23 de Julho de 2020

ANÁLISE INTRA-AÇÃO DA COVID-19 A NÍVEL DE PAÍS

MANUAL DO FACILITADOR

Manual do Facilitador para a Análise Intra-ação da COVID-19 a Nível do País Página 1 de 16

Índice

Introdução................................................................................................................................2

Contexto...............................................................................................................................2

Objetivos da análise intra-ação da Covid-19 a nível nacional..............................................2

Finalidade e público..............................................................................................................2

Como utilizar este documento..............................................................................................3

Processo da análise intra-ação................................................................................................3

Preparação...............................................................................................................................5

Logística...............................................................................................................................5

Recursos disponíveis para uma análise intra-ação da Covid-19 a nível nacional...............6

Sugestões gerais para a facilitação.........................................................................................7

O que fazer durante a facilitação..........................................................................................7

O que evitar durante a facilitação.........................................................................................8

A que prestar atenção durante a análise intra-ação:.........................................................10

Análise das causas profundas............................................................................................10

Sugestões para os anotadores...........................................................................................11

Sessão de apresentação.......................................................................................................11

Sessão 1: O que correu bem? O que correu menos bem? Porquê?.....................................11

Identificar os desafios e as melhores práticas....................................................................12

Sessão 2: O que pode ser feito para melhorar a resposta à COVID-19?..............................14

Identificar as principais atividades para ultrapassar os desafios e para criar as melhores práticas...............................................................................................................................14

Sessão 3: Caminho a seguir..................................................................................................15

Instruções adicionais..............................................................................................................16

Feedback do participante...................................................................................................16

Considerações sobre distanciamento físico.......................................................................16

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Introdução

Contexto

Uma análise intra-ação (IAR) é uma análise qualitativa das ações empreendidas até à data para responder a uma emergência, visando identificar as melhores práticas, lições e lacunas numa resposta de saúde pública a nível nacional. A IAR assenta fundamentalmente na experiência pessoal e na perceção dos envolvidos na resposta, a fim de avaliar o que funcionou, o que não funcionou, as respetivas razões e a forma de a melhorar.

A facilitação de uma IAR pode ser um grande desafio. Os debates durante uma IAR podem revelar-se muito dinâmicos e enérgicos. Assim, caberá ao facilitador a função de manter o debate na direção certa, rumo aos objetivos acordados, para garantir que todas as vozes são ouvidas e que os temas-chave são analisados cabalmente por forma a identificar os fatores subjacentes.

Objetivos da análise intra-ação da Covid-19 a nível nacional

Uma IAR proporciona uma oportunidade de analisar a capacidade funcional dos sistemas de saúde pública e de resposta a emergências e de identificar as áreas práticas para reabilitação imediata ou a contínua melhoria da atual resposta ao surto de COVID-19.

O objetivo de uma IAR da COVID-19 é quádruplo:

• constituir uma oportunidade de partilha de experiências e de análise coletiva da resposta à COVID-19 em curso no país, identificando desafios e melhores práticas;

• facilitar a construção de consensos entre as várias partes interessadas e a compilação de lições por elas aprendidas durante a resposta, a fim de melhorar a que está em curso, mantendo as práticas que se revelaram bem-sucedidas e evitando erros que se repetem;

• documentar e aplicar as lições aprendidas com os esforços de resposta até à data, fomentando assim o reforço dos sistemas de saúde;

• fornecer uma base para a validação e atualização do plano estratégico nacional de preparação e resposta à COVID-19 e outros planos estratégicos, conforme adequado.

Finalidade e público

A finalidade deste manual do facilitador é explicar a metodologia da IAR.

Idealmente, a IAR é um debate conduzido pelo facilitador, envolvendo um pequeno grupo de pessoas (10 a 20), destinado à realização da análise de um número limitado de pilares

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identificados. Tende a ser mais informal e centra-se em questões operacionais específicas. O âmbito é reduzido, permitindo resultados de aprendizagem centrados.

Pode ser realizada em meio dia até um máximo de 2 dias, dependendo do contexto do país, e encontra-se definida nas notas conceptuais nacionais. Esta análise pode ser realizada presencialmente ou online, em conformidade com as recomendações em vigor no país relativas ao distanciamento físico e medidas de higiene.

Deverá ser criada uma equipa responsável pela preparação e condução da análise, com funções e responsabilidades claramente definidas. O coordenador principal da IAR é responsável pelo planeamento geral, realização e seguimento da IAR, sendo assistido por uma equipa com tarefas e responsabilidades atribuídas.

As principais funções são:

4 Coordenador principal da IAR (supervisão global)

4 Facilitador principal e facilitadores assistentes (para orientar e abordar as questões técnicas)

4 Anotador e redator de relatórios

Dependendo do âmbito da IAR, uma mesma pessoa pode ser designada para desempenhar várias funções, ou várias pessoas podem ter uma determinada função. No entanto, é importante garantir que pelo menos um elemento da equipa de facilitação tenha conhecimentos técnicos especializados em cada um dos pilares em análise.

Como utilizar este documento

Este manual do facilitador fornece orientações sobre como executar uma IAR. Destaca algumas das principais componentes que os facilitadores podem precisar de adaptar ao contexto da COVID-19 no país.

Processo da análise intra-ação

A IAR deverá ser adaptada ao evento de saúde pública em análise, nomeadamente no que respeita aos objetivos, âmbito e participantes envolvidos. As componentes-chave que precisam de ser incluídas são:

4 Observação objetiva: determinar a forma como as ações foram implementadas durante o evento no período em análise, em comparação com a forma como deveriam ter sido ou habitualmente são implementadas, segundo planos e procedimentos estabelecidos;

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4 Análise das lacunas e fatores determinantes: identificar as lacunas entre planeamento e prática. Analisar o que funcionou, o que não funcionou e as respetivas causas;

4 Identificação das áreas a melhorar: identificar ações para reforçar ou melhorar o desempenho e a forma de seguimento.

Segue-se um exemplo da metodologia que deverá ser adaptada com base nas notas conceptuais dos países. Conforme já referido, a IAR deverá realizar-se num período aproximado de meio dia a 2 dias, no máximo.

Introdução: A IAR inicia-se com uma visão geral da resposta do país, a fim de estabelecer uma base de referência para a análise, o que inclui: uma apresentação da atual estratégia e plano de resposta à COVID-19 do país; uma análise de documentos, tais como as políticas nacionais, os planos de resposta, orientações e relatórios de atividades da COVID-19, a fim de comparar as capacidades que existiam antes da resposta com as capacidades desenvolvidas para e durante a resposta à COVID-19; e um cronograma da resposta dada até à data. Por outro lado, as entrevistas com as principais partes interessadas podem ajudar a definir uma base de referência para a análise.

Sessão 1. O que correu bem? O que correu menos bem? Porquê? Com base na panorâmica da análise em curso, o debate iniciar-se-á com a identificação e análise do que funcionou, do que não funcionou e respetivas causas. Os participantes analisarão em conjunto as ações empreendidas durante a resposta à COVID-19 até à data, a fim de identificar as melhores práticas e os desafios encontrados, o seu impacto na resposta e porque ocorreram (fatores favoráveis/limitadores).O foco não estará na identificação dos responsáveis pelo que aconteceu, mas mais no que aconteceu e porquê.

Sessão 2. O que pode ser feito para melhorar a resposta à COVID-19? Os participantes identificarão e criarão atividades para abordar as causas dos problemas identificados na atual resposta à COVID-19, bem como atividades para institucionalizar as melhores práticas. Os participantes não recomendarão apenas atividades, mas também o cronograma para a implementação, atribuirão responsabilidades aos principais pontos focais, identificarão as eventuais necessidades de apoio e determinarão os indicadores para a monitorização dos progressos. Aos participantes competirá também garantir que as atividades são alinhadas, realistas e realizáveis.

Sessão 3. Caminho a seguir. Durante esta sessão, será elaborado um plano de implementação das atividades. Entre estas, os participantes identificarão o que poderá ser abordado de imediato para melhorar a resposta em curso e o que pode ser feito a médio ou a longo prazo para melhorar a resposta às vagas seguintes do surto da COVID-19. Os participantes devem ponderar seriamente a criação de uma equipa de seguimento e preparar um processo para documentar os progressos da implementação das atividades-chave identificadas. Esta sessão será também o momento adequado para chegar a acordo quanto à melhor forma de garantir o envolvimento dos gestores superiores ao longo do processo, para obter o seu apoio à implementação das recomendações.

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Preparação

Logística

Consoante o contexto e os possíveis constrangimentos da COVID-19, a IAR pode realizar-se presencialmente ou online, com as considerações de logística que se seguem para cada uma das modalidades:

Análise realizada presencialmente

A logística necessária no local do seminário pode incluir:

4 Sala de reuniões grande, que possa acomodar o número de participantes do grupo:

- Computador de mesa ou portátil

- Projetor e ecrã

- Quadros de papel e marcadores

- Serviços de tradução (se necessário)

- Lista de presenças

- Pausas para almoço e café

Dada a atual situação da COVID-19, é crucial garantir que o distanciamento físico e as medidas de higiene básicas praticadas no país são respeitadas durante a IAR. Incentivamos o recurso ao formato online para a IAR, sobretudo se a transmissão comunitária permanecer elevada no país.

Análise realizada online

4 O facilitador principal será responsável por garantir que cada participante recebe informação relacionada com a plataforma online para realizar a IAR (nome da plataforma e códigos de acesso para o evento online), com o aviso prévio adequado antes da IAR.

4 Cada participante precisa de:

- equipamento informático adequado: um ecrã grande (evitar a ligação através do smartphone) e uma rede de Internet fiável que garanta a qualidade do áudio e a possibilidade de ver o ecrã partilhado pelo facilitador;

- se necessário, criar uma conta na plataforma designada e executar testes de vídeo e de áudio antes da IAR.

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Recursos disponíveis para uma análise intra-ação da Covid-19 a nível nacional

Para apoiar o planeamento e a realização da IAR da COVID-19 a nível de país, está disponível um conjunto de ferramentas suplementares para consideração pelos organizadores da IAR (Tabela 1).

Tabela 1. Ferramentas suplementares disponíveis para ajudar no planeamento e realização de uma análise intra-ação da Covid-19 a nível nacional

NÚMERO DA FERRAMENT

AFERRAMENTA

SUPLEMENTAR DESCRIÇÃO

1 Modelo de nota conceptual

Destaca os elementos-chave (i.e., o âmbito, objetivos e data da análise, os principais participantes, metodologias, orçamento proposto, membros da equipa da IAR e respetivas funções) necessários à preparação de uma IAR.

2 Manual do facilitador

O manual contém indicações e recomendações para os facilitadores sobre a forma de organizar e realizar uma IAR. Salienta algumas das principais componentes que poderão ter de ser adaptadas ao contexto nacional da COVID-19.

3 Modelo de ordem do dia genérico

Este modelo de ordem do dia pode ser adaptado consoante o formato da IAR (ex.: online ou presencial) e o número de áreas técnicas ou pilares a serem analisados.

4 Apresentação genérica

Esta apresentação genérica pode ser adaptada ao contexto específico do país para facilitar o processo de uma IAR da COVID-19 a nível de país.

5Base de dados de perguntas desafiantes genéricas para a IAR da COVID-19

Este ficheiro contém mais de 300 perguntas desafiantes à escolha dos facilitadores, que visam estimular a reflexão e o debate dentro do grupo e que podem ser adaptadas de acordo com as necessidades da análise

6 Modelo para as anotações

Este modelo pode ajudar os anotadores a registar os debates durante cada etapa da IAR e as notas podem mais tarde contribuir para a redação do relatório.

7 Modelo de relatório final Este modelo pode ser utilizado pelo redator do relatório para resumir de forma estruturada as análises e recomendações

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decorrentes da análise.

8Formulário para o feedback dos participantes

Este formulário pode ser utilizado no final da IAR para recolher o feedback dos participantes sobre a forma como a sessão foi organizada e a sua utilidade.

9Quadro síntese dos formulários de feedback dos participantes

Este ficheiro em Excel pode ser utilizado para analisar o feedback dos participantes.

10 Modelo para as histórias de sucesso

Este modelo pode ser utilizado pelos países para documentar o que funcionou durante a sua resposta à COVID-19. Estas histórias de sucesso deverão ser amplamente partilhadas com outros países, a OMS e parceiros, de forma a permitir a aprendizagem entre pares sobre as melhores práticas ou as novas capacidades implementadas no país.

IAR: análise intra-ação

As ferramentas acima mencionadas podem ser descarregadas nesta página na Internet: https://www.who.int/ihr/procedures/after-action-review/en/

Sugestões gerais para a facilitação

O que fazer durante a facilitação

4 Manter uma perspetiva imparcial e utilizar perguntas abertas para orientar o debate (consultar a “Base de Dados de Perguntas Desafiantes Genéricas da IAR da COVID-19” a nível de país, no pacote da IAR).

4 Manter a estrutura e a atenção focada no debate, mediando algum eventual conflito entre participantes.

4 Associar-se aos participantes para definir normas no início do processo, por exemplo:

o é possível discordar e manter perceções diferentes das questões, o centrar-se na aprendizagem – “chegar à solução” vs. “ser a solução”. A IAR

não é uma avaliação do desempenho, mas uma oportunidade para aprender a partir dos desafios e melhores práticas;

o promover abertura e curiosidade – “O que podemos fazer para nos ajudarmos mutuamente a permanecer recetivos e verdadeiros nesta experiência?”

o centrar-se nas questões e em fazer progressos, evitando personalizar e atribuir culpas.

4 Centrar-se nas questões relacionadas com o objetivo e âmbito da IAR, mas permitir alguma flexibilidade nos debates. Muitas vezes, sobretudo através da utilização de abordagens como a análise das causas profundas, podem surgir outras questões

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mais sérias. É importante deixar que estas questões sejam plenamente exploradas, sem perder de vista o resultado pretendido.

4 Orientar os participantes no sentido da identificação medidas corretivas e soluções, facilitando simultaneamente o processo de procura de acordo sobre os temas-chave.

4 Estabelecer regras básicas e recordá-las aos participantes, quando necessário, para mitigar qualquer comportamento prejudicial durante a IAR.

4 Recomendar aos participantes que sejam específicos no desenvolvimento das recomendações e ações.

4 Incentivar a participação ativa de todos os envolvidos, nomeadamente aqueles que possam não se sentir à vontade para expressar os seus pontos de vista.

4 Gerir bem o tempo começando a horas, terminando a horas e evitando alterações substanciais à ordem do dia.

CONSIDERAÇÕES ESPECÍFICAS PARA A ANÁLISE REALIZADA ONLINE

A liderança da IAR assegurará que:

4 Todos os participantes estão ligados e conseguem visualizar o ecrã partilhado antes do início da análise (o ideal será ter um assistente de TI que possa orientar os participantes no caso de problemas técnicos).

4 São fornecidas instruções claras sobre a forma como os participantes irão interagir, por exemplo, “o facilitador principal conduzirá o debate e dará a palavra aos participantes, um a um” e “os participantes deverão utilizar o botão “mute” para evitar interferências no sinal”.

4 No decurso do debate, o anotador partilhará o seu ecrã, utilizando o modelo para anotações.

O que evitar durante a facilitação

4 Examinar, criticar ou avaliar o desempenho. A IAR não é uma avaliação do desempenho de uma pessoa ou equipa, devendo esta perspetiva ser evitada a todo o custo. Também não se trata de uma avaliação externa do desempenho de um país. Salvo indicação em contrário, a ênfase da IAR deverá sempre recair na aprendizagem e na melhoria.

4 Centrar-se nos pontos negativos. Uma IAR está tão centrada no registo e análise do que funcionou bem, como no que não funcionou bem. As melhores práticas identificadas deverão ser analisadas, a fim de se perceber como poderão ser institucionalizadas, ou mais amplamente aplicadas, para terem um maior impacto.

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4 Palestras. Ainda que a IAR seja sobre aprendizagem, deverá evitar-se dar lições aos participantes. As lições deverão ser retiradas da experiência e consenso dos participantes, não dos facilitadores.

4 Deixar que a sua opinião ou experiência influencie ou perturbe a conversa do grupo.

CONSIDERAÇÕES ESPECÍFICAS PARA A ANÁLISE ONLINE

A liderança da IAR assegurará que:

4 as questões relativas às TI não interferirão no debate (o ideal será ter um assistente de TI que possa orientar os participantes em caso de problemas técnicos).

4 Os participantes só falam quando convidados pelo facilitador principal.

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A que prestar atenção durante a análise intra-ação

4 Diferenças de opinião ou perceção entre os participantes relativamente às estruturas, procedimentos operacionais padrão e mecanismos de comunicação: estas diferenças podem conduzir a questões, tais como a identificação de inconsistências entre processos de coordenação e uma consciencialização deficitária entre os peritos técnicos.

4 Falta de coerência na coordenação e partilha de informação entre (a) setores individuais, (b) níveis ou entidades dentro do setor da saúde, (c) sociedade civil/comunidade e (d) parceiros (ONU e ONG) durante todas as etapas da resposta a emergências (deteção-avaliação-resposta-recuperação).

4 Quadros e estruturas legais e organizacionais existentes a nível nacional e subnacional com responsabilidades específicas na resposta a emergências. A legislação secundária, tais como regulamentos e normas, também deverá ser observada.

4 A possibilidade de expandir as capacidades para intervenção das operações regulares para as operações de emergência, em termos de ativação e processo para aumentar a capacidade de resposta.

4 Acessibilidade dos recursos para garantir não apenas a disponibilidade, mas também o acesso aos recursos necessários às atividades de resposta.

4 A informação atempada (e envolvimento, se necessário) do Ponto Focal Nacional do RSI (PFN do RSI) é crucial no caso de o evento ter potenciais consequências transfronteiriças ou satisfazer qualquer dos critérios previstos no RSI (2005), Anexo 2;

4 Ligações a sistemas de informação mundiais ou regionais existentes.

4 Disponibilidade de planos de resposta a emergências e sistemas de alerta multirriscos, incluindo a coordenação entre vários sectores.

Análise das causas profundas

A análise das causas profundas (RCA) é um método utilizado para identificar os fatores causais que conduziram ao êxito ou ao fracasso relativamente a determinada questão ou problema identificado. A causa profunda é um fator que conduz a um resultado específico (bom ou mau). A eliminação deste fator fará evitar a ocorrência do resultado. O objetivo é abordar a causa profunda, se necessário, de forma a evitar um resultado negativo ou identificar as causas profundas para as melhores práticas. Estas poderão, assim, ser aplicadas sistematicamente ou em diferentes contextos ou áreas. O objetivo da RCA é

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centrar as intervenções naquelas que têm um impacto a longo prazo, ao invés de depender de soluções rápidas.

Na prática, a RCA é simplesmente a aplicação de uma série de técnicas bem conhecidas de senso comum que podem produzir uma abordagem sistemática para a identificação, compreensão e resolução das causas subjacentes, o que se resume nestes passos:

4 Definir e compreender o problema

4 Identificar a causa profunda

4 Definir a eventual medida corretiva

4 Confirmar a solução

A RCA deverá ser utilizada quando for identificado um problema que exija claramente um exame mais profundo ou para o qual o “porquê?” ainda não tenha obtido resposta.

Sugestões para os anotadores

4 O papel do anotador é importante durante a IAR. Foi fornecido o respetivo modelo para auxiliar neste processo, o qual pode ser encontrado no pacote da IAR e ajustado às necessidades.

4 O anotador deverá registar o debate no quadro de papel, no caso da IAR presencial, ou fazê-lo no modelo disponibilizado, partilhando virtualmente o seu ecrã com todos os participantes, se se tratar de uma IAR online. Sempre que possível, o anotador deverá também manter um registo de qualquer outra informação adicional que seja debatida mas não escrita.

Sessão de apresentação

A IAR começa com uma panorâmica da resposta do país, com vista à definição de uma base de referência para a análise, incluindo a apresentação da atual estratégia e plano de resposta do país à COVID-19, as capacidades existentes antes da resposta, as capacidades desenvolvidas para e durante a resposta à COVID-19 e o cronograma da resposta até à data.

Sessão 1: O que correu bem? O que correu menos bem? Porquê?

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Objetivo da sessão: com base na panorâmica da resposta em curso, o debate iniciar-se-á com a identificação e análise do que funcionou, do que não funcionou tão bem e das respetivas razões. Os participantes analisarão coletivamente as ações empreendidas durante a resposta à COVID-19 até à data, com vista à identificação das melhores práticas e desafios encontrados, o seu impacto na resposta e porque ocorreram (fatores favoráveis/limitadores). O foco não estará na identificação dos responsáveis pelo que aconteceu, mas mais no que aconteceu e porquê.

Identificar os desafios e as melhores práticas

Material necessário:

4 Quadro de papel ou cópia digital do modelo a ser exibido e partilhado com os participantes (para a IAR online)

Processo de facilitação:

Trabalhar com o grupo para o ajudar a identificar as melhores práticas e desafios a partir da resposta.

Para todas as melhores práticas e desafios, os fatores favoráveis/limitadores devem descrever as condições e razões que conduziram às melhores práticas e desafios encontrados durante a resposta. O exemplo que se segue fornece informação adicional.

Utilização de perguntas desafiantes: durante as indicações aos facilitadores, deveria ter sido partilhada, com cada um deles, uma cópia impressa/digital destas perguntas. Durante a fase de planeamento da IAR, os facilitadores deverão preparar e escolher perguntas relevantes para estimular as reflexões e debates no seio do grupo e de acordo com os pilares selecionados para análise. Durante a análise, é importante não mostrar aos participantes a lista de perguntas escolhidas e evitar utilizá-las como sessão de perguntas e respostas. Em vez disso, os facilitadores deverão consultá-las, utilizando-as quando for necessário estimular as reflexões e debates no grupo. As perguntas desafiantes ajudam a assegurar que são contemplados os temas mais importantes da função em análise. Por último, os participantes não precisam de trabalhar ou responder a cada uma das perguntas desafiantes. Elas deverão servir de referência para manter o grupo no caminho certo e garantir que todos os aspetos da função estão a ser considerados.

Análise das causas profundas (RCA): durante esta sessão, os facilitadores deverão aplicar os princípios da RCA para analisar progressivamente as razões para algo ter ou não ter acontecido. Isto inclui perguntar repetidamente “porquê?” (até 5 vezes), para explorar as razões mais profundas daquilo que aconteceu ou não e para chegar à principal causa da questão.

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Conclusões desta sessão:

Através dos debates, os participantes deverão anotar os principais desafios e melhores práticas, impactos e fatores (como se mostra abaixo) como um consenso de grupo. O anotador poderá documentá-los num quadro de papel ou ecrã online.

Desafios Impactos Fatores limitadores (razões)

Ausência de atividades de comunicação coordenadas entre o Ministério da Saúde e os parceiros

Incapacidade para influenciar os comportamentos para reduzir os riscos

Não está disponível um plano de comunicação formalizado

Incapacidade de monitorizar e corrigir os boatos que circulam na comunidade

Não existe um processo ou plataforma para a coordenação das atividades de comunicação com os parceiros

Ausência de advocacia e de compreensão da importância da comunicação dos ricos durante os surtos

Capacidade limitada para testes nos laboratórios regionais e distritais

Os resultados laboratoriais não foram processados com a rapidez necessária e registaram-se alguns diagnósticos errados

Inadequação das competências de testagem, colheita, transporte e armazenagem de amostras

Inadequação do equipamento laboratorial

Escassez de pessoal qualificado devido à afetação inadequada de recursos humanos a nível regional e distrital

Melhores práticas Impactos Fatores limitadores (razões)

Coordenação transfronteiriça regular nas reuniões transfronteiriças realizadas

Melhor coordenação entre os distritos de ambos os lados da fronteira

A relação tinha sido estabelecida antes da resposta

Capacidade de continuar a monitorizar nas listas de rastreio dos contactos as pessoas que se deslocaram de um para o outro lado da fronteira

Desejo de envolvimento por parte de todos os interessados

Procedimentos Operacionais Padrão (POP) e ajuda ao emprego para o diagnóstico elaborado e distribuído a todos os laboratórios

O pessoal envolvido na resposta foi alertado para os procedimentos devidos e ficou rapidamente capacitado para a realização das atividades necessárias da gestão de amostras

POP da resposta regional adaptados ao nível nacional

Não se registaram nos laboratórios acidentes ou infeções

Existência de um sistema de partilha de informação robusto que tornou possível a partilha e adoção de POP, etc.

Definições dos termos utilizados na IAR:

DESAFIO: tarefa, função ou situação que se revelou difícil durante a resposta à COVID-19, uma vez que envolveu muito esforço, determinação e competência para ser bem-sucedida.

Exemplo: um desafio identificado pode ser o facto de os resultados laboratoriais não terem sido processados com a rapidez desejada. Os fatores limitadores (os porquês) podem inicialmente ser identificados como amostras que não chegaram suficientemente cedo ou sistemas de logística que não estavam a funcionar. Ao aplicar o método dos “5 porquês”, o facilitador pode descobrir que, de facto, a principal causa da questão foi não ter havido combustível para os veículos utilizados na entrega das amostras ao laboratório.

MELHOR PRÁTICA: algo que foi feito durante a resposta à COVID-19 que melhorou o desempenho ou teve um impacto positivo.

Exemplo: uma melhor prática pode ser a fusão das reuniões do grupo de trabalho da saúde com as reuniões do Grupo Orgânico da Saúde. O impacto desta melhor prática foi garantir a coordenação precoce eficaz com todos os parceiros da saúde, através de um processo conduzido pelo Ministério da Saúde. O fator favorável foi o convite precoce a todas as principais partes interessadas para a reunião do grupo de trabalho da saúde, o que criou o

Sugestões para facilitadores e anotadores:

4 Assegurar que os debates se mantêm centrados no que aconteceu e não em quem

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reconhecimento da importância da contribuição das ONG e da vontade do Ministério e parceiros em participarem no processo de coordenação.

Sessão 2: O que pode ser feito para melhorar a resposta à COVID-19?

Objetivo da sessão: os participantes identificarão e prepararão atividades para abordar as causas dos desafios identificados na atual resposta à COVID-19, assim como atividades para institucionalizar as melhores práticas. Os participantes não recomendarão apenas atividades, mas também um cronograma para a implementação, atribuirão responsabilidades aos pontos focais em funções, identificarão o apoio necessário e proporão indicadores para a monitorização dos progressos. Os participantes terão de assegurar atividades harmonizadas, realistas e exequíveis.

Identificar as principais atividades para ultrapassar os desafios e para criar as melhores práticas

Preparação:

4 Modelo destinado às anotações para o grupo/ecrã online gerido pelo anotador.

Processo de facilitação:

1) Para cada desafio e melhor prática, utilizar os fatores favoráveis ou limitadores associados que foram identificados. O grupo identificará também as principais atividades destinadas a ultrapassar os desafios e institucionalizar as melhores práticas.

2) Para cada atividade, deverá ser completada uma linha do modelo com a descrição da atividade, apoio necessário, data de conclusão desejada, indicadores propostos (para monitorizar a conclusão da atividade), responsabilidades de cada instituição e identificação de um ponto focal (quando for possível).

As atividades identificadas deverão ser concretas e realistas:

4 “Garantir a existência de melhores processos de compra de produtos para testes” não é uma atividade. Uma atividade poderá ser “Elaborar, divulgar e integrar POP de compra de produtos para testes”.

Sugestões para facilitadores e anotadores:

4 Assegurar que os debates se mantêm centrados no que aconteceu e não em quem

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4 “Capacitação do pessoal dos laboratórios” não é uma atividade. Uma atividade poderá ser “Conceber e proporcionar uma ação de formação laboratorial de 3 dias a 20 funcionários”.

Sessão 3: Caminho a seguir

Objetivo da sessão: durante esta sessão, será elaborado um plano de implementação destas atividades. Entre elas, os participantes identificarão o que poderá ser abordado de imediato, para melhorar a resposta em curso, e o que pode ser feito a médio e longo prazo, para melhorar a resposta às próximas vagas do surto de COVID-19.

Promova uma discussão das ações que lhe pareçam adequarem-se melhor aos objetivos do plano de ação, filtre as ideias inviáveis, conjugue as ideias redundantes ou expanda-as para captar outras que se assemelhem, clarifique o que seria preciso para viabilizar cada ideia (especifique) e dê prioridade às que se baseiam numa análise de custos e esforços/valor e benefícios.

Os participantes podem ponderar criar uma equipa de seguimento e desenvolver um processo para documentar os progressos na implementação das principais atividades identificadas. Esta sessão será também a altura indicada para acordar a melhor forma de garantir o envolvimento dos gestores superiores em todo o processo, com vista à obtenção do seu apoio na implementação das recomendações.

Processo de facilitação:

1) Os participantes dispõem de 30 minutos para discutir e identificar os passos que se seguem, para garantir que as atividades identificadas durante a IAR serão implementadas no futuro;

2) O facilitador da IAR deverá resumir os resultados e incentivar um debate que conduza ao consenso do grupo sobre os passos que se seguem.

Sugestões para facilitadores e anotadores:

4 Garantir que as atividades identificadas são praticáveis e claras. As atividades deverão ser exequíveis e não uma “lista de desejos” irrealista.

4 Esta sessão constituirá uma base para recomendações visando o trabalho futuro. Assim, é crucial garantir uma boa caligrafia e evitar utilizar acrónimos.

4 Utilizar a lista de desafios e melhores práticas e fatores favoráveis/limitadores como ponto de referência para a definição de atividades.

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Instruções adicionais

Feedback do participante

Os participantes são convidados a dar o seu feedback no “Formulário de Feedback do Participante”, disponibilizado no pacote da IAR.

Considerações sobre distanciamento físico

Dada a situação atual da COVID-19, é crucial garantir que o distanciamento físico e as medidas básicas de higiene em prática no país serão respeitados durante a IAR. Recomendamos o recurso ao formato online para a IAR, sobretudo se a transmissão comunitária permanecer elevada no país. Se a IAR for realizada presencialmente, é fundamental garantir que os espaços de reunião são suficientemente amplos para permitir aos participantes um distanciamento físico de, pelo menos, 1 metro. No website da OMS, encontram-se orientações adicionais sobre a forma de prevenir ou reduzir os riscos de transmissão da COVID-19 ao organizar reuniões presenciais 1.

© Organização Mundial da Saúde 2020. Alguns direitos reservados. Este trabalho é disponibilizado sob licença CC BY-NC-SA 3.0 IGO.

WHO reference number: WHO/2019-nCoV/Country_IAR/manual_facilitator/2020.1

1 https://www.who.int/docs/default-source/coronaviruse/advice-for-workplace-clean-19-03-2020.pdf