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Intrafor Server – Gerir Cronograma Instruções de Utilização

Gerir Cronograma – Acesso para os Resp. Pedagógicos / Mediadores

O acesso à gestão do curso (cronogramas e outras permissões especiais) para os Responsáveis Pedagógicos / Mediadores é feito através da opção FORMADORES -> Informação ao Formador (No fundo da página)

Para aceder à gestão do curso clicar no botão “Gerir Curso”

Nota: Este acesso e respetivas permissões é concedido pelo Técnico de Formação responsável pelo curso na Ficha do Curso. Se o curso não aparecer na Informação ao Formador do R.P./Med., o Técnico deve verificar a ficha do curso.

Para dar permissões é necessário definir o Resp./Med. e selecionar as permissões a atribuir: Acesso Proc.H.: Permite que o Resp./Med. possa confirmar os sumário no cronograma e efetuar o processamento de horas mensal

Cron. Trocas: Permite que o Resp./Med. possa efetuar trocas diretas entre formadores no cronograma Cron. Gerir: Permite que o Resp./Med. possa fazer toda a gestão do cronograma no Intrafor.

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Gerir Cronograma – Acesso através de Gerir Curso O acesso à gestão do cronograma do curso para os Técnicos de Formação pode ser feito em: CURSOS -> Gerir Curso (No caso dos Resp./Med. o acesso ao gerir curso está explicado acima)

Página Gerir Curso

Cronograma do curso – Opções:

Gerir Cronograma Gerir Cronograma Curso (Criar/Alterar/Confirmar Horas Efetuadas) Visualizar Cronograma Visualização interativa do cronograma (Informação Básica) Imprimir Cronograma (Completo/ por Datas)

Criar PDF de impressão do cronograma do curso (Informação Detalhada).

Gerir Cronograma - Abrir

A opção Gerir Cronograma abre uma janela adicional para a gestão do cronograma do curso. Qualquer alteração aos módulos do curso (Gerir Módulos) implica reabrir a janela ou efetuar “Atualizar Página”.

Nota: Nesta versão do Intrafor Server, em especial no módulo de Cronogramas recorremos às mais recentes tecnologias para permitir uma mais facil e interativa utilização para o utilizador. Algumas destas tecnologias não são suportudas pelo Internet Explorer, pelo que recomendamos a utilização de outro browser: Chrome ou Firefox.

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Gerir Cronograma – Funcionalidades

A janela de Gestão do Cronograma é composta por diversas áreas funcionais

Cabeçalho Informação sobre o curso / Datas em cronograma

Módulos Lista de todos os módulos definidos pelo Técnico de Formação para o curso (em Gerir Curso -> Módulos)

Calendário Calendário com as horas em cronograma. Após Gerar Cronograma aparecem as horas com a informação “Livre” para serem ocupadas pelas respetivas marcações dos módulos.

Ações Conjunto opções para Criar/Alterar/Eliminar o cronograma.

Legenda Legenda informativa sobre o que representa cada cor na marcação do cronograma

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Criação Inicial de um Cronograma – Passos Básicos

1º Gerar Cronograma (Ações) Utilizar este botão para dar inicio a criação do cronograma ou se pretender gerar mais horas/dias ao final do cronograma

2º

Gerar Cronograma – Selecionar opções: Data inicio - Data a partir da qual se quer gerar o cronograma (Para cursos antigos que estejam a decorrer podemos apenas gerar o cronograma parcial a partir de uma determinada data para a frente) Tipo Horário – Confirmar se o horário selecionado é o real. Não gerar o cronograma com o horário errado. Avançar Feriados – Selecionado: Ao gerar o cronograma o sistema avança automaticamente os Feriados Nacionais. Avançar Tolerâncias – Selecionado: Ao gerar o cronograma o sistema avança automaticamente as tolerâncias/paragens definidas pela administração do centro. Feriado Municipal / Outras Tolerâncias - Deve ser inserida aqui a(s) data(s) do feriado municipal e outras paragens específicas definidas para o curso, o sistema avançará automaticamente essas datas. Exemplo: 2014-06-01, 2014-06-24, 2014-07-16:2014-07-31 -> Avança os dias 1 de junho, 24 de junho e todos os dias de 16 de julho a 31 de julho de 2014 Dias da Semana - Selecionar os dias da semana em que ira decorrer a Formação. O sistema ira gerar horas apenas nos dias selecionados. Total horas a criar - Digitar o total de horas a criar em cronograma. É sempre possível voltar a gerar cronograma para adicionar horas/dias no final do cronograma/curso. Gerar -> Se tudo estiver bem definido o sistema irá gerar as horas respeitando as opções tomadas. Serão geradas as horas no Calendário e estarão marcadas como “Livre”, prontas a receber os módulos. Se estamos a planear um curso completo, por exemplo de 1500 horas, se definirmos corretamente todas as opções acima, a data final do cronograma será aquela que o sistema calcula. Notas Importantes: Tipo Horário – Devido à gestão de ocupações automática de formadores não é possível a alteração automática das horas referentes a um curso. Caso tenha gerado o cronograma com o horário errado é necessário anular e lançar de novo todo o cronograma. O Horário é definido pelo Técnico na Ficha do Curso. Horários Irregulares – Caso esteja a criar um horário irregular, como por exemplo uma modular às segundas de manha, terças de tarde na primeira semana e na seguinte já muda para segundas, terças e quartas de tarde, tem duas hipóteses: ou cria um horário com excesso de horas de forma depois a apenas ocupar as que interessam, ou então não utiliza o “Gerar Cronograma” e adiciona as horas uma a uma ao cronograma através da opção “Adicionar Hora”.

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3º

Verificar/Ajustar o cronograma gerado Efetuar uma verificação rápida pelo cronograma gerado. Caso esteja errado anule o cronograma através da opção “Eliminar Cronograma”. Pode também efetuar ajustes ao cronograma como por exemplo limpar dias que não vai haver formação, remover/adicionar horas em dias específicos. Para poder marcar uma hora de um determinado módulo em cronograma a mesma tem de se encontrar criada.

4º

Marcar Horas dos Módulos em Cronograma Existem duas formas de efetuar a marcação das horas em cronograma:

1- Marcação Manual 2- Assistente de Marcação

1 – Marcação Manual Através da marcação manual efetua-se a marcação hora a hora dos módulos em cronograma.

A – Selecionar módulo Selecionar o modulo que pretende marcar em cronograma. Cada Módulo registado no sistema tem o respetivo botão com a Abreviatura do módulo e informação sobre o nome, formador, ano respetivo, horas já marcadas e total de horas. Dados do botão: Abreviatura [ Horas registadas / Horas Total ] Ao selecionar o módulo vai surgir uma janela de informação adicional com informação da ativação do mesmo. Através da janela adicional podemos:

- Visualizar o cronograma do formador - Editar a Abreviatura do Módulo (Max. 7 Carateres) - Limpar todas as horas do módulo selecionado

B – Marcar Horas Manual – Clicar hora a hora no cronograma conforme se pretende marcar o respetivo módulo.

REPETIR OS PASSOS A e B CONFORME

PLANEAMENTO DO CRONOGRAMA/MÓDULOS

2 – Assistente de Marcação

Se existir algum padrão para os módulos de um determinado formador por exemplo, é possível utilizar o “Assistente de marcação” para automaticamente efetuar a marcação das respetivas horas. Através do assistente o sistema marca automaticamente as horas desses módulos de forma sequencial no período escolhido, avançando qualquer hora dessa seleção que o formador já se encontre ocupado para evitar sobreposição de horário. Exemplo: O formador forXXXX vai dar CLC_LEI_1 e depois CLC_LEC_1 às terças de manhã e Quintas à tarde.

1 – Marcação manual

2 – Assistente de Marcação

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Informação Adicional: Os botões dos módulos vão sendo atualizados com informação das horas registadas e com uma cor referente ao estado das registadas em relação às previstas. Utilizar a opção Limpar Hora para limpar o registo de um módulo numa determinada hora, a mesma passa de novo para o estado “livre”. Se um formador estiver ocupado numa determinada hora, o sistema impede a sobreposição da mesma, e apresenta essa hora com o texto a vermelho. Ao sobrepor com o rato vemos informação adicional da ocupação. Não é possível agendar módulos a um formador com sobreposições de horário. Se pretenderem realmente agendar essa hora, primeiro tem de se resolver a hora sobreposta no outro curso (desmarcar / trocar / ...) Se pretender efetuar registo de sala ao mesmo tempo que efetua registo de hora, selecionar uma sala na opção “Selecionar Sala a Atribuir”, o sistema por defeito marca quer o módulo, quer a sala. Pode sempre marcar a sala posteriormente utilizando as opções “atribuir sala” (junto aos módulos) ou a ação “Atribuir sala base”. As horas de PRAUFCD são um módulo especial que tem de ser marcado em cima de uma hora de PRA. Nestes casos marque primeiro as horas de PRA e posteriormente as de PRAUFCD

Numero de horas do módulo (A menos / OK / A mais)

Opção para limpar hora do módulo

Exemplo de horas ocupadas pelo formador e informação adicional sobre o curso, modulo e local.

Opções para Gestão/Atribuição de salas por hora

Opção para atribuir sala base para todo o cursos/por módulo.

Módulo PRAUFCD apenas pode ser marcado em Horas de PRA!

Nota: Todos as alterações efetuadas são gravadas automaticamente, não sendo necessário nenhuma opção para gravar. No final recomenda-se que se gere o PDF do cronograma na opção “Imprimir Cronograma Completo” (página Gerir Curso).

Ações - Botões e Funcionalidades

É através dos botões Ações que criamos / personalizamos o cronograma de forma a receber a calendarização dos módulos. O conhecimento destas funcionalidades facilita a criação/ajustes a cronogramas.

Gera cronograma inicial e permite adicionar horas ao final do cronograma se necessário.

Elimina todo o cronograma, ou permite que sejam eliminadas todas as horas entre determinadas datas.

Atualizar / fazer “refresh” à página. Útil se por algum motivo a ligação à Net deixar de carregar dados na página. (faz o mesmo que o “Refresh” do browser)

Ajustes de Horas no cronograma: Podemos alterar/adicionar/eliminar horas ao cronograma, duplicar horas para marcaçãoo de cominitoragem (Exemplo PAF) e adicionar dias completos ao cronograma.

Atribuir automaticamente sala base para todas as horas do curso ou por módulo. Se numa determinada hora atribuirmos uma sala base já ocupada, o sistema avança essa hora e não marca sala para a mesma evitando sobreposição de salas.

Esta opção regista as trocas diretas efetuadas entre formadores (pedidos de troca). Os pedidos registados desta forma ficam com registo de troca e motivo.

Estas opções servem para registar a confirmação dos sumários efetuados / marcação de faltas aos formadores. O processamento de horas mensal é feito com base nas horas confirmadas. (No caso da utilização do módulo de “Sumário Electrónico” esta conformação é automática)

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Módulo Cronograma – Funcionalidades adicionais

Através da Gestão dos Cronogramas dos Cursos, estamos de forma integrada e automatizada a gerir os Cronogramas dos Formadores e das Salas. Através do módulo cronogramas temos acesso a todas as funcionalidades referentes aos cronogramas.

Acesso ao Módulo “Cronogramas”

Opções do Menu: Gerir cronograma – Curso: Gestão do Cronograma dos Cursos (Acesso alternativo ao Gerir Curso -> Cronogramas) Visualizar Cronograma – Sala: Visualizar / Imprimir PDF dos cronogramas das salas Visualizar Cronograma – Formador: Visualizar / Imprimir PDF dos cronogramas de Formadores Formador – Marcar Ocupação: Marcação de ocupações externa (disponibilidades) dos formadores. Esta funcionalidade permite integrar a gestão de disponibilidades dos formadores registando as ocupações fora do centro. Ocupação de salas – Dia: Gerar mapa diário de ocupação das salas. Atividades Extra-Monitoragem: Registo de Atividades Extra-Monitoragem para formadores externos (concurso) Atividades Mediação/RP: Registo das atividades de Mediação/ Responsável Pedagógico (Registo das horas semanais de Med. /R.P.) Registo de Transporte: Calculo automático de deslocações e registos de valores de transporte para atividades de formação dos formadores externos (Concurso)