INSTRUÇÃO DE TRABALHO

ADMINISTRATIVO

FINANCEIRO

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Revisão: 01

Elaborado por: Data: Verificado/Aprovado Data:

Dept. Qualidade 25/03/2009 Conselho Administração Dezembro 2011

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1.0 OBJETIVO

2.0 DESCRIÇÃO

2.1 CADASTRO

2.1.1 CADASTRO DE VEÍCULOS

2.1.2 CADASTRO DE PJ

2.1.3 CADASTRO DE PF

2.1.4 CADASTRO DE FORNECEDORES

2.2 CONTAS A RECEBER

2.2.1 CONTAS A RECEBER – FATURAMENTO

2.2.2 CONTAS A RECEBER – ALTERAÇÃO OU CANCELAMENTO

2.2.3 CONTAS A RECEBER – EXPORTAÇÃO DO FATURAMENTO PARA O BANCO

2.2.4 CONTAS A RECEBER – RECEBIMENTOS ( CARTÃO/$$/CH/ETC)

2.2.5 FATURAMENTO AVULSO/GERENCIAMENTO FATURAS

2.3 CONTAS A PAGAR

2.3.1 CONTAS A PAGAR – AUTORIZAÇÃO DE DESPESAS

2.3.2 CONTAS A PAGAR – PROCESSO DE COMPRA

2.3.3 CONTAS A PAGAR – ORÇAMENTO

2.3.4 CONTAS A PAGAR – ORDEM DE SERVIÇO - OS

2.3.5 CONTAS A PAGAR – LANÇAMENTO DE DESPESAS

2.3.6 CONTAS A PAGAR – PAGAMENTOS DE CONTAS

2.4 MOVIMENTO DIÁRIO

2.5 CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

2.6 CONTROLES DE REEMBOLSOS

2.7 ARQUIVAMENTOS DE CONTRATOS, MOVIMENTOS DIÁRIOS – ARQUIVO

MORTO.

2.8 LIBERAÇÃO E BLOQUEIO DE CLIENTES NO SISTEMA

2.8.1 BLOQUEIO DE CLIENTES PF

2.8.2 LIBERAÇÃO DE CADASTRO PJ

2.9 DETALHAMENTO DE DOCUMENTOS QUE ACOMPANHAM O MOVIMENTO

DIÁRIO

2.10 CONTROLES

2.10.1CONTROLES DE REEMBOLSOS

2.10.2CONTROLES DE MULTAS

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3.0 REGISTROS

4.0 RESPONSABILIDADE 5.0 NATUREZA DAS MODIFICAÇÕES

1.0 OBJETIVO

Sistematizar os serviços referentes às atividades administrativo financeiras da Loja.

Documentar procedimentos para serem seguidos, em variadas possibilidades e referentes às atividades da área Financeira, permitindo a divulgação aos colaboradores

e responsáveis pela área ou que, de alguma forma, participam do processo.

A Instrução de Trabalho sempre faz referência à função do colaborador conforme Organograma básico.

As funções referenciadas nesta Instrução de Trabalho constam de um organograma básico que deve ser desenvolvido na Loja e mantido atualizado.

2.0 DESCRIÇÃO

A alimentação passo a passo e correta no Sistema, descrito em Instruções de Trabalho (Operação, Frota, Comercial) permitem interação financeira de toda organização

(geração de receitas, despesas, emissão de boletos, etc.). Assim, realizar no Sistema o

encerramento de contratos, a gestão de seus valores a receber, lançar despesas e pagamentos utilizando a conta bancaria correta, agiliza localização de forma rápida e

eficiente, permitindo verificações ou relatórios a qualquer momento.

2.1 CADASRO

Dando início no Sistema é necessário que estejam cadastrados os fornecedores,

clientes PF e PJ e os veículos, a frota. O Responsável Financeiro tem de fazer

inicialmente o trabalho do cadastramento de cada um destes itens e recomendando-se a utilização das “Vídeo Aulas” publicadas no site Alugue Brasil/Portal do

Associado/Sistema Euroit/Modulo 1.

2.1.1 CADASTRO DE VEÍCULOS

O Responsável Financeiro entra em Cadastro>Veículos Próprios>Cadastro de Veículos

Próprios>Incluir novo registro. Preenche Dados Básicos, Dados de Compra e Empresa, Acessórios, Avaliação, Outros.

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Ainda pode adicionar no Sistema, fotos ou documentação do veículo utilizando a

Pastinha Amarela e fazendo o Upload.

2.1.2 CADASTRO DE PJ

O Responsável Financeiro entra em Cadastro>Clientes>Clientes>Incluir jurídico

Preenche todas as abas. Ver e ouvir as recomendações/vídeo aula (Modulo 1) no

Portal.

2.1.3 CADASTRO DE PF

O Responsável Financeiro entra em Cadastro>Clientes>Clientes>Incluir PF Preenche todas as abas. Ver e ouvir as recomendações/vídeo aula (Modulo 1) no Portal.

2.1.4 CADASTRO DE FORNECEDORES

O Responsável Financeiro entra em Cadastro>Cadastro de Fornecedores>Incluir novo

registro . Preencher todas os dados em todas as abas. Ver e ouvir as

recomendações/vídeo aula (Modulo 1) no Portal.

2.2 CONTAS A RECEBER

Diariamente o Responsável Administrativo Financeiro recebe da Operação (Operadores

ou o Responsável da Operação) o movimento diário do dia anterior, que é resultado

dos encerramentos dos Contratos.

Observa datas, quantidade de parcelas, principalmente quando existem fechamentos

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retroativos.

Exemplo: fechamentos de contratos em que os veículos foram entregues em dias anteriores. A data informada ao Sistema não pode ser do dia do lançamento e sim a

data real da devolução do veículo. O Sistema utiliza as datas informadas para calcular

os valores a receber e que serão faturados e o prazo de faturamento é calculado

também automaticamente.

NOTA: O sistema não permite misturar recebimentos faturados com recebimentos de

cartão de crédito ou dinheiro.

2.2.1 CONTAS A RECEBER - FATURAMENTO

O Responsável Financeiro recebe diariamente da Operação os contratos encerrados no

dia anterior. Separa os contratos para faturar, dos demais tais como cartão de crédito, dinheiro, cheques, etc.

Os contratos encerrados (PJ ou PF) que são faturados deverão ter uma fatura gerada,

“fatura – geração” e assim que forem recebidos dos Clientes baixados no Sistema,

“recebimento – faturamento/receber”.

Tira cópias dos contratos encerrados e suas respectivas autorizações de faturamento emitidas pelos clientes. Entra no Sistema em Financeiro>Contas a

Receber>Faturamento PJ> Geração.

Providencia duas vias dos contratos encerrados, montando dois processos, sendo um

destinado ao arquivo da loja (original), em pastas de A a Z e por ordem de vencimento

e o outro para o Cliente, que será encaminhado juntamente com o boleto de cobrança emitido no sistema do banco.

O Responsável Financeiro acessa Financeiro>Contas a Receber>Faturamento PJ>

Geração, preenche, Pesquisar e após localizar a fatura aciona Gerar. O Sistema abre

tela que deve ser preenchida com os dados conforme solicitados, e no final clica em Gerar Fatura.

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Geração Pesquisar

Nos casos de Clientes que necessitam faturas independentes, como por exemplo,

despesas adicionais, combustível, avarias, etc, pode gerar faturas parciais.

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No caso de um contrato necessitar o pagamento de duas formas diferentes, sendo por

exemplo uma parte em dinheiro e outra parte faturada, existe a possibilidade de fazer a geração de faturamento do valor a faturar, ficando a opção de pagamento em

dinheiro ou cartão de crédito para ser tratado em Financeiro>Contas a

Receber>Recebimento Contratos (Cartão/$$/Ch).

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2.2.2 CONTAS A RECEBER – ALTERAÇÃO OU CANCELAMENTO

Na necessidade de se ALTERAR ou CANCELAR uma fatura emitida, pesquisa o recebimento já lançado utilizando um dos critérios de busca. Entra em

Financeiro>Contas a Receber>Recebimento Faturamento>Alteração e faz as

alterações

utilizando um dos critérios de busca

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2.2.3 CONTAS A RECEBER – EXPORTAÇÃO DO FATURAMENTO PARA O

BANCO (EXEMPLO ITAÚ)

Lançado o recebimento no Sistema, o Responsável Financeiro pode emitir o boleto de

cobrança de bancos como Itaú, Bradesco, Banco do Brasil, HSBC.

Faz a exportação dos dados acessando Financeiro>Contas a Receber>Recebimento

Faturamento>Exportação>Exportação Itaú, no caso de Itaú por exemplo.

Financeiro>Contas a Receber>Recebimento Faturamento>Exportação>Exportação Itaú

Para dar baixa em valores já recebidos entra em Financeiro>Contas a Receber>Recebimento Faturamento>Receber

Financeiro Contas a Receber Recebimento Faturamento Receber

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2.2.4 CONTAS A RECEBER – RECEBIMENTOS (CARTÃO/$$/CH/ETC)

O Responsável Financeiro recebe da Operação os contratos encerrados com

pagamentos em Cartão de Crédito/Dinheiro/Cheque faz os lançamentos dos

respectivos recebimentos e arquiva em pasta de A a Z em ordem de data de vencimento para controle de recebimento.

Entra em Financeiro>Contas A Receber>Recebimentos Contratos Cartão de

Credito/$$/Ch.etc.)>Geração>Pesquisar seleciona Abertos, Fechados, Renovados.

Financeiro>Contas A Receber>Recebimentos Contratos( Cartão de Credito/$$/Ch.etc)>Geração

Pesquisar seleciona Abertos, Fechados, Renovados

Seleciona o contrato para lançar o recebimento e lança todas as informações até

Incluir

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Também se faz alteração desse lançamento entrando em RECEBIMENTOS CONTRATOS

(CARTÃO/$$/ETC) / Alteração.

Da mesma forma faz a Pesquisa, seleciona a alteração, preenche os dados a serem

alterados e Alterar.

2.2.5 FATURAMENTO AVULSO/GERENCIAMENTO FATURAS

Permite o lançamento no Sistema de qualquer recebimento desvinculado de contrato

de locação, cobrança de avarias, multas.

É exemplo, vendas de carros onde Responsável Financeiro cadastra o comprador com

os dados completos em Financeiro>Contas a Receber>Faturamento avulso> Incluir

FAT NF Avulsa ou FAT NF contrato, conforme o caso preenche todos os campos das 3 abas.

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Incluir FAT NF Avulsa ou FAT NF contrato

NOTA: Este lançamento é possível somente após o veículo ter sido colocado no Status

PARA VENDA/DESATIVAÇÃO, entrando em Cadastro>Frota>Veículos Próprios>Venda Desativação De Veículos Próprios>Pesquisa selecionando a placa.

Para incluir o faturamento avulso devem ser preenchido as 3 abas

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Para incluir uma fatura proveniente de um contrato usa a mesma sequencia com a

diferença de que é vinculado ao contrato de locação

Contrato

2.3 CONTAS A PAGAR

2.3.1 CONTAS A PAGAR – AUTORIZAÇÃO DE DESPESAS

O Responsável Financeiro alimenta as despesas no Sistema dando sua autorização.

Entra em Financeiro>Contas a Pagar>Autorização de Despesas e preenche os campos

requisitados. Fica dessa forma gravada a autorização.

2.3.2 CONTAS A PAGAR – PROCESSO DE COMPRA

O Responsável Financeiro registra o processo de compra alimentando o Sistema, onde informa Dados Gerais, Serviços Solicitados, Responsável do Processo, Data de

Lançamento, Data de Aprovação, e Descrição.

Entra em Financeiro>Contas a Pagar>Processo de Compra>Incluir novo registro e

preenche os dados solicitados. O Sistema permite acessar visualizar e alterar os dados

alimentados.

2.3.3 CONTAS A PAGAR – ORÇAMENTO

Os orçamentos feitos devem ser alimentados no Sistema entrando em Financeiro>Contas a Pagar>Orçamentos>Incluir novo registro. Preenchendo os dados

do orçamento nas 3 abas (Dados Gerais, Serviços Solicitados, Fornecedor) e acionando

Incluir, permitirá visualizar ou alterar orçamentos, ou ainda gerar uma OS a partir da

escolha de um orçamento.

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2.3.4 CONTAS A PAGAR – ORDEM DE SERVIÇO - OS

A OS é um procedimento que documenta a vinculação de cada carro com suas

respectivas despesas, permitindo diversos tipos de relatórios de uso e importância do

Responsável Financeiro e Direção. Assim, as compras de peças, manutenções, lavagens, abastecimentos ficam documentadas no Sistema (Dados Gerais, Serviços,

Contratos, Serviços Programados). Pode ser visualizada, cancelada, alterada desde

que não tenha havido a geração da despesa.

A OS e seu manuseio é uma atribuição de responsabilidade do Responsável de Frota e está descrita nessa Instrução de Trabalho.

2.3.5 CONTAS A PAGAR – LANÇAMENTO DE DESPESAS

O Responsável Financeiro recebe diversas cobranças que são as despesas da empresa.

Separa por tipo cobrança (OSs, impostos, financiamentos, etc) lança todas no

Sistema, acionando Financeiro>Contas a Pagar>Lançamento de Despesas>Incluir

novo registro ou Incluir Despesa à vista. Este procedimento faz a geração das despesas no Sistema e proporciona a gestão de pagamentos e relatórios para analises.

São alimentadas despesas fixas tais como água, energia, salários e OSs (que são as

despesas inerentes aos carros).

Financeiro Contas a Pagar Lançamento de Despesas Incluir novo registro

Preenche todos os campos, de todas as abas Dados Gerais, Serviços, Financeiro,

Contratos e Incluir

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Com a informação da listagem dos lançamentos feitos o Responsável Financeiro pode

pedir para o Sistema gerar fatura ou boleto de cobrança de uma despesa lançada.

Financeiro>Contas a Receber> Lançamento de Despesas>Pesquisar, seleciona o icone

Histórico e Gerar BOL/FAT

Histórico

Gerar BOL/FAT

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Preenche os dados necessários para gerar fatura (3 abas)

2.3.6 CONTAS A PAGAR – PAGAMENTOS DE CONTAS

O Responsável Financeiro entra diariamente no Sistema e faz pagamentos de vencíveis

do dia. Usa filtro de data e seleciona o item a ser pago. Entra em Financeiro>Contas a Pagar>Pagamento de Contas>Pesquisar.

Financeiro Contas a Pagar Pagamento de Contas Pesquisar

Pode dar baixa num item listado.

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Pode fazer o pagamento diretamente pelo Sistema, selecionando o banco e digitando o

código de barras no campo Linha Digitável. Confirma o pagamento e imprime o comprovante para arquivo.

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2.4 MOVIMENTO DIÁRIO

O Responsável Financeiro recebe diariamente da Operação o relatório Resumo Diário

de Vendas referente aos contratos fechados, com todos os contratos encerrados. Entra

em Relatórios>GerenciaisI>Resumo Diário de Vendas>Pesquisar. Verifica se os valores de fechamentos das máquinas de cartões de crédito estão conforme o relatório, bem

como, o total de contratos a faturar ou recebidos em dinheiro estão corretos.

Caso ocorra divergência entre a soma do movimento diário e o total apresentado,

localiza o erro e corrige.

Cada contrato encerrado acompanha Contrato (Sistema), Check List (Sistema) de

entrega e devolução e os dados referentes à forma de pagamento.

Relatórios>Gerenciais I.

O Responsável Financeiro arquiva os contratos por ordem crescente de numeração

com todos os comprovantes (cartão, check list, etc) em caixas “box” (sugestão de separar por lotes de 100 em 100).

Os relatórios Movimento Diário são arquivados separadamente e por data de

fechamento.

Relatórios GerenciaisI Resumo Diário de Vendas Pesquisar

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Quando faturado para empresa, verifica contrato (abertura e fechamento), check list e

a autorização de faturamento da empresa.

Quando faturado para agencia de turismo verifica contrato (abertura e fechamento),

check list e o voucher.

Quando faturado com Cartão de Credito verifica contrato (abertura e fechamento),

check list e o comprovante do Cartão de Credito.

Quando faturado a seguradora, verifica contrato (abertura e fechamento), check list e a Solicitação de Carro Reserva.

Quando recebido em dinheiro ou cheque, verifica contrato (abertura e fechamento),

check list e o dinheiro ou cheque.

Anexar aos documentos recibos de eventuais reembolsos. Exemplo: pedágios.

2.5 CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

Periodicamente o Responsável Financeiro imprime os extratos juntos as

administradoras de cartões de credito, extrato de faturas recebidas e das contas bancarias da empresa.

Os extratos das contas via sistema são extraídos acessando: Financeiro>Contas

Bancárias>Extrato. Seleciona conta, período e Pesquisar.

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Financeiro Contas Bancárias Extrato. Seleciona conta, período e Pesquisar.

O sistema apresenta os dados bancários das contas selecionadas no período

Confere os extratos das contas bancárias com os extraídos do sistema e verifica se os saldos estão iguais. Se encontrar divergência, localiza o valor que falta ou lançado

errado e providencia a correção.

NOTA: Uma boa forma de se controlar contas bancárias é manter as verificações anteriores em sequência (extratos bancários), isto é, arquivando e conferindo a partir

de uma data já consolidada.

2.6 CONTROLES DE REEMBOLSOS

Após a conciliação bancária Responsável Financeiro arquiva os contratos por ordem

crescente de numeração com todos os comprovantes (cartão, check list, etc) em

caixas “box” (sugestão de separar por lotes de 100 em 100).

Os relatórios Movimento Diário são arquivados separadamente e por data de

fechamento.

2.7 ARQUIVAMENTOS DE CONTRATOS, MOVIMENTOS DIÁRIOS – ARQUIVO

MORTO.

Após a conciliação bancária Responsável Financeiro arquiva os contratos por ordem

crescente de numeração com todos os comprovantes (cartão, check list, etc) em caixas “box” (sugestão de separar por lotes de 100 em 100).

Os relatórios Movimento Diário são arquivados separadamente e por data de

fechamento.

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2.8 LIBERAÇÃO E BLOQUEIO DE CLIENTES NO SISTEMA

2.8.1 BLOQUEIO DE CLIENTES PF

Todos os Clientes PF cadastrados no Sistema entram automaticamente LIBERADOS e

em caso de necessidade, qualquer um, pode ser bloqueado impedindo que seja aberto novo contrato ou que qualquer atendente ou em outra filial o faça. O Responsável

Financeiro entra em Financeiro>Liberação/Bloqueio de Cliente>PF Cadastral>Pesquisar

pelo CPF, selecionar e Alterar.

Para reverter utiliza o mesmo caminho e aciona Cancelar o bloqueio.

Financeiro Liberação/Bloqueio de Cliente PF Cadastral CNPJ Pesquisar

2.8.2 LIBERAÇÃO DE CADASTRO PJ

Diferentemente das PFs, todos os Clientes PJ cadastrados no Sistema entram

automaticamente bloqueados e necessitam desbloqueio.

Normalmente a responsabilidade do cadastramento de um Cliente PJ recai no

Responsável Comercial mas pode também ser feito pelo Responsável Financeiro da

Loja. Deve ser cadastrado e feito o Upload dos requisitos necessários (documentos),

como determina a IT03 Comercial e pedido a Liberação para a Sede/Responsável Administrativo Financeiro.

A Sede faz uma verificação fiscalizadora dos requisitos mínimos e faz a liberação de

cadastro e financeiro a nível nacional.

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2.9 DETALHAMENTO DE DOCUMENTOS QUE ACOMPANHAM O MOVIMENTO

DIÁRIO

Quando faturado para empresa, verifica contrato (abertura e fechamento), check list e

a autorização de faturamento da empresa.

Quando faturado para agencia de turismo verifica contrato (abertura e fechamento),

check list e o voucher.

Quando faturado com Cartão de Credito verifica contrato (abertura e fechamento),

check list e o comprovante do Cartão de Credito.

Quando faturado a seguradora, verifica contrato (abertura e fechamento), check list e

a Solicitação de Carro Reserva.

Quando recebido em dinheiro ou cheque, verifica contrato (abertura e fechamento), check list e o dinheiro ou cheque.

Anexar aos documentos recibos de eventuais reembolsos. Exemplo: pedágios.

2.10 CONTROLES

2.10.1 CONTROLES DE REEMBOLSOS

Diariamente o Responsável Financeiro, analisa os contratos encerrados no dia anterior extrai as O.S. e confere se estão de acordo com itens reembolsáveis e lançadas como

despesa de contrato, agrupa as mesmas por fornecedor e realiza a geração da despesa

conforme item 2.3.

Exemplo: valores de pedágios, lavagens, abastecimentos, etc.

2.10.2 CONTROLES DE MULTAS

É sabido que as multas são uma difícil atribuição que as locadoras tem de cuidar.

Devem ser tratadas com rapidez e objetividade não provocando riscos de desgastes financeiros ou administrativos.

Demoras em identificar o condutor ou cobrança geram re-multa ou indisposição com o

Cliente

O Sistema é ótima ferramenta para essa gestão, permitindo verificações rápidas sobre

cadastramento, identificação do condutor, cobrança, agendado o pagamento. Pode ser

pesquisado de inúmeras formas.

Acessa Operacional/Frota>Multas informa os itens e Pesquisar ou Incluir novo Registro

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Operacional/frota Multas Pesquisar

O Sistema abre tela com várias abas para preenchimento. Infração, Responsabilidade,

Documentos, Observações, Pendências, Lançamento de despesas, Lançamento

Contrato, Encerramento e sempre acionando Incluir.

Aba Infração cadastra dados técnicos ds multas utilizando os códigos nelas existentes.

No caso de multa originaria de contrato a aba Responsabilidade automaticamente

vincula o contrato com a multa, bastando informar que a responsabilidade é do cliente.

Existe campo para que se possa registrar um motorista além dos cadastrados no contrato. Útil em casos de contratos PJ sem condutor ou caso o cliente queira

identificar outro condutor.

Aba Documentos permite fazer upload de arquivos com documentos.

Aba Observações utilizada para realizar quantos registros/observações se necessário.

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Aba Pendências para se fazer acompanhamento do processo, desde a identificação até

o encerramento, colocando data máxima de finalização de cada atividade. Este procedimento faz gerar pendência na tela inicial do Sistema sempre que ultrapassado

o prazo de finalização.

Aba Lcto Despesa cadastra automaticamente no contas a pagar.

Aba Lcto Contrato vincula a multa ao contrato de locação, aparecendo no espelho do

contrato e contas a receber.

O Responsável Financeiro faz a cobrança dos valores de multas como descrito em

Contas a Receber

3.0 REGISTROS

IDENTIFICAÇÃO CODIGO RECUPERAÇÃO Contrato Sistema Número do Contrato

Check List Sistema Número do Contrato

4.0 RESPONSABILIDADE

Está descrita passo-a-passo nesta instrução de trabalho.

5.0 NATUREZA DAS MODIFICAÇÕES

Rev. 00 - Emissão inicial do documento.

Rev. 01 – Revisão Geral em Dezembro 2011