisadores, participação em eventos e congressos científicos (o DRH pode repassar essas informações), informações sobre projetos das várias áreas, programação semanal entregue ao DOT. Sugestão de Jornal online.

Produzir matérias com enfoque nas iniciativas locais e regionais. Atualmente, as matérias priorizam muito atividades em nível de diretoria e de coordenações estaduais. Para isso, sugere-se visitas aos municípios, centros regionais, fazendas, laboratórios para aproximar jornalistas de pesquisadores e extensionistas.

Relembrou-se a figura do articulador dos Centros Regionais com a Sede. Função de captar informações locais e passar para o DCM, além de fazer contato com a imprensa local. Estudar a maneira de interiorizar e regionalizar a comunicação.

Comunicação externa: Ver um mecanismo de contabilizar as entrevistas nas rádios do interior fornecidas pelos

técnicos do Incaper.

Ver um mecanismo de arquivar as entrevistas realizadas (rádio, TV, jornal) e disponibilizá-las ao público em geral.

Inserir no site do Incaper uma página para a Cafeicultura, com as seguintes informações: dados de produção e produtividade (estadual e por município), estimativas de safra, pesquisas, informações sobre os programas, regionalização do café (informações por região e por município, que pode ser em parceria com Geobases), histórico, cultivares, acesso a sementes e mudas, jardins clonais, municípios produtores (área), nutrição, laboratórios, manejo, publicações, eventos, ações de pesquisa e Ater, produção científica, centros experimentais.

Caso essas informações já estivessem disponibilizadas no site, reduziria em 50% o atendimento por telefone na área de cafeicultura, tendo em vista que há grande demanda por essas informações.

Sugestões de pesquisa: SBI Café (UFV), Epamig, Dia de Campo na TV e Prosa Rural (Embrapa)

Ocupar os canais de comunicação em âmbito nacional (Consórcio Embrapa e Peaberaux). Alimentar com informações do ES. Sugestão: contratação de bolsista para isso ou indicar um jornalista do DCM que, entre suas atribuições, possa priorizar isso.

Definir elo de ligação entre o Incaper e o Consórcio Embrapa Café.

Pautar mais o agronegócio na mídia.

Reativar programa da TVE.

6.6.11. Fruticultura:

Antes de existir os coordenadores de cada Polo, a informação era difícil de ser sistematizada, pois deveria ser buscada em cada escritório. Com os coordenadores de cada polo, há uma referência por cultura, o que melhora o fluxo de informações. No entanto, ainda não existe uma forma de comunicação formal entre esses coordenadores.

Necessidade de os pesquisadores conhecerem as demandas da extensão. Esse processo ocorre nas reuniões de fruticultura ou diretamente com o pesquisador responsável pela área. (contato profissional informal). Atualmente, há dois pesquisadores que acolhem as demandas da extensão: André Guarçoni (Centro Serrano) e Altino (Centro Norte).

A instância em que há contato com agricultores, prefeituras, sindicatos, coordenadores de polo e parceiros é o Grupo Gestor de cada Polo.

Os materiais existentes sobre os Polos são os folders técnicos. Todos estão desatualziados e a maioria está com a edição esgotada. Além dos folder, existem cartilhas técnicas e livros sobre as culturas. No entanto, não há material específico para cada público.

No site, havendo espaço específico para fruticultura, é interessante inserir o resumo das reuniões dos grupos gestores dos Polos.

Plano de Marketing para a banana Japira Vitória, Maçã Tropical e Abacaxi Vitória em 2013. Convencer o consumidor acerca da qualidade das frutas e divulgar internamente os resultados dos municípios onde essas variedades foram implantadas.

6.6.12. Aquicultura e Pesca:O que comunicar?

Quem faz parte da equipe de aquicultura e pesca do Incaper, quais as linhas de trabalho e quais os trabalhos realizados pela equipe e quais as especialidades de cada profissional.

As nossas demandas em geral: convites para palestras, solicitação de outros colegas, etc.

Editais abertos, oportunidades de projetos.

Comunicação dos resultados e experiências da equipe, com foco nos resultados qualitativos.

Quais foram os investimentos com a atividade pesqueira, por exemplo de 10 anos pra cá – Infraestrutura e logística e qual o recurso que está disponível e para qual ação.

Por que comunicar? Porque os trabalhos estão setorizados, nem a equipe e nem os outros colegas do Incaper

não conhecem devidamente o que fazemos. O nosso trabalho não encaixa totalmente no relatório encaminhado bimestralmente e o resumo final não mede o nosso esforço.

Porque é necessário comunicar, no entanto o trânsito atual não está sendo funcional principalmente quando envolve diária. A equipe está sem uma pessoa de referência, pois não há mais coordenação.

Para conseguirmos acessar os editais em tempo.

Porque temos resultados importantes de trabalho que todos devem conhecer

Precisamos de um histórico dos trabalhos realizados pelo Incaper nesta área

Quando comunicar? Urgente

A comunicação é exigida

Assim que os editais sejam divulgados

Com frequência semestral, por exemplo.

O mais breve possível

Onde comunicar?

No site, (programas institucionais) por meio da elaboração de folders e nos documentos internos.

No site do Incaper, por e-mail para toda a equipe, já que não temos um coordenador.

Por meio de nota técnica, ou relatório técnico que avalie não só resultados numéricos, mas também resultados qualitativos.

Podemos elaborar um livro, ou um capítulo de um livro que retrate os trabalhos do Incaper, ou mesmo na revista do Incaper.

Quem vai comunicar? DCM

Uma equipe que busque os editais – setor de planejamento e captação de recurso.

Como comunicar?

Elaborar um “currículo resumido” de cada profissional da equipe e das atividades realizadas em linhas gerais.

Por e-mail, por exemplo, para alguém que esteja responsável pelas atividades deste setor. precisamos de uma referência, pois atualmente não sabemos a quem comunicar.

Por e-mail, telefone, ou até mesmo com a criação de um link no site do Incaper, no entanto é necessário centralizar esse ponto em um departamento do Incaper, para que informe a todos dos editais abertos.

Relatório, no entanto o atual não atende de forma satisfatória.


Há dificuldade na exposição da qualidade do nosso trabalho e dos resultados. A informação não chega pois internamente não há um canal de divulgação devido.

O sistema (SEAG, INCAPER, IDAF, CEASA) do Espírito Santo promove ações e ficamos sabendo no meio do processo – as parcerias devem comunicadas a tempo de podermos planejar nossa participação.

Não sabemos o que o Governo gastou com o setor de aquicultura e pesca.

Não há comunicação interna em entre técnicos, chefias.

7. JURÍDICO

Dados da pesquisa:Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Cristiane Silveira e Merielen Frasson.Data de realização do diagnóstico: 08/02/2013



O jurídico funciona com suporte (convênios e contratos, processos judiciais, em resoluções e portarias)

O que comunicar?

O papel do jurídico no Incaper, como ele pode ajudar os servidores;Deve ser visto como suporte com propósito preventivo.Alterações em leis, normas, portarias e resoluções que afetam o servidor diretamente;

Por quecomunicar?

Evitar retrabalho (ligações desnecessárias);Estabelecer aproximação com os servidores do interior além do envolvimento;Superar barreira cultural, onde o Jurídico é algo acima do servidor;

Quando comunicar?

Periodicamente ou sempre que houver mudanças para o caso de normas e leis;Recepção dos novos servidores apresentando o setor e elucidando questões;

Onde comunicar?

Desktop (apontado como o meio mais eficiente de divulgar informação), mural, reuniões de departamento, ouvidoria, clipping, e canal direto com o servidor.Criar área restrita no site para divulgar informações sobre diretrizes, contratos e convênios, informar mudanças de leis que dizem respeito ao servidor ou ao instituto.

Quem vai comunicar?

Jurídico

Como comunicar?

Desktop (apontado como o meio mais eficiente de divulgar informação), mural, reuniões de departamento, ouvidoria, clipping, e canal direto com o servidor.Criar área restrita no site para divulgar informações sobre diretrizes, contratos e convênios, informar mudanças de leis que dizem respeito ao servidor ou ao instituto.


- Falta de informações sobre o que acontece no Incaper. A implantação do planejamento

estratégico, por exemplo, não é divulgada, o que gera descrédito e desconfiança.

- Recebem muitos documentos com uma grande quantidade de erros.

- Não existe procedimentos para arquivar documentos do Incaper, nem físicos nem digitais, em geral, são armazenados de forma errada e não respeitam a tabela de temporalidade definida por lei. Falta de padrão, cada servidor armazena do seu jeito e quando sai ninguém consegue localizar seus arquivos.

- Não é papel do Incaper arquivar documentos, deveria ser terceirizado.

- Falta de treinamento sobre processos. Os processos não são numerados, as páginas não são numeradas, qualquer servidor recebe processo. Nem sempre passa pelo protocolo para dar entrada.

- O protocolo não tem treinamento adequado, recebe qualquer tipo de documento, ninguém barra nada. Abrem muitos processos que não deveriam ser processos, que não são procedimentos administrativos.

- Rh não entende com clareza o que é qualificação, portanto falta profissionais capacitados.

- Portarias e resoluções precisam ser remodeladas e os servidores nem sabem que podem solicitar essas alterações. Cada área deveria propor suas demandas de alterações ao jurídico e não o contrário.

- Falta de aproximação com os servidores tanto da sede quanto do interior. Os servidores sabem muito pouco sobre o jurídico. Não sentem liberdade para sanar dúvidas.

- Possui imagem negativa na percepção dos servidores que acreditam que tudo o que passa pelo jurídico fica travado ou é mandado de volta. É visto como algo acima do servidor e não como setor responsável por auxiliar a evitar problemas legais tanto para o instituto como para os servidores.

- O jurídico nunca é convidado para participar de treinamentos, seja oferecendo ou recebendo. Foi o único a não se apresentar na primeira etapa de formação continuada dos servidores novatos.

- O Incaper aparece na mídia mas não é fixado na cabeça das pessoas, o público urbano não conhece o Incaper. A logomarca deveria ser remodelada, não é atrativa.

-Deve haver liberdade para sugerir projetos entre departamentos.

8. DIRETORIA

Dados da pesquisa:Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Luciana Silvestre, Merielen Frasson e Cristiane SilveiraData de realização do diagnóstico: 01/02/2013



A diretoria não tem produtos, seu trabalho é mais organizacional e administrativo.

O que- Convites e convocações para reuniões.- Circular interna

comunicar? - Nomeação- Eventos- Instrução de Serviço- Agenda dos diretores técnico e presidente- Metas parciais e finais dos escritórios (PATER).- Modelo de Plano de Trabalho (precisa de formalização)- Projetos e responsáveis.

Por quecomunicar?

Motivação, cumprimento de metas, realizar controles, evitar problemas e erros.

Quando comunicar?

Periodicamente ou sempre que houver mudanças.

Onde comunicar?

Centros regionais e departamentos

Quem vai comunicar? Diretoria e departamentos

Como comunicar?

Atualmente, é utilizado e-mail, telefone e reuniões.

E-mail: é a principal ferramenta de comunicação da Diretoria. Não há normas para preenchimento e envio de e-mails. Muitas convocações são enviadas sem informações como pauta, participantes, horário de término. Não atinge todos os funcionários, pois muitos não têm acesso ou não têm o hábito de ler e-mails com frequência.

Fundo de tela: Por enquanto, é restrito aos computadores da Sede, não é usado pela diretoria.

Mural: Tem pouco alcance, pois não estão espalhados por toda a Sede ou pelos Regionais. Não é usado pela diretoria.

Mala Direta: Usada para enviar convites de eventos.

Contato telefônico: Não é muito usado.

Correio: Pelo correio, é enviado cartão de natal.

Principais problemas levantados: Muitos documentos chegam à diretoria com preenchimento errado e têm que voltar ao

começo do processo. Os erros mais comuns são falta de assinaturas, falta de carimbo, falta de informações como roteiros e datas nas diárias, certidões vencidas, nomes escritos de forma errada, logomarca errada nos documentos.

Muitos funcionários não observam os documentos com atenção, assinam de forma automática e repassam com erros.

A falta de conhecimento do funcionamento dos setores leva muitos funcionários a empurrar suas obrigações para outros setores por achar que lá há menos serviço.

Falta de envolvimento e interesse dos servidores em dar continuidade adequada às

informações recebidas.

A informação não chega até a ponta e os problemas estouram na diretoria.

O repasse das informações da diretoria é feito pelos departamentos e regionais. Não há uma padronização desse repasse e, muitas vezes, ele não acontece e a diretoria não tem controle.

Muitas informações chegam e são repassadas de maneira informal, gerando um verdadeiro “telefone sem fio”.

Muitos servidores não leem e-mails.

Os escritórios locais não fazem relatórios da sua situação atual e das possibilidades para trabalhos futuros. Portanto, a diretoria não tem conhecimento aprofundado da realidade de cada escritório. Os problemas internos, seja de estrutura ou de pessoal, nem sempre chegam até a diretoria.

Os departamentos não têm plano de trabalho, não têm metas anuais e nem sempre cumprem todas as funções descritas no Diário Oficial.

É feita uma avaliação bimestral do plano de metas do Incaper por região, mas a avaliação é quantitativa e não qualitativa.

Nem todos os servidores têm habilidades para lidar com pessoas, o que gera problemas de relacionamento interpessoal.

Não há canal de comunicação aberto com os técnicos e extensionistas, tudo passa pelo Regional.

10. ESCRITÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROCESSOS E PROJETOS (EGPP) Dados da pesquisa:Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Luciana Silvestre e Merielen FrassonData de realização do diagnóstico: 01/02/2013



- Metodologia de gerenciamento de processos;- Metodologia de gerenciamento de projetos;- Conduzir a identificação e a priorização dos processos a serem mapeados / desenhados / redesenhados no Incaper;- Participar do Processo de seleção e apoiar a implantação dos Projetos Prioritários;- Prestação de serviço de suporte especializado ao gerenciamento de projetos.

O que comunicar?

- Disseminar metodologia de gerenciamento de processos- Disseminar metodologia de gerenciamento de projetos- Divulgar projetos prioritários e andamento (etapas)- Divulgar processos a serem mapeados (etapas)- Informações do andamento da implantação do escritório, passo a passo.

Por quecomunicar?

- Transparência das informações;- Clareza no processo de implantação e funcionamento do EGPP;- Adesão aos processos de reestruturação de fluxos e procedimentos;- Eliminar a resistência a mudanças.

Quando comunicar?

- Sempre que houver um novo projeto a ser implantado e seu andamento.- Sempre que um processo for escolhido para redesenho e seu andamento.- Reuniões com tomada de decisão para o coletivo.

Onde comunicar?

Sede, ELDRs, CRDRs, e fazendas.

Principais problemas levantados: - Falta de comunicação com os servidores do Instituto sobre o processo de implementação do Planejamento Estratégico.

10. ASSOCIAÇÃO DOS SERVIDORES DO INCAPER (ASSIN)

Dados da pesquisa:Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Luciana SilvestreData de realização do diagnóstico: 29/01/2013



- Benefícios de convênios (plano de saúde e odontológico, áreas de lazer, auxílio-funeral, auxílio-óculos).- Informações sobre Plano de Cargos e Salários.- Projeto Qualidade de Vida, feito em parceria com o Incaper- Festas e atividades culturais, inclusive em datas comemorativas.- Assessoria jurídica.

O que comunicar?

- Agenda de atividades, como assembleias e eventos relacionados ao Projeto Qualidade de Vida.- Informações de esclarecimentos ao servidor (Manual do Servidor), como normas de uso de veículo, legislações, regulamentos internos, uso de diárias, abono, carreira do servidor.- Notas de falcimento.- Atualização sobre negociações do Plano de Cargos e Salários.

Por quecomunicar?

- Estimular participação e valorização do servidor.

Quando comunicar?

Envio frequente (semanal) de informações via e-mail para todos os servidores cadastrados.

Onde comunicar?

- Para todos os servidores

Quem vai comunicar?

- Diretoria da ASSIN

Como comunicar?

- E-mail- Site e blog- Facebook- Correio- Jornal (eventual)

Interfaces com a Comunicação Interna do Incaper:

A ASSIN, por ser a entidade que também lida diretamente com os servidores do Incaper, também foi consultada no diagnóstico para o Plano de Comunicação e Marketing do DCM a fim de estabelecer as interfaces de ações conjuntas que podem ser desenvolvidas nesse campo.

Dessa forma, entende-se que existe a intenção por parte da ASSIN de também produzir materiais de comunicação de orientações de procedimentos gerais ao servidor, o que pode ser realizado em parceria.

As ações do Projeto Qualidade de Vida também são uma interface interessante de trabalho conjunto, podendo ser mais trabalhadas.

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